Raadsvoorstel Regeling Zonder Meer - 1e wijziging

Zaaknummer

:

1341879

Documentnummer

:

1483020

Datum B&W vergadering

:

3 oktober 2022

Raadsvoorstel Onderwerp: Wijziging Regeling Zonder Meer samenwerking BLNP Beslispunten 1. Het college van burgemeester en wethouders toestemming te geven om de Regeling Zonder Meer samenwerking BLNP aan te passen, conform artikel 11, lid 2. 2. Het college van burgemeester en wethouders toestemming te geven om de technische aanpassingen door te voeren en de beschrijving van de taken/omschrijvingen in bijlage 1 van de Regeling Zonder Meer te wijzigen. Inleiding Voor de samenwerking op het gebied van Bedrijfsvoering zijn de colleges van de gemeenten Bunschoten, Leusden, Nijkerk en Putten bij besluit van 12 april 2016 een Gemeenschappelijke Regeling Zonder Meer (RZM) aangegaan. Op basis van deze regeling is op 1 januari 2017 de samenwerking bedrijfsvoering BLNP gestart. In bijlage 1 van de RZM is vastgelegd welke taken BLNP uitvoert voor de vier gemeenten. In bijlage 2 staat welke formatie de vier gemeenten voor uitvoering van de taken beschikbaar stellen. In artikel 5 van de RZM is vastgelegd dat de leden van de BLNP-teams worden aangestuurd door een teamleider/kwartiermaker. De BLNP-samenwerking heeft zich de afgelopen vijf jaar organisch ontwikkeld. Daarmee zijn goede resultaten behaald. Maar om de samenwerking verder te brengen is meer sturing nodig.

Daarom is besloten om de functie van kwartiermaker te wijzigen in Teamhoofd en de overdracht van de aansturing van de medewerkers vast te leggen in overdrachtsdocumenten. In het overdrachtsdocument is vastgesteld welke taken worden overgedragen en welke formatie hiermee is gemoeid. In het kader van de overdrachtsdocumenten is dus opnieuw gekeken naar de in de RZM vastgelegde taken en formatie. Hierbij is geconstateerd dat de in 2016 vastgelegde taken en formatie niet meer overeenkomstig de werkelijkheid zijn. Beoogd effect De wijziging in taken en formatie in de samenwerking BLNP vast te leggen. Argumenten 1. De gemeenteraad moet toestemming geven voor het aanpassen van de RZM.

In artikel 11 lid 2 van de RZM is opgenomen dat voor wijziging van de regeling een goedkeurend besluit noodzakelijk is van alle deelnemende gemeenten en toestemming van de gemeenteraden. In bijlage 1 bij dit raadsvoorstel is aangegeven welke wijzigingen worden doorgevoerd in de RZM. Daarin is te zien dat het gaat om technische aanpassingen (in de regeling zelf), het wijzigen van de taakbeschrijvingen in bijlage 1 van de RZM (zie ook argument 2) en een actualisatie van bijlage 2 van de RZM (zie ook argument 3). 2. De taken die vanuit de vier taakvelden voor de gemeenten worden uitgevoerd zijn gewijzigd. De RZM dient hierop aangepast te worden. De taken die door de gemeenten worden overgedragen naar BLNP zijn vastgelegd in bijlage 1 van de RZM. Deze taken zijn begin 2016 beschreven. Vanuit de vier taakvelden is in het kader van de overdracht nog eens kritisch gekeken naar de taakbeschrijvingen. Dit heeft op onderdelen geleid tot aanpassing van de beschrijvingen. De grootste wijziging betreft de taakbeschrijving van taakveld financiën. Het teamhoofd heeft vastgesteld dat de taakbeschrijving niet accuraat is. Het is niet zo dat er andere taken worden overgedragen dan in de RZM beschreven, maar de taakbeschrijving dekt niet goed de lading van de werkzaamheden die door BLNP worden uitgevoerd. De beschrijving is onevenwichtig.

