Addendum bedrijfsplan met begroting ODVeluwe 2024

Addendum bedrijfsplan met begroting ODVeluwe 2024

Inleiding Het ‘Bedrijfsplan voor een Omgevingsdienst Veluwe’ dateert van 8 juni 2022 en was gebaseerd op de informatie destijds, waaronder de ontwerpbegroting 2022. Het bedrijfsplan is inmiddels geactualiseerd voor de situatie 2024. Dit addendum wijzigt de volgende tekstonderdelen in het bedrijfsplan.

Hoofdstuk 1: Achtergrond en aanleiding voor dit bedrijfsplan Toevoegen paragraaf ‘Besluitvorming en Inrichten’ De Algemeen Besturen van OVIJ en ODNV hebben in 2022 op basis van het bedrijfsplan het voorgenomen besluit genomen tot de fusie van ODVeluwe. Dit was het sein om in januari 2023 te starten met de voorbereiding van besluitvorming door deelnemende gemeenten en provincie en het inrichten en bouwen van de nieuwe organisatie (zie hoofdstuk 7).

Hoofdstuk 2: Beoogde doelstellingen van de gezamenlijke dienst Wijziging laatste alinea Doelstelling 3 is de slagkracht op ontwikkelingen vergroten Daarnaast is er de komst van de Omgevingswet per 1 januari 2024 en de ontwikkeling naar data-gedreven omgevingsdiensten. Naast inhoudelijke ontwikkelingen vragen deze twee ontwikkelingen de komende jaren veel van de organisatie.

Hoofdstuk 3: Bestuurlijke uitgangspunten voor de gezamenlijke dienst Verwijderen alinea Uitgangspunt 5 de dienst is een brede omgevingsdienst met de wettelijke basistaken als kern In het karakter van een brede dienst passen ook de natuur en flora en fauna taken die nu door de provincie worden uitgevoerd. Aan de provincie wordt voorgelegd of de uitvoering van deze zogenaamde groene taken bij de gezamenlijk nieuw te vormen dienst kunnen worden ondergebracht, om zodoende integraal alle relevante wetgeving qua uitvoering in één dienst onder te brengen.

Hoofdstuk 4: Bestuurlijke uitgangspunten voor de gezamenlijke dienst Verwijderen van zinsnede onder Hoofdprincipe 2. Sowieso zal er op basis van de ervaringen van de afgelopen twee jaar met COVID veel meer plaats- en tijd onafhankelijk gewerkt (kunnen) worden.

1

Hoofdstuk 5: Financiën: in geheel actualiseren i.c. nieuw hoofdstuk met Vervangen van het gehele hoofdstuk door onderstaande tekst Inleiding In dit hoofdstuk zijn de financiën van de nieuwe dienst op hoofdlijnen uitgewerkt. Het bedrijfsplan bevat de indicatieve begroting ODVeluwe 2024 en fusiebegroting eenmalige kosten voor oprichting van ODVeluwe). De in begroting ODVeluwe 2024 gepresenteerde deelnemersbijdrages en beschikbare uren zijn grotendeels gebaseerd de huidige begrotingen van OVIJ en ODNV. De posten die verhogend zijn ten opzichte van de ontwerpbegroting ODNV en OVIJ worden veroorzaakt door het verwerken van de uitgangspunten (2% opleidingskosten, 2% ontwikkelkosten, schaalsprong 10 fte en 1% onvoorzien) die in het Bedrijfsplan d.d. juni 2022 zijn opgenomen. De keuzes die in de loop van het jaar worden gemaakt over de inrichting van ODVeluwe, het kwaliteitsniveau van de producten en in relatie hiermee de productnormen van ODVeluwe, kunnen leiden tot andere (financiële) bijdrages (en beschikbare uren) dan in deze begroting gepresenteerd. Uitgangspunten exploitatie ODVeluwe Voor de begroting van de nieuw te vormen ODV gelden de volgende uitgangspunten: 1. In de kern vormen de huidige ontwerpbegrotingen 2024 van ODNV en OVIJ samen de basis voor de nieuwe begroting. 2.

