Evaluatie Brede Toegang Putten – AEF

CONCEPT

Evaluatie Brede Toegang Putten Toelichting onderzoek door AEF

26-5-2025

Aanleiding

De gemeente Putten heeft AEF gevraagd om de inrichting van de Brede Toegang te evalueren Met dit onderzoek wil de gemeente Putten nagaan of de inrichting van de Brede Toegang functioneert zoals beoogd, of er onderdelen zijn die verbeterd kunnen worden, en hoe de huidige inrichting zich verhoudt tot landelijke ontwikkelingen. De resultaten helpen bij het maken van onderbouwde keuzes voor eventuele doorontwikkeling van de toegang, in lijn met lokale behoeften en landelijke kaders. Het onderzoek wordt uitgevoerd door onderzoeks- en adviesbureau Andersson Elffers Felix (AEF). AEF heeft brede ervaring met (evaluatie-)onderzoeken binnen het sociaal domein en vergelijkbare evaluaties uitgevoerd voor diverse gemeenten. In dit stuk informeren wij u over de vraag, afbakening, evaluatiekaders en aanpak van dit onderzoek. Op de commissieavond op 1 juli 2025 zullen wij aanwezig zijn om toelichting te geven en uw vragen te beantwoorden.

2

CONCEPT

Onderzoeksvragen

CONCEPT

De onderzoeksvragen vertalen wij naar een afbakening en twee evaluatiekaders Uw vraag is tweeledig: enerzijds evalueren wij het huidige functioneren van de Brede Toegang binnen de eigen doelstellingen van de gemeente Putten, anderzijds evalueren wij het huidige functioneren van de Brede Toegang ten opzichte van de geldende landelijke kaders. Wij beantwoorden de onderzoeksvragen daarom aan de hand van twee – deels overlappende - evaluatiekaders: Evaluatiekader A: doelstellingen gemeente Putten

▹ Functioneert de Brede Toegang in de gemeente Putten zoals beoogd? ▹ Zijn er zaken in de toegang die meer, minder of anders uitgevoerd zouden moeten worden om te functioneren zoals beoogd? Evaluatiekader B: landelijke kaders ▹ Hoe verhoudt de inrichting van de toegang in Putten zich tot de landelijke ontwikkelingen? In beide evaluatiekaders formuleren we indicatoren, waarmee we de stand van zaken op dat doel kunnen evalueren. Deze proberen we zoveel mogelijk op meerdere manieren te meten. Zo maken we waar mogelijk altijd een combinaties van professionele waardeoordelen, documentstudie en kwantitatieve data, om de validiteit van de conclusies zo hoog mogelijk te maken. De in beide evaluatiekaders geformuleerde indicatoren worden onderzocht, mits de informatie beschikbaar of op redelijke wijze benaderbaar is in het kader van deze evaluatie. 3

Operationalisatie onderzoeksvragen

CONCEPT

Afbakening van Brede Toegang en deze evaluatie ▹ In lijn met de definitie die de Gemeente Putten hanteert in het Visiedocument Brede Toegang zien wij de toegang als het proces vanaf melding tot het bieden van passende ondersteuning: ▹ Dit betekent dat melding, gesprek, verwijzing (beschikking, indicatie of voorliggend veld) onder de toegang vallen

“[De Brede Toegang omvat] het proces vanaf het moment waarop een burger zich meldt (of wordt gemeld) met een ondersteuningsvraag, tot het bieden van passende ondersteuning” Visie Brede Toegang, Gemeente Putten, 2019

▹ Ook valt signalering onder de Brede Toegang: in hoeverre signaleert de Brede Toegang proactief, hoe gaat zij om met binnenkomende signalen en hoe werkt zij samen met partijen die signaleren? ▹ Wat betreft de uitvoering zien we de Brede Toegang verantwoordelijk voor het doorgeleiden naar passende en kwalitatief goede ondersteuning (het “wat”) en dit monitoren ▹ Voor ‘regievoeren’ houden wij de definitie aan die Putten hanteert in het document ‘definitie casus- en procesregie’: hierin heeft regie dus betrekking op twee niveaus: casusregie (inhoudelijk begeleiden van individuele trajecten) en procesregie (organiseren van een integrale aanpak op systeemniveau). ▹ Wat niet onder de Brede Toegang valt is:

▹ De vorm en inhoud van de uitvoering zelf (het “hoe”), welke onder de verantwoordelijkheid van de aanbieders valt ▹ Zorgen dat de kwalitatief goede hulp beschikbaar is, zien we als verantwoordelijkheid van inkoop (van de gemeente en jeugdhulpregio) ▹ Sturing op het totaalplaatje van voorzieningen en consumptie hiervan en op basis daarvan opdracht aanpassen valt onder beleid

4 1. 2.

