04.5 Verantwoordingsrapportage-BAG-2020

Verantwoordingsrapportage 2020

Beheer en Bestuur Basisregistratie Adressen en Gebouwen Bronhouder Putten

Datum dagelijks bestuur vaststelling:

Rapportage BAG 2020 - Putten - Pagina 1 van 24

< Verplicht in te vullen veld > >

Inhoudsopgave 1. Inleiding 1.1 Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG) 1.2 Gemeente als verantwoordelijke bronhouder BAG 1.3 Het belang van BAG 1.4 Leeswijzer

2. Bestuurlijke verantwoording 2.1 Overzichtsdiagram 2.2 Verbetermaatregelen

3. Zelfevaluatie 3.1 Borging processen 3.2 Actualiteit 3.3 Volledigheid 3.4 Juistheid

Rapportage BAG 2020 - Putten - Pagina 2 van 24

1.

Inleiding

1.1

Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG)

Vanaf 1 juli 2018 is de BAG basisregistratie, bestaande uit de adressenregistratie en de gebouwenregistratie. De BAG bevat gegevens van alle adressen en gebouwen in Nederland, zoals bouwjaar, oppervlakte, gebruiksdoel en locatie op de kaart. De BAG is onderdeel van het overheidsstelsel van basisregistraties. Gemeenten zijn bronhouders van de BAG. Zij zijn verantwoordelijk voor het opnemen van de gegevens in de BAG en voor de kwaliteit ervan. Alle gemeenten stellen gegevens over adressen en gebouwen centraal beschikbaar via de Landelijke Voorziening (BAGLV). Het Kadaster beheert de BAGLV en stelt de gegevens beschikbaar aan de diverse afnemers. De BAG bevat informatie over: panden, verblijfsobjecten, standplaatsen, ligplaatsen, nummeraanduidingen, openbare ruimtes en woonplaatsen. De attributen die hierbij horen zijn onder andere naam, huisnummer, status, oppervlakte, geometrie, bouwjaar en gebruiksdoel. De BAG bevat deze gegevens van heel Nederland. Alle gemeenten stellen gegevens over adressen en gebouwen centraal beschikbaar via de Landelijke Voorziening BAG (LV BAG). Het Kadaster beheert de LV BAG en stelt de gegevens beschikbaar aan de diverse afnemers. Organisaties met een publieke taak, zoals ministeries, waterschappen, politiekorpsen en veiligheidsregio's zijn verplicht de authentieke gegevens uit de registraties te gebruiken.

1.2

Gemeente als verantwoordelijk bronhouder BAG

In de wet BAG zijn de taken en bevoegdheden van de betrokken partijen beschreven. Kwaliteitsborging is beschreven in de Regeling Zelfcontrole. Het college van burgemeester en wethouders is verantwoordelijk voor de uitvoering van de taken op grond van de Wet BAG. Deze rapportage is opgesteld op basis van de jaarlijkse zelfevaluatie zoals beschreven in de Regeling Zelfcontrole BAG om horizontaal verantwoording af te leggen aan de gemeenteraad over de uitvoering van de Wet BAG en om verticaal verantwoording af te leggen aan het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (DGBRW), als formeel toezichthouder.

1.3

Het belang van de BAG

De BAG is een belangrijk onderdeel van het stelsel van basisregistraties. In deze basisregistraties zijn de belangrijkste gegevens verzameld die de overheid nodig heeft om haar werk te doen. Denk bijvoorbeeld aan persoonsgegevens, namen en adressen van bedrijven en eigenaren van percelen, WOZ waarden. In verschillende wetten is de kwaliteit van deze gegevens gewaarborgd. Deze registraties zijn essentieel voor een goede dienstverlening van de overheid. Ze zijn van groot belang voor openbare orde en veiligheid, het toekennen van uitkeringen en vergunningen, belastingheffing, afvalinzameling en bestrijding van fraude.

1.4

Leeswijzer

Hoofdstuk 1 bevat algemene informatie over de BAG. Hoofdstuk 2 bevat belangrijke verantwoordingsinformatie van de bronhouder aan de toezichthouder. De bronhouder legt verantwoording af over beleid en bedrijfsvoering BAG. Tevens wordt een inzicht gegeven in de voorgenomen verbetermaatregelen en de wijze waarop deze zullen worden gerealiseerd. Hoofdstuk 3 bevat een uitdraai van de zelfevaluatie zoals deze voor 31 december 2020 is ingeleverd. Hierin wordt rubrieksgewijs per vraag de gemeentelijke beantwoording weergegeven.

