Nota van inlichtingen I Accountantsdiensten v1 0

Dossiernummer: FICA69662

Datum 16 november 2022

Registratienummer: 1565422

NOTA VAN INLICHTINGEN I Aanbestedende dienst:

Gemeente Purmerend

Naam aanbesteding:

Accountantsdiensten

De vragen en de daarop gegeven antwoorden moeten worden beschouwd als integraal onderdeel van de procedurestukken en worden op TenderNed gepubliceerd. In geval van tegenstrijdigheden tussen de Nota van Inlichtingen en eerder verstrekte documenten prevaleert het bepaalde in de Nota van Inlichtingen.

Naar aanleiding van de Nota van inlichtingen I zijn volgende documenten vervangen en/of toegevoegd.

Opmerkingen:

•

Leidraad accountantsdiensten v1.0 is vervangen door v1.1

•

Bijlage 1 concept overeenkomst Accountantsdiensten v1.0 is vervangen door v1.1

•

Bijlage 9 Privacyconvenant accountantsdiensten v1.0 toegevoegd

•

Bijlage NvI I 1560503; Raadsbrief inzake normenkaders 2021 toegevoegd

•

Bijlage NvI I 1561012; Brief Raad IC plan 2022 3-1-2022 Dit betekent dat de oude versies niet meer van toepassing zijn en dus zijn komen te vervallen.

Gegadigden zijn in de gelegenheid om uiterlijk vrijdag 25 november 2022 vóór 10:00 uur vragen te stellen ten behoeve van de Nota van inlichtingen II.

Pagina 1 van 30

Door de gegadigden zijn de volgende schriftelijke vragen gesteld: Nr. 1

Categorie Juridisch

Betreft Inkoopvoorwaarden

2

Juridisch

Art. 4.5

3

Juridisch

Art. 4.6

Vraag De door u in te schakelen accountant en zijn medewerkers zijn onderworpen aan wet- en regelgeving, waaronder bijvoorbeeld de Beroeps- en gedragsregels voor accountants. Deze wet- en regelgeving werken door in de onderhavige Algemene Inkoopvoorwaarden. Kunt u bevestigen dat de voor accountants geldende wet- en regelgeving te allen tijde zal worden gerespecteerd? Bent u bereid om deze vrijwaringsbepaling vanwege de verzekeringsproblematiek te verwijderen dan wel kunt u bevestigen dat de vrijwaring uitsluitend ziet op de activiteiten van Contractant of door hem ingeschakelde derden die een toerekenbare tekortkoming in de nakoming tot gevolg hebben? Op grond van geldende wet- en regelgeving zijn wij verplicht in bepaalde situaties contact op te nemen met derden. Overleg kan daarbij niet altijd plaatsvinden, omdat dit de onafhankelijkheid van de accountant in het geding brengt. Gezien voorgaande stellen wij voor de laatste volzin als volgt aan te passen: “Indien Contractant genoodzaakt is om contact op te nemen met derden, zal Contractant de Gemeente daarvan op de Pagina 2 van 30

Antwoord Uiteraard wordt de wet- en regelgeving gerespecteerd.

Zie artikel 4.2 van de Overeenkomst v1.1.

Akkoord, Zie artikel 17.6 van de Overeenkomst v1.1

Nr.

Categorie

Betreft

4

Juridisch

Art. 6.1

5

Juridisch

Art. 6.2

6

Juridisch

Art. 7.1

7

Juridisch

Art. 7.4

Vraag hoogte stellen indien geen wettelijke bepaling zich daartegen verzet.” Contractant heeft een inspanningsverlichting en geen resultaatsverplichting en kan derhalve het hier bepaalde niet garanderen. Bovendien ziet deze bepaling meer op het leveren van goederen. Bent u bereid art. 6.1 niet van toepassing te verklaren? Wet- en regelgeving verplicht Contractant het werk op een objectieve en volledig onafhankelijke wijze uit te voeren. Als de Gemeente Prestaties kan keuren, kan hij invloed uitoefenen op de uitkomsten van de diensten. Wij kunnen daarom niet instemmen met deze bepaling. Bent u bereid deze bepaling buiten toepassing te verklaren? Bent u bereid om ”behalve (…) noopt.” te wijzigen in “(…)tenzij enige wet- of regelgeving of rechterlijke uitspraak bekendmaking toestaat.”? Indien u onze vraag ter zake art. 7.1 negatief heeft beantwoord: art. 7.4 bepaalt dat opdrachtgever kan verlangen dat Personeel van Contractant een geheimhoudingsverklaring moet ondertekenen. Op accountants rust reeds een geheimhoudingsplicht op grond van de voor hen geldende wet- en regelgeving, zodat het ondertekenen van een geheimhoudingsverklaring overbodig is. Immers de accountant zou dan zijn Pagina 3 van 30

Antwoord

Het betreft een resultaatsverplichting. Er dient tenslotte een eind product opgeleverd te worden. Artikel blijft gestand.

Niet akkoord.

Akkoord, Zie artikel 17.7 van de Overeenkomst v1.1 Zie antwoord op vraag 6

Nr.

Categorie

Betreft

8

Juridisch

Art. 8.1 t/m 8.4

Vraag Antwoord geheimhoudingsplicht schenden. Kunt u ermee instemmen dat uitsluitend een geheimhoudingsverklaring wordt getekend door door Contractant ingeschakelde derden waarop de voor accountants geldende wet- en regelgeving niet van toepassing is? Het bepaalde in artikel 8.1 t/m 8.4 is niet in Artikel 8 is aangepast. overeenstemming met de voor accountants Zie artikel 17.8 van de overeenkomst v1.1 geldende wet- en regelgeving. De specifieke aard van de accountantscontrole, staat niet toe dat intellectuele eigendomsrechten worden overgedragen. Op basis van onze werkzaamheden vormen wij een dossier. Daarin is informatie opgenomen die door ons is vervaardigd en herhaaldelijk wordt gebruikt (en dus behoort tot ons intellectueel eigendom). Wij kunnen het intellectueel eigendomsrecht van dergelijke stukken niet overdragen aan de Gemeente, aangezien tot ons dossier behorende stukken te allen tijde ons eigendom dienen te blijven. Bent u daarom bereid de bepaling aan te passen, zodat deze luidt: “Alle intellectuele eigendomsrechten betreffende de door Contractant verleende diensten en/of door Contractant gebruikte of verstrekte zaken berusten bij Contractant of zijn licentiegevers. De Gemeente kan het resultaat voor eigen gebruik, voorzover

Pagina 4 van 30

Nr.