In de begroting landen de hoofdprincipes zoals uitgewerkt in hoofdstuk 4 van het bedrijfsplan juni 2022. 3. Meer specifiek gelden de volgende uitgangspunten voor de begroting: a. Het opleidingsbudget voor personeel is 2% van de loonsom. b. Het (Organisatie) ontwikkelingsbudget is 2% van de loonsom. c. Voor indicatief 10 fte wordt budget voor een schaalsprong gereserveerd om zodoende een kwaliteitsimpuls te kunnen geven aan de nieuwe organisatie. d. Er wordt gewerkt met een productiviteitsnorm van 1.350 uur per medewerker conform landelijke gemiddelden en hetgeen ook binnen het Gelders stelsel is afgesproken als norm. e. Er wordt een post onvoorzien in de begroting opgenomen van 1% van de begrote kosten. f. Jaarlijkse loon en prijsindexaties conform CPB worden meegenomen. 4. Er wordt gekeken en gestreefd om ook inverdieneffecten te realiseren als gevolg van het samengaan van de twee diensten, zonder dat dit een doel op zich is. 5. Het beperkte synergievoordeel in personele overhead wordt ingezet voor het primaire proces, verwachting is hooguit 2 fte. Overzicht van de huidige begrotingen De huidige ontwerpbegrotingen voor 2024 zijn als volgt qua opbouw en omvang. Tabel 1: Huidige ontwerpbegrotingen 2024 OVIJ en ODNV

LASTEN Personeelskosten primair proces

Ontwerpbegroting OVIJ 2024 (in EUR)

Ontwerpbegroting ODNV 2024 in (in EUR)

4.458.910

4.693.000

2

Ontwerpbegroting OVIJ 2024 (in EUR)

Ontwerpbegroting ODNV 2024 in (in EUR)

Opleidingskosten primair proces

66.884

94.000

Algemene personeelskosten primair proces Personeelskosten overhead

89.178

8.500

1.071.033

1.158.400

Opleidingskosten overhead

16.065

24.000

Algemene personeelskosten overhead

16.065

64.400

Inhuurbudget ter vervanging formatie

96.838

170.700

Personeel- en uitvoeringskosten

73.378

106.100

DVO taken

110.150

214.703

Huisvesting

272.441

235.397

ICT

657.255

205.100

-

118.000

Organisatiekosten

77.091

146.700

Onvoorzien

76.542

77.000

7.081.831

7.316.000

Budgetten geoormerkt

130.269

196.800

Bijdragen stelseltaken

518.676

165.900

7.730.776

7.678.700

603.824

134.700

7.126.942

7.194.700

Subsidies Rijk en provincie

n.v.t.

138.100

Overige goederen en diensten

n.v.t.

216.900

Overboeking bijdragen naar stelseltaak BSBm

n.v.t.

-5.700

TOTAAL

7.730.766

7.678.700

Kosten onderdeel van het uurtarief

6.986.251

7.239.000

Begrote productieve uren

70.221

72.548

Uurtarief 2024

99,49

99,78

LASTEN

Organisatieontwikkelingskosten

SUBTOTAAL

TOTAAL LASTEN

BATEN Baten stelsel Deelnemersbijdragen

Mogelijke inverdieneffecten Bij de start van ODVeluwe is niet de verwachting dat er financieel veel valt in te verdienen, hooguit een beperkt synergievoordeel in personele overhead (dit voordeel wordt ingezet voor het primaire proces). Bij de start zal op onderdelen met bestaande budgetten een andere invullingen worden gegeven aan bijvoorbeeld de invulling van het functiegebouw, met name daar waar het gaat om de inrichting van de bedrijfsvoering. De verdere details over de opzet en vorming van het functiegebouw en de verdere invulling van de zgn. PIOFACH-taken moeten nog worden uitgewerkt.

