Raadsvoorstel Financieel overzicht beheerplan gebouwen 2024-2037

Zaaknummer

:

1611061

Documentnummer

:

1611071

Datum B&W vergadering

:

3 oktober 2023

Raadsvoorstel Onderwerp Vaststelling financieel beheerplan gebouwen 2024-2037 Beslispunten 1. Het financieel beheerplan gebouwen 2024-2037 vast te stellen; 2. De dotatie aan de egalisatievoorziening groot onderhoud gebouwen te verhogen met € 52.050 en dit voor: 2.1 € 10.410 te dekken uit de stelpost prijsindexatie; 2.2 En voor € 41.640 ten laste te brengen van het begrotingssaldo vanaf 2024. 3. De budgetten voor contract- en dagelijks onderhoud te verhogen met € 62.000 en dit voor: 3.1 € 12.400 te dekken uit de stelpost prijsindexatie; 3.2 En voor € 49.600 ten laste te brengen van het begrotingssaldo vanaf 2024. Inleiding Het vorige beheerplan gebouwen is in 2020 vastgesteld en ging over de periode 20202033. Op basis van de financiële verordening biedt het college tenminste eens in de 4 jaar een onderhoudsplan gebouwen aan de raad aan. Het plan bevat voorstellen voor het te plegen onderhoud en de bijbehorende kosten aan de gemeentelijke gebouwen. De raad stelt de financiële kaders van het plan vast. Verder kent het BBV het voorschrift dat een onderhoudsvoorziening gebaseerd moet zijn op een actueel beheerplan. Het financieel beheerplan gebouwen 2024-2037 bestaat uit een financieel overzicht inclusief de egalisatievoorziening groot onderhoud gebouwen. Het beheerplan is voor 14 jaar doorgerekend. In het beheerplan wordt onderscheid gemaakt tussen 3 vormen van onderhoud: ➢

Contract onderhoud: dit betreft preventief jaarlijks onderhoud, waarvan de uitvoering is verzekerd via onderhoudscontracten, bijv. onderhoud van de verwarmingsinstallatie. In de meeste gevallen zijn dit onderhoudswerkzaamheden die volgens de wet- en regelgeving verplicht moeten worden uitgevoerd.

➢

Dagelijks onderhoud: dit betreft klein onderhoud en herstellingen, bijv. het reinigen van daken en goten. Ook het oplossen van klachten en storingen vallen hieronder.

➢

Groot onderhoud (planmatig onderhoud): dit betreft het overige onderhoudswerk (meestal vervangingen), bijvoorbeeld schilderwerk, vervangen van ramen en deuren, vervangen van voegwerk, vervangen installaties, etc.

In het beheerplan 2024-2037 zijn gebouwen opgenomen die door de gemeentelijke organisatie zelf worden gebruikt en de gebouwen met een monumentenstatus die in eigendom zijn van de gemeente. De overige gebouwen zijn niet opgenomen omdat ze “tijdelijk” in eigendom zijn van de gemeente en deze gebouwen op de nominatie staan om verkocht te worden of gesloopt te worden of dat de toekomst hierover onduidelijk is. Het gaat hierbij o.a. om de gebouwen Brinkstraat 69, voormalige school Veenhuizerveld, maatwerkwoning Hooiweg 4d, gebouw Hooiweg 6d en gebouwen Hooiweg 24. Bij deze gebouwen wordt alleen het wettelijke verplichte onderhoud uitgevoerd en worden klachten en storingen opgelost. Hiervoor worden (extra) bedragen opgenomen of aangeraamd in het exploitatieonderhoud. Beoogd effect Een actueel beheerplan gebouwen stelt ons in staat om uitvoering te geven aan een gestructureerd en planmatig onderhoud van de gemeentelijke gebouwen. De veiligheid en bruikbaarheid van de gebouwen worden hiermee gewaarborgd. Onverwachte onderhoudsuitgaven zijn als gevolg hiervan beperkt. De economische waarde van gebouwen wordt positief beïnvloed door het uitvoeren van gestructureerd onderhoud. Argumenten 1.1 Het is conform de financiële verordening 2023.

