F-kadernota-Waterlands-Archief-2023

Kadernota 2023-2026 GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING: Waterlands Archief

HOOFDDOELSTELLING De gemeenten van de regio Waterland vallen als overheidsorganen onder de Archiefwet en de Colleges van Burgemeester en Wethouders zijn zorgdragers voor het archief. De daaruit voortvloeiende taken van de deelnemende gemeenten zijn deels gedelegeerd aan het Waterlands Archief en vastgelegd in de Gemeenschappelijke Regeling. Daaruit vloeien de volgende kerntaken van het Waterlands Archief voort: publiek, beheer en toezicht. Publiek: beschikbaar stellen van de collectie aan een zo breed mogelijk publiek, in de studiezaal, via de website en door educatie en voorlichting. Beheer: beheer van de archieven en deze toegankelijk maken door inventarisatie, overbrenging van gemeentelijke archieven en acquisitie van particuliere archieven die een aanvulling vormen op de collectie. Toezicht: advies aan archiefvormers over informatiebeheer en inspectie van tijdige overdracht van de gemeentelijke archieven en van de kwaliteit van de archiefvorming bij de aangesloten gemeenten.

ALGEMEEN Het Waterlands Archief heeft verschillende maatschappelijke functies: collectief geheugen, duurzaam toegankelijke bron van informatie, betrouwbare informatiebron, toezichthouder en expertisecentrum. Uit het voorgaande is de volgende maatschappelijke waarde – de waardepropositie van het Waterlands Archief – afgeleid: Het Waterlands Archief is het betrouwbare geheugen van de regio Waterland.

ONTWIKKELING Het Waterlands Archief is op weg een knooppunt te worden in toezicht op-, beheer van- en toegang tot informatie. Toezicht op informatiebeheer is inmiddels naast inspectie vooral ook adviseren over ‘archiveren by design’. Beheer van informatie is niet langer uitsluitend het beheren van overgebrachte informatie maar ook ‘bewaren aan de bron’. En toegang tot informatie heeft volgens de landelijke strategie als uitgangspunt: ‘grenzeloze toegang’. Dat begint bij het adviseren van de aangesloten gemeenten en particuliere schenkers en eindigt bij het delen van onze archieven en collecties met onze klanten (archiefvormers en -gebruikers). Met andere woorden de ontwikkeling is: Van archiefbewaarplaats naar informatieknooppunt

Uitgewerkt naar de verschillende kerntaken betekent dit:

Publiek – van studiezaal naar ontmoetingspunt De publieke taak van het Archief komt voort uit de Archiefwet, die overheidsorganisaties oplegt om archieven publiek toegankelijk te maken. Deze taak wordt breed ingevuld: met de studiezaal, door (genealogische) bronnen aan te bieden via de website en door educatieve projecten. De maatschappelijke functies die hieraan gekoppeld zijn: collectief geheugen en betrouwbare informatiebron. Door een aantal ontwikkelingen verandert de invulling van de publieke taak. Studiezalen van Archieven zijn steeds minder vaak hele dagen geopend. Er wordt al gewerkt op afspraak in navolging van de werkwijze tijdens de Coronacrisis. Op afspraak werken lijkt ook het model voor de toekomst te zijn.

Beheer – van bewaarplaats naar knooppunt Archief dat niet beschikbaar is, bestaat in de ogen van de bezoeker niet. Daarom is het belangrijk dat alle archieven minimaal op het niveau van plaatsingslijst toegankelijk zijn. Inmiddels zijn alle overheidsarchieven toegankelijk door middel van een inventaris. De inspanning zal de komende jaren dan ook gericht zijn op het toegankelijk maken van de archieven van particulieren en instellingen zoals de uitgebreide archieven van de waterschappen (HHNK). Daarnaast wordt verder gewerkt aan een moderne en robuuste infrastructuur voor duurzaam toegankelijke digitale archieven.

