Raadsvoorstel Versterking gemeentelijke organisatie

Zaaknummer

1528559

Documentnummer

1528560

Datum B en W-vergadering

24 januari 2023

Raadsvoorstel Onderwerp Versterking gemeentelijke organisatie Beslispunten 1.

Het in de begroting 2023 opgenomen bedrag van € 1.000.000 voor versterking van de ambtelijke organisatie vrijgeven.

Inleiding Bij de behandeling van de begroting 2023 – 2026 heeft uw gemeenteraad ingestemd met de post van € 1.000.000 voor de versterking van de gemeentelijke organisatie. Daarbij is expliciet gevraagd of de gemeenteraad hier nog een separaat voorstel voor ontvangt. Dat is bestuurlijk toegezegd en ter uitvoering hiervan ontvangt u dit voorstel. Beoogd effect Het versterken van de ambtelijke organisatie door: a.

Het oplossen van een aantal knelpunten in de bedrijfsvoering;

b.

Het versterken van de ondersteuning van de gemeentelijke teams;

c.

Het starten met meer differentiatie in het loongebouw.

Argumenten 1.1 Er wordt voorzien in een beperkte uitbreiding van formatie Het gaat hierbij om twee formatieplaatsen bij de buitendienst (hoeveelheid werk), ondersteuning bij verkeer en groen (aantal meldingen), een IC-medewerker (i.v.m. rechtmatigheid), versterking gegevensbeheer (niet op niveau) en een consulent bij de afdeling Samenleving (toename aantal aanvragen). Door deze toevoegingen van capaciteit met in totaal circa 6 fte op deze onderdelen worden de meest urgente knelpunten opgelost. 1.2. De teams worden versterkt door middel van twee hulpstructuren Bij de reorganisatie van 2015 is ingezet op de verantwoordelijkheden laag in de organisatie leggen of -anders gezegd- de medewerkers meer verantwoordelijkheden geven. Dat is toen gerealiseerd door een aantal bevoegdheden aan medewerkers te mandateren. Bij de huidige doorontwikkeling van de organisatie wordt deze beweging versterkt door de teams primair verantwoordelijk te maken voor de inhoud van de werkzaamheden, binnen de daarvoor gestelde kaders. Die verantwoordelijkheid lag eerder bij de afdelingsmanagers.

Door voor ieder team te voorzien in beperkte tijd1 voor adequate ondersteuning op de inhoud en op integraal werken, worden de teams versterkt en de managers ontlast. Daarmee wordt ingespeeld op de opmerking uit de Benchmark van bureau Berenschot dat management en ondersteuning in de loop van de tijd niet is meegegroeid in lijn met de toegenomen taken. Wij informeerden u hierover in de raadsinformatiebrief van 25 januari 2023. Deze hulpstructuur wordt ook benut om nieuwe medewerkers in te werken, externe krachten snel wegwijs te maken en trainees en stagiaires te begeleiden. Door deze hulpstructuur per team kunnen de managers zich binnen hun afdeling meer richten op de bewaking van de te leveren prestaties, tegen de afgesproken planning en prijs, alsmede op personeelszorg. Daarnaast ontstaat voor de managers meer tijd voor (overkoepelende) MTtaken, zoals het opdrachtgeverschap van gemeenschappelijke regelingen en projecten. Daarnaast wordt als tweede hulpstructuur voorzien in een afzonderlijk onderdeel voor opgaven, programma’s en projecten, waar een aparte manager voor wordt geworven (bekostigd door de wegvallende vierde afdelingsmanager). Deze manager richt zich vooral op het projectmatig werken in brede zin en de begeleiding daarvan als ambtelijk opdrachtnemer.

Door deze benadering worden alle opgaven, programma’s en projecten op eenduidige wijze benaderd en kunnen makkelijker dwarsverbanden worden gelegd. Ook op die wijze wordt integraal werken bevorderd. 1.3. Er wordt gestart met een verdere differentiatie in het loongebouw De afgelopen jaren is er een gelijksoortige beloning op verschillende niveaus ontstaan bijvoorbeeld het salarisniveau voor beleidsmedewerkers- waardoor er weinig tot geen verdere groei in functies mogelijk is. Hetzelfde speelt bijvoorbeeld bij vaktechnische medewerkers. Door meer ruimte in het loongebouw te creëren, worden op onderdelen waardevolle medewerkers beter behouden, ontstaat er meer doorgroei en kan er makkelijker in opvulling worden voorzien in geval van vacatures. 1.4 De gevraagde aanwending van middelen is financieel haalbaar Voor de realisatie van de onder 1.1. tot en met 1.3 genoemde maatregelen zijn de volgende middelen nodig; - formatie-uitbreiding i.v.m. knelpunten €

403.000

- ondersteuning teams/ managers

€

362.000

- differentiatie loongebouw

€

349.000

Totaal

€ 1.114.000

Aangezien in de begroting ook rekening is gehouden met versterking van gegevensbeheer ad € 114.000 op basis van een extern rapport, volstaat de opgenomen € 1.000.000. Kanttekeningen 1.1 Niet alle knelpunten worden opgelost 1 Het gaat om 0,4 tot 0,6 fte per team, waarbij in het laatste geval ook dagelijkse werkverdeling aan de

orde is. 2 van 3

Er is nadrukkelijk ingezet op het oplossen van de meest urgente knelpunten in de formatie, zodat er ook ruimte is voor meer ondersteuning en differentiatie in het loongebouw. De combinatie van deze drie factoren is essentiëler dan alleen inzetten op één van de drie onderdelen. Consequentie is dat niet alle knelpunten worden opgelost, maar er ontstaat wel meer lucht. 1.3. Er is geen ruimte voor meer generieke verhogingen Het beschikbare budget biedt geen ruimte om meer functies hoger in te schalen, dan de nu aangegeven hoofdlijnen m.b.t. differentiatie. Daarmee blijft het risico bestaan dat medewerkers kiezen voor een beter betalende werkgever. 1.4. Met inzet van de beschikbare middelen is het gemiddelde niveau per 1-1-2021 bereikt De gehouden benchmark kent een peildatum van 1-1-2021. De inzet van middelen is daarop geënt. Dat impliceert dat niet is gekeken naar kostenstijgingen in de periode vanaf 1-1-2021 tot heden. Het verdient zeker aanbeveling om in de toekomst de organisatie meer organisch mee te laten groeien met de ontwikkelingen van het takenpakket. Daar voorzien de huidige middelen echter niet in. Uitvoering Als u instemt met het vrijgeven van het budget, kan worden gestart met de werving en selectie van de benodigde formatie, de inzet van de hulpstructuren en het uitwerken van een meer gedifferentieerd loongebouw.

Dit krijgt dan verder vorm op de daarvoor geëigende wijze. Financiële gevolgen In de financiële gevolgen van dit besluit is al voorzien bij de vaststelling van de begroting 2023 e.v. Bijlagen 1.

Raadsinformatiebrief van 25 januari 2022 over benchmark Berenschot.

Burgemeester en wethouders van Putten,

mr. F.E. Contant,

H.A. Lambooij,

Secretaris

Burgemeester B. Cornelissen

Portefeuillehouder Datum

24 januari 2023

Afdeling

Gemeentesecretaris

Adviseur

F.E. Contant

Telefoonnummer

0341 359712

3 van 3