Categorie

Betreft

9

Juridisch

Art. 8.5

10

Juridisch

Art. 8.6 t/m 8.8

11

Juridisch

Art. 11.1

Vraag toegestaan of verplicht door wet- en regelgeving, inzetten.”? Kunt u in het verlengde van artikel 8.5 bevestigen dat Contractant een eigen werkdossier mag aanhouden, zoals vereist op grond van de toepasselijke wet- en regelgeving? Kortheidshalve verwijzen wij naar de toelichting ter zake onze vraag omtrent art. 8.1 t/m 8.4. Voornoemde toelichting heeft tevens tot gevolg dat wij niet kunnen voldoen aan het bepaalde in artt. 8.6 t/m 8.8. Kunt u bevestigen dat artt. 8.6 t/m 8.8 niet van toepassing zijn? Bent u bereid, ingegeven door de aard van de werkzaamheden en de daarbij behorende wet- en regelgeving het volgende op te nemen: “Termijnen waarbinnen de werkzaamheden dienen te zijn afgerond, zijn slechts te beschouwen als een fatale termijn indien dit uitdrukkelijk is overeengekomen of indien dit uit de aard van de opdracht voortvloeit.”

12

Juridisch

Art. 14.1

Bent u bereid artikel 14.1 niet van toepassing te verklaren?

Antwoord

Akkoord

Akkoord, Zie artikel 17.9 van de Overeenkomst v1.1

Niet akkoord, De gemeente verwacht een proactieve houding van haar accountant en heeft het op tijd leveren van de stukken hoog in het vaandel staan. Daarbij wenst de gemeente dat de accountant rapporteert op de afgesproken tijdstippen. Ook als de gemeente onjuist, niet tijdig, niet volledig of onvoldoende betrouwbaar gegevens en bescheiden ter beschikking heeft gesteld. Als onderdelen onvoldoende correct zijn voorbereid door de gemeente, verwachten wij dat terug te vinden in de verklaring. Het is niet de bedoeling dat het proces om te komen tot die verklaring hierdoor wordt verlengd. Niet akkoord, Zie artikel 11 van de overeenkomst v1.1

Pagina 5 van 30

Nr.

Categorie

Betreft

13

Juridisch

Art. 14.1

14

Juridisch

Art. 15

15

16

Juridisch

Juridisch

Art. 18.3

Art. 22.3, 22.4

Vraag Vrijwaringen worden als aansprakelijkheid verhogend gezien en zijn derhalve onverzekerbaar voor Contractant. Indien u niet instemt met het buiten toepassing verklaren van art. 14.1, kunt u dan bevestigen dat de vrijwaring uitsluitend ziet op aansprakelijkheid van Contractant die zij ook zou hebben zonder de vrijwaring wegens een toerekenbare tekortkoming in de nakoming van haar verplichtingen? Wij kunnen geen boetebepalingen accepteren, omdat daarmee de onafhankelijkheid van de accountant in het gedrang kan komen. Graag instemmen met buiten werkingstellen van deze bepalingen. Graag het artikel als volgt aanpassen (aansluiten bij wettelijke terminologie): “Indien de Goederen of Diensten niet beantwoorden aan de Overeenkomst is de Gemeente bevoegd om de betaling naar rato van de toerekenbare tekortkoming in de nakoming geheel of gedeeltelijk op te schorten.” Wet- en regelgeving verplicht de accountant het werk op een objectieve en volledig onafhankelijke wijze uit te voeren. Als Opdrachtgever prestaties kan keuren, kan hij invloed uitoefenen op de uitkomsten van de diensten. Wij kunnen daarom niet instemmen met deze bepalingen. Bent u bereid deze bepalingen buiten toepassing te verklaren? Pagina 6 van 30

Antwoord

Zie antwoord op vraag 12.

Niet akkoord, Zie artikel 9 van de Overeenkomst.

Akkoord, Zie artikel 17.10 van de Overeenkomst v1.1

Niet akkoord, Het artikel is niet bedoeld om uw onafhankelijke oordeel ter discussie te stellen.

Nr. 17

Categorie Juridisch

Betreft Art. 23.2

18

Juridisch

Art. 23.3

19

Juridisch

Art. 24.1

20

Juridisch

Art. 25.1

21

Juridisch

Art. 25.3

22

Inhoud

Aanbestedingsleidraad Par. 5.4 - AE7

Vraag Bent u bereid aansluitend op te nemen: “…. , na overleg met de verantwoordelijk partner van Contractant.”?

Antwoord Niet akkoord,

Kunt u bevestigen dat aan de vierde bulletpoint (de zeggenschap) uitsluitend wordt voldaan indien meer dan 50% van het stemgerechtigde aandelenkapitaal in handen van een (of meerdere gelieerde) partij(en) komt? Bent u bereid art. 25.3 wederkerig te maken?

We gaan er vanuit dat u de 3e bullet bedoeld.

Wij gaan er vanuit dat dit uitgaat van een adequate oplevering vanuit de gemeente of uitgaande van tijdige communicatie, kunt u dat bevestigen.

Dat is correct

Een besluit conform het gestelde in artikel 23.2 zal niet zonder voorafgaande escalatie gesprekken met opdrachtnemer zijn. In verband met de onafhankelijkheid dient een Niet akkoord, accountant onder eigen verantwoordelijkheid personeel te kunnen vervangen. De gemeente wenst te kunnen toetsen of de vervanging Kunt u instemmen met de volgende gelijkwaardig is aan de voorgaande. aanpassing: “Het Personeel van Contractant dat de Prestaties zal verrichten zal zo min mogelijk worden gewijzigd. Indien onverhoopt toch een wijziging moet plaatsvinden al dan niet op verzoek van de Gemeente, dan geldt als uitgangspunt dat personen beschikbaar worden gesteld door Contractant die een vergelijkbare deskundigheid, opleiding en ervaring hebben.”? Bent u bereid art. 24.1 wederkerig te maken? Niet akkoord

Pagina 7 van 30

Niet akkoord.