3

Opzet nieuwe organisatie Voor de ODVeluwe wordt een formatie geraamd van ca. 126 fte. Deze formatie is gebaseerd op de bestaande formatie ODNV en OVIJ voor 2024. Na de zomer zal de opzet van de nieuwe organisatie verder worden verfijnd in een detailplan. Mogelijk dat uit dit detailplan blijkt, dat door de nieuwe inrichting van ODVeluwe binnen de totale formatie op onderdelen een verschuiving nodig is in termen van structuur. Het overzicht in tabel 2 is een rudimentaire uitwerking van de bestaande formatie van beide omgevingsdiensten: Tabel 2: Formatie ODVeluwe 2024 ODVeluwe

FTE

Toelichting

en

21

Directie, management, control, secretariaat en PIOFACH-taken

Primair proces inclusief ondersteuning primair proces

105

Vergunningverleners, toezichthouders, BOA’s, Juristen en adviseurs (oa bodem, geluid, RO, ecologie), projectleiders, functioneel en gegevensbeheerders, data-analyse en administratief medewerkers

Totaal

126

Management bedrijfsvoering

Nieuwe begroting op hoofdlijnen en de daarbij behorende deelnemersbijdragen Voor ODVeluwe is een concept ontwerpbegroting opgesteld, op basis van de hierboven beschreven uitgangspunten: Tabel 3: Concept ontwerpbegroting ODVeluwe 2024 LASTEN

Exploitatie ODVeluwe

Personeelskosten primair proces

€

9.151.910

Opleidingskosten primair proces (2%)

€

183.038

Algemene personeelskosten

€

97.678

Personeelskosten overhead

€

2.229.433

Opleidingskosten overhead (2%)

€

44.589

Algemene personeelskosten

€

80.465

Schaalsprong circa 10 fte

€

109.354

Inhuurbudget ter vervanging formatie

€

267.538

Personeel- en uitvoeringskosten

€

179.478

DVO taken

€

324.852

Huisvesting

€

507.839

ICT

€

862.355

Organisatieontwikkelingskosten (2%)

€

227.627

Organisatiekosten

€

223.791

4

LASTEN

Exploitatie ODVeluwe

Onvoorzien (1%)

€

155.016

SUBTOTAAL

€

14.644.964

Budgetten geoormerkt

€

327.069

Bijdragen stelseltaken

€

684.576

TOTAAL LASTEN

€

15.656.609

Baten stelsel

€

738.524

Deelnemersbijdragen

€

14.321.642

Extra deelnemersbijdrage agv uitgangspunten BP

€

247.143

Subsidies Rijk en provincies

€

138.100

Overige goederen en diensten

€

216.900

Overboeking bijdragen naar stelseltaak BSBm ODNV

€

-5.700

TOTAAL

€

15.656.609

Kosten onderdeel van het uurtarief

€

14.470.910

BATEN

Begrote productieve uren

148.936

Uurtarief 2024

€

97,16

Het integrale uurtarief behorend bij deze begroting zal € 97,16 zijn, gebaseerd op een productiviteitsnorm van 1.350 uur per fte primair proces. Deelnemersbijdrage is de basis voor beschikbare uren per deelnemer In onderstaande figuren is de deelnemersbijdrage op basis van de ontwerpbegroting 2024 vergeleken met de deelnemersbijdrage onder de ODVeluwe: Tabel 4:Deelnemersbijdragen ODV deelnemers OVIJ Deelnemersbijdrage Deelnemersbijdrage ontwerpbegroting ODVeluwe ontwerpbegroting OVIJ 2024 2024 (in EUR)

(in EUR)

Apeldoorn

5.117.505

5.255.168

Brummen

436.120

447.851

Voorst

595.318

611.332

Epe

967.999

994.039

Gelderland

10.000

10.269

7.126.942

7.318.661

Subtotaal OVIJ deelnemers

5

Tabel 5: Deelnemersbijdragen ODV deelnemers ODNV Deelnemersbijdrage Ontwerpbegroting ODNV 2024

