G -6-eerste-begrotingswijziging-2023-ggd

1e begrotingswijziging 2023 Algemeen Bestuur | 30 maart 2023 | voorlopig vastgesteld voor zienswijze

Inhoudsopgave INLEIDING ................................................................................................................................. 3 BEGROTINGSWIJZIGING 2023 ................................................................................................ 4 Impuls bedrijfsvoering ................................................................................................................ 4 Berekening bijdrage per gemeente .............................................................................................. 6

INLEIDING Voor u ligt de 1e begrotingswijziging 2023 van de GGD Zaanstreek-Waterland. De begroting 2023 wordt in het vroege voorjaar, voorafgaand aan het begrotingsjaar, opgesteld. Dit gebeurt vroeg, zodat gemeenten tijdig zicht hebben op de bijdrage voor het volgende jaar. De begroting gaat, na voorlopige vaststelling door het Algemeen Bestuur van de GGD, voor zienswijze naar de gemeenteraden. De begroting 2023 is definitief vastgesteld in de vergadering van het Algemeen Bestuur van de GGD 6 oktober 2022. Omdat de begroting in een vroeg stadium wordt vastgesteld, zijn er zaken die niet kunnen worden meegenomen of nog niet bekend zijn bij het opstellen van de primaire begroting. Deze 1e begrotingswijziging 2023 omvat de incidentele impuls voor bedrijfsvoering 2023. Dit betreft een impuls van € 3,1 miljoen voor de jaren 2023-2025. De bedragen voor 2024 en 2025 zijn opgenomen in de kadernota 2024. Nog niet meegenomen is de verwachte loonindexering, de CAO onderhandelingen 2023 zijn nog gaande. In de begroting 2023 is rekening gehouden met een stijging van gemiddeld 2,35%. De verwachting is dat de toegepaste loonindex onvoldoende zal zijn om de stijging van de loonkosten op te kunnen vangen, hetgeen mogelijk zal leiden tot een aanvullende begrotingsmutatie 2023.

BEGROTINGSWIJZIGING 2023 Impuls bedrijfsvoering In de kadernota 2024 is reeds gemeld dat de organisatie kwetsbaar is op het gebied van bedrijfsvoering. De beperkte schaalgrootte en de steeds veranderende omgeving maakt het noodzakelijk om achterstallig onderhoud in te lopen en dat we naar samenwerkingsverbanden gaan kijken om de kwetsbaarheid te verminderen. Het is op dit moment nog te vroeg om in te schatten welke structurele middelen er nodig zijn voor een gezonde bedrijfsvoering. Duidelijk dat er vanaf 2023 een incidentele impuls nodig is voor achterstallig onderhoud op het gebied van bedrijfsvoering. De hoogte van deze impuls is € 3,1 miljoen in totaal, verspreid over een periode van 3 jaar (2023 tot en met 2025). In de kadernota 2024 zijn de bedragen voor 2024 en 2025 opgenomen. Het benodigde bedrag voor 2023 wordt via deze 1e begrotingswijziging 2023 aangevraagd. Onderstaand de toelichtende de tekst welke ook is opgenomen in de kadernota 2024. De GGD ZW is een relatief kleine GGD ten opzichte van andere GGD-en in Nederland. De begroting van de GGD bestaat voor 50% uit GR-taken en voor 50% uit contracttaken. Dit is het gevolg van het over meerdere jaren door de GGD aannemen van, niet uniforme en consistente, contracttaken. Vanwege de discongruentie van deze taken met het reguliere takenpakket leggen deze contracttaken een onevenredige claim op bedrijfsvoering.