Niet akkoord

Nr. 23

Categorie Inhoud

Betreft Aanbestedingsleidraad

Vraag Welke voor de jaarrekening relevante IT applicaties worden door de gemeente gebruikt? Zijn er verder nog ontwikkelingen op IT-gebied te verwachten de komende periode.

Antwoord De volgende applicaties zijn op dit moment onderdeel van de tot standkoming van de jaarrekening: Decade (financiële administratie); Proactis (digitale factuurverwerking); Suite4SociaalDomein (wmo, jeugd, inkomensvoorzieningen); Afas (personeels en salarisadministratie); Gouw (belastingen). Naast de bovenstaande applicaties gebruikt de gemeente diverse subadministraties dit zijn onder andere: Key2burgerzaken; Begraafapplicatie; Parkeerapplicatie; Zaaksystem (subsidies).

24

Inhoud

Aanbestedingsleidraad

Hoeveel deelverklaringen zijn er gemiddeld per jaar? Kunt u de aantal vaste deelverklaringen van de afgelopen 3 jaar kwantificeren.

Met ingang van 1-1-2024 zal er een nieuwe financiële applicatie live zijn. De aanbesteding voor deze applicatie is op dit moment onderhanden. Jaarlijks worden er op twee vaste momenten een deelverklaring aangeleverd bij de gemeente Amsterdam. Deze deelverklaringen betreffen projectverantwoordingen van door de gemeente Amsterdam ontvangen gelden vanuit het Ministerie van OCW waarbij de gemeente Amsterdam de regio beschikt. De deadline voor de verantwoording is 1 maart respectievelijk 1 december. Deze verantwoordingen zijn gedurende 2023 en 2024 nog van toepassing, daarna mogelijk ook als de regeling verlengd wordt. Naast de bovenstaande deelverklaringen dienen incidenteel projectverantwoordingen die de gemeente aanbied bij derden (bijv. Provincie Noord-Holland, Nedvang indien de gemeente in

Pagina 8 van 30

Nr.

Categorie

Betreft

Vraag

25

Inhoud

Aanbestedingsleidraad

Welke grondexploitatieprojecten verwacht u in de komende jaren te openen?

26

Inhoud

Aanbestedingsleidraad

Kunt u aangeven welke grote ontwikkelingen u in de komende 2/3 jaar verwacht, die van invloed zijn op uw bedrijfsvoering / interne beheersing?

Antwoord de steekproef valt) voorzien te worden van een controleverklaring. Dit betreft incidentele deelverklaringen. Indien bekend wordt dat een deelverklaring moet worden afgegeven informeren wij hierover de accountant en worden werkafspraken (tijdspad, aanleverdossier etc,) gemaakt over de uit te voeren controle werkzaamheden. De gemeente Purmerend is aan het groeien en heeft een ambitie tot 2040 ongeveer 10.000 woningen te bouwen. Om deze woningbouwopgave te realiseren zullen er diverse grondexploitatieprojecten worden opgestart. Er is echter nog geen zicht een aantal te openen grondexploitatieprojecten en of deze projecten actief of faciliterend zullen zijn. De meeste plannen bevindingen zich op dit moment nog in de visievorming. De rechtmatigheidsverantwoording en invoering van de omgevingswet zijn twee landelijke ontwikkelingen die de komende jaren invloed zullen hebben op de bedrijfsvoering en interne beheersing. Daarnaast zijn wij afhankelijk van ontwikkelingen vanuit het Rijk.

27

Inhoud

Aanbestedingsleidraad

28

Inhoud

Aanbestedingsleidraad

29

Inhoud

Aanbestedingsleidraad

Graag ontvangen wij het gehanteerde normenkader Kunt u ons voorzien van het interne controleplan van de VIC In het aanbestedingsdocument wordt aangegeven wat het maximum aan pagina’s mag zijn per onderwerp. In hoeverre kan en mag hier van afgeweken worden?

Pagina 9 van 30

Zoals bij vraag 23 vermeld zal er per 1-1-2024 een nieuwe financiële administratie worden ingevoerd. Zie document ‘’ 1560503; Raadsbrief inzake normenkaders 2021 ‘’ voor het normenkader 2021. Zie document ‘’ 1561012; Brief Raad IC plan 2022 3-1-2022 ‘’ voor het VIC plan 2022. Kunt u concreter zijn in uw vraag?

Nr. 30

Categorie Inhoud

Betreft Aanbestedingsleidraad

31

Inhoud

Aanbestedingsleidraad

32

Juridisch

Artikel 3.4 Leidraad en artikel 4.5 Conceptovereenkomst, rangorde

33

Juridisch

Artikel 3.4 Leidraad

Vraag in het geval cv’s deel uitmaken van de beantwoording kunt u dan bevestigen dat cv’s als bijlage bij de 2 A4 mogen worden toegevoegd? Is het toegestaan om een aanbiedingsbrief mee te sturen los van de offerte?

Antwoord Akkoord

Uit deze artikelen blijkt dat de overeenkomst prevaleert boven de Nota’s van Inlichtingen (NvI), terwijl partijen tijdens de vragenronde en via de Nvi’s de mogelijkheid krijgen aanpassingen op de overeenkomst overeen te komen. Kunt u bevestigen dat de afwijkingen die partijen overeenkomen in de Nvi’s, worden verwerkt in de overeenkomst?

Uw aanname is correct.

Indien u dat niet kunt bevestigen, wensen wij de Nvi‘s in rang boven de overeenkomst te plaatsen. Gaat u hiermee akkoord? Op grond van dit artikel dienen wij u te vrijwaren voor alle boetes die u krijgt opgelegd op grond van de WAV. Wij zijn bereid u hiervoor te vrijwaren, maar alleen voor zover deze boetes betrekking hebben op onze werknemers en eventuele door ons ingeschakelde derden. Wij verzoeken u derhalve artikel 3.4 aan te passen overeenkomstig ons voorstel: “ (…). De inschrijver vrijwaart de gemeente van alle boetes, die de gemeente op grond van

Pagina 10 van 30

Een managementletter/aanbiedingsbrief is toegestaan echter maakt deze geen onderdeel uit van de beoordeling.

