1796168 Raadsvoorstel Ontmanteling samenwerking bedrijfsvoering BLNP - indiening zienswijze

Zaaknummer

:

1796168

Documentnummer

:

1819310

Datum B&W vergadering

:

17 december 2024

Raadsvoorstel Onderwerp: Ontmanteling samenwerking bedrijfsvoering Bunschoten, Leusden, Nijkerk, Putten Beslispunt Geen zienswijze indienen met betrekking tot het voorgenomen besluit om de gemeenschappelijke regeling zonder meer samenwerking bedrijfsvoering Bunschoten Leusden Nijkerk Putten te beëindigen. Inleiding Op basis van een analyse van de staat van de samenwerking BLNP is in de eerste helft van 2023 door een extern bureau een advies uitgebracht voor de doorontwikkeling van de BLNP-samenwerking. Het advies hield in om ervoor te kiezen de huidige samenwerking door te ontwikkelen tot een volwaardige bedrijfsvoeringsorganisatie of anders de samenwerking te beëindigen. Een daaruit volgende verkennende periode van 12 maanden maakten duidelijk dat de behoeften met betrekking tot samenwerking bij de vier gemeenten dusdanig verschillen, dat er geen eenduidig gedragen beeld van de gewenste vorm van de toekomstige samenwerking kon ontstaan. De vier gemeenten hebben daarop de opdracht gegeven om een Plan van Aanpak voor het proces van beëindiging op te stellen. Dat rapport is opgeleverd Op 17 december 2024 hebben wij -net als de colleges van Bunschoten, Leusden en Nijkerk- het voorgenomen besluit genomen om de Gemeenschappelijke Regeling Zonder Meer samenwerking bedrijfsvoering Bunschoten Leusden Nijkerk en Putten te beëindigen.

Beoogd effect Met de uitvoering van het plan van aanpak voor de ontmanteling wordt op een voortvarende en zorgvuldige wijze invulling gegeven aan de wens van de vier gemeenten om de samenwerking te beëindigen

Argumenten 1.1

De ontmanteling biedt duidelijkheid na een lang proces

Met het besluit om per 1 januari 2025 de going-concerntaken van BLNP per 1 januari 2025 niet meer onder de vlag van de BLNP-samenwerking te laten plaatsvinden maar onder eigen verantwoordelijkheid van de vier gemeenten, wordt snel duidelijkheid gecreëerd voor de betrokken medewerkers. De medewerkers die voor een deel van hun dienstverband vrijgesteld waren voor gezamenlijke BLNP-taken zullen door de werkgevers zoveel mogelijk vervangende gelijkwaardige werkzaamheden krijgen toegewezen. 1.2

Zakelijke afspraken over de uitvoering van de ontmantelingsprojecten

De vier gemeenten hebben onderling afgesproken de benodigde capaciteit voor de ontmantelingsprojecten ter beschikking te stellen voor zolang dit nodig is. In het eerste halfjaar van 2025 zullen voor specifieke onderdelen van het taakveld HRM (personeelsen salarisadministratie) en het taakveld Financiën (Financieel systeem) en het gebruik van de onderliggende ICT-systemen, die na 1 juli 2025 nog een periode moeten doorlopen,

zakelijke

afspraken

worden

gemaakt

in

de

vorm

van

een

dienstverleningsovereenkomst. Hiermee is voor de betrokken gemeenten helder wie waarvoor verantwoordelijk blijft en dat de continuïteit in de taakuitvoering geborgd is. Kanttekeningen 1.3

Schaalnadelen

Als gevolg van de ontvlechting van de taken zullen schaalnadelen ontstaan en kwetsbaarheden in de taakuitvoering toenemen. Er wordt in de eerste helft 2025 door de ambtelijke organisatie onderzocht hoe de schaalnadelen en kwetsbaarheid kunnen worden beperkt. 1.4

Incidentele kosten

Met het ontvlechtings – en invlechtingsproces gaan incidentele kosten gepaard. Voor de gemeente Putten zijn deze kosten geraamd op circa € 10.000 ten behoeve van de ontvlechting en een gelijk bedrag aan invlechtingskosten. Het totaal van de met het besluit gepaard gaande kosten komt daarmee uit op € 20.000, hetgeen wordt gedekt uit de wegvallende kosten van samenwerking in de tweede helft van 2025. Uitvoering Samenvattend voorziet het plan van aanpak in de volgende mijlpalen: 



De materiële samenwerking van de BLNP-samenwerking stopt op 31 december 2024. Op 1 januari 2025 werken de vier gemeenten in de praktijk op de vier taakvelden weer volledig zelfstandig, tenzij daarover andere afspraken zijn gemaakt; Materiële opheffing van de BLNP-samenwerking is bereikt wanneer ofwel alle gezamenlijke taken zijn beëindigd ofwel deze taken in het kader van een nieuwe samenwerkingsafspraak worden gecontinueerd. Het definitieve moment wordt 2 van 3



bepaald door de laatste gemeente die alle taken zelfstandig kan uitvoeren, met een richtdatum van uiterlijk 1 juli 2025. Formele opheffing van de BLNP-regeling zonder meer na het doorlopen van de stappen in de opheffingsprocedure. Naar verwachting is deze in het tweede kwartaal van 2025 afgerond. De vier gemeenten zorgen ervoor dat de hierboven beschreven procedure uiterlijk in juni 2025 is afgerond, zodat de formele opheffing in kan gaan per 1 juli 2025.

Er zijn enkele contracten plus onderliggende voorzieningen (YouForce, Key2FIN), die doorlopen tot 31 december 2026 (met maximaal 3 maanden migratie-uitloop) en waarbij de contractuele frictiekosten bij splitsing te hoog zijn. Deze contracten zullen worden uitgediend, maar niet meer onder BLNP-vlag maar lokaal.

Voor de goede orde melden wij u met het oog op de formele opheffing -naast de zienswijzenprocedure- ook toestemming zullen vragen voor beëindiging van de regeling. Dit is namelijk zo bepaald in de aangegane gemeenschappelijke regeling zonder meer. Eerder heeft uw raad ons ook toestemming gegeven de regeling aan te gaan. Financiële gevolgen De kosten van ontvlechting van taken en invlechten in de eigen organisatie zijn beperkt, omdat de medewerkers de afgelopen jaren in dienst van de eigen gemeenten zijn gebleven. Er is beperkt sprake van medewerkers die voor alle vier de gemeenten werken en bij één van de vier gemeenten in dienst zijn. Voor de gemeente Putten is sprake van één medewerker, ten aanzien waarvan wordt bezien hoe de werkzaamheden worden afgebouwd en in de leemte wordt voorzien. Commissiebehandeling De commissievergadering is terug te luisteren op https://putten.raadsinformatie.nl/.

Burgemeester en wethouders van Putten, de secretaris

de burgemeester

mr. F.E. Contant

H. A. Lambooij

Portefeuillehouder

H.A. Lambooij

Afdeling

Gs

Behandelend ambtenaar

F.E. Contant

Telefoonnummer

+31341359712

3 van 3