Toezicht – van inspectie naar advies Het Waterlands Archief legt de nadruk op advies vooraf in plaats van inspectie achteraf. Zo wordt vroegtijdig het advies van het Waterlands Archief ingewonnen bij de aanschaf en inrichting van systemen. Als gevolg van de nieuwe positionering komen gemeenten vaker proactief met vragen bij het Waterlands Archief. Deze koers wordt voortgezet.

En verder: Organisatie Het Waterlands Archief is op weg een knooppunt te worden in toezicht op, beheer van en toegang tot informatie. Dit betekent ook dat we meebewegen op de ontwikkelingen bij de gemeenten en in de regio. Dat vraagt om een wendbare organisatie die werkt in projecten. De beweging is: van een lijnorganisatie naar een projectorganisatie. Dat betekent niet dat alle werk in projectvorm wordt uitgevoerd, veel werkzaamheden worden dag voor dag uitgevoerd.

Samenwerking Een belangrijke ontwikkeling is het onderzoek naar de samenwerking met de gemeente Purmerend voor uitvoering van de bedrijfsvoeringstaken. De samenwerking met historische verenigingen, onderwijsinstellingen, musea en bibliotheken wordt voortgezet.

DOELSTELLINGEN: wat willen we bereiken in 2023-2026 De belangrijkste doelen voor deze periode zijn: De traditionele studiezaal geschikt maken als ontmoetingspunt voor onze bezoekers Uitgangspunt is dat de studiezaal naast de huidige functie ook gaat functioneren als ontmoetingspunt voor de bezoekers. In 2021 zijn we al gestart met een ontwerp voor de herinrichting van de studiezaal. Eind 2022 wordt de studiezaal verbouwd en heringericht als multifunctionele ruimte voor deze activiteiten. Website (digitale studiezaal), waterlandopdekaart.nl en social media verder ontwikkelen Vanwege de eisen die gesteld worden sinds 2020 aan de toegankelijkheid van websites voor mensen met een visuele beperking is al in 2021 de website vervangen. Daarin meegenomen is het concept van een digitale studiezaal. Een digitale studiezaal is de website van het Waterlands Archief waar alle zoekingangen en hulpmiddelen daarbij op een heldere en gebruiksvriendelijke manier worden aangeboden. In 2022 bouwen we de overige websites en de social media kanalen verder uit. Digitaliseren en toegankelijk maken van de bouwarchieven van alle aangesloten gemeenten In 2023 wordt de digitalisering en het toegankelijk maken van de bouwarchieven van alle aangesloten gemeenten voortgezet. Hierbij zal de focus met name liggen op de inrichting van autorisatie tot de archieven in het e-depot voor de ambtenaren.

E-depot (diensten) koppelen aan bestaande en nieuwe applicaties van de gemeenten Naast het opnemen van gedigitaliseerde (bouw)archieven zal onderzocht worden of het mogelijk en haalbaar is om het E-depot te gaan koppelen aan bestaande en nieuwe applicaties van de gemeenten zoals bijvoorbeeld een Document Management Systeem (DMS) zodat er vanaf de bron kan worden gearchiveerd. Advies en (scherper) toezicht bij het inrichten van archivering aan het begin van een proces Ten gevolge van nieuwe wetgeving zal advies en (scherper) toezicht nodig zijn bij het inrichten van archivering aan het begin van een proces. Voor de adviesfunctie blijft adviseren over het ontwerpen van digitaal informatiebeheer aan de voorkant (archivering by design) het meest belangrijk. Eén keer per twee jaar uitvoeren van een KPI-inspectie of een voortgangsgesprek voeren In 2022 zijn inspecties gepland van de gemeenten Landsmeer, Waterland en Edam-Volendam. Ontwikkelen tot een centraal coördinatiepunt voor de historische verenigingen Voor de historische verenigingen ontwikkelt het Waterlands Archief zich steeds meer tot een centraal coördinatiepunt. Daarnaast blijft het Waterlands Archief zich inzetten op het met de verenigingen ontwikkelen van diensten voor ons gezamenlijk publiek.