Rapportage BAG 2020 - Putten - Pagina 3 van 24

2. Bestuurlijke verantwoording Jaarlijks dient de gemeente Putten een vragenlijst in te vullen die behoort bij de ENSIA-toets. De ENSIA-toets 2020 gaat over de periode 1 juli 2019 tot en met 30 juni 2020. Gedurende deze periode voldeden de BAG-werkzaamheden niet aan de gestelde eis. Op de vragenlijst van de ENSIA-toets 2020 heeft de gemeente Putten 125 van de 205 gescoord. Dit is een score van 61%. Het ministerie geeft aan dat de minimale score 75% dient te zijn. Omdat Putten al een aantal jaren de gestelde eis niet haalt is er op 16 november 2020 een gesprek geweest met de Kwaliteitsmanager Landelijke Voorzieningen en Basis Registraties van het Kadaster. In dit gesprek is de situatie omtrent de BAGwerkzaamheden besproken. De totaalscore van de ENSIA-toets is opgebouwd uit een viertal onderwerpen te weten borging processen, actualiteit, volledigheid en juistheid. Per onderdeel wordt beoordeeld aan welke eisen wordt voldaan.

Borging processen (55 van de 80 punten) Om de werkzaamheden beter te borgen is er extra formatie beschikbaar gesteld voor het uitvoeren van de BAG-werkzaamheden. De vervanger is sinds juni 2020 actief en heeft geen invloed op deze ENSIA-toets. De uitvoering van het BAG-proces is goed beschreven en vastgelegd. De processen zijn actueel en worden bij veranderingen bijgewerkt. De mandatering is op orde. Bij het binnen de termijn vastleggen van definitieve geometrie is behoorlijke vooruitgang geboekt. Het kennisniveau van de BAG-beheerders is op voldoende niveau. De kennis wordt bijgehouden door het bezoeken van bijeenkomsten van het Kadaster, GGB etc. Het moeizaam lopende proces van toekennen nummeraanduiding is per 1 januari 2021 volledig verplaatst van de afdeling Ruimte naar de afdeling Dienstverlening. Ook het tekenwerk van de BAG is overgegaan van de afdeling Ruimte naar de afdeling Dienstverlening. Met de overgang van deze taken is de verwachting dat dit efficiënter gaat lopen.

Actualiteit (0 van de 45 punten) Voor het verwerken van brondocumenten is de eis dat deze binnen vier werkdagen worden verwerkt. Deze eis is niet gehaald. De gemiddelde actualiteitsscore in de ENSIA-periode was 85,7%. De uitbreiding van de formatie per juni 2020 laat zien dat de actualiteit erop vooruitgaat. In de afgelopen 8 maanden was de actualiteit 7 keer boven de 93% (1 keer een lage score van 83%) Dit is nog niet de vereiste 98% actualiteit maar het gaat wel duidelijk beter. Door zoveel mogelijk BAGwerkzaamheden door de afdeling Dienstverlening te laten uitvoeren is de verwachting dat de vereiste actualiteit gehaald kan worden.

Bij het niet tijdig inmeten van panden ging het om 6 panden, waarbij 3 van deze panden een bijzonder situatie aan de hand is. De andere drie panden zijn ondertussen ingemeten. Doordat er nu een vervanger is voor de BAG-beheerder is de verwachting dat de terugmeldingen ook binnen de daarvoor gestelde tijd zullen worden afgedaan.

Volledigheid (30 van de 40 punten) De samenwerking tussen de BGT, WOZ en BAG is goed. Ieder project wordt benut om de volledigheid verder te verbeteren. Op dit moment is dat het project gebruiksoppervlak in de WOZ. Dit project zal binnenkort worden afgerond en heeft veel verbeteringen in de basisregistraties tot gevolg

Rapportage BAG 2020 - Putten - Pagina 4 van 24

gehad. Deze goede samenwerking is ook noodzakelijk om voorbereid te zijn op de komende samenhangende objectenregistratie. De eerste afspraken zijn hier al voor gemaakt.

Juistheid (40 van de 40 punten) Door de nauwe samenwerking tussen de verschillende basisregistraties in het cluster gegevensbeheer op de afdeling Dienstverlening is de juistheid verbetert. Een groot deel van de brondocumenten van de BAG wordt gecontroleerd door de WOZ. Verder worden er steekproeven uitgevoerd of de juistheid voldoet aan de gestelde eisen.

Maatregelen De gemeente Putten kent de tekortkomingen bij de BAG. Daarom is er extra formatie beschikbaar gesteld voor het uitvoeren van de BAG-werkzaamheden. De eerste resultaten zijn hiervan al zichtbaar als wordt gekeken naar de actualiteit van de BAG-werkzaamheden in de periode 1 juli 2020 tot en met 1 februari 2021. Door het overhevelen van een groot deel van de BAG-werkzaamheden van de afdeling Ruimte naar de afdeling Dienstverlening is de verwachting dat de gestelde eisen kunnen worden gehaald. De eerste tekenen zijn positief, zeker als er rekening wordt gehouden met het feit dat er nieuwe medewerkers zijn op verschillende taken die van belang zijn voor de BAG.