Alle wijzigingen in de documenten tbv de aanbesteding worden tijdens de NvI aangepast. Zie ook rubriek ‘opmerkingen’ in deze NvI. Mbt uw verwijzing naar artikel 4.5 van de overeenkomst gaan wij er vanuit dat u artikel 4.4 bedoeld.

Niet akkoord

Nr.

Categorie

Betreft

34

Juridisch

Artikel 2 Conceptovereenkomst

Vraag de WAV opgelegd krijgt en die betrekking hebben op de werknemers van opdrachtnemer of door opdrachtnemer ingeschakelde derden.”

Antwoord

Bent u hiermee akkoord? Uit dit artikel blijkt dat de termijn voor de Zie antwoord op vraag 11 uitvoering van de opdracht geldt als een fatale termijn. Het stellen van fatale termijnen is in strijd met onze onafhankelijkheidsregels en kunnen wij derhalve niet accepteren. Een accountant dient onafhankelijk tot een oordeel te kunnen komen. Indien de accountant meent dat een onafhankelijk oordeel niet gegeven kan worden binnen de gegeven termijn, dan dient deze termijn verlengd te worden. Wij begrijpen dat het voor u belangrijk is te kunnen voldoen aan de op u rustende (wettelijke) termijnen. Het stellen van fatale termijnen met het daaraan koppelen van een consequentie (aansprakelijkheid) is echter onverenigbaar met de Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten (ViO). Er wordt met een dreigende aansprakelijkheid druk uitgeoefend op de accountant om de werkzaamheden binnen de termijn af te ronden waardoor het risico bestaat dat de accountant niet meer objectief (ofwel niet

Pagina 11 van 30

Nr.

35

Categorie

Juridisch

Betreft

Artikel 3.3 Conceptovereenkomst

Vraag meer onafhankelijk) acteert en de audit afrondt omwille van het voorkomen van aansprakelijkheid. Uiteraard zullen wij ons uiterste best doen te voldoen aan overeengekomen termijnen, maar overeengekomen termijnen dienen altijd gekwalificeerd te worden als streeftermijnen. Aangezien het huidige artikel in strijd is met de onafhankelijkheidsregels stellen wij voor dit artikel als volgt aan te passen:

Antwoord

“ Opdrachtnemer stemt de timing van de controlewerkzaamheden af met opdrachtgever. Waarbij in mei van het jaar volgend op het jaar waar de controlewerkzaamheden voor worden verricht, de oplevering van het verslag van bevindingen/accountantsrapport en controle verklaring plaatsvindt, nadat het concept is besproken met de portefeuillehouder/GS en de auditcommissie. Deze termijn is een streeftermijn.” Als accountant heeft Contractant een Niet akkoord inspanningsverlichting om de opdracht, met inachtneming van hetgeen daaromtrent tussen partijen is overeengekomen, naar beste inzicht en vermogen en met de zorg van een goed opdrachtnemer uit te voeren. Wij verplichten ons tot de uitvoering van de werkzaamheden, maar kunnen geen garanties geven ten aanzien van inhoudelijke resultaten

Pagina 12 van 30

Nr.

Categorie

Betreft

36

Juridisch

Artikel 6.2 Conceptovereenkomst

Vraag Antwoord en kunnen zodoende geen resultaatverplichting met u overeenkomen. Het zou bijvoorbeeld zo kunnen zijn dat de accountant ontdekkingen doet tijdens zijn werkzaamheden waardoor hij zich van een oordeel onthoudt. In dat geval beantwoordt de prestatie niet aan hetgeen is overeengekomen, omdat expliciet in de overeenkomst is opgenomen dat de opdrachtnemer een controleverklaring afgeeft. Bent u daarom bereid artikel 3.3 buiten toepassing te verklaren? De overeenkomst kan eenzijdig door u Niet akkoord worden verlengd. Wij wensen de mogelijkheid te hebben een verlenging te weigeren. Onder omstandigheden kan in redelijkheid niet van ons verwacht worden in te stemmen met een verlenging. Wij stellen voor aan artikel 6.2 de volgende zin toe te voegen: “Het staat Opdrachtnemer vrij deze verlenging te weigeren.”

37

Juridisch

Artikel 7.1 Conceptovereenkomst

Gaat u daarmee akkoord? Er is geen (tussentijdse) Niet akkoord opzegginsmogelijkheid opgenomen in de overeenkomst voor opdrachtnemer. Er zijn echter omstandigheden denkbaar waaronder van geen der partijen kan worden gevergd dat

Pagina 13 van 30

Nr.

38

Categorie

Juridisch

Betreft

Artikel 7.2 Conceptovereenkomst

Vraag de overeenkomst nog langer wordt voortgezet. Indien zich een dergelijke situatie voordoet, dienen partijen de bevoegdheid te hebben de overeenkomst op te zeggen. Bent u daarom bereid artikel 7.1 wederkerig te maken? Op grond van dit artikel zijn wij verplicht ingeval van onmiddellijke ontbinding schade aan u te vergoeden. Hiertoe zijn wij slechts bereid indien de schade die voortvloeit uit de ontbinding ook aan ons toerekenbaar is. Bent u daarom bereid artikel 7.2 Conceptovereenkomst als volgt te wijzigen:

Antwoord

Akkoord. Artikel 7.2 is aangepast in de Overeenkomst v1.1

“ Indien opdrachtgever tot ontbinding met onmiddellijke ingang overgaat, is opdrachtnemer jegens opdrachtgever verplicht tot vergoeding van de schade die door de ontbinding is ontstaan en aan opdrachtnemer toerekenbaar is. (..)”

