3.3 Bijlage 3 AB-besluit Repareren achterstanden ODNV

BESLISVOORSTEL

Onderwerp Agendapunt Datum advies Auteur Portefeuillehouder Procedure CT OGO OAF Portefeuilleoverleg DB AB

GO OR Openbaar Communicatie Begrotingswijziging Bijlagen

Repareren achterstanden 5 24 februari 2023 M. van der Meirsch / J.J. Feenstra J. Groothuis J/N J J J

21-02-2023 09-03-2023 07-03-2023

Datum

J J

16-03-2023 30-03-2023

J/N N N J N J J

1

Route parafering HRM-adviseur

Paraaf

Datum

Financieel controller Directeur Voorzitter

Voorstel/beslispunten • •

Instemmen met het repareren van de achterstanden uit de afgelopen periode, die niet in 2022 gerepareerd konden worden en de uitvoering hiervan ter hand nemen. Ter bekostiging van de uitvoering van deze werkzaamheden de deelnemers voorstellen een aanvullend budget van € 218.700 ter beschikking stellen, dit te dekken ten laste van het rekeningsaldo 2022 en de budgettaire verwerking hiervan te betrekken bij de eerstvolgende begrotingswijziging 2023.

Besluit d.d.

Beslisvoorstel ODNV

Pagina 1 van 4

versie datum: 8-3-2023

BESLISVOORSTEL

Samenvatting

In 2022 is een deel van de door de deelnemers van ODNV betaalde bijdragen niet tot besteding gebracht. De redenen zijn besproken in de vergaderingen van DB en het AB van afgelopen najaar. Kort gezegd, aan bepaalde achterstanden zijn we als organisatie niet toegekomen terwijl voor het wegwerken ervan extra middelen ter beschikking zijn gesteld. In de bijlage geven we aan welke achterstanden nog opgepakt moeten worden.

Inleiding

Afgelopen jaar is bij ODNV een revitalisering uitgevoerd middels het op orde krijgen van de formatie van de organisatie. Hoewel de taakuitvoering zoveel mogelijk op niveau gehouden is, is ook gebleken dat op specifieke dossiers de doorlooptijden bij ODNV hoger zijn geweest dan voorgaande jaren. Oorzaak hiervan is het hogere personeels- (en daarmee kennis)verloop dat sinds 2021 aan de orde is als gevolg van de huidige krappe arbeidsmarkt. De krapte heeft niet alleen veel druk gezet op de organisatie, maar ook als gevolg gehad dat met name op administratieve processen (bijwerken van VTH-systeem) achterstanden zijn ontstaan. Deze achterstanden gaan ten koste van zicht op de werkvoorraad, het bedrijvenbestand en de werkvoorraad zelf, wat vervolgens weer knelpunten oplevert bij de programmering en sturing op werkzaamheden en daarmee de effectiviteit en efficiëntie van de taakuitvoering. In de bijlage is beknopt weergegeven welke achterstanden aan de orde zijn en is een schatting gemaakt van de daarbij benodigde inzet om de achterstand weg te werken.

Beoogd effect

Onderstaande beschrijving is bedoeld tot besluitvorming te komen van het DB om het AB voor te stellen de beschreven achterstanden te repareren in 2023.

Argumenten • • • • • •

In de bijlage wordt per onderdeel onderbouwing gegeven waarom reparatie van de betreffende achterstand nodig is. Het up-to-date brengen van kennis en data is nodig om te voldoen aan de vraag van de deelnemers zoals verwoord in het jaarprogramma. Vanuit het IBP wordt van OD’s een actueel bedrijvenbestand verlangd (zie pijler 3 Informatievoorziening). ODNV moet voor de inwerkingtreding van het Omgevingswet en de voorbereiding daarop beschikken over een up-to-date bedrijvenbestand. Voor de fusie met OVIJ wordt van ODNV gevraagd om het bedrijvenbestand op orde te hebben. Parallel aan de genoemde inhaalslagen werkt ODNV al aan het aanscherpen van werkinstructies en -processen om nieuwe achterstanden te voorkomen.

Beslisvoorstel ODNV

Pagina 2 van 4

versie datum: 8-3-2023

BESLISVOORSTEL

Kanttekeningen

Het werken van de beschreven achterstanden vraag een extra personele inzet. Voorwaarde hierbij is dat de hierbij benodigde extra capaciteit ook daadwerkelijk gevonden kan worden.

Uitvoering – aanpak, planning

Met het oog op tijdige afhandeling van de betreffende werkzaamheden en het vergroten van de slagingskans voor het tijdig aantrekken van de hiervoor benodigde capaciteit, wordt voorgesteld de uitvoering m.i.v. het 2e kwartaal 2023 ter hand te nemen.

