2010632 Raadsvoorstel Aanpassingen Raadzaal, Trouwzaal en Representatieve hal

Zaaknummer

:

2010632

Documentnummer

:

2014526

Datum B&W vergadering

:

4 maart 2025

Raadsvoorstel Onderwerp: Aanpassingen Raadzaal, Trouwzaal en Representatieve hal Beslispunten 1.

in te stemmen met het vervangen van de audiovisuele apparatuur in de Raadzaal. Trouwzaal en Representatieve hal;

2.

in te stemmen met het aanpassen van het meubilair en de publieke tribune in de Raadzaal in verband met (toekomstige) uitbreiding van de gemeenteraad van 19 naar 21 zetels;

3.

in te stemmen met het verbeteren van de klimaatinstallatie in de Raadzaal;

4.

in te stemmen met het aanbrengen van akoestische voorzieningen in de Representatieve hal;

5.

een aanvullend krediet beschikbaar te stellen van € 455.000;

6.

de jaarlijkse kosten voor afschrijving en exploitatie ten bedrage van € 43.400 vanaf 2026 ten laste te brengen van het begrotingssaldo.

Inleiding In 2015 zijn de Raadzaal en Trouwzaal gerenoveerd. Daarbij is de geluidsapparatuur vervangen door een digitaal systeem voor beeld en geluid, waardoor de raads- en commissievergaderingen worden uitgezonden via internet. Inmiddels is de apparatuur aan vervanging toe. Daarnaast is het inwoneraantal gegroeid richting de 25.000 inwoners. Bij een inwoneraantal van 25.001 tot 30.000 neemt het aantal raadsleden toe van 19 naar 21. In het presidium zijn deze ontwikkelingen meermalen besproken en er is afgesproken dat er een integraal voorstel aan de gemeenteraad wordt voorgelegd. Beoogd effect Een duurzame en adequate oplossing voor het gebruik van de Raadzaal, Trouwzaal en Representatieve hal voor de komende jaren.

Argumenten 1.1

De audiovisuele apparatuur is afgeschreven en voldoet niet meer aan de wensen en behoeften van deze tijd.

Audiovisuele apparatuur heeft een gemiddelde levensduur van 6 à 8 jaar. De huidige apparatuur dateert uit 2015 en is dus 10 jaar oud. Steeds vaker zijn er kleine storingen, waardoor de leverancier moet worden geraadpleegd. De technologische ontwikkelingen van deze apparatuur hebben niet stilgestaan en ook de wensen en behoeften zijn gewijzigd. Nieuwe apparatuur verbetert onder andere de kwaliteit van beeld en geluid, geeft de mogelijkheid de naam van de spreker in beeld te tonen en om twee sprekers gelijktijdig in beeld te brengen en biedt de mogelijkheid om tekeningen, moties of amendementen te presenteren. Dit verhoogt de digitale toegankelijkheid van de commissie- en raadsvergaderingen voor onze inwoners. 1.2

De audiovisuele apparatuur is gekoppeld aan de installatie van de Trouwzaal en de Representatieve hal.

Als er veel publiek aanwezig is bij een commissie- of raadsvergadering en de publieke tribune is vol, dan kan het publiek plaatsnemen in de Trouwzaal en daar de vergadering live volgen. Ook wordt deze ruimte gebruikt voor bewonersavonden en openbare bijeenkomsten. De Representatieve hal kan als overloop dienen bij grote bezoekersaantallen en de beelden vanuit de hal kunnen ook in de Raadzaal en Trouwzaal getoond worden. De ruimtes zijn daardoor multifunctioneel te gebruiken. 2.1

De verwachting is dat het aantal raadsleden stijgt van 19 naar 21.

Met het huidige inwoneraantal bestaat de raad op grond van artikel 8 van de Gemeentewet uit 19 raadsleden. Als bij de peildatum voor de gemeenteraadsverkiezingen 2026 het aantal inwoners tussen 25.001 en 30.000 ligt, bestaat de gemeenteraad uit 21 raadsleden. In artikel 1, lid 2 van de Gemeentewet staat dat als peildatum geldt 1 januari van het jaar voorafgaand aan het jaar van de verkiezing (dus 1 januari 2025) óf - als de raad daarom verzoekt - de eerste dag van de vierde maand voorafgaand aan de maand van kandidaatstelling als het inwoneraantal van 25.000 dan is overschreden (dus 1 oktober 2025). 2.2

Het is efficiënt om de werkzaamheden voor audiovisuele apparatuur en

uitbreiding aantal raadszetels te combineren. Het aantal raadszetels en de indeling van de Raadzaal zijn van invloed op het instellen van de audiovisuele apparatuur. Het is daarom efficiënt om – nu we de apparatuur gaan vervangen – gelijk de indeling van de Raadzaal aan te passen naar 21 raadszetels. Dit voorkomt dat op een later moment de werkzaamheden voor de apparatuur (deels) opnieuw gedaan moeten worden.

