Nota van inlichtingen II Accountantsdiensten v1 0

Dossiernummer: FICA69662

Datum 2 december 2022

Registratienummer: 1565422

NOTA VAN INLICHTINGEN II Aanbestedende dienst:

Gemeente Purmerend

Naam aanbesteding:

Accountantsdiensten

De vragen en de daarop gegeven antwoorden moeten worden beschouwd als integraal onderdeel van de procedurestukken en worden op TenderNed gepubliceerd. In geval van tegenstrijdigheden tussen de Nota van Inlichtingen en eerder verstrekte documenten prevaleert het bepaalde in de Nota van Inlichtingen. Naar aanleiding van de Nota van inlichtingen II zijn volgende documenten vervangen en/of toegevoegd. Dit betekent dat de oude versies niet meer van toepassing zijn en dus zijn komen te vervallen. •

Bijlage 1 Conceptovereenkomst v1.1 is vervangen door v1.2

•

Bijlage 6 Tarievenblad v1.0 is vervangen door v1.1

•

Leidraad accountantsdiensten v1.1 is vervangen door v1.2

Opmerkingen: •

Het is niet meer mogelijk tot het stellen van vragen.

•

Wegens omstandigheden zal een van de voorgenomen beoordelaars niet deelnemen aan de beoordeling. Conform paragraaf 5.3 van de leidraad is deze vervangen door een gelijkwaardig expert

Gegadigden zijn in de gelegenheid om uiterlijk woensdag 14 december 2022 vóór 10:00 uur in te schrijven.

Pagina 1 van 13

Door de gegadigden zijn de volgende schriftelijke vragen gesteld: Nr. 1

2

Categorie Juridisch

Inhoud

Betreft Algemene voorwaarden

Programma van eisen PE 1

Vraag Uit de NvI maken wij op dat veel (bijna alle) verzoeken tot aanpassing van het contractuele kader worden afgewezen. Hierdoor ontstaat naar onze mening een contractueel kader waarbij het risicoprofiel van de (beoogde) opdracht in zeer grote mate afwijkt van hetgeen gebruikelijk is binnen onze sector. Bovendien zijn wij van mening dat het niet instemmen met verschillende verzoeken door de aanbestedende dienst, ertoe leidt dat het contractuele kader niet, althans onvoldoende, aansluit op de voor accountants geldende wet- en regelgeving. Hierdoor zou de accountant in conflict kunnen komen tussen de verplichtingen uit het contract en de verplichting op grond van de voor accountants geldende wet- en regelgeving. Met inachtneming van bovenstaande verzoeken wij de aanbestedende dienst haar antwoorden op alle vragen uit de eerste NvI (van alle partijen) waarop een afwijzend antwoord is gegeven, te heroverwegen en alsnog in te stemmen met oorspronkelijk gedane verzoeken. Graag vernemen wij uw reactie op elk van de betreffende vragen. In de toelichting op de gunningsprijs wordt uiteraard de controle van de SiSa bijlage als onderdeel van de inschrijfprijs gezien. Wij zien Pagina 2 van 13

Antwoord Aanbesteder tracht zo zorgvuldig mogelijk de vragen te beantwoorden. Vragen dienen specifiek te worden gesteld zodat Aanbesteder daar een gedegen antwoord op kan geven. Wij verwijzen u naar de antwoorden op deze Nota van Inlichtingen.

Voor boekjaar 2022 zullen er naar verwachting 20 Sisa regelingen van toepassing zijn. Onderdeel van deze 20 Sisa regelingen zijn

Nr.

Categorie

Betreft

Vraag echter dat de gemeente in de afgelopen jaren een sterke toename van het aantal SiSaregelingen kent mede doordat ze Corona, kindertoeslagaffaire of Oekraïne gerelateerd zijn. Deze regelingen verschillen ook in omvang, daarmee controle-uren en -kosten. Om duidelijkheid en vergelijkbaarheid tussen de inschrijvers te borgen zouden wij willen voorstellen om de inschrijving te doen op basis van een bepaald aantal regelingen. Een voorstel zou zijn in de inschrijfprijs de regelingen te betrekken die bij Purmerend ieder jaar verwacht kunnen worden in de komende 4 contractjaren (D8, G2, G3 en H4).