Communicatie -

Personele consequenties

Het wegwerken van de betreffende achterstanden vergt naar schatting de volgende inzet: Onderwerp

Ureninvestering (schatting)

Datakwaliteit locatiedossiers Archivering sloopmeldingen Veehouderij gegevens Datagedreven toezicht / checklists Actualiseren fictieve locatie dossiers Inwerken nieuwe collega’s Actualisatie vergunningen Herijking besturingsmodel Totaal

320 270 150 100 300 600 700 200 2.640

De benodigde personele inzet kan niet worden gepleegd zonder dat dit ten koste gaat van de reguliere productie. Om deze reden wordt gevraagd om het beschikbaar stellen van aanvullende financiële middelen om de beschreven werkzaamheden uit te kunnen voeren.

Financiële consequenties

In voorgaande overzicht is de geschatte benodigde ureninvestering per onderwerp weergegeven. De onderdelen datakwaliteit en datagedreven toezicht vormen reeds onderdeel van het met de deelnemers afgesproken Jaarprogramma 2023. Per saldo gaat het hiermee aanvullend om 2.640-320-100 uur = 2.220 uur, wat afgezet tegen het ODNV uurtarief 2023 overeenkomt met een bedrag van € 218.700. Voor de uitvoering van deze werkzaamheden is binnen de reguliere begroting 2023 geen dekking beschikbaar. Voorgesteld wordt deze aanvullende kosten te dekken ten laste van het rekeningsaldo 2022.

Beslisvoorstel ODNV

Pagina 3 van 4

versie datum: 8-3-2023

BESLISVOORSTEL

Evaluatie n.v.t.

Bijlagen

1. Notitie achterstanden ODNV 2022

Beslisvoorstel ODNV

Pagina 4 van 4

versie datum: 8-3-2023

Aan

Bestuur ODNV Van

Martin van der Meirsch (programmamanager)

Achterstanden 2022 In 2022 is een deel van de door de deelnemers van ODNV betaalde bijdragen niet tot besteding gebracht. Kort gezegd, aan bepaalde achterstanden zijn we als organisatie niet toegekomen terwijl voor het wegwerken ervan extra middelen ter beschikking zijn gesteld. Deze notitie geeft een weergave van de bestaande achterstanden en op hoofdlijnen de benodigde inzet (werkzaamheden) als capaciteit (uren) die verwacht nodig te zijn om deze te repareren.

Memo Datum

15 februari 2023 Pagina

1 van 4 Ons kenmerk

Uw kenmerk

-

Behandeld door Datakwaliteit locatiedossiers M.M. van der Meirsch Afgelopen jaar is gebleken dat de datakwaliteit van de locatiedossiers in 0341 – 474 318 OpenWave niet op orde is. Het betreft veelal informatie over sbi-code, Bijlagen categorisering volgens besturingsmodel, wettelijk kader, enz. Gegevens die gebruikt wordt bij o.a. programmering van het handhavingsuitvoeringsprogramma. Het ontbreken deze gegevens vormt een risico bij het ‘missen’ van inrichtingen voor de programmering en bemoeilijkt hiermee een evaluatie of herijking van het besturingsmodel c.q. het bepalen van de benodigde formatie en de verdeling van inzet/kosten over de deelnemers. Momenteel dienen steeds handmatige controles c.q. interventies op de kwaliteit van de administratie uitgevoerd te worden, die veel tijd vragen en werkdruk in de hand werken.

Benodigde inzet 320 uur NB: deze werkzaamheden zijn ook onderdeel van het Jaarprogramma 2023 en worden hier alleen genoemd om het bestuur een volledig overzicht van de achterstanden te geven

Archivering sloopmeldingen

Naar aanleiding van het onderzoek naar onze archiefverplichtingen als OD is door het Streekarchivariaat een omissie aangegeven. Bij de taakuitvoering rondom sloopmeldingen moeten ook procesdocumenten vanuit het landelijke asbestvolgsysteem (LAVS) zoals vrijgave documenten, weegbonnen enz. ter archivering aangeleverd worden aan de gemeenten. Het betreft een periode van december 2020 tot en met december 2022. Per 1 januari 2023 is het werkproces dusdanig aangepast dat archivering van deze stukken daarvan onderdeel is. Benodigde inzet 3260 berichten à 5 min gemiddeld = 270 uur De Gelderse omgevingsdiensten hebben als taak vergunningverlening, toezicht en handhaving van wetgeving op het gebied van milieu.