Rapportage BAG 2020 - Putten - Pagina 5 van 24

2.1

Overzichtsdiagram

Onderdeel

Waarde Putten

Maximale Score

Gemiddelde score in %

Deelscore Borging Proces

55

80

69 %

Deelscore Actualiteit

0

45

0%

Deelscore Volledigheid

30

40

75 %

Deelscore Juistheid

40

40

100 %

Puntentotaal BAG lijst

125

205

61 %

Rapportage BAG 2020 - Putten - Pagina 6 van 24

Bovenstaande diagrammen dienen de deelscore en de totaalscore van de bronhouder te reflecteren.

Rapportage BAG 2020 - Putten - Pagina 7 van 24

2.2 Verbetermaatregelen Op basis van de uitgevoerde evaluatie van de BAG heeft ons college besloten de volgende verbetermaatregelen door te voeren: Welke maatregelen moeten er komend jaar worden uitgevoerd om de kwaliteit van de BAG te verbeteren?

Verbetermaatregelen

Verbetermaatregelen ten aanzien van Borging proces

Borging, wat zijn de aandachtspunten? In het onderdeel Borging van de ENSIA-toets zijn er 8 vragen over de borging van de BAG. De vragen waarop de gemeente een voldoende scoort ( 3,5, 6,7 en 8) eisen voorlopig geen aandacht op. De vragen waarop met Ja/Nee of met Nee is geantwoord wel en staan hieronder. 1. Is de voor het beheer van de BAG toegewezen formatiecapaciteit voldoende voor het waarborgen van de kwaliteit? 2. Is de vervanging voor het beheer van de BAG zodanig geregeld dat de kwaliteit van de registratie (inclusief de tijdige verwerking van brondocumenten) is gewaarborgd? 4. Worden de beschreven processen die invloed hebben op de kwaliteit van de BAG nageleefd? Welke acties worden of zijn reeds ingezet om op deze onderdelen van de BAG beter te scoren. - Er is een vervanger voor de BAG-beheerder sinds juni 2020. - Het moeizaam lopende proces van toekennen nummeraanduiding wordt in december 2020 volledig verplaatst van de afdeling Ruimte naar de afdeling Dienstverlening. - Er ligt een voorstel bij het MT om ook andere BAGtaken met bijbehorende uren over te hevelen van de afdeling Ruimte naar de afdeling Dienstverlening. Met de uitbreiding van de formatie en het onderbrengen van zoveel mogelijk BAGwerkzaamheden op één afdeling en het verbeteren van de processen moet leiden tot een beter borging.

De noodzaak om stappen te ondernemen op dit gebied wordt duidelijk gevoeld door het MT.

Verbetermaatregelen ten aanzien van Actualiteit

Actualiteit BAG Voor het bepalen van de actualiteit van de BAG wordt d.m.v. toetsing van een drietal onderdelen getoetst of er wordt voldaan aan de gestelde eisen. (De vragen zijn verkort weergegeven) Het antwoord op deze vragen bepaald of de BAG van de gemeente Putten actueel is. 1. Worden mutaties in de BAG binnen de daartoe verplichte termijn doorgevoerd? (Het actualiteitspercentage ligt in alle maanden van de ENSIA-periode op of boven 98%) 2. Worden panden die worden gereed gemeld en de

Rapportage BAG 2020 - Putten - Pagina 8 van 24

status pand in gebruik niet in gemeten hebben binnen 6 maanden voorzien van definitieve geometrie. 3. Worden objecten die de status In Onderzoek krijgen binnen 6 maanden beoordeeld. Wordt er een beslissing genomen waardoor de status kan worden verwijderd. Bij het onderdeel actualiteit blijkt dat op alle drie de onderdelen de eis niet werd gehaald. Dit is zorgelijk. Welke acties zijn ondernomen. -Uitbreiding formatie BAG-beheer per juni 2020. Door de uitbreiding moet het actualiteitspercentage omhoog gaan. -Bij het niet tijdig inmeten van panden blijkt het nog om 6 panden te gaan, waarbij bij 3 van deze panden een bijzonder situatie aan de hand is. Twee panden staan op een afgesloten terrein van een failliet bedrijf en 1 pand staat op een terrein waar ook handhaving een rol speelt en de eigenaar de gemeente geen toegang wil verschaffen. Het is niet wenselijk om een meting af te dwingen. De andere drie panden worden binnenkort ingemeten. De gemeente heeft nieuwe afspraken met de landmeter. Deze nieuwe afspraken resulteren er nu al in dat het aantal panden met de status pand in gebruik niet ingemeten sterk is teruggelopen. - Door één melder die er voor zorgde dat 5 panden met daarin 6 verblijfsobjecten de status in onderzoek kregen, is het onderzoek niet tijdig afgerond. Deze meldingen zijn niet illustratief voor de gang van zaken rondom In onderzoek zaken.