Daarnaast is in de afgelopen jaren zeer beperkt geïnvesteerd in de bedrijfsvoeringsfunctie van de GGD. Tegelijkertijd wordt de GGD, net als andere overheidsorganisaties, geconfronteerd met toegenomen wet- en regelgeving (o.a. Woo, NEN7510, WGR etc.), een toenemend aantal samenwerkingen (zowel landelijk als regionaal) en toenemende vragen vanuit opdrachtgevers en partners ten aanzien van (sturings-)informatie. Algemene thema’s die we terug zien in de bedrijfsvoering zijn o.a.: - Te grote span of control voor het management binnen bedrijfsvoering; - Denken vanuit eigen organisatie staat centraal en niet het denken vanuit de omgeving; - Projectmatig werken is niet (voldoende) ingebed in de organisatie; - Waan van de dag regeert; veel operationeel en nog beperkt tactisch/strategisch; - Kwetsbare bezetting op kritische functies (bijv. FG/CISO, Informatiebeheer, P&O, Control) Tot slot mag de impact van corona niet worden onderschat; waar eerder processen en methodieken nog voldeden heeft de schaal van corona de kwetsbaarheden binnen de bedrijfsvoering versneld blootgelegd. Dit resulteert in een bedrijfsvoeringsfunctie die op dit moment op een aantal wettelijke vlakken niet voldoet (o.a. archiefwet, aanbestedingswet, NEN 7510 en WOO).

Er is binnen het domein onvoldoende capaciteit beschikbaar voor het kunnen voldoen aan wet- en regelgeving en om in de toenemende vraag om informatie te kunnen voorzien. Er zijn in het verleden een drietal onderzoeken uitgevoerd naar de omvang van de bedrijfsvoering van de GGD: 1. 2019: doorlichtingsonderzoek door gemeenten naar de begroting en wijze van budgetteren bij de GGD. Conclusie: er is geen ruimte in de begroting van de GGD, taken kunnen niet worden afgestoten en er is geen mogelijkheid tot efficiënter begroten. Beleidsintensivering zijn zonder geld doorgevoerd en ten laste gebracht van bedrijfsvoering. 2. 2022: analyse begrotingssystematiek Exilo. Conclusie: er is sprake van een te kwetsbare inrichting van de financiële functie (financiële administratie, financieel advies en control). Het GGD 3.0 traject heeft de organisatie ook op een andere manier laten kijken naar een toekomstbestendige bedrijfsvoering. De conclusie is dat het niet opportuun is een volledig zelfstandige en autonome bedrijfsvoering te organiseren, maar dat het verstandig is op meerdere aspecten te zoeken naar logische samenwerkingen.

De uitkomsten van de regiovisie bieden ook het kader voor de ontwikkeling van bedrijfsvoering. Vanuit de regiovisie zien we daarom 3 belangrijke prioriteiten: 1. We doen meer met onze informatie, zodat we op basis hiervan besluiten kunnen nemen, maatwerk kunnen bieden en onze opdrachtgevers kunnen adviseren en inzicht kunnen bieden in onze werkzaamheden. 2. We bieden onze medewerkers een prettige (digitale) werkomgeving waarbij we efficiënt gebruik maken van beschikbare middelen. Medewerkers zijn immers ons grootste kapitaal willen we de zorg kunnen blijven leveren die gemeenten van ons verwachten. 3. We willen medewerkers maximaal administratief ontlasten bij hun werk zodat we de beschikbare capaciteit efficiënt gebruiken. Op basis van de constateringen binnen de bedrijfsvoering en de gedefinieerde prioriteiten wordt de volgende lijst van prioriteiten en bedragen voorzien: Interventie

2023

2024

2025

Structureel/ incidenteel

Totaal

Financiën & Control Doorontwikkeling AFAS – o.a. digitaliseren bestelfunctie, factuurmatching etc. Doorontwikkeling financiële rapportages en beleid Ondersteuning interne controle tbv rechtmatigheidsverklaring Opstellen/actualiseren financieel beleid

Inzet casemanager verzuim Strategische beleidsontwikkeling (extra ondersteuning, inhuur externe expertise) Optimaliseren en uniformeren administratieve functies