Deelnemersbijdrage Ontwerpbegroting ODVeluwe 2024 (in EUR)

(in EUR) Gelderland

174.244

175.586

Elburg

795.491

801.619

Ermelo

1.176.669

1.185.733

Harderwijk

1.687.391

1.700.389

Hattem

248.933

250.850

Heerde

374.388

377.272

Nunspeet

755.759

761.580

Oldebroek

637.641

642.553

Putten

1.344.183

1.354.537

Subtotaal ODNV deelnemers

7.194.699

7.250.123

Tabel 6: Totale deelnemersbijdragen Deelnemersbijdrage Totale deelnemersbijdrage

Ontwerpbegroting ODNV en OVIJ 2024 14.321.642

Ontwerpbegroting ODVeluwe 2024 14.568.784

De deelnemersbijdrage is de basis voor de beschikbare uren per deelnemer. De deelnemersbijdrage wordt gedeeld door het integrale uurtarief om het aantal beschikbare uren per deelnemer vast te stellen. Met het programma wordt vervolgens regionaal en per deelnemer uitgewerkt wat er voor de uren wordt gedaan in termen van diensten en producten. Verschillenanalyse ontwerpbegroting ODNV en ODVeluwe ODNV heeft, om voldoende voor te sorteren op de beoogde fusie, de ontwerpbegroting 2024 conform de door het AB op 24 november vastgestelde uitgangspunten, gebaseerd op de uitgangspunten die staan beschreven in het bedrijfsplan van de ODVeluwe:  Opleidingsbudget personeel: 2% van de totale loonsom (t/m 2023: 2% van loonsom primair proces)  (Organisatie) ontwikkelingsbudget: 2% van de loonsom (t/m 2023: vast bedrag ad € 52.000)  Een productiviteitsnorm van 1.350 uur conform landelijke gemiddelden en hetgeen ook binnen het Gelders stelsel is afgesproken als norm. (t/m 2023: 1.400 u/fte) Met de schaalsprong van 10 fte is geen rekening gehouden in de begroting van ODNV, dit is een kostenverhogend effect van de fusie ten opzichte van de ontwerpbegroting ODNV 2024.

6

Deelnemersbijdrage Beschikbare uren ontwerpbegroting ontwerpbegroting ODNV 2024 2024 ODNV (in EUR)

Deelnemersbijdrage ontwerpbegroting ODVeluwe 2024 (in EUR)

Beschikbare uren ontwerpbegroting 2024 ODVeluwe (indicatief)

Gelderland

174.244

1.757

175.586

1.795

Elburg

795.491

8.021

801.619

8.195

Ermelo

1.176.669

11.865

1.185.733

12.122

Harderwijk

1.687.391

17.015

1.700.389

17.383

Hattem

248.933

2.510

250.850

2.564

Heerde

374.388

3.775

377.272

3.857

Nunspeet

755.759

7.621

761.580

7.786

Oldebroek

637.641

6.430

642.553

6.569

Putten

1.344.183

13.554

1.354.537

13.847

Subtotaal ODNV

7.194.699

72.548

7.250.123

74.118

Verschillenanalyse ontwerpbegroting OVIJ en ODVeluwe OVIJ heeft de ontwerpbegroting 2024 gebaseerd op de begroting 2023 en de uitgangspunten zoals die in december 2022 zijn vastgesteld door het AB. In haar ontwerpbegroting 2024 is geen rekening gehouden met de uitgangspunten uit het bedrijfsplan van juni 2022:  Een verhoging van de opleidingskosten van 1,5% naar 2% van de loonsom.  Een (organisatie) ontwikkelbudget van 2% van de loonsom.  Een schaalsprong van 10 fte ad € 109.354 in totaliteit. Verder heeft OVIJ wel de jaarlijkse loon- en prijsindexatie conform CPB toegepast. Met de nieuwe CAO Gemeenten, die waarschijnlijk in april 2023 wordt bekrachtigd, is geen rekening gehouden, omdat bij de opstelling van de ontwerpbegroting 2024 nog niet bekend was wat deze nieuwe CAO financieel zou betekenen voor OVIJ. Deelnemersbijdrage Beschikbare uren ontwerpbegroting ontwerpbegroting OVIJ 2024 2024 OVIJ (in EUR)

