H-definitief-accountantsrapport 2021-gemeente-Purmerend

IPA-ACON ASSURANCE B.V.

Henk Schijvenaarstraat 1 Postbus 6222 2001 HE HAARLEM Telefoon 023 – 531 95 39 Fax 023 – 531 1700 info@ipa-acon.nl www.ipa-acon.nl

ACCOUNTANTSRAPPORT 2021 GEMEENTE PURMEREND

IPA-ACON ASSURANCE B.V. is een onderdeel van de IPA-ACON GROEP KvK nr. 34081093, ING Bank IBAN NL69INGB0670760374.

INHOUDSOPGAVE

PAGINA

1. 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6

BESTUURLIJKE SAMENVATTING ................................................................................... 1 Algemene ontwikkelingen ................................................................................................... 1 Investeringen in de stad ..................................................................................................... 2 Organisatie-brede aandachtspunten interne beheersing ................................................... 3 Stand Wmo en Jeugdzorg .................................................................................................. 3 Resume fouten en onzekerheden ...................................................................................... 3 Samenvatting bevindingen ................................................................................................. 4

2. 2.1 2.2 2.3

CONTROLEPLAN, RISICOANALYSE, TOLERANTIES .................................................... 6 Controleplan, -aanpak en -protocol .................................................................................... 6 Controleaanpak en risicoanalyse ....................................................................................... 6 Controletoleranties ............................................................................................................. 7

3. 3.1 3.2 3.3 3.3.1 3.3.2 3.3.3 3.4 3.5 3.6 3.7

UITVOERING VERBIJZONDERDE INTERNE CONTROLES EN INTERIM-CONTROLE 8 Intern controleplan .............................................................................................................. 8 Review bevindingen VIC (en IC) ........................................................................................ 8 Aanbestedingen .................................................................................................................. 9 Inleiding .............................................................................................................................. 9 Externe inhuur en gebruik Flextender ................................................................................ 9 Spend-analyse en langdurige samenwerking .................................................................... 9 Bevindingen overige processen ....................................................................................... 10 Verantwoording overige ontvangen subsidies ................................................................. 11 Coulance bij de vaststelling subsidies 2021 ..................................................................... 11 Opvolging bevindingen interim-controle ........................................................................... 11

4. 4.1 4.2

CORONACRISIS .............................................................................................................. 13 Effecten Corona crisis ...................................................................................................... 13 Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers (Tozo) ................................... 13

5. 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6

WMO, JEUGDHULP EN PGB .......................................................................................... 15 Interne beheersing Jeugdhulp en Wmo ........................................................................... 15 Jeugdhulp - SPIC (laatste jaar) ........................................................................................ 15 Omzetgarantie en meerkosten Wmo 2021 ...................................................................... 16 Aansluitingen Jeugdhulp en Wmo en jaarrekening .......................................................... 16 Beoordeling status productieverklaringen 2021 ............................................................... 17 Controle op de levering van zorg ..................................................................................... 17

6. 6.1 6.2 6.3 6.4 6.4.1 6.4.2 6.5 6.6

ADMINISTRATIE EN FINANCIEEL RESULTAAT 2021 .................................................. 18 Jaarrekeningproces vlot verlopen .................................................................................... 18 Begrotingsrechtmatigheid ................................................................................................. 18 Overschrijding investeringskrediet Tijdelijke woningen .................................................... 19 Administratievoering ......................................................................................................... 19 Vennootschapsbelasting en horizontaal toezicht ............................................................. 20 Stadsverwarming .............................................................................................................. 20 Opmerkingen jaarverslaggeving ....................................................................................... 21 Programmarekening van baten en lasten ........................................................................ 21

7. 7.1 7.2 7.2.1 7.2.2 7.2.3 7.2.4 7.3

BALANS EN FINANCIELE POSITIE ................................................................................ 22 Ontwikkeling eigen vermogen .......................................................................................... 22 Grondexploitaties.............................................................................................................. 22 Actualisatie grondexploitaties 2022 .................................................................................. 23 Stand van zaken faciliterend grondbeleid ........................................................................ 23 Voortgang Baanstee Noord .............................................................................................. 24 Grondexploitaties woningbouw ........................................................................................ 24 Voorzieningen................................................................................................................... 25

8. 8.1 8.2 8.3 8.4

SINGLE INFORMATION EN SINGLE AUDIT (SISA) ...................................................... 26 Algemeen ......................................................................................................................... 26 Toenemend aantal regelingen .......................................................................................... 26 Projectverantwoordelijkheid in relatie met SiSa ............................................................... 27 Tabel van fouten en onzekerheden .................................................................................. 27

9. 9.1 9.2 9.3 9.4 9.5

OVERIGE BEVINDINGEN ............................................................................................... 28 Onderzoek IT auditor kern applicaties.............................................................................. 28 ENSIA 2021 ...................................................................................................................... 28 Wet Normering Topinkomens (Wnt) ................................................................................. 28 Rechtmatigheidsverantwoording ...................................................................................... 28 Fraude en continuïteit onderwerp in de verklaring ........................................................... 29

10. 10.1 10.2

CONCLUSIE ..................................................................................................................... 30 Geconstateerde fouten en onzekerheden ........................................................................ 30 Controleverklaring ............................................................................................................ 31

Bijlage: Tabel Sisa 2021……………………………………………………………………………………32 Vervolg……………………………………………………………………………………………………….33

IPA-ACON ASSURANCE B.V.

Henk Schijvenaarstraat 1 Postbus 6222 2001 HE HAARLEM Telefoon 023 – 531 95 39 Fax 023 – 531 1700 info@ipa-acon.nl www.ipa-acon.nl

Aan de gemeenteraad van de gemeente Purmerend Postbus 15 1440 AA PURMEREND

Haarlem, 1 juni 2022

Reg.nr. : 1007193/215/459/4912 Betreft : Accountantsrapport 2021 gemeente Purmerend

Geachte leden van de raad, Wij hebben de jaarrekening 2021 van de gemeente Purmerend gecontroleerd. In dit accountantsrapport geven wij onze belangrijkste controlebevindingen weer.

1.

BESTUURLIJKE SAMENVATTING

1.1

Algemene ontwikkelingen

Fusie per 1 januari 2022 Per 1 januari 2022 zijn de gemeente Purmerend en de gemeente Beemster samengevoegd tot de nieuwe gemeente Purmerend. De afgelopen maanden is hard gewerkt aan de nieuwe organisatie, we denken niet alleen aan de harmonisatie van regelgeving, maar ook aan het inrichten van de nieuwe financiële administratie. De overgang naar de nieuwe administratie heeft gevolgen voor de (financiële) processen en zal ook in 2022 de nodige inzet van de organisatie vragen. In het kader van de fusie blijven gemeentelijke voorschriften zoals verordeningen, beleidsregels, van de oude gemeenten Purmerend en Beemster tot twee jaar na de fusiedatum nog geldig indien deze nog niet zijn geharmoniseerd. Verschillen en overeenkomsten in lokale regelgeving tussen de beide gemeenten vanaf medio 2019 zijn geïnventariseerd en voor de meest belangrijke regelingen en verordeningen zijn in 2020/2021 voorstellen opgesteld. Uit de aan ons overgelegde actuele ‘harmonisatiekalender ten behoeve van de raad ’ lezen wij af dat er een planning is opgesteld voor het vaststellen van nieuwe regelingen door de nieuwe gemeente Purmerend in 2022. Alle financiële aspecten in relatie tot de harmonisatie voor beide gemeenten zijn meegenomen in de begroting 2022 en belastingvoorstellen 2022. Ook is het preventief toezicht vanuit de provincie Noord-Holland inmiddels weer opgeheven.

Het preventief toezicht was ingesteld vanwege het niet op tijd kunnen indienen van de begroting 2022 (uiterlijk 15 november 2021). Dit als gevolg van het niet eerder kunnen vaststellen van de begroting 2022 door de nieuwe raad.

