C Definitieve SamenwerkingsafsprakenMRA 20211015 def

Strawinskylaan 1779 (WTC, I-toren)

info@metropoolregioamsterdam.nl

1077 XX Amsterdam

www.metropoolregioamsterdam.nl

35

Voortgangsnota (elk voorjaar):  Begin februari: het Bestuur stelt de concept-Voortgangsnota vast, herbevestigt daarbij de benodigde bijdrage per inwoner voor het volgende jaar (of komt met een beargumenteerd voorstel om deze bijdrage aan te passen) en verzendt de Voortgangsnota (drie weken voor de vergadering) naar de AV en de MRA Raadtafel. Het conceptdocument wordt als ‘ter kennisname–document’ op de MRA-website geplaatst.  Eind februari/begin maart: een week voor de AV komt de MRA Raadtafel bij elkaar en komt indien wenselijk met een advies, dat nagezonden wordt naar de AV .  Begin maart: de AV stelt de concept-Voortgangsnota vast en geeft opdracht om dit al dan niet gewijzigde concept naar de raden en Staten te verzenden, met daarbij het verzoek om de gevraagde bijdrage per inwoner in de eigen begroting op te nemen. Ook doet zij daarbij het verzoek om de Voortgangsnota te bespreken en wensen en opvattingen aan hun eigen AV-lid mee te geven ter bespreking in de volgende AV.  Begin mei: de AV komt bij elkaar en bespreekt daar de input die de deelnemers hebben voor de Voortgangsnota en welke punten daarvan meegegeven moeten worden aan het Bestuur voor de uitvoering in het lopende jaar, en welke punten aandacht moeten krijgen in de uitvoering voor volgend jaar.

 Eind mei: het Bestuur komt met een reactie op het verzoek van de AV, waarmee zij inzichtelijk maakt wat zij voornemens is te gaan doen met de ingekomen input. Deze reactie wordt gedeeld met alle MRA-deelnemers. Termijnagenda (elk najaar):  Eind september: het Bestuur stelt de concept-Termijnagenda vast en verzendt de Termijnagenda (drie weken voor de vergadering) naar de AV en de MRA Raadtafel. Het conceptdocument wordt als ‘ter kennisname–document’ op de MRA-website geplaatst.  Eerste helft oktober: een week voor de AV komt de MRA Raadtafel bij elkaar en komt indien wenselijk met een advies, dat nagezonden wordt naar de AV.  Tweede helft oktober: de AV stelt de concept-Termijnagenda vast en geeft opdracht om deze al dan niet gewijzigde versie naar de raden en de Staten te verzenden, met daarbij het verzoek om de Termijnagenda te bespreken en wensen en opvattingen aan hun eigen AV-lid mee te geven ter bespreking in de volgende AV.

Strawinskylaan 1779 (WTC, I-toren)

info@metropoolregioamsterdam.nl

1077 XX Amsterdam

www.metropoolregioamsterdam.nl

36

 Half december: de AV komt bij elkaar en bespreekt daar de input die de deelnemers hebben voor de Termijnagenda en welke punten daarvan meegegeven moeten worden aan het Bestuur voor het komende jaar.  Eind januari: het Bestuur komt met een reactie op het verzoek van de AV, waarmee zij inzichtelijk maakt wat zij voornemens is te gaan doen met de ingekomen input. Deze reactie wordt gedeeld met alle MRA-deelnemers.

2.8 Procedure ‘vaststellen in bestuur/ AV’

Stappen in het algemeen: 1) De bestuurlijke platforms stellen (in opdracht van het Bestuur) een conceptdocument op en verzenden dit naar het Bestuur. 2) Het Bestuur stelt het document vast en verzendt dit (drie weken voor de vergadering) naar de AV. 3) De AV bespreekt het document en kan door middel van gedragen adviezen nog wijzigingen suggereren voor het Bestuur. 4) Het Bestuur komt met een reactie op de adviezen die zijn aangenomen in de AV en geeft (beargumenteerd) inzicht in wat er met deze adviezen gaat worden gedaan in het vastgestelde document. Dit proces is bijvoorbeeld van toepassing op de jaarlijkse uitwerking van de MRA Agenda en de meerjarenbegroting. Hieronder is dit proces ter illustratie in de tijd uitgewerkt:  Mei/Juni: de MRA Directie haalt bij de programmamanagers en bestuurlijk trekkers van de uitvoeringslijnen de eerste input op voor de beoogde activiteiten en benodigde financiering daarvan voor volgend jaar, en maakt daarbij (indien van

