Verantwoordingsrapportage-WOZ-2021-Putten

Bestuurlijke verantwoordingsrapportage WOZ Informatiebeveiliging en informatie-architectuur WOZ 2021 Gemeenten en uitvoeringsorganisaties zullen bij de interne beheersing van risico’s in het WOZ-proces voldoende aandacht moeten hebben voor de beheersing van geautomatiseerde systemen. Beheersingsaspecten die te maken hebben met architectuur, informatiebeveiliging, continuïteit, beschikbaarheid en algemene IT-beheersingsmaatregelen (General IT Controls als back-up & recovery, change management), moeten voldoende worden beheerst. Door snelle ontwikkelingen op het terrein van minimale beveiligingsmaatregelen en gewenste architectuur vergen deze aspecten even snel mee-ontwikkelende beheersingsmaatregelen. Gezien de maatschappelijke behoefte aan WOZ-waarden en WOZ-gegevens van hoge kwaliteit met de mogelijkheid tot inbreng van belanghebbenden (regie op gegevens) en gezien de ontwikkelingen rond basisregistraties en het tot stand brengen van één objectenregistratie zullen gemeenten en uitvoeringsorganisaties zich moeten realiseren dat er aanzienlijke investeringen in de komende jaren nodig zijn. Dat betreft voor een belangrijk deel investeringen in de vernieuwing van automatiseringssystemen, gericht op het benutten van geografische informatiesystemen (GIS), het benutten van AI-technieken in taxatiemodellen en de overgang naar een andere informatie-architectuur.

Deze andere informatie-architectuur is nodig om mee te gaan met technische Zie ook de toolbox Samenhangende ontwikkelingen, met ontwikkelingen op objectenregistratie en ICT-ontwikkelingen op de het terrein van informatieveiligheid en website van de Waarderingskamer de hiervoor geschetste ontwikkelingen (https://www.waarderingskamer.nl/basisregistratierond basisregistraties en het tot stand woz-lv-woz/investeringsagenda). brengen van één objectenregistratie. Maar zeker ook de communicatie met inwoners en het realiseren van "regie op gegevens" vergt op korte termijn investeringen in de ICT-infrastructuur rond het WOZ-domein. Concrete stappen zijn bijvoorbeeld vervangen van bestandsuitwisselingen door beveiligd berichtenverkeer. Tot slot is de verwachting dat voor de geobasisregistraties en de WOZ in de komende jaren verdere samenwerking aan de orde is, ook in uw gemeente. Daarbij is ook aandacht voor de datakwaliteit van groot belang.

Datum vaststelling door College van B&W:

WOZ-rapportage ENSIA 2021

[Datum]

Gemeente Putten

Pagina 1 van 4

In onderstaande tabel zijn de uitkomsten van de WOZ-vragenlijst zoals deze binnen ENSIA zijn ingevuld voor uw organisatie samengevat. Onder het kopje ‘tips’ leest u meer over het betreffende aspect en hoe u dit, indien nodig, kunt verbeteren. Status Conclusie

Tips

De BIO is niet volledig geïmplementeerd in de organisatie, er worden op dit moment geen controles uitgevoerd op naleving van de BIO voor de WOZ.

Elke gemeente en gemeentelijke uitvoeringsorganisatie dient te voldoen aan de BIO. Ook voor de WOZ-systemen moet daarom door de organisatie bekeken zijn, welke BIO-controls van toepassing zijn. De naleving van deze controls dient periodiek gecontroleerd te worden en de resultaten van deze beoordeling, in hoeverre de WOZ-systemen binnen de organisatie aan de BIO voldoen, dienen beschikbaar te zijn.

De overgang naar Common Ground conforme Bekijk hier (https://commonground.nl/) wat deze architectuur voor de WOZ is gestart! ingrijpende hervorming van de informatievoorziening voor uw organisatie gaat betekenen en wat u al kunt doen. Er wordt gebruikt gemaakt van de gewenste koppelvlakken (API's en/of xmlberichtenverkeer) voor de communicatie tussen de diverse applicaties voor de WOZuitvoering.

Gezien de privacy-gevoeligheid van (een deel van) de gegevens in de WOZ-administratie en de ontwikkelingen in de architectuur van de WOZinformatiehuishouding is permanente aandacht voor beveiliging van de genoemde koppelvlakken en bijgewerkt (releases and patches) houden van alle betrokken systemen van groot belang.

