2023-026 Raadsinformatiebrief Wijziging PC-documenten

Leden van de gemeenteraad van Putten

Behandelend ambtenaar

Daisy Kolder

Zaaknummer: 1531972

Doorkiesnummer

+31341230294

Documentnummer: 1531974

Afdeling

Dienstverlening Bedrijfsondersteuning

Onderwerp

Raadsinformatiebrief betreft Wijziging

Verzonden:13 februari 2023

P&C-documenten

Geachte leden van de raad,

Putten, 7 februari 2023

Inleiding We staan er financieel goed voor. Kijkend naar de huidige economische ontwikkelingen en onzekerheid over in welke mate gemeenten in de toekomst gefinancierd worden door het Rijk, is ons financieel perspectief minder rooskleurig. Het huidig begrotingssaldo laat het volgende beeld zien: Begrotingspositie

2023

2024

2025

2026

Saldo begroting 2023-2026

2.699

4.251

4.723

2.393

Coalitieakkoord - 1e wijziging nieuw beleid

-1.257

-1.224

-1.706

-2.025

Budgettair effect septembercirculaire

460

-

-

-123

Tussentijdse wijzigingen

24

-37

-33

-25

Budgettair effect decembercirculaire

88

-

-39

-46

2.006

2.990

Actueel saldo 2023-2026

2.945 174 Bedragen * € 1.000

Vanwege dit perspectief zijn de P&C-documenten in beeld gebracht en hebben we ons de vraag gesteld of deze efficiënt genoeg zijn en goed inzicht geven in onze financiële positie. Toezegging begrotingsraad ‘P&C-cyclus’ Daarnaast is in de begrotingsraad van 3 november 2022 de volgende toezegging gedaan: “De wethouder zegt toe, naar aanleiding van vragen van Wij Putten, in het voorjaar van 2023 in de commissie te spreken over de P&C-cyclus en dan in het bijzonder over de meerwaarde van de 4- en 8-maandsrapportage binnen deze cyclus. De wijze waarop het college hierop stuurt zal ook ter sprake komen.”

Kernboodschap Ons college is tot de conclusie gekomen dat de huidige structuur onvoldoende mogelijkheid biedt voor daadwerkelijke bijsturing gedurende het lopende begrotingsjaar. Door één moment te kiezen tussen de 4- en 8-maandsrapportage in, kan hierin wel worden voorzien. Dat willen wij ieder kwartaal combineren met adequate financiële informatie aan uw raad. We willen graag met ingang van dit jaar experimenteren met deze opzet. Wij voldoen in die zin aan de toezegging dat wij u hierbij informeren over onze concept-visie op de P&C-cyclus. In april wordt de Financiële verordening 2023 aangeboden voor besluitvorming. Hierin wordt de wijziging van de P&C-documenten verwerkt en dat is dan ook het formele besluitvormingsmoment. Wijziging P&C-documenten Bij de begrotingsvaststelling stelt uw raad het budget beschikbaar voor het komende jaar. Door middel van de 4-en 8-maandsrapportages worden afwijkingen gemeld en neemt uw raad een besluit hierover. Op deze wijze wordt er rechtmatig gehandeld én wordt er de mogelijkheid geboden tot bijstelling van beleid. Van de 4-maandsrapportage vindt de ambtelijke voorbereiding plaats in februari/ maart, waardoor een prognose van afwijking in budgetten niet altijd makkelijk te maken is.

Daarnaast is bijstelling op het moment van besluitvorming van de 8-maandsrapportage niet meer mogelijk (eind oktober/ begin november) maar vindt ‘alleen’ bijstelling van de budgetten plaats waardoor er sprake is van rechtmatig handelen in het begrotingsjaar. Voorgesteld wordt om de 4- en 8-maandsrapportage te vervangen voor een Halfjaarrapportage, hierdoor komt de P&C-cyclus er als volgt uit te zien:

• FPP Q4 (jan)

• FPP Q1 (apr)

Kadernota (juni t-1)

Begroting (nov t-1)

Jaarstukke n (juli t+1)