Strawinskylaan 1779 (WTC, I-toren)

info@metropoolregioamsterdam.nl

1077 XX Amsterdam

www.metropoolregioamsterdam.nl

37





 

 



toepassing) inzichtelijk welke keuzes/ dillema’s er zijn en welke witte vlekken er zijn in de relatie tussen de uitvoeringslijnen en de drie ambities. Juni: bespreking in de bestuurlijke platforms, waar richting gegeven wordt aan de jaarlijkse uitwerking van de MRA Agenda en meerjarenbegroting op basis van de eerste input die door de MRA Directie is opgehaald en de keuzes/dillema’s die daarbij naar voren zijn gekomen. Ook wordt hier het gesprek gevoerd over mogelijke nieuwe activiteiten of de eindigheid van lopende activiteiten. De bestuurlijke platforms formuleren adviezen hierover aan het Bestuur. Eind juni: het Bestuur bespreekt de adviezen en geeft opdracht voor het opstellen van de jaarlijkse uitwerking van de MRA Agenda en meerjarenbegroting aan de MRA Directie. Juni-Augustus: de MRA Directie stelt de jaarlijkse uitwerking van de MRA Agenda en meerjarenbegroting op. September: de jaarlijkse uitwerking van de MRA Agenda en neerjarenbegroting wordt besproken in de bestuurlijke platforms. Zij formuleren adviezen over eventuele wijzigingen en integrale vraagstukken (of bijvoorbeeld de relatie tussen de uitvoeringslijnen en de ambities) aan het Bestuur. Begin oktober: het Bestuur stelt de jaarlijkse uitwerking van de MRA Agenda en meerjarenbegroting vast en verzendt deze naar de AV.

Tweede helft oktober: de vastgestelde jaarlijkse uitwerking van de MRA Agenda en meerjarenbegroting wordt besproken in de AV, waar de deelnemers door middel van gedragen adviezen voor wijzigingen in de uitwerking kunnen meegeven aan het Bestuur. Eind november: het Bestuur komt met een reactie op de adviezen die zijn aangenomen in de AV en geeft (beargumenteerd) inzicht in wat er met deze adviezen gaat worden gedaan in de uitwerking voor komend jaar.

2.9 Overzicht best practices deelregionale samenwerking De MRA-samenwerking is opgebouwd uit de zeven deelregio’s. Elke deelregio heeft een eigen identiteit en ambities. De optelsom is de kracht van de samenwerking. Elke deelregio’s heeft ambities, die soms zijn vastgesteld in een deelregionale agenda. Het belang van de deelregionale samenwerking komt het sterkst tot uiting bij het uitvoeren van de deelregionale agenda en het delen van kennis van de MRA-ontwikkelingen. De deelregio fungeert als voorportaal voor enerzijds besprekingen in de eigen colleges en raden

Strawinskylaan 1779 (WTC, I-toren)

info@metropoolregioamsterdam.nl

1077 XX Amsterdam

www.metropoolregioamsterdam.nl

38

en anderzijds ter voorbereiding op de bestuurlijke platforms, waarin de gemeenten via de deelregio zijn vertegenwoordigd. Naast de eigen identiteit verschillen de deelregio’s ook in governance om te komen tot uitvoering van hun deelregionale agenda; van het maken van afspraken tot besluitvorming. Op basis van de ervaringen van de afgelopen jaren wordt hieronder een aantal ‘best practices’ genoemd op deelregionaal niveau. Inhoud voorop  Stel een inhoudelijke deelregionale agenda op, en actualiseer deze per raadsperiode.  Maak in de inhoudelijke deelregionale agenda de inhoudelijke verbinding expliciet met de MRA Agenda.  Kennisdeling en het onderlinge gesprek over deelregionale ontwikkelingen staat voorop tijdens de deelregionale raads- en collegebijeenkomsten. Deelregionale stroomlijning  Stroomlijn alle deelregionale activiteiten in een structureel overleg. Dit kan bestaan uit raadsleden, bestuurders, griffiers en/of bestuursadviseurs. De MRA Directie kan desgewenst aansluiten.  Stel een deelregionale termijnagenda op die een relatie heeft met de gemeentelijke termijnagenda’s en de Termijnagenda van de MRA. Creëer een plek van ontmoeting en gesprek  Bied vijfmaal per jaar een deelregionale raadsbijeenkomst aan, waar ontmoeting een vast onderdeel van het programma is.