Van de 14 taken die worden genoemd betreffen het 8 beschrijvingen van de taken verzekeringen en AO/IC. Andere (belangrijkere) taken worden (te) summier beschreven. In overleg met de vier gemeenten is daarom een nieuwe taakbeschrijving opgesteld. Voor het taakveld ICT is de taakbeschrijving nagenoeg ongewijzigd. Bij het onderdeel informatiebeveiliging is ‘voldoen aan de BIG standaarden’ gewijzigd in ‘voldoen aan de BIO standaarden’. De taakbeschrijving voor het taakveld HRM is ongewijzigd. Wel is de benaming team P&O gewijzigd in team HRM. De taakbeschrijving voor het taakveld JZ is aangevuld met de nieuwe taken vanuit de AVG. Het gaat om privacy en functionaris gegevensbeheer. 3. De formatie die door de gemeenten wordt geleverd is ten opzichte van de uitgangspunten in 2017 gewijzigd. De afgelopen vijf jaar is de formatie bij de vier gemeenten gewijzigd, al dan niet door lokale omstandigheden. De wereld staat in vijf jaar niet stil. Door natuurlijk verloop worden functies anders ingevuld, taken verschuiven, net als inzichten in welke taken we goed samen kunnen uitvoeren en welke niet wijzigen. Als we nu de samenwerking op de genoemde taken aan zouden gaan, zou dit de formatie zijn die op de vier taakvelden door de vier gemeenten zou worden ingebracht. Het betreft dus een herijking van de samenwerking, die in bijlage 2 wordt doorgevoerd.

Het blijven kosten die door de gemeenten afzonderlijk worden gedragen. De overdracht betreft de overdracht van de aansturing, er is geen sprake van een financiële overdracht (de formatiekosten gaan niet over naar een BLNP-begroting). Er is ook geen sprake van

2 van 3

verrekeningen anders dan de verrekeningen van gezamenlijke formatie, zoals Functionaris Gegevensbescher-ming en CISO. Dit betekent dat het accepteren van deze nieuwe aantallen fte’s voor de vier taakvelden en de vier gemeenten een besluit is zonder verdere financiële consequenties en gevolgen voor de afzonderlijke gemeenten. Conform de RZM vergt een wijziging van de formatie geen besluit van de raad zolang hier geen financiële consequenties aan zijn verbonden. Een wijziging van de taken betekent wel een aanpassing van de RZM. Deze wijzigingen worden dan ook verwerkt in de RZM.

Kanttekeningen De RZM en de bijbehorende bijlagen worden in overeenstemming gebracht met de huidige werkelijkheid. We kunnen de RZM ook houden zoals deze is. Dan blijft de situatie van vijf jaar terug het uitgangspunt. Het is echter goed om de RZM regelmatig te herijken, zodat de gemeenschappelijke regeling op orde is. Uitvoering Gelijktijdig met het actueel maken van de RZM wordt door WagenaarHoes onderzoek gedaan. De samenwerking bedrijfsvoering BLNP heeft de RZM als grondslag. Deze regeling heeft ons erg geholpen om te komen in de samenwerking waar we nu staan. We hebben mooie resultaten geboekt. In het afgelopen jaar is geconstateerd dat we nu tegen de grenzen van de RZM aanlopen. Dat merken we ten aanzien van de AVG, fiscaliteit en aansturing. Daarom wordt de volgende stap onderzocht: een verkenning naar een toekomstige samenwerkingsvorm voor de BLNP. Daarbij wordt gekeken naar de ontwikkeling van de samenwerking voor de middellange termijn (drie jaar) en de daarbij passende juridische vorm. Tijdens de raadsledenbijeenkomst BLNP op 17 mei 2022 bent u hierover geïnformeerd. De planning is dat er in december 2022 een raadsvoorstel over samenwerking wordt voorgelegd aan de vier gemeenteraden. Bijlagen 1. Overzicht tekstuele wijzigingen Regeling Zonder Meer 2. Gewijzigde Regeling Zonder Meer (met wijzigingen) 3. Gewijzigde Regeling Zonder Meer

Burgemeester en wethouders van Putten, de secretaris

de burgemeester

mr. F.E. Contant

H. A. Lambooij

Portefeuillehouder

H.A. Lambooij

Afdeling

Staf Bestuurssecretariaat

Behandelend ambtenaar

F.E. Contant

Telefoonnummer

9712

3 van 3