IPA-ACON ASSURANCE B.V. is een onderdeel van de IPA-ACON GROEP KvK nr. 34081093, ING Bank IBAN NL69INGB0670760374

Covid-19 in 2021 In dit rapport kijken wij als accountant terug naar de algemene ontwikkelingen op het gebied van het financieel administratief beheer en de interne beheersing. De COVID-19 en de maatregelen daarbij lopen ook in 2021 door de jaarstukken van de gemeente Purmerend en is een belangrijk aandachtspunt geweest voor de controle, al was het alleen maar vanwege het aantal nieuwe regelingen (financiering) en afspraken vanuit het rijk en het ‘nieuwe’ werken (uw medewerkers werken, ook in 2022, nog deels vanuit huis). Wij verwijzen naar bijlage 9 ‘Coronavirus/COVID-19’ in de jaarrekening’, alsmede naar de afzonderlijke programma’s waarin (financiële) effecten inzake de COVID-19 voor uw gemeente per programma nader zijn toegelicht1. Nu de coronamaatregelen door het kabinet nagenoeg geheel zijn afgeschaft hebben we vanaf medio februari 2022 te maken met een nieuwe crisis: de Oekraïne crisis. Oekraïne crisis De Oekraïne crisis heeft een grote impact op onze maatschappij en ook op de gemeente Purmerend. De toestroom van vluchtelingen uit de Oekraïne leidt tot personele inzet en (extra) kosten om op korte termijn voldoende opvang te regelen, onderwijs voor kinderen aan te bieden etc. De toestroom zal naar verwachting in 2022 aanhouden. In de (concept) Kadernota 2023 zijn de geraamde uitgaven van € 8 miljoen inzake de Oekraïne crisis meegenomen.

Het financieel risico is verwoord in de risicoparagraaf van de jaarrekening 2021. Er is thans sprake van voorfinanciering. In de VNG leden brief van 18 maart jl. is aangegeven dat het rijk de door de gemeente gemaakte kosten zal vergoeden. 1.2

Investeringen in de stad

In de boardletter van 15 november 2021 hebben wij verwoord er in de komende jaren forse investeringen staan gepland in de stad. Dit betreft onder meer het integraal huisvestigingsplan Onderwijs en de nieuwe Milieustraat, maar ook gebiedsontwikkelingen waaronder de ontwikkeling van het Waterlandkwartier. De ontwikkeling van dit gebied zal naar verwachting ook een impact/boost hebben op andere investeringen, waaronder de realisatie van (aanvullende) voorzieningen. Daarnaast staat de implementatie van de nieuwe omgevingswet en ook de rechtmatigheidsverantwoording (naar verwachting per 2022) voor de deur. In het verlengde daarvan merken wij op dat de groei in taken en investeringen mede gevolgen heeft voor de ambtelijke organisatie. Het vinden (en behouden) van kwalitatief personeel, het inhuren van deskundige projectleiders, is in de huidige arbeidsmarkt op zichzelf al een lastige opgave. In de aanbiedingsbrief van de jaarstukken 2021 wordt door het college aangegeven dat de groei van de stad en het ambitieniveau leidt tot knelpunten. Hierdoor is de planning niet altijd gehaald, overigens betreft dit niet alleen gebiedsontwikkelingen en visies voor de stad, maar speelt dit ook bijvoorbeeld bij de uitvoering van de beheerplannen groen, wegen, kunstwerken en verlichting.

Het voordelige resultaat over 2021 van € 12,6 miljoen wordt mede veroorzaakt door het niet halen van de beoogde werkzaamheden.

1 Zie Notitie effecten en risico’s voor decentrale overheden vertaald naar de jaarrekening 2020, Commissie Bedrijfsvoering

Auditing Decentrale Overheden (BADO) d.d. 26 februari 2021.

2

1.3

Organisatie-brede aandachtspunten interne beheersing

We constateren dat uw college opvolging geeft aan de bevindingen uit de interim-controle en uit de verbijzonderde interne controle (VIC). Verschillende onderwerpen spelen al wat langer en vragen een meer ‘organisatie-breed’ focus. We denken dan aan onder meer aan het dossierbeheer c.q. zaaksysteem (bewaking volledigheid) en het contracten- en verplichtingenbeheer. De factuurverwerkingsapplicatie ProActis functioneert naar behoren en hiermee heeft de gemeente ook een tool in handen om het contractenbeheer en een eventueel bestellingen/verplichtingen te implementeren als beheersmaatregel. Maar omdat ze organisatie-breed spelen blijkt het in de praktijk nog best lastig om hier voldoende snel voortgang in te boeken. Ook aan de uitrol van het contractmanagement wordt gewerkt; dit proces loopt nog door in 2022. Een ander openstaand aandachtspunt rondom interne beheersing is de vaststelling van de prestatielevering bij inkopen en de uitwerking van de vaststelling van de levering van zorg in het sociaal domein. 1.4

Stand Wmo en Jeugdzorg

Bij het sociaal domein blijft de gemeente Purmerend nog steeds afhankelijk van verantwoordingen van de zorgleveranciers en de inzet vanuit de gemeenschappelijke regeling Zaanstreek-Waterland (contractenbeheer, aanlevering gegevens). De aanlevering van de productieverantwoordingen en controleverklaringen vanuit de zorginstellingen verloopt steeds soepeler. Als we kijken naar de interne organisatie kunnen we vaststellen dat de aansluitingen tussen de sub-administratie Suites 4SociaalDomien en de financiële administratie (Decade) gedurende 2021 inmiddels beheerst verloopt. Ook is de gemeente ‘bij’ met de verwerking van de declaraties via het berichtenverkeer en zijn de laatste dossiers met betrekking tot de geclaimde garantieomzet Wmo (2020) afgehandeld. Uit de jaarrekening 2021 lezen wij af dat de kosten voor de dure (specialistische) jeugdzorg blijft stijgen. Dit is een landelijke ontwikkeling. Daarentegen vallen de lasten voor het beschermd wonen (Wmo) dit jaar lager uit dan geraamd. Of dit laatste een trend is t.o.v. voorgaande jaren moet worden afgewacht. 1.5

Resume fouten en onzekerheden

Bij de aanbestedingen zijn fouten en onzekerheden geconstateerd. Het betreft inkopen die de Europese aanbestedingsdrempel in 2021 overschrijden. Daarnaast zijn er in beperkte mate (resterende) fouten en onzekerheden bij de Wmo en de Jeugdhulp. De fouten en ingeschatte onzekerheden rechtmatigheid en getrouwheid overstijgen de goedkeuringstoleranties op jaarrekeningniveau niet. Rekening houdend met de overige (niet gecorrigeerde/ontdekte) fouten en onzekerheden in de controle zijn wij voornemens bij de jaarrekening 2021 van de gemeente Purmerend een goedkeurende controleverklaring afgegeven voor zowel de getrouwheid als de rechtmatigheid.

3

1.6

Samenvatting bevindingen

In deze paragraaf geven wij onze bestuurlijk belangrijkste conclusies naar aanleiding van de door ons uitgevoerde controle van de jaarrekening 2021 weer. In onderstaande tabel hebben wij de in deze rapportage opgenomen aanbevelingen, bevindingen als volgt samengevat: Par.

Onderwerp

Oordeel

Aanbeveling / toelichting

10.

Getrouwheid

Goedkeurend

Zie ook controleverklaring.

10.

Rechtmatigheid

Goedkeurend

Zie ook controleverklaring.

4.

Coronacrisis

Toereikend

Zie paragraaf 9 jaarrekening.

8.

SiSa-verantwoording

Geen overschrijding

Interpretaties vanwege onduidelijkheden in regelgeving. Mogelijk vragen vanuit Ministeries over verantwoording bedragen / indicatoren in het kader van de vaststellingen.

6.4

Naleving BBV

Jaarrekening is BBV

COVID-19 paragraaf is in de jaarrekening

proof

opgenomen (in lijn met het advies Commissie BBV).