Het heeft wel geleid tot aanpassingen in het proces om dit in het vervolg te voorkomen. (Uitgebreider beschrijving bij het onderdeel actualiteit) Verbetermaatregelen ten aan zien van Volledigheid

Volledigheid. De volledigheid van de BAG wordt getoetst met een viertal vragen. Alleen op vraag 2 voldoet de gemeente niet. 2. Worden alle terugmeldingen/correctieverzoeken behandeld conform de voorschriften? (afhandeling binnen twee werkdagen óf binnen twee werkdagen het attribuut waarover gerede twijfel bestaat in onderzoek zetten) Alle terugmeldingen zijn op tijd verwerkt met uitzondering van de 5 terugmeldingen van één melder. Deze bijzondere situatie zorgt ook nu weer voor het niet voldoen aan de gestelde eisen. Dit is ook het geval bij het onderdeel actualiteit en bij de vraag over verwerking van In Onderzoek situaties. Het proces is aangepast in de verwachting dat dit niet meer voor gaat komen.

Verbetermaatregelen ten aanzien van Juistheid

Juistheid De juistheid van de gegevens wordt getoetst aan de hand van een viertal vragen. Op alle vragen is het antwoord Ja gegeven. Dit houdt in dat de gemeente voldoet aan de gestelde eisen. Omdat dit een van de

Rapportage BAG 2020 - Putten - Pagina 9 van 24

weinige onderdelen is waarop wel goed wordt gescoord is, is het van belang om op dit onderdeel scherp te blijven en te kijken of verbeteringen mogelijk zijn om de kans op fouten te reduceren.

Rapportage BAG 2020 - Putten - Pagina 10 van 24

3. Zelfevaluatie 3.1 Borging processen

Rapportage BAG 2020 - Putten - Pagina 11 van 24

Bovenstaande diagrammen tonen hoe de BAG is geborgd in de organisatie. Met onderstaande vragen wordt getoetst of de uitvoering van de Wet BAG structureel geborgd is in de organisatie. Dit moet blijken uit de beschikbare formatiecapaciteit, uit een adequate beschrijving van de administratie organisatie, uit bekendheid bij medewerkers met BAG-gerelateerde activiteiten en de bevoegdheid om deze activiteiten uit te voeren, uit het volgens wettelijke regels inmeten van definitieve geometrie en uit het kunnen overleggen van voor de BAG gebruikte brondocumenten. Is de uitvoering van de Wet BAG structureel geborgd in de organisatie?

Antwoord

1. Is de voor het beheer van de BAG toegewezen formatiecapaciteit voldoende voor het waarborgen van de kwaliteit?

Nee: De formatiecapaciteit is onvoldoende voor het waarborgen van de kwaliteit van de BAG.

Toelichting op gegeven antwoord:

Er is onvoldoende formatie voor het bijhouden van de BAG. Dit geldt voor de reguliere mutatie verwerking maar ook voor situatie waarbij de BAG grote aantallen mutaties te verwerken krijgt vanuit andere projecten. Bijv Bepalen van het gebruiksoppervlak voor WOZ. Dat er onvoldoende formatie is voor de BAG is bekend en het MT onderneemt actie om dit probleem op te lossen. Er is sinds juni een vervanger voor de BAG-beheerder, het nummeraanduidingsproces maakt deel uit van het Lean Project, er is overleg over het overhevelen van taken van de afdeling Ruimte naar de afdeling Dienstverlening en de manager is naar aanleiding van het gesprek dat hij heeft gehad met de kwaliteitsmanager Landelijke Voorzieningen en Basis Registraties van het

Rapportage BAG 2020 - Putten - Pagina 12 van 24

Kadaster is ervan doordrongen dat de BAG snel op orde moet komen. 2. Is de vervanging voor het beheer van de Nee: Bij afwezigheid van een functionaris worden BAG zodanig geregeld dat de kwaliteit van de BAG-gerelateerde werkzaamheden niet of niet tijdig registratie (inclusief de tijdige verwerking van overgenomen. brondocumenten) is gewaarborgd? Toelichting op gegeven antwoord:

Voor de verschillende BAG-processen is veelal één medewerker. Bij afwezigheid van een medewerker liggen de werkzaamheden stil. De continuïteit is onvoldoende gewaarborgd. Sinds juni is er voor de werkzaamheden van de BAGbeheerder een vervanger beschikbaar.