Antwoord inderdaad zoals aangegeven (incidentele) regelingen als gevolg van Corona, de toeslagenaffaire en Oekraïne. Wij stellen voor om in de prijsopgave uit te gaan van 9 Sisa regelingen die naar verwachting gedurende de gehele contractperiode van toepassing zijn. Dit betreffen onder andere B2, C9, C62, D8, G2,G3,G4, G12 en H4. Wij gaan er dan vanuit dat de regelingen inzake de toeslagenaffaire (B2, C62 en G12) gedurende de gehele contractperiode van toepassing zijn. Regeling C9 heeft een looptijd van 10 jaar. En gaan er vanuit dat H4 de komende jaren ook van toepassing blijft. De overige Sisa regelingen die wij op dit moment hebben zijn Corona en Oekraïne gerelateerd, of Sisa verantwoordingen die een looptijd hebben van 1 of 2 jaar. Naar verwachting dienen wij in 2023 nog 8 van de resterende 11 regelingen te verantwoorden. Wij weten echter niet wat er de komende jaren nog als nieuwe/ verlengde Sisa verantwoordingen op ons afkomen. De laatste jaren zien wij een stijgende tendens ten aanzien van te verantwoorden Sisa regelingen. Indien er gedurende de contractperiode nieuwe Sisa regelingen van toepassing worden zouden wij graag vooraf in overleg afstemming hebben over de hiermee samenhangende controlekosten.

3

Inhoud

Programma van eisen AE 8

U geeft aan dat de inschrijver een verscheidenheid aan gekwalificeerde adviesdiensten moet kunnen leveren. Mogen wij ervanuit gaan dat u bedoeld dat dit

Pagina 3 van 13

Het tarievenblad wordt er vanuit gegaan van de Sisa verantwoording van 9 stuks. Zie ook Bijlage 6 v1.1 Eens

Nr.

Categorie

Betreft

4

Inhoud

Programma van eisen AE 8

5

Juridisch

Vraag 33

Vraag voldoende expertise binnen de eigen organisatie van de inschrijver moet zijn? Dan wel aantoonbaar binnen een organisatie van de onderaannemer? Bedoeld u in deze eis “met gekwalificeerde adviesdiensten” dat u middels diploma's en uitgevoerde opdrachten aangetoonde expertise eist. M.a.w. bijvoorbeeld afgestudeerde RE/EMITA (IT audit) en afgestudeerde meesters in het recht met een specialisatie aanbestedingsrecht (Aanbestedingen/rechtmatigheid). Dus gediplomeerde specialisten die aantoonbaar meerdere opdrachten hebben uitgevoerd (niet alleen in het licht van een jaarrekeningcontrole)? Of mogen dit ook adviesdiensten door het controleteam zelf zijn met haar (beperktere maar passende) deskundigheid op deze gebieden? In uw antwoord op vraag 33 geeft u aan niet akkoord te gaan met ons voorstel. Dit voorstel ziet op de bepaling waarin is vastgelegd dat wij u dienen te vrijwaren voor boetes die u krijgt opgelegd op grond van de WAV. Wij zijn zoals gezegd enkel bereid u te vrijwaren voor boetes in dat verband indien deze betrekking hebben op onze werknemers of door ons ingeschakelde derden. Indien deze bepaling niet wordt toegevoegd, heeft u een blanco vrijwaring voor alle boetes die u krijgt opgelegd op grond van de WAV, ook indien

Pagina 4 van 13

Antwoord

De accountant dient de gemeente over de bij AE8 vermelde onderwerpen te kunnen adviseren en daarmee de gemeente vooruit te helpen. Of dit door deskundigheid binnen het controleteam gebeurt of door aangetoonde expertise elders binnen de organisatie of door het inschakelen van een externe deskundige staat u vrij dit zelf te onderbouwen.

Akkoord Aangepast in Leidraad v1.2

Nr.