Halfjaarrapportage (sept)

• FPP Q3 (okt)

• FPP Q2 (juli)

2 van 4

Besluitvormend Kadernota Het college biedt voor 1 juni aan de raad een kadernota aan met een voorstel voor het beleid en de financiële kaders van de begroting voor het volgende begrotingsjaar en de meerjarenraming. De raad stelt deze nota voor 15 juli vast. De kadernota bevat voorstellen voor nieuw beleid, autonome ontwikkeling en structurele effecten vanuit de Jaarstukken. Begroting Het college biedt jaarlijks de raad een ontwerp aan voor de begroting met toelichting van de gemeente en een meerjarenraming met toelichting voor ten minste drie op het begrotingsjaar volgende jaren. Halfjaarrapportage Door middel van de halfjaarrapportage informeert het college de raad over de realisatie van de begroting van de gemeente over de eerste zes maanden. Hierin worden afwijkingen op de oorspronkelijke ramingen van de baten en lasten van programma’s en investeringskredieten in de begroting groter dan € 25.000 toegelicht. Jaarstukken Het college legt aan de raad over elk begrotingsjaar verantwoording af over het door hem gevoerde bestuur, onder overlegging van de jaarrekening en het jaarverslag. Q-rapportages Financieel perspectief Putten (FPP) Per kwartaal wordt bij de raadstukken een overzicht ter inzage gelegd met daarin minimaal de volgende onderwerpen: -

Actueel begrotingssaldo

-

Lopende investeringen, incl. prognose

-

Saldo reserves, incl. prognose

De gegevens zijn ‘statisch’, maar de rapportage zal naar verwachting in 2023 onder andere worden uitgebreid met een overzicht van de grootste projecten, waar in wordt gegaan op tijd, geld en kwaliteit. Met deze kwartaalrapportage komt het maandoverzicht Onvoorzien en Meerjarenperspectief Putten (MPP) ten behoeve van de raad te vervallen. Door herziening van de P&C-documenten willen we een bestuurlijk rapportage-model ontwikkelen waardoor er actueel inzicht beschikbaar is over de financiële positie waarin we ons bevinden, zowel op korte als middellange termijn en u als raad meer mogelijkheden heeft om te sturen. Het is aan u hierover in april definitieve besluiten te nemen.

3 van 4

Investeringen bestaand beleid c.q. vervangingsinvesteringen In juli 2014 is de Financiële verordening geamendeerd vastgesteld naar aanleiding van het amendement ‘Geen plan, geen poen’. Hierdoor is art. 5 lid 2 als volgt aangepast: ‘Voor nieuw beleid en nieuwe investeringen, niet zijnde vervangingsinvesteringen, ontvangt de raad op een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van het investeringskrediet / exploitatiebudget voor nieuw beleid.’ Het doel van dit amendement is dat al het nieuw beleid eerst uitgewerkt wordt, alvorens het krediet of exploitatiebudget voor nieuw beleid beschikbaar wordt gesteld. Het artikel wordt echter in de praktijk ook vaak toegepast op vervangingsinvesteringen onder het adagium “Geen plan, geen poen”. Bij, met name infrastructurele, vervangingsinvesteringen wordt ook eerst het voorbereidingskrediet ter besluitvorming aan de raad aangeboden. Conform het artikel is dit echter niet nodig en heeft het ambtelijk én bestuurlijk een tijdrovend effect. Met ingang van 2023 zal er een striktere naleving van art. 5 lid 2 Financiële verordening zijn, door voor bestaand beleid c.q. vervangingsinvesteringen geen apart (voorbereiding)krediet meer aan te vragen aan uw raad, als deze al zijn geautoriseerd via de vastgestelde begroting. Uiteraard heeft dit geen invloed op eventuele benodigde vaststelling van beleidskaders.

Hoogachtend, burgemeester en wethouders van Putten,

mr. F.E. Contant,

H. A. Lambooij,

secretaris

burgemeester

Bijlagen 1. Voorbeeld Financieel Perspectief 2023-2027 (1532018)

4 van 4