G-concept-begroting-Waterlands-Archief-2023
Tekst van het document
Begroting 2023
Vastgesteld door het bestuur op … …… 2022
de secretaris,
de voorzitter,
R.W.M. Bisscheroux
D. Bijl
Waterlands Archief Gemeenschappelijke regeling van de gemeenten: § § § § §
Edam-Volendam Landsmeer Purmerend (inclusief Beemster) Waterland Wormerland
2
Inhoud Programma 2023 .................................................................................................................................... 4 Inleiding .......................................................................................................................................... 4 Taakuitvoering ................................................................................................................................ 5 Organisatie...................................................................................................................................... 7 Samenwerking ................................................................................................................................ 8 Paragrafen .............................................................................................................................................. 9 § Lokale heffingen .......................................................................................................................... 9 § Weerstandsvermogen en risicobeheersing ................................................................................. 9 § Onderhoud kapitaalgoederen....................................................................................................
10 § Financiering ............................................................................................................................... 10 § Bedrijfsvoering ........................................................................................................................... 11 § Verbonden partijen.................................................................................................................... 11 § Grondbeleid ............................................................................................................................... 11 Begroting 2023 ..................................................................................................................................... 12 Overzicht van baten en lasten .......................................................................................................... 12 Toelichting op het overzicht van baten en lasten ............................................................................. 13 Meerjarenraming van baten en lasten ............................................................................................. 15 Overzicht incidentele baten en lasten .......................................................................................... 16 Geprognotiseerde balans 2023-2026 ...............................................................................................
17 Staat van reserves en voorzieningen ................................................................................................ 19 Meerjarenraming reserves en voorzieningen................................................................................... 20 Gemeentelijke bijdragen 2023 ......................................................................................................... 21 Meerjarenraming gemeentelijke bijdragen ...................................................................................... 21 Gemeentelijke bijdragen 2024 ..................................................................................................... 22 Gemeentelijke bijdragen 2025 ..................................................................................................... 22 Gemeentelijke bijdragen 2026 ..................................................................................................... 22
3
Programma 2023 Inleiding Eind 2020 is het Uitvoeringsplan 2022-2025 Van archiefbewaarplaats naar informatieknooppunt door het bestuur van het Waterlands Archief vastgesteld. Het Waterlands Archief is op weg een knooppunt te worden in toezicht op, beheer van en toegang tot informatie. Het jaar 2023 is het tweede uitvoeringsjaar van dit plan. In het uitvoeringsplan zijn specifiek een aantal doelen benoemd. De relevante doelen zijn hieronder duidelijk herkenbaar weergegeven met daarbij de ambities voor 2023. Ieder jaar worden thema’s gekozen waaraan speciale aandacht wordt besteed. In 2023 zijn dat de viering van de Eerste Vrije Statenvergadering van Holland in 1572/1573 en het Rampjaar 1672/1673. Uitvoering van de (project)-activiteiten doet het Waterlands Archief samen met de gemeenten, de Bibliotheek Waterland, musea en historische verenigingen, het hoogheemraadschap, en dergelijke. Waar mogelijk wordt aangesloten bij bestaande activiteiten van de gemeenten en andere organisaties. Opstand - 1573 Van 19 tot en met 23 juli 1572 werd in Dordrecht, de alternatieve Statenvergadering van Holland gehouden. Deelnemende afgezanten aan deze historische vergadering waren edelen, burgemeesters en schepenen uit Dordrecht, Alkmaar, Edam, Enkhuizen, Gorinchem, Gouda, Haarlem, Hoorn, Leiden, Medemblik, Monnickendam en Oudewater.
Purmerend volgde op verzoek van Willem van Oranje vanaf 2 juli 1573. De activiteiten van het landelijke programma ‘1572, Geboorte van Nederland’, lopen in 2023 door. De Slag op de Zuiderzee vond bijvoorbeeld in 1573 plaats. Rampjaar - 1673 Het jaar 1672 staat in de Nederlandse geschiedenis bekend als het Rampjaar. Volgens een Nederlands gezegde was "het volk redeloos, de regering radeloos en het land reddeloos". In dit jaar begon de Hollandse Oorlog en werd de Republiek der Zeven Verenigde Nederlanden aangevallen door Engeland, Frankrijk en de bisdommen Münster en Keulen, onder het gezag van, respectievelijk Bernard von Galen en Maximiliaan Hendrik van Beieren. Ook in 1673 ondervond de Republiek nog de gevolgen van de bezettingen. Maand van de Geschiedenis 2023: Eureka! Oktober is de Maand van de Geschiedenis, het grootste geschiedenisevenement van Nederland. Samen met vele partnerorganisaties en honderden culturele instellingen, boekhandels en bibliotheken brengen we geschiedenis onder de aandacht bij miljoenen Nederlanders. Het thema van 2023 is: Eureka! Te denken valt aan: ontdekkers, uitvinders of wetenschappers uit onze regio. 20 jaar Waterlands Archief In 2003 is het Waterlands Archief in de Wielingenstraat gevestigd en is de naam veranderd van Streekarchief Waterland naar Waterlands Archief.
In combinatie met de vernieuwde studiezaal, de nieuwe website en de nieuwe huisstijl iets om bij stil te staan.