3. Zijn de processen die invloed hebben op de kwaliteit van de BAG beschreven?

Ja: De processen zijn op schrift gesteld

Toelichting op gegeven antwoord:

Ja, de procesbeschrijvingen zijn actueel en komen overeen met de feitelijke uitvoering. De processen zijn overgezet van Protos naar het nieuwe software programma dat de gemeente gebruikt voor het beschrijven van de processen, Engage. Omdat de gemeente wel bewust is van de situatie bij de BAG is het proces dat leidt tot een nummeraanduidingsbesluit opgenomen in het Lean Project. (september 2020) In dit project worden processen beschreven die niet goed lopen in de organisatie. De voorgestelde verbeteringen worden in december of januari gepresenteerd aan het MT. De verwachting is dat het MT de aanbevelingen overneemt.

4. Worden de beschreven processen die invloed hebben op de kwaliteit van de BAG nageleefd?

Ja/Nee: De processen die invloed hebben op de kwaliteit van de BAG worden deels nageleefd

Toelichting op gegeven antwoord:

Ja/Nee. De processen die van invloed zijn op de kwaliteit worden nageleefd. De werkzaamheden worden uitgevoerd zoals ze staan beschreven. Het probleem zit in het tijdig uitvoeren van de werkzaamheden, dit lukt tot op heden niet. Er is zeer regelmatig overleg tussen de collega's die zich bezig houden met de andere basisregistraties zoals de BRP, de BGT en de WOZ. Ook is er regelmatig overleg met de vergunningverleners van de afdeling Ruimte. Wanneer toezichthouders met een BAGverzoek naar een locatie gaan is er altijd eerst overleg. In dit overleg worden afspraken gemaakt waar zij op moeten toetsen. Dit is niet alleen voor de BAG, maar ook of er zaken spelen voor de BGT, BRP of de WOZ. De BAG-beheerder leest de info-brieven van verschillende partijen en bezoekt de BAGbijeenkomsten. Bij onduidelijkheden wordt de helpdesk van het Kadaster of de leverancier van de BAG-software geraadpleegd.

5. Worden de processen die invloed hebben op de kwaliteit van de BAG minimaal één keer per jaar geëvalueerd en waar nodig

Ja

Rapportage BAG 2020 - Putten - Pagina 13 van 24

geactualiseerd? Toelichting op gegeven antwoord:

Ja, bij het overzetten van Protos naar Engage, het nieuwe procesbeschrijvingsprogramma, zijn de beschreven processen weer onder de loep genomen en de actualiseert. Door de kleine organisatie en omdat een groot deel van de werkzaamheden op de afdeling Dienstverlening worden uitgevoerd, worden de processen niet aan geboden aan het college of aan het MT. De wijzigingen worden besproken met de betrokken medewerkers en in het werkoverleg van de afdeling. In het voorstel dat aanpassingen beschrijft in het nummeraanduidingsproces staan ook aanbevelingen om alle taken die betrekking hebben op de BAG over te hevelen van de afdeling Ruimte naar de afdeling Dienstverlening. Dit maakt de processen eenvoudige en er is nog maar één manager verantwoordelijk.

6. Vindt het inmeten van definitieve geometrie Ja: Alle definitieve geometrie voor panden is plaats met de geometrische kwaliteitseisen ingewonnen met de geometrische kwaliteitseisen die die hiervoor zijn geformuleerd? hiervoor zijn geformuleerd. Toelichting op gegeven antwoord:

Ja, alle geometrie die wordt opgenomen in de BAG voldoet aan de gestelde eisen. De geometrie die ingewonnen dient te worden naar aanleiding van een verleende vergunning wordt in gemeten door een externe partij. Panden die worden gesignaleerd bij de mutatiedetectie (vergunningsvrije objecten) worden in gemeten m.b.v. stereofoto's.

7. Beschikt de gemeente over een actueel mandaatbesluit waarin alle relevante taken en bevoegdheden uit de Wet BAG zijn belegd?

Ja

Toelichting op gegeven antwoord:

Er is een delegatiebesluit van de gemeenteraad aan BenW voor de omschreven taken in de wet BAG. Door (onder)mandatering zijn de taken overgedragen aan de afdelingsmanager en de BAG-beheerder. De (onder)mandaten zijn in orde en zijn van 3 mei 2018.

8. Is het proces zo ingericht dat elke wijziging van de levenscyclus van een pand of verblijfsobject in het terrein tijdig wordt opgevolgd door een bijbehorende mutatie in de BAG?

Ja: Er worden voldoende beheersmaatregelen getroffen om ervoor te zorgen dat een wijziging van een levenscyclus in het terrein wordt gevolgd door een bijbehorende mutatie in de BAG.

