11. Raadsinformatiebrief betreft benchmark Berenschot

Leden van de gemeenteraad van Putten

Behandelend ambtenaar

W. Louw

Zaaknummer: 1375678

Doorkiesnummer

(0341) 359611

Documentnummer: 1380038

Afdeling

Staf P&O

Onderwerp

Benchmark Berenschot

Geachte leden van de raad,

Verzonden: 26 januari 2022

Putten, 25 januari 2022

In de tweede helft 2021 heeft Bureau Berenschot een benchmark uitgevoerd, die betrekking heeft op de uitvoeringskosten van onze ambtelijke organisatie. Om deze benchmark was mede door u gevraagd. Hierbij informeren wij u op hoofdlijnen over de uitkomst van deze benchmark. Opbouw benchmark De benchmark heeft betrekking op de kosten die samenhangen met primaire en secundaire processen van de gemeente Putten. Door deze insteek ontstaat vergelijkbaarheid met andere gemeenten. Er zijn immers verschillen tussen gemeenten op het vlak van uitbesteding en het verrichten van werkzaamheden in eigen beheer. Verder is in beeld gebracht welke kosten er ten behoeve van andere gemeenten worden gemaakt, gecorrigeerd met opbrengsten op dat vlak. De zo verkregen zuivere uitvoeringskosten van de gemeente Putten op peildatum 1 januari 2021 zijn vergeleken met een twaalftal andere gemeenten met een vergelijkbaar aantal inwoners, die niet langer dan twee jaar terug ook een benchmarkonderzoek hebben laten verrichten. De onderdelen die minder kosten zijn op hoofdlijnen te duiden Voor de benchmark was het noodzakelijk om de gemeentelijke begroting in te richten volgens het standaardmodel van bureau Berenschot. Dat betekende dat kosten moesten worden toegerekend op basis van inschatting. Door de noodzakelijke toerekeningsystematiek zijn vooral de hoofdlijnen van de rapportage van belang.

De hoofdconclusie is dat de uitvoeringskosten circa 7% lager liggen dan gemiddeld Het genoemde percentage correspondeert met een bedrag van circa € 1,9 miljoen en ziet dus op de gezamenlijke kosten van uitbesteding en werkzaamheden in eigen dienst. Dat is een redelijk grote afwijking ten opzichte van de overige in de benchmark betrokken gemeenten. Er zijn drie onderdelen te benoemen, waarin de verschillen zich vooral voordoen.

1. Er is sprake van onevenwichtigheid in het loongebouw Bij de beschouwing van de inschaling van medewerkers valt op dat relatief veel medewerkers in een bepaald soort functie (ondersteunend, vakspecialist, beleidsmedewerker) in één salarisniveau zijn ingedeeld. De geringe differentiatie in salariëring betekent dat er weinig maatwerk geleverd kan worden bij invulling van vacatures en er voor medewerkers die al in dienst zijn er minder doorgroeimogelijkheden zijn. Beide zaken knellen, vooral bij de huidige arbeidsmarkt. 2. Er is op een aantal onderdelen aantoonbaar minder formatie Daarbij kan bijvoorbeeld worden gedacht aan werkzaamheden die omvangrijker zijn dan in de referentiegemeenten, maar met gelijke of zelfs minder formatie worden verricht. Verder zijn er enkele taken, met name op het vlak van privacy en geo-informatie, die in de loop van de tijd steeds belangrijker zijn geworden, waarbij de formatie onvoldoende is meegegroeid. Dat leidt in de praktijk tot knelpunten, die zich uit in de vorm van werkdruk en prioritering. 3. De overhead is gelijk gebleven bij toenemende taken In de loop van de tijd is de gemeentelijke organisatie gegroeid als gevolg van meer taken. Dat betreft zowel taken die door de rijksoverheid zijn overgedragen aan gemeenten, als ook samenwerking in regionaal verband.

De overhead in de vorm van ondersteunende werkzaamheden en management is niet meegegroeid met deze taken. De werkdruk neemt daardoor toe. Het verdient aanbeveling hierop niet alleen nu, maar ook in de toekomst alert te blijven. Er is een belangrijke kanttekening en conclusie Zoals aangegeven is de benchmark geënt op de situatie per 1-1-2021. In de loop van het jaar 2021 heeft uw raad ingestemd met het beschikbaar stellen van middelen (circa 9 ton) om een aantal grote knelpunten bij de afdeling Ruimte op te lossen. De conclusie is gerechtvaardigd dat de noodzaak hiertoe door de benchmark wordt gestaafd, maar ook dat de organisatie daarmee nog niet op het gemiddelde niveau zit dat nodig is voor een adequate taakuitvoering. Dat vergt extra structurele middelen van circa 1 miljoen euro. Hoe verder? Op dit moment is er een proces gaande inzake organisatieontwikkeling. Met dit proces wordt beoogd de organisatie te versterken en wel zodanig dat zowel de reguliere taken als ook projecten en opgaven nog adequater kunnen worden opgepakt. Het verdient ons inziens aanbeveling om bij de besprekingen voor de komende regeerperiode juist met het oog op ambities ook aandacht te besteden aan het op peil kunnen brengen van de organisatie.. Hoogachtend, burgemeester en wethouders van Putten,

mr. F.E. Contant,

H. A. Lambooij,

Secretaris

Burgemeester

Bijlage: benchmark Bureau Berenschot

2 van 2