Deelnemersbijdrage ontwerpbegroting ODVeluwe 2024 (in EUR)

Beschikbare uren ontwerpbegroting 2024 ODVeluwe (indicatief)

Apeldoorn

5.117.505

47.050

5.255.168

53.723

Brummen

436.120

3.780

447.851

4.578

Voorst

595.318

4.977

611.332

6.250

Epe

967.999

8.345

994.039

10.162

Gelderland Subtotaal OVIJ deelnemers

10.000

0

10.269

105

7.126.942

64.1521

7.318.661

74.818

1

Dit is exclusief de uren voor de stelseltaak K&P en Complexe handhaving, in totaal 6.069 uren. In de urenverdeling is rekening gehouden met de bruto-netto-berekening 2024.

7

Financieringsmodel exploitatie Zowel ODNV als OVIJ hebben nu hetzelfde financieringsmodel en voorgesteld wordt om dat model in de toekomst te blijven hanteren. In de kern komt dat op het volgende neer: Voor de VTH-en adviestaken: - Er wordt input gefinancierd. De bijdrages van de deelnemende gemeentes worden gebaseerd op de door het AB vastgestelde begroting. Uren die in de huidige situatie op basis van gerealiseerde uren worden afgerekend blijft ongewijzigd. - De budgetten c.q. bijdrages worden omgezet naar beschikbare uren. - De diensten en producten die voor deze uren worden geraamd, worden vastgelegd in een (jaarlijks) uitvoeringsprogramma dat in samenspraak met de deelnemers wordt opgesteld. - Er wordt niet afgerekend per deelnemer op basis van daadwerkelijk gemaakte uren en/of producten, tenzij zo overeengekomen. - Het (financiële) resultaat van de Omgevingsdienst wordt naar rato van inbreng over de deelnemende gemeentes verdeeld. Dit geldt zowel voor een positief als negatief resultaat. - Ten minste één keer per vier jaar wordt de deelnemersbijdrage geëvalueerd. Voor de regionale projecten of verzoeken tot extra taken: - Er wordt per project of per deelnemer tevoren een inschatting gemaakt van de benodigde uren. - Er wordt per project of per extra taak afgerekend op basis van daadwerkelijk bestede uren en het integrale uurtarief van de omgevingsdienst.

Op termijn komen tot een level playing field Zoals hierboven beschreven is er sprake van een inputbegroting met bijbehorende prestaties gebaseerd op de huidige ambitie- en uitvoeringsniveaus van de twee regio’s. De huidige situaties zijn dus bij de start leidend. Om te komen tot een gezamenlijk regionaal en eensluidend ambitieniveau en daarmee een gelijk speelveld voor de gehele taakuitvoering, zal op termijn een objectiever uitvoeringsniveau worden bepaald. Dit wordt uitgewerkt op basis van objectieve grondslagen (zoals het aantal activiteiten), gezamenlijk vastgestelde ambities en kengetallen van de dienst. Daarbij kunnen dan ook de ervaringen van de invoering en werking van de Omgevingswet worden betrokken. Het uitwerken van een nieuw gezamenlijk ambitieniveau kan leiden tot verschuivingen/ aanpassingen van de deelnemersbijdrages, aangezien bij de start de huidige ambitieniveaus worden gehanteerd. Eventuele veranderingen in deelnemersbijdragen zijn dan te koppelen aan het harmoniseren van de ambities voor de gehele regio. Te zijner tijd zal dit worden uitgewerkt. Uiteraard wordende deelnemers hierbij betrokken. Mogelijke kostenstijgingen als gevolg van de Omgevingswet De uitgewerkte begroting kent verder nog een onzekerheid, te weten eventuele kostenstijgingen als gevolg van de Omgevingswet.