Conform artikel 22 van de Financiële verordening gemeente Putten 2023 biedt het college de raad tenminste eens in de vier jaar een onderhoudsplan gebouwen aan. Het plan bevat voorstellen voor het te plegen onderhoud en de bijbehorende kosten aan de gemeentelijke gebouwen. De raad stelt de financiële kaders van het beheerplan gebouwen vast. 1.2 Met het beheerplan gebouwen hebben we een actuele planning. De actuele planning is nodig voor behoud van de kwaliteit en bruikbaarheid van de gebouwen. 1.3 Met het nieuwe beheerplan voldoen we aan de verplichting vanuit het BBV om een actueel beheerplan te hebben. Conform de BBV voorschriften moet een voorziening onderbouwd zijn met een actueel beheerplan (maximaal 5 jaar oud). Er mag niet teveel geld in de voorziening zitten en de voorziening mag niet negatief zijn. Door het beheerplan vast te stellen, blijft het saldo de komende 14 jaar onderbouwd. 2.1 De dotatie verhogen is noodzakelijk om het groot onderhoud via de voorziening te kunnen laten verlopen. Als de dotatie niet verhoogd wordt, is de voorziening begin 2030 leeg. De voorziening mag niet negatief zijn. Dat betekent dat als er geen andere dekking hiervoor

2 van 5

beschikbaar wordt gesteld, de kosten jaarlijks ten laste van het saldo en dus de algemene middelen komen. Bovendien zijn deze jaarlijkse kosten variabel waardoor het saldo jaarlijks enorm zal gaan variëren. 3.1 De verhoging van de budgetten voor contract- en dagelijks onderhoud is nodig om werkzaamheden te kunnen uitvoeren. Indien de budgetten niet verhoogd worden, is de budgethouder niet geautoriseerd om alle werkzaamheden zoals in het beheerplan genoemd te mogen uitvoeren. De huidige budgetten zijn niet toereikend genoeg om de werkzaamheden te kunnen uitvoeren. De kwaliteit en bruikbaarheid van onze gebouwen gaat hierdoor achteruit. Bovendien wordt in een aantal gevallen dan niet meer aan de wet- en regelgeving voldaan. Kanttekeningen 2.1 In het beheerplan is geen rekening gehouden met eventuele kosten voor verduurzaming’. In het beheerplan is het beheer en onderhoud van de aanwezige elementen opgenomen. De wensen en mogelijkheden voor (verdere) verduurzaming zijn niet of nog onvoldoende bekend en onderzocht. Wanneer van toepassing zal dit worden onderzocht en zullen de extra kosten gemoeid met verduurzaming worden bepaald. Voor verduurzaming van het maatschappelijk vastgoed is in de raadsvergadering van 1 juni 2023 een motie aangenomen. 2.2 In het beheerplan zijn ook een aantal investeringen opgenomen.

Naast groot onderhoud zijn ook een aantal werkzaamheden als investering opgenomen. Deze investeringen (2027 t/m 2037) worden geactiveerd en afgeschreven vanaf 2028. Omdat deze jaarschijf nog geen onderdeel is van de meerjarenbegroting, wordt dit effect nog niet meegenomen in dit beheerplan. Bij de actualisatie van het beheerplan (gepland voor 2027) worden deze kapitaallasten budgettair meegenomen. Uitvoering De onderhoudsactiviteiten worden uitgevoerd overeenkomstig de in het beheerplan aangegeven jaren. Het beheerplan is voor 14 jaar opgesteld en financieel doorgerekend, dit is de gebruikelijke periode van 10 jaar plus de periode waarop het beheerplan weer geactualiseerd wordt. Na 4 jaar wordt het beheerplan gebouwen opnieuw geactualiseerd. Financiële gevolgen In de actualisatie van het beheerplan is naar de verwachte onderhoudskosten voor 20242037 gekeken. Hierin is onderscheid gemaakt tussen contract- en dagelijks onderhoud en groot onderhoud. De nieuwe opgave is vergeleken met de opgave in het beheerplan uit 2020. Dit is hierna verder uitgewerkt.