4
Taakuitvoering De belangrijkste taken van het Waterlands Archief zijn het duurzaam beheren en beschikbaar stellen van procesgebonden overheidsinformatie die als zodanig is gewaardeerd. Deze wettelijke taken van de deelnemende gemeenten zijn gedelegeerd aan het Waterlands Archief en vastgelegd in de gemeenschappelijke regeling. Daaruit vloeien de volgende kerntaken voort: publiek, beheer en toezicht. Naast deze primaire taken, worden secundaire taken uitgevoerd gericht op het goed laten functioneren van de organisatie zoals bedrijfsvoering, automatisering en facilitaire zaken. De genoemde taken worden hieronder verder toegelicht. Publiek – van studiezaal naar ontmoetingspunt De publieke taak van het Archief komt voort uit de Archiefwet, die overheidsorganisaties oplegt om archieven publiek toegankelijk te maken. Deze taak wordt breed ingevuld: met de studiezaal, door (genealogische) bronnen aan te bieden via de website en door educatieve projecten. De maatschappelijke functies die hieraan gekoppeld zijn: collectief geheugen en betrouwbare informatiebron. Door een aantal ontwikkelingen verandert de invulling van de publieke taak. Studiezalen van Archieven zijn steeds minder vaak hele dagen geopend. Nu al wordt er gewerkt op afspraak ten gevolge van de Coronacrisis. Op afspraak werken lijkt ook het model voor de toekomst te zijn.
In het Uitvoeringsplan 2022-2025 zijn specifiek een aantal doelen benoemd: De traditionele studiezaal geschikt maken als ontmoetingspunt voor onze bezoekers Uitgangspunt is dat de studiezaal naast de huidige functie ook gaat functioneren als ontmoetingspunt voor de bezoekers. In 2022 is de studiezaal verbouwd en heringericht als multifunctionele ruimte voor deze activiteiten. Organiseren van cursussen, workshops, lezingen, evenementen en exposities De nieuwe studiezaal gaat na de herinrichting in 2023 fungeren als ontmoetingspunt. Te denken valt aan: rondleidingen, thema activiteiten, cursussen, lezingen, evenementen en exposities. Dit in samenwerking met andere culturele instellingen zoals de Openbare Bibliotheek Waterland, Cultuurhuis Wherelant, de Vrije academie en De Volksuniversiteit. We richten ons daarbij op de toenemende groep 65+ers, scholieren en hoger opgeleiden in het algemeen. Welke (persoonlijke) herinneringen hebben zij aan hun familie en regio? Website (digitale studiezaal), waterlandopdekaart.nl en social media verder ontwikkelen Een digitale studiezaal is de website van het Waterlands Archief waar alle zoekingangen en hulpmiddelen daarbij op een heldere en gebruiksvriendelijke manier worden aangeboden. Begin 2022 is de nieuwe website www.waterlandsarchief.nl live gegaan met verschillende zoekingangen.
In 2022 is ook de website www.geschiedenislokaalwaterland.nl geheel vernieuwd. In 2023 bouwen we onze social media kanalen – Twitter, Facebook, YouTube, Instagram en LinkedIn – verder uit. Jaarlijkse publieksdag voor interactie met het (levende) verleden organiseren Het Waterlands Archief blijft publieksactiviteiten organiseren in eigen huis en op locatie in de deelnemende gemeenten. De jaarlijkse publieksdag is bij uitstek het moment waarop het publiek in interactie is met het (levende) verleden.
5
Bij de gemeenten educatieve programma’s, exposities en boekpresentaties organiseren Bij de gemeenten is het WA aanwezig met educatieve programma’s, exposities en boekpresentaties. Een van de mogelijkheden is de website waterlandopdekaart.nl verder ontwikkelen met thema’s en wandelroutes. Daarnaast geeft het Waterlands Archief regelmatig publicaties uit over historische onderwerpen. Publiceren van (wetenschappelijk) verantwoorde toegangen tot historische collecties Waar nodig worden in 2023 voor historische onderzoekers handleidingen en broncommentaren ontwikkeld. Meewerken aan een open overheid en open overheidsdata en gebruik van Linked Open Data Vanwege de Wet open overheid (Woo) gaan we met de aangesloten overheden vormgeven aan een open overheid en open overheidsdata. De basis voor de Woo is goed informatiebeheer en daarmee sluit de Woo aan op de (nieuwe) Archiefwet. Door linked open data (LOD) als techniek toe te passen wordt een belangrijke stap gezet om de data straks geautomatiseerd op te vragen en aan elkaar te koppelen. Beheer – van bewaarplaats naar knooppunt Archief dat niet beschikbaar is, bestaat in de ogen van de bezoeker niet. Daarom is het belangrijk dat alle archieven minimaal op het niveau van plaatsingslijst toegankelijk zijn. Inmiddels zijn alle overheidsarchieven toegankelijk door middel van een inventaris.
De inspanning zal de komende jaren dan ook gericht zijn op het toegankelijk maken van de archieven van particulieren en instellingen zoals de uitgebreide archieven van de waterschappen (HHNK). Daarnaast wordt verder gewerkt aan een moderne en robuuste infrastructuur voor duurzaam toegankelijke digitale archieven. In het Uitvoeringsplan 2022-2025 zijn specifiek een aantal doelen benoemd: Digitaliseren en toegankelijk maken van de bouwarchieven van alle aangesloten gemeenten In 2022 wordt de digitalisering en het toegankelijk maken van de bouwarchieven van alle aangesloten gemeenten voortgezet. Hierbij zal de focus met name liggen op het verder ontsluiten van de gedigitaliseerde archieven via www.waterlandsarchief.nl. E-depot (diensten) koppelen aan bestaande en nieuwe applicaties van de gemeenten Naast het opnemen van gedigitaliseerde (bouw)archieven zal onderzocht worden of het mogelijk en haalbaar is om het E-depot te gaan koppelen aan bestaande en nieuwe applicaties van de gemeenten zoals bijvoorbeeld een Document Management Systeem (DMS) zodat er ‘vanaf de bron’ kan worden gearchiveerd. Restauratie van fysieke archieven uitvoeren op basis van een restauratieplan Om de achterstand in de restauratie van fysieke archieven in beeld te krijgen zijn bij de bewerking van archieven registraties gemaakt van schade. Vervolgens is een restauratieplan opgesteld met prioriteiten.