Uit landelijke analyses blijkt dat het goed denkbaar is dat de uitvoering van de Omgevingswet leidt tot grotere verschillen tussen deelnemers als het gaat om (beleids)keuzes. Hierdoor daalt de uniformiteit van het werk en stijgen mogelijk de kosten. Er is meer maatwerk nodig. Omdat de exacte financiële impact nog moeilijk te voorzien is, wordt hier alleen melding gedaan van deze onzekerheid. Door beleidskeuzes gekoppeld aan de Omgevingswet regionaal af te stemmen en met de ODVeluwe te bespreken bestaan er mogelijkheden om deze mogelijke financiële impact te

8

beperken. Vooralsnog worden geen nieuwe kosten geraamd als gevolg van de inwerkingtreding van de Omgevingswet per 1 januari 2024. De komende jaren bouwen we meer ervaringscijfers op zodat we met elkaar kunnen bepalen welke impact dit in financiële zin heeft voor de ODVeluwe. Algemene en bestemmingsreserves Om tegenvallers op te vangen, wordt het de dienst toegestaan om algemene- en bestemmingsreserves te vormen tot een maximum van 5% van de exploitatie.

Hoofdstuk 6: Bestuurlijk construct Vervangen paragraaf ‘Nieuwe GR op basis van de bestaande’ door onderstaande tekst De nieuwe GR wordt gebaseerd op de huidige bestaande twee GR-en, met enkele aanpassingen - De stemverhouding binnen de nieuwe GR is ‘elk lid één stem’ om zo de gelijkwaardigheid tussen de deelnemers te onderstrepen met de mogelijkheid van een herstemming als 3 leden van het algemeen bestuur van opvatting zijn dat een besluit tot ongewenste en onrechtvaardige gevolgen leidt voor de deelnemers die zij vertegenwoordigen. Bij een herstemming geldt het principe van gewogen stemmen. Dit betekent het aantal stemmen per deelnemer op basis van het aandeel in de begroting. - Het AB kiest uit zijn midden de voorzitter en plaatsvervangend voorzitter. - Er wordt een DB gekozen uit het midden van het AB met vier leden naast de voorzitter. Ten opzichte van de bestaande GR-en worden zijn ook de eisen uit wijziging Wet gemeenschappelijke regeling betrokken. Het betreft onder meer de bepalingen over de zienswijzeprocedure en inspraakregeling.

Hoofdstuk 7: Besluitvorming, doorkijk vervolg en incidentele kosten Vervangen paragraaf ‘Besluitvorming GR en bedrijfsplan’ door onderstaande tekst De formele besluitvorming over de nieuwe GR en het Bedrijfsplan is als volgt: - Het instemmen met het voorstel om de Gemeenschappelijke regeling Veluwe IJssel / Noord-Veluwe in te trekken en één gezamenlijke Gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst Veluwe vast te stellen met ingangsdatum 1 januari 2024; - Het kennisnemen van het “Bedrijfsplan voor een Omgevingsdienst Veluwe” d.d. 8 juni 2022, inclusief bijbehorend “Addendum bedrijfsplan; - Het vaststellen van de Ontwerpbegroting 2024 van Omgevingsdienst Veluwe.