Invoering werken met project- en programmamanagement Naast de lijnorganisatie komt er een projectorganisatie met bijbehorend project- en programmamanagement. Om te beginnen voor de invulling van de jaarlijkse thema’s.

VERWACHTINGEN ten aanzien van 2023-2026 De belangrijkste ontwikkelingen zullen zijn: Nieuwe Archiefwet De Archiefwet zal naar verwachting worden gewijzigd waardoor archieven van overheden na 10 jaar openbaar zullen worden (is nu 20 jaar) en in beheer overgedragen aan het Waterlands Archief. Dit zal een inhaalslag met zich meebrengen. Herontwikkeling Waterlandkwartier (Stationsgebied en Waterlandlaan Purmerend) De wijk rond de Waterlandlaan zal de komende jaren een transformatie ondergaan naar een tweede stadscentrum. Een van de plannen is het verplaatsen van het station Purmerend naar de Waterlandlaan, voor de deur van het Waterlands Archief. Het Waterlands Archief speelt hierop in met een ontmoetingspunt voor bezoekers. Digitalisering bouwvergunningen Het project Vervanging bouwvergunningen wordt in 2025 afgerond. Dat betekent dat de meest opgevraagde bron zoveel mogelijk online beschikbaar zal zijn. Slechts een klein deel zal om cultuurhistorische redenen bewaard worden.

FINANCIËLE KADERS 2023-2026

Inleiding Voor u ligt de Kadernota 2023 voor de GR WA. Deze nota beschrijft de kaders waarbinnen de programmabegroting 2023 en meerjarenraming 2023-2026 zijn opgesteld. Alleen de belangrijkste (financiële) ontwikkelingen en risico’s worden opgenomen.

Personeelskosten In de ramingen wordt uitgegaan van het bestaande personeelsbestand. Daarbij wordt rekening gehouden met de mogelijke stijging van periodieken bij medewerkers die nog niet het einde van hun salarisschaal hebben bereikt. Voor indexering wordt de loonvoet sector overheid gebruikt. Bij natuurlijk verloop door pensionering van medewerkers wordt kritisch gekeken of de functie wellicht (deels) niet opnieuw hoeft te worden ingevuld.

Kapitaallasten Door het ontbreken van een meerjarig investeringsplan tonen de kapitaallasten nu een dalende trend. Oorspronkelijke grote investeringen zoals de archiefstellingen zijn in de periode 2023-2026 volledig afgeschreven. Investeringen konden tot en met 2021 met eigen middelen worden gefinancierd. Dat is met ingang van 2023 niet langer mogelijk tenzij een vervangingsreserve wordt gevormd. Onderzocht dient te worden of het wenselijker is om externe leningen aan te gaan, een vervangingsreserve te vormen of een combinatie daarvan. Daaruit komen twee actiepunten voort: Het opstellen van een meerjarig investeringsplan en Het onderzoeken van het vormen van een vervangingsreserve

Specifieke kosten De kosten van het project “Digitalisering bouwvergunningen” vallen onder de specifieke kosten. De dekking van deze kosten komt uit een onttrekking uit de gelijknamige bestemmingsreserve. Deze reserve is in 2017 gevormd uit het positieve resultaat na de opheffing van het ISW. Voor iedere gemeente is toen een bedrag gereserveerd naar rato van de inwoneraantallen in dat jaar. Naar verwachting wordt het laatste blok in 2025 gedigitaliseerd. Als individuele gemeenten hun deel van de reserve hebben benut, doteren zij het geprognotiseerde tekort aan de reserve. Alle middelen in de reserve zijn in 2024 reeds benut. De gekozen werkwijze om de gemeenten te laten doteren en de kosten te onttrekken blijft in stand tot het einde van het betreffende project.

Overige kosten De huisvestingskosten bestaan deels uit een bedrag aan erfpacht dat jaarlijks gelijk blijft. De overige huisvestingskosten, administratiekosten, bureau- en algemene kosten worden geïndexeerd aan de hand van de geraamde CPI. Die bedraagt voor de periode 2023-2025 3,1% en voor 2026 2,0%.