€

30.000

€

30.000 Incidenteel

€

30.000

€

30.000 Incidenteel

€

20.000 €

20.000 € 20.000 €

60.000 Structureel*

€

-

€

€

-

€

-

Personeel & Organisatie 70.000 € 80.000

€

25.000 €

€

-

25.000

€

-

€

-

€

-

Structureel, reguliere begroting

€

150.000 Incidenteel

€

50.000 Incidenteel

€

-

Incidenteel, reguliere begroting

Facilitaire zaken & Inkoop Onderzoek gezamenlijke huisvesting VrZW en alternatief publieksfunctie GGD Inhuur ondersteuning bij aanbestedingstrajecten Doorontwikkeling FMIS Doorontwikkeling contractbeheer Inrichting coördinatie BHV

Implementatie NEN7510, Woo Versteviging management ICT Meer doen met informatie Verbeteren digitale (samen)werkplek Administratief ontlasten medewerkers Uitvoering plan van aanpak Document- en informatiebeheer Communicatie – vernieuwing intranet Communicatie – versteviging capaciteit Project-/programmamanagement (w.o. inzet voor realisatie veranderingen) Capaciteit benodigd uit primaire teams voor interventies Totaal

€

75.000

€

60.000 €

€

-

€

-

€

-

€

-

€

-

€

-

€

-

€

-

€

-

€

-

€

-

€

-

40.000

€

75.000 Incidenteel

€

100.000 Incidenteel

Informatievoorziening & ICT € 75.000 € 125.000 € € 100.000 € 100.000 € 100.000 €

Structureel, reguliere begroting Structureel, reguliere begroting Structureel, reguliere begroting

200.000 Incidenteel 300.000 Structureel*

€

400.000 €

400.000 € 400.000 € 1.200.000 Incidenteel**

€

200.000 €

100.000 €

€

Overige € 30.000 € 40.000 € 40.000 € 40.000 €

30.000 Incidenteel 120.000 Structureel

€

165.000 €

495.000 Incidenteel

€

-

€

-

€

165.000 € 165.000 € -

€

-

€

300.000 Incidenteel**

-

€ 1.290.000 € 1.125.000 € 725.000 € 3.140.000

Incidenteel, reguliere begroting

* Deze onderdelen van het programma zijn in aard structureel. Door in de bedrijfsvoering te zoeken naar samenwerkingen met andere partijen kunnen (een deel van) deze kosten wellicht worden gedeeld. ** Deze onderdelen bevatten naar verwachting ook investeringen (bijv. ‘harde’ ICT). Naar verwachting ligt de verhouding op circa 10-15% investeringen en 85-90% kosten. Om te borgen dat er een zo hoog mogelijke transparantie is ten aanzien van de besteding van de incidentele middelen worden de volgende spelregels voorgesteld: - De incidentele middelen worden geplaatst in een bestemmingsreserve; - Het algemeen bestuur besluit over het toekennen van middelen op basis van programma/projectplannen; - Het Algemeen Bestuur wordt periodiek geïnformeerd ten aanzien van de voortgang op basis van voortgangsrapportages; - De gemeenteraden worden 2x per jaar geïnformeerd ten aanzien van de voortgang door middel van een raadsinformatiebrief.

Berekening bijdrage per gemeente De begrotingswijziging zal op basis van het aantal inwoners per 01 januari 2021 verdeeld worden over de gemeenten. In onderstaande tabel de bijdrage per gemeente.

Edam Volendam Landsmeer Oostzaan Purmerend Waterland Wormerland Zaanstad Totaal

Aantal inwoners Extra bijdrage op 01-01-2021 36.268 € 137.661 11.565 € 43.897 9.689 € 36.776 91.793 € 348.416 17.312 € 65.711 16.333 € 61.995 156.901 € 595.544 339.861 € 1.290.000

Deze extra bijdrage zal na definitieve vaststelling in rekening worden gebracht bij de gemeenten.