Visiedocument Brede Toegang, Gemeente Putten, 2019 Definitie casus- en procesregie, Gemeente Putten, 2024

“Regie voeren is het coördineren van zorg en ondersteuning met als doel een samenhangende, effectieve aanpak te realiseren. Bij casusregie richt dit zich op het afstemmen van hulp aan een individu of gezin door één vaste contactpersoon, terwijl bij procesregie de focus ligt op het stroomlijnen van samenwerking tussen professionals en organisaties, vooral wanneer de hulp stagneert of escaleert. Regie voeren omvat daarmee zowel het inhoudelijk begeleiden van individuele trajecten als het organiseren van een integrale aanpak op systeemniveau. Definitie casus- en procesregie, Gemeente Putten, 2024

CONCEPT

Evaluatiekader A

Evaluatiekader A: doelstellingen gemeente Putten Externe factoren

Activiteiten

Input Opdracht & sturing

Doel

Indicator •

Randvoorwaarden

Toegeruste professionals Efficiënte uitvoering

•

•

• Continue verbetering

5

Mensen & middelen

•

Signalering en melding*

Gesprek

Doel

Verwijzing

Monitoring

Indicator

Zijn randvoorwaarden aanwezig om de B.T. goed te laten functioneren (bijv. AVG, kaders, methodieken, ICT, procesafspraken, mandaat)?

Laagdrempelig

•

Vinden inwoners gemakkelijk hun weg naar de Brede Toegang?

Integraal werken en inwoner centraal

• •

Worden hulpvragen beoordeeld vanuit een brede, integrale blik? Ervaren inwoners dat er één loket is voor hun hulpvragen?

Beschikken medewerkers over voldoende kennis en vaardigheden om effectief te zijn in hun werk?

Snel geholpen

• •

Verloopt het proces van melding tot verwijzing binnen de B.T. snel? Verloopt de samenwerking tussen verschillende organisaties en over verschillende domeinen bij de toegang tot hulp goed?

Normaliseren

• •

In hoeverre lukt het om normaliseren toe te passen in de praktijk? Bestaat er een eenduidig beeld van (nut en noodzaak van) normaliseren?

In hoeverre is de uitvoering van de taken binnen de B.T. efficiënt?

Regie voeren

• •

Wordt er regie gevoerd waar nodig? Bestaat er een eenduidig beeld van (nut en noodzaak van) regie voeren?

Doet de B.T. aan continue verbetering? Worden signalen uit de praktijk vertaald naar beleids- en/of inkoopkeuzes?

* De gemeente Putten kent in feite meerdere toegangsvormen. Naast de ‘eigen’ Brede Toegang, bestaat in Putten ook de medische toegang (o.a. huisarts), de toegang vanuit het veiligheidsdomein (o.a. rechter en GI’s) en de toegang vanuit Putten voor Elkaar (PvE). Signalering en melding vinden in de praktijk plaats in al deze toegangsvormen. Deze evaluatie richt zich primair op het functioneren van de Brede Toegang en de interactie met de overige drie toegangsvormen.

Prestaties

Effecten

Ontvangen hulp

Positieve gezondheid

Doel Passende hulp

Tijdige hulp

Veerkracht

Indicator •

In hoeverre ontvangt de inwoner hulp passend bij de hulpvraag?

•

Zijn er werkende afspraken met aanbieders over wachttijd, capaciteit en urgentie? In hoeverre kunnen professionals (eventueel via de regio) bemiddelen of sturen in de wachttijd bij zorgaanbieders?

•

•

Zijn inwoners na contact met de B.T. of ontvangen ondersteuning veerkrachtiger en zelfredzamer?

Evaluatiekader B

CONCEPT

Uitgangspunt evaluatiekader B: landelijke kaders

▹ De derde onderzoeksvraag van deze evaluatie luidt: hoe verhoudt de inrichting van de toegang in Putten zich tot de landelijke ontwikkelingen?​ ▹ Deze landelijke ontwikkelingen zijn vastgelegd in een veelheid aan kaders, richtlijnen en programma’s. In 2024 publiceerde de VNG daarom het Richtinggevend Kader: Toegang, lokale teams en integrale dienstverlening. Dit richtinggevend kader bundelt de kernprincipes en ambities uit de Hervormingsagenda Jeugd, het Toekomstscenario Kind- en Gezinsbescherming en andere relevante akkoorden, zoals IZA en GALA. ▹ Het kader beschrijft dertien basiskenmerken van een goed functionerende toegang en lokale teams, gegroepeerd onder drie waarden: dichtbij, integraal en met mandaat. Deze kenmerken zijn nog niet juridisch bindend, maar krijgen wel steeds meer gewicht in landelijke monitorings- en verantwoordingslijnen. Vanwege deze breed gedragen status en de inhoudelijke volledigheid is ervoor gekozen dit richtinggevend kader als referentiepunt te gebruiken in deze evaluatie. ▹ De inrichting van de toegang in Putten wordt op deze manier systematisch vergeleken met de landelijke verwachtingen, zodat duidelijk wordt waar aansluiting is en waar (verdere) ontwikkeling wenselijk is.

