Memo toelichting aanpassing controleverordening aanbesteding accountantsdiensten

MEMO

Aan Van Tel. nr Datum Onderwerp Registratienummer

: Gemeenteraad : J.N. Wijmenga : : 14 maart 2023 : Toelichting aanpassing controleverordening tbv toekomstige aanbesteding accountantsdiensten : 1581354

In het raadsvoorstel voor wijziging van de controleverordening worden een aantal technische wijzigingen voorgesteld met betrekking tot de rechtmatigheidsverantwoording. Deze wijzigingen worden toegelicht in het raadsvoorstel. Naast deze wijzigingen wordt ook een aanpassing voorgesteld over het voorbereidingsproces voor de aanbesteding accountantsdiensten. Deze aanpassing wordt separaat in dit memo toegelicht. Bij de afronding van de aanbesteding accountantsdiensten is geconstateerd dat de controleverordening zich niet zo goed verhoudt tot een Europese aanbesteding voor accountantsdiensten. Bij een Europese aanbesteding moeten alle aanbestedingsstukken geheim blijven tot het moment van publicatie, omdat anders mogelijk één van de leveranciers een informatievoorsprong heeft ten opzichte van anderen. Dit aanbestedingsrisico wordt bij reguliere Europese aanbestedingen ingeperkt door de aanbestedingsstukken in een kleine werkgroep voor te bereiden. De geheimhouding impliceert dat alle aanbestedingsstukken voor een toekomstige Europese aanbesteding accountantsdiensten in een geheim agendapunt in een raadsvergadering behandeld zouden moeten worden. Dit is op zichzelf organiseerbaar, maar er ontstaat een uitdaging bij de Nota van Inlichtingen.

Een Nota van Inlichtingen is een stap binnen een Europese aanbesteding waarin door mogelijke leveranciers (Inschrijvers in aanbestedingsterminologie) vragen worden gesteld over de aanbesteding. Vaak volgen er dan ook (kleine) wijzigingen in de aanbestedingsstukken, zoals verduidelijkingen in de aanbestedingsleidraad of aanpassingen in de model overeenkomst. Bij de afgelopen aanbesteding accountantsdiensten waren er twee Nota’s van Inlichtingen. Dit is niet uitzonderlijk veel, er zijn ook aanbestedingen waarin er meer rondes zijn. Zoals de controleverordening nu is opgesteld zou bij iedere ronde de Nota van Inlichtingen en de gewijzigde aanbestedingsstukken in een geheim agendapunt in de raadsvergadering behandeld moeten worden. Het aanbestedingsproces kan daardoor vrij lang duren. De vraag is of dit meerwaarde heeft. In het voorstel is nu één alternatief voorbereid, namelijk het delegeren van het vaststellen van de aanbestedingsstukken naar de auditcommissie. In artikel 2 van de controleverordening staat dit proces beschreven. Een argument om dit zo te doen is dat de voorbereiding van een Europese aanbesteding accountantsdiensten een relatief apolitiek en technisch proces is dat goed zou kunnen passen bij de rol van de auditcommissie. Naast het voorgestelde alternatief zijn er ook andere alternatieven denkbaar:

•

•

De aanbestedingsstukken zelf zouden - in eerste instantie - in een geheim agendapunt in een raadsvergadering besproken kunnen worden, waarbij in het vervolgproces de auditcommissie of een aanbestedingswerkgroep het mandaat krijgt om latere aanpassingen van aanbestedingsstukken zelfstandig te kunnen doen. Tot slot is er de optie om nu niets te doen en de controleverordening op dit punt op een later moment aan te passen voordat aan een nieuwe aanbesteding accountantsdiensten wordt begonnen.