Categorie

Betreft

6

Juridisch

Vraag 34 en 53

Vraag Antwoord deze geen betrekking hebben op inschrijver. Dit is niet redelijk en dus ook niet acceptabel. Derhalve verzoeken wij u uw antwoord op vraag 33 te heroverwegen en het door ons gedane voorstel alsnog te accepteren. Kunt u hiermee instemmen? In uw antwoord op vraag 34 en vraag 53 geeft Akkoord, u aan niet akkoord te gaan met onze voorstellen, omdat u verwacht dat een Zie aanpassing artikel 17.13 in de overeenkomst v1.2 accountant stukken tijdig oplevert, zelfs indien de gemeente onjuiste, onvolledige of niet tijdig informatie aanlevert. U geeft aan dat dit laatste er niet toe kan leiden dat de verklaring later wordt opgeleverd. Dit laatste is niet enkel in strijd met de ViO, maar ook met de redelijkheid en billijkheid. U wenst dat inschrijver een tekortkoming aan uw zijde hersteld. Een accountant heeft bepaalde informatie nodig om te komen tot een controleverklaring. Wanneer die informatie niet juist, niet volledig of niet tijdig wordt aangeleverd, dient dit niet het probleem van de accountant te worden. Daarnaast is het vasthouden aan fatale termijnen zoals aangegeven in strijd met de op de accountant rustende onafhankelijkheidsregels. Het is dus niet toegestaan dergelijke afspraken te maken onder de accountantswetgeving. Wij kunnen wel met u afspreken dat de accountant zich maximaal inspant om de werkzaamheden tijdig te voltooien. Bent u gelet op

Pagina 5 van 13

Nr.

7

Categorie

Juridisch

Betreft

Vraag 35

Vraag bovenstaande bereid artikel 2 Conceptovereenkomst en artikel 11.1 en 22.1 AIV als volgt te wijzigen:

Antwoord

“ Opdrachtnemer zal zich maximaal inspannen om de documenten tijdig op te leveren. De termijnen voor de uitvoering van (onderdelen van) de prestatie gelden echter als streeftermijnen. Opdrachtnemer zal mogelijke vertraging in de uitvoering van de Diensten tijdig signaleren, zodat Opdrachtgever mogelijkheid heeft tijdig uitstel aan te vragen bij betreffende instanties voor wat betreft (wettelijke) termijnen.”’ In uw antwoord op vraag 35 geeft u aan niet Akkoord, akkoord te gaan met ons voorstel. Een onderbouwing ontbreekt, waardoor wij hier Artikel 3.3 van de overeenkomst is komen te vervallen. niet op in kunnen gaan. Wij kunnen wel Aangepast in v1.2. (nogmaals) aangeven dat wij geen resultaatsverplichting kunnen aangaan, gelet op de onafhankelijkheidsregels waaraan de accountant gebonden is. Het kan bijvoorbeeld zo zijn dat een accountant vanwege de onafhankelijkheidsregels gedurende de uitvoering van de opdracht ontdekt dat hij geen verklaring kan afgeven. Wanneer wij met u hebben afgesproken dat wij een verklaring opleveren en dit als resultaatsverplichting overeenkomen, zijn wij in verzuim en derhalve

Pagina 6 van 13

Nr.

Categorie

Betreft

8

Juridisch

Vraag 36

Vraag aansprakelijk. Aansprakelijkheid kan druk uitoefenen op de accountant, waardoor de onafhankelijkheidsregels mogelijk geschonden worden. Bent u gelet op bovenstaande bereid vraag 35 te heroverwegen en alsnog akkoord te gaan met ons voorstel? In uw antwoorden op vraag 36 geeft u aan niet akkoord te zijn met het door ons gedane voorstel. De overeenkomst heeft een initiële looptijd van twee jaar. Wanneer u eenzijdig nogmaals twee keer twee jaar kunt verlengen, kan de totale looptijd oplopen tot zes jaar. Het kan voorkomen dat de omstandigheden waarin wij over twee dan wel vier jaar verkeren dusdanig zijn gewijzigd dat wij de overeenkomst niet langer kunnen nakomen zoals bij het aangaan voorzien. Daarbij gaat het dan niet enkel over honorarium, maar bijvoorbeeld ook over consistentie van het team of capaciteitswijzigingen. Dit kan ervoor zorgen dat wij de overeenkomst niet langer onder dezelfde voorwaarden en/of standaarden kunnen uitvoeren, waardoor wij de verlenging van de overeenkomst wensen te kunnen weigeren. Wij zullen dit uiteraard tijdig aan u kenbaar maken. Het is voor ons echter niet in te schatten hoe de situatie over vier jaar eruit ziet, waardoor er voor ons grote risico’s verbonden zijn aan het voorafgaand aanvaarden van een eenzijdige

Pagina 7 van 13

Antwoord

Aan artikel 6.2 van de overeenkomst v1.2 is aangepast in “Verlenging gaat in gezamenlijk overleg en enkel met wederzijdse toestemming.”