Toelichting op gegeven antwoord:

Ja, de gegevens van de verleende vergunningen en de voortgang van de werkzaamheden zijn snel en tijdig beschikbaar. Ook zijn er nu controles aanwezig om geen verleende vergunningen "te missen". Dat geldt ook voor het gereed melden van bouwwerken. Het melden van een sloop verloopt goed maar er was nog wel eens onduidelijkheid wanneer de sloop is afgerond. Deze werkzaamheden worden nu uitgevoerd door het cluster gegevensbeheer (belastingen).

Rapportage BAG 2020 - Putten - Pagina 14 van 24

3.2 Actualiteit

Rapportage BAG 2020 - Putten - Pagina 15 van 24

Bovenstaande diagrammen tonen hoe de bronhouder met het toetselement actualiteit in de organisatie is omgegaan. In de kwaliteitsmonitor is een trendanalyse opgesteld over de periode van 1 juli 2019 tot en met 30 juni 2020 voorafgaande aan het invullen van de evaluatie voor de verwerking van de brondocumenten in de registratie waarbij de brondocumenten en de bijbehorende mutatiedatum. Worden mutaties in de BAG binnen de daartoe verplichte termijn doorgevoerd?

Antwoord

1. Neem de actualiteitspercentages voor het Het actualiteitspercentage ligt in meer dan 2 tijdvak 1 juli 2019 t/m 30 juni 2020 (N.B. dat is maanden van de ENSIA-periode onder de 95% de peildatumperiode in het KDB BAG: 1 augustus 2019 tot 1 juli 2020) zoals deze in het BAG Kwaliteitsdashboard zijn opgenomen bij het thema Actualiteit. De toetsing heeft betrekking op de tijdige verwerking van brondocumenten in de registratie waarbij de brondocumentdatum en de bijbehorende mutatiedatum worden vergeleken. Toelichting op gegeven antwoord:

De 98% actualiteit die is vastgesteld in het kwaliteitskader BAG wordt niet gehaald. Het probleem speelt bijna gedurende het hele jaar. In de periode 1 juli 2019 tot en met 30 juni 2020 werd in 7 van de 12 maanden de norm gehaald. Dit is wel beter dan in de vorige ENSIA-periode waar maar 3 keer de norm werd gehaald. Het niet halen van de norm in maart en april van dit jaar heeft te maken gehad met de overgang naar het thuis werken i.v.m. Covid-19. Deze overgang leverde de nodig automatiseringsproblemen op. In de andere maanden is de oorzaak afwezigheid van medewerkers die een aandeel hebben in één of meerder BAG-processen. Het MT is doordrongen van ernst van de situatie bij de BAG en heeft een heel aantal maatregelen genomen of zitten in de pijplijn om de situatie bij de BAG te verbeteren die er voor moeten zorgen dat bij de volgende ENSIA-toets een voldoende gaat scoren. Het gaat om het aanstellen van een vervanger van de BAG-beheerder, het verbeteren van de BAG-processen en het overhevelen van BAG-werkzaamheden zodat één afdeling verantwoordelijk wordt voor de uitvoering.

2. Neem de Verwerkingstermijn definitieve Het VPE-percentage ligt in meer dan 2 maanden Pandgeometrie ENSIA (VPE) voor het tijdvak 1 van de ENSIA-periode onder de 95% juli 2019 t/m 30 juni 2020 (N.B. dat is de peildatumperiode in het KDB BAG: 1 augustus 2019 tot 1 juli 2020) zoals deze in het BAG Kwaliteitsdashboard zijn opgenomen bij dit thema. Is de status van panden zes maanden na het verkrijgen van de status 'pand gereed (niet ingemeten)' veranderd in 'pand gereed' door opname van de definitieve pandgeometrie? Gebruik hiervoor het BAG Kwaliteitsdashboard en gebruik de Historiegrafiek, thema Rapportage BAG 2020 - Putten - Pagina 16 van 24

Verwerkingstermijn Pandgeometrie ENSIA (VPE). Kies vervolgens ‘Alle rapportages’. Toelichting op gegeven antwoord:

Het gewenste percentage van 98% wordt niet gehaald. Het gemiddelde percentage in deze periode is 32%, dit ligt boven het landelijk gemiddelde van bijna 20% in dezelfde periode., maar is onvoldoende. Dit percentage geeft een vertekend beeld. Op dit moment staan er in het kwaliteitsdashboard 10 panden bij het onderdeel verwerkingstermijn definitieve pandgeometrie langer dan 6 maanden. Wanneer de detailgegevens worden geopend blijken er van de 10 panden 4 al de status pand in gebruik te hebben. Drie andere panden kunnen op dit moment niet worden ingemeten. Twee van deze panden staan op een afgesloten terrein waarvan de eigenaar failliet is gegaan. Eén pand staat op een terrein waar een handhavingszaak speelt en de eigenaar de gemeente de toegang weigert. Deze panden kunnen waarschijnlijk pas ingemeten worden wanneer er nieuwe luchtfoto's beschikbaar zijn. Kortom 3 panden te laat inmeten resulteert in een percentage van 32 %. Verder heeft de gemeente met de landmeter nieuwe, betere afspraken gemaakt voor het inwinnen van definitieve geometrie. De verwachting is dan ook dat met uitzondering van bijzondere situaties de geometrie vanaf nu tijdig beschikbaar is. Dat het proces goed loopt blijkt ook wel uit het kleine aantal panden dat op dit moment de status pand in gebruik niet ingemeten heeft, namelijk 44 (30 november 2020)

3. Neem de Verwerkingstermijn in onderzoek Het VOE-percentage ligt in meer dan 2 maanden ENSIA (VOE) voor het tijdvak 1 juli 2019 t/m 30 van de ENSIA-periode onder de 95% juni 2020 (N.B. dat is de peildatumperiode in het KDB BAG: 1 augustus 2019 tot 1 juli 2020). Heeft de gemeente in het geval van het doen van onderzoek binnen een half jaar een beslissing genomen over het al dan niet wijzigen van de opgenomen gegevens in de registratie? Gebruik hiervoor het BAG Kwaliteitsdashboard en gebruik de Historiegrafiek, thema Verwerkingstermijn in Onderzoek ENSIA (VOE). Kies ‘Alle rapportages’. Toelichting op gegeven antwoord:

Het vereiste percentage van 98% wordt niet gehaald. Normaal gesproken is dit proces in control. De oorzaak van het niet tijdig oplossen van de in onderzoek status in deze situatie heeft een aantal oorzaken. De 6 meldingen werden gedaan door één organisatie. Het eerste probleem hierbij was : - dat het lastig communiceren was met deze organisatie (de melder had een andere baan), - de betrokken bedrijven (die hadden wel iets anders aan hun hoofd, Covid-19), dan de gemeente te helpen met het uitzoeken het

Rapportage BAG 2020 - Putten - Pagina 17 van 24

probleem kon worden opgelost - en een vergunning die was verleend door de provincie. Dit zorgde ervoor dat het proces niet binnen 6 maanden was afgerond. Ten slotte bleek er een fout te zitten in de BAG-software om de in onderzoek status te verwijderen. Dit voorval heeft wel geleid dat in de toekomst zo'n vergelijkbare situatie anders gaat worden opgelost.

Rapportage BAG 2020 - Putten - Pagina 18 van 24

3.3 Volledigheid

Rapportage BAG 2020 - Putten - Pagina 19 van 24

Worden alle objecten, die voldoen aan de objectdefinities en waarvan het bestaan bekend is, in de registratie opgenomen?

Antwoord

1. Worden alle BAG-relevante objecten waarvoor vergunningen zijn verleend in de registratie opgenomen?

Ja: Alle BAG-relevante objecten waarvoor (verbouw)vergunningen zijn verleend, worden verwerkt in de BAG-registratie

Toelichting op gegeven antwoord:

Ja, alle vergunningen die voor de BAG van belang zijn worden gevolgd via het vergunningenpakket Squit XO, de digitale checklist van de toezichthouders en via de publicaties van de verleende vergunningen. Deze werkwijze werkt goed.

2. Worden alle terugmeldingen/correctieverzoeken behandeld conform de voorschriften? (afhandeling binnen twee werkdagen óf binnen twee werkdagen het attribuut waarover gerede twijfel bestaat in onderzoek zetten)

Nee

Toelichting op gegeven antwoord:

Het afgelopen jaar zijn niet alle terug meldingen tijdig in onderzoek gezet. Dit heeft te maken met de 6 meldingen van één organisatie. Deze casus is beschreven bij het tijdig afdoen van in onderzoek situaties. Alle andere terug meldingen zijn binnen twee dagen opgepakt ook zijn de meldingen tijdig voorzien van de status afgerond.

3. Wordt het resultaat van het onderzoek dat volgt op Ja de terugmelding gemeld aan degene die de terugmelding heeft gedaan/correctieverzoek ingediend? Toelichting op gegeven antwoord:

Melders die via het terugmeldsysteem van het Kadaster een melding hebben gedaan, krijgen ook via dit kanaal antwoord. Melders die de terugmelding rechtstreeks naar de gemeente hebben gestuurd, krijgen antwoord van de BAG-beheerder, meestal via de mail.