39

Juridisch

Artikel 8 Conceptovereenkomst

Gaat u hiermee akkoord? Zoals eerder aangegeven is het stellen van fatale termijnen in strijd met de ViO. De onafhankelijkheid van de accountant kan hierdoor in het gedrang komen. Bovendien willen wij medewerking verlenen aan herstel van verzuim, maar slechts voor zover dit redelijk is. Gelet op vorenstaande verzoeken

Pagina 14 van 30

De gemeente gaat hiermee niet akkoord. De bepaling gaat over het overschrijden van fatale termijnen; overschrijding van een fatale termijn levert verzuim op en een ingebrekestelling is niet nodig. Bij overschrijding van andersoortige termijnen wordt wel eerst ingebreke gesteld.

Nr.

Categorie

Betreft

Vraag wij u artikel 8 Conceptovereenkomst als volgt aan te passen:

Antwoord Zie ook antwoord op vraag 11

“ In het geval opdrachtnemer in verzuim is, bijvoorbeeld omdat hij na schriftelijk aanmaning door de opdrachtgever, waarbij een redelijke termijn wordt gesteld, niet (meer) voldoet aan zijn verplichting tot nakoming van een of meer van de verplichtingen zoals overeengekomen, of wanneer opdrachtgever uit een mededeling van opdrachtnemer moet begrijpen dat opdrachtnemer zijn verplichtingen niet zal nakomen, is de opdrachtgever, onverminderd zijn verdere rechten, gerechtigd dit verzuim na voorafgaande kennisgeving hetzij zelf, hetzij door derden te doen verhelpen. Redelijke kosten samenhangend met het herstel van het verzuim zullen bij de opdrachtnemer in rekening worden gebracht. De opdrachtnemer is verplicht aan het herstel van het verzuim zijn redelijke medewerking te verlenen en desgewenst op eerste verzoek de daarvoor benodigde informatie te verstrekken.”

40

Juridisch

Artikel 9 Conceptovereenkomst

Gaat u hiermee akkoord? Indien wij toerekenbaar tekortschieten in de Niet akkoord, uitvoering van de opdracht, zijn wij een boete verschuldigd. Met een dergelijke boete Boete is enkel van toepassing indien opdrachtnemer kunnen wij niet instemmen. Ervoor zorgen dat toerekenbaar tekortschiet.

Pagina 15 van 30

Nr.

Categorie

Betreft

41

Juridisch

Artikel 10.1 Conceptovereenkomst

Vraag Antwoord termijnen gehaald worden is een gezamenlijke verantwoordelijkheid van partijen, niet slechts een verantwoordelijkheid van opdrachtnemer. Indien u niet tijdig alle informatie verstrekt die wij nodig hebben voor een correcte uitvoering van de opdracht, kan het voorkomen dat de opdracht wordt vertraagd en wij derhalve tekortschieten. Het boetebeding kan dan voor discussie zorgen tussen partijen, omdat wij vinden dat de reden voor vertraging aan u toerekenbaar is of omgekeerd. Dit leidt tot een onwenselijke situatie. Wij zijn van mening dat u voldoende contractuele en wettelijke mogelijkheden heeft, indien wij een verplichting uit de overeenkomst niet nakomen. Bent u gelet op het voorgaande bereid artikel 9 te schrappen? De huidige vrijwaringsbepaling is onbeperkt in Niet akkoord, omvang, hetgeen tot gevolg heeft dat u alle daadwerkelijk geleden schade van die derden Zie antwoord op vraag 12 onbeperkt aan ons door kunt rekenen. Een onbeperkte vrijwaringsplicht is voor ons niet acceptabel. Wij verrichten de werkzaamheden immers voor u en niet voor derden. Indien u onze werkzaamheden gebruikt dan wel openbaart richting een derde, dient u het risico op schade bij deze derde in te schatten en eventueel uw eigen aansprakelijkheid richting deze derde te beperken. Zoals gezegd zijn wij bereid u te vrijwaren, maar slechts voor het gedeelte van de schade waarvoor wij

Pagina 16 van 30

Nr.

Categorie

Betreft

Vraag aansprakelijk zijn conform de onderlinge afspraken tussen u en ons.

Antwoord

Wij stellen voor artikel 10.1 als volgt aan te passen: “ In afwijking van artikel 14 van de inkoopvoorwaarden vrijwaart opdrachtnemer opdrachtgever tegen eventuele aanspraken van derden ter zake van schade door deze derden geleden als die schade voortvloeit uit een aan opdrachtnemer toerekenbare tekortkoming in de nakoming van zijn verplichtingen uit deze overeenkomst en/of de opdrachten. De vrijwaringsplicht wordt beperkt door de tussen partijen overeengekomen aansprakelijkheidsbeperking.”

42

Juridisch

Artikel 10.2 Conceptovereenkomst

43

Juridisch

Artikel 10.2 Conceptovereenkomst

Gaat u hiermee akkoord? Dit artikel zondert aansprakelijkheid van Akkoord. opdrachtnemer uit in het geval opdrachtgever onjuiste of onvolledige informatie aanlevert. Artikel 10.2 van de overeenkomst is aangepast in de v1.1 Wij wensen hieronder ook te verstaan het niet tijdig aanleveren van informatie door opdrachtgever. Kunt u bevestigen dat onder artikel 10.2 Conceptovereenkomst ook wordt begrepen het niet tijdig aanleveren van informatie? In dit artikel is een uitzondering opgenomen in Niet akkoord die zin dat u suggereert dat opdrachtnemer de

Pagina 17 van 30

Nr.

Categorie

Betreft

44

Juridisch

Artikel 11.1 Conceptovereenkomst

Vraag onjuistheid en/of onvolledigheid van de informatie had moeten opmerken. U dient echter in te staan voor de juistheid, volledigheid en tijdigheid van de informatie. Op een accountant rust geen onderzoeksplicht ten aanzien van de inhoud van informatie. Derhalve verzoeken wij u de laatste zinsnede van artikel 10.2 Conceptovereenkomst te verwijderen.

