10.1 Jaarverslag gemeentearchief 2020

Uitgerekend Jaarverslagrecreatief 2020 Gemeentearchief

Jaarverslag gemeentearchief Putten 2020 Verslag van de gemeentesecretaris aan burgemeester en wethouders over het beheer van de niet overgebrachte archiefbescheiden en de verantwoording over het beheer van de archiefbewaarplaats conform artikelen 10 en 11 van de archiefverordening.

Verslag van burgemeester en wethouders aan de raad, op grond van artikel 12 van de Archiefverordening, over wat zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de Archiefwet (zorg voor de archiefbescheiden) en Wet Revitalisering Generiek Toezicht.

juni 2021

De gemeentesecretaris van Putten mr. F.E. Contant

10 van 22

Inhoudsopgave

Inhoud 1. Samenvatting ............................................................................................................................4 2. Organisatie ................................................................................................................................5 Plaats in de organisatie/wettelijk kader......................................................................................5 Archiefbewaarplaats/ e-Depot ...................................................................................................6 3. Dienstverlening archief..............................................................................................................6 Bezoektijden/ Bezoekersreglement ...........................................................................................6 Kosten en dienstverlening .........................................................................................................7 Informatievragen/perceeldossiers..............................................................................................8 Digitale dienstverlening gemeentearchief (website/beeldbank).................................................8 4. Acquisitie ...................................................................................................................................9 5.

Archiefbeheer ............................................................................................................................9 Conservering van papieren archiefbescheiden .......................................................................10 Digitale archiefbescheiden.......................................................................................................10 Werkwijze ................................................................................................................................11 6. Toegankelijk maken ................................................................................................................12 Archief gemeentebestuur.........................................................................................................12 Particuliere archieven ..............................................................................................................12 Puttens Historisch Genootschap (PHG) ..................................................................................13 7. Inspectie en archieftoezicht.....................................................................................................13 8.

Kwaliteitszorg ..........................................................................................................................14 Opbouw interne kwaliteitszorg en toezicht ..............................................................................14 Kwaliteitsproces en niveaus van controle................................................................................14 9. Contacten ................................................................................................................................15 Bijlage 1 KPI toetsing archiefbeheer ...........................................................................................17 Bijlage 2 Bevindingen toetsing ....................................................................................................19

10 van 22

1. Samenvatting In de archiefverordening is opgenomen dat een jaarverslag wordt opgesteld dat inzicht geeft in het gevoerde beleid en werkzaamheden. Het beleid en de werkzaamheden moeten ervoor zorgen dat het papieren en digitale archief in goede en geordende staat worden beheerd. Het archiefbeheer dient ook jaarlijks getoetst te worden. De toetsing van het archiefbeheer wordt uitgevoerd aan de hand van de Kritische Prestatie Indicatoren (KPI). Op basis van de toetsing kan via dit jaarverslag verantwoording worden afgelegd door het college van B en W aan de gemeenteraad. Het college van B en W is als zorgdrager verantwoordelijk voor het archief- en informatiebeheer. Verantwoording over deze zorg wordt afgelegd aan de gemeenteraad door middel van dit jaarverslag. De uitkomsten van de toetsing treft u als bijlage aan bij dit verslag. 2020 stond in teken van de coronacrisis. Een groot deel van de ambtenaren moest thuis werken. Er werd door de raad digitaal vergaderd. Het informatiebeheer van de gemeente vond al een geruime tijd digitaal plaats. Het dynamische archief van de gemeente was al digitaal. Door het zaakgericht werken konden processen ook digitaal verlopen. De documenten konden op de bestaande procedures digitaal door de organisatie worden behandeld en afgehandeld.

Van een ingekomen verzoek tot behandeling en goedkeuring door het college of de raad, het gehele proces is digitaal. De gehele parafenroute verliep al digitaal. Hierdoor was het voor de organisatie makkelijk om digitaal te werken. Door de coronacrisis werd het gemeentearchief gesloten. De dienstverlening werd beperkt. Er kon geen archiefonderzoek meer plaatsvinden. Wanneer men dringend een document nodig had, kon men een afspraak maken. Bouwvergunningen konden eenvoudig worden verstrekt aangezien deze al gedigitaliseerd waren. Het Puttens Historisch Genootschap (PHG) kon geen onderzoek meer doen in de archieven. Het handelen van de overheid wordt vastgelegd in documenten, besluiten, verordeningen etc. De informatie hiervan en de documenten moeten goed worden beheerd zodat deze teruggevonden kunnen worden in de juiste context. De informatie is tegenwoordig overal beschikbaar. Van belang bij een overheidsorganisatie is, dat de informatie betrouwbaar is en juist wordt beheerd. Informatie die voor vernietiging in aanmerking komt, ook wordt vernietigd. Wat voor bewaring in aanmerking komt juist wordt bewaard en van de juiste context wordt voorzien. Men kan hier denken aan wanneer en in welke vergadering iets is goedgekeurd. Hiervoor is een goed archiefbeheer noodzakelijk.