3.1,

Verbijzonderde interne contro-

3.2

les (VIC)

Toereikend

Inmiddels voldoende, uitgevoerde VIC. Is

3.2,

Opvolging aanbevelingen

Pragmatisch aanpak, Belangrijkste adviezen en aanbevelingen

3.4,

Managementletter, VIC, waar-

loopt door naar 2022

3.7

onder de 7 speerpunten

3.3

(EU) Aanbestedingsbeleid incl.

Er zijn aandachts-

Naleving aanbestedingsregels en betrok-

inhuur

punten

kenheid inkoopadviseurs verbeterd. Om-

een goede basis voor een (procesgerichte) controle, met rechtmatigheidsoordeel. zijn door het college opgepakt. De follow-up wordt intern bewaakt.

vang fouten daalt bij externe inhuur door inzet van DAS. Bij overige aanbestedingen zijn nog afwijkingen geconstateerd. 5.2

Begrotingsrechtmatigheid en

Er zijn overschrijdin-

Geen (verwijtbare) programmaoverschrij-

budgetbeheer

gen op programma’s

ding van de lasten, geen begrotingsonrechtmatigheid. We vragen aandacht voor het budgetbeheer.

6.3

Rechtmatigheid investerings-

Onderdeel budgetbe- Overschrijding op krediet Tijdelijk woningen

kredieten

heer

(2018). Gemeld aan de raad en herstel in Kadernota 2023. Niet onrechtmatig.

4

Par.

Onderwerp

Oordeel

Aanbeveling / toelichting

5.

Sociaal domein (Wmo en

Er zijn nog verbeter-

Periodieke aansluitingen gemaakt. Beleid

Jeugdhulp, Pgb)

punten

om rechtmatigheid (kleine) zorgleveranties vast te stellen is nog niet opgepakt. Advies om beheersmaatregelen zoals beschreven in de SDO-Notitie ‘Controle interne beheersing Jeugd en Wmo voor gemeenten en accountants’ d.d. 21 januari 2019 blijft staan.

7.2

Grondexploitaties / MPG 2022

Toereikend

Blijvend aandacht voor ontwikkelingen in de regio, wijzigingen in parameters, invloed op winstverwachting. Voortgang en resultaten van bouwprojecten vanwege hoge inflatiecijfers en beperktere beschikbaarheid van bouwmaterialen en personeel mogelijk knelpunt. Vooralsnog zijn de vooruitzichten nog steeds positief.

6.4.2 Waardering deelneming Stads-

Voldoende

Positieve ontwikkeling resultaat. Geen duur-

verwarming 9.1,

ICT

zame waardevermindering. Voldoende

Uitvoering ENSIA positief. Aandacht voor

9.2

onderdelen BIO informatiebeveiliging (procesbeschrijvingen). Geen opvolging bevindingen voorgaand jaar.

5

2.

CONTROLEPLAN, RISICOANALYSE, TOLERANTIES

2.1

Controleplan, -aanpak en -protocol

Onze controle is onderverdeeld in twee perioden, de interim-controle en de eindejaarscontrole. Tijdens de interim-controle richten wij ons op de opzet, het bestaan en de werking van de financiële processen alsmede op de kwaliteit van de uitvoering van interne controlemaatregelen en -programma’s, dit zowel ten aanzien van getrouwheids- als rechtmatigheidsaspecten. Tijdens de eindejaarscontrole richten wij onze controle met name op de jaarrekeningposten en de SiSa bijlage en voeren wij aansluitcontroles, cijferbeoordelingen, verbandscontroles en daar waar noodzakelijk aanvullende gegevensgerichte controlewerkzaamheden uit. De reikwijdte van de opdracht tot controle van de jaarrekening 2021 is vastgelegd in het ‘Controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarstukken 2018-2021 van de gemeente Purmerend’, vastgesteld in uw raadsvergadering van 26 juni 2019. Daarnaast maken wij bij de planning van onze controle gebruik van het normenkader, dat jaarlijks wordt geactualiseerd. Het geheel van het controleprotocol voor de accountantscontrole jaarrekening 2018-2021 inclusief het geactualiseerde normenkader 2021 (zoals door het college op 21 december 2021 ter kennisname aan de raad is toegezonden) is het uitgangspunt geweest voor de door ons uitgevoerde controlewerkzaamheden met betrekking tot de jaarrekening en het jaarverslag 2021.

Wij hebben tevens in samenwerking met uw gemeente onze planning en aanpak zo veel mogelijk afgestemd op de situatie in de gemeente Purmerend. Het gevolg van deze aanpak is dat hierdoor het jaarrekeningproces conform uw planning is gerealiseerd. 2.2

Controleaanpak en risicoanalyse

Bij aanvang van de controleopdracht hebben wij een (eerste) risico-inventarisatie uitgevoerd, waarbij de belangrijkste risico’s waarmee de gemeente Purmerend te maken heeft, zijn geïdentificeerd. Deze risicoanalyse is een belangrijk onderdeel van de accountantscontrole en maakt derhalve deel uit van ons pre-audit gesprek. De risicoanalyse richt zich op zowel de externe risico’s als de risico’s in de bedrijfsvoering. Bij de inventarisatie is onze insteek primair gericht op de risico’s in de processen die leiden tot mutaties in de balans en de programmarekening. Deze risico’s zijn ondervangen in onze controleaanpak. De belangrijkste aandachtsgebieden voor onze controle zijn bij de gemeente Purmerend: • de verbijzonderde interne controles (VIC) mede in relatie met de rechtmatigheidsverantwoording (naar verwachting per 2022); • de ontwikkeling bestedingen in het sociaal domein; • het proces aanbestedingen (met name diensten en leveringen); • ontwikkelingen in de grondexploitaties; • waardering deelneming Stadsverwarming; • effecten van de COVID-19 op onderdelen van de jaarrekening (waaronder waardering, rechtmatigheid); • de fusie per 1 januari 2022.

6

2.3

Controletoleranties

Op grond van het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO) stelt de raad de goedkeuringstolerantie vast die de accountant bij zijn jaarrekeningcontrole dient te hanteren. U heeft ons opgedragen om bij onze oordeelsvorming uit te gaan van de hierna vermelde goedkeuringstolerantie: Goedkeuringstolerantie Fouten in de jaarrekening (in % lasten) Onzekerheden in de controle (in % lasten)

GoedKeurend ≤ 1%

> 1% < 3%

Oordeel-onthouding –

> 3% < 10%

≥ 10%

Beperking

≤ 3%

Afkeurend ≥ 3% –

Op basis van de jaarrekening 2021 van uw gemeente betekenen bovengenoemde percentages dat een totaalbedrag aan fouten in de jaarrekening van circa € 2,7 miljoen en een totaal van onzekerheden van circa € 8,1 miljoen de goedkeurende strekking van de controleverklaring niet zullen aantasten. In het vigerende controleprotocol 2018-2021 heeft u een rapporteringsgrens van € 100.000,- vastgesteld.

7

3.

UITVOERING VERBIJZONDERDE INTERNE CONTROLES EN INTERIM-CONTROLE

3.1

Intern controleplan

De basis voor de verbijzonderde interne controle is het ‘Interne controleplan gemeente Purmerend en de gemeente Beemster 2021’. De gekozen aanpak in dit VIC-plan is risico-gericht. Voor de verbijzonderde interne controle (VIC) voor 2021 zijn in totaal 21 (hoofd)processen geselecteerd voor beoordeling. De aanpak/diepgang per proces is mede gebaseerd op een risico-inschatting en is gebaseerd op het model ‘three lines of defence’. Wij zijn van oordeel dat het controleplan 2021 in algemene zin voldoende kwalitatief is, zodat wij er in het kader van de jaarrekeningcontrole gebruik kunnen maken van de interne werkzaamheden en de bevindingen. De afronding van de laatste procesbeoordelingen en de concept rapportage vond op 28 februari 2022 plaats en de eindrapportage is aan de directie toegezonden. De ‘Rapportage bevindingen verbijzonderde interne controle (VIC) 2021’ is op 29 maart 2022 door uw college vastgesteld. 3.2

Review bevindingen VIC (en IC)