 Nodig daarbij minimaal de bestuurders uit die namens de deelregio in een bestuurlijk platform zitting hebben en de leden van de Algemene Vergadering uit de deelregio. Nodig desgewenst ook de Statenleden uit. Bestuurders ontmoeten elkaar  Creëer een paar maal per jaar een deelregionale bestuurdersbijeenkomst, waar ontmoeting een vast onderdeel van het programma is, bijvoorbeeld middels een gezamenlijke lunch.  Bied in het programma naast inhoud ook ruimte voor reflectie door gastsprekers. De MRA Directie kan daarbij ondersteunen.

Strawinskylaan 1779 (WTC, I-toren)

info@metropoolregioamsterdam.nl

1077 XX Amsterdam

www.metropoolregioamsterdam.nl

39

2.10 Overzicht best practices lokaal of provinciaal gesprek tussen raad of Staten en bestuur over MRA Een goed functionerend bestuurdersnetwerk bestaat bij de gratie van een goede relatie tussen bestuurders en volksvertegenwoordigers. Raads- en Statenleden maken de samenwerking en uitvoering van de taken waar de bestuurders voor staan immers mogelijk. Essentieel daarbij is dat transparant is wat wanneer gebeurt en dat volksvertegenwoordigers op tijd relevante informatie ontvangen. Pas dan kan het ‘goede gesprek’ tussen volksvertegenwoordigers en bestuurders worden gevoerd. Op basis van de ervaringen van de afgelopen jaren wordt hieronder een aantal ‘best practices’ genoemd op gemeentelijk en provinciaal niveau. De connectie tussen de MRA en de raden en Staten dient idealiter niet alleen een vorm te hebben vanuit de MRA als geheel, maar ook op het niveau van de eigen raad of Staten. Agendeer de MRA-samenwerking structureel    

De agendacommissie creëert een vast punt op de agenda van de raad/Statenvergadering: ‘MRA-ontwikkelingen’. Maak een aparte commissie MRA of commissie Regionale ontwikkelingen Agendeer in het college en de raad/Staten de Voortgangsrapportage in het voorjaar en de Termijnagenda in het najaar. Organiseer in de deelregio vijfmaal per jaar een gezamenlijk MRA-themaoverleg en zorg daarbij voor ontmoeting met andere raads- en Statenleden.

Proactief  Op basis van de agenda’s en verslagen op de MRA-website en het maandelijkse MRA Bericht aan raden en Staten kan iedere volksvertegenwoordiger in gesprek met de eigen bestuurder(s) (lid van de Algemene Vergadering of platform) als er vragen, wensen of suggesties zijn.  Omgekeerd, de bestuurders informeren met ondersteuning van de eigen ambtenaren en de MRA Directie de volksvertegenwoordigers over wat de MRA-ontwikkelingen voor de gemeente of provincie betekenen.  Vaste MRA-paragraaf in ieder voorstel aan de raad/Staten: wat is de relatie tot een of meerdere uitvoeringslijnen, en wat doet de gemeente/provincie daarmee?