Antwoord

Kunt u hiermee instemmen? U heeft, in afwijking van artikel 14 van de Niet akkoord algemene inkoopvoorwaarden, de aansprakelijkheid van opdrachtnemer beperkt tot € 1.000.000,-- per gebeurtenis. De fictieve waarde is naar uw inschatting 115k euro per jaar. Dit houdt in dat opdrachtnemer een aansprakelijkheid dient te accepteren van bijna 9x het honorarium van de opdracht. Ons inziens dient een redelijke verhouding te bestaan tussen het honorarium dat wij op basis van de overeenkomst van u verkrijgen en de risico’s die wij daarvoor wensen te accepteren. Binnen onze branche is het zeer gebruikelijk de aansprakelijkheid te beperken tot drie maal het honorarium dat aan opdrachtgever in rekening is gebracht.

Pagina 18 van 30

Nr.

Categorie

Betreft

Vraag Wij zijn van mening dat de door ons hierna voorgestelde aansprakelijkheidsbeperking tot een redelijke risicoverdeling leidt. Gaat u akkoord met de volgende tekst ter vervanging van artikel 11 lid 1: “ In afwijking van artikel 14 van de inkoopvoorwaarden is Opdrachtnemer uitsluitend aansprakelijk voor schade van Opdrachtgever, welke het rechtstreekse gevolg is van een aan Opdrachtnemer toerekenbare tekortkoming in de uitvoering van de Overeenkomst, dan wel onrechtmatige daad of anderszins op grond van de wet. De voornoemde aansprakelijkheid van Opdrachtnemer is per gebeurtenis beperkt tot een maximum van drie (3) maal het bedrag van het honorarium, dat door Opdrachtnemer aan Opdrachtgever in rekening is gebracht voor het verrichten van de Werkzaamheden waarin de oorzaak van de schade is gelegen, waarbij alleen het honorarium in aanmerking wordt genomen dat betrekking heeft op de laatste twaalf (12) maanden waarin die Werkzaamheden zijn verricht en € 2.500.000,(twee en een half miljoen euro) per contractjaar of gedeelte van een jaar dat de overeenkomst van kracht is. Een reeks van gebeurtenissen geldt als één gebeurtenis.”

Pagina 19 van 30

Antwoord

Nr. 45

Categorie Juridisch

Betreft Artikel 11.2 Conceptovereenkomst

46

Juridisch

Artikel 13.2 Conceptovereenkomst

47

Juridisch

Artikel 4.6 en 7.1 Algemene Inkoopvoorwaarden (AIV)

Vraag In dit artikel worden gevallen beschreven wanneer de aansprakelijkheidsbeperking komt te vervallen. Wij zijn alleen bereid een onbeperkte aansprakelijkheid te accepteren voor eventuele schadevergoedingen van derden ten gevolge van dood of letsel en/of opzet of grove nalatigheid. In alle andere gevallen zijn wij niet bereid een onbeperkte aansprakelijkheid te accepteren. Op laatstgenoemde gevallen dient de aansprakelijkheidsbeperking van toepassing te zijn. Kunt u instemmen met het schrappen van de IE rechten uit artikel 11. In dit artikel stelt u dat pas per 1 januari 2025 tarieven gecorrigeerd mogen worden voor inflatie. Is het mogelijk dat hier een uitzondering geformuleerd wordt voor de situatie dat de inflatie het langjariggemiddelde (2%) overstijgt. In dat geval wensen wij af te spreken dat partijen het meerdere gelijk delen. Met andere woorden in een rekenvoorbeeld: met een inflatie van 10% tussen inschrijving en inschrijving +1 jaar dat de prijs na dit jaar 10-2 *50% = +4% wordt bijgesteld. Kunt u hiermee instemmen? Deze artikelen bepalen respectievelijk de verplichting tot het naleven van wettelijke voorschriften en een uitzondering op de geheimhoudingsplicht voor zover enig wettelijk voorschrift daartoe noopt. Kunt u bevestigen dat in de zin van deze artikelen

Pagina 20 van 30

Antwoord Niet akkoord

Niet akkoord, Echter artikel 13 is aangepast ter verduidelijking mbt de rekenmethodiek.

Zie antwoord op vraag 3 en 6

Nr.

Categorie

Betreft

48

Juridisch

Artikel 5 AIV

Vraag onder wettelijke voorschriften eveneens wordt begrepen de toepasselijke gedrags- en beroepsregels? In dit artikel ontbreekt een bepaling over de juistheid van informatie die u aan ons verstrekt in het kader van de uitoefening van deze opdracht. Om onze werkzaamheden correct uit te voeren, is het van belang dat de juiste, volledige en betrouwbare informatie wordt aangeleverd en dat wij daarvan mogen uitgaan. De informatie die u aan ons verstrekt is immers het uitgangspunt van onze werkzaamheden. Wij wensen aan artikel 5 het volgende artikellid toe te voegen:

Antwoord

Akkoord, Artikel is aangevuld in artikel 17.11 van de Overeenkomst v1.1

“5.3 Contractant mag uitgaan van de juistheid, volledigheid en betrouwbaarheid van de aan Contractant verstrekte informatie, ook indien deze van derden afkomstig is.”

49

Juridisch

Artikel 1.1 Conceptovereenkomst en 6.1 AIV

Gaat u hiermee akkoord? Als accountant heeft Contractant een Niet akkoord, inspanningsverlichting om de opdracht, met inachtneming van hetgeen daaromtrent Zie antwoord op vraag 4 tussen partijen is overeengekomen, naar beste inzicht en vermogen en met de zorg van een goed opdrachtnemer uit te voeren. Wij verplichten ons tot de uitvoering van de werkzaamheden, maar kunnen geen garanties geven ten aanzien van inhoudelijke resultaten en kunnen zodoende geen

Pagina 21 van 30

Nr.