Tussen de applicaties die de uitvoering van de Het is raadzaam een volledig overzicht van de WOZ-processen ondersteunen vindt interactie verschillende koppelvlakken / interfaces te hebben plaats. Er is een volledig overzicht van de zodat u deze kunt beheren. onderlinge relaties tussen deze systemen. Er is niet onderzocht of de voor de WOZuitvoering gebruikte systemen informatie juist delen met externe systemen zoals bijvoorbeeld de Landelijke voorziening WOZ (LV WOZ) en MijnOverheid.

Gemeenten moeten verifiëren of de gegevens in de LV WOZ nog overeenkomen met die van de gemeentelijke Basisregistratie WOZ. Indien dit niet gebeurt bestaat het risico dat afnemers niet de juiste gegevens krijgen, inwoners niet tijdig hun WOZ-waarde op www.wozwaardeloket.nl zien en de belastingcapaciteit per gemeente, die het CBS op basis van de LV WOZ vaststelt, niet klopt.

Er zijn geen audits uitgevoerd om te beoordelen of alle voor de WOZ-uitvoering gebruikte systemen de gegevens uit interne systemen juist verwerken.

Contact met een inwoner in het kader van de WOZwaarde kan ook gaan over gegevens die met betrekking tot deze belanghebbende (deze onroerende zaak) vastliggen in andere (basis)registraties. Om te waarborgen dat de informatie uit andere basisregistraties op een doelmatige en consistente wijze wordt gebruikt en verwerkt, is het belangrijk dat ook de aansluiting van de WOZ-uitvoering op deze (basis)registraties regelmatig wordt beoordeeld.

Op terrein van de beheersing van informatiebeveiliging conform BIO is voor de WOZ-uitvoering de gewenste managementinformatie beschikbaar.

Op pagina 88 en 91 van de Waarderingsinstructie (https://www.waarderingskamer.nl/hulpmiddelengemeenten/waarderingsinstructie/) is onder het kopje “stuurinformatie” beschreven welke managementinformatie er belangrijk is bij het inzicht krijgen in de naleving van beveiligingsbeleid en normen (BIO).

In de bijlage zijn de complete vraagteksten en de namens uw organisatie opgegeven antwoorden terug te vinden. Daar vindt u ook welke conclusies uw WOZ-specialist heeft getrokken over de rol en invloed van IT op de WOZ-uitvoering binnen uw organisatie en welke verbetermaatregelen in 2021 reeds zijn getroffen ten aanzien van informatieveiligheid en informatie-architectuur in het kader van de WOZuitvoering.

WOZ-rapportage ENSIA 2021

Gemeente Putten

Pagina 2 van 4

Aan het bestuur van uw organisatie worden door de invullers (ENSIA-coördinator en/of WOZspecialist) de volgende aanbevelingen gedaan: Ten aanzien van het punt BIO, dit onderdeel word in samenwerking met de CISO 3e kwartaal van 2022 opgepakt. Ten aanzien van het punt of is onderzocht of de voor de WOZ-uitvoering gebruikte systemen informatie juist delen met bijvoorbeeld de Landelijke voorziening WOZ het volgende. Vanuit de gemeentelijke WOZ-administratie worden dagelijks berichten verzonden naar de LV WOZ. Een paar keer per week wordt er gecontroleerd op afgekeurde en mislukte berichten. Deze berichten worden indien nodig gecorrigeerd en vervolgens opnieuw aangeboden aan de LV. Op deze manier wordt bewaakt dat er geen berichten tussen wal en schip raken. Daarnaast controleert de Waarderingskamer regelmatig of de LV WOZ en de gemeentelijke WOZadministratie op elkaar aansluiten. Zo ontvangen wij meerdere keren per jaar overzichten met aandachtspunten. Deze overzichten worden door ons verwerkt waardoor beide administraties steeds beter op elkaar aansluiten. In 2022 wordt, direct na het aanleveren van de WOZ-waarden aan de LV WOZ, zelfs wekelijks een drietal overzichten aangeleverd door de Waarderingskamer. Ook deze overzichten worden verwerkt om op deze manier beide administraties consistent te houden.