Op basis van een de basis van een goed archiefbeheer kan men verantwoording afleggen over het beleid en de taken. De archieven zijn ook van belang vanwege de cultureel-historische waarde. Om de kwaliteit van het archiefbeheer te bewaken heeft de gemeente Putten een kwaliteitssysteem. Voor het digitaal archiveren, werkt de gemeente met het Handboek vervanging. In 2021 wordt een beleidsplan archiefbeheer opgesteld om toekomstige

10 van 22

veranderingen op het gebied van archief- en informatiebeheer in kaart te brengen en een richting te geven. In de bijlage staan de bevindingen van de toetsingen van het archiefbeheer. In 2020 zijn de documenten van het oude zaaksysteem geconverteerd naar het huidige zaaksysteem. Aan de conversie worden eisen gesteld in de archiefwetgeving. Voorafgaand aan de conversie is een toetsingskader vastgesteld. Aan de hand van dit toetsingskader zijn er audits gehouden. Na een aantal proefplaatsingen en verbeteringen bleek dat de conversie voldeed aan de wettelijke eisen gebaseerd op archiefwetgeving. Van de conversie is een verklaring opgesteld conform artikel 25 lid 2 van de Archiefregeling.

2. Organisatie Plaats in de organisatie/wettelijk kader De gemeente Putten is georganiseerd volgens het afdelingen model. Het gemeentearchief en archief- en informatiebeheer vallen onder het cluster informatievoorziening van de afdeling Dienstverlening. Organisatieschema van de gemeente Putten.

Het jaarverslag wordt in het kader van interbestuurlijk toezicht aan de provinciaal archiefinspecteur toegezonden. Binnen het college is de burgemeester portefeuillehouder voor het archief- en informatiebeheer. Het college heeft de plicht om te zorgen dat de archieven in goede en geordende staat gebracht en bewaard worden. Om de archieven in goede en geordende staat te houden, zijn er voldoende middelen en mensen nodig. Met de middelen 10 van 22

kunnen er de nodige maatregelen worden genomen en door personeel met archiefopleidingen kan het archiefbeheer worden vormgegeven. Hiervoor heeft het college de plicht (volgens de Archiefwet) dat er voldoende geschoold personeel en middelen beschikbaar zijn. Digitale informatie is vaak vluchtig en duurzaam bewaren is vaak moeizaam. Door wetgeving is daarom ook de eis voor archief geschoold personeel opgenomen. De archief- en informatiebeheerders zorgen ervoor dat de richtlijnen die opgesteld zijn voor het archief- en informatiebeheer, worden nageleefd. Op landelijk niveau wordt het wettelijke kader gevormd door de Archiefwet 1995. De uitwerking daarvan wordt gegeven in het Archiefbesluit en de Archiefregeling. Op gemeentelijk niveau is de archief-wettelijke taak uitgewerkt in de Archiefverordening en het Besluit Informatiebeheer. Met de Archiefverordening creëert de gemeenteraad een kader voor het college ter uitvoering van de taak als zorgdrager. Met het Besluit Informatiebeheer stelt het college regels voor het beheer van de gemeentelijke archieven. Archiefbewaarplaats/ e-Depot Archiefbescheiden jonger dan 20 jaar worden beschouwd als informatie die niet openbaar is. Bescheiden moeten, in ieder geval als deze ouder zijn dan 20 jaar, worden overgedragen aan het gemeentearchief. De informatie is dan in principe openbaar.

Er kunnen beperkingen worden gesteld aan de openbaarheid (privacy en bescherming van bedrijfsinformatie). Archiefbescheiden die de actuele waarde voor de organisatie verliezen, kunnen worden overgedragen aan het gemeentearchief. De gemeente heeft hiervoor een archiefbewaarplaats voor fysieke documenten en voor digitale documenten een e-Depot. In de nog vast te stellen archiefwet worden er nieuwe eisen gesteld aan een e-Depot. Er zal bekeken moeten worden of het e-Depot voldoet aan deze eisen. De oude papieren archiefbescheiden worden bewaard in een door de provinciale archiefinspecteur goedgekeurde archiefbewaarplaats. Hierin worden de archieven goed, geordend en toegankelijk bewaard voor volgende generaties. Voor digitale archiefbescheiden heeft de gemeente Putten een e-Depot. In het duurzaamheidsbeleid is de bewaarplaats voor digitale archiefbescheiden - het e-Depot - aangewezen als formele archiefbewaarplaats voor digitale bescheiden. Een e-Depot is meer dan een systeem. Het is het geheel van organisatie, processen en procedures, financieel beheer, personeel, databeheer, databeveiliging en aanwezige hard- en software, dat duurzaam beheren en raadplegen van te bewaren digitale archiefbescheiden mogelijk maakt.

