c-definitief-accountantsverslag-2023-gemeente-purmerend

7 juni 2024

ACCOUNTANTSVERSLAG 2023

Gemeente Purmerend

Aanbiedingsbrief

Aan: de raad van de gemeente Purmerend , raadsgriffier Purmersteenweg 42 1441 DM PURMEREND Amstelveen, 7 juni 2024 Kenmerk: Jvs/JT/DR/AA24-1170

Geachte leden van de raad, Wij hebben de jaarrekening 2023 van de gemeente Purmerend gecontroleerd. Zoals afgesproken in onze opdrachtbevestiging d.d. 3 augustus 2023, ontvangt u hierbij ons accountantsverslag 2023. In dit verslag hebben we de belangrijkste bevindingen en conclusies naar aanleiding van de jaarrekeningcontrole opgenomen. Wij zijn van mening dat de reikwijdte van onze werkzaamheden en de resultaten daarvan een deugdelijke basis vormen voor ons oordeel over de jaarrekening 2023 van de gemeente Purmerend. Onze bevindingen en aanbevelingen hebben wij afgestemd met de verantwoordelijke wethouder. Een afschrift van dit verslag is toegezonden aan het college van burgemeester en wethouders. Op 27 mei 2024 hebben wij dit verslag besproken tijdens de bijeenkomst met uw auditcommissie. Het opstellen en controleren van de jaarrekening vergt jaarlijks een aanzienlijke inspanning. Het jaarafsluitingsproces en het jaarrekeningcontroleproces zijn niet vlekkeloos verlopen. Dit kan worden toegeschreven aan de onwennigheid tussen de organisatie en het controleteam, aangezien het de eerste jaarrekeningcontrole betrof. De verwachtingen en handelswijzen van de organisatie en het controleteam sloten nog niet volledig op elkaar aan.

Daarnaast heeft de organisatie extra inspanningen moeten leveren voor het nieuwe financiële systeem, waardoor het niet mogelijk was om vóór aanvang van onze controle alle informatie en onderbouwing aan te leveren. Tussentijds en na afloop van de opdracht hebben de organisatie en het controleteam geëvalueerd en een plan van aanpak besproken om in de toekomst beter op elkaar aan te sluiten. In onze managementletter en in dit verslag hebben we aanbevelingen opgenomen om de beheersing ten behoeve van de jaarverantwoording te versterken en volgend jaar een stap vooruit te zetten in het verloop van de jaarrekeningcontrole. Wij willen alle betrokken medewerkers van de gemeente Purmerend bedanken voor de samenwerking tijdens de controle. Wij hopen u met dit verslag van dienst te zijn. Vanzelfsprekend zijn wij graag bereid om een nadere toelichting op de inhoud te geven.

Ter informatie De digitale versie van dit document is vanaf de inhoudsopgave interactief. Aan de hand van de navigatiebalk onderaan de pagina en/of de menustructuur bovenaan de pagina kan door het document genavigeerd worden. VORIGE PAGINA

VOLGENDE PAGINA

INHOUDSOPGAVE

DASHBOARD

Hoogachtend, BDO Audit & Assurance B.V. namens deze, w.g. J.F.A. van Schaik MSc RA Partner en extern accountant gemeente Purmerend

Inhoudsopgave

1. DASHBOARD ACCOUNTANTSCONTROLE

2. UITKOMSTEN JAARREKENINGCONTROLE

4. BELANGRIJKSTE BEVINDINGEN

BIJLAGEN

3. RESULTAAT & FINANCIËLE POSITIE

4

1. Dashboard

1.1 Dashboard accountantscontrole 1.2 Belangrijkste uitkomsten jaarrekeningcontrole

1.1 Dashboard accountantscontrole STREKKING CONTROLEVERKLARING 



Wij zijn voornemens bij de jaarrekening, inclusief rechtmatigheidsverantwoording, een goedkeurende controleverklaring voor getrouwheid te verstrekken met paragraaf ter benadrukking. Het jaarverslag, inclusief de opgenomen informatie in de paragraaf bedrijfsvoering, is verenigbaar met de jaarrekening en bevat geen materiële onjuistheden.

5

RECHTMATIGHEIDSVERANTWOORDING 



Het college heeft in de rechtmatigheidsverantwoording een totaal van € 9.488.000 aan afwijkingen gerapporteerd. Van dit bedrag zijn €4.562.000 acceptabele over-en onderschrijdingen in de begroting en €4.926.000 niet acceptabel. De raad van gemeente Purmerend heeft de verantwoordingsgrens bepaald op 1% van de totale lasten inclusief de dotaties aan de reserves en de verantwoordingsgrens is daarmee bepaald op € 3,7 miljoen



De grondslagen van de jaarrekening zijn aanvaardbaar en het BBV wordt nageleefd.



De WNT is nageleefd. Aanpassing in toelichting WNT-verantwoording 2022.



De door de gemeente geconstateerde afwijkingen overschrijden de verantwoordingsgrens.



Wij hebben de getrouwheid en rechtmatigheid van de SiSa-bijlage vastgesteld.



De rapportagegrens voor de toelichting van de geconstateerde afwijkingen in de paragraaf bedrijfsvoering is door de raad bepaald op € 600.000

BELANGRIJKSTE BEVINDINGEN EN ONTWIKKELINGEN 

Geen duurzame waardevermindering van het financiële belang in Stadsverwarming Purmerend.



Gewijzigde verwerkingsmethode specifieke uitkering Ontheemden Oekraïne positief voor inkomsten gemeente Purmerend.



Beheersing op proces grondexploitaties vraagt versterking.



In de jaarrekening 2023 zijn diverse wijzigingen gemaakt in de indeling en toelichting om aan de BBV-richtlijnen te voldoen.





AANDACHTSPUNTEN VOOR 2024

DASHBOARD

JAARREKENING

Begroting (na wijziging)

2023

Saldo van baten en lasten

-16.286

7.247

Mutatie reserves

16.286

8.811

0

16.058

(x €1.000)

Resultaat

Het gerealiseerde resultaat 2023 wijkt af van de begroting na wijziging. Wij merken op dat het positieve resultaat voornamelijk het gevolg is van de lager lasten en hogere baten voor de opvang van ontheemden uit Oekraïne €11,1 miljoen positieve impact.

UW FINANCIËLE POSITIE VERGELEKEN

Op basis van de interim- en jaarrekeningcontrole 2023 zijn de aandachtspunten voor 2024: 

Structureel begrotingsevenwicht in de meerjarenraming.



Inrichting van het nieuwe financiële systeem. Naast de gewenste functionaliteiten, aandacht benodigd voor de IT-General controls en functiescheidingen binnen de applicatie (o.a. bij wijzigen crediteurenstamgegevens).



Doorontwikkeling van de administratieve organisatie en interne controle met het oog op de rechtmatigheidsverantwoording over 2024.



Opvolging van bevindingen vanuit het VIC-verslag.

Administratie is niet ingericht op verantwoordingsplicht aan CBS. Frauderisicobeheersing nog onvoldoende ingebed in de organisatie.

RESULTAAT 2023

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

GTK

Solvabiliteit Grondexploitatie Netto schuldquote Structurele exploitatieruimte Belastingcapaciteit Begrotingssaldi / Eigen vermogen

2022 21% 8,1%

2023 22,3% 7,7%

Minst risicovol >50% < 20%

78,5%

81,2%

< 90%

90-130

> 130%

6,1%

3,6%

> 0%

0%

< 0%

101%

90%

< 95%

95-105%

>105%

2,75%

17,1%

9

9

Cijfer BDO

BIJLAGEN

Meest Neutraal risicovol 20-50% < 20% 20-35% > 35%

1.2 Belangrijkste uitkomsten jaarrekeningcontrole

6

Inleiding Bij de jaarrekening 2023 hebben wij een aantal aandachtspunten geconstateerd. Hieronder geven wij kort onze waarnemingen weer ten aanzien van de belangrijkste aandachtpunten.