De volgende stap in 2023 is de verdere restauratie van fysieke archieven uitvoeren op basis van een restauratieplan. Acquisitie van zogenaamde ‘hotspots’ op basis van een acquisitieplan Acquisitie van particuliere archieven gebeurt op basis van het acquisitieplan en de Handreiking waardering en selectie. Actieve acquisitie van zogenaamde ‘hotspots’ wordt hier een onderdeel van. Het Waterlands Archief stelt op basis van de hotspotlijsten van de deelnemende gemeenten één hotspotlijst op voor de gehele regio Waterland.
6
Toezicht – van inspectie naar advies Het Waterlands Archief legt de nadruk op advies vooraf in plaats van inspectie achteraf. Zo wordt vroegtijdig het advies van het Waterlands Archief ingewonnen bij de aanschaf en inrichting van systemen. Als gevolg van de nieuwe positionering komen gemeenten vaker proactief met vragen bij het Waterlands Archief. Deze koers wordt voortgezet. In het Uitvoeringsplan 2022-2025 zijn specifiek een aantal doelen benoemd: Advies en (scherper) toezicht bij het inrichten van archivering aan het begin van een proces Ten gevolge van nieuwe wetgeving (Woo en nieuwe Archiefwet) zal advies en toezicht nodig zijn bij het inrichten van archivering aan het begin van een proces. Voor de adviesfunctie blijft adviseren over het ontwerpen van digitaal informatiebeheer aan de voorkant (archivering by design) het meest belangrijk. Een keer per twee jaar uitvoeren van een KPI-inspectie of een voortgangsgesprek voeren In 2023 zijn inspecties gepland van de gemeenten Landsmeer, Wormerland en Purmerend. Waar nodig uitvoeren van een integrale inspectie, thema-onderzoek of RODIN-audit Voor 2023 zijn nog geen integrale inspectie, thema-onderzoek of RODIN-audit voorzien.
Standaardiseren en verder professionaliseren van het expertisecentrum Specifiek wordt in 2023 geadviseerd over de Woo, de nieuwe Archiefwet en de Omgevingswet (met bijzondere aandacht voor ruimtelijke plannen). Initiëren van en deelnemen aan Strategisch Informatie Overleg (SIO) bij gemeenten Daarnaast worden de gemeenten ondersteund bij het inrichten van een Strategisch Informatieoverleg (SIO) en het aanwijzen van ‘hotspots’.
Organisatie Het Waterlands Archief is op weg een knooppunt te worden in toezicht op, beheer van en toegang tot informatie. Dit betekent ook dat we meebewegen op de ontwikkelingen bij de gemeenten en in de regio. Dat vraagt om een wendbare organisatie die werkt in projecten. De beweging is: van een lijnorganisatie naar een projectorganisatie. Niet al het werk wordt in projectvorm uitgevoerd, veel werkzaamheden worden dag voor dag uitgevoerd. In het Uitvoeringsplan 2022-2025 zijn specifiek een aantal doelen benoemd: Invoering werken met project- en programmamanagement Naast de lijnorganisatie komt er een projectorganisatie met bijbehorend project- en programmamanagement. Twee medewerkers voeren inmiddels de functie Projectleider uit. Werkzaamheden worden waar mogelijk projectmatig opgepakt op basis van een projectplan. Medewerkers ontwikkelen de kerncompetenties van het Waterlands Archief Een van de kerncompetenties, samenwerken - bijdragen aan het gezamenlijk resultaat door afstemming met anderen, zal door project- en programmamanagement ontwikkeld worden. Vrijkomende FTE’s vanwege pensionering – intern – invullen In 2023 komen geen functies vrij.
7
Samenwerking Een belangrijke ontwikkeling is het onderzoek naar de samenwerking met de gemeente Purmerend voor uitvoering van de bedrijfsvoeringstaken. De samenwerking met historische verenigingen, onderwijsinstellingen, musea en bibliotheken wordt voortgezet. In het Uitvoeringsplan 2022-2025 zijn specifiek een aantal doelen benoemd: Onderzoek samenwerking vanwege bedrijfsvoeringstaken Samenwerking wordt onderzocht met een gemeente waarbij wordt gekeken naar ondersteuning voor uitvoering van de bedrijfsvoeringstaken. Ontwikkelen tot een centraal coördinatiepunt voor de historische verenigingen Voor de historische verenigingen is het Waterlands Archief ook in 2023 een centraal coördinatiepunt. Daarnaast blijft het Waterlands Archief zich inzetten op het met de verenigingen ontwikkelen van diensten voor ons gezamenlijk publiek. Voor de onderwijsinstellingen programma’s digitaal aanbieden Voor de onderwijsinstellingen gaat het WA in 2023 meer programma’s digitaal aanbieden en inspelen op het feit dat scholen steeds vaker thematisch en vakoverstijgend werken in de klas. Samen met de Bibliotheek Waterland het nieuwe aanbod voor het basisonderwijs verzorgen De samenwerking met Bibliotheek Waterland wordt in 2023 gecontinueerd, maar bij de keuze voor meer digitaal aanbod verandert die samenwerking wellicht.