3. Dienstverlening archief Tijdens de coronacrisis was bezoek en onderzoek in het gemeentearchief niet mogelijk. Tijdens deze periode zijn documenten op verzoek digitaal verstuurd aan belangstellende en onderzoekers. Het aantal onderzoeksvragen is door de verbouwing daarom afgenomen. Bezoektijden/ Bezoekersreglement

10 van 22

Bezoekers zijn tijdens werkdagen op afspraak welkom in het gemeentearchief, in principe van 9.00 tot 12.30 uur. Onder toezicht van de archiefmedewerkers wordt invulling gegeven aan de publieke dienstverlening. In het bezoekersreglement staan de regels vermeld waaraan de bezoeker zich dient te houden bij het raadplegen van archiefbescheiden. Het reglement staat ook op de website.

Bezoekersruimte

Kosten en dienstverlening Voor het laten uitvoeren van onderzoek in het archief en het verstrekken van reproducties worden kosten in rekening gebracht conform de op dat moment geldende Legesverordening. Het streven is om de mensen zoveel mogelijk zelf onderzoek te laten verrichten. De bezoekers worden geadviseerd over waar en hoe gezocht kan worden naar de gewenste informatie. Op afspraak kunnen onderzoekers een beroep doen op de kennis van de archiefmedewerkers. Door de coronacrisis was de hulp van de vrijwilligers van het Puttens Historisch Genootschap (PHG) niet mogelijk. Bibliotheek In de bezoekersruimte bevindt zich een handbibliotheek met literatuur en naslagwerken die van belang zijn om de Puttense geschiedenis in het juiste perspectief te plaatsen. De bibliotheek is een samenwerking tussen het gemeentearchief en de PHG. Het PHG heeft de bibliotheek ook uitgebreid met boeken over de gemeente Putten die de openbare bibliotheek heeft afgestoten. In het gerenoveerde gemeentehuis heeft de PHG een eigen werkruimte gekregen. 10 van 22

Informatievragen/perceeldossiers Vanwege de coronacrisis was een bezoek aan het gemeentearchief niet mogelijk. Hierdoor kon er geen archiefonderzoek plaats vinden. Wel is zoveel mogelijk geprobeerd om vragen voor onderzoekers digitaal af te handelen door middel van het verstrekken van digitale afschriften. Het aantal archiefonderzoekers dat informatie wilde uit het gemeentearchief is ook gedaald. Archiefonderzoek door de leden van het PHG kon tijdens deze periode ook geen doorgang vinden. In 2020 kregen we verzoeken binnen voor bouwvergunningen. Het ODNV heeft voor de uitvoering van zijn taken vaak informatie nodig uit het gemeentearchief. Het grootste gedeelte van deze informatie is digitaal aanwezig. Categorie

Aantal

Toelichting

ODNV

53

Dit betrof de opvraag van milieu gerelateerde zaken.

Particulieren

71

Dit betrof voornamelijk de opvraag van tekeningen. Maar soms waren er ook onderzoeksvragen.

Bedrijven

83

Dit betrof de opvraag van tekeningen en berekeningen

Tot eind maart waren er wekelijks onderzoeken in het archief Schovenhorst, archieven van de gemeente en het archief van stichting oktober 44 Digitale dienstverlening gemeentearchief (website/beeldbank) Op de website van de gemeente Putten is een speciaal gedeelte ingericht voor het gemeentearchief. Bezoekers hebben de behoefte om via internet informatie en archiefbescheiden te raadplegen, deze vraag neemt nog steeds toe. De gemeente Putten probeert aan deze behoefte tegemoet te komen. Zo zijn de bouwvergunning digitaal. Voor het digitaal verstrekken van informatie moet men rekening houden met de privacyregelgeving. Bij documenten worden indien nodig, namen etc. zwart gemaakt Op de website van de gemeente Putten is een speciaal gedeelte ingericht voor het gemeentearchief. In 2018 is een rechtszaak geweest tegen het historisch archief van Leiden omtrent de auteursrechten van foto's. Je mag een foto publiceren wanneer er geen auteursrechten op de foto's berusten. Het achterhalen van de auteursrechten op foto’s en prentbriefkaarten is niet mogelijk, vandaar dat de prentbriefkaarten van Putten niet meer gepubliceerd worden. De foto's kunnen wel ingezien worden bij het gemeentearchief. Naast informatie over de geschiedenis van Putten, is het archievenoverzicht op de website geplaatst. Van de archieven zijn de inventarissen via internet te raadplegen.

Ook zijn toegangen van archieven op de website te vinden. De website van het gemeentearchief wordt door belangstellenden (waaronder collega’s van andere gemeenten) geraadpleegd. Dit blijkt ook wanneer andere gemeenten een bezoek brengen bij de gemeente. De beleidsstukken (zoals het Handboek vervanging) over het informatie- en archiefbeheer worden vaak als voorbeeld gebruikt door andere gemeenten.