Categorie

Betreft

50

Juridisch

Artikelen 6.2, 22.3, 22.4 AIV

Vraag Antwoord resultaatverplichting met u overeenkomen. Bent u bereid art. 6.1 AIV buiten toepassing te verklaren en te bevestigen dat ten aanzien van artikel 1.1 Conceptovereenkomst een inspanningsplicht geldt en geen resultaatsverbintenis? Deze artikelen geven u samengevat de Niet akkoord, mogelijkheid om de diensten te keuren, controleren, niet goed te keuren of niet te Zie antwoord op vraag 5 en 16 accepteren met als gevolg dat u bijvoorbeeld geen betaling verschuldigd bent. Op grond van de van toepassing zijnde gedrags- en beroepsregels, met name die betrekking hebben op de onafhankelijkheid van de accountant, kunnen wij niet akkoord gaan met een mogelijkheid dat u onze diensten kunt keuren en ons eventueel kunt verplichten tot aanpassing van de geleverde diensten over te gaan. De op te leveren producten in het kader van de opdracht betreffen immers de controleverklaring en daarbij behorende rapportages. Mocht u ons oordeel in de door ons opgeleverde controleverklaring inhoudelijk kunnen aanpassen, dan wel kunnen vorderen dat wij tot aanpassing overgaan, dan is dit is strijd met de onafhankelijkheidsregels. Om die reden kunnen wij niet akkoord gaan met artikelen 6, 22.3 en 22.4 Algemene Inkoopvoorwaarden.

Pagina 22 van 30

Nr.

51

Categorie

Juridisch

Betreft

Artikel 7.4 AIV

Vraag

Antwoord

Wij stellen voor om deze artikelen buiten toepassing te verklaren. Indien u hiermee niet in kunt stemmen, kunt u dan bevestigen dat deze artikelen niet zien op een inhoudelijke beoordeling van de door ons verrichte werkzaamheden? Onze werknemers dienen op persoonlijke titel Niet akkoord, een geheimhoudingsverklaring te tekenen. Zodra zij een dergelijke verklaring tekenen, In toegevoegde Privacyconvenant is deze bepaling vastgelegd. kunnen zij – wanneer zij de verplichtingen uit die verklaring niet nakomen – persoonlijk door u aansprakelijk worden gesteld. Ter bescherming van onze werknemers tegen claims, is het niet aanvaardbaar – mede vanuit het oogpunt van goed werkgeverschap – dat zij op persoonlijke titel dergelijke verklaringen tekenen. Daarnaast is het op persoonlijke titel tekenen van een dergelijke verklaring niet nodig, aangezien onze werknemers reeds via de arbeidsovereenkomst en de op hen van toepassing zijnde gedrags- en beroepsregels aan een vergaande geheimhoudingsverplichting gebonden zijn. Als werkgever zullen wij in alle gevallen verantwoordelijk zijn en blijven voor het naleven van de geheimhoudingsbepalingen door onze werknemers.

Pagina 23 van 30

Nr.

Categorie

Betreft

52

Juridisch

Artikel 8 AIV

Vraag Bent u gelet op het voorgaande bereid artikel 7.4 buiten toepassing te verklaren? Dit artikel bepaalt dat de IE-rechten op enig resultaat voortvloeiend uit de overeenkomst op u overgaan. Wij kunnen echter niet instemmen met overdracht van de IE-rechten aan u, aangezien de op te leveren producten de controleverklaring en daarbij behorende rapportages betreffen. Wanneer u de IErechten over de controleverklaring en de rapportages verkrijgt, zou u deze inhoudelijke kunnen en mogen aanpassen. Dat is echter in strijd met de onafhankelijkheidsregels. Wij kunnen daarom niet akkoord gaan met artikel 8 Algemene Inkoopvoorwaarden en verzoeken u deze te vervangen door het volgende artikel: “8.1 Het uitvoeren van de opdracht door Contractant houdt niet tevens in de overdracht van intellectuele eigendomsrechten die bij Contractant rusten. Alle intellectuele eigendomsrechten die ontstaan tijdens, of voortvloeien uit, de uitvoering van de opdracht behoren toe aan Contractant, voor zover die rechten niet (tevens) aan derden toekomen. Alle intellectuele eigendomsrechten die reeds voor de opdracht aan de Gemeente toebehoorden, blijven toebehoren aan de Gemeente.

Pagina 24 van 30

Antwoord

Niet akkoord, Zie antwoord op vraag 8 en artikel 17.8 van de overeenkomst v1.1

Nr.

Categorie

Betreft

Vraag Antwoord 8.2 Contractant verleent, met het oog op de auteursrechten, databankrechten en/of andere intellectuele eigendomsrechten die kunnen worden uitgeoefend – waar en wanneer dan ook – ten aanzien van de resultaten van de verrichte werkzaamheden, aan de Gemeente een gebruiksrecht. Dit gebruiksrecht omvat al het gebruik van de resultaten van de dienstverlening binnen het doel waarvoor en de personen voor wie deze resultaten zijn opgesteld. Gebruik van de resultaten buiten het doel van de overeenkomst en het verstrekken aan andere personen voor wie deze resultaten volgens de overeenkomst zijn opgesteld, kan alleen plaatsvinden na schriftelijke toestemming van Contractant. Het gebruiksrecht wordt op grond van de Overeenkomst door Contractant op het moment van het ontstaan daarvan aan de Gemeente om niet verleend, welke verlening door Contractant reeds nu voor alsdan wordt aanvaard. 8.3 In geval van aanspraken van derden ter zake van (gestelde) inbreuk op intellectuele eigendomsrechten van die derde, waarvoor Contractant aansprakelijk is op grond van het bepaalde in de overeenkomst of algemene voorwaarden, neemt Contractant de behandeling van deze aanspraak op eerste verzoek van de Gemeente voor eigen rekening en risico over. De tussen partijen

Pagina 25 van 30

Nr.

53

Categorie

Juridisch

Betreft

Artikel 11.1 en 22.1 AIV

Vraag overeengekomen aansprakelijkheidsbeperking is van overeenkomstige toepassing op voorgenoemde vrijwaring.” Gaat u akkoord met vervanging van artikel 8 Algemene Inkoopvoorwaarden conform ons voorstel? Indien wij diensten niet binnen de overeengekomen termijn verrichten, zijn wij op grond van artikel 11.1 direct in verzuim. Het stellen van fatale termijnen is in strijd met onze onafhankelijkheidsregels en kunnen wij derhalve niet accepteren.