Er wordt behalve met de Openbare Bibliotheek ook samengewerkt worden met de eigen bibliotheek-voorziening van de gemeente Waterland.
Wat kost het? § § § §
Lasten € 1.702.840 Mutaties reserves € 19.390 Baten € 97.750 Gemeentelijke bijdragen € 1.532.956
De lasten en baten van het programma en de overige geldstromen, zoals investeringen en de mutaties in de reserves worden toegelicht in het hiernavolgende financiële deel van deze begroting. De bijdragen van de deelnemende gemeenten worden toegelicht in de meerjarenraming.
8
Paragrafen Artikel 26 BBV schrijft voor dat in het jaarverslag dezelfde paragrafen opgenomen moeten worden als die in de begroting opgenomen zijn. In dit hoofdstuk geven wij het kader aan waaraan de paragrafen minimaal dienen te voldoen. Op deze plaats besteden we aandacht aan de volgende (verplichte) paragrafen.
§ Lokale heffingen Deze paragraaf is niet op het WA van toepassing.
§ Weerstandsvermogen en risicobeheersing De paragraaf weerstandsvermogen geeft aan hoe robuust de rekening is. Dit is van belang wanneer zich een financiële tegenvaller voordoet. Het WA beschikt al jaren over een zeer geringe algemene reserve om tegenvallers op te vangen. Financiële tegenvallers die het bedrag van de algemene reserve overstijgen komen direct tot uiting in de hoogte van de bijdragen van de deelnemende gemeenten. Daarom is door het bestuur in 2021 besloten dat de algemene reserve weer tot een aanvaardbaar niveau ter grootte van 2,5% van het begrotingstotaal moet worden gebracht. Naast de algemene reserve heeft het WA nog een post “onvoorzien”. Deze valt ook onder het weerstandsvermogen. Conform art. 11 BBV moeten ook risico’s genoemd worden. Ten tijde van het opstellen van deze begroting is sprake van een meer dan normale prijsstijging op diverse kosten en een exceptioneel buitensporige stijging op energiekosten. Dit is met name het gevolg van de Corona-pandemie en de oorlog in de Oekraïne. De geschatte beschikbare weerstandscapaciteit bedraagt op 01-01-2023 € 28.992 bestaande uit de algemene reserve (€ 20.522 en de post onvoorzien € 8.470).
Kengetallen Een deugdelijke en transparante jaarrekening is in het belang van de horizontale controle door de provinciale staten en de raad op de financiële positie van gemeenschappelijke regelingen. Het opnemen van kengetallen in de begroting past in het streven naar meer transparantie en omdat daarmee wordt beoogd provinciale staten en de deelnemende gemeenten in staat te stellen gemakkelijker inzicht te krijgen in de financiële positie en over de baten en de lasten van de gemeenschappelijke regelingen. De kengetallen vormen een verbinding tussen de verschillende aspecten die de deelnemende gemeenten en provinciale staten in hun beoordeling van de financiële positie moeten betrekken om daar een verantwoord oordeel over te kunnen geven.
9
De kengetallen maken inzichtelijk(er) over hoeveel (financiële) ruimte de gemeenschappelijke regeling beschikt om structurele en incidentele lasten te kunnen dekken of opvangen. Ze geven zodoende inzicht in de financiële weerbaarheid en wendbaarheid. Voor de beoordeling van de financiële positie is het belangrijk dat zowel naar de balans als naar de exploitatie wordt gekeken. In de kengetallen structurele exploitatieruimte en belastingcapaciteit komt tot uitdrukking of een gemeenschappelijke regeling over voldoende structurele baten beschikt, en welke mogelijkheid er is om de structurele baten op korte termijn te vergroten. De kengetallen netto schuldquote en netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen, solvabiliteitsratio hebben betrekking op de balans. Hieronder wordt per kengetal weergeven welke verhouding wordt uitgedrukt. -
Netto schuldquote en netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen
Hoe hoger de schuld, hoe hoger de netto schuldquote. De netto schuldquote weerspiegelt het niveau van de schuldenlast van de medeoverheid ten opzichte van de eigen middelen en geeft een indicatie van de druk van de rentelasten en de aflossingen op de exploitatie. -
Solvabiliteitsratio
Dit kengetal geeft inzicht in de mate waarin de gemeenschappelijke regeling in staat is aan haar financiële verplichtingen te voldoen. -
Structurele exploitatieruimte
Dit kengetal geeft aan hoe groot de structurele exploitatieruimte is, doordat wordt gekeken naar de structurele baten en lasten en deze worden vergeleken met de totale baten. Omschrijving Netto schuldquote Netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen Solvabiliteitsrisico Structurele exploitatieruimte Grondexploitatie Belastingcapaciteit
begroting 2023 2,73% 2,73% 62,27% 4,62% n.v.t. n.v.t.
§ Onderhoud kapitaalgoederen Kapitaalgoederen zijn goederen waarvoor investeringen nodig zijn. Het onderhouden van kapitaalgoederen is van groot belang voor het zo optimaal mogelijk functioneren en de levensduur van de goederen. Het WA beschikt over kapitaalgoederen zoals archiefstellingen, inventaris en automatiseringsapparatuur. Per 31 december 2023 bedraagt de boekwaarde naar verwachting € 137.061.