Nr.

9

Categorie

Juridisch

Betreft

Vraag 39

Vraag verleningsmogelijkheid voor opdrachtgever van vier jaar (te meer nu wij ook geen tussentijdse opzeggingsmogelijkheid hebben).

Bent u derhalve bereid uw antwoord op vraag 11 te heroverwegen en ons voorstel alsnog te accepteren? In uw antwoord op vraag 39 gaat u niet akkoord met het door ons gedane voorstel. Wij verzoeken u ons voorstel (zie hieronder opgenomen) alsnog te accepteren.

Antwoord

Akkoord, Artikel 8 van de overeenkomst v1.2 is aangepast.

“ (…) Redelijke kosten samenhangend met het herstel van het verzuim zullen bij de opdrachtnemer in rekening worden gebracht. De opdrachtnemer is verplicht aan het herstel van het verzuim zijn redelijke medewerking te verlenen en desgewenst op eerste verzoek de daarvoor benodigde informatie te verstrekken.”

10

Juridisch

Vraag 40

Kunt u hiermee instemmen? In uw antwoord op vraag 40 geeft u aan niet akkoord te zijn met ons voorstel, omdat de

Pagina 8 van 13

Akkoord,

Nr.

11

Categorie

Juridisch

Betreft

Vraag 44

Vraag boete enkel geldt in geval van toerekenbaar tekortschieten aan de zijde van opdrachtnemer. Het kan echter zo zijn dat wij toerekenbaar tekortschieten, omdat wij informatie niet of niet tijdig hebben ontvangen, of omdat deze onjuist is. Per definitie kunnen wij dan tekortschieten, gezien wij mogelijk een termijn niet meer halen. Bovendien heeft u voldoende remedies om bij toerekenbaar tekortschieten aan onze zijde om de schade die daardoor ontstaat op opdrachtnemer te verhalen. Bovenop deze remedies nog een boete van maximaal 10.000 euro is ons inziens niet redelijk en buiten proporties. Wij verzoeken u gelet op bovenstaande uw antwoord op vraag 40 te heroverwegen en de boetebepaling alsnog te schrappen. Kunt u hiermee instemmen?

Antwoord Artikel 9 van de overeenkomst is komen te vervallen.

Indien u hiermee niet kunt instemmen, dan wensen wij dat het bedrag van de boete onder de tussen partijen overeengekomen aansprakelijkheidsbeperking valt, zodat het wordt aangemerkt als schade in de zin van de overeenkomst. Kunt u hiermee instemmen? In uw antwoord op vraag 44 geeft u aan niet Akkoord, akkoord te zijn met ons voorstel. U houdt derhalve vast aan een maximale Artikel 11.1 van de overeenkomst v1.2 is aangepast. aansprakelijkheid van € 1.000.000,--. Zoals

Pagina 9 van 13

Nr.

Categorie

Betreft

12

Juridisch

Vraag 49

Vraag Antwoord aangegeven is dit niet proportioneel, nu de opdrachtnemer een aansprakelijk dient te accepteren van 9x het honorarium voor de opdracht per gebeurtenis. Binnen onze branche is het erg gebruikelijk dat de aansprakelijkheid van de accountant wordt beperkt tot drie keer het honorarium dat in rekening is gebracht. Daarvoor verwijzen wij u ook graag naar artikel 11 van de algemene voorwaarden van de Nederlandse Beroepsorganisatie voor Accountants (versie 2) 7-model-av-variant-2-nl-a4-formaat.doc (live.com). Wij krijgen vanuit onze afdeling Legal geen akkoord voor inschrijving indien de aansprakelijkheidsbeperking niet gewijzigd wordt. Wij zouden dit jammer vinden, aangezien wij van mening zijn dat we u een passende offerte zouden kunnen aanbieden. Wij verzoeken u derhalve uw antwoord op vraag 44 te heroverwegen en alsnog akkoord te gaan met het door ons gedane voorstel.

