Aanbestedingsstrategie accountantsdiensten ISNV 2027-2032

Aanbestedingsstrategie Accountantsdiensten 2027-2032

Opdrachtgever Versie Datum

Inhoudsopgave

Inkoopsamenwerking Noord Veluwe Startnotitie aanbesteding Accountantsdiensten 2027-2032 24 december 2025

1. Aanleiding.............................................................................................................................2 2. Behoeftestelling....................................................................................................................3 3. Raming van de opdrachtwaarde..........................................................................................3 4. Marktonderzoek....................................................................................................................4 5. Keuze van de aanbestedingsprocedure...............................................................................5 6. Keuze inkoop- en aanbestedingsstrategie...........................................................................5 7. Gunningscriteria...................................................................................................................5 8. Kwaliteitscriteria...................................................................................................................5 9. Duurzaamheidscriteria.........................................................................................................5 10. Toepassing van Social Return on Investment....................................................................5 11.

Werkwijze deelnemers.......................................................................................................6 12. Kwantitatieve en kwalitatieve voor- en nadelen aanbesteding...........................................6 13. Kosten- en batenanalyse, berekening kosten per deelnemer............................................6

1

1.

Aanleiding

Door de opdrachtgever, de stuurgroep ISNV samen met de inhoudelijk deskundigen van de deelnemende organisaties, is opdracht gegeven om een startnotitie op te stellen om te onderzoeken of en op welke wijze een gezamenlijke aanbesteding van accountantsdiensten voor de boekjaren 2027-2031 plaats kan vinden. Deze startnotitie bevat de o.m. behoeftestelling, raming en inventarisatie. Op basis hiervan wordt een advies uitgebracht aan de gemeenteraad of een vertegenwoordiging van de raad (fractievoorzitters/seniorenconvent/presidium) inzake deelname aan deze aanbesteding. Na het besluit tot deelname door de raad wordt de aanbestedingsprocedure gestart. Dit wordt de derde gezamenlijke aanbesteding. Bij de laatste aanbesteding hebben de volgende gemeenten en gemeenschappelijke regelingen deelgenomen: ● De gemeenten Hattem, Heerde, Oldebroek, Elburg, Nunspeet en de gemeenschappelijke regeling I-dienst H2O (perceel 1);. ● De gemeenten Bunschoten, Leusden, Nijkerk en Putten (gezamenlijk perceel 2). ● De gemeenten Ermelo, Harderwijk, Zeewolde en GR Meerinzicht (hierna: EHZM). (Perceel 3) De volgende deelnemers binnen de ISNV hebben zich (onder voorbehoud van besluitvorming door de raad / bestuur) bereid verklaard om aan de voorbereiding van de aanbesteding mee te doen en hebben binnen hun organisatie een afgevaardigde voor de projectgroep aangewezen: ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ●

De gemeente Hattem - Henk Scheffel; De gemeente Heerde - Rianne van der Veen; De gemeente Oldebroek – Bas Disco; De regeling I-dienst H2O - Rianne van der Veen; De gemeente Elburg - Leida Hoekert; NoordVeluwse Archiefdienst (NoVa) De gemeente Nunspeet - Jan Gardenbroek; De gemeente Ermelo - Richard Verhoef; De gemeente Harderwijk - Nina Hofstra; De gemeente Zeewolde -Jeroen van der Cingel; De gemeenschappelijke regeling Meerinzicht - Kees Dijkstra; De gemeente Bunschoten - Margreet Visscher; De gemeente Nijkerk - Bea Vrijhof; De gemeente Leusden - Annemarie Smals; De gemeente Putten - Kees Dorgelo;

In deze aanbestedingsstrategie gaan wij ervan uit dat de BLNP-gemeenten weer gezamenlijk een perceel zullen vormen, omdat zij door dezelfde accountant bediend willen worden. EHZM heeft aangegeven ook om die reden samen één perceel te willen vormen. Overige gemeenten hebben aangegeven gezamenlijk 1 perceel te vormen: Hattem, Heerde, Oldebroek, Nunspeet, Elburg en NoordVeluwse Archiefdienst (NoVa) samen met de I-dienst H2O.

2

Op dit moment worden de BLNP-gemeenten en EHZM bediend door accountant Eshuis registeraccountants. De kop van de Veluwe wordt bediend door Baker Tilly Berk (BTB). Meerinzicht domein Bedrijfsvoering is penvoerder van deze aanbesteding en zal het fysieke archief voor deze aanbesteding verzorgen. Uiteindelijk zullen de overeenkomsten die voortvloeien uit deze aanbesteding door de Burgemeester, Gemandateerde van iedere gemeentelijke regeling worden getekend. Iedere organisatie krijgt zijn eigen contract. De voorkeur voor de projectsamenstelling is om alles samen te doen. Binnen elk perceel geldt dat er een zekere mate van flexibiliteit is met betrekking tot het opstellen van het programma van eisen en de gunningscriteria.