10 van 22

4. Acquisitie Om de geschiedenis van de gemeente Putten op een juiste wijze in kaart te brengen, heeft het gemeentearchief naast het gemeentelijk archief ook particuliere collecties. De gemeente heeft niet de bemoeienis met alle aspecten in de gemeente Putten, particuliere verzamelingen geven een aanvulling op het beeld van de geschiedenis. Om een goede afweging te kunnen maken wat wel en wat niet opgenomen dient te worden in de archiefbewaarplaats, is een acquisitieprofiel onontbeerlijk. De gemeente Putten heeft daarom een acquisitieprofiel vastgesteld. Het acquisitieprofiel is ook te vinden op de website van het gemeentearchief. De gemeente hanteert geen actief acquisitiebeleid. Wanneer een archief overgedragen kan worden, wordt het archiefmateriaal eerst gecontroleerd op vuil, ongedierte en eventuele schimmels. Wanneer de testen positief uitvallen worden de archieven eerst behandeld. Afgelopen jaar zijn er geen archieven van particulieren overgedragen aan de gemeente.

5. Archiefbeheer De archiefbescheiden moeten in goede en geordende staat bewaard worden. Een goed archiefbeheer is noodzakelijk dit te om informatie in goede en geordende staat te behouden. De structuur waarbij de informatie is aangemaakt is belangrijk, ook voor later om de documenten in de juiste context te kunnen presenteren. Bijvoorbeeld wanneer heeft een besluit plaats gevonden en door welk orgaan is dit vastgesteld: door de raad of het college. Bij het zoeken kan men door google-achtige systemen veel te veel vinden of men krijgt volgens de algoritmes een lijst met documenten voorgeschoteld. Je hoopt dan dat het juiste document er ook bijzit. Bij een goed archiefbeheer kan men makkelijk verantwoording afleggen op basis van documenten waarbij de grondslag is vastgesteld en door wie het document is vastgesteld. De informatie die je zoekt, moet betrouwbaar en echt zijn. De logische ordening moet je naar de juiste informatie leiden. Hoe ouder de archiefbescheiden worden, hoe minder exacte gegevens je weet over archiefbescheiden. Het zoeken wordt daarom lastiger. Bij het aanmaken van documenten wordt automatisch een vooraf ingestelde structuur meegegeven. Archiefbewaarplaats (analoge archiefbescheiden) De papieren archieven worden beheerd in een geconditioneerde archiefbewaarplaats. De temperatuur en de luchtvochtigheid wordt constant gemonitord.

De temperatuur en de luchtvochtigheid voldeden in deze periode aan de eisen. Er wordt op regelmatige basis gemeten of er schimmels, ongedierte aanwezig is in de archiefruimte. Afgelopen jaar is geconstateerd dat er zilvervisjes aanwezig waren. Deze zijn bestreden en gebleken is dat dit geholpen heeft. Het vermoeden was dat de zilvervisjes ergens anders vandaan kwamen. Er zijn

10 van 22

meer loc doosjes uitgezet en op basis hiervan zijn de zilvervisjes verder bestreden. Speciale brandblussers zijn afgelopen jaar gecontroleerd. In geval van calamiteiten is de gemeente is aangesloten bij de Documentenwacht om verzekerd te zijn van deskundige eerste hulp bij o.a. waterschade, brand en schimmelexplosies.

Foto archiefdepot Archieven staan keurig in zuurvrije dozen, zodat er geen vervuiling kan ontstaan en hierdoor wordt de kans kleiner op schimmelvorming.

Conservering van papieren archiefbescheiden Digitale archiefbescheiden Bij de gemeente wordt al een lange tijd zaakgericht gewerkt. Zaakgericht werken houdt in dat dat alle samenhangende documenten over een uit te voeren proces bij elkaar worden opgeslagen. Archiefvorming begint zodra het eerste document (via een kanaal: telefoonnotitie, webformulier of binnenkomende post) binnenkomt en de zaak wordt gestart. Het zaakgericht werken is de voorwaarde om digitaal te kunnen werken. Omdat we zaakgericht werkten heeft de gemeente sinds 2011 een substitutiebeschikking. Op basis hiervan kan de gemeente zijn papieren archiefbescheiden vervangen door digitale archiefbescheiden. Om te voldoen aan de substitutiebeschikking en om digitaal werken mogelijk te maken, heeft de gemeente kwaliteitszorg op het archiefbeheer. Door de kwaliteitsbewaking kan (digitaal) archiefbeheer goed gemonitord worden. Het voordeel van het digitaal hebben van de archiefbescheiden is, dat er nu met gemak thuis gewerkt kan worden. Veel is al digitaal beschikbaar voor de ambtenaar. De bedoeling was om in 2019 de digitale documenten en dossiers uit Verseon (oude zaaksysteem) te converteren naar Djuma het nieuwe zaaksysteem. In de archiefregeling staan de eisen waaraan de conversie moet voldoen. Op basis van deze eisen is er een controleformulier ontwikkeld.