Strawinskylaan 1779 (WTC, I-toren)

info@metropoolregioamsterdam.nl

1077 XX Amsterdam

www.metropoolregioamsterdam.nl

40

Maak de relatie MRA en gemeente/provincie zichtbaar  MRA-samenwerking opnemen in het introductieprogramma van de nieuwe raden en Staten.  MRA-samenwerking opnemen in het introductieprogramma van de nieuwe colleges.  Het college stelt maandelijks een MRA-informatiebrief op over de gemeentelijke activiteiten binnen de MRA-ontwikkelingen; waaraan is gewerkt, wat komt er op ons af en wat zijn de dillema’s waar we mee aan de slag gaan?  Het college kan hiervoor ook een toelichting geven op het maandelijkse Bericht aan raden en Staten (opgesteld door de MRA Directie). Agendacommissie van raden en Staten  Termijnagenda van de MRA is vast agendapunt van de agendacommissie.  Bij de bespreking van de Termijnagenda is het lid van de MRA Raadtafel en het lid van de Algemene Vergadering aanwezig.  Agendacommissie is actief in het aanbieden van MRA-onderwerpen en maakt de keuze wat ter informatie aan de raad/Staten wordt gestuurd, welke ter bespreking in een commissie en welke ter besluitvorming in raad/Staten. Mede naar aanleiding van adviezen van de Raadtafel. Klein overleg van MRA-mensen  Kwartaaloverleg tussen uw lid van de Algemene Vergadering, lid van de MRA Raadtafel, lid van een bestuurlijk platform/portefeuillehoudersoverleg, burgemeester/CdK, griffier en secretaris om de klokken gelijk te zetten.  Termijnagenda van de MRA vast agendapunt.

Maak verschil tussen oordeelvorming en besluitvorming (‘wensen en opvattingen’)  De kortste procedure is om MRA-voorstellen via college aan de commissie ter oordeelsvorming aan te bieden (bijvoorbeeld voor de Termijnagenda en de Voortgangsnota).  Het proces van ‘wensen en opvattingen’ via de weg college, commissie en vaststelling in raad/Staten wordt in ieder geval gebruikt bij besluitvorming over de MRA Agenda, de vierjaarlijkse meerjarenbegroting en specifiek aangewezen onderwerpen uit de Termijnagenda.

Strawinskylaan 1779 (WTC, I-toren)

info@metropoolregioamsterdam.nl

1077 XX Amsterdam

www.metropoolregioamsterdam.nl

41

De MRA Directie faciliteert de informatievoorziening aan raads- en Statenleden door:          

Het maandelijkse Bericht aan raden en Staten. Een MRA-brede bijeenkomst voor alle raden en Staten, eenmaal per jaar. Op verzoek van MRA Raadtafel een MRA-brede themabijeenkomst te organiseren voor alle raads- en Statenleden. Het creëren van transparantie over wat waar en wanneer gebeurt door middel van het plaatsen van onder meer agenda’s en verslagen platform, Bestuur en Algemene Vergadering op de MRA-website. Advisering over MRA-zaken aan griffiers. Advisering in de voorbereiding van deelregionale bijeenkomsten. Ten behoeve van lokale of provinciale bijeenkomsten en deelregionale raadsledenbijeenkomsten het netwerk van ambtelijke trekkers van de uitvoeringslijnen aan te bieden. Advisering en ondersteuning te verlenen aan de MRA Raadtafel. Aanbieden van introductieprogramma na iedere gemeenteraads- en Provinciale Staten-verkiezing. Ondersteuning aan opstellers van collegeprogramma’s.

Strawinskylaan 1779 (WTC, I-toren)