Vervangen paragraaf ‘benoemen kwartiermaker’ door ‘inrichten projectorganisatie’ met volgende tekst

9

Direct na besluitvorming in de AB’s over GR en het Bedrijfsplan wordt een kwartiermakersteam ingesteld benoemd met als opdracht het inrichten van de organisatie. Het kwartiermakersteam bestaat uit de directeuren van OVIJ en ODNV en een externe procesbegeleider. Het team is verantwoordelijk voor de stappen, kwaliteit en financiën die gepaard gaan met de inrichting. Het team legt verantwoording af en legt de noodzakelijke besluiten voor aan de stuurgroep of de besturen van OVIJ en ODNV. De stuurgroep bestaat uit de voorzitters van beide besturen, een gemeentesecretaris, de beide directeuren en de externe procesgeleider. Het kwartiermakersteam geeft leiding aan de projectorganisatie waaronder verschillende werkgroepen worden geplaatst. Het team is verantwoordelijk voor de terugkoppeling naar de besturen, de ambtelijk vertegenwoordigers van de deelnemers en naar de ingestelde Bijzondere Ondernemingsraad (BOR) en de medewerkers. In de werkgroepen worden actief medewerkers vanuit het primaire proces en de bedrijfsvoering betrokken om het draagvlak en de betrokkenheid bij de inrichting van de nieuwe organisatie te maximaliseren.

Vervangen paragraaf ‘doorkijk inrichtingsfase’ door ‘inrichtingsfase’ met onderstaande tekst Op dit moment wordt er nu al tussen de diensten veel samen gewerkt en voor de inrichtingsfase kan daar mooi op worden voortgebouwd. De opgave is een ODVeluwe die op 1 januari 2024 juridisch, fiscaal, bedrijfsmatig zodanig gereed en operationeel is, dat de taakuitvoering en dienstverlening richting haar deelnemers kan plaatsvinden. Een groot aantal zaken dient geregeld zijn om per 1 januari 2024 goed te kunnen starten: - Opstellen of aanpassen van benodigde regelingen en mandaten om als bestuur ODVeluwe en als organisatie de uitvoering te kunnen verzorgen. Hiertoe behoort onder meer het vaststellen van een dienstverleningsovereenkomst per partner en het mandaatbesluit. Het mandaatbesluit regelt dat het bestuur ODVeluwe over de juiste bevoegdheden beschikt om de taken te kunnen uitvoeren. De colleges worden na de zomer 2023 gevraagd om het mandaatbesluit te nemen waarbij het uitgangspunt is dat er een uniform mandaat voor de gehele regio wordt gehanteerd; - Het inrichten van en bouwen aan de nieuwe organisatie door keuzes te maken over het management, de opbouw van de afdelingen, het stroomlijnen van de werkprocessen en werkwijze et cetera.

Het op te stellen inrichtingsplan geeft hieraan sturing en de uitvoering geschiedt in samenwerking met de medewerkers; - Het plaatsen van medewerkers op de juiste plek / functie binnen de nieuwe organisatie waarbij de bestaande rechten van de medewerkers en de werkgelegenheid zijn geborgd. Het komen tot een sociaal plan als aanvulling op het Gelderse sociaal statuut is een belangrijke eerste stap. De plaatsing van medewerkers vindt gefaseerd plaats. De inzet is het management rond de zomer van 2023 te benoemen. De plaatsing van de overige medewerkers vindt daarna plaats. - Het inrichten van de bedrijfsvoering. De huidige omgevingsdiensten hebben de ondersteunende processen/bedrijfsvoering op een bepaalde manier georganiseerd. Voor ODVeluwe zijn keuzes nodig om tot een geïntegreerde bedrijfsvoering te komen. Hiertoe behoort ook de vraag wat doet de ODVeluwe zelf en wat wordt ingekocht, en dit vervolgens ook uitvoeren.

10

De inrichtingsfase start met het opstellen van een plan van aanpak (Routekaart) met bijbehorende gedetailleerde proces- en productenplanning.