Aan de hand van dit controleformulier is een audit uitgevoerd. De audit is in samenwerking met de archivaris van de gemeente Nijkerk uitgevoerd. De taak van de archivaris van Nijkerk was het objectief toetsen van testresultaten van de conversie en het samenstellen van een auditrapportage. Het samenstellen van de rapportage is gebaseerd op de issuelijst die aangeleverd is door de gemeente Putten. De conversie bleek in de eerste keer

10 van 22

niet te voldoen aan de eisen. Aan de hand van de bevindingen zijn er verbetervoorstellen en eisen opgesteld. De conversie is daarom ook uitgesteld naar 2020. Een nieuwe wet voor wat betreft digitaal inzien van archiefbescheiden is de Wet Open Overheid (WOO). Deze wet heeft invloed op het vroegtijdig openbaar maken van digitale informatie. Er zal bekeken moeten worden wat de gevolgen zijn van deze wet in combinatie met Privacywetgeving. Het op orde brengen van digitale informatie wordt voor de gemeente urgent als randvoorwaarde om de WOO uit te voeren. Het heeft ook gevolgen voor de bescheiden in de archiefbewaarplaats Voor oude overgedragen digitale bestanden beschikt de gemeente vanaf 2015 over een digitale archiefbewaarplaats, het zogenaamde e-Depot. Een definitie van het e-Depot is: het geheel van organisatie, beleid, processen en procedures, financieel beheer, personeel, databeheer, databeveiliging en aanwezige hard- en software, dat duurzaam beheren en raadplegen van te bewaren digitale archiefbescheiden mogelijk maakt. Het e-Depot is ontwikkeld op basis van standaarden zoals Toepassingsprofiel Metadata Lagere Overheden (TMLO) en International Standard Archival Description (ISAD), Eisen Duurzaam Digitaal Depot (ED3) en relevante NENISO normen.

Werkwijze Er wordt gewerkt volgens vastgelegde procedures. Om de kwaliteit te waarborgen worden de afspraken regelmatig getoetst. De procedures zijn vastgelegd in werkwijzers. Op basis van de procedures voorkomt men dat er verschillend wordt gewerkt, de kwaliteit is hierdoor gewaarborgd. Bij een goed archiefbeheer gaat het om het uitvoeren van vooraf vastgestelde werkzaamheden. Wanneer achteraf het beheer moet worden geregeld, is dit lastig en kostbaar. Wanneer er bij het ontstaan van de archiefbescheiden rekening gehouden wordt met de duurzaamheid en terugvindbaarheid kan dit eenvoudig gerealiseerd worden. De gemeente start met extra controles. Op basis van een risicoprofiel worden steekproeven uitgevoerd. De bedoeling is om inzicht te krijgen waar wordt gearchiveerd. Het gaat hier met name om stukken die buiten het zaaksysteem worden opgeborgen. Bij sommige documenten bestaat de kans dat deze stukken op een schijf of in een andere ongecontroleerde omgeving worden opgeslagen. Aan dit punt zal in 2021 extra aandacht worden besteed Zaaksysteem Djuma. Het archiefsysteem waarin de documenten van de gemeente zijn opgeborgen is het zaaksysteem Djuma. Aan het zaaksysteem zijn de vakapplicaties zoals Suite 4 Sociaal Domein en Squit gekoppeld. Het archiefbeheer vindt plaats in het zaaksysteem Djuma.

Voor een aantal werkprocessen die niet ondersteund worden door sectorspecifieke applicaties, functioneert Djuma eveneens als backoffice applicatie. Djuma voldoet aan de eisen NEN 2082. De NEN 2082 is een norm voor de Functionaliteit van Informatie Archiefmanagement in programmatuur. De gemeente heeft een via een TMLO-formulier de metadatavelden vastgesteld.

10 van 22

In 2020 is het burgerzaken systeem gekoppeld aan Djuma. Nu worden alle brondocumenten voor de basisadministratie burgerzaken niet meer uitgedraaid maar worden digitaal opgeslagen in Djuma. De gemeente Putten heeft naast het zaaksysteem ook een e-Depot. Het e-Depot fungeert als generieke applicatie voor de hele organisatie.

Afbeelding schermafdruk Djuma

Zaaktypen zijn de basis voor zaakgericht werken, omdat hier ook de archiefkenmerken aan zijn gekoppeld. Het zaaktype is meer dan alleen een beschrijving. Het zaaktype geef het proces aan en is daarnaast een mogelijkheid om te zoeken en te selecteren.

6. Toegankelijk maken De zorgdrager heeft de plicht de archieven in goede en geordende staat te brengen en te bewaren. Een goede en geordende staat is de basis voor de informatievoorziening, voor de eigen organisatie en later een bron voor het cultureel erfgoed. In 2021 is er vanwege de corona weinig door vrijwilligers gewerkt. De steun van vrijwilligers, is noodzakelijk om de particulieren archieven toegankelijk maken. De gemeente beheert naast de gemeentelijke archieven ook particulieren archieven. Archief gemeentebestuur Het archief van het gemeentebestuur archiefblok 1940-1975 is afgerond. Er is een start gemaakt met de bewerking van blok 1990-2005 Particuliere archieven

10 van 22

Er wordt gewerkt aan het inventariseren van het particuliere archief van de stichting Oktober 1944. Het archief wordt beschreven door een vrijwilliger. Wanneer het archief is beschreven, worden er afspraken gemaakt over de openbaarheid. Puttens Historisch Genootschap (PHG) De groep vrijwilligers (van het PHG) werkt wekelijks aan het nader toegankelijk maken van historische bronnen uit het gemeentearchief. De activiteiten van de Werkgroep Gemeentearchief van het PHG bestonden het afgelopen jaar onder meer uit: 

Aanvullen van het genealogisch databestand van inwoners van Putten (periode ca. 1706-1940) met nieuwe gegevens.