2 van 4

2.3

Het is mogelijk om in de huidige Raadzaal de uitbreiding te realiseren.

Een projectinrichter waar de gemeente regelmatig mee samenwerkt, heeft een concepttekening gemaakt voor een nieuwe opstelling voor 21 raadszetels. Hierbij wordt het bestaande meubilair grotendeels hergebruikt. De grotere raadstafel neemt iets meer ruimte in beslag. Daarom is het noodzakelijk om de publieke tribune enigszins aan te passen. Dit leidt tot een beperkte afname van het aantal zitplaatsen. 3.1

Verbetering van de klimaatinstallatie zorgt voor een aangenamere temperatuur in

de Raadzaal. De huidige klimaatinstallatie is lastig te reguleren, waardoor het in delen van de Raadzaal koud is en in andere delen warm. Sommige raadsleden ervaren daarom overlast van tocht en kou. 3.2

Het is efficiënt om de werkzaamheden te combineren.

Bij het vervangen van de audiovisuele installaties en het aanpassen van de huidige inrichting in de Raadzaal is het noodzakelijk dat het huidige vaste plafond wordt vervangen. Daardoor wordt de aanwezige klimaatinstallatie boven het plafond bereikbaar om aan te passen. 4.1

Akoestische voorzieningen verbeteren het gebruikscomfort en de

verstaanbaarheid in de Representatieve hal. In de Representatieve hal is uit ervaring en uit metingen gebleken dat de akoestiek slecht is. Bij bijeenkomsten en recepties kunnen de bezoekers elkaar moeilijk verstaan. Ook de sprekers tijdens een bijeenkomst zijn slecht te volgen. Door akoestische voorzieningen aan te brengen, verbetert het gebruikscomfort en de verstaanbaarheid en is de ruimte functioneler te gebruiken. Kanttekeningen 2.1

Het aantal inwoners kan onder de 25.000 inwoners blijven

Is het aantal inwoners op 1 oktober 2025 lager dan 25.000 inwoners, dan is de verwachting – gezien de woningbouwontwikkelingen – dat bij de gemeenteraadsverkiezingen in 2030 de raad uit 21 raadsleden bestaat. Uitvoering Als de raad het krediet beschikbaar heeft gesteld, start het proces tot Europese en/of (meervoudige) onderhandse aanbesteding. Na de gunning wordt een planning gemaakt voor de uitvoering van de werkzaamheden, waarbij het streven is om uiterlijk in de zomervakantie van 2026 de werkzaamheden te realiseren.

3 van 4

Financiële gevolgen De totale kosten voor vervanging van audiovisuele apparatuur in Raadzaal, Trouwzaal en Representatieve hal, aanpassing van het meubilair in de Raadzaal, verbetering van de klimaatinstallatie in de Raadzaal, aanbrengen van akoestische voorzieningen, bijkomende kosten (bouwkundig, elektra, verlichting) en voorbereidings-, adviserings- en begeleidingskosten worden geraamd op € 705.000 Voor de vervanging van de audiovisuele apparatuur is al een krediet van € 250.000 beschikbaar gesteld. Er is een aanvullend krediet van € 455.000 nodig. De structurele last (afschrijving en exploitatie) bedraagt € 43.400 per jaar. De dekking hiervan wordt ten laste van de begroting gebracht. Bij het berekenen van de jaarlijkse last is uitgegaan van een afschrijving van 7 jaar voor de audiovisuele apparatuur en een afschrijving van 15 jaar voor de overige voorzieningen. Bijlagen -

Raadsbesluit (2014527

-

Voorstel aanpassen inrichting Raadzaal (2015303)

-

Specificatie van de kostenraming (VERTROUWELIJK) (2015304)

-

Site survey rapport gemeente Putten (2015383)

Commissiebehandeling De commissievergadering is terug te luisteren op https://putten.raadsinformatie.nl/.

Burgemeester en wethouders van Putten, de secretaris

de burgemeester

mr. F.E. Contant

H. A. Lambooij

Portefeuillehouder

P.A. van Nieuwenhuizen / H.A Lambooij

Afdeling

Griffie / Ruimte Beheer en Onderhoud

Behandelend ambtenaar

E.G. van Drie-Timmer / J. Lamers

Telefoonnummer

+31341359703

4 van 4