info@metropoolregioamsterdam.nl

1077 XX Amsterdam

www.metropoolregioamsterdam.nl

42

Begripsbepalingen 



















Ambitie en doelstellingen Een centrale inhoudelijke ambitie, uitgewerkt in een beperkt aantal inhoudelijke doelstellingen die we vastleggen in de Samenwerkingsafspraken en die dienen als kader voor de MRA Agenda. Zie ook bijlage 1 voor de ambitie en doelstellingen voor de periode 2022-2026. Algemene Vergadering (AV) Een bestuurlijk overlegorgaan van de Metropoolregio Amsterdam, dat functioneert als algemeen bestuur. Alle deelnemers van de MRA zijn hier rechtstreeks in vertegenwoordigd. Basisprincipes Gezamenlijke principes die de grondslag vormen voor de manier waarop we met elkaar samenwerken in de MRA. Bestuur Een bestuurlijk overlegorgaan van de Metropoolregio Amsterdam, dat functioneert als dagelijks bestuur. Alle deelregio’s zijn hierin vertegenwoordigd middels bestuurders die ook zitting hebben in een van de bestuurlijke platforms. Coalition of the willing Een groep deelnemers die gezamenlijk besluit een extra activiteit uit te voeren, aanvullend op of als verdere uitwerking van de MRA Agenda. Zij regelen hiertoe ook zelf de benodigde inzet. Deelnemers De colleges van de gemeenten en provincies en het het DB van de Vervoerregio Amsterdam die samenwerken in de MRA. Deelregio’s Zeven geografische deelgebieden van de MRA: Amsterdam, Amstelland-Meerlanden, Zaanstreek-Waterland, Zuid-Kennemerland, IJmond, Gooi- en Vechtstreek en Almere-Lelystad.

Flexibele schil De ambtelijke inzet die nodig is voor de uitvoering van de MRA Agenda en die afhankelijk van de inhoud van de agenda en de accenten die worden gelegd in de uitvoering kan wisselen in omvang. MRA Investeringsagenda Uitwerking van de MRA Agenda waarin de benodigde investeringen inzichtelijk worden gemaakt om de uitvoeringslijnen uit de MRA te kunnen realiseren. Lobby-agenda Jaarlijkse agenda voor de activiteiten op het gebied van lobby of public affairs richting Den Haag en Brussel.

Strawinskylaan 1779 (WTC, I-toren)

info@metropoolregioamsterdam.nl

1077 XX Amsterdam

www.metropoolregioamsterdam.nl

43



















 

Metropoolregio Amsterdam (MRA) 1) Geografisch gebied dat 32 gemeenten en delen van twee provincies omvat (zie ook bijlage 9, de lijst van deelnemers). 2) Het samenwerkingsverband tussen de genoemde deelnemers. Meerjarenbegroting Begroting voor een periode van vier jaar die tezamen met de MRA Agenda wordt opgesteld, waarin voor die periode is vastgelegd welke middelen nodig zijn voor de MRA-samenwerking en welke bijdrage daarvoor nodig is vanuit de deelnemers. MRA Agenda Agenda waarin voor een periode van vier jaar de opgaven en uitwerking in uitvoeringslijnen daarvan zijn vastgelegd voor de MRA. MRADirectie Een vaste ambtelijke organisatie die nodig is om de MRA-samenwerking te laten functioneren. Daarnaast is inzet nodig vanuit een flexibele schil om de uitvoering van de MRA Agenda mogelijk te maken. Platforms Formele inhoudelijke bestuurlijke overleggen die verantwoordelijk zijn voor de uitvoering van een aantal uitvoeringslijnen uit de MRA Agenda. Vooralsnog hebben we drie bestuurlijke platforms: Economie, Ruimte en Mobiliteit. Portefeuillehouderoverleggen Informele inhoudelijke bestuurlijke overleggen over specifieke onderdelen van uitvoeringslijnen, die wenselijk zijn om af te stemmen over de uitvoering van die onderdelen.

MRA Raadtafel Een adviesorgaan dat gevraagd en ongevraagd advies kan geven over het proces van het betrekken van raden en Staten aan bestuur en de AV, bestaande uit een raadslid of een Statenlid per deelnemer. Regionaal rendement Het denken in opbrengst voor de regio. Op hoofdlijnen: als iets goed is voor de regio, is het ook goed voor de delen van de regio, en als iets goed is voor een deel van de regio, is het ook goed voor de regio. Samenwerkingsafspraken Dit document waarin de afspraken zijn vastgelegd over hoe we met elkaar samenwerken. Wordt elke vier jaar herzien. Termijnagenda Zie de werkafspraken in paragraaf 2.4 voor een uitgebreide uitleg hiervan. Voortgangsnota Zie de werkafspraken in paragraaf 2.4 voor een uitgebreide uitleg hiervan.

Strawinskylaan 1779 (WTC, I-toren)

info@metropoolregioamsterdam.nl

1077 XX Amsterdam

www.metropoolregioamsterdam.nl

44