Aanvullen van het zogenoemde 'Woningenbestand'. Hierin zijn gegevens uit meerdere bronnen (o.m. bouwvergunningen, bevolkingsregister, woningkaarten, sloopvergunningen) verwerkt. Deze geven per adres inzicht in de verleende vergunningen en hoofdbewoners, over de periode ca. 1850-1962. In het bestand zijn ook de vernummeringen (wijknummers en huisnummers) inzichtelijk gemaakt.



Het verder dichten van het zogenoemde 'Gat van Putten'. Eind negentiende eeuw zijn bij een brand de doop-, trouw- en begraafboeken (DTB's) over de periode 1665-1706 verloren gegaan. Gegevens uit andere bronnen worden aangewend om over deze periode toch de bewoners van Putten in beeld te krijgen.



Beschrijven en rubriceren van de archiefbibliotheek. Het PHG heeft haar bibliotheek geschonken aan het gemeentearchief en voegt deze samen met de boeken van het gemeentearchief.



Het verder toegankelijk maken van de serie pasfoto's 1940-1945. Naast de aanvullingen die het gemeentearchief via de website ontvangt van burgers die personen op de foto's herkennen, toont het PHG foto's oude inwoners van Putten en achterhaalt op deze wijze steeds meer namen van geportretteerden.



Het verder toegankelijk maken van de notariële akten voor genealogen, heemkundigen en andere onderzoekers, door deze te ontsluiten met indexen op de aktes.

Wanneer er weer normaal gewerkt mag worden hopen we de vrijwilligers weer terug te zien.

7. Inspectie en archieftoezicht Met het jaarverslag geeft het college de gemeenteraad de mogelijkheid om horizontaal toezicht uit te oefenen. Ook stelt zij door middel van dit jaarverslag de provinciaal archiefinspecteur op de hoogte van de zorg van het archief- en informatiebeheer. Een belangrijk onderdeel van het toezicht is de toetsing aan de archief KPI's. De bevindingen van deze toetsing zijn in de bijlage opgenomen bij dit jaarverslag. Met de inwerkingtreding van de Wet revitalisering generiek toezicht is de toezichthoudende rol van de provinciale archiefinspectie veranderd. De provincie treedt meer vanuit de achtergrond op en zal minder inhoudelijke audits uitvoeren. De verantwoording voor toezicht en auditering is voor een deel verschoven naar de gemeente. Door middel van de toetsing van de KPI's en het jaarverslag kan verantwoording worden afgelegd door het college aan de gemeenteraad.

10 van 22

8. Kwaliteitszorg Opbouw interne kwaliteitszorg en toezicht Het college maakt als zorgdrager voor het beheer van te bewaren archiefbescheiden gebruik van een toetsbaar kwaliteitssysteem. Instrumenten daarin zijn het DSP, het Kwaliteitshandboek WerkWijzer, Archiefbeheer en het Handboek vervanging. Het systeem is mede gebaseerd op de baseline informatievoorziening en NEN 15489. Door deze wijze wordt periodiek de stand van zaken van het informatiebeheer getoetst en worden verbeterpunten geformuleerd. Kwaliteitsproces en niveaus van controle De gemeente Putten heeft een kwaliteitsproces dat is gebaseerd op de kwaliteitscirkel van Deming.

De activiteiten zijn: PLAN:

Eens in de twee jaar wordt een beleidsplan opgesteld voor het archief- en informatiebeheer: het Documentair Structuur Plan (DSP). Dit beleidsplan wordt (samen met het Kwaliteitshandboek Archiefbeheer) vastgesteld door het college.

DO:

De actiepunten die voortkomen uit het DSP worden vertaald naar het afdelingsplan.

CHECK: Het archief- en informatiebeheer controleert het beleid en de gevoerde acties door middel van audits. De uitkomsten hiervan worden beschreven in het jaarverslag van de gemeentesecretaris. Dit jaarverslag wordt aangeboden aan de gemeenteraad. ACT:

Aan de hand van het jaarverslag worden acties ondernomen. Deze worden opgenomen in het afdelingsplan. Het afdelingsplan wordt gebruikt als input voor het DSP.

Archief Kritische Prestatie Indicatoren (KPI's) De VNG heeft criteria vastgelegd waaraan het archief- en informatiebeheer moet voldoen: de zgn. KPI's. Bij het niet voldoen aan de eisen is er sprake van taakverwaarlozing en kan de provincie ingrijpen. In bijlage 1 is het verslag van de toetsing van KPI’s archiefbeheer opgenomen. De bevindingen van de reguliere toetsing zijn te vinden in de bijlage 2 Een belangrijk onderdeel van de kwaliteitszorg zijn de medewerkers. De rol van de DIVmedewerker veranderd door het digitale tijdperk. Om de kwaliteit van de archiefbeheer te borgen worden er een DIV-dag georganiseerd om vaardigheden en houding te verbeteren om de afdelingen pro-actief te benaderen, te controleren en te adviseren.