Omgevingsdienst Noord-Veluwe Oosteinde 17 3842 DR Harderwijk Postbus 271 3840 AG Harderwijk t 0341 - 474 300 f 0341 – 474 888 e info@odnv.nl www.odnv.nl

Omgevingsdienst Noord-Veluwe

Datum

15 februari 2023

Veehouderij gegevens

I-GO is het Gelderse datahuis waar de gegevens van bedrijven in Gelderland worden beheerd. Voor de veehouderijbedrijven is het datahuis het uitgangspunt om de stalgegevens en dieraantallen in de veehouderijmodule van I-GO te registreren. In de praktijk blijkt dat het bijhouden en actualiseren van dit systeem, mede vanwege de onderbezetting bij het inhoudelijke team, onvoldoende mogelijk was. Met name vanwege het stikstofprobleem is het van belang om deze informatie op orde te hebben. Hiervoor is een inhaalslag nodig, die vanwege de beperkte capaciteit bij team Vergunningen niet vanuit de bestaande formatie gerealiseerd kan worden. We schatten in dat 50% van de dossiers gecorrigeerd moet worden. Benodigde inzet 950 inrichtingen à 10 min per dossier = 150 uur (uitgaande van 50% correctie per dossier incl. opvragen dossiers bij gemeente in bulk)

Datagedreven toezicht

In het Jaarprogramma 2023 is met de opdrachtgevers afgesproken om in te zetten op datagedreven werken. Dit als middel om vraagstukken in de leefomgeving voor het VTH-milieutaakveld inzichtelijk te kunnen maken als input op de beleidscyclus. Dit vraagt om specifieke en uniforme werkwijze bij de taakuitvoering. Met name bij het houden van toezicht en de rapportage daarover is aanpassing van de werkwijze nodig waar het om uniforme gegevensverzameling gaat. Het betreft hoofdzakelijk ontwikkel- en implementatiekosten. Gedacht wordt aan inzet van uniforme checklisten. Benodigde inzet 100 uur NB: deze werkzaamheden zijn ook onderdeel van het Jaarprogramma 2023 en worden hier alleen genoemd om het bestuur een volledig overzicht van de achterstanden te geven

Actualiseren fictieve locatiedossiers

In het VTH-systeem worden de VTH- en advieszaken aan locatiedossiers gekoppeld. Met name bij nieuwbouwlocaties of ruimtelijke projecten komt het voor dat er nog geen BAG-adres beschikbaar is. In die gevallen wordt een fictief adres gebruikt (“locatie Onbekend”). Echter voor de terugvindbaarheid van dergelijke zaken is het noodzakelijk dat deze uiteindelijk aan een officieel en uniek adres gekoppeld worden. Dit voorkomt dat bij vervolgvragen veel tijd nodig is om gegevens op te halen. Vanwege hoge werkdruk en vacatures van de afgelopen jaren, zijn dergelijke administratieve werkzaamheden onvoldoende uitgevoerd en is een achterstand ontstaan. Het betreft inmiddels ca 1850 zaken. Benodigde inzet 1850 zaken à 10 minuten per zaak = 300 uur

Pagina

2 van 4

Omgevingsdienst Noord-Veluwe

Inwerken nieuwe collega’s Zoals in verschillende bestuurlijke en partnerrapportages gemeld in het afgelopen jaar, zijn er vanwege de dynamiek op de arbeidsmarkt veel personele wisselingen bij ODNV geweest. Hierbij zijn veelal ervaren collega’s bij ODNV vertrokken. Door de krapte op de arbeidsmarkt is het vrijwel onmogelijk om nieuwe collega’s op vergelijkbaar kennisniveau terug te vinden. Ondanks dat de meeste vacatures inmiddels zijn opgevuld, zijn er zo’n 10 nieuwe collega’s gevonden van wie in ieder geval op inhoudelijk kennisvlak ontwikkeling nodig is om hun volle potentie te kunnen verwezenlijken. Dit vraagt ook extra ondersteuning van onze ervaren collega’s en dit gaat ten koste van de tijd die besteed kan worden aan de directe eigen werkzaamheden. We verwachten in de loop van 2023 hierin de nodige stappen te hebben gezet. Tot die tijd is aanvullende ondersteuning in de vorm van extra capaciteit in de verschillende teams nodig. Dit geldt in ieder geval voor team Vergunningverlening (met 3 nieuwe collega’s) en ook team Casemanagement. Benodigde inzet Ondersteuning Vergunningverlening: 500 uur Extra capaciteit Casemanagement: 100 uur