Hiervoor wordt aangegeven dat er geen audits worden uitgevoerd om te beoordelen of alle voor de WOZ-uitvoering gebruikte systemen de gegevens uit interne systemen juist verwerken. In de eerste plaats wil ik benadrukken dat in de gemeente alle WOZ-werkzaamheden zijn belegd op één afdeling. Mensen die bijvoorbeeld de BRK-mutaties verwerken, zijn ook werkzaam in de WOZ. Dit geldt ook voor bijvoorbeeld de BAG-mutaties. Er is sprake van zeer korte lijnen waardoor het risico van het niet juist verwerken van gegevens klein is. De gemeente Putten maakt gebruik van het WOZ berichtenverkeer waardoor er continu berichten worden uitgewisseld tussen de taxatie-applicatie en de WOZ-administratie. Meerdere keren per dag wordt gecontroleerd of het berichtenverkeer actief is. Daarnaast wordt wekelijks gecontroleerd of er foutberichten zijn. Deze berichten worden gecorrigeerd en alsnog verwerkt. Meerdere keren per week ontvangt de WOZ-administratie berichten vanuit de BAG. Al deze berichten worden stuk voor stuk bekeken en verwerkt in de WOZ-administratie. Ook hiervoor geldt dat de BAG en de WOZ tot één afdeling behoren waardoor afstemming eenvoudig is. Vier keer per jaar worden er diverse overzichten gedraaid met panden, verblijfsobjecten en adressen waarbij wordt gecontroleerd of de BAG aansluit op de gegevens in de WOZ.

Zoals al aangegeven worden de kadastrale mutaties verwerkt door een WOZ-medewerker. Hierop vindt een controle plaats door een senior-medewerker. Hij is ook degene die controleert of de berichtverwerking tussen het Kadaster en de gemeentelijke WOZ-administratie actief is en of alle berichten juist worden verwerkt. De conclusie is dat er wel degelijk sprake is van een controle op een juiste verwerking van gegevens uit andere interne systemen.

WOZ-rapportage ENSIA 2021

Gemeente Putten

Pagina 3 van 4

Bijlage Vraag

Antwoord

Worden er controles uitgevoerd of de BIO wordt nageleefd voor de WOZ-uitvoering?

Nee, de BIO is nog niet volledig geïmplementeerd in de organisatie

Geef een korte toelichting hoe deze controles eruitzien of waarom de Wij zijn als organisatie bezig in de BIO niet of nog niet volledig is geïmplementeerd. samenwerking met BLNP om alle onderdelen van de BIO uit te werken. Hier zitten dus nog acties aan. Is de overgang naar Common Ground conforme architectuur voor de Ja WOZ gestart? Geef een korte toelichting op de stand van zaken.

Het is mogelijk om met de WOZ applicatie naar common Ground te gaan.

Maakt uw organisatie gebruik van standaard koppelvlakken voor de communicatie tussen de diverse applicaties voor de WOZuitvoering?

Ja, zowel API’s als xml (StUF woz 03.12)

Geef een korte toelichting op uw gegeven antwoord.

Er wordt nu op Stuff3 gekoppeld en zal later naar API gaan

Heeft uw organisatie een volledig overzicht van de verschillende koppelvlakken/interfaces tussen de diverse applicaties die de uitvoering van de WOZ-processen ondersteunen?

Ja

Geef een korte toelichting op uw gegeven antwoord.

Er is een overzicht aanwezig met wat allemaal gekoppeld is aan de WOZ applicatie

Zijn er audits uitgevoerd om te beoordelen of de verschillende geautomatiseerde systemen informatie juist delen met externe systemen (als bijv. LVWOZ en de landelijke voorzieningen van de diverse basisregistraties.

Nee

Geef hier aan voor welke systemen dit het geval is.

NVT

Zijn er audits uitgevoerd om te beoordelen of alle voor de WOZNee uitvoering gebruikte systemen de gegevens uit interne systemen juist verwerken? (Tot de "interne" systemen rekenen we ook systemen die in service beheerd worden door een andere gemeente, door een dienstverlener, een cloud-oplossing of systemen die als SaaS beschikbaar zijn). Geef hier aan voor welke systemen dit het geval is.

NVT

Is vanuit de WOZ-systemen de gewenste managementinformatie beschikbaar?

Ja

Geef een korte toelichting op uw gegeven antwoord.

Uit de WOZ-applicatie kunnen wij informatie halen zoals stand van zaken afhandeling bezwaren, stand van zaken taxatie, waardeontwikkeling woningen en niet-woningen etc.

Geef beknopt aan welke conclusies u, in het kader van de interne beheersing op basis van de stuurinformatie, heeft getrokken over de rol en invloed van IT op de WOZ-uitvoering.

De rol van IT wordt steeds belangrijker door alle koppelingen die er zijn en nog komen. Ik denk hierbij ook aan de SOR die eraan zit te komen.

Geef kort aan welke verbetermaatregelen u in 2021 heeft getroffen Wij zijn dit jaar overgestapt op het ten aanzien van informatieveiligheid en informatie-architectuur in het WOZ-berichtenverkeer. kader van de WOZ-uitvoering.

WOZ-rapportage ENSIA 2021

Gemeente Putten

Pagina 4 van 4