Voldoende verwachte positie kasstromen voor Stadsverwarming Purmerend

Gewijzigde verwerkingsmethodiek SiSa-regeling Ontheemden Oekraïne

De jaarrekening voldoet aan de BBVverslaggevingsvoorschriften

DASHBOARD

Waardering deelneming Stadsverwarming Purmerend (SVP Holding) Stadsverwarming Purmerend heeft over boekjaar 2023 negatieve operationele resultaten behaald. De oorzaak van de negatieve resultaten is naar verwachting incidenteel van aard. De meerjarenprognose van Stadsverwarming Purmerend laat positieve kasstromen zien, die het negatieve resultaat over 2023 compenseren. Op basis van de meerjarenprognose is Stadsverwarming Purmerend voldoende in staat om aan haar toekomstige verplichtingen te kunnen voldoen. Los van de geplande en lopende financieringsimpulsen voor uitbreidingsinvesteringen, heeft Stadsverwarming Purmerend op basis van de prognose die door haar accountant is beoordeeld geen aanvullende liquiditeitsbehoefte voor haar operationele activiteiten. Gewijzigde verwerkingsmethodiek SiSa-regeling Ontheemden Oekraïne Ten opzichte van 2022 heeft u gekozen om de verwerking van deze regeling voor het onderdeel ‘Gemeenschappelijke Opvang Oekraïners’ (GOO) waarbij de gemeente recht heeft op een normbedrag per dag per ontheemde in de jaarrekening 2023 anders toe te passen. De gemeente heeft zowel in 2022 als in 2023 minder uitvoeringskosten gemaakt dan de hiervoor beschikbare normbedragen.

In 2022 is ervoor gekozen om dit verschil tussen de lagere uitvoeringskosten en het normbedrag op te nemen als (mogelijke) terugbetalingsverplichting aan het rijk en hierin het voorzichtigheidsprincipe toe te passen. Inmiddels is gebleken na afstemming met het Rijk dat de gemeente Purmerend dit bedrag mag houden. In de jaarrekening 2023 leidt dit tot een (incidentele) bate in de exploitatie van € 4.8 mln. In 2023 is ook sprake van een voordeel door lagere uitvoeringskosten ten opzichte van het normbedrag ter grootte van € 5.5 mln. Belangrijkste aanpassingen jaarrekening Naar aanleiding van de jaarrekeningcontrole zijn een aantal belangrijke aanpassingen doorgevoerd in de jaarrekening 2023. In de jaarrekening 2023 zijn een aantal hoofdstukken, zoals de toelichting op reserves en voorzieningen en het overzicht met incidentele baten en lasten qua indeling gewijzigd van de bijlage en het jaarverslag naar de jaarrekening. Kenmerkend voor de SiSa-regelingen is dat de deze naast de SiSa-bijlage specifiek moeten worden toegelicht in de balansposities in de jaarrekening. De gemeente heeft de eindsaldi juist toegelicht, maar de verloopoverzichten niet. In de definitieve versie van de jaarrekening is per SiSa-regeling het verloopoverzicht in de balansposities zichtbaar, voor zover sprake is van een balanspositie.

Door deze aanpassingen in de indeling voldoet de jaarrekening aan de verslaggevingsvoorschriften. Wij adviseren een reviewslag toe te voegen in het opstellen van de jaarrekening alvorens deze aan te leveren bij het controleteam.

JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

1.2 Belangrijkste uitkomsten jaarrekeningcontrole

Kwalificatie warme gronden Inrichting financiële administratie

7

Warme gronden juist gewaardeerd De warme gronden zijn in de materiële vaste activa terecht gewaardeerd tegen de verkrijgingsprijs. De gemeente heeft voldoende onderbouwd dat de intentie bestaat om deze gronden in de toekomst te exploiteren. Inrichting financiële administratie De norm is dat gemeenten hun administratie inricht naar taakvelden en economische kostencategorieën. De administratie is in de financiële administratie 2023 niet zodanig ingericht met economische kostencategorieën. De gemeente moet hierdoor handmatige correcties doen om te voldoen aan de rapportageverplichtingen voor het CBS en daardoor ten behoeve van de accountantscontrole. Het is noodzakelijk dat in het nieuwe financiële systeem de administratie naar taakvelden en economische kostencategorieën adequaat wordt ingericht om de handmatige bewerking te voorkomen en daarmee de doorlooptijd van (interne) rapportages niet te laten oplopen. Voor de controle van de juiste afgrenzing van lasten controleren wij op de mutaties in het volgend boekjaar. De organisatie ondervindt technische uitdagingen in het genereren van lijstwerk uit het nieuwe financieel systeem. Dit heeft impact gehad op de doorlooptijd van onze jaarrekeningcontrole, maar belangrijker, het vormt een risico van het (tijdig) genereren van betrouwbare tussentijdse bestuurlijke informatievoorziening over 2024 en verder.

Apart oordeel omtrent getrouwheid en rechtmatigheid van de SiSa-bijlage

Meer beheersing op grondexploitaties

DASHBOARD

Accountantscontrole specifieke uitkeringen gemeenten Naast de controle van de verantwoording over de specifieke uitkeringen in de SiSa-bijlage als onderdeel van de controle van de jaarrekening als geheel is in artikel 213 lid 3.b Gemeentewet geregeld dat de accountant op grond van de uitgevoerde controle in de controleverklaring een direct oordeel geeft over de rechtmatigheid van de baten, lasten en balansmutaties met betrekking tot de specifieke uitkeringen als bedoeld in artikel 17 Financiële-verhoudingswet. De accountant neemt dit oordeel en overige rapporteringsverplichtingen die hier uit voortvloeien op in een aparte sectie in de controleverklaring 'Verklaring betreffende overige door wet- of regelgeving gestelde vereisten’. Onze controle en de controle van de VIC op de SiSa-bijlage heeft geleid tot een aantal bevindingen, die zijn gecorrigeerd door de gemeente. Deze uitkomsten bevestigen wat ons betreft het advies uit onze managementletter om de structuur en deskundigheid omtrent de verschillende sisa-regelingen te borgen in de organisatie. Meer beheersing op het proces grondexploitaties De gemeente stelt één keer per jaar het MPG op waarin de prognose van de verwachte ontwikkelingen in de nog te realiseren lasten en baten wordt onderbouwd.

Het MPG is essentieel om enig gevoel te krijgen bij de verwachte resultaten op grondexploitaties, omdat geen dergelijke andere tussentijdse verantwoordinginformatie wordt opgesteld. Bij aanvang van de controle was dit onderwerp nog niet gereed. Gezien de omvangrijke risico’s voor de gemeente, die zijn meegenomen in de berekening van de weerstandscapaciteit, is het vanuit beheersingsperspectief wenselijk om ook tussentijds verantwoordingsinformatie op te stellen. In lijn met andere gemeenten die dergelijke omvangrijke grondexploitaties kennen, adviseren wij om tussentijds te rapporteren over belangrijke wijzigingen in plannen, aannames en daarmee verwachte resultaten. Dit brengt de raad in haar positie om te controleren en desgewenst bij te sturen.

JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

1.2 Belangrijkste uitkomsten jaarrekeningcontrole

VIC-plan is niet volledig uitgevoerd

8

VIC-plan is niet volledig uitgevoerd De VIC heeft over 2023 een verslag opgesteld waarin de uitkomsten van de verbijzonderde interne controlewerkzaamheden zijn opgenomen. Hierbij is opgevallen dat de VIC niet alle geplande werkzaamheden heeft kunnen uitvoeren vanwege de niet-uitgevoerde interne controlewerkzaamheden door de lijnorganisatie. In het VIC-plan worden de aard, reikwijdte en timing van de uit te voeren VICwerkzaamheden afgestemd tussen het college, de concerncontroller en de organisatie. Het is de verantwoordelijkheid van de organisatie om de interne controle uit te voeren, waarna de VIC de verbijzonderde interne controle kan uitvoeren. Doordat niet alle interne controles voor de afgesproken processen zijn uitgevoerd, heeft de verbijzonderde interne controle niet volledig het afgesproken VIC-plan kunnen uitvoeren. Voor college en directie is het noodzakelijk dat de afgesproken (V)IC-werkzaamheden adequaat worden uitgevoerd en tijdig verantwoording wordt afgelegd aan de raad. Deze verantwoording is in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording vanaf boekjaar 2023 nog belangrijker. In het VIC-verslag zijn belangrijke aanbevelingen gedaan om diverse processen te verbeteren. We constateren echter dat sommige bevindingen (zoals beheersing op mutatie crediteurenstamgegevens) al geruime tijd openstaan.

Het is aan de organisatie om te beslissen of ze deze bevindingen wel of niet opvolgen en in welk tempo.

Monitoring van procesverbetering is gewenst

Zelfstandige beheersing staat onder druk

We adviseren om de opvolging van adviezen van de VIC en de extern accountant strak te organiseren. Dit door te documenteren welke bevindingen wel of niet worden opgevolgd en binnen welke termijn, wie (afdeling/persoon) taakeigenaar is en hierover adequaat te communiceren richting directie en het college. Op deze manier implementeert de organisatie de Plan-Do-Check-Act cyclus en wordt het kwaliteitsmanagement verbeterd. We verwachten dat een organisatie van de omvang van gemeente Purmerend zelfstandig haar interne beheersing en verantwoordingen inricht. Dit betekent dat er sprake is van intrinsieke motivatie en processen die borgen dat verantwoordingen betrouwbaar zijn en de gemeente in control is. We zien deze mindset niet overal in de organisatie terug. Symptomen hiervan zijn onder andere dat aansluitingen, onderbouwingen en controles “voor de accountantscontrole worden opgesteld” en dat controle-aantallen naar beneden worden bijgesteld omdat wij in de controle minder items bekijken dan intern in eerste instantie bepaald. We willen erop wijzen dat de aard, reikwijdte en timing van de controlewerkzaamheden zelfstandig bepaald dienen te worden. Het VICplan zal daarom per definitie een bredere scope en meer diepgaande werkzaamheden kennen dan wij in de accountantscontrole opvragen.

De diepgang van onze risicogerichte aanpak wordt immers deels bepaald door de mate waarin de gemeente haar eigen beheersing op orde heeft. Uiteraard maken we voor de accountantscontrole zoveel mogelijk gebruik van de uitgevoerde VIC-werkzaamheden.

Frauderisicobeheersing wordt nog onvoldoende toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering

DASHBOARD

Aandacht voor frauderisicobeheersing in beleidstukken en interne controleaanpak Vanuit het maatschappelijk verkeer én de accountantscontrole wordt meer aandacht verwacht voor frauderisicobeheersing binnen de gemeentelijke organisatie. Wij zien dat in de uitwerking van de verbijzonderde interne controlewerkzaamheden frauderisico elementen zijn onderkend en hierop werkzaamheden worden gedaan om die frauderisico’s mitigeren of detecteren. Een expliciete frauderisicoanalyse en uitwerking daarvan in een toetsingskader ontbreekt nog binnen uw organisatie. Bij de oplevering van de jaarrekening hebben wij vastgesteld dat in de paragraaf bedrijfsvoering geen beschrijving heeft hoe de organisatie inspeelt op frauderisicofactoren. Het is zeer wenselijk dat deze paragraaf alsnog met deze informatie wordt aangevuld. JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

1.2 Belangrijkste uitkomsten jaarrekeningcontrole

Zelfcontrolerend vermogen vraagt meer structuur

9

Samenwerking met de VIC en zelfcontrolerend vermogen van de gemeente Bij een gemeente met de omvang van de gemeente Purmerend is de norm dat de verbijzonderde interne controle effectief functioneert en onafhankelijk kan functioneren binnen de organisatie. Zoals in de managementletter reeds toegelicht zien we dat de verbijzonderde interne controle is georganiseerd binnen team financiën en zowel vic-werkzaamheden als taken voor team financiën uitvoert. Tijdens de jaarrekeningcontrole hebben we gezien dat de vic-medewerker zelfstandig oordeelsvorming toepast. Tegelijk zien we de invloed die de positionering druk legt op het onafhankelijk functioneren en rapporteren. In de aanbestedingsprocedure van de accountant heeft u ons gevraagd naar onze visie op de ontwikkeling van het zelfcontrolerend vermogen. Om de raad en het college in staat te stellen haar verantwoordelijkheid te nemen moeten processen een integraal onderdeel zijn van de gehele organisatie. In onze visie is het zogenaamde Three Lines model daar bij uitstek geschikt voor (zie figuur hieronder), zoals ook is opgenomen in het VIC-plan van de gemeente. Het model geeft structuur en maakt rollen en verantwoordelijkheden duidelijk en dat draagt bij aan de verbetering van het zelfcontrolerend vermogen.

Wij zien dit jaar dat de functionarissen in de verschillende lijnen niet volledig hun rol hebben kunnen pakken en de structuur niet overall voorziet in meerdere lijnen. Ons advies is om in belangrijke processen zoals betalingsproces, inkoopproces, P&c cyclus te borgen dat controles geborgd en zichtbaar zijn. Dit vraagt naast een duidelijke structuur en verantwoordelijkheden om planning die de tijdigheid waarborgt. In de managementletter 2023 hebben wij de gemeente enkele adviezen gegeven de eerste, tweede en derde lijn te verbeteren.

Lijnorganisatie (zelftoetsing,

Interne controle

applicatie controle IT omgeving etc.)

DASHBOARD

JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

Verbijzonderde interne controle, ondersteund door accountantscontrole

BIJLAGEN

10

2. Uitkomsten jaarrekeningcontrole

2.1 Strekking van de controleverklaring 2023 2.2 Rechtmatigheidsverantwoording 2023 2.3 Belangrijkste rechtmatigheidsbevindingen uitgelicht 2.4 Uw aandachtspunten voor 2024

2.1 Strekking van de controleverklaring De jaarrekening 2023 is getrouw

11

Wij zijn voornemens bij de jaarrekening 2023, inclusief SiSa-bijlage, van de gemeente Purmerend een goedkeurende controleverklaring af te geven. Dit betekent dat de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de grootte en de samenstelling van zowel de baten en lasten over 2023 als van de activa en passiva per 31 december 2023 in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording Provincies en Gemeenten (BBV). De in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording geeft een getrouw beeld en de met de raad gemaakte afspraken hierover zijn nageleefd. Wij hebben diverse controleverschillen geconstateerd in de balans, staat van baten en lasten, toelichtingen, maar ook in de beginstanden. die door de gemeente zijn gecorrigeerd. Deze controleverschillen hebben wij geanalyseerd, wij onderkennen hierin geen verhoogd frauderisico, noch een significante leemte in de beheersing. Wel zien we dat de fouten door een versterking van de structuur (drie-lijnenmodel) veelal voorkomen hadden kunnen worden. Daarnaast hebben wij onderstaande onzekerheden geconstateerd. Wij zijn met u overeengekomen dat wij tijdens onze controle geconstateerde afwijkingen boven de €184.800 rapporteren (5% van de materialiteit), alsmede afwijkingen die naar onze mening om kwalitatieve redenen relevant zijn. POST/OMSCHRIJVING VAN DE TOELICHTING (x € 1.000)

FOUTEN

ONZEKERHEDEN

VERWIJZING

Getrouwheid Onzekerheid sociaal domein zorg in natura

1.542

Onzekerheid sociaal domein persoonsgebonden budget

574

Totaal Materialiteit (1% voor fouten, 3% voor onzekerheden)

0

2.116

3.696

11.088

Uitvoeringsmaterialiteit (70% van de materialiteit) Goedkeurende controleverklaring met betrekking tot de getrouwheid

DASHBOARD

2.587

Door de gemeenteraad vastgestelde rapporteringstolerantie

184

Wij concluderen dat de resterende niet-verwerkte controleverschillen zowel individueel als gezamenlijk niet materieel zijn voor de jaarrekening als geheel en hebben derhalve een goedkeurende controleverklaring verstrekt met betrekking tot de getrouwheid.

JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

2.1 Strekking van de controleverklaring

Geen aanwijzingen voor materiële fraude of non-compliance

12

Fraude en non-compliance Bij de planning van de jaarrekeningcontrole houden wij rekening met het risico dat de jaarrekening als gevolg van fraude en onregelmatigheden onjuistheden van materieel belang zou kunnen bevatten. Eén van de door ons uitgevoerde maatregelen is het bespreken van de mogelijke frauderisico’s en mogelijke fraudesituaties met verschillende personen binnen de organisatie. Daarnaast nemen wij kennis van de door u opgenomen toelichtingen in de jaarstukken. Hiertoe hebben wij de mogelijke frauderisico’s en –situaties aan de hand van de door u invulde compliance checklist besproken. Het voorkomen en mitigeren van frauderisico’s is primair de verantwoordelijkheid van het de gemeentesecretaris en het college. Daarom hebben wij op diverse momenten met u en uw organisatie over dit onderwerp van gedachten gewisseld. Tijdens deze besprekingen hebben wij gesproken over de mogelijke fraude- en non compliance risico’s en mogelijke situaties van onregelmatigheden. Dit deden wij aan de hand van de door u opgestelde frauderisicoanalyse en de door u ingevulde compliance vragenlijst. Onze observaties hierbij zijn als volgt: • Uw frauderisicoanalyse is niet geformaliseerd. • De organisatie beschikt wel over een gedragscode, klokkenluidersregeling en incidentenregistratie.

• U lijkt voorbereid op een fraude-incident of bijvoorbeeld een cyber-aanval, omdat u niet beschikt over een incident-responsplan. Wij hebben specifiek aandacht besteed aan de veronderstelling dat er bij de opbrengstverantwoording frauderisico’s bestaan. Wij hebben in onze controleverklaring melding gemaakt van de belangrijkste frauderisico’s en hoe wij deze hebben geadresseerd. Tijdens de controle van boekjaar 2023 betroffen dat de volgende risico’s: • Ongebruikelijke memoriaalboekingen in de laatste maand van een tussentijdse rapportageperiode resp. het boekjaar dan wel bij het opstellen van de tussentijdse rapportage resp. de jaarstukken. • Onrechtmatig wijzigen van betaalgegevens in crediteurenstamgegevens. Voor een nadere uiteenzetting van onze controleaanpak ten aanzien van de frauderisico’s en de veronderstellingen inzake de financiële risico’s in relatie tot de financiële positie verwijzen wij naar onze controleverklaring 2023. Onze werkzaamheden hebben niet geleid tot specifieke aanwijzingen voor materiële fraude(risico’s) of vermoedens van materiële fraude(risico’s).

Purmerend valt onder het repressief toezicht en heeft haar belangrijkste risico’s uiteengezet

DASHBOARD

Continuïteit Feitelijk is het zo dat bij elke gemeente in Nederland de staat garant staat. Met andere woorden: een gemeente kan formeel gezien niet failliet gaan, omdat het Rijk dan moet bijspringen en het Rijk zelf kan niet failliet gaan. Het gevolg hiervan is dat crediteuren en andere stakeholders nooit benadeeld kunnen worden door een faillissement. Desalniettemin is de financiële positie vanuit het perspectief van raadsleden van belang en moet het college van burgemeester en wethouders inzicht geven in hoeverre de gemeente in staat is om de financiële risico’s vanuit de reguliere exploitatie en onverwachte tegenvallers financieel op te vangen, zonder tussenkomst van de toezichthouder. Met de invoering van de aangepaste Nederlandse Standaard 700 dienen accountants voor gemeenten in hun controleverklaringen bij jaarrekeningen naast fraude te rapporteren over de veronderstellingen inzake de financiële risico’s in relatie tot de financiële positie. Onze controlewerkzaamheden hebben geen informatie opgeleverd die strijdig is met de veronderstellingen en aannames van het college van burgemeester en wethouders over de gehanteerde uitgangspunten om de normale bedrijfsvoering voort te kunnen zetten.

JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

2.2 Rechtmatigheidsverantwoording Onvolledig aangepaste wet- en regelgeving

13

De rechtmatigheidsverantwoording binnen de jaarrekeningcontrole 2023 De wet- en regelgeving, die opname van een verantwoording over de financiële rechtmatigheid van baten, lasten en balansmutaties (Hierna: rechtmatigheidsverantwoording) in de jaarrekening 2023 van decentrale overheden voorschrijft is onvolledig aangepast. Hierdoor ontbreekt een sluitend wettelijk kader voor het opstellen van een jaarrekening 2023 met daarin een rechtmatigheidsverantwoording door alle decentrale overheden en de accountantscontrole van de rechtmatigheidsverantwoording als onderdeel van het getrouwheidsoordeel in de controleverklaring bij de jaarrekening 2023 als geheel. De wet- en regelgeving die relevant is voor de controle van en oordeelsvorming bij de jaarrekeningen van gemeenten betreft het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) en het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado). De aanpassingen van het BBV en het Bado zijn door het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties niet tijdig doorgevoerd.

Het inzichtartikel 3 van het BBV biedt het kader voor de accountantscontrole

Door de imperfecties in het BBV en het Bado biedt het inzicht artikel 3 van het BBV het kader voor de accountantscontrole en oordeelsvorming over de getrouwheid van de jaarrekening 2023 van decentrale overheden als geheel:  Als aanvullende informatie in de vorm van een rechtmatigheidsverantwoording is opgenomen in de jaarrekening, valt deze aanvullende informatie binnen de reikwijdte van de accountantscontrole en het getrouwheidsoordeel bij de jaarrekening en kan deze aanvullende informatie afbreuk doen aan het getrouwe beeld van de jaarrekening als geheel.  Als belangrijke informatie (bijvoorbeeld over de rechtmatigheid van baten, lasten en balansmutaties, zoals gevraagd in lokale verordeningen) ontbreekt, kan dit ook afbreuk doen aan het inzicht vereiste zoals bedoeld in artikel 3 BBV. In het geval er sprake is van materiële afwijkingen in de rechtmatigheidsverantwoording of als belangrijke informatie over de rechtmatigheid ontbreekt in de jaarrekening, of als de accountant onvoldoende controle-informatie met betrekking tot de rechtmatigheidsverantwoording kan verkrijgen, kan dat voor de accountant een reden zijn voor een aanpassing van het oordeel dan wel benadrukking van bepaalde aangelegenheden in de controleverklaring.

Doordat decentrale overheden de beoogde invoering van de rechtmatigheidsverantwoording wel al ter hand hebben genomen, via lokale afspraken met de gemeenteraad, kunnen zich verschillende scenario's voordoen in de jaarrekening 2023. De Nederlandse Beroepsorganisatie voor Accountants (Hierna: NBA) heeft aanwijzingen uitgebracht om accountants te ondersteunen in de uitvoering van de accountantscontrole van de jaarrekening 2023 en de oordeelvorming over de getrouwheid van de jaarrekening in de controleverklaring.

Het rechtmatigheidsscenario van de gemeente Purmerend

Het rechtmatigheidsscenario van de gemeente Purmerend Het college heeft, conform de kaderstelling door de gemeenteraad in de lokale verordeningen, in de jaarrekening een rechtmatigheidsoordeel opgenomen: • De financiële- en controleverordeningen zijn wel aangepast en er is een verantwoordingsgrens bepaald. • Het totaal van de door het college geconstateerde en gerapporteerde rechtmatigheidsfouten en/of -onduidelijkheden ligt boven de verantwoordingsgrens en is correct verantwoord in de rechtmatigheidsverantwoording. Dit scenario leidt tot een goedkeurend oordeel en een paragraaf ter benadrukking in de controleverklaring van het feit dat het totaal van de rechtmatigheidsfouten en/of -onduidelijkheden boven de verantwoordingsgrens uitkomt.