§ Financiering Treasury is het sturen en beheersen, het verantwoorden over en het toezicht houden op de financiële vermogenswaarden, de financiële posities en de hieraan verbonden risico’s. Meer concreet gaat het om financiering van het beleid tegen zo gunstig mogelijke voorwaarden en het afdekken van rente en kredietrisico’s. De treasurywerkzaamheden binnen het WA 10
worden uitgevoerd binnen de financiële kaders van de Wet Fido waarbij prudent beheer een basisvoorwaarde is. De exploitatie van het WA wordt bijna volledig gefinancierd met de jaarlijkse bijdragen van de deelnemende gemeenten en beperkt met eigen middelen (reserves en voorzieningen). Tweemaal per jaar ontvangt het WA als voorschot 50% van de in de jaarbegroting vastgestelde bijdragen. Een eventuele tijdelijke liquiditeitsbehoefte wordt ingevuld via een kortlopende schuld bij de Bank Nederlandse Gemeenten (BNG), via rekening-courant en/of kasgeldleningen. Het financieringsbeleid is erop gericht dat het WA geen risicovolle transacties verricht. Het WA dient binnen de kasgeldlimiet en de rente-risiconorm te blijven. De kasgeldlimiet heeft betrekking op leningen met een looptijd tot maximaal één jaar en de renterisiconorm op leningen met een looptijd vanaf één jaar. Het doel van deze normen uit hoofde van de Wet financiering decentrale overheden (Fido) is te voorkomen dat bij herfinanciering van de leningen bij (aanzienlijk) hogere rente grote schokken optreden in de hoogte van de rente die de gemeenschappelijke regeling moet betalen. De normen beperken de budgettaire risico's. Het niveau van de korte leningen, de kasgeldlimiet, is gelimiteerd tot 8,2% van het bedrag van de begroting. De rente-risiconorm houdt in dat maximaal 20% van de lange leningen per jaar afgelost kan worden.
De norm beoogt een evenwichtige opbouw van de leningen in de tijd. De kasgeldlimiet mag minimaal € 300.000 en maximaal 8,2% van het begrotingstotaal bedragen. De rente-risiconorm moet jaarlijks binnen de voorgeschreven 20% van het begrotingstotaal blijven. Er is voor de rente-risiconorm een minimumbedrag van € 2.500.000 vastgesteld bij ministeriële regeling. Het Waterlands Archief is geen leningen aangegaan en verwacht die de komende jaren ook niet aan te gaan.
§ Bedrijfsvoering De uitvoering van de taken van het WA worden grotendeels verricht door de eigen werknemers. Voor enkele (ondersteunende) taken worden externe krachten ingehuurd. De vaste formatie wordt in 2023 geraamd op 11,81 fte verdeeld over 16 medewerkers.
§ Verbonden partijen Verbonden partijen zijn die partijen waarmee het WA een bestuurlijke relatie heeft én waarin het een financieel belang heeft. Het WA kent momenteel geen verbonden partijen.
§ Grondbeleid Deze paragraaf is niet op het WA van toepassing.
11
Begroting 2023 Overzicht van baten en lasten 2021 realisatie € 1.050.599 € 50.886 € 268.978 € 73.195 € € 243.330 € 5 € 30.688 € -
2022 gewijzigde begroting € 1.032.850 € 65.020 € 278.600 € 44.200 € € 336.147 € 50 € 35.510 € 8.970
begroting € 1.027.490 € 47.270 € 282.570 € 45.320 € € 281.940 € 50 € 36.610 € 8.470
Totaal kosten € 1.717.682
€ 1.801.347
€ 1.729.720
€ 1.402.757 € 13.746 € € 4.802 € 121.241 € € 18.458
€ 1.463.989 € 170.112 € € 6.690 € 84.500 € € 1.800
€ 1.446.242 € 129.043 € € 8.780 € 87.120 € € 1.850
Totaal baten € 1.561.005
€ 1.727.091
€ 1.673.040
Personeelskosten Kapitaallasten Huisvestingskosten Administratiekosten Subsidies en bijdragen Specifieke kosten Bestuurskosten Bureau- en algemene kosten Onvoorziene uitgaven
Gemeentelijke bijdragen Gem.bijdr. digitalisering bouwv. Leges Renten Specifieke inkomsten Subsidies en bijdragen Overige inkomsten
Dotatie/onttrekking reserves
2023
€
164.637
€
82.486
€
61.910
Resultaat €
7.960
€
8.230
€
5.230
12
Toelichting op het overzicht van baten en lasten Personeelskosten De vaste formatie wordt in 2023 geraamd op 11,81 fte verdeeld over 16 medewerkers. De periodieke verhogingen zijn doorgerekend. In 2023 gaan geen medewerkers met pensioen. Ook worden er geen andere mutaties in het personeelsbestand verwacht. De medewerker digitalisering drukt in 2023 voor 2 (van de 4) dagen per week op de reguliere personeelskosten en voor de andere helft op de projectbegroting digitalisering bouwvergunningen.
