2147650 Raadsvoorstel Aanbesteding accountant boekjaren 2027-2030

Zaaknummer

:

2147650

Documentnummer

:

2154554

Datum B&W vergadering

:

20 januari 2026

Raadsvoorstel Onderwerp Aanbesteding accountant boekjaren 2027-2030 Beslispunten 1.

Een gezamenlijke aanbesteding van het accountantscontract 2027-2030 met de ISNV-gemeenten en gemeenschappelijke regelingen uit te voeren;

2.

Een gezamenlijke aanbesteding uit te voeren in een perceel samen met de gemeenten Bunschoten, Nijkerk en Leusden.

3.

Om twee raadsleden aan te wijzen die namens de raad deelnemen aan de beoordelingscommissie, om met deze commissie de aanbestedingsdocumenten op te stellen, de selectie van de nieuwe accountant te doen en de besluitvorming daarover in de raad voor te bereiden.

Inleiding De raad benoemt de accountant. Dit is vastgelegd in artikel 213 gemeentewet. De accountant is belast met de controle van de jaarrekening. Voor de controle van de jaarrekening is met onze huidige accountant, Eshuis accountants, een contract afgesloten voor de controle van de boekjaren 2021 tot en met 2024. Dit contract bevatte een eenmalige verlengingsoptie met twee jaar tot en met de controle van het boekjaar 2026. Uw raad heeft op 13 juni 2024 besloten om van deze verlengingsoptie gebruik te maken. Vanaf boekjaar 2027 dient er dus een nieuw contract met een accountant te worden gesloten voor de boekjaren 2027 tot en met 2030. De controle van de jaarrekening gebeurt na het einde van het jaar. Hiermee worden de werkzaamheden standaard in het opvolgende jaar uitgevoerd. Uiterlijk 15 juli moet de gemeente de jaarrekening bij de provincie deponeren. De accountant moet de werkzaamheden voorafgaande aan deze datum hebben afgerond. Beoogd effect Te komen tot een contract met een accountant voor de boekjaren 2027-2030.

Argumenten 1.1 Gezamenlijke aanbesteding kan in het kader van de Inkoopsamenwerking NoordVeluwe In het kader van de Inkoopsamenwerking Noord-Veluwe (ISNV) is in een ambtelijk overleg van de controllers geïnventariseerd hoe de gezamenlijke aanbesteding zou moeten plaatsvinden. Daaruit is gebleken dat alle ISNV-gemeenten en vrijwel alle gemeenschappelijke regelingen bereid zijn gezamenlijk aan te besteden, onder voorbehoud van een besluit door de raad. Wij stellen u daarom voor om gezamenlijk in het verband van de ISNV-gemeenten (en gemeenschappelijke regelingen) het contract voor de accountantscontrole van de jaarrekening aan te besteden. Wij stellen u daarbij voor, net als in 2020, te kiezen voor een looptijd van het nieuwe contract van vier jaar, met een optie op verlenging met één keer twee jaar. Hiermee wordt een maximale termijn van zes jaar gerealiseerd, terwijl de mogelijkheid bestaat om tussentijds het contract te beëindigen (mocht u bijvoorbeeld niet tevreden zijn over de accountant). De keuze voor deze looptijd is niet ongebruikelijk. 2.1 Gezamenlijk aanbesteden en perceel indelingen zijn efficiënt. Door gezamenlijk aan te besteden wordt een efficiencyvoordeel gerealiseerd, door niet voor iedere gemeente een eigen inkooptraject te starten en te begeleiden, maar één aanbesteding gezamenlijk te organiseren.

Wij verwachten dat ook dit keer een beperkt aantal marktpartijen zal inschrijven. Dit is mede afhankelijk van de grootte van de gekozen percelen. Om de opdrachtwaarde voor de markt interessant te houden wordt gewerkt met een logische perceel indeling. Gevolg van de perceelindeling is, dat per perceel dezelfde accountant wordt gecontracteerd. Bij de puntentoekenning worden per perceel de punten van de deelnemers bij elkaar opgeteld. Het daaruit voortvloeiende gewogen gemiddelde is de eindscore. Vervolgens krijgt elke gemeente of regeling wel zijn eigen contract. 3.1 De raad wijst de accountant aan. In het kader van artikel 213 lid 2 Gemeentewet is het de bevoegdheid van de raad om de accountant aan te wijzen die belast is met de controle van de jaarrekening. Dat betekent ook dat de raad wordt meegenomen in het traject van voorbereiding en uitvoering van de aanbesteding. Middels onderhavig besluit geeft de raad akkoord op de aanbestedingsstrategie. Voor het vervolgtraject van de aanbesteding worden twee raadsleden aangewezen, die samen met een medewerker financiën en de afvaardiging van andere deelnemende gemeenten de beoordelingscommissie vormen. Met deze commissie wordt in regionaal verband meegewerkt aan het opstellen van de aanbestedingsdocumenten en wordt de beoordeling gedaan. In het traject van beoordeling is een presentatie van de accountants opgenomen.

Het traject mondt uit in een raadsvoorstel tot (voorlopige) gunning van de accountantscontrole aan de nieuwe accountant.

2 van 3

Kanttekeningen 1.1 De mate van belangstelling vanuit de markt moet worden afgewacht Bij de vorige aanbesteding bleek dat de belangstelling vanuit de (grote) accountantskantoren voor de gemeentelijke markt beperkt is, mede vanwege het beschikbare gemeentelijke budget en het bedrijfsrisico voor de kantoren. De respons vanuit de markt zal ook dit keer weer afwachten zijn. Uitvoering Dit voorjaar vindt de voorbereiding en uitvoering van de aanbesteding plaats. Vervolgens ziet de planning op hoofdlijnen er als volgt uit Fase

Periode

Taak

Start aanbesteding

Maart 2026

Besluitvorming raad start aanbesteding

Voorbereidingsfase

April 2026

Opstellen programma van eisen

Mei 2026

Opstellen gunningscriteria

Juni 2026

Opstellen prijslijst en geschiktheidseisen

01 juli 2026

Aanbestedingsdocumenten gereed

Aanbestedingsfase

Oktober 2026

Beantwoording vragen Nvl 1e en 2e ronde (eventueel alleen ambtelijk)

Gunningsfase

November 2026

Beoordeling offertes op kwaliteitscriteria

December 2026

Presentatie inschrijvers aan de beoordelingscommissie

December 2026

Aanleveren beoordelingen beoordelingscommissie

December 2026

Slotbijeenkomst beoordelingscommissie / voornemen tot gunning

Februari 2027

Besluit voorgenomen gunning door Raad

Besluitvorming

Financiële gevolgen De kosten van de aanbesteding worden volgens de ISNV-methodiek verdeeld over de deelnemende gemeenten aan de aanbesteding met als verdeelsleutel het aantal inwoners van de gemeente per 1 januari 2025; voor Putten begroot op € 1.131,-. Eventuele budgettaire effecten die volgen uit de aanbesteding worden meegenomen bij het besluit tot voorgenomen gunning. Bijlagen 1. Aanbestedingsstrategie accountantsdiensten ISNV 2027-2032 burgemeester en wethouders van Putten, de gemeentesecretaris

de burgemeester,

R. ’t Hoen

H.A. Lambooij

Portefeuillehouder

E. ‘t Jong

Datum

6 januari 2026

Adviseur

K. Dorgelo

Afdeling

Dienstverlening DC Financiën

Toestelnummer

+31341230611

3 van 3