6

Bron: VNG rapport

“Er komt de komende periode veel op gemeenten af in het sociaal domein: de Hervormingsagenda Jeugd, het Toekomstscenario kind- en gezinsbescherming, het Integraal Zorgakkoord, Gezond, Actief Leven Akkoord, het Programma Wonen, Ondersteuning en Zorg voor Ouderen, de Doorcentralisatie Beschermd Wonen, etc. Het laten slagen van deze programma's vergt een basis waarin dit kan landen: Een goed werkende toegang en lokale teams.” “Er is een gedeeld beeld nodig wat inwoners op dit punt van gemeenten kunnen verwachten. Het is aan gemeenten zelf om keuzes te maken over de specifieke inrichting van hun toegangsfunctie en lokale teams, afhankelijk van context, schaal, geschiedenis en problematiek. Maar een aantal basiskenmerken en -competenties dient overal terug te komen. Dit Richtinggevend kader biedt helderheid over deze basiskenmerken.” Richtinggevend kader: Toegang, lokale teams en integrale dienstverlening, VNG, 2025

CONCEPT

Evaluatiekader B

Landelijke kaders: Doelen en indicatoren (1/2) Nr.

Doel

Indicator

Dichtbij

1

Een eenvoudig(er) systeem, met de inwoner als uitgangspunt

•

Zijn inwoners, hun (hulp)vraag of ideeën in alles het uitgangspunt? Is het contact mensvriendelijk, uitgaand van vertrouwen, zonder dat dit leidt tot ‘u vraagt, wij draaien’? Kan iedere inwoner bij zijn hulpvraag een beroep doen op cliëntenondersteuning en wordt de inwoner hier proactief op gewezen? Is deze onafhankelijk, niet beperkt tot domein en gedurende het hele traject betrokken? Zorgt de gemeente ervoor dat de inwoner zo min mogelijk last heeft van achterliggende procedures, afstemming of financieringswijzen?

• • •

2

Laagdrempelig: dichtbij, vindbaar, zichtbaar, benaderbaar

• • •

Is de toegang laagdrempelig en zo dicht mogelijk bij de inwoner georganiseerd? Zijn medewerkers van de toegang aanwezig in de leefomgeving van de inwoners en hebben zij goed contact met de publieke voorzieningen in hun gebied? Zijn er digitale en hybride vormen van contact en hulpverlening?

•

3

Werken aan een sterke relatie met de sociale en pedagogische basis

• •

Hebben medewerkers in de toegang en lokale teams gedegen en actuele kennis van de sociale basis? Benutten zij deze sociale basis in de beantwoording van hulpvragen en werken ze actief aan de verbetering hiervan? Werken de teams ‘outreachend’? Is er voldoende opbouwwerk aanwezig’?

4

Achterliggende patronen en systeemknelpunten

• • •

Is er sprake van een wederkerige relatie tussen bestuur, beleid en praktijk, om signalen uit de praktijk te benutten ter aanpassing van beleid? Is er sprake van periodieke evaluaties van individuele en collectieve vraagstukken, met het oog op eventuele aanpassingen van beleid? Is afzonderlijk maatwerk steeds minder nodig, omdat beleid verbeterd wordt n.a.v. casuïstiek?

Hanteert het toegangsteam een brede blik, met oog voor context en verschillende leefgebieden, gezin en omgeving van de inwoner? Hebben medewerkers de juiste professionele houding om overvragen te voorkomen? Maken medewerkers de mate van ‘zelfregie’ van de hulpvrager leidend? Is specialistische expertise dichtbij beschikbaar binnen de toegang en wordt adequaat samen opgetrokken?

Integraal

7

5

Brede blik, brede analyse

• • • •

6

Professionals met de juiste houding, vaardigheden en kennis

• • •

In hoeverre beschikken medewerkers over de juiste mix van vaardigheden? Zijn medewerkers in staat om voortdurend te schakelen met andere hulpverleners, zonder dat zaken te snel worden overgedragen? Is de relatie tussen het toegangsteam en specialistische expertise wederkerig?