Gemeentelijke bijdragen De totale reguliere gemeentelijke bijdragen zijn voor 2023-2026 gebaseerd op de bijdragen 2022 volgens de oorspronkelijke, vastgestelde begroting vermeerderd met de CPI. Vervolgens worden de bijdragen naar gemeente gespecificeerd aan de hand van drie verschillende verdeelsleutels op basis van de strekkende meters papieren archief, de gibibytes digitaal archief en de inwoneraantallen. Door de digitalisering van archieven zal het papieren archief uiteindelijk in omvang afnemen en het digitale archief toenemen maar de verhouding waarin dat gebeurt, is lastig vast te stellen. Na afloop van het jaar wordt bij het opstellen van de jaarrekening een afrekening gemaakt naar de gemeenten waarbij de verschillen tussen de vooraf geraamde en achteraf vastgestelde hoeveelheden archief en inwoners worden verrekend. Om de gemeentelijke bijdragen vooraf exacter te kunnen ramen en grote verrekeningen achteraf te voorkomen, kunnen de huidige drie verdeelsleutels worden teruggebracht tot één verdeelsleutel op basis van inwoneraantallen. De voor- en nadelen alsmede de impact per gemeente zal worden onderzocht. Daaruit komt het actiepunt: Het onderzoeken van het wijzigen van de verdeelsleutel gemeentelijke bijdragen

Gemeentelijke bijdragen digitalisering bouwvergunningen De genoemde bedragen zijn de geplande dotaties aan de reserve digitalisering bouwvergunningen. De bedragen worden bij de halfjaarlijkse voorschotten aan het WA meegenomen.

Overige baten en inkomsten Indien van toepassing zijn op de geraamde inkomsten eveneens de verwachte prijsstijgingen volgens de nationale consumentenprijsindex (CPI) verwerkt.

Dotaties/onttrekkingen reserves Dit betreft de dotaties aan en de onttrekkingen uit de reserve digitalisering bouwvergunningen.

Resultaat Het verwachte resultaat over het boekjaar. Bij bespreking van de jaarrekening 2020 is door het bestuur vastgesteld dat gestreeft moet worden naar een klein positief resultaat om de algemene reserve en daarmee het weerstandsniveau weer op een aanvaardbaar peil te brengen.

Meerjarenraming van baten en lasten 2023-2026 (in euro's)

2023

2024

2025

2026

€ 1.027.490 € 47.270 € 282.570 € 45.320 € € 281.940 € 50 € 36.610 € 8.470

€ 1.075.750 € 39.570 € 286.680 € 46.720 € € 233.970 € 100 € 37.750 € 8.600

€ 1.125.800 € 33.890 € 290.920 € 48.170 € € 231.550 € 100 € 38.920 € 8.850

€ 1.162.770 € 22.270 € 293.740 € 49.130 € € 99.710 € 100 € 39.690 € 8.340

Totaal kosten € 1.729.720

€ 1.729.140

€ 1.778.200

€ 1.675.750

€ 1.575.290 € € 8.780 € 87.120 € € 1.850

€ 1.577.070 € € 7.100 € 89.820 € € 1.860

€ 1.672.140 € € 5.470 € 92.610 € € 1.910

€ 1.568.050 € € 4.040 € 95.480 € € 1.970

Totaal baten € 1.673.040

€ 1.675.850

€ 1.772.130

€ 1.669.540 €

Personeelskosten Kapitaallasten Huisvestingskosten Administratiekosten Subsidies en bijdragen Specifieke kosten Bestuurskosten Bureau- en algemene kosten Onvoorziene uitgaven

Gemeentelijke bijdragen Leges Renten Specifieke inkomsten Subsidies en bijdragen Overige inkomsten

Dotatie/onttrekking reserves

€

61.910

€

54.173

€

Resultaat €

5.230

€

883

€

-

(6.070) €

(6.210)