2.

Behoeftestelling

Met accountantsdiensten wordt de volgende dienstverlening ingekocht: ● De certificerende functie, gericht op het verstrekken van een accountantsoordeel bij de jaarrekening. Dit is inclusief de bijlagen behorende bij de ‘single information single audit’; ● De natuurlijke adviesfunctie, voortvloeiend uit en onlosmakelijk verbonden met de certificerende functie; ● Bestuurlijke ondersteuner van de Raad van de gemeenten respectievelijk (Algemeen) Bestuur van de Gezamenlijke Regelingen; ● Uitvoering van de interim-controle; ● Algemene ondersteuning bij vraagstukken c.q. feedback geven daarover; ● Adviseur van de Colleges en Besturen met betrekking tot (bestuurlijke) informatievoorziening ; ● Het verstrekken van een accountantsoordeel bij diverse deelverklaringen; De genoemde taken worden verder uitgewerkt in het programma van eisen en wensen. De Opdrachtgevers houden zich het recht voor – indien dit in het belang is voor de opdrachtgevers – opdrachten voor reviews te verlenen aan een andere accountant.

3.

Raming van de opdrachtwaarde

Voor de raming van de opdrachtwaarde is gekeken naar de waarden in de afgelopen jaren. Hierbij is rekening gehouden met het toekomstperspectief. Tevens is in de opdrachtwaarde rekening gehouden met de SISA regelingen. Berekening opdrachtwaarde accountantsdiensten 2027-2032 Naam organisatie Ermelo Harderwijk Zeewolde

Opdrachtwaarde per jaar € 70.000 € 100.000 € 70.000

3

Meerinzicht Hattem Heerde Oldebroek BVO (I-Dienst) Nunspeet Elburg

€ 120.000 € 125.000 € 100.000 € 50.000 € 130.000 € 115.000 € 24.000

NoVa Bunschoten Leusden Putten Nijkerk Totaal

4.

€ 112.000

€ 70.000 € 80.000 € 84.500 € 100.000 € 1.326.500 per jaar € 7.959.000 voor de gehele contractperiode

Marktonderzoek

Voor deze aanbesteding is niet gekozen om een formele marktconsultatie te doen maar een desk research. Als er wordt gekeken naar aanbestedingen die de afgelopen twee (2) jaar openbaar zijn aanbesteed, kunnen wij stellen dat er niet veel aanbieders op de markt zijn. In Tenderned komen wij tegen dat er veelal maar 1 inschrijver is en af en toe twee. Namen die wij tegenkomen zijn: ● Eshuis ● BDO ● PwC ● Bakertilly ● Flynth ● ETL ● Publieke belang accountants

4

●

Publieke sector accountants

Zie bijvoorbeeld de publicatie van gemeenten: Goes, Venray, Meppel, Sittard en Geleen, Waalwijk. De opdracht wordt veelal als reguliere overheidsopdracht in de markt gezet en niet als raamovereenkomst. Wij weten namelijk van te voren wat wij af gaan nemen.

5.

Keuze van de aanbestedingsprocedure

De Aanbestedingwet 2012, schrijft in hoofdstuk 2.1.2 voor in artikel 2.15, lid 2, dat de aanbestedende dienst de waarde moet berekenen op het totale bedrag van de verwachte uitgaven, met inbegrip van de contractduur en de optionele verlenging van het contract. De overeenkomst wordt aangegaan voor maximaal zes (6) jaar, waarbij de laatste twee (2) jaar verlengopties zijn. Over deze gehele contractperiode dienen alle organisaties afzonderlijk een Europese aanbesteding uit te voeren, omdat de Europese grens voor diensten € 221.000 is. Vanuit efficiency-oogpunt is het goedkoper om één Europese aanbesteding te organiseren (met meerdere percelen) dan vele Europese aanbestedingstrajecten.

6.

Keuze inkoop- en aanbestedingsstrategie

Alle deelnemers zitten met hun opdracht boven de Europese aanbestedingsgrens van € 221.000 (drempelwaarde 2024-2025). Een Europese Openbare Aanbesteding is daarom als inkoopprocedure verplicht. Daarmee staat het voor iedere marktpartij open om in te schrijven en is maximale marktwerking bereikt.

7.