DASHBOARD

JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

2.2 Rechtmatigheidsverantwoording De rechtmatigheidsverantwoording van gemeente Purmerend geeft een getrouw beeld

14

Onze controle van de Rechtmatigheidsverantwoording In de jaarrekening 2023 is voor het eerst een rechtmatigheidsverantwoording opgenomen van het college, gericht op de rechtmatigheid van de baten en lasten alsmede de balansmutaties in de jaarrekening 2023. Het is onze rol de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening te controleren op getrouwheid. Wij hebben vastgesteld dat de rechtmatigheidsverantwoording in uw jaarrekening een getrouw beeld geeft. Onze controle richt zich op het bepalen of het oordeel van het college in de rechtmatigheidsverantwoording door het college toereikend is onderbouwd. Hierbij stellen wij vast of de rechtmatigheidsverantwoording is opgesteld in overeenstemming met de afspraken die gemaakt zijn tussen de gemeenteraad en het college. Deze afspraken zijn vastgelegd in het normenkader van de gemeente dat d.d. 29 februari 2024 door de gemeenteraad is vastgesteld. Het rechtmatigheidsoordeel van het college richt zich op een drietal criteria die wij hieronder nader hebben toegelicht. Bij de uitvoering van onze werkzaamheden hebben wij vastgesteld dat de organisatie toereikende werkzaamheden heeft uitgevoerd om het oordeel hieromtrent dat in de rechtmatigheidsverantwoording is opgenomen te onderbouwen.

Voorwaardencriterium Het college toetst bij de uitvoering van haar controlewerkzaamheden of bij de uitvoering van financiële beheershandelingen binnen de geldende wet- en regelgeving is gehandeld. De relevante wet- en regelgeving is tussen het college en de raad afgestemd door middel van het normenkader. Het voorwaardencriterium is met name relevant bij de processen: subsidieverstrekkingen, uitkeringsadministratie en aanbestedingen. Indien is vast komen te staan dat de gemeente niet aan het voorwaardencriterium heeft voldaan is sprake van een onrechtmatigheid. Begrotingscriterium Het begrotingscriterium richt zich op het budgetrecht van de raad. Overschrijdingen van de lasten en overschrijdingen van investeringsbudgetten (kredieten) zijn op basis van de Gemeentewet onrechtmatig. Het totaal van de begrotingsonrechtmatigheden van gemeente Purmerend heeft de verantwoordingsgrens overschreden en het college heeft het totaal van de begrotingsonrechtmatigheden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording. Een deel van de begrotingsonrechtmatigheden zijn op basis van de afspraken tussen college en raad in de financiële verordening acceptabel en deze zijn door het college in de paragraaf bedrijfsvoering nader uitgewerkt.

Een deel van de begrotingsonrechtmatigheden zijn op basis van de afspraken tussen college en raad in de financiële verordening niet acceptabel en deze zijn door het college uitgewerkt in de rechtmatigheidsverantwoording. Overschrijdingen van baten en/of onderschrijdingen van lasten en baten en investeringsbudgetten (kredieten) zijn op zichzelf niet onrechtmatig. Deze zijn echter wel onrechtmatig als deze niet tijdig tot een begrotingswijziging hebben geleid of te laat aan de raad zijn gemeld. Het college en de raad hebben door middel van de financiële verordening afspraken gemaakt over wanneer overschrijdingen van baten en/of onderschrijdingen van lasten en baten en investeringsbudgetten (kredieten) in een begrotingswijziging aan de raad voorgelegd moeten worden. Het college van gemeente Purmerend heeft een deel van de overschrijdingen van baten en/of onderschrijdingen van lasten en baten en investeringsbudgetten (kredieten) niet tijdig aan de raad voorgelegd waardoor een begrotingsonrechtmatigheid van € 793.000 in de rechtmatigheidsverantwoording opgenomen is. Dit bedrag bestaat voor €396.000 uit overschrijding op onderwijshuisvesting. De overige overschrijdingen zijn individueel geringer van omvang.

DASHBOARD

JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

2.2 Rechtmatigheidsverantwoording

De raad van gemeente Purmerend heeft de verantwoordingsgrens bepaald op 1% van de totale lasten inclusief de dotaties aan de reserves en de verantwoordingsgrens is daarmee bepaald op € 3.696.000

15

Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium Als laatste dient het college een uitspraak te doen over de naleving van bepalingen die in wet- en regelgeving zijn opgenomen met betrekking tot misbruik en oneigenlijk gebruik. Hiervoor stelt het college vast welke verplichte handhaving noodzakelijk is en welke maatregelen binnen de gemeente genomen zijn om dit te kunnen uitvoeren. Tevens stelt het college vast of de getroffen maatregelen werken. Indien geconstateerd wordt dat beleid niet bestaat of niet wordt nageleefd dan wordt dit toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering. Alleen daadwerkelijke afwijkingen als gevolg van misbruik worden betrokken in het proces tot het opstellen van de rechtmatigheidsverantwoording. De gemeente Purmerend beschikt over een werkinstructie voor inspelen op misbruik & oneigenlijk gebruik, maar moet dit nog formaliseren in een M&O beleid. Dit is toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering. Strekking van de rechtmatigheidsverantwoording De raad van gemeente Purmerend heeft de verantwoordingsgrens bepaald op 1% van de totale lasten inclusief de dotaties aan de reserves en de verantwoordingsgrens is daarmee bepaald op € 3.696.000. Blijkens de rechtmatigheidsverantwoording is het college van mening dat de verantwoordingsgrens wordt overschreden in de jaarrekening 2023.

De verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties zijn rechtmatig tot stand gekomen met uitzondering van het geen gerapporteerd is in de rechtmatigheidsverantwoording. De door het college gerapporteerde afwijkingen kunnen als volgt worden samengevat (fouten en onduidelijkheden worden niet bij elkaar opgeteld): POST/OMSCHRIJVING VAN DE TOELICHTING (x € 1.000)

ONRECHTMATIGHEDEN

ONDUIDELIJKHEDEN

VERWIJZING

Rechtmatigheid Voorwaardencriterium

4.133

Begrotingscriterium

5.355

Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium

De rapportagegrens voor de toelichting van de geconstateerde afwijkingen in de paragraaf bedrijfsvoering is door de raad bepaald op € 600.000

DASHBOARD

0

Totaal

9.488

0

Verantwoordingsgrens (1% voor afwijkingen)

3.696

3.696

Door de gemeenteraad vastgestelde rapportagegrens

600

De rapportagegrens voor de toelichting van de geconstateerde afwijkingen in de paragraaf bedrijfsvoering is door de raad bepaald op € 600.000. De paragraaf bedrijfsvoering is onderdeel van het jaarverslag. Wij hebben deze paragraaf gelezen en hebben op basis van onze kennis en ons begrip, verkregen vanuit de jaarrekeningcontrole of anderszins, overwogen of deze paragraaf materiële afwijkingen bevat. Deze werkzaamheden hebben niet dezelfde diepgang als onze controlewerkzaamheden van de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening. Op grond van onze werkzaamheden zijn wij van mening dat de paragraaf bedrijfsvoering verenigbaar is met de jaarrekening en geen materiële afwijkingen bevat.

JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

2.3 Belangrijkste rechtmatigheidsbevindingen uitgelicht

Europese aanbestedingen

16

Europese aanbestedingen In het kader van de rechtmatigheidsverantwoording heeft het college de juiste toepassing van de Europese aanbestedingsrichtlijnen gecontroleerd aan de hand van een zogenaamde spendanalyse. Over 2023 is daarom door de gemeente een spendanalyse uitgevoerd (toets op naleving EU-aanbestedingsregels achteraf op basis van de crediteurenadministratie). In 2023 blijkt uit de spendanalyse een afwijking van totaal € 4.021.586 Deze afwijking is als volgt opgebouwd: ONDERDEEL (x € 1.000)

BEDRAG (€)

Afwijkingen vanuit boekjaar 2022 die doorlopen in boekjaar 2023

582.536

Nieuwe afwijkingen met ingang van boekjaar 2023

3.550.144

Totaal

4.132.680

Zoals in de tabel is te lezen bestaan de afwijkingen grotendeels uit nieuwe afwijkingen. Een bedrag van €2.487.715 hangt samen met de bestedingen voor het opvangen van ontheemden in de gemeente.

Wezenlijke wijzigingen

Geen onrechtmatigheid in de subsidieverstrekkingen en de SiSa

DASHBOARD

Wezenlijke wijzigingen Gedurende de looptijd van een overeenkomst – dus na gunning - kan de inhoud van een opdracht wijzigen. Aanbestedingsrechtelijk geldt het uitgangspunt dat wijzigingen in zeer beperkte mate toelaatbaar zijn. Het risico kan niet worden uitgesloten dat andere inschrijvers geïnteresseerd waren geweest in de uitvoering van de gewijzigde opdracht en een andere inschrijving hadden ingediend. Het uitgangspunt is dat in geval van een wijziging de opdracht opnieuw aanbesteed moet worden. De werkelijke uitgaven uit hoofde van de betreffende contracten zijn hoger dan wat initieel overeengekomen was. Daarom wordt dit ook aangemerkt als onrechtmatigheid. Wij adviseren in het inkoopproces (bijvoorbeeld bij de uitvoering van periodieke spendanalyses) specifiek aandacht te hebben voor potentiële wezenlijke wijzigingen, waardoor deze eerder opgemerkt worden en hier tijdig actie op ondernomen kan worden. Subsidieverstrekkingen Voor subsidieverstrekkingen is vastgesteld dat hierin zich geen onrechtmatigheden hebben voorgedaan. SiSa Voor de SiSa-bijlagen zijn de geconstateerde controleverschillen gecorrigeerd, daarmee bestaan geen onrechtmatigheden in de SiSa over 2023.

JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

2.4 Uw aandachtspunten voor 2024

17

Inleiding Bij de jaarrekening 2023 hebben wij een aantal aandachtspunten geconstateerd voor 2024 en verder. Hieronder geven wij kort onze waarnemingen weer ten aanzien van de belangrijkste aandachtpunten zoals genoemd in het dashboard.

Meerjarenraming

Wij vragen aandacht voor de processen rond het nieuwe financiële systeem

Effectieve inrichting processen ten behoeve van verantwoordingsproces rechtmatigheidsverantwoording

Toepassing van innovatieve controletechnieken

DASHBOARD

Meerjarenraming I De gemeente voorziet net als veel andere gemeenten, een uitdagingen in een sluitende begroting in 2026 en 2027. De gemeente Purmerend begroot in 2026 en 2027 een klein positief saldo, waarbij rekening wordt gehouden met een effect op de vrije ruimte als gevolg van de begrotingsbrief van de VNG van €10 mln. in 2026 en €12 mln. in 2027. Het is noodzakelijk dat de organisatie proactief in haar beleidsplannen anticipeert op de voorziene uitdagingen in 2026 en 2027. Inrichting van het nieuwe financiële systeem I Naast de gewenste functionaliteiten vragen we aandacht voor IT-general controls en functiescheidingen binnen de applicatie, met name bij het muteren van crediteurenstamgegevens. Door de beheersing van het systeem en de bevoegdheden binnen het systeem nu te organiseren, kan de organisatie in de komende jaren gebruik maken van deze functiescheiding en processen. Het is hierbij van belang dat de processen en verantwoordelijkheden goed zijn ingeregeld om te zorgen dat logische toegangsbeveiliging, change management, continuïteit en bevoegdheden correct blijven ingericht. Ten tijde van de IT-audit 2023 was de inrichting van deze processen nog onderhanden bij de organisatie. Indien gewenst kunnen we proactief meekijken naar de inrichting van deze processen, anticiperend op de IT-audit 2024.

Uit onze jaarrekeningcontrole blijkt dat de balansspecificaties, mede door de boekingsgang in het systeem (veel memoriaal en niet “first-time-right”), niet altijd even overzichtelijk zijn. Hierdoor kan de overdraagbaarheid van werkzaamheden en de controleerbaarheid van posities in het geding komen. Effectieve inrichting van processen ten behoeve van verantwoordingsproces rechtmatigheidsverantwoording I De gemeente Purmerend heeft zich al op een aantal onderdelen voorbereid voor de rechtmatigheidsverantwoording. De ambitie van de gemeente is bekend en de interne beheersing omtrent de naleving van aanbestedingsregelgeving wordt verbeterd door preventieve beheersingsmaatregelen in het proces in te richten. In de rechtmatigheidsverantwoording wordt verantwoording afgelegd over de naleving van rechtmatigheidscriteria, die voornamelijk zijn toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering. De inhoud van de paragraaf bedrijfsvoering komt voort uit diverse processen, zoals frauderisicobeheersing, aanbestedingen, planning & control en subsidies. Een belangrijk aandachtspunt is het vaststellen van een M&O beleid en dit beleid adequaat in te richten. We adviseren u om frauderisicobeheersing verder te integreren in het VIC-plan en de rapportages, zodat u tussentijds op de hoogte wordt gesteld van bevindingen en verbeteringen met betrekking tot de interne beheersing.

We constateren dat de gemeente Purmerend geen van deze processen volledig heeft ingericht in haar VIC-plan. Dit komt doordat de interne controle op deze onderwerpen nog niet periodiek wordt uitgevoerd, waaronder de spendanalyse. Toepassing van innovatieve controletechnieken bij de gemeente Purmerend I We streven ernaar om innovatieve controletechnieken te gebruiken om controlewerkzaamheden te automatiseren. Bij de controle van 2023 hebben we dit deels kunnen toepassen met behulp van onze Bank Transaction Analyzer, een automatische analyse waarmee alle verrichte betalingen worden geanalyseerd. Onze IT-audit kijkt graag preventief mee met de inrichting van het nieuwe financiële systeem om potentiële innovatieve oplossingen te vinden die het werk makkelijker maken. Zoals eerder opgemerkt, zien we dat lijstwerk (en data) niet correct en/of bewerkbaar uit het nieuwe systeem komt. De betrouwbaarheid van data exports is de basis voor onze innovatieve controlemethoden, maar het is vooral belangrijk voor de betrouwbaarheid van interne verantwoordingen. We vinden dat de betrouwbaarheid van data uw hoogste prioriteit verdient.

JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

18

3. Resultaat & financiële positie

3.1 Dashboard financiële positie 3.2 Ons beeld van uw financiële positie

3.1 Dashboard financiële positie

NETTO SCHULDQUOTE

19

BELASTINGCAPACITEIT

SOLVABILITEIT 50

90

105

95

130

81,9% -100

< 90%

22,3%

20

220

90-130%

0

> 130%

(GECORRIGEERDE) SCHULDQUOTE

< 20%

90,0% 100

20-50%

> 50%

50

150

< 95%

95-105%

> 105%

STRUCTURELE EXPLOITATIERUIMTE

GRONDEXPLOITATIE

0

90 35 130

81,9% -100

< 90%

DASHBOARD

220

90-130%

7,7%

20

> 130%

JAARREKENING

100

0

< 20%

FINANCIËLE POSITIE

3,6%

20-35%

> 35%

BEVINDINGEN

5

-5

< 0%

BIJLAGEN

0%

> 0%

3.2 Ons beeld van uw financiële positie

Kengetallen moeten in relatie tot elkaar worden bezien

20

Inleiding De gemeente Purmerend heeft, net als veel andere gemeenten, te kampen met structurele tekorten die hebben gezorgd voor een niet sluitende begroting in 2026 en 2027. Hierover hebben wij ook in ons jaarlijkse benchmarkonderzoek gerapporteerd en oorzaken en aanbevelingen opgenomen. De belangrijkste oorzaak van de tekorten is dat de inkomsten vanuit het Rijk teruglopen, terwijl de kosten toenemen als gevolg van inflatie, vergrijzing en de toename van taken. Ook voor gemeente Purmerend geldt dat het een uitdaging is om, om te gaan met de onzekerheden die er op dit moment zijn ten aanzien van de gemeentelijke financiën en om de verwachte tekorten te beperken en te beheersen. Hieronder schetsen wij de financiële positie op basis van de ratio's zoals opgenomen in de jaarrekening 2023. Onze rol in relatie tot het weerstandsvermogen en financiële kengetallen De analyse van het weerstandsvermogen en de financiële kengetallen is een onderdeel van het jaarverslag en de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing. Vanuit onze controlerende rol dienen wij vast te stellen of het jaarverslag (en dus deze paragraaf) niet strijdig is met de jaarrekening en geen materiële onjuistheden bevat. De kengetallen moeten altijd in relatie tot elkaar worden bezien. Uit de combinatie van de kengetallen kan een beeld worden geschetst van de financiële positie van de gemeente Purmerend.

Daarbij kan ook inzichtelijk worden gemaakt wat de oorzaak is van een sterke of zwakke financiële positie. De financiële kengetallen geven, met de inherente beperkingen hierbij, inzicht in (de ontwikkeling van) uw financiële positie, mede in relatie tot de landelijke benchmark. Uw score in onze landelijke benchmarkrapportage Vanuit hun taak als financieel toezichthouder hebben de twaalf provincies een gemeenschappelijk financieel toezichtkader opgesteld. In dit GTK 2020 zijn signaleringswaarden opgenomen voor de financiële kengetallen zoals opgenomen in het jaarverslag van de gemeente. Wij hebben deze signaleringswaarden als basis gebruikt voor het bepalen van uw score en dus financiële positie. Indien uw gemeente voor de komende jaren (2023 t/m 2027) per saldo een negatief resultaat begroot (en inteert op het eigen vermogen), beïnvloedt dit de score. Een uitwerking van deze systematiek beschrijven wij in onze benchmarkrapportage.

DASHBOARD

JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

3.3 Ons beeld van uw financiële positie

21

Hieronder vindt u een andere toelichting op de ratio's van uw gemeente.

Uw weerstandsvermogen is 64,8 miljoen

De gemeente kan aan haar langetermijnverplichtingen voldoen

Weerstandsvermogen gemeente Purmerend is ruim voldoende In de paragraaf weerstandsvermogen heeft het college een overzicht opgenomen van de weerstandscapaciteit. De weerstandscapaciteit bedraagt volgens deze paragraaf € 64,8 miljoen. In het weerstandsvermogen ultimo 2023 is een bedrag van € 61,8 miljoen meegeteld van vrij aanwendbare bestemmingsreserves. In geval van calamiteiten is het mogelijk om een deel van deze reserves een andere aanwending te geven. In de paragraaf weerstandsvermogen zijn de relevante risico’s benoemd. De gemeente Purmerend heeft op basis van interne berekeningen het totale bedrag aan risico’s waaraan de organisatie is blootgesteld bepaald op € 61,8 miljoen. Het weerstandsvermogen van de gemeente Purmerend is volgens het GTK 2020 ruim voldoende te noemen. Solvabiliteit en netto schuldquote De solvabiliteit bedraagt ultimo 2023 22,3%. Voor de solvabiliteit geldt dat hoe hoger dit percentage is, hoe beter de gemeente Purmerend in staat is om haar verplichtingen op lange termijn te voldoen. De netto schuldquote bedraagt 81,9%. De netto schuldquote geeft een indicatie van de druk van de rentelasten en de aflossingen op de exploitatie en de hoogte van de investeringen uit het nabije verleden.

Zowel de solvabiliteit als de netto schuldquote laten een positieve ontwikkeling zien ten opzichte van de signaleringswaarden volgens het gemeenschappelijk financieel toezichtkader (GTK 2020).

Financieel risico als gevolg van de grondexploitatie is laag

DASHBOARD

Ratio grondexploitatie Voor de ratio grondexploitatie geldt dat hoe lager deze is, hoe beter. De ratio grondexploitatie van de Purmerend is laag doordat de grondpositie (de waarde van de grond) ten opzichte van de totale baten laag is. De ratio grondexploitatie < 20% is het minst risicovol te noemen volgens het GTK 2020. Structurele exploitatieruimte Voor de structurele exploitatieruimte geldt dat deze niet structureel negatief mag zijn. De ratio structurele exploitatieruimte van de gemeente Purmerend is positief. De ratio structurele exploitatieruimte 3,6% valt in de categorie minst risicovol volgens het GTK 2020.

JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

22

4. Belangrijkste bevindingen

4.1 Programma ‘Sociaal domein’ 4.2 Programma ‘Wonen’ 4.3 BBV, WNT en SiSa 4.4 Significante schattingsposten 4.5 Relevante wijzigingen in het BBV met ingang van begrotingsjaar 2025

4.1 Programma ‘Sociaal domein’

Onzekerheid ten aanzien van prestatielevering

23

Wmo ZIN De productieomvang van Wmo ZIN bij zorginstellingen bedraagt in 2023 circa € 23,3 miljoen. De toekenning van voorzieningen in het kader van Wmo ZIN vindt plaats vanuit de gemeente Purmerend. De gemeente heeft derhalve zelf inzicht in de cliënten en de gemaakte afspraken. De gemeente heeft een IC-plan opgesteld waarin de wijze van verantwoorden is opgenomen. Met betrekking tot de lasten Wmo ZIN vraagt de gemeente Purmerend per zorginstelling om een controleverklaring bij de productieverantwoording op basis van het landelijk protocol.

Resterende onzekerheid Wmo ZIN

Tevens is van een aantal zorginstellingen geen controleverklaring ontvangen, waarmee kan worden onderbouwd dat voor de gefactureerde zorg ook daadwerkelijk prestaties zijn verricht. Hierdoor is sprake van een onzekerheid ten aanzien van prestatielevering van deze lasten. Uitgaande van de interne beheersing op het proces van beschikkingen tot en met betalingen bij uw gemeente, de ervaringen uit voorgaande jaren, de uitkomsten van de in 2023 ontvangen controleverklaringen en de ontvangen bestuursverklaringen ramen wij het bedrag van deze resterende onzekerheid in totaliteit op € 697.000.

Resterende onzekerheid Jeugdzorg

Jeugdzorg ZIN Ten aanzien van de jeugdhulp heeft de gemeente Purmerend de zorg ingekocht en instellingen gecontracteerd. Met betrekking tot de lasten inzake jeugdhulp vraagt de gemeente Purmerend bij zorginstelling om een verklaring. Voor deze variant geldt dat net zoals bij de Wmo ZIN dit dan alsnog tot een onzekerheid leidt omtrent de geleverde prestatie. Uit onze controle blijkt dat van een aantal zorginstellingen nog onvoldoende controle-informatie is ontvangen, waarmee kan worden onderbouwd dat voor de gefactureerde zorg ook daadwerkelijk prestaties zijn verricht. Uit de ontvangen verantwoordingen van zorginstellingen blijkt dat van een aantal zorginstellingen nog onvoldoende controle-informatie is ontvangen, waarmee kan worden onderbouwd dat voor de gefactureerde zorg ook daadwerkelijk prestaties zijn verricht. In de financiële verantwoording Jeugdhulp 2023 is voor een bedrag ad € 845.000 aan onzekerheden geconstateerd. Grip op lasten Wmo en Jeugdzorg De onzekerheden in de lasten Wmo en Jeugdzorg ten aanzien van de prestatielevering van de zorg zijn voor gemeente Purmerend relatief laag. Wij concluderen dat voor het grootste gedeelte van de verstrekkingen zekerheid wordt verkregen middels de productieverantwoordingen.