Kapitaallasten De kapitaallasten bestaan uit de afschrijving en de rente interne financiering. Na de investering in ICT die in 2021 plaatsvond en de herinrichting van de studiezaal in 2022 worden voor 2023 geen grote nieuwe investeringen verwacht. In 2023 wordt het restant van de archiefstellingen afgeschreven. Door deze mutaties en het ontbreken van een nieuw meerjareninvesteringsplan is een afname te zien in de kapitaallasten in de meerjarenraming. De kapitaallasten over 2023 zijn als volgt opgebouwd:
Archiefstellingen Inventaris Automatisering Website Herinrichting studiezaal
boekwaarde 01-01-2023
investeringen 2023
afschrijving 2023
boekwaarde 31-12-2023
rente 2023
kapitaallasten 2023
€ € € € €
2.808 1.779 57.941 15.475 97.500
€ € € € €
-
€ € € € €
2.808 1.402 19.811 4.421 10.000
€ € € € €
378 38.130 11.053 87.500
€ € € € €
140 89 2.897 774 4.875
€ € € € €
2.949 1.491 22.708 5.195 14.875
€
175.503
€
-
€
38.442
€
137.061
€
8.775
€
47.217
Huisvestingskosten De kosten voor de huisvesting worden ongeveer gelijk geschat aan de kosten voor 2022 met een kleine indexering.
Administratiekosten Tot deze kostengroep worden de accountantskosten gerekend en de kosten met betrekking tot automatisering, internet en dergelijke. In 2021 is een overstap gemaakt van zowel accountantskantoor als ICT-bedrijf. De kosten met betrekking tot 2023 zijn door die contractafspraken vrij nauwkeurig te begroten.
Specifieke kosten Onder de specifieke kosten zijn de verwachte uitgaven opgenomen voor activiteiten, voorlichting, educatie, aankopen en/of restaureren van historische stukken, archiefbehoeften en archiefvernietiging. Ook de kosten voor het e-depot en de verwachte uitgaven voor het digitaliseren van de bouwvergunningen zijn hieronder opgenomen. Ter dekking van de
13
kosten van het digitaliseren bouwvergunningen is een onttrekking geraamd uit de gelijknamige reserve ter grootte van hetzelfde bedrag.
Bestuurskosten Er worden nauwelijks uitgaven verwacht.
Bureau- en algemene kosten Hieronder vallen kosten voor kantoor, porti, telefoon, reproductie , abonnementen en verzekeringen. Met name door prijsstijgingen zijn de geraamde kosten in totaliteit iets hoger dan het jaar ervoor.
Gemeentelijke bijdragen Het bedrag bestaat uit een structurele bijdrage aan de GR van € 1.446.242 en een incidentele bijdrage voor het project digitalisering bouwvergunningen van € 129.043. De structurele bijdrage is gelijk aan die van de oorspronkelijke begroting verhoogd met het verwachte CPI-indexcijfer. Zie ook de overzichten “Incidentele baten en lasten” en de verschillende tabellen “Gemeentelijke bijdragen” elders in deze begroting.
Renten Rentebaten van banken worden niet verwacht. De rente op deze post betreft alleen de rente op de interne financiering van de vaste activa.
Specifieke inkomsten Het betreft hier bijvoorbeeld inkomsten uit van de studiezaal en van door het WA georganiseerde cursussen. Het grootste deel betreft te ontvangen vergoedingen voor de opslag van archieven van derden.
Subsidies en bijdragen Op de post subsidies en bijdragen wordt niets verwacht.
Overige inkomsten Tot de overige inkomsten worden bijvoorbeeld de in rekening gebrachte administratiekosten geteld.
14
Meerjarenraming van baten en lasten
2023
2024
2025
2026
€ 1.027.490 € 47.270 € 282.570 € 45.320 € € 281.940 € 50 € 36.610 € 8.470
€ 1.075.750 € 39.570 € 286.680 € 46.720 € € 233.970 € 100 € 37.750 € 8.600
€ 1.125.800 € 33.890 € 290.920 € 48.170 € € 231.550 € 100 € 38.920 € 8.850
€ 1.162.770 € 22.270 € 293.740 € 49.130 € € 99.710 € 100 € 39.690 € 8.340
Totaal kosten € 1.729.720
€ 1.729.140
€ 1.778.200
€ 1.675.750
€ 1.575.290 € € 8.780 € 87.120 € € 1.850
€ 1.577.070 € € 7.100 € 89.820 € € 1.860
€ 1.672.140 € € 5.470 € 92.610 € € 1.910
€ 1.568.050 € € 4.040 € 95.480 € € 1.970
Totaal baten € 1.673.040
€ 1.675.850
€ 1.772.130
€ 1.669.540 €
Personeelskosten Kapitaallasten Huisvestingskosten Administratiekosten Subsidies en bijdragen Specifieke kosten Bestuurskosten Bureau- en algemene kosten Onvoorziene uitgaven
Gemeentelijke bijdragen Leges Renten Specifieke inkomsten Subsidies en bijdragen Overige inkomsten