De uitvoering van de verbijzonderde interne controle (VIC) vindt bij de gemeente Purmerend plaats aan de hand van het hiervoor genoemde Intern controleplan. Conform het Intern controleplan zijn de overall bevindingen vanuit de VIC 2021 gerapporteerd. Uit de rapportage blijkt dat eerdere bevindingen vanuit de VIC zo veel mogelijk zijn opgepakt. Overall zijn de bevindingen ‘in lijn’ met de resultaten over het 1e halfjaar 2021; er zijn in het 2e halfjaar 2021 geen nieuwe bevindingen geconstateerd. Verbeteringen zijn met name gerealiseerd ten aanzien van het proces aanbesteden en het betaald parkeren (de IT-omgeving van het betaald parkeren). Daarnaast is de werkwijze voor het proces ontvangen subsidies in 2021 gestructureerd. Dit raakt met name de SiSa-verantwoording als bijlage in de jaarrekening. Advies vanuit de VIC Niet alle processen uit het controleplan zijn in de VIC uitgevoerd. Er zijn geen werkzaamheden gedaan ten aanzien van memoriaalboekingen, begrotingswijzigingen en grondexploitaties. Wij hebben deze werkzaamheden zelf uitgevoerd. Wij hebben begrepen dat bij de implementatie van het nieuwe financiële pakket (per 2024) deze onderdelen worden meegenomen. De VIC geeft – naar onze mening terecht – een waarschuwing af dat het (niet) tijdig uitvoeren van interne controles op de rechtmatigheid (naar verwachting) vanaf 2022 de verantwoordelijkheid is van het college.

Het niet uitvoeren van deze werkzaamheden kan vervolgens het oordeel van de rechtmatigheidsverantwoording in de paragraaf bedrijfsvoering beïnvloeden. We hebben het college geadviseerd vanaf 2022 en verder het intern controleplan volledig uit te laten voeren. Hierna zijn de belangrijkste bevindingen uit de procescontroles kort samengevat.

8

3.3

Aanbestedingen

3.3.1 Inleiding Het naleven van de (Europese) aanbestedingsregels gaat nog niet in alle gevallen conform de regels, maar we zien wel verbeteringen. Zoals ook blijkt uit de VIC-rapportages en de boardletter 2021 krijgt dit proces intern veel aandacht: de inkoopadviseurs worden vaker gevonden, er wordt vanuit de VIC aandacht gevraagd voor het aanbestedingsproces waarbij ook het contractenmanagement een belangrijke rol speelt. Immers, met contractmanagement kan intern worden beoordeeld of contracten worden nageleefd dan wel er bestedingen zijn buiten de afgesloten inkoopcontracten. 3.3.2 Externe inhuur en gebruik Flextender Voor de externe inhuur geldt vanaf 1 november 2020 het gebruik van het Dynamisch Aankoopsysteem (DAS) van Flextender. Zoals wij vorig jaar al hebben gerapporteerd kan, mits adequaat toegepast, hiermee niet alleen de rechtmatigheid van externe inhuur worden geborgd, maar zal er ook meer grip zijn op het proces externe inhuur (w.o. grip op kostenbeheersing en kwaliteit). Uit de spendanalyse blijkt dat de onrechtmatigheden met betrekking tot externe inhuur in 2021 flink is afgenomen ten opzichte voorgaande jaren. Dat is een positieve ontwikkeling. Toch blijkt dat in bepaalde gevallen budgethouders zonder opgave van een gegronde reden geen gebruik (willen) maken van Flextender.

Uit de spend-analyse over 2021 zijn enkele inhuurcontracten per 31 december 2021 nog net onder de Europese aanbestedingsdrempel gebleven, maar dat kan bij voortzetting in 2022 alsnog leiden tot een rechtmatigheidsfout voor het boekjaar 2022. We hebben uw college geadviseerd om de desbetreffende inhuurcontracten te evalueren en indien mogelijk te beëindigen en via Flextender aan te besteden. 3.3.3 Spend-analyse en langdurige samenwerking Vanuit de VIC-functie is voor het bepalen van de volledigheid van de aanbestedingen een integrale (gegevensgerichte) crediteuren-analyse uitgevoerd. Daarna zijn analyses gemaakt: welke posten komen in aanmerking voor een Europese aanbesteding en daar is vervolgens een interne controle op uitgevoerd. De aanpak van de interne controle is integraal, immers over 2021 en voorgaande jaren (er geldt een referentietermijn van 4 jaar) zijn leveranciers die met meer dan € 50.000,- aan diensten en of leveringen op jaarbasis leveren, betrokken. Hierbij is overigens rekening gehouden met de beoordeling (en eerdere foutenafweging) van aanbestedingsdossiers uit voorgaande jaren. Uit de analyse en review van de crediteurenanalyse blijkt dat verschillende inkopen als onrechtmatig zijn aangemerkt.

In de kern gaat het om de volgende constateringen en hebben wij daarbij de volgende adviezen: - de gemeente werkt soms langdurig samen met leveranciers waarvan de opdracht in het verleden wel juist is aanbesteed, maar daarna steeds stilzwijgend is verlengd. Deze opdrachten dienen derhalve opnieuw te worden aanbesteed; - het komt voor dat budgethouders meerdere, kleinere opdrachten met een leverancier zelf regelen zonder tussenkomst van een inkoopadviseur, maar dat die opdrachten opgeteld, aanbesteed had moeten worden. We hebben het college geadviseerd om voor dergelijke opdrachten zo veel mogelijk raamcontracten af te sluiten. Deze contracten kunnen ter bewaking worden opgenomen in het contractenbeheerssysteem;

9

-

geadviseerd wordt om bij (Europese) aanbestedingen optioneel rekening te houden met langere termijnen (bijvoorbeeld 10-12 jaar in plaats van 3-4 jaar). Hiermee kan worden voorkomen dat moet worden aanbesteed terwijl dit vanuit bedrijfseconomisch oogpunt niet wenselijk is (kapitaalvernietiging). Hiermee voorkom je onrust in de organisatie door telkens resources in te zetten voor bepaalde implementaties.

Conclusie aanbestedingen We hebben de opdrachten die mogelijk als onrechtmatig kunnen worden aangemerkt nader afgestemd met de verantwoordelijke inkoopadviseur. Op ons verzoek is hierbij in een memorandum een (geactualiseerd) standpunt aangeleverd ten aanzien van verschillende aanbestedingsdossiers, inclusief een onderbouwde motivatie. Op basis daarvan hebben wij geconcludeerd dat, rekening houdend met alle feiten en omstandigheden, een bedrag van € 616.000 als onrechtmatig moet worden gekwalificeerd ten aanzien van de externe inhuur. Voor de overige aanbestedingen merken wij een bedrag van € 267.000 aan als fout. Een bedrag van € 496.000 wegen wij mee als rechtmatigheid en betreft een drietal (overige) aanbestedingsdossiers2. 3.4

Bevindingen overige processen

Uit de beoordeling van de overige processen zijn geen materiële afwijkingen naar voren gekomen. Wel zijn er verschillende aandachts- en/of verbeterpunten. Samenvattend: • Binnen Pro-Actis wordt niet afgedwongen dat inkoopfacturen in functiescheiding worden geaccordeerd (materie-deskundige resp. budgethouder). Er is nog geen ‘werkbare’ methode vastgesteld in Pro-Actis ten aanzien van de prestatie-akkoord verklaring van diensten en leveringen. Ons is medegedeeld dat de gemeente bezig is met een marktconsulatie voor de aanschaf van een nieuw financieel pakket, inclusief workflow accordering inkoopfacturen (2024); • We vragen meer aandacht voor het budgetbeheer onder meer het coderen/verwerken van inkoopfacturen op de juiste grootboekrekeningen, kostenplaatsen, investeringskredieten. Tevens is periodieke controle door de budgethouders wenselijk op zijn/haar budgetten gedurende het boekjaar, waardoor uiteindelijk de kwaliteit van de administratie kan worden verbeterd; • We vragen aandacht voor juiste adressering en tenaamstelling van inkoopfacturen, nu ook in verband met de fusie en de nieuwe administratie van de gemeente Purmerend. Leveranciers worden door uw medewerkers aangesproken als ze onjuiste facturen toesturen; • In 2021 zijn in het kader van de Tijdelijke Regeling Ondersteuning Noodzakelijke Kosten (TONK) 155 aanvragen geweest.