Gunningscriteria

Het gunningscriterium economisch meest voordelige inschrijving, is uitgangspunt voor deze aanbesteding. Dat wil zeggen dat de opdrachtgever(s) de inschrijving gunnen die op basis van de integrale afweging de beste prijs-/kwaliteitsverhouding biedt. Binnen elk perceel worden de gunningscriteria uitgewerkt.

8.

Kwaliteitscriteria

In overleg met de projectgroep nader vast te stellen.

9.

Duurzaamheidscriteria

Er zijn geen duurzaamheidseisen voor het inkopen van accountantsdiensten geformuleerd. Duurzaamheidscriteria zullen geen deel uitmaken van de gunningscriteria.

10.

Toepassing van Social Return on Investment

In afwijking op de vorige aanbesteding wordt voor deze aanbesteding wel social return on investment toegepast. In overleg met de SROI coördinator wordt hierbij afgeweken van het standaard percentage van 5%. In de uitvraag wordt een 2% van de opdrachtwaarde gevraagd die aangewend moet worden aan social return on investment. Gezien wordt bij vergelijkbare aanbestedingen voor accountantsdiensten dat 2% van de opdrachtwaarde aangewend wordt aan social return on investment. Om de uniformiteit hierin te bewaren, is gekozen om af te wijken van het standaardpercentage van 5%.

5

11.

Werkwijze deelnemers

De deelnemers werken op bedrijfvoeringsterrein steeds vaker samen. Dit kan medebepalend zijn voor organisaties om zich gezamenlijk in percelen te verenigen. Ten opzichte van de vorige aanbesteding is het voornemen om dezelfde percelen te hanteren. Deelnemers zullen zich bij de uitspraak over deelname aan de aanbesteding ook moeten uitspreken bij welk perceel zij willen aansluiten.

12.

Kwantitatieve en kwalitatieve voor- en nadelen aanbesteding

De kwalitatieve voordelen zijn met de vorige aanbesteding al grotendeels bereikt. Gezien de beperkte marktwerking en de hoge prijzen in de markt is de verwachting dat er met de aanbesteding geen of geen grote financiële besparing behaald kan worden. Er kan alleen een efficiencyvoordeel ontstaan door gezamenlijk aan te besteden. Daarnaast zijn voor accountantskantoren kleine opdrachten niet interessant, waardoor we met de percelen proberen een aantrekkelijke opdrachtgever te zijn.

13.

Kosten- en batenanalyse, berekening kosten per deelnemer

De interne kosten zullen naar verwachting uitkomen op 460 uur. Deze uren zijn als volgt opgebouwd: ● 20 uur per deelnemer, 14 deelnemers = 280 uur (*€ 50,11 = € 14.030,80) ● 180 uur voor de coördinatoren inkoop. (*€ 84,88 = € 15.278,40) ● De totale kosten komen daarmee op € 29.309,20. De besparing (het efficiencyvoordeel) kan worden gerealiseerd door niet voor iedere organisatie een eigen inkooptraject te starten en begeleiden maar één aanbesteding gezamenlijk te organiseren. In het uiterste geval organiseren de deelnemers een eigen Europese aanbesteding. Dat wordt niet goedkoper. Door samen te werken wordt over vier jaar een efficiency besparing van minimaal € 30.000 (twee extra Europese aanbestedingen) bereikt. De kosten van de aanbesteding worden volgens de ISNV-methodiek verdeeld over de deelnemers aan de aanbesteding met als verdeelsleutel het aantal inwoners van de gemeente per 1 januari 2025. Gemeenschappelijke regelingen liften gratis mee. Alleen de kosten van de inkoopcoördinatoren worden doorbelast, in totaal € 15.278,40. Totale kosten voorcalculatie Gemeente

€ 15.278,40**

inwoners

Bedrag

Hattem

12.613

3,74%

€ 571,86

Heerde

19.305

5,73%

€ 875,27

Oldebroek

24.000

7,12%

€ 1.088,13

Elburg

23.903

7,09%

€ 1.083,73

Nunspeet

29.390

8,72%

€ 1.332,51

Harderwijk

50.070

14,86%

€ 2.270,11

6

Zeewolde

24.296

7,21%

€ 1.101,55

Ermelo

28.127

8,35%

€ 1.275,24

Putten

24.953

7,40%

€ 1.131,34

Nijkerk

45.725

13,57%

€ 2.073,12

Bunschoten

22.690

6,73%

€ 1.028,74

Leusden

31.911

9,47%

€ 1.446,81

Totaal

336.983

100%

€ 15.278,40

** uren inkoopcoördinatoren worden op basis van naculatie (op basis van werkelijk bestede uren) doorbelast.

7