Overzicht wijzigingen Instructie griffier Putten 2024

Documentnummer: 1727879

Overzicht wijzigingen – Instructie voor de griffier Art. 1.

Omschrijving Begripsbepalingen

2.

Algemene taken

Nieuwe instructie In deze instructie wordt verstaan onder: a. griffier: de functionaris bedoeld in artikel 107 of 107d Gemeentewet; b. griffie: het gedeelte van de gemeentelijke organisatie dat valt onder de verantwoordelijkheid van de gemeenteraad, bestaande uit de griffier en de onder zijn verantwoordelijkheid functionerende medewerkers; c. werkgeverscommissie: een door de raad op grond van artikel 83 Gemeentewet ingestelde commissie waaraan de werkgeversfunctie voor de griffie(r) is gedelegeerd; d. presidium: ingestelde commissie ingevolge artikel 2 van het Reglement van Orde van de gemeenteraad van Putten 2021. 1. De griffier verleent gevraagd en ongevraagd advies en ondersteuning aan de gemeenteraad, de door de gemeenteraad ingestelde commissies, werkgroepen en de individuele leden. 2. De griffier is ten aanzien van de gemeenteraad verantwoordelijk voor het ontwikkelen, innoveren en bewaken van beleid, procedures en processen ten behoeve van democratische besluitvorming.

Huidige instructie

Toelichting Nieuw artikel.

Artikel 1 Algemene ondersteuning 1. De griffier draagt zorg voor een goede en doelmatige ondersteuning van de leden van de raad. 2. De griffier is belast met de coördinatie van de implementatie van het dualistische bestuursmodel. 3. De griffier geeft als woordvoerder van de raad toelichting op de werkzaamheden van de raad en zorgt desgevraagd voor de informatieoverdracht naar betrokkenen.

Lid 1 huidige instructie is vergelijkbaar met lid 1 nieuwe instructie.

1 van 7

Lid 2 huidige instructie kan vervallen. Lid 3 huidige instructie is vergelijkbaar met lid 5 en 6 nieuwe instructie.

Art.

Omschrijving

3.

Agendering

Nieuwe instructie 3. De griffier ondersteunt de rekenkamer, onderzoekscommissies of de raad bij andere onderzoeken. 4. De griffier verleent de logistieke, procedurele en procesmatige voorbereiding en nazorg van vergaderingen van de gemeenteraad en raadscommissies. 5. De griffier bevordert de verhoudingen tussen de raad en het college, de ambtelijke organisatie en inwoners van de gemeente. 6. De griffier is verantwoordelijk voor de toegankelijkheid van de mogelijkheden tot inspraak en participatie bij de gemeenteraad. 7. De griffier vervult een vertrouwensfunctie voor de raads- en commissieleden. 1. De griffier adviseert het presidium bij het opstellen van de agenda van de raadscommissies, raadsvergaderingen en andere bijeenkomsten. 2. De griffier ondersteunt en adviseert het presidium ten aanzien van de (strategische) raadsplanning.

Huidige instructie Artikel 6 Ondersteuning onderzoekscommissie Indien de raad een onderzoekscommissie als bedoeld in artikel 155a van de Gemeentewet instelt, ondersteunt de griffier deze commissie.

Toelichting Artikel 6 huidige instructie is vergelijkbaar met lid 3 nieuwe instructie.

Artikel 2 Agendering De griffier ondersteunt de raad en zijn commissies bij het vaststellen van de agenda van de raads- en commissievergaderingen.

De tekst van de nieuwe instructie is concreter en gedetailleerder.

2 van 7

Art. 4.

Omschrijving Belangenbehartiger van de raad

Nieuwe instructie 1. De griffier voert periodiek afstemmingsoverleg met de burgemeester en de gemeentesecretaris. 2. De griffier en de gemeentesecretaris voeren periodiek overleg over de raadsplanning, de kwaliteit van het bestuurlijk besluitvormingsproces, het afhandelen van verzoeken om ambtelijke bijstand en het nakomen van afspraken tussen gemeenteraad en college. 3. De griffier voert desgewenst overleg met de gemeentelijke accountant over onder andere de controle op de jaarrekening. 4. De griffier voert periodiek overleg met de rekenkamer. 5. De griffier voert periodiek overleg met de raadsvoorzitter en/of de plaatsvervangend raadsvoorzitter en voor zover nodig met het presidium over het bestuurlijk besluitvormingsproces en over de huishouding van de raad. 6. De griffier vertegenwoordigt de gemeenteraad in in- en externe overlegsituaties.

Huidige instructie Artikel 7 Ambtelijke bijstand De griffier draagt er, zo nodig in samenwerking met de secretaris, zorg voor dat de leden van de raad desgevraagd ambtelijke bijstand verkrijgen. Voorschriften hierover worden gesteld bij de verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning.

3 van 7

Toelichting Artikel 7 huidige instructie is vergelijkbaar met lid 2 nieuwe instructie.

Art. 5.

Omschrijving Bestuurlijke besluitvorming

Nieuwe instructie 1. De griffier stimuleert de ontwikkeling van vaardigheden van gemeenteraadsleden ten behoeve van een efficiënte, effectieve en kwalitatieve besluitvorming. 2. De griffier bewaakt de scheiding van rollen en verantwoordelijkheden van alle betrokkenen bij het besluitvormingsproces, spreekt betrokkenen hierop aan en draagt bij aan een uitgebalanceerde positiebepaling van de gemeenteraad. 3. De griffier bewaakt de tijdigheid van de informatieverstrekking door het college. 4. De griffier bewaakt de afdoening van moties, amendementen, initiatiefvoorstellen en het nakomen van afspraken en toezeggingen door het college. 5. De griffier ondersteunt de raadsvoorzitter en de commissievoorzitters bij de voorbereiding en het verloop van bijeenkomsten en vergaderingen. 6. De griffier regelt de (digitale) verslaglegging van vergaderingen van gemeenteraad, raadscommissies, presidium en andere door de raad ingestelde werkgroepen of commissies. 7. De griffier is aanwezig bij de vergaderingen van de gemeenteraad en vergaderingen van het presidium. 8. De griffier medeondertekent alle raadsbesluiten en alle overige stukken die van de raad uitgaan.