Per saldo is € 766.000 van de ontvangen rijksbijdrage niet besteed. Deze middelen behoeven niet te worden terugbetaald en vallen in het resultaat 2021; • Bij de dossiercontroles 2021 voor de Jeugdzorg en Wmo zijn geen materiële tekortkomingen geconstateerd. In enkele gevallen is geen (zichtbare) controle geweest op het woonplaatsbeginsel, dit is alsnog later beoordeeld maar heeft verder niet geleid tot opmerkingen; • Bij de verstrekte subsidies zijn de procesbeschrijvingen verouderd. In verband met prioriteitstelling (o.m. harmonisatie subsidieverordeningen, nieuwe zaaksysteem) heeft de actualisatie nog niet plaatsgevonden;

2 In het memorandum is verwoord dat op twee van de drie aanbestedingsdossiers die nu als onzeker worden aangemerkt,

moet worden overwogen om in 2022/2023 aan te besteden.

10

• Het proces parkeren is verder verbeterd. Er heeft in 2021 interne controle plaatsgevonden op de parkeeropbrengsten zowel ten aanzien van aansluitingen als detailcontroles. Er zijn geen materiële afwijkingen geconstateerd. Wel wordt vanuit de VIC geadviseerd om periodiek controles uit te voeren op de juistheid van de tarieven in de automaten in de stad (ter controle of tariefswijzigingen overal juist zijn toegepast). 3.5

Verantwoording overige ontvangen subsidies

Op verzoek van de gemeente Purmerend hebben wij bij verschillende subsidieverantwoordingen controleverklaringen verstrekt. Ten aanzien van de verantwoording ‘Voortijdig schoolverlaten en jongeren in een kwetsbare positie 2020-2021’ hebben wij op 29 november 2021 een goedkeurende controleverklaring afgegeven. Op 28 februari 2022 hebben wij bij de verantwoording ‘RMC, kwalificatieplicht en Jeugdwerkeloosheid 2021’ een goedkeurende controleverklaring verstrekt. Beide verantwoordingen zijn afgegeven ten behoeve van de gemeente Amsterdam. 3.6

Coulance bij de vaststelling subsidies 2021

Uw college is bij de vaststelling van verleende subsidies over 2020 coulant omgegaan met de beoordeling van de geleverde subsidieprestaties wanneer instellingen de prestaties vanwege de COVID-19 niet of niet volledig hebben geleverd. In beginsel wordt niet overgegaan tot terugvordering van uitbetaalde subsidiegelden, behoudens als overduidelijk is dat een instelling de extra gelden niet nodig heeft dan wel bij eventueel misbruik. Vanwege de lock-down in 2021 is een vergelijkbaar ‘veegbesluit’ wenselijk, waardoor de subsidievaststellingen over 2021 weer rechtmatig zijn. Uw college heeft dit besluit inmiddels genomen. 3.7

Opvolging bevindingen interim-controle

Conform onze opdracht hebben wij alle relevante controlebevindingen in de managementletter aan het college toegezonden. De boardletter 2021 (samenvatting van de managementletter) is aan uw Raad toegezonden en tevens besproken met de leden van de Auditcommissie. De interim-controle is vooral gericht op de kwaliteit van de interne beheersing, inclusief het rechtmatigheidsbeheer, en voor zover relevant voor de controle van de jaarrekening. Onze belangrijkste bevindingen en adviezen uit de interim-controle zijn, samen met de voortgang resp. opvolging ervan, in de onderstaande tabel op hoofdlijnen weergegeven. Follow-up adviezen Ter bewaking van de voortgang wordt een actielijst bijgehouden waarmee de ontwikkelingen rondom aanbevelingen uit de laatste interim-controle, maar ook uit eerdere accountantsrapportages en de VIC wordt bewaakt. Deze voortgangslijst maakt onderdeel uit van de reguliere VIC rapportages 2x per jaar). De hieronder gemelde status/voortgang per aanbeveling, is mede daaraan ontleend. nr.

Aanbeveling

Opvolging aanbeveling (status april 2022)

1.

Werk wijze van vaststelling prestatie-akkoord nader uit. Actualiseer intern controleplan voor 2022 rekening houdend met de rechtmatigheidsverantwoording. Neem ook structuur en weging van fouten en onzekerheden hierin mee.

Nog niet nader uitgewerkt

2.

11

Intern controleplan 2022 is in januari 2022 door het college vastgesteld. In de IC rapportages (2022) zal aandacht worden besteed aan de weging van fouten en onzekerheden.

nr.

Aanbeveling

Opvolging aanbeveling (status april 2022)

3.

Actualiseer het subsidiebeoordelingsformulier.

4.

Implementeer een verplichtingenadministratie organisatie-breed en draag zorg voor de verdere uitrol van het contractenbeheer.

5.

Beperk het aantal betalingsopdrachten jeugdzorg buiten het regionale contract om. Risico is onrechtmatigheid contracten en beperkte grip op de kosten en de beheersbaarheid daarvan.

6.

Het aangaan van betalingsovereenkomsten heeft ook aanbestedingsrisico’s. Advies periodieke analyses uitvoeren op deze uitgaven. Wikkel het nog openstaande voorschot uit 2017 Jeugdhulp af (ultimo 2021: € 0,5 miljoen). Betreft nog 1 zorginstelling.

Onderhanden i.v.m. harmonisatie van de subsidieverordening en actualisatie van het controleprotocol subsidies. Zie ook hfd. 1 van dit rapport. De bekende (en onbekende) contracten zijn in de applicatie zijn zo veel mogelijk geregistreerd. Tevens zijn ‘notificaties’ ingesteld, waardoor contracten actief kunnen worden beheerd en zo nodig tijdig afstemming kan plaatsvinden met leveranciers. Omdat contracten in Pro-Actis zijn opgenomen is er intern meer grip op de juistheid van indexeringen van leverancierscontracten in relatie met de facturering. In totaal zijn thans 286 contracten in Pro-Actis opgenomen. Het doel is om een koppeling te realiseren met de verplichtingen. Dit proces loopt door in 2022. Er is een controleformulier beschikbaar waarop afdeling contractmanagement wordt ingevuld en waarop wordt aangegeven waarom wordt afgeweken, de kwaliteit van de instelling en doelmatigheid wordt beoordeeld. periodiek maakt de financieel controller een analyse. Hiermee wordt verwacht dat het aantal opdrachten zal afnemen. We zullen de voortgang bij de interim-controle beoordelen. Er is een plan van aanpak opgesteld en bewustzijn bij de budgethouders / teamleiders is op dit aspect vergroot. Vooralsnog gaat de gemeente op basis van mededelingen van de zorgleverancier ervanuit dat de post kan worden verrekend. Hierover zijn afspraken gemaakt.

Een voorziening oninbaarheid is daarom niet nodig. Heeft geen hoge prioriteit. Advies nog niet opgevolgd.

7.

8.

9.

10.

11.

Advies prioriteitenlijstje procesbeschrijvingen met betrekking tot toegangsbeveiliging, gebruik van gegevensdragers, verwerkersovereenkomsten, back-up en re-store op te laten stellen. Houdt bij samenstellen jaarrekening 2021 rekening met COVID-19 op belangrijke balansposities en verbonden partijen. Er is in 2021 gestart met een frauderisicoanalyse (met de focus op de zorgleveringen). We bevelen aan om frauderisico’s een plaats te geven in de paragraaf weerstandsvermogen en risicomanagement van de begroting en de jaarrekening. Advies in het kader van de fusie tussen Purmerend en Beemster de balansposities per 31-122021 kritisch te laten beoordelen en zo nodig op schonen.

12

Bij het opstellen van de jaarrekening is rekening gehouden met de effecten van de COVID-19. Aanbeveling is (nog) niet opgevolgd.

