Opzet rekenkameronderzoek ICT

Opzet rekenkameronderzoek informatiehuishouding (digitale dienstverlening en privacy/bescherming van gegevens) 1.

Aanleiding, achtergrond en insteek

De samenwerkende rekenkamercommissies van de gemeenten Elburg, Hattem, Nunspeet, Oldebroek en Putten, hierna te noemen 'de rekenkamercommissie', hebben in het licht van de toenemende digitalisering van de maatschappij de (digitale) informatiehuishouding als onderwerp van rekenkameronderzoek uitgekozen. En dat toegesneden op twee publieke waarden1: digitale dienstverlening en privacy/bescherming van gegevens. In lijn met het groeiende belang van de informatievoorziening en daarmee de informatiehuishouding zullen de totale kosten de komende jaren op blijven lopen; de digitale ontwikkelingen blijven om investeringen vragen. Ook het kostenaspect wil de rekenkamercommissie in de context van dit onderzoek meenemen. Van de overheid wordt verwacht dat zij een kritische samenleving bedient met tijdige, volledige en betrouwbare informatie, dat wil zeggen zonder twijfel over de juistheid en echtheid daarvan. Informatie die een wezenlijke grondstof is voor de werking van het overheidsapparaat en vitaal is voor verantwoording in onze democratie. Dit onderwerp is ook gekozen doordat de gemeenteraden in de afgelopen inventarisatieperiode van mogelijke onderzoeksonderwerpen ‘ICT’ als onderwerp genoemd hebben. Met als gemeenschappelijke bovendrijvende aspecten: kosten (is ‘ICT’ een ‘bodemloze put’?), en informatieveiligheid.

Informatiehuishouding – en dan in dit onderzoek gefocust op digitale informatie – staat voor het totaal aan regels en voorzieningen gericht op de informatiestromen (en -opslag of archivering) ter ondersteuning van de primaire bedrijfsprocessen. Is die huishouding op orde? Oftewel is er sprake van een geheel aan afspraken, structuren en voorzieningen dat ervoor zorgdraagt dat de juiste gegevens én de juiste documenten op de juiste momenten op de juiste plekken, toegankelijk, bruikbaar en beschikbaar zijn voor inwoners, politiek (raad), publiek domein (pers, etc.), toekomstige generaties (via archief). Om het onderzoek – wat sterk ziet op de bedrijfsvoering en daarmee primair een verantwoordelijkheid van het college – in te kleuren zijn twee invalshoeken gekozen. Die zijn neergelegd in de hoofdvraag van dit onderzoek, met tevens een relatie naar de rollen van de raad (budgetrecht en controlerende rol). Dit keer geen onderzoek over een bepaalde tijdsperiode – de dynamiek van de digitalisering is groot, maar een ‘peilstok’ hoe de zaken van de hoofdvraag er voor staan in 2023; dit mede om te kijken of beleid, organisatie en budget afgestemd zijn op ambitie en opgave.

Ten slotte, elk rekenkameronderzoek wil per gemeente waar mogelijk aanbevelingen doen voor verbeteringen naar de toekomst toe, met daarbij een onderlinge vergelijking van de 5 gemeenten en waar mogelijk een bredere benchmark.

1 dat wat wordt bereikt voor de samenleving

1

2.

Doel van het onderzoek en de onderzoeksvragen

Hoofdvraag ➢

Wat is en wordt met de investeringen in de digitale dienstverlening bereikt?, met name: -

Voldoet het niveau van de digitale dienstverlening, met name naar de samenleving toe?

-

Zijn de investeringen voldoende om de ambities en verwachtingen vanuit visie, beleid, regelgeving en samenleving waar te maken?

➢

Matchen ambitie en opgave met budget en uitvoering?

Voldoet de staat van de informatiebeveiliging? Is de veiligheid van gegevens voldoende geborgd, zowel beheersmatig als wanneer gegevens gebruikt worden.

Deelvragen voor respectievelijk digitale dienstverlening en informatiebeveiliging2 (n.b. de vragen zijn open bedoeld, dus gericht op een onderbouwde beantwoording) 1. Wat is het (bestuurlijk vastgestelde) beleid met betrekking tot de digitale dienstverlening respectievelijk informatiebeveiliging, inclusief de omgang met persoonsgegevens (AVG)? Wat zijn daarin de ambities en doelen? Zijn de risico’s in beeld, zowel inhoudelijk als financieel? 2. In hoeverre kent het beleid meetbare ambities en doelen? Is realisatie volgbaar en is daar bestuurlijk grip op? 3. Zijn ambities en doelen in balans met mensen (fte), middelen en organisatie? 4. Wat zijn de investeringen – in middelen, organisatie en mensen (fte) – voor digitale dienstverlening respectievelijk informatiebeveiliging, inclusief die nog beoogd zijn? Zijn die stevig genoeg, ziende op nieuwe wetgeving, it-trends en verwachtingen vanuit de samenleving? 5. Is er risicomanagement, en hoe is dat vormgegeven, ten aanzien van de informatieveiligheid? Wordt voldaan aan de beveiligingsnormen? 6. Worden ontwikkelingen in techniek, maar ook in wet- en regelgeving, gevolgd en wanneer noodzakelijk (voldoende) opgevolgd? 7. Ondersteunt de ict, zoals het georganiseerd en in werking is, de gewenste dienstverlening, intern/extern, en de noodzakelijke informatiebeveiliging? 8.