Huidige instructie Artikel 3 Bijstand raadsvoorzitter 1. De griffier staat de voorzitter van de raad ter zijde bij zijn zorg voor een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen van de raad. 2. De griffier kan de voorzitters van de raadscommissies ter zijde staan bij hun zorg voor een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen van de raadscommissies. Artikel 4 Vergaderingen van de raad en raadscommissie 1. De griffier is aanwezig bij de raadsvergaderingen en draagt zorg voor een goede en tijdige verslaglegging van de vergaderingen. 2. De griffier kan aanwezig zijn bij de vergaderingen van de raadscommissies. 3. De griffier draagt zorg voor de verzending van de voorlopige agenda, notulen en overige stukken aan raadsleden. Artikel 5 Ondersteuning presidium 1. De griffier is aanwezig bij de vergaderingen van het presidium en draagt zorg voor een goede en tijdige verslaglegging van de vergaderingen. 2. Indien het presidium aanvullende ondersteuning behoeft draagt de griffier er zorg voor dat deze gegeven wordt.

4 van 7

Toelichting Artikel 3 huidige instructie, artikel 4 huidige instructie en artikel 5 huidige instructie zijn vergelijkbaar met artikel 2, lid 4 nieuwe instructie en met artikel 5, de leden 5, 6 en 7 nieuwe instructie.

Art. 6.

Omschrijving Hoeder van de lokale democratie

7.

Leidinggeven en management

Nieuwe instructie 1. De griffier draagt actief bij aan: a. het samenspel tussen raad en de inwoners van de gemeente (op verzoek van de raad); b. (de bewustwording van) de integriteit en veiligheid van de leden van de raad en medewerkers van de griffie; c. de toegankelijkheid van de raad voor de inwoner; 2. De griffier adviseert in het toepassen van digitale democratische mogelijkheden en over de invloed van inwoners op de lokale politiek. 1. De griffier geeft hiërarchisch leiding aan medewerkers van de griffie en de ambtelijke organisatie die verantwoordelijk zijn voor ondersteuning van de raad en/of de uitvoering van verzoeken om ambtelijke bijstand. 2. De griffier voert het personeelsbeleid uit ten aanzien van de medewerkers van de griffie. 3. De griffier is verantwoordelijk voor bevordering van de integriteit van de griffie en bevordert respectvol handelen en daarmee een gezond werkklimaat op de griffie.

Huidige instructie

5 van 7

Toelichting Nieuw artikel.

Nieuw artikel.

Art.

Omschrijving

8.

Communicatie en voorlichting

Nieuwe instructie 4. De griffier is verantwoordelijk voor het bedrijfsmatig functioneren van de griffie en ontvangt ambtelijke bijstand van faciliterende afdelingen, zoals HRM, ICT, Financiën en facilitair. De griffier pleegt voor een goede gezamenlijke bedrijfsvoering van de gemeente periodiek overleg met de gemeentesecretaris. 5. De griffier geeft hiërarchisch leiding aan op de griffie gedetacheerde personen die ten behoeve van de raad werkzaamheden uitvoeren en is opdrachtgever van inhuur via externe bureaus. 6. De griffier beheert de budgetten van de raad en de griffie, bevordert een gezonde financiële huishouding. 7. De griffier heeft regelmatig overleg met de voorzitter van de werkgeverscommissie. 1. De griffier adviseert desgewenst de raad over de invulling en uitvoering van de raadscommunicatie. 2. De griffier is verantwoordelijk voor de publicatie en terinzagelegging van de agenda's, de raadsvoorstellen en de besluitenlijsten/verslagen van de gemeenteraad en raadscommissies. 3. De griffier geeft voorlichting aan burgers over de lokale politiek in algemene zin, het spreekrecht en participatieprocessen bij de raad in het bijzonder.

Huidige instructie

6 van 7

Toelichting

Nieuw artikel.

Art. 9.

Omschrijving Onvoorziene omstandigheden

Nieuwe instructie In alle gevallen waarin deze instructie niet voorziet, pleegt de griffier voor zover nodig overleg met de voorzitter van de werkgeverscommissie en/of de voorzitter van de raad.

Huidige instructie Artikel 10 Slotbepaling 1. In alle gevallen waarin deze instructie niet voorziet, pleegt de griffier voor zover nodig overleg met de voorzitter van de raad. Artikel 8 Commissiesecretarissen 1. De griffier coördineert de secretariaten van de raadscommissies. 2. De commissiesecretarissen handelen overeenkomstig de aanwijzingen van de griffier. Artikel 9 Verhindering en vervanging Indien de griffier meer dan een maand verhinderd is zijn ambt te vervullen, doet hij daarvan tijdig mededeling aan de raad.

7 van 7

Toelichting In nieuwe instructie is overleg met voorzitter van de werkgeverscommissie toegevoegd. Kan vervallen. Is geregeld in artikel 6 Verordening op de raadscommissies.

Kan vervallen. Is geregeld via ziekteverzuimregels in personeelshandboek, dat ook van toepassing is voor de medewerkers van de griffie.