10 van 22

9. Contacten Provinciale archiefinspectie Het gemeentearchief onderhoudt goede contacten met de provinciale archiefinspectie. Kennisnetwerk Informatie en Archief Het Kennisnetwerk Informatie en Archief (KIA) is de ontmoetingsplaats voor vakgenoten in de wereld van informatie en archief. De informatie- en archiefsector delen steeds meer een gemeenschappelijk vakgebied. Op de website vind je kennisplatforms met uiteenlopende thema’s. Je kunt vragen stellen, meedoen aan discussies, kennisdelen en samen kennis ontwikkelen. Naast de onlineactiviteiten, blijft elkaar ontmoeten en leren kennen tijdens workshops, presentaties en op kennissessies van groot belang, of dat nu face-to-face of digitaal gebeurt. Softwareleverancier Er is regelmatig nauw contact over het verbeteren van de digitale bedrijfsvoeringprocessen met Circle Software. Circle Software is de leverancier van Djuma. Om te blijven voldoen aan de eisen, worden regelmatig updates uitgevoerd. Contact met het Puttens Historisch Genootschap (PHG) Het gemeentearchief onderhoudt goede contacten met het PHG. Een vaste groep vrijwilligers zet zich al vele jaren enthousiast in om archiefmateriaal nader te ontsluiten. Hun inzet levert de Puttense gemeenschap veel op. Diverse archieftaken zouden zonder hun hulp niet uitgevoerd worden. De gemeente is dankbaar voor de inzet van alle vrijwilligers.

Afgelopen jaar is er weinig contact geweest met het PHG. De corona maatregelen lieten niet toe dat men bij elkaar kon komen. Het opzoeken van archiefmateriaal was niet mogelijk, omdat het archief gesloten was. Een jaarlijks terugkerend samenzijn benadrukt de goede samenwerking met de vrijwilligers

10 van 22

Nieuwe ruimte PHG.

10 van 22

Bijlage 1 KPI toetsing archiefbeheer Verslag interne kwaliteit en toezicht Het archiefbeheer wordt getoetst aan diverse kwaliteitseisen. In dit verslag treft u de resultaten van de toetsing aan. In het eerste gedeelte is er een beschrijving van de toetsing van het archiefbeheer aan de Kritische Prestatie Indicatoren (KPI) archiefbeheer. Na de beschrijving van de toetsing aan de KPI's, is er een beschrijving van de reguliere toetsing. Toetsing KPI’s archiefbeheer Toetsing archiefbeheer aan de KPI's archiefbeheer. In de afbeelding hieronder wordt de score weergegeven. De score is verdeeld in niet overgebrachte archieven en overgebrachte archieven. Hierna treft u per punt een toelichting op de resultaten.

Resultaatscore KPI's in % niet overgebrachte archiefbescheiden voldoet

voldoet deels

onvoldoende

1. Lokale regelingen

n.v.t. 90

2. Middelen en mensen

100

3. Archiefruimte, applicaties, archiefbwaarplaats en E-depot

100

4. Interne kwaliteitszorg en toezicht 5. Ordening, autenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid

80

20 94

6. Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding

100

7. Overbrenging archiefbescheiden

100

10 van 22

10

6

1.

Lokale regelgeving De gemeenteraad heeft in 2016 de Archiefordening vastgesteld. Het Besluit Informatiebeheer is in 2017 vastgesteld door het college. Wat nog niet gerealiseerd is het strategisch informatiebeheer overleg. Het overleg is in de regelingen vastgesteld, maar vindt nog niet plaats. Wanneer de coronacrisis voorbij is, zal dit verder worden opgepakt.

2.

Mensen en middelen Op gebied van mensen en middelen beschikt de gemeente over vakbekwaam personeel voor het archief- en informatiebeheer.

3.

Archiefruimte, applicaties, archiefbewaarplaats en E-Depot. De papieren archieven worden bewaard in een goedgekeurde archiefbewaarplaats. Er worden zoveel mogelijk archiefbescheiden opgeslagen in het archiefsysteem. De vakapplicatie archiefbescheiden produceren worden of zijn gekoppeld aan het archiefsysteem. Voor oudere digitale documenten beschikt de gemeente over een EDepot.

4.

Interne kwaliteitszorg en toezicht. De gemeente heeft een kwaliteitssysteem. Het systeem staat beschreven in het jaarverslag en de bevindingen zijn terug te vinden in bijlage 2. De onafhankelijkheid van het intern toezicht kan verbeterd worden als samen wordt gewerkt met BNLP-gemeenten. Een goed voorbeeld hiervan is de samenwerking over de controle van de conversie.

5.

Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden. De ordening vindt plaats via de zaaktypen en (digitale) dossier waardoor archiefbescheiden in samenhang teruggevonden kunnen worden.

6.

Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding. Aan de zaken worden archivistische kenmerken toegekend, zodat er op een verantwoorde wijze vernietigd kan worden. Door de conversie beschikt de gemeente over een instrument waardoor de conversie goed getoetst kan worden.

7.

Overbrenging archiefbescheiden. De gemeente heeft geen achterstanden in de verwerking van archieven en heeft daardoor zijn archieven, die daarvoor in aanmerking komen, overgebracht. Er is gestart met het beschrijven van blok 1990/2020. Na het beschrijven van dit archiefblok kan het bestand worden overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

10 van 22

Bijlage 2 Bevindingen toetsing De gemeente heeft een kwaliteitszorg op archiefbescheiden. In dit kader worden er verschillende kwaliteitscontroles uitgevoerd op het gebied van toegankelijkheid en terugvindbaarheid van de documenten. Maar ook op de kwaliteitseisen van de bewaarplaats, digitale opslag en digitale dossiers. Bij wijzigingen in de software of procedures wordt deze conform de wijzigingsprocedure Handboek vervanging vastgesteld. Bevindingen analoge archief (papierenarchief) De gemeente maakt voor papieren archiefbescheiden gebruik van duurzame materialen bij het opmaken en beheren van te bewaren archiefbescheiden. De temperatuur en de luchtvochtigheid in deze periode voldeed aan de eisen van de archiefwet. Er is in deze periode gecontroleerd met insecten doosjes om te kunnen constateren of schadelijk insectenaanwezig zijn. In deze periode is geconstateerd dat er zilvervisjes aanwezig waren in de voorruimte van de archiefbewaarplaats. Aan de hand van de bevindingen is er actie ondernomen. In overleg met de documentenwacht heeft een gespecialiseerd bedrijf de zilvervisjes bestreden. Het resultaat was uiteindelijk dat de visjes niet meer voorkomen in de voorruimte. Als voorzorgmaatregel zijn andere ruimtes meegenomen om de visjes te bestrijden

Bevindingen digitaal Archief Voor digitale bestanden hanteert de gemeente de geldende, duurzame formaten. De geldende formaten staan vermeld in de door het college vastgestelde beleidslijn conversie, migratie en substitutie. De afgelopen periode zijn de systemen van burgerzaken gekoppeld aan Djuma. Conform het handboek vervanging is eerst de koppeling getest in de testomgeving en na akkoord bevinding. is deze doorgezet naar de productie. De wijziging is ook opgenomen in het handboek vervanging.

Er wordt gewerkt volgens vaste procedures. De medewerkers werken conform het Kwaliteitshandboek. De post wordt geselecteerd via vastgestelde inschrijfcriteria. De gedigitaliseerde archiefbescheiden worden drie maanden bewaard om een eventueel herstel mogelijk te maken. De eerste controle wordt gedaan door een DIV-medewerker. De tweede controle wordt uitgevoerd door de behandelend ambtenaar. Hij geeft eventueel aan of iets niet goed gescand is. Voordat de analoge documenten definitief worden vervangen door digitale documenten, wordt er een steekproef uitgevoerd op de kwaliteit van de archiefbescheiden. De bevindingen van de steekproeven van de archiefbescheiden waren goed. De werkmethode die het archief- en informatiebeheer hanteert, voldeed aan de eisen van het handboek vervanging van de gemeente Putten. De punten waarop gecontroleerd wordt zijn: -

Kwaliteit van de scans (recht gescand, leesbaar, is alles compleet)

-

Kwaliteit van de metadata (juiste zaaktype gebruikt, kwaliteit omschrijving, resultaat goed toegepast, vertrouwelijkheid, NAW)

10 van 22

-

Inhoudelijk (is de zaak volledig, zijn er relaties met andere zaken, zijn de objecten (dossiers) gekoppeld, BBV-proces)

De controle liet zien dat 95,5 % voldeed aan de eisen. De fouten zaten in de kwaliteit van de metadata 4,5%. De fouten zijn hersteld en metadata is verbeterd.

Conversie De gemeente Putten heeft de archiefbescheiden vanuit Verseon geconverteerd naar Djuma. Aan de conversie worden wettelijke eisen gesteld. De Archiefregeling heeft eisen gesteld aan duurzame bewaring en toegankelijkheid van archiefbescheiden. Voorafgaand aan de conversie is een stappenplan opgesteld. Een onderdeel van dit stappenplan was een audit. De audit is gebaseerd op eisen uit de archiefregeling. Er is een aantal proefplaatsingen geweest. Na toetsing werd er steeds iets verbeterd totdat dit voldeed aan de eisen. Op basis van de goede bevindingen is besloten om de migratie te laten plaatsvinden. Van de uiteindelijke conversie is ook een auditverslag gemaakt. De basis van dit rapport is de auditrapportage van de proefconversie aangevuld met de laatste testgegevens. De audit is in samenwerking met de gemeente Nijkerk uitgevoerd. Uit de audit is gebleken dat de conversie goed verlopen is en dat de archiefbescheiden toegankelijk zijn.

10 van 22