Biedt de huidige inrichting en organisatievorm ten aanzien van de digitale dienstverlening en informatiebeveiliging – met name daar waar met meer gemeenten wordt samengewerkt – voldoende waarborgen voor goede bestuurlijke regie? Ten aanzien van rol en positie gemeenteraad: 9. Als het gaat om budget, beleid, bestaande of mogelijke samenwerking: is de raad voldoende in positie gebracht om onderbouwde keuzes te maken en heeft de raad dat ook naar zich toegetrokken? Is de informatiepositie van de raad daarbij toereikend? Vergelijkend overzicht

2 beide invalshoeken voor dit onderzoek naar keuze telkens in één paragraaf per deelvraag gezamenlijk te

behandelen dan wel afzonderlijk 2 van 4

Het onderzoek eindigt met een vergelijkend overzicht tussen de 5 deelnemende gemeenten, in ieder geval cijfermatig, en beschrijvend als dat toegevoegde waarde heeft; alsmede waar mogelijk met landelijke normen en indicatoren. Een en ander in overleg met het te selecteren onderzoeksbureau.

3.

Normenkader

De normen die bij de beoordeling worden gebruikt, worden in samenwerking met het te selecteren onderzoeksbureau geformuleerd en vastgesteld. Het onderzoeksbureau wordt gevraagd in de offerte een voorlopig normenkader op te nemen.

4.

Onderzoeksinstrumenten

Het onderzoek zal in ieder geval bestaan uit documentenstudie, aangevuld met interviews met ambtenaren en bestuurlijke portefeuillehouders. De rekenkamercommissie heeft goede ervaring met een workshop met (vertegenwoordigers) van de raad gedurende het onderzoek. Deze workshop is bedoeld om informatie te geven, voorlopige resultaten te toetsen en de visie van de raadsleden te horen. Een dergelijke workshop, bijv. met behulp van stellingen, maakt het onderzoek ook 'levend'. De rekenkamercommissie heeft ook goede ervaringen met een gezamenlijke startbijeenkomst voor de ambtenaren van de 5 gemeenten. De rekenkamercommissie vraagt het onderzoeksbureau daarom 1 startbijeenkomst voor ambtenaren en een workshop voor elke gemeenteraad (5 in totaal) op te nemen. Het onderzoeksbureau mag aanvullende opties aandragen.

5.

Organisatie en planning

Het onderzoek wordt door een te selecteren bureau uitgevoerd onder regie van de rekenkamercommissie. Als begeleidingscommissie treden op: -

de heer H.W.P. Niemeijer MSc, voorzitter van de rekenkamercommissie

-

de heer drs. M. Tamse, lid van de rekenkamercommissie

-

de heer H. Tabak, secretaris van de rekenkamercommissie Oldebroek.

ACTIVITEIT

PLANNING

WIE

Onderzoeksopzet naar de raden (om te informeren en met de mogelijkheid om aanvullend te reageren)

Vóór 8 maart versturen; eventuele reactie vóór 27 april

Gemeenteraden

Offerte-uitvraag naar 4 bureaus (reactietermijn 3 weken)

Vóór 8 maart

Begeleidingscommissie

Presentatie offertes aan begeleidingscommissie

Week van 27 – 31 maart

Bureaus en begeleidingscommissie

Selectie en opdrachtverstrekking onderzoeksbureau

Week van 27 – 31 maart

RKC

Startbijeenkomst voor ambtenaren van de 5 gemeenten

april

Bureau

Analyse documenten en eerste verslaglegging hierover

(april -) juni

Bureau

3 van 4

ACTIVITEIT

PLANNING

WIE

Bespreking analyse documenten en bespreking interviewvragen dan wel enquêtevragen + aan wie in aanmerking komen om bevraagd te worden

juni

Begeleidingscommissie en bureau

Interviews

juni/half juli

Bureau

Bespreking resultaten interviews

september

Begeleidingscommissie en bureau

Opleveren voorlopige bevindingen incl. vergelijkend overzicht tussen de 5 gemeenten

september

Bureau

Technisch wederhoor

oktober

Gemeente (ambtelijk)

oktober

Bureau

november

RKC

Opleveren rapport van bevindingen en voorzet voor conclusies en aanbevelingen

november

Bureau en begeleidingscommissie

Vaststellen definitief rapport van bevindingen

december

RKC

Bestuurlijk wederhoor

december

Gemeente (college)

Vaststellen definitief rapport inclusief definitieve conclusies en aanbevelingen, voorzien van nawoord

januari ‘24

RKC

Aanbieding aan gemeenteraden + versturen persbericht

januari ‘24

RKC

Workshop voor gemeenteraad (5 x) (voorbereiden met begeleidingscommissie / stellingen bespreken; moet aansluiten bij beleving raden) Bespreking resultaten technisch wederhoor en vaststellen concept rapport van bevindingen

De rekenkamercommissie hecht zeer aan het halen van de planning. Daarom heeft de rekenkamercommissie meerdere contactmomenten opgenomen om de voortgang te bewaken. In de planning staan 3 plenaire contactmomenten: 2 x om de resultaten te bespreken voordat daadwerkelijk tot het schrijven van het onderzoeksrapport wordt overgegaan en 1 x na het opleveren van het rapport van bevindingen. De rekenkamercommissie ziet in de offerte graag een gedetailleerde planning van de in de tabel genoemde stappen.

6.

Kosten

De kosten worden bepaald na selectie van het onderzoeksbureau. Iedere deelnemende gemeente draagt volgens een vaste verdeelsleutel bij in deze kosten.

7.

Overige

De rekenkamercommissie werkt met een kwaliteitskader. Dit kwaliteitskader maakt onderdeel uit van het af te sluiten contract. De rekenkamercommissie gaat er bovendien vanuit dat gegevensverwerking waar nodig aantoonbaar verloopt volgens de voorschriften van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. (versie 22 februari 2023)

4 van 4