7

Zelf (basis)hulp bieden en vertrouwd aanspreekpunt blijven

• •

Biedt het toegangsteam waar mogelijk direct zelf (basis)hulp en biedt de gemeente voldoende inzet en middelen hiervoor? Stimuleert de gemeente vanuit goed werkgeverschap ‘lange relaties’ tussen hulpverlener en hulpvrager, uitgaande van gelijkwaardigheid?

CONCEPT

Evaluatiekader B

Landelijke kaders: Doelen en indicatoren (2/2) Nr.

Doel

Indicator Zijn er duidelijke werkafspraken zowel binnen het toegangsteam als op systeemniveau (met o.a. zorgverzekeraars en zorgkantoren)? Zet de gemeente in op brede invoering van (praktijk)ondersteuners jeugd bij huisartsen? Is er een adequate samenwerking met het onderwijsveld, veiligheid en wonen? Heeft de gemeente een coördinatorsfunctie voor inwoners met domeinoverstijgende problemen? Is de gegevensuitwisseling met partners adequaat en niet onnodig beperkt?

8

Duidelijke afspraken voor integrale en domeinoverstijgende samenwerking

• • • • •

9

Streven naar soepelere overgangen in de levensloop

• •

Heeft de gemeente, i.s.m. partners, voldoende aandacht voor overgangen in de levensloop? Besteedt het toegangsteam lang van tevoren aandacht aan de overgang naar de leeftijd van 18 jaar?

10

Inwoners met levenslange en/of levensbrede beperkingen

• • • •

Heeft het toegangsteam voldoende kennis en expertise over de doelgroep inwoners met levenslange en/of levensbrede beperkingen? Biedt de gemeente waar mogelijk passende beschikkingen aan qua duur (looptijd), aard en omvang? Is er voor deze inwoners een toekomstgericht (langjarig) perspectiefplan dat meegroeit met de inwoner en het eventuele gezin? Is er keuzevrijheid in zorgverleners en financieringsvorm, om de ondersteuning en zorg zoveel mogelijk aan te laten sluiten bij de inwoner?

•

Heeft de toegangsmedewerker mandaat om opvolging te geven aan de bevinding dat een ander gemeentelijk domein aan zet is? Is er voldoende bestuurlijk en beleidsmatig commitment op alle niveaus, zodat de uitvoering hier minimale tijd aan kwijt is?

• • • •

Is er voldoende vertrouwen tussen de toegangsmedewerker en de inwoner om veiligheidsproblemen bespreekbaar te maken? Hebben toegangsmedewerkers voldoende oog voor veiligheidsvraagstukken en maken ze deze goed bespreekbaar? Betrekt het toegangsteam tijdig de juiste specialistische expertise? Zorgt het toegangsteam ervoor dat zij zaken met (dreigende) onveiligheid niet overdragen, maar kijken hoe het met behulp van partners opgepakt kan worden (zoveel mogelijk vanuit reguliere relaties en het normale leven)? Verleent het toegangsteam ook ‘intensieve vrijwillige hulp’ (drang)?

Met mandaat 11

12

Mandaat over gemeentelijke beleidsterreinen heen

Oog voor (on)veiligheid

•

13

8

Bewust omgaan met wat passend is en nodig is, ook gezien schaarste aan mensen en middelen

• • •

Is er binnen de gemeente ruimte om morele gesprek over schaarste te voeren, a.d.h.v. uitgangspunten genoemd in het richtinggevend kader? Zorgt de gemeente in beleid, opdracht, randvoorwaarden en bestuur dat toegangsmedewerkers ruimte en rugdekking krijgen voor morele afwegingen en moeilijke keuzes? Faciliteert de gemeente professionals met tijd en middelen om met regelmaat te kunnen reflecteren op hun vakmanschap en ondersteunt de gemeente de professionals met heldere, concrete en realistische verordeningen en beleidsregels?

CONCEPT

Aanpak

Ons plan van aanpak op hoofdlijnen April – Mei

Mei - Juni

Augustus - September

September - December

1. PvA en evaluatiekader

2. Het huidige functioneren

3. Landelijke kaders

4. Rapportage en presenteren

In de eerste stap werken we toe naar een afgestemd plan van aanpak en afgestemd evaluatiekader. Wij maken deze op basis van bureauonderzoek en zes verkennende gesprekken. Wij stemmen met de opdrachtgever af welke gesprekspartners wij het beste kunnen spreken.