4. Wordt regelmatig gecontroleerd of de registratie volledig is?

Ja

Toelichting op gegeven antwoord:

Ja. De onderstaande controles/maatregelen zijn voldoende om een jaarlijkse controle op volledigheid te kunnen garanderen. Wat wordt er gedaan: - Er vindt afstemming plaats met de objectonderdelen van de WOZ, - Verkoop gegevens van woningen worden vergeleken met de gegevens van de BAG en eventueel aangepast, - Vragen van burgers aan de servicebalie worden vastgelegd. Op een plattegrond wordt door een schets de vraag van de burger ingetekend en wordt aangeven of het gaat om een mogelijk vergunningsvrij object. - Verder wordt er door de toezichthouders bij alle locaties waar vergunningen worden verleend gekeken naar "vergunningsvrije"

Rapportage BAG 2020 - Putten - Pagina 20 van 24

bouwwerken. - De gegevens in de BAG-applicatie worden volgens een vast schema vergeleken met de gegevens die aanwezig zijn in de BAG-LV. - De attributen die in de BAG voorkomen maar ook in andere applicaties worden op elkaar afgestemd. Bijvoorbeeld bouwjaren BAG-WOZ, adressen BAG-WOZ-BRP. - Ook wordt er iedere twee jaar mutatiedetectie uitgevoerd om volledigheid te bereiken.

Rapportage BAG 2020 - Putten - Pagina 21 van 24

3.4 Juistheid

Rapportage BAG 2020 - Putten - Pagina 22 van 24

Met onderstaande vragen is getoetst of op reguliere basis kwaliteitsbeheer wordt uitgevoerd over de juistheid van de gegevens. Dit moet blijken uit een periodieke controle naar de juistheid van de objectkenmerken, uit het doornemen en zo nodig corrigeren van uitval in het kwaliteitsdashboard, uit controle en afstemming met andere (basis)registraties, uit een eenduidige relatie tussen register en registratie en uit het opnemen van een wijziging in de levenscyclus van pand of verblijfsobject in de registratie. Wordt op reguliere basis kwaliteitsbeheer uitgevoerd naar de juistheid van de gegevens?

Antwoord

1. Wordt de juistheid van de objectkenmerken regelmatig gecontroleerd?

Ja

Toelichting op gegeven antwoord:

Ja, gegevens in de applicatie worden vergeleken met de gegevens in de LV. Overeenkomstige gegevens in de verschillende basisregistraties zoals de BGT, BRP en de WOZ worden vergeleken met de gegevens in de BAG. Verschillen worden onderzocht en eventueel aangepast.

2. Wordt de uitval die in het kwaliteitsdashboard wordt gesignaleerd maandelijks doorgenomen en indien nodig gecorrigeerd?

Ja: Maandelijks worden signaleren doorgenomen en waar nodig gecorrigeerd.

Toelichting op gegeven antwoord:

Ja, maandelijks wordt de rapportage van het Kadaster beoordeeld en daar waar nodig worden correcties doorgevoerd.

3. Is er ten minste eenmaal per jaar controle en afstemming met andere (basis)registraties?

Ja: Minimaal eens per jaar wordt een controle uitgevoerd tussen de BAG en de gemeentelijke basisregistraties op fouten en inconsistenties.

Toelichting op gegeven antwoord:

Ja, aan de reeds vastgelegde werkwijze is niets gewijzigd. Volgens een vast schema worden de gegevens die in de BAG zijn vastgelegd vergeleken met de overeenkomstige gegevens in andere basisregistraties zoals de BGT, BRP en de WOZ. Naast de basisregistraties worden de gegevens van de BAG ook vergeleken met de gegevens in de Makelaar van PinkRoccade. De Makelaar is een softwarepakket dat gegevens van de verschillende basisregistratie doorgeeft aan andere softwarepakketten. De geconstateerde fouten en inconsistenties worden opgelost.

4. Zijn de in de BAG gebruikte brondocumenten terug te vinden in het fysieke en/of digitale archief?

Ja: Alle in de registratie vermelde brondocumenten zijn vindbaar in het fysieke en/of digitale archief van de bronhouder.

Toelichting op gegeven antwoord:

Ja. De brondocumenten die worden gebruikt voor de BAG mutaties worden ook gebruikt als controle voor de werking van het BAG-WOZberichtenverkeer. Een BAG-bericht komt binnen bij de WOZ. De beschrijving die in het brondocument staat wordt door de WOZ-medewerker gecontroleerd en gebruikt om het BAG-bericht te verwerken in de WOZ-administratie. Bij onjuistheden of onduidelijkheden vindt er overleg plaats en wordt het brondocument aangepast, indien nodig. Alle brondocumenten worden

Rapportage BAG 2020 - Putten - Pagina 23 van 24

opgeslagen in het documentmanagementsysteem en digitaal gearchiveerd.

Rapportage BAG 2020 - Putten - Pagina 24 van 24