03. Raadsinformatiebrief Visie en ambitie rechtmatigheidsverantwoording

Leden van de gemeenteraad van Putten

Behandelend ambtenaar

Gerard Maaskant

Zaaknummer: 1297669

Doorkiesnummer

(0341) 359743

Documentnummer: 1300510

Afdeling

Dienstverlening Bedrijfsondersteuning Raadsinformatiebrief betreft Visie en

Onderwerp

Verzonden: 16 juni 2021

ambitie rechtmatigheidsverantwoording

Geachte leden van de raad,

Putten, 15 juni 2021

Kennisnemen Van de visie en ambitie die in BLNP-verband is voorbereid. Inleiding Op 12 april jl. heeft onze nieuwe accountant, Eshuis, u op de hoogte gebracht van de rechtmatigheidsverantwoording. Zoals de situatie er op dit moment voorstaat wat de betreft de wetgeving van het Rijk zal de vernieuwing van de rechtmatigheidsverantwoording in 2021 worden doorgevoerd, besluitvorming hierover is nog steeds niet afgerond. Duidelijk is wel dat het een wettelijke verplichting is. Gemeenten moeten voorafgaand aan de invoering nadenken over hun visie en ambitie. Elke gemeente moet een keuze maken voor de “diepgang en reikwijdte” van de rechtmatigheidsverantwoording. Via deze raadsinformatiebrief brengen wij u op de hoogte van onze visie en ambitie. In een later stadium, na de definitieve besluitvorming, komen wij met een raadsvoorstel omtrent de inhoudelijke kaderstelling door de raad voor de rechtmatigheidsverantwoording, te weten: de verantwoordingsgrens en de inhoud van de paragraaf bedrijfsvoering/toezicht en verantwoording. Onze huidige accountant BDO heeft in de managementletters en accountantsverslagen van de afgelopen twee jaar de raden al geïnformeerd over de vernieuwing van de rechtmatigheidsverantwoording. In iets andere bewoordingen heeft de accountant daarbij een drietal varianten geschetst, te weten:

1. Variant Basis; gericht op financiële rechtmatigheid en hantering wettelijke normen. 2. Variant Basis++, gericht op financiële rechtmatigheid en een aantal relevante processen/thema’s die de aandacht krijgen 3. Variant ICS , gericht op de bredere verantwoording, zogenaamde In Control Statement (ICS) De overwegingen die bij de visie en ambitie een rol spelen zijn: a. De BLNP-gemeenten handelen op dit moment al rechtmatig. Binnen de organisaties leeft het besef dat financiële transacties rechtmatig moeten zijn. Dat besef en ook de bewustwording kunnen nog wel verbeterd worden. De controleverklaring van de accountant en het bijbehorende verslag bevestigen overigens op dit moment het rechtmatig handelen en het voldoen aan de normen van de BLNP-gemeenten; b. De tweede variant, maar zeker de derde variant vragen extra werkzaamheden en dus extra tijd en middelen. Op dit moment vinden wij het, ook tegen de achtergrond van de extra werkzaamheden voor COVID, niet verantwoord om die inspanning te doen. Uitgangspunt is om de vernieuwing van de rechtmatigheidsverantwoording vooralsnog in te voeren en uit te voeren binnen de bestaande formatie en bezetting. De formatie voor de interne controlefunctie is niet zodanig dat deze werkzaamheden er bij gedaan kunnen worden. Wij pleiten daarom voor een realistische, haalbare en uitvoerbare invoering en uitvoering op niveau Variant Basis; c.

De grote verandering is dat de BLNP-gemeenten nu zelf de rechtmatigheid van baten en lasten moet vaststellen. Tot op heden liggen deze werkzaamheden bij de accountant. De werkzaamheden die de BLNP-gemeenten gaan verrichten om de rechtmatigheid vast te stellen vragen op zich al een extra inspanning en moeten, al het zo ver is, wel de toets der kritiek van de accountant kunnen doorstaan. De conclusie is dat de Variant Basis al de nodige inspanning vraagt. Meer vragen en doen dan de Variant Basis zou niet realistisch, haalbaar en uitvoerbaar zijn. Onze huidige accountant BDO heeft die constatering ook min of meer bevestigd in de Managementletters en Contoleverslagen. d. Onze ambitie is te groeien in de richting van Variant Basis++ en stap voor stap beter te willen worden. Wij zien daartoe zeker mogelijkheden. Op dit moment werken we al samen in BLNPverband op de interne controlefunctie. Dat willen we uitbouwen. Samen met de nieuwe accountant Eshuis, die voor de samenwerking op dit taakveld ook kansen en mogelijkheden ziet. Daar komt bij dat wij op middellange termijn voorzien dat controles meer “gedigitaliseerd” zullen worden. In die nieuwe digitale technieken zien wij ook kansen om stap voor stap beter te worden. Budget neutraal groeien is de uitdaging en tegelijk onze werkzaamheden efficiënter kunnen gaan doen. Daarmee ontstaat er ook ruimte om te groeien.

Kernboodschappen De vernieuwing van de rechtmatigheidsverantwoording wordt geheel voorbereid in BLNP-verband. Als uitkomst treft u aan één notitie voor vier gemeenten met één gezamenlijke visie en ambitie. Ook een vorm van samenwerking waarbij het onderwerp zich er goed voor leent om dit gezamenlijk op te pakken, uit te werken en in te voeren. Gevolgen De visie van de gezamenlijke colleges van de BLNP- gemeenten is op dit moment BLNP-breed te kiezen voor de Variant Basis (variant 1) en als ambitie uit te spreken om via een groeimodel

2 van 3

stap voor stap te bewegen in de richting van en te kiezen voor Variant Basis++. De Variant Basis gaan we na één of twee jaar evalueren. Variant Basis (variant 1) betekent voor ons “basis op orde, transparant verantwoorden rechtmatigheid en stap voor stap beter willen worden”. We zullen moeten gaan ervaren hoe dat uitpakt in de praktijk. Daarom gaan we Variant Basis na één of twee jaar evalueren. Bijlagen BLNP - Notitie Visie en Ambitie Rechtmatigheidsverantwoording 2021.

Hoogachtend, burgemeester en wethouders van Putten,

mr. F.E. Contant,

H. A. Lambooij,

secretaris

burgemeester

3 van 3