Antwoord

Niet akkoord De gemeente is niet bereid de voorgestelde aanpassing over te nemen. De gemeente wenst dat de accountant rapporteert op de afgesproken tijdstippen. Ook als de gemeente onjuist, niet tijdig, niet volledig of onvoldoende betrouwbaar gegevens en bescheiden ter beschikking heeft gesteld. Als onderdelen onvoldoende correct zijn voorbereid door de gemeente, verwachten wij dat terug te vinden in de verklaring. Het is niet de bedoeling dat het proces om te komen tot die verklaring hierdoor wordt verlengd.

Een accountant dient onafhankelijk tot een oordeel te kunnen komen. Indien de accountant meent dat een onafhankelijk oordeel niet gegeven kan worden binnen de gegeven termijn, dan dient deze termijn verlengd te worden. Wij begrijpen dat het Zie ook antwoord op de vragen 11, 34 en 39. voor u belangrijk is om te kunnen voldoen aan de op u rustende (wettelijke) termijnen, echter het stellen van fatale termijnen met het daaraan koppelen van een consequentie (aansprakelijkheid) is onverenigbaar met de Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten (ViO). Er wordt met een dreigende aansprakelijkheid druk uitgeoefend op de accountant om de werkzaamheden binnen de termijn af te

Pagina 26 van 30

Nr.

Categorie

Betreft

Vraag ronden, waardoor het risico bestaat dat de accountant niet meer objectief (ofwel niet meer onafhankelijk) acteert en de audit afrondt omwille van het voorkomen van aansprakelijkheid. Uiteraard zullen wij ons uiterste best doen om te voldoen aan overeengekomen termijnen, maar overeengekomen termijnen dienen altijd gekwalificeerd te worden als streeftermijnen. Op basis van het voorgaande stellen wij voor om 11.1 en 22.1 Algemene Inkoopvoorwaarden als volgt aan te passen:

Antwoord

“De termijnen voor de uitvoering van (onderdelen van) de prestatie gelden als streeftermijnen.”

54

Juridisch

Artikel 14.3 AIV

Gaat u hiermee akkoord? Dit artikel bepaalt dat wij toestemming van u Niet akkoord, nodig hebben om de verzekeringscondities en -bedragen die wij met onze verzekeraar zijn Het betreft enkel indien “ten nadele van…..” overeengekomen te wijzigen. Het is voor ons niet uitvoerbaar om periodiek om toestemming te vragen, indien de verzekeringsvoorwaarden licht wijzigen. Wij zijn doorlopend verzekerd en zullen ook adequaat verzekerd zijn en blijven voor beroeps- en bedrijfsaansprakelijkheid. Wij verzoeken u daarom om artikel 14.3 gezien het voorgaande buiten toepassing te verklaren.

Pagina 27 van 30

Nr.

55

56

Categorie

Juridisch

Juridisch

Betreft

Artikel 23.2 AIV

Artikel 23.3 AIV

Vraag

Antwoord

Gaat u hiermee akkoord? Op grond van dit artikel kunt u onze Zie antwoord op vraag 17. teamleden laten vervangen. Wij begrijpen dat de kwaliteit van de dienstverlening belangrijk is voor u. De mogelijkheid waarbij u ons kunt verplichten werknemers te vervangen, is echter in strijd met de onafhankelijkheidsregels. Verplichte vervanging tast namelijk onder omstandigheden de onafhankelijkheid van de betrokken accountant aan om zelfstandig en zonder invloed van derden een controleverklaring af te geven. Uiteraard zullen wij teamleden vervangen als u hiervoor gegronde redenen heeft en hierover met u in overleg treden. Vervanging van teamleden mag echter nooit door u verplicht worden. De kritische opstelling van werknemers in het controleteam zou namelijk een reden voor een verzoek tot vervanging kunnen zijn. Kunt u daarom bevestigen dat wij niet verplicht kunnen worden leden van het controleteam te vervangen, indien deze vervanging naar onze mening in strijd is met de geldende onafhankelijkheidsregels? Op grond van dit artikel hebben wij uw Zie antwoord op vraag 18 instemming nodig voor het vervangen van onze werknemers. Wij achten het redelijk dat wij de mogelijkheid hebben te beslissen welke

Pagina 28 van 30

Nr.

57

58

Categorie

Juridisch

Juridisch

Betreft

Artikel 23.6 AIV

Concernverklaring

Vraag Antwoord werknemers wij op verschillende opdrachten inzetten en deze gedurende de looptijd van de overeenkomst naar eigen inzicht te veranderen. Een instemmingsvereiste voor het vervangen van werknemers beperkt onze mogelijkheden daarin. Uiteraard zullen wij ervoor zorg dragen dat een werknemer altijd vervangen wordt door iemand met een vergelijkbare deskundigheid, opleiding en ervaring. Wij verzoeken u daarom dit artikel te vervangen door het volgende: “Het staat Contractant vrij personeelsleden tijdelijk of definitief te vervangen.” Dit artikel bepaalt dat wij, indien wettelijk vereist dan wel door u gewenst, met een grekening dienen te werken. Wij voldoen echter als organisatie niet aan de voorwaarden waaronder de Belastingdienst toestemming verleent voor het openen van een g-rekening. Het is voor ons daardoor niet mogelijk te voldoen aan dit vereiste. Gelet op het voorgaande stellen wij voor deze bepaling te schrappen.

Akkoord, Artikel 23.6 van de Algemene Inkoopvoorwaarden is komen te vervallen. Zie ook artikel 17.12 in de overeenkomst v1.1

Gaat u hiermee akkoord? De entiteit waarmee u contracteert heeft een Niet akkoord. vergunning om accountantsdiensten uit te voeren. Onze holdingmaatschappij heeft Zie ook antwoord op vraag 59 hiervoor geen vergunning en kan derhalve niet instaan voor de inhoudelijke uitvoering van de

Pagina 29 van 30

Nr.

Categorie

Betreft

59

Juridisch

Concerngarantie

Vraag Antwoord werkzaamheden. Gelet hierop verzoeken wij u de concernverklaring buiten toepassing te verklaren, gezien de uitvoering daarvan feitelijk onmogelijk is. Gaat u hiermee akkoord? Is het voldoende om een 403-verklaring te Akkoord. overleggen in plaats van de Bijlage 2 Concerngarantie?

Pagina 30 van 30