Advies is opgevolgd. Na de jaarrekeningcontrole worden de balansposities per 31-12-2021 overgebracht naar de nieuwe administratie van Purmerend en samengevoegd tot de nieuwe openingsbalans per 1-12022. Dan zal, zo begrijpen wij, ook nog een laatste controle plaatsvinden op de juistheid van de balansposten.

4.

CORONACRISIS

4.1

Effecten Corona crisis

De Coronacrisis had ook in 2021 nog op vele fronten invloed op het gemeentelijk handelen. Natuurlijk de lock-down in de eerste maanden van het jaar en de beperkende maatregelen die met het begin van de winter werden ingevoerd. Maar ook omdat veel in 2020 door het rijk ingezette steunmaatregelen voortgezet werden; evenals het doorzetten van de gemeentelijke steunmaatregelen waarmee de raad akkoord is gegaan. Andere expliciete effecten van de crisis, zoals het thuiswerken, leken in 2021 minder invloed te hebben op het functioneren van de gemeente; de organisatie heeft er zich er inmiddels op ingesteld. In de jaarrekening wordt er in de inleiding kort stilgestaan bij de invloed van de crisis voor de burgers en de effecten ervan op het handelen van de gemeente. In de bijlage 9 Coronavirus/COVID-19 wordt verslag gedaan van de financiële gevolgen van de crisis, weergegeven voor elke programma(onderdeel) waartoe door de raad en het college besloten is. Uit de tabel blijkt dat de omvang van de maatregelen, in aantal en aard, maar zeker ook in euro’s nog best groot was: tot eind 2021 was het totaal aan apart te onderkennen uitgaven en lagere baten voor de corona-maatregelen ruim € 10 miljoen. Natuurlijk is het lastig om alle corona-kosten apart zichtbaar te maken, vele extra-uitgaven zitten verweven in de reguliere processen; desondanks geeft de paragraaf een goede inkijk.

Uit het overzicht blijkt ook dat, in elk geval voor 2021, de uitkeringen en compensaties van het rijk voor een veelheid van de maatregelen vooralsnog de extra lasten afdekken: per saldo – over 2020 en 2021 heeft de gemeente een voordeel van ongeveer € 1,8 miljoen. Wij gaan hieronder nader in op een specifieke corona-maatregel, de Tozo. Deze maatregel is qua financiële omvang van € 6 miljoen verreweg de grootste regeling. 4.2

Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers (Tozo)

De Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers (Tozo) om ondernemers te ondersteunen tijdens de coronacrisis, is in 2021 doorgezet. De verlenging ging steeds in stappen, in 2021 zijn respectievelijk Tozo 3, 4 en 5 uitgebracht, waarbij elke nieuwe deelregeling met scherpere voorwaarden omgeven was. Dat blijkt ook uit de aantallen aanvragen en toekenningen; deze nemen in aantallen af. Uitkering Rijk en doorbetaling Halte Werk Purmerend heeft voor 2021 een bedrag van € 3,1 miljoen als voorschot ontvangen van het Rijk en dit bedrag is doorbetaald aan Halte Werk. De gemeente heeft inmiddels een voorlopige afrekening van Halte Werk ontvangen inzake de Tozo. Hieruit lezen wij af dat in 2021 Halte Werk een bedrag van € 5,6 miljoen aan uitkeringen heeft verstrekt, daarbij komt nog een bedrag van € 544.000 aan uitvoeringskosten (en nog een correctie van € 270.000). Per saldo heeft gemeente Purmerend € 2,7 miljoen te vorderen op het Rijk. Dit bedrag is in de balans opgenomen.

13

Beoordeling Tozo-uitkeringen 2021 Halte Werk maakt voor de interne controles gebruik van signalen die het Inlichtingenbureau geeft. Het Rijk heeft in het najaar 2020 het Inlichtingenbureau gevraagd een digitaal vraagpunt te ontwikkelen om via data-vergelijking met bestanden van verschillende rijksinstellingen (RvlG, UWV, belastingdienst, KvK, DJI, CJIB, Duo) te signaleren of er mogelijke aandachtspunten en/of belemmeringen zijn voor de rechtmatige verstrekking van de Tozo-uitkering. Deze signalen heeft Halte Werk gebruikt bij haar actieve beoordeling van de uitkeringen en de accountant van Halte Werk heeft, zo lezen wij in het controlememorandum, vastgesteld dat deze werkzaamheden zijn uitgevoerd conform het intern controleplan. Voorts is verwoord dat voor alle Tozo verstrekkingen de IB-signalen zijn opgevraagd, en daar waar nodig in lijn met het door uw college vastgestelde M&O beleid, is onderzocht. De accountant van Halte Werk heeft geen afwijkingen gerapporteerd. Afwikkeling mag ook in 2022 (of later) Het Rijk heeft ingezien dat de materie complex is en de uitvoering van beoordelingen door allerlei oorzaken pas laat op gang kwam. Daarom werd er gelegenheid gegeven om toezicht, controles etc. op de verstrekkingen uit 2020 ook in 2021 uit te voeren. Het is toegestaan om de afwikkeling van uitkeringen uit 2021 ook nog in 2022 vorm te geven.

De verantwoording over 2021 is dus niet de definitieve opgave, correcties kunnen ook in de Sisa-verantwoording over 2022 worden meegenomen. Auditinstructies en controleverklaring 2021 Wij hebben op 23 december 2021 de accountant van Halte Werk opnieuw auditinstructies toegezonden. Hiermee wordt vooraf duidelijk welke informatie aanvullend aan ons moet worden overgelegd t.b.v. SiSa-controle. Het betreft niet alleen de Tozo, maar ook de verantwoording van de BBZ (Besluit bijstandverlening zelfstandigen). De accountant van Halte Werk heeft ons op 4 april 2022 een gewaarmerkte SiSa-verantwoording 2021, een controlememorandum en een goedkeurende controleverklaring toegezonden.

14

5.

WMO, JEUGDHULP EN PGB

In dit hoofdstuk gaan wij in op de verantwoording van de bestedingen Wmo en Jeugdhulp, inclusief de Persoonsgebonden budgetten over 2021 (Pgb’s). 5.1

Interne beheersing Jeugdhulp en Wmo

De processen rondom het sociaal domein verlopen inmiddels beheerst. Periodiek (per maand dan wel per kwartaal) is in 2021 een aansluiting gemaakt tussen de sub-administratie en de financiële administratie. Hierover is in lijn met de P&C-cyclus in 2021 drie keer aan het college gerapporteerd. Ook blijkt uit de uitgevoerde interne controles dat er in algemene zin systematisch en beheerst wordt gewerkt, dat besluiten rechtmatig zijn en financiële en administratieve gegevens voldoende betrouwbaar worden vastgelegd. In de VIC rapportage wordt consequent weergegeven in hoeverre verbeterslagen zijn gerealiseerd en/of follow up van bevindingen/adviezen zijn uitwerking heeft. Declaraties ingediend buiten het gegevensknooppunt om worden via de applicatie Suites 4SociaalDomein verwerkt, waardoor zo veel mogelijk een administratieve aansluiting blijft bestaan tussen de (sub-)administraties. 5.2

Jeugdhulp - SPIC (laatste jaar)

Zoals bekend is in Regio-verband besloten om per 1 januari 2018 op basis van de zogenaamde SPIC-tarieven (segment profiel intensiteit combinatie) af te rekenen. In de overeenkomst met de zorgleverancier staan nadere voorwaarden en is de definitie van de ‘prestatie’ beschreven. De zorgleverancier ontvangt voor niet duurzame SPIC bij de start van een zorgtraject meteen 70% van het tarief van het betreffende product. Voor duurzame SPIC’s (behandelingen langer dan 12-18 maanden) wordt maandelijks gefactureerd. Omdat SPIC’s gedurende het jaar ingaan is ook de toerekening van de kosten aan het boekjaar (baten en lasten stelsel) relevant. Uitgangspunten toerekening niet gewijzigd De gemeente heeft op basis van een (geactualiseerd) ‘position paper’ (memorandum) voor de niet duurzame SPIC’s voorgesteld om een correctie op de jaaruitgaven (ca. € 4 miljoen) over 2021 te bepalen aan de hand van praktische uitgangspunten om te komen tot een aanvaardbare toerekening van de jaarlast. Op basis van de ervaringscijfers van het afgelopen jaren heeft de gemeente voor 2021 de inschatting van de nog te betalen post gesteld op afgerond € 1,2 miljoen (29% van de zorgkosten wordt toegerekend aan het boekjaar 2022). Deze systematiek vervalt per 1 januari 2022. Er wordt dan weer op maandbasis gefactureerd door de zorginstellingen.

