Vergaderschema 2025 - toelichting
Tekst van het document
Toelichting bij vergaderschema 2025 Maandag 8 juli 2024 is het vergaderschema met de bijbehorende memo besproken in het presidium. Dit heeft geresulteerd in de volgende interne afspraken.
Cyclus Week 1 = dinsdag presidium Week 2 = donderdag beeldvormende/informatieve bijeenkomst Week 3 = maandag fractieberaad, donderdag commissie RUI Week 4 = maandag commissie EBOR, dinsdag commissie SAM Week 5/1 = maandag fractieberaad, dinsdag presidium, donderdag RAAD In verband met vakanties of feestdagen is soms afgeweken van deze cyclus.
Beeldvormende/informatieve bijeenkomsten -
Iedere maand is in de week voorafgaand aan de commissies een Beeldvormende/informatieve bijeenkomst ingepland.
-
-
Deze avonden zijn bedoeld voor: ▪
beeldvormende bijeenkomsten ter voorbereiding op de oordeelsvorming in de commissies;
▪
hoorzittingen bestemmingsplannen;
▪
informatieve bijeenkomsten die niet direct gekoppeld zijn aan het besluitvormingsproces.
In de voorbereiding voor bijeenkomsten probeert de griffie (in overleg met de organisatie en/of het college) de bijeenkomsten zoveel mogelijk op de data van de Beeldvormende/informatieve avond in te plannen (of in incidentele gevallen bijv. een half uur vóór het fractieberaad of de commissievergadering). Als dit niet mogelijk is, wordt in overleg met het presidium een andere datum ingepland.
-
Afhankelijk van de onderwerpen is het mogelijk om 2 bijeenkomsten gelijktijdig te organiseren (1 in de Raadzaal en 1 in De Hoonhorst).
-
Het definitief inplannen van bijeenkomsten gaat altijd via het presidium.
Uitgangspunten beeldvormende bijeenkomsten: -
Bij beeldvormende avonden gaat het om presentaties/toelichtingen (en hoorzittingen bestemmingsplannen) ter voorbereiding op de oordeelsvorming in de commissies en besluitvorming in de raad.
-
De bijeenkomst is informatief en niet richtinggevend. Er is ruimte voor (technische) vragen en duiding, maar er vindt geen inhoudelijke politieke discussie plaats.
-
De portefeuillehouder en/of ambtenaar leidt de bijeenkomst (welkom heten, verloop van de avond uitleggen, sprekers voorstellen, enz.).
-
Waar mogelijk wordt in de bestuurskalender al aangegeven voor welke (complexe) onderwerpen een beeldvormende bijeenkomst gewenst is.
-
Als het college initiatiefnemer is, doet het college een voorstel aan het presidium, voorzien van een toelichting en een globale opzet van het programma (via sjabloon MEMO beeldvormende/informatieve bijeenkomst).
-
Het presidium kan ook zelf om een presentatie/toelichting vragen over een onderwerp in de bestuurskalender of (in incidentele gevallen) over een geagendeerd onderwerp voor de commissievergaderingen. Ook hiervoor geldt dat dit gepaard gaat met een toelichting en wensen ten aanzien van het programma.
-
Beeldvormende bijeenkomsten zijn in principe openbaar (in overleg met het presidium). Dit betekent dat de bijeenkomst openbaar in Notubox staat (onderwerp en tijdstip). Presentaties worden achteraf openbaar beschikbaar gesteld via Notubox.
-
De beeldvormende bijeenkomsten worden niet uitgezonden en er komt geen advertentie in de krant.
-
Publiek en pers zijn welkom om bij de bijeenkomsten aanwezig te zijn.
-
Publiek heeft geen rol tijdens de bijeenkomst, tenzij het college of de raad iemand uitnodigt. Dit wordt vooraf afgestemd in het presidium.
-
Zo nodig kan de bijeenkomst op locatie plaatsvinden. Dit wordt vooraf afgestemd in het presidium.
Uitgangspunten informatieve bijeenkomsten: -
De informatieve bijeenkomsten zijn bedoeld voor o.a. inwerkprogramma, themabijeenkomsten, trainingen, workshops en kennismakingsgesprekken.
-
De griffie of het college (na afstemming met de griffie) doet een voorstel aan het presidium, voorzien van een toelichting en een globale opzet van het programma (via sjabloon MEMO beeldvormende/informatieve bijeenkomst).
-
Deze avonden zijn niet openbaar (heeft een intern karakter).
Uitgangspunten hoorzittingen: -
Bij bestemmingsplannen, waarbij zienswijzen zijn ingediend, wordt een hoorzitting georganiseerd, voorafgaand aan commissiebehandeling.
-
De indieners van de zienswijzen krijgen de gelegenheid om aan te geven of zij van deze mogelijkheid gebruik willen maken.
-
De voorzitter van de commissie Ruimte waarin het bestemmingsplan wordt behandeld, is in principe ook de voorzitter van de hoorzitting.
-
De hoorzittingen zijn openbaar (agenda en stukken in Notubox), maar worden niet uitgezonden en er komt geen advertentie in de krant.
Werkbezoeken -
Op de eerste vrijdag van september is het jaarlijkse werkbezoek/raadsuitje. Het programma wordt in overleg met het presidium opgesteld. Deze datum is opgenomen in het vergaderschema.
-
Incidenteel kan een werkbezoek noodzakelijk zijn, bijvoorbeeld een excursie naar een woningbouwlocatie. Deze werkbezoeken kunnen op verzoek van het college zijn, maar de raad kan het college ook verzoeken een excursie te organiseren. De datum van een werkbezoek wordt in overleg met het presidium ingepland (bij voorkeur op een vrijdagmiddag).
-
Als het college een werkbezoek/excursie wil organiseren, doet het college een voorstel aan het presidium, voorzien van een toelichting en een globale opzet van het programma (via sjabloon MEMO beeldvormende/informatieve bijeenkomst).
Voor de duidelijkheid: het gaat hier niet om uitnodigingen van externe instanties die de raad uitnodigen voor een bezoek. Deze uitnodigingen worden via de wekelijkse nieuwsbrief onder de aandacht van de raads- en commissieleden gebracht, waarbij de griffie hooguit een faciliterende rol op zich neemt (bijv. door het bekendmaken van de uitnodiging via de nieuwsbrief en het inventariseren van aanwezigheid).
2 van 2