Dotatie/onttrekking reserves
€
61.910
€
54.173
€
Resultaat €
5.230
€
883
€
15
-
(6.070) €
(6.210)
Overzicht incidentele baten en lasten
Incidentele baten en lasten 2023
2024
2025
2026
Specifieke kosten 5540 - Activiteiten, voorlichting en educatie 5541 - Conservering/restauratie 5542 - Bibliotheek 5545 - Archiefbehoeften 5546 - Archiefvernietiging 5547 - Kosten E-depot 5548 - Kosten digitalisering algemeen 5549 - Kosten digitalisering bouwvergunningen 5552 - Kosten PSA Nationaal Archief Totaal: Specifieke kosten
€ € € € € € € € € €
10.402 10.000 962 781 2.062 25.012 41.765 190.953 281.940
€ € € € € € € € € €
10.724 10.310 992 805 2.126 25.787 43.060 140.168 233.970
€ € € € € € € € € €
11.057 10.630 1.023 830 2.192 26.587 44.395 134.842 231.550
€ € € € € € € € € €
11.400 10.959 1.054 856 2.260 27.411 45.771 99.710
Gemeentelijke bijdragen 8000 - Gemeentelijke bijdragen algemeen 8000 - Gemeentelijke bijdragen digital. bouwvergunn. Totaal: Gemeentelijke bijdragen
€ € €
1.446.242 129.043 1.575.290
€ € €
1.491.076 85.995 1.577.070
€ € €
1.537.299 134.842 1.672.140
€ € €
1.568.045 1.568.050
Dotatie reserve digitalisering bouwvergunningen Dotatie vervangingsreserve Onttrekking reserve digitalisering bouwvergunningen
€ € €
129.043 190.953
€ € €
85.995 140.168
€ € €
134.842 134.842
€ € €
134.842
16
Geprognotiseerde balans 2023-2026
ACTIVA
2023
2024
2025
2026
Vaste activa Immateriële vaste activa €
11.053
€
6.632
€
2.211
€
-
Materiële vaste activa €
126.008
€
97.813
€
73.665
€
57.500
€
137.061
€
104.445
€
75.876
€
57.500
Uitzettingen met een rentetypische € looptijd korter dan één jaar
2.000
€
2.000
€
2.000
€
2.000
Totaal vaste activa Vlottende activa
Vorderingen op openbare lichamen
€
2.000
€
2.000
€
2.000
€
2.000
Overige uitzettingen
€
-
€
-
€
-
€
-
Overige vorderingen
€
-
€
-
€
-
€
-
Liquide middelen €
4.744
€
4.670
€
(42.231) €
535
Kassaldi
€
250
€
250
€
250
€
250
Banksaldi
€
4.494
€
4.420
€
(42.481) €
285
€
-
€
-
€
-
€
-
€
-
€
-
€
-
€
-
Overlopende activa €
-
€
-
€
-
€
-
Liq.midd. bij Ministerie v Financiën Schatkistbankieren
Nog te ontvangen/vooruitbetaalde bedragen die ten laste van volgende begrotingsjaren komen
€
-
€
-
€
-
€
-
Totaal vlottende activa
€
6.744
€
6.670
€
(40.231) €
2.535
Totaal activa
€
143.805
€
111.115
€
35.645
60.035
17
€
PASSIVA
2023
2024
2025
2026
Vaste passiva Eigen vermogen €
89.545
€
36.255
€
30.185
€
23.975
Algemene reserve
€
20.142
€
25.372
€
26.255
€
20.185
Bestemmingsreserves
€
64.173
€
10.000
€
10.000
€
10.000
Verwacht resultaat
€
5.230
€
883
€
(6.070) €
(6.210)
Voorzieningen €
1.760
€
2.360
€
2.960
€
3.560
€
1.760
€
2.360
€
2.960
€
3.560
€
50.000
€
70.000
€
-
€
30.000
Waarborgsommen
€
-
€
-
€
-
€
-
Leningen van binnenlandse banken
€
50.000
€
70.000
€
50.000
€
30.000
Totaal vaste passiva
€
141.305
€
108.615
€
33.145
€
57.535
Netto vlottende schulden met een € rente korter dan één jaar
2.500
€
2.500
€
2.500
€
2.500
Voorzieningen voor verplichtingen, verliezen en risico's Vaste schulden >= één jaar
Vlottende passiva
Negatieve banksaldi
€
-
€
-
€
-
€
-
Overige schulden
€
2.500
€
2.500
€
2.500
€
2.500
Overlopende passiva €
-
€
-
€
-
€
-
Verplichtingen die in het jaar zijn opgebouwd en die in een volgend jaar tot betaling komen en vooruitontvangen bedragen
€
-
€
-
€
-
€
-
Totaal vlottende passiva
€
2.500
€
2.500
€
2.500
€
2.500
Totaal passiva
€
143.805
€
111.115
€
35.645
€
60.035
18
Staat van reserves en voorzieningen
Staat van reserves 2023 boekwaarde toevoegingenonttrekkingen bestemming boekwaarde 31-12-2022 resultaat 31-12-2023 vorig boekjaar
Algemene reserve
€
11.912
€
-
€
-
€
8.230
€
20.142
Reserve automatisering
€
-
€
-
€
-
€
-
€
-
Reserve ruitbreuk
€
10.000
€
-
€
-
€
-
€
10.000
Reserve digitalis. bouwtekeningen
€ 116.083
€ 129.043
€ 190.953
€
-
€
54.173
Vervangingsreserve
€
€
€
-
€
-
€
-
Totaal reserves
€ 137.995
€ 190.953
€
8.230
€
84.315
-
-
€ 129.043
Staat van voorzieningen 2023 boekwaarde toevoegingenonttrekkingen bestemming boekwaarde 31-12-2022 resultaat 31-12-2023 vorig boekjaar
Voorziening reparatie WW 3e jaar
€
1.160
€
600
€
-
€
-
€
1.760