15

5.3

Omzetgarantie en meerkosten Wmo 2021

In de jaarrekening 2020 was voor de Wmo ten aanzien van de omzetgarantie in totaal ruim € 1 miljoen uitbetaald en € 95.000 aan meerkosten vergoed. Er was toen nog discussie met een drietal zorginstellingen over de juistheid en rechtmatigheid van ingediende declaraties maar dit is, zo hebben wij begrepen, inmiddels afgewikkeld. Voor 2021 konden de Wmo-aanbieders (en geldt overeenkomstig ook voor de Jeugdhulp) met betrekking tot de maatwerkvoorzieningen geen beroep meer doen op een omzetgarantie. Er zijn een vijftal aanbieders die een beroep hebben gedaan op tegemoetkoming meerkosten, in totaal voor een bedrag van € 84.000. Dit bedrag is ook uitbetaald. Binnen het aanvullend openbaar vervoer (AOV) konden aanbieders nog wel in aanmerking komen voor omzetgarantie over de periode van 1 januari tot 1 oktober 2021. Purmerend is momenteel nog in gesprek over de referentieperiode en het percentage van de compensatie. Op basis van de gestelde maatregelen is de maximale omzetgarantie voor de AOV een bedrag van ca € 470.000. Overigens kunnen zorginstellingen ook in 2022 nog een beroep doen op meerkosten zolang de COVID-19 maatregelen van toepassing waren. Tot op heden is er nog geen beroep gedaan op meerkosten 2022. 5.4

Aansluitingen Jeugdhulp en Wmo en jaarrekening

Wij hebben van uw gemeente in het kader van de jaarrekeningcontrole onderliggende documentatie ontvangen over de aansluitingen van de bestedingen Jeugdhulp en de Wmo. Hierbij zijn naast aansluitingen tevens aanvullende toelichtingen (leeswijzers) aangeleverd. Wij plaatsen nog de volgende kanttekeningen: • De focus ligt op de cliëntgebonden kosten die hoofdzakelijk via de Suites worden gefactureerd. Bij de (tussentijdse) analyses zijn geen materiële verschillen geconstateerd; • Na de bepaling van de balanspositie Jeugdhulp in het kader van de concept jaarrekening 2021 zijn er in april 2022 nog declaraties en productieverantwoordingen ontvangen. En dit proces loopt nog steeds door. De verantwoorde balanspositie in de concept jaarrekening 2021 is niet meer aangepast aan de laatst bekende actuele situatie. De balanspost nog te betalen inzake de bestedingen Jeugdzorg is per saldo € 243.000 hoger dan de ontvangen declaraties op basis van de Suites en/of productieverantwoordingen. De gemeente verwacht nog wel declaraties en heeft dit verschil in de voorliggende jaarrekening 2021 niet meer aangepast. Bij de Wmo is het verschil niet materieel.

16

5.5

Beoordeling status productieverklaringen 2021

De cliëntgebonden kosten Jeugdzorg bedragen over 2021 € 21,5 miljoen (2020: € 19,5 miljoen). Voor circa 92% zijn per 15 april deze kosten onderbouwd met een productieverklaring en een goedkeurende controleverklaring. Dit proces verloopt inmiddels adequaat. Intern wordt er door contractmanagement actie ondernomen om de stukken tijdig te ontvangen. Bij de Wmo zijn de bestedingen afgerond € 19 miljoen (2020: € 18 miljoen) en is bijna 93% van de bestedingen onderbouwd met een productieverklaring en een goedkeurende controleverklaring. De zorginstellingen waarvan geen productieverantwoording is ontvangen, is de dienstverlening beperkt. Alleen kleinere instellingen waarvan minder dan € 125.000 aan zorg is geleverd, en die ook niet verplicht zijn om een controleverklaring te overleggen, hebben wij voor de rechtmatigheid een bedrag van maximaal 25% zijnde € 400.000,- als onzeker aangemerkt voor de Wmo en Jeugdzorg. Bij Purmerend is er een nieuwe leverancier voor Wmo hulpmiddelen (rolstoelen, trapliften) met een omvang van de leveringen in 2021 van € 1,1 miljoen. Wij hebben zelf enkele deelwaarnemingen uitgevoerd om de prestatielevering te testen. Aan de hand van de ontvangen documentatie zijn hier verder geen bijzonderheden gebleken.

Wel hebben wij geadviseerd deze (nieuwe) leverancier te wijzen op de contractuele verplichtingen waaronder het tijdig aanleveren van een gewaarmerkte productieverantwoording inclusief een controleverklaring. 5.6

Controle op de levering van zorg

Wij hebben het al eerder gemeld, het is voor de gemeente lastig om zekerheid te krijgen over de feitelijke levering van zorg. Voor de ‘kleinere zorgleveranciers’ geldt een verlicht regime bij de jaarverantwoording. Zo hoeven ze onder meer geen accountantsoordeel te overleggen over de rechtmatige besteding van gelden. Bij de beoordeling van processen is geconstateerd dat de gemeente feitelijk wel een aantal acties uitvoert (onder meer in de periodieke afstemming met de cliënt) waaruit kan worden afgeleid dat er zorg aan de cliënt wordt geleverd. Kortom, rondom de ‘levering van zorg’ vinden wel acties plaats, maar nog niet vanuit een (beleids)visie. Uw gemeente dient, mede gezien het financiële belang van dit proces, op basis van het document ‘Handreikingsnotitie controle sociaal domein voor gemeenten en accountants werkprogramma Jeugd en Wmo’ d.d. 11 januari 2019, de adviespunten nog te implementeren.

17

6.

ADMINISTRATIE EN FINANCIEEL RESULTAAT 2021

6.1

Jaarrekeningproces vlot verlopen

Bij de start van de controle op 11 april 2022 hebben wij de concept jaarrekening 2021 van de gemeente Purmerend ontvangen. Ook is het aanleverdossier tijdig beschikbaar gesteld. Alleen de Meerjaren Programma Grondbeleid (MPG) is later aangeleverd. Wij hebben tevens de volledige medewerking ontvangen van uw medewerkers bij het uitvoeren van de controle. Hiervoor onze dank. Overall is de aanlevering van een voldoende kwaliteit. We zien tevens dat er zichtbaar en tijdig aandacht is besteed aan de SiSa-verantwoording. Dit heeft mede ertoe geleid dat we de controle binnen de afgesproken planning hebben afgerond. 6.2