Kunt u hiermee instemmen? In uw antwoord op vraag 49 geeft u aan dat er een resultaatsverplichting geldt; de accountant dient tenslotte een eindproduct op te leveren. Wij hebben onder vraag 35 reeds betoogd dat het ons niet toegestaan is onder de onafhankelijkheidsregels om een

Pagina 10 van 13

Akkoord, Aangepast in artikel 17.14 van de overeenkomst v1.2

Nr.

Categorie

Betreft

13

Juridisch

Vraag 52

14

Juridisch

Vraag 55

Vraag resultaatverplichting ten aanzien van dit soort werkzaamheden overeen te komen met opdrachtgevers. Bent u derhalve bereid uw antwoord op vraag 49 te heroverwegen en alsnog akkoord te gaan met ons voorstel? In uw antwoord op vraag 52 verwijst u naar vraag 8, waarin u verwijst naar artikel 17.8 van de Conceptovereenkomst. Daarin is bepaald dat de IE rechten die ontstaan tijdens de uitvoering van de opdracht bij opdrachtnemer rusten. Vervolgens wenst u de managementletter en het verslag van feitelijke bevindingen te kunnen delen met derden zonder onze voorafgaande toestemming. Omdat dit interne stukken zijn, is het aan u daarover een besluit te nemen. U geeft echt aan in de laatste volzin dat de stukken welke wij gebruiken dan wel opleveren vrij zijn van auteursrechten. Dit is per definitie niet mogelijk, omdat de stukken auteursrechten van opdrachtnemer bevatten (de IE rechten liggen immers bij opdrachtnemer). Wij verzoeken u derhalve de laatste volzin uit artikel 17 lid 8 van de Conceptovereenkomst te verwijderen. Kunt u hiermee instemmen? In uw antwoord op vraag 55 geeft u aan dat een besluit conform artikel 23.2 AIV niet zal worden genomen na voorafgaande gesprekken met ons. Ook al gaat u eerst in gesprek met opdrachtnemer betreffende de

Pagina 11 van 13

Antwoord

Akkoord, Aangepast in artikel 17.8 van de overeenkomst v1.2

Akkoord, Artikel is toegelicht in artikel 17.15 van de overeenkomst v1.2

Nr.

Categorie

Betreft

15

Juridisch

Artikel 5 Privacy convenant

Vraag vervanging van teamleden, dan blijft alsnog het recht voor u als opdrachtgever gelden dat u teamleden kunt laten vervangen (artikel 23.2 AIV blijft immers in stand). Zoals gezegd kunnen wij dit niet afspreken, omdat dit in strijd is met de ViO. Wij verzoeken u derhalve – gelet op bovenstaande – uw antwoord op vraag 55 te heroverwegen en alsnog te bevestigen dat wij niet verplicht kunnen worden leden van het controleteam te vervangen indien deze vervanging naar ons oordeel in strijd is met de onafhankelijkheidsregels. Kunt u hiermee instemmen? In dit artikel is de geheimhouding van persoonsgegevens vastgelegd. Gezien geheimhouding tussen partijen reeds is geregeld in artikel 7 van de Algemene Inkoopvoorwaarden, wensen wij ter voorkoming van enige onduidelijkheid of tegenstrijdigheid artikel 5 van het Privacy Convenant buiten toepassing te verklaren. Bij artikel 7 AIV zijn bijvoorbeeld uitzonderingen opgenomen (zoals wettelijke verplichting of toepasselijke gedrags- en beroepsregels). Wij wensen ter voorkoming van onduidelijkheid aan te sluiten bij het bepaalde in de AIV. Uiteraard geldt deze geheimhouding ook ten aanzien van persoonsgegevens. Bent u gelet op bovenstaande bereid om artikel 5 van het

Pagina 12 van 13

Antwoord

Niet akkoord, Aanbesteder ziet geen tegenstrijdigheden tussen beide artikelen, daarnaast kunnen wij uw voorbeelden niet terug lezen in artikel 7 van de Algemene Inkoopvoorwaarden.

Nr.

Categorie

Betreft

Vraag Privacy Convenant buiten toepassing te verklaren?

Pagina 13 van 13

Antwoord