Het conceptevaluatiekader en plan van aanpak stemmen wij af in een overleg met de opdrachtgever. Vervolgens stemmen wij het plan van aanpak en het evaluatiekader af met de raadscommissie Samenleving.

9

In deze stap spreken wij o.a.:

1. 2. 3. 4. 5.

Huisartsengroep SOH JGGZ GGD Consultatiebureau Onderwijs (leerplichtambtenaar, coördinator passend onderwijs Putten, Groevenbeek) 6. Gemeente: manager afdeling Samenleving 7. Putten voor Elkaar – management 8. Putten voor Elkaar – uitvoering 9. GI’s 10. Wethouder 11. Veiligheid (beleid en aanbieders) 12. Verdiepend gesprek consulenten 13. Coördinator Brede Toegang 14. Participatieraad 15. Klachtencoördinator Brede Toegang 16. Wmo aanbieders (selectie) 17. Jeugd aanbieders (selectie) 18. Participatie aanbieders (selectie) Wij hebben toegang tot recent uitgevoerde klanttevredenheidsonderzoeken waarin inwoners is gevraagd om hun beoordeling van de Brede Toegang. Daarom voeren wij, naast het gesprek met de Participatieraad, geen additionele gesprekken met individuele inwoners.

In deze stap brengen wij kansen voor doorontwikkeling in kaart.

In de laatste stap brengen wij de resultaten samen in de rapportage.

Dit doen wij zowel door de huidige inrichting en het functioneren van de Brede Toegang in Putten af te zetten tegen de landelijke kaders (zoals het Toekomstscenario en Stevige lokale teams) als te verkennen hoe de in de voorgaande stap geïdentificeerde verbetermogelijkheden gerealiseerd kunnen worden.

Hierin formuleren wij conclusies en advies op de drie hoofdvragen. Dit rapport bespreken wij eerst met onze opdrachtgever. Vervolgens presenteren wij het rapport in de Gemeenteraad.

Wij organiseren hiervoor een werksessie, met deelnemers uit zowel beleid als uitvoering. Op basis van deze werksessie komen wij tot een prioritering van mogelijkheden tot doorontwikkeling.

Hierbij houden wij rekening met de wens een rapport te ontvangen dat concreet genoeg is om keuzes op te baseren.

Ook maken wij in deze fase afspraken over de terugkoppeling van de bevindingen naar gesprekspartners.

Detailplanning is op aanvraag beschikbaar via AEF: r.kroeze@aef.nl s.dankaart-chang@aef.nl

CONCEPT

Team

We stellen graag ons onderzoeksteam aan u voor

10

Renske Kroeze Projectleider en onderzoeker

Shimen Dankaart-Chang Onderzoeker

Carlijn van Helmond Expert

Irene Niessen Eindverantwoordelijk partner

Renske heeft brede ervaring met onderzoeken in het sociaal domein, ggz en domeinoverstijgende samenwerking en financiering. Ook heeft ze veel kennis van en ervaring met evaluatieonderzoek vanuit haar eerdere werk bij het Ministerie van Financiën. In het verleden werkte ze als actieonderzoeker bij multiprobleemgezinnen, waar ze in de praktijk ervaring heeft opgedaan met het realiseren van doorbraken over domeinen heen.

Shimen heeft een achtergrond in de politicologie en behaalde vervolgens haar MBA aan de Erasmus Universiteit. Eerder evalueerde zij voor verschillende internationale bedrijven hun bedrijfsprocessen. Binnen AEF richt zij zich onder andere op evaluatieonderzoeken, meest recentelijk de Zbo-evaluatie van het CAK.

Carlijn heeft brede ervaring met onderzoeken en evaluaties bij toegangsteams binnen gemeenten. Zo was zij betrokken bij formatieonderzoeken voor toegangsteams in de gemeenten Rotterdam, Almere en Zwartewaterland en bij een evaluatie van de sociaal wijkteams in de Gemeente Venlo. Ook heeft zij onderzoek gedaan in opdracht van het Programma Toekomstscenario Kind- en Gezinsbescherming naar de inrichting van regionale veiligheidsteams.

Irene is managing partner van AEF en heeft ruime ervaring met evaluaties binnen en buiten dit domein. Zij is expert op het brede sociaal domein, waaronder jeugdzorg, JGZ, Wmo, participatie en welzijn. Irene zal optreden als eindverantwoordelijk partner voor dit onderzoek en is daarmee beschikbaar als klankbord voor het team en verantwoordelijk voor de kwaliteitsborging.

CONCEPT

Meer weten?

(030) 236 30 30 Andersson Elffers Felix www.aef.nl Mail@aef.nl 26-5-2025