Begrotingsrechtmatigheid

Voor de rechtmatigheidscontrole gaan wij onder meer na of de financiële beheershandelingen tot stand zijn gekomen binnen de grenzen van de door de raad geautoriseerde programmabegroting. Daarbij gebruiken wij zowel de budgetspelregels die u met het college heeft afgesproken, als ook de rechtmatigheidscriteria die de commissie BBV in de vigerende Kadernota heeft vastgelegd. Uit het jaarverslag 2021 blijkt dat er op 2 programma’s een overschrijding heeft plaatsgevonden op de lasten ten opzichte van de begrote lasten 2021 (na begrotingswijziging). Omdat de overschrijdingen op programmaniveau uitgaan boven de door u gestelde rapporteringsgrens van € 100.000,presenteren wij deze hieronder. Omschrijving programma

overschrijding van de lasten € 154.000,€ 236.000,-

03. Wonen 10. Bestuur en Concern

Analyse en weging over- en onderschrijdingen Wij hebben de overschrijdingen op de betreffende programma’s geanalyseerd. De meest materiele overschrijdingen op programma 3 heeft een relatie tot extra inhuur en advisering voor diverse projecten en dit nader is toegelicht op blz. 42 van de jaarrekening. Voor programma 10. Bestuur en Concern constateren wij dat tegenover de hogere lasten inzake de dienstverleningsovereenkomst met de gemeente Beemster een direct hiermee samenhangende opbrengst is gerealiseerd. Omdat tegenover de lasten ook (directe) baten staan en wij niet ‘ondubbelzinnig’ verwijtbaarheid hebben kunnen vaststellen, immers de uitgaven passen binnen het bestaande beleid, zijn deze overschrijdingen niet mee geteld voor ons oordeel rechtmatigheid. Conclusie Wij zijn van mening dat alle over- en onderschrijdingen voldoende herkenbaar in de programma’s en overige toelichtingen van de jaarrekening zijn verantwoord en passend zijn binnen het bestaande beleid en/of sprake is van ‘open-einde’ regelingen. Door het vaststellen van de programmarekening 2021 door de raad waarin de uitgaven (en ontvangsten) wel zijn opgenomen worden de betreffende posten alsnog geautoriseerd en zijn hiermee rechtmatig. Wij zijn bij onze oordeelsvorming rechtmatigheid hiervan uitgegaan.

18

6.3

Overschrijding investeringskrediet Tijdelijke woningen

Op de investering voor de realisatie van de 200 tijdelijke woningen is ultimo december 2021 een overschrijding zichtbaar van € 752.000. In september 2021 is via het raadsbesluit 1553609 al een aanvullend krediet van € 1,2 miljoen aangevraagd en geautoriseerd. Achteraf blijkt dit bedrag te laag te zijn. Kader Voor de investeringskredieten geldt dat een overschrijding (groter dan 3% en/of groter dan € 100.000) worden benoemd en toegelicht bij het programma in de financiële toelichting. In paragraaf 6 - Bedrijfsvoering is de overschrijding expliciet toegelicht. Verder geeft de Kadernota Rechtmatigheid van de Commissie BBV een nadere uitwerking hoe om te gaan met overschrijdingen van begroting en (investerings)kredieten. Volgens de Kadernota Rechtmatigheid dient het college voorafgaande een kredietoverschrijding een aanvullend krediet aan te vragen bij de raad. Alleen als dit door omstandigheden niet meer mogelijk is, mag dit achteraf worden aangevraagd. De accountant kan bij de controle vaststellen dat de overschrijding past binnen de kaders van het beleid en dan weegt de accountant deze overschrijding niet mee bij het oordeel rechtmatigheid. Herstelacties In 2021 blijkt een overschrijding van het investeringskrediet voor tijdelijke woningen. In 2021 heeft er een aanvullend krediet plaatsgevonden.

De huidige overschrijding is geconstateerd bij het opstellen van de jaarrekening, begin 2022. Hierop is een analyse en een inschatting gemaakt en is uw raad hierover meteen geïnformeerd (via een raadsinformatiebrief). Het college heeft in de (concept) Kadernota 2023 de kredietverhoging van € 1,3 miljoen verwerkt en zal de raad vragen op 9 juni 2022 in te stemmen met verhoging. De overschrijding is in de paragraaf bedrijfsvoering toegelicht. Oordeel rechtmatigheid We hebben met in achtneming van de genomen herstelacties en het feit dat de overschrijding past binnen het bestaande beleid, de overschrijding niet als onrechtmatig gekwalificeerd. Wij zijn er hierbij wel uitgegaan dat uw raad de Kadernota 2023 inclusief het aangevraagde investeringskrediet autoriseert. Tevens vragen wij aandacht voor het budgetbeheer met betrekking tot kapitaalkredieten, immers de overschrijding is op een laat moment ontdekt. 6.4

Administratievoering

Vast onderdeel van de accountantscontrole is de beoordeling van de kwaliteit van de financiële administratie alsmede de overige administratieve vastleggingen. Wij hebben bij de jaarrekeningcontrole 2021 de stand van zaken ten aanzien van tussenrekeningen en overlopende activa en passiva (transitoria), alsmede de mutaties in kredieten, reserves, voorzieningen en memoriaalboekingen beoordeeld. Wij hebben geconstateerd dat er geen achterstanden zijn in de financiële administratie. Balansposten, inclusief memoriaalboekingen, zijn in het algemeen onderbouwd met onderliggende specificaties. Onze vragen zijn snel beantwoord wat een positief effect heeft op de doorlooptijd van de jaarrekeningcontrole. Wij hebben nog enkele overige opmerkingen.

19

6.4.1 Vennootschapsbelasting en horizontaal toezicht Er zijn op het terrein van de vennootschapsbelasting ontwikkelingen. Vennootschapsbelasting Naar aanleiding van besprekingen met de Belastingdienst wordt de gemeente Purmerend per 1 januari 2017 aangemerkt als ondernemer voor de vennootschapsbelasting althans ten aanzien van de grondexploitaties. Er is in beginsel overeenstemming over de fiscale beginbalans per 1 januari 2017 en de daarbij gekozen uitgangspunten. Een concept vaststellingsovereenkomst is opgesteld maar moet nog worden geformaliseerd. Verder loopt er nog een bezwaar tegen de aanslag 2016 inzake de reclame-inkomsten. Een extern belastingadvies kantoor heeft inmiddels de Vpb-last over de jaren 2017 tot en met 2021 berekend en komt uit op een te betalen bedrag van € 1,3 miljoen. Purmerend heeft nog een discussie over de reclameopbrengsten met de Belastingdienst en een proefproces is hiervoor opgestart. Dit speelt landelijk. Over de uitkomsten valt niets te voorspellen. De eventuele jaarlijks Vpb-last is relatief beperkt, ca. € 40.000. Horizontaal toezicht wordt geactualiseerd Purmerend heeft op 6 december 2018 een convenant getekend met de Belastingdienst (Horizontaal Toezicht). Momenteel is de gemeente in gesprek met de Belastingdienst om te komen tot een nieuw convenant ‘Doorontwikkeling Horizontaal Toezicht’ (DHT) per 1 januari 2023.

De belastingdienst komt in het najaar langs om een toets uit te voeren op de interne fiscale controles (kwaliteit). Om de fiscale kwaliteit intern te borgen is de Notitie Fiscale Visie 2022 d.d. 21 januari 2022 opgesteld. Hieraan zal in 2022 uitwerking worden gegeven. 6.4.2

Stadsverwarming

Zoals ook al in voorgaande jaren is verwoord, vormt de deelneming in de Stadsverwarming (boekwaarde € 38 miljoen) en de daarmee samenhangende verstrekte lening van € 8 miljoen een materiele post in de jaarrekening van de gemeente Purmerend. De accountant van de Stadsverwarming Holding BV heeft bij de jaarrekening 2021 op 24 maart 2022 een goedkeurende controleverklaring verstrekt. De financiële administratie over 2021 van de SVP sluit dit boekjaar af met een positief resultaat van € 7,2 miljoen na belastingen (2020: € 6,6 miljoen positief). Van belang is dat de Stadsverwarming in 2022 voor de energievoorziening afhankelijk is van de ontwikkeling van de grondstofprijzen. Mede als gevolg van de oorlog in Oekraïne vanaf februari 2022 is er sprake van een forse stijging van de grondstofprijzen. De prijzen voor energie zijn gekoppeld aan de gasprijs en kunnen dus worden ‘doorgegeven’ aan de afnemers. In de risicoparagraaf bij de jaarrekening van de Stadsverwarming is dit risico benoemd, maar tevens is vermeld dat door jaarcontracten in 2022 er nog geen impact is te verwachten op de jaarcijfers 2022. Waardering deelneming Voor de deelneming Stadsverwarming geldt volgens het BBV als waarderingsgrondslag de boekwaarde dan wel de duurzaam lagere marktwaarde. Gezien de ontwikkelingen en het resultaat over het boekjaar 2021 is een eventuele afwaardering niet aan de orde.