Vervangen tekst paragraaf ‘planning op hoofdlijnen’ Voor de inrichtingsfase zijn de mijlpalen en het kritieke pad opgesteld. Mijlpalen en kritieke pad inrichtingsfase 

Vaststelling van routekaart: 1 maart 2023



Vaststelling hoofdplan Inrichting organisatie ODVeluwe: 1 juni 2023



Vaststelling Sociaal plan en Functieboek: 1 juni 2023



Aanbieden fusiebesluit (inclusief bedrijfsplan, begroting, GR en college/raadsvoorstel) voor 1 juli 2023*



Plaatsing en benoeming sleutelfuncties ODVeluwe: 1 juli 2023



Vaststelling detailplan Inrichting organisatie ODVeluwe: 1 september 2023



Definitief besluit deelnemers over fusie: 1 november 2023



Afronding plaatsingstraject: 1 december 2023



Oprichtingsvergadering nieuwe Gemeenschappelijke Regeling ODveluwe: Q4 2023



Afronding overdrachtstraject van alle juridische rechten en plichten naar ODVeluwe: december 2023

* Betreft uiterste datum. Deelnemers hebben aangegeven de besluitvorming ‘op te willen laten lopen’ met de begrotingsbehandeling. Het proces is hierop ingericht zodat begin april 2023 de benodigde documenten worden aangeboden voor de start van de besluitvorming in de gemeenten en de provincie.

De mijlpalen moeten gelezen worden als ‘deadline’, d.w.z. de uiterste datum dat het betreffende onderwerp is gerealiseerd dan wel is besloten. Een voorbeeld. De afronding van het plaatsingstraject staat op 1 december. Het traject bestaat uit verschillende stappen en medewerkers krijgen eerder dan deze datum duidelijkheid over de nieuwe plek in de OD Veluwe. Alleen de feitelijke afronding van het gehele traject is voorzien op 1 december.

Vervangen tekst paragraaf ‘Incidentele kosten voor het stichten van een gezamenlijke dienst’ Fusiebegroting ODVeluwe Voor het neerzetten van de ODVeluwe moet een eenmalige investering worden gedaan. De totale omvang van deze eenmalige investering is gebaseerd op een aantal aannames en ervaringen. Het bedrag is vooralsnog gemaximaliseerd op genoemd bedrag. Tabel 7: Fusiebegroting ODVeluwe Fusiebegroting (incidentele begroting Bedrijfsplan) Proces Proces - en projectmanagement

€ 300.000

Communicatie/website/huisstijl

€ 25.000

BOR

€ 5.000

Sessies/locaties/integratie

€ 10.000

11

Mensen Implicaties sociaal plan

PM

Systemen Integratie zaaksysteem primair proces

€ 50.000

Integratie zaaksysteem bedrijfsvoering

€ 10.000

Integratie tijdschrijven

€ 25.000

Overgang 1 financieel systeem

€ 40.000

Overgang 1 HRM systeem

€ 40.000

Overgang naar 1 managementsysteem

€ 40.000

Onvoorzien

€ 30.000

Totaal

€ 575.000

Ten aanzien van de fusiebegroting worden de volgende opmerkingen geplaatst: - Deze kosten op de fusiebegroting zijn kosten die voorafgaand aan de fusie worden gemaakt en komen daarom ook niet ten laste van ODVeluwe. - Gebruikelijk is om ten aanzien van de eenmalige kosten een bedrag te hanteren tussen de 5-10% van de totale exploitatiebegroting. De in het bedrijfsplan juni 2022 geraamde eenmalige kosten zijn lager dan dit gebruikelijke percentage. - De kosten als gevolg van de implicaties van het sociaal plan zijn op dit moment nog niet te maken, indien nodig moeten hier nog aanvullende afspraken over gemaakt worden als deze kosten niet gedekt kunnen worden uit de geraamde eenmalige kosten. De verwachting is dat dit geen problemen oplevert. - Eventuele frictiekosten zijn kosten voor de latende organisaties en maken geen onderdeel uit van deze fusiebegroting. Bestaande afspraken die eerder zijn gemaakt bij de start van ODNV en OVIJ blijven voortbestaan met de komst van ODVeluwe. - De inschattingen voor de kosten voor de integratie van systemen zijn rudimentair en gebaseerd op aannames en niet op een analyse van bestaande systemen en het toekomstige systeem.

12