Actualisatie vergunningen

Voor het opstellen van vergunningen worden regels uit wet- en regelgeving en richtlijnen overgenomen als voorwaarden voor de aangevraagde bedrijfsactiviteiten. Als gevolg van nieuwe inzichten of technieken, wordt deze wet- en regelgeving soms aangepast. Op hun beurt moeten de vergunningen die hierop gebaseerd zijn veelal ook (deels) aangepast worden. Hierdoor borgen we dat bedrijven steeds aan de geldende regels worden gehouden. De afgelopen jaren, mede vanwege de onderbezetting van team Vergunningverlening, heeft de actualisatie van vergunningen de afgelopen niet meer plaatsgevonden. Hier is een inhaalslag nodig. Zowel op het inzichtelijk krijgen van welke vergunningen actueel gemaakt moeten worden als het daadwerkelijk actualiseren. Het betreft een groep van ca. 180 vergunning plichtige bedrijven. De ingeschatte inzet is opgesplitst in de inventarisatie van benodigde actualisaties incl. uitwerken van een programma en de daadwerkelijke actualisatie. Dit laatste zou, met de geplande inwerkingtreding van de Omgevingswet per 1 januari 2024 (deels) bij die voorbereidingen kunnen worden opgepakt. Benodigde inzet Inventarisatie en programma-actualisaties: ca. 100 uur Uitvoering actualisaties: verwachting 2023; 15 procedures à 40 uur Totaal: 700 uur

Datum

15 februari 2023 Pagina

3 van 4

Omgevingsdienst Noord-Veluwe

Herijking besturingsmodel

Datum

Voor de programmering van de VTH-taakuitvoering van ODNV is het besturingsmodel van Antea gehanteerd. Het model berekent, mede op basis van ODNV-eigen gegevens m.b.t. naleefgedrag, risico-inschatting en norminzet, de benodigde jaarlijkse personele inzet voor de VTH-taakuitvoering. De uitkomsten van het besturingsmodel hebben daarmee ook een belangrijke invloed op de benodigde bijdrage van partners voor de uitvoering van de primaire taken. Bestuurlijk is afgesproken dat het besturingsmodel vierjaarlijks wordt herijkt. De eerste vaststelling van het besturingsmodel was voor de jaren 2015-2019. In 2019 is besloten om de afspraken zoals die zijn gemaakt (en de daaruit volgende bijdragen van de partners) met twee jaar te verlengen. Dit hield in dat herijking plaats zou vinden in 2021 en in zou gaan per 2022. Die bestuurlijke vaststelling heeft in 2021 ook daadwerkelijk plaatsgevonden, zij het niet gebaseerd op een objectieve/feitelijke evaluatie, maar op basis van een algemeen oordeel dat er vanuit de ontwikkeling van het inrichtingenbestand onvoldoende aanleiding werd gezien om tot wijziging van de afspraken over te gaan.

Hiernaast heeft het bestuur bij de vaststelling van de (uitgangspunten voor de) begroting 2023 én die voor 2024 uitgesproken dat herijking in het licht van de fusie voor alleen ODNV specifiek te weinig nut zou hebben (in de zin van: geen vruchten kunnen plukken van een wijziging, omdat deze binnen ODV tóch weer op de schop moet). Afspraak is daarmee vooralsnog dat de huidige kaders worden gehanteerd voor 2024, met dien verstande dat binnen ODV uiteraard de hele exercitie alsnog zal moeten plaatsvinden. Gezien de complexiteit van het model is de inschatting dat herijking begeleid moet worden door een consultant van de leverancier (Antea Group). Noot De directeur van OVIJ geeft aan dat bij hen wel een formele herijking heeft plaatsgevonden in 2021. In het kader van ‘schoon door de poort’ voor wat betreft de fusie met OVIJ, lijkt het logisch om deze herijking, voorafgaand aan de fusie en dus in 2023, als nog uit te voeren. Anderzijds, vanuit het Interbestuurlijk programma, wordt gewerkt aan een landelijke risico-analyse en normuren voor de VTH-taakuitvoering door omgevingsdiensten. De vraag is wat wijsheid is in deze, mede gezien de verschillende opgaven waar ODNV dit jaar voor aan de lat staat (fusie en deelname aan IBP). Benodigde inzet Inhuur consultant: ca 200 uur

Overzicht

Alle bovenstaande voorstellen op een rij: Onderwerp Ureninvestering (schatting) Datakwaliteit locatiedossiers 320 Archivering sloopmeldingen 270 Veehouderij gegevens 150 Datagedreven toezicht / checklists 100 Actualiseren fictieve locatiedossiers 300 Inwerken nieuwe collega’s 600 Actualisatie vergunningen 700 Herijking besturingsmodel 200 Totaal

2.640

15 februari 2023 Pagina

4 van 4