De gemeente Purmerend kan zelf nog risicogericht interne controles uitoefenen op de verstrekking waar geen productieverantwoording voor wordt ontvangen om de onzekerheid verder te reduceren.

DASHBOARD

JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

4.2 Programma ‘ruimtelijke ordening’

24

Een belangrijke onderdeel van het programma ruimtelijke ordening zijn de baten en lasten met betrekking tot de grondexploitaties. Actualisatie en bijstelling grondexploitaties De veruit grootste balanspost met betrekking tot onderhanden projecten betreft de voorraden (grondexploitaties). Door de invloed van de parameters (zoals kostenstijgingen, stikstofproblematiek, bouwvrijstelling, fluctuatie verkoopprijzen, rente-effecten) die bepalend zijn voor de in de toekomst te realiseren opbrengsten hebben wij bij onze controle de grondexploitaties diepgaand gecontroleerd. De risico's voor de grondexploitaties zijn in essentie terug te brengen tot drie P’s: Planning: is de tijdsplanning van de projecten afgestemd op de (on)mogelijkheden in de markt? Immers, de marktbehoefte bepaalt welke projecten op welk moment te realiseren zijn.  Programmering: in de afgelopen jaren hebben economische ontwikkelingen geleid tot belangrijke wijzigingen in vooral de woningbehoefte. Is er een kritische analyse van de ‘mix’ van woningen (huur, koop, vrije kavel appartementen, etc.) in de projecten in relatie tot de huidige marktvraag in de gemeente?  Prijs: is afgewogen welke prijzen kunnen worden gehandhaafd, rekening houdend met het risico dat gronden later of in het geheel niet worden afgenomen? 

Redelijkheid belangrijkste schattingselementen vastgesteld

Deze drie P’s zijn tijdens de jaarrekeningcontrole besproken met uw medewerkers. Tijdens deze gesprekken zijn de uitgangspunten gechallenged. De grondexploitaties zijn met deze uitgangspunten per 31 december 2023 geactualiseerd. Tevens is beoordeeld of het onderhanden werk in de jaarrekening op een juiste wijze is gewaardeerd en of er mogelijk een (aanvullende) verliesvoorziening moet worden getroffen. De gemeente Purmerend heeft een aantal grondexploitaties met een verwacht negatief resultaat. Bij opening van de grondexploitaties waren deze grondexploitaties al negatief. Het openen van de negatieve grondexploitaties is een keuze van de gemeente zelf geweest.

Meer tussentijdse beheersing van risico’s op grondexploitaties

DASHBOARD

De omvang het schattingselement op de nog te verwachte kosten en opbrengsten van de actieve grondexploitaties is aanzienlijk. De gemeente heeft in het weerstandvermogen rekening gehouden met een risico-omvang van €24 miljoen. De gemeente rapporteert nu eens per jaar middels het MPG de actualisatie van de grondexploitaties. Het is wenselijk dat bij risico’s van dergelijke omvang meerdere keren per jaar voor gerapporteerd en interne controle wordt uitgevoerd ter beheersing van de risico’s.

JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

4.3 BBV, WNT en SiSa

BBV wordt nageleefd Woo paragraaf opgenomen

Voorziening voor verlofsparen is opgenomen in de jaarrekening

2022 foutherstel is door Purmerend doorgevoerd.

DASHBOARD

25

Bevindingen ten aanzien van naleving van de wettelijke verslaggevingsregels (BBV) Wij hebben vastgesteld dat gemeente Purmerend de wettelijke verslagleggingsregels (BBV) heeft nageleefd. Wet Open overheid In artikel 3.5 (Openbaarheidsparagraaf) van de Wet Open overheid (Woo) is voorgeschreven dat bestuursorganen in de jaarlijkse begroting aandacht besteden aan de beleidsvoornemens inzake de uitvoering van deze wet en in de jaarlijkse verantwoording verslag doen van de uitvoering ervan, mede in relatie tot de beleidsvoornemens. Deze begroting en jaarlijkse verantwoording vloeien voort uit het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV). De openbaarheidsparagraaf Woo moet in de begroting en jaarstukken worden opgenomen via een afzonderlijke paragraaf, zoals de in artikelen 9 en 26 van het BBV genoemde paragrafen. Deze verplichting geldt reeds voor de jaarstukken 2022. Wij hebben vastgesteld dat gemeente Purmerend deze paragraaf opgenomen heeft in de jaarstukken 2023. Voorziening voor arbeidskosten gerelateerde verplichtingen In januari 2023 heeft de commissie BBV een uiting gedaan rondom het vraagstuk ‘vormen voorziening voor verlofsparen’. Voor het wettelijke verlof saldo per 31 december wordt geen voorziening getroffen. Doordat dit verlof binnen 2 jaar moet worden opgenomen zal dit saldo niet bovenmatig zijn en geen spaarsaldo betreffen.

Hier is sprake van een verplichting van gelijke omvang. Voor het spaarverlof zoals dit vanaf 2022 van toepassing is moet voor de verplichting een voorziening worden opgenomen omdat hier sprake is van een spaarsaldo dat in de tijd, naar verwachting, niet van gelijke omvang zal zijn wat betreft toevoegingen en opnamen van spaarverlof. In de opbouwjaren zal naar verwachting vooral sprake zijn van toevoegingen en groei van de omvang van het spaarsaldo. In uw jaarrekening 2023 is een voorziening ad € 814.000 opgenomen voor het spaarverlof. Voor het bovenwettelijke verlof waarvan aangetoond kan worden dat dit een gelijke omvang kent en voor zover dat niet het karakter heeft van overmatige verlofsaldi of spaarsaldi mag geen voorziening worden opgenomen. Voor het bovenwettelijke verlof dat géén gelijke omvang kent en/of bestaat uit overmatige verlofsaldi of spaarsaldi moet een voorziening worden opgenomen. Bij de analyse van de bovenwettelijke verlof verplichting en of er sprake is van wel of geen gelijke omvang van deze verplichting is het belangrijk het risico van het omzetten naar spaarverlof te betrekken. Wij hebben het door het college en het management toegepaste proces met betrekking tot deze verslaggevingsaspecten geëvalueerd en hierbij geen tekortkomingen geconstateerd.

Naleving van de (publicatieverplichtingen) WNT De Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) is met ingang van 2013 van toepassing. Voor gemeenten geldt dat de gemeentesecretaris en de griffier als topfunctionaris worden aangemerkt. De algemene bezoldiging voor een topfunctionaris mag voor 2023 niet meer bedragen dan € 223.000 per jaar. De externe accountant is belast met de controle op de naleving van de WNT door de instelling. Overschrijding van de bezoldigingsnorm wordt aangemerkt als een onverschuldigde betaling, die door de topfunctionaris terugbetaald moet worden aan de instelling. Gebeurt dit niet, dan is BDO als accountant wettelijk verplicht om bij het ministerie melding te doen van deze onverschuldigde betaling. Wij hebben tevens een meldingsplicht indien u geen of onjuiste gegevens heeft gepubliceerd in de jaarrekening. Wij hebben in de controle vastgesteld dat in de WNT verantwoording 2022 een fout zat, hierdoor is een foutherstel toegepast op de vergelijkende cijfers in de WNT verantwoording 2023. De fout had een omvang van totaal €11K. Doordat de WNT-controle geen materialiteit kent, is bij een afwijking direct sprake van foutenherstel.

Wij hebben vastgesteld dat de bezoldigingen over 2023 van