3 van 5

➢

Groot onderhoud

De kosten voor groot onderhoud zijn toegenomen in het geactualiseerde beheerplan waardoor de dotatie aan de voorziening ook verhoogd moet worden. De toename van de kosten is ontstaan door verschillende oorzaken: -

De prijzen zijn over de afgelopen 4 jaar geïndexeerd, dat zorgt voor een toename van 20 tot 25%.

-

Het vorige beheerplan ging over de periode 2020-2033. In de eerste 4 jaar hiervan waren er relatief weinig kosten. Dit beheerplan gaat over de periode 2024-2037. De jaren 2034 tot en met 2037 zijn hierbij gekomen, in deze 4 jaar zijn aanzienlijk meer onderhoudskosten opgenomen omdat we verder in de onderhoudscyclus zijn. Dit geldt voornamelijk voor het gemeentehuis, de gemeentewerf en het afvalbrengstation.

-

Er zijn een aantal wijzigingen geweest t.o.v. het vorige beheerplan: onderhoudswerkzaamheden zijn naar voren gehaald en er zijn enkele onderhoudswerkzaamheden toegevoegd.

Voorgesteld wordt om de dotatie met € 52.050 te verhogen. Voor 20% vindt er dekking plaats uit de stelpost prijsindexatie. Voor het resterende bedrag à € 41.640 wordt voorgesteld dit ten laste te brengen van het begrotingssaldo van 2024. ➢

Klein onderhoud

De kosten voor contract- en dagelijks onderhoud zijn toegenomen met € 62.000 ten opzichte van het vorige beheerplan. Naast de algemene prijsstijgingen zijn met name de kosten bij het gemeentehuis en de gemeentewerf toegenomen. De oorzaak hiervan is dat de onderhoudskosten voor deze 2 gebouwen in het vorige beheerplan te laag waren ingeschat. We zien in de praktijk dat het aantal klachten en storingen hoger is dan eerder was voorzien. In de afgelopen jaren zien we dit ook terug doordat bij de tussentijdse rapportages de budgetten telkens zijn aangeraamd. Om dit aanramen zoveel mogelijk te voorkomen zijn de opgenomen bedragen structureel verhoogd. Ook zijn bedragen opgenomen bij diverse hoofdgroepen waarvoor in het vorige beheerplan geen bedragen waren opgenomen maar waar zich wel regelmatig klachten en storingen in voordoen, o.a. warmteopwekking, koudeopwekking, regeling klimaat en beveiliging. De nu opgenomen bedragen komen (meer) overeen met de werkelijke uitgaven in de afgelopen jaren. In het bedrag van € 62.000 is ook een bedrag van € 7.000 opgenomen voor het ophalen van bedrijfsafval bij diverse gebouwen. Met het bedrag van € 7.000,00 was in het vorige financiële beheerplan geen rekening gehouden maar deze kosten worden wel afgeboekt van het dagelijks onderhoud. Voorgesteld wordt € 62.000 aan te ramen. Voor 20% vindt er dekking plaats uit de stelpost prijsindexatie.

Voor het resterende bedrag à € 49.600 wordt voorgesteld dit ten laste te brengen van het begrotingssaldo van 2024. Bijlage: 1. Financieel beheerplan gebouwen 2024-2037 2. Raadbesluit beheerplan gebouwen 2024-2037

4 van 5

Commissiebehandeling De commissievergadering is terug te luisteren op https://putten.raadsinformatie.nl/.

Burgemeester en wethouders van Putten, de secretaris

de burgemeester

mr. F.E. Contant

H. A. Lambooij

Portefeuillehouder

P.A. van Nieuwenhuizen

Afdeling

Ruimte Team Beheer en Onderhoud

Behandelend ambtenaar

J. Lamers

Telefoonnummer

+31341359740

5 van 5