Totaal voorzieningen
€
1.160
€
600
€
-
€
-
€
1.760
19
Meerjarenraming reserves en voorzieningen
Meerjarenraming reserves en voorzieningen boekwaarde boekwaarde boekwaarde boekwaarde 31-12-2023 31-12-2024 31-12-2025 31-12-2026
Algemene reserve bestemming resultaat vorig jr
€ €
8.230 20.142
€ €
5.230 25.372
€ €
883 26.255
€ €
(6.070) 20.185
Reserve automatisering
€
-
€
-
€
-
Reserve ruitbreuk
€
10.000
€
10.000
€
10.000
€
10.000
Reserve digitalis. bouwtekeningen
€
54.173
€
-
€
-
€
-
Vervangingsreserve
€
-
€
-
€
-
€
-
Totaal reserves
€
84.315
€
35.372
€
36.255
€
30.185
Meerjarenraming voorzieningen boekwaarde boekwaarde boekwaarde boekwaarde 31-12-2023 31-12-2024 31-12-2025 31-12-2026
Voorziening reparatie WW
€
1.760
€
2.360
€
2.960
€
3.560
Totaal voorzieningen
€
1.760
€
2.360
€
2.960
€
3.560
20
Gemeentelijke bijdragen 2023
Edam-Volendam Landsmeer Purmerend Waterland Wormerland Totaal
meters archief 01-01-22
GiB opslag 01-01-22
inwoneraantallen 2023 *
bijdrage per GiB
bijdrage o.b.v. meters archief
bijdrage o.b.v. inwoneraantallen
totale bijdrage bijdrage digital. totaal bijdrage reguliere bouwverg. 2023 begroting
982 119 823 417 242
446 0 0 0 574
36.500 11.600 94.066 17.450 16.381
€ € € € €
340 438
€ € € € €
54.039 6.549 45.290 22.948 13.317
€ € € € €
270.296 85.902 696.593 129.224 121.307
€ € € € €
324.675 92.451 741.883 152.171 135.062
€ € € € €
43.849 5.626 45.153 19.519 14.897
€ € € € €
368.524 98.076 787.036 171.690 149.959
2.583
1.020
175.997
€
778
€
142.143
€
1.303.323
€
1.446.243
€
129.043
€
1.575.286
Meerjarenraming gemeentelijke bijdragen
Edam-Volendam Landsmeer Purmerend Waterland Wormerland Totaal
totaal bijdrage 2023
totaal bijdrage 2024
totaal bijdrage 2025
totaal bijdrage 2026
368.524 98.076 787.036 171.690 149.959
353.058 116.841 772.454 193.929 140.789
345.681 99.284 919.721 163.791 143.665
344.536 99.027 818.075 163.627 142.780
1.575.286
1.577.071
1.672.142
1.568.045
21
Gemeentelijke bijdragen 2024
Edam-Volendam Landsmeer Purmerend Waterland Wormerland Totaal
meters archief 01-01-22
GiB opslag 01-01-22
aantal inwoners 01-01-24
bijdrage per GiB
bijdrage o.b.v. meters archief
bijdrage o.b.v. inwoneraantallen
totale bijdrage reguliere begroting
bijdrage digitalisering bouwvergunn.
totaal bijdrage 2024
982 119 823 417 242
446 0 0 0 574
36.600 11.560 94.990 17.600 16.381
€ € € € €
351 451
€ € € € €
53.967 6.540 45.229 22.917 13.299
€ € € € €
278.600 87.995 723.065 133.971 124.692
€ € € € €
332.917 94.535 768.294 156.888 138.443
€ € € € €
20.141 22.306 4.161 37.041 2.346
€ € € € €
353.058 116.841 772.454 193.929 140.789
2.583
1.020
177.131
€
802
€
141.951
€
1.348.323
€
1.491.076
€
85.995
€
1.577.071
Gemeentelijke bijdragen 2025
Edam-Volendam Landsmeer Purmerend Waterland Wormerland Totaal
meters archief 01-01-22
GiB opslag 01-01-22
aantal inwoners 01-01-25
bijdrage per GiB
bijdrage o.b.v. meters archief
bijdrage o.b.v. inwoneraantallen
totale bijdrage reguliere begroting
bijdrage digitalisering bouwvergunn.
totaal bijdrage 2025
982 119 823 417 242
446 0 0 0 574
36.700 11.700 96.629 17.750 16.381
€ € € € €
361 465
€ € € € €
54.568 6.613 45.733 23.172 13.448
€ € € € €
285.337 90.966 751.275 138.003 127.360
€ € € € €
340.266 97.578 797.008 161.175 141.272
€ € € € €
5.415 1.705 122.713 2.615 2.393
€ € € € €
345.681 99.284 919.721 163.791 143.665
2.583
1.020
179.160
€
827
€
143.533
€
1.392.940
€
1.537.299
€
134.842
€
1.672.142
Gemeentelijke bijdragen 2026
Edam-Volendam Landsmeer Purmerend Waterland Wormerland Totaal
meters archief 01-01-22
GiB opslag 01-01-22
aantal inwoners 01-01-26
bijdrage per GiB
bijdrage o.b.v. meters archief
bijdrage o.b.v. inwoneraantallen
totale bijdrage reguliere begroting
bijdrage digitalisering bouwvergunn.
totaal bijdrage 2026
982 119 823 417 242
446 0 0 0 574
36.800 11.750 98.205 17.850 16.381
€ € € € €
369 474
€ € € € €
54.834 6.645 45.956 23.285 13.513
€ € € € €
289.333 92.382 772.119 140.342 128.793
€ € € € €
344.536 99.027 818.075 163.627 142.780
€ € € € €
-
€ € € € €
344.536 99.027 818.075 163.627 142.780
2.583
1.020
180.986
€
843
€
144.232
€
1.422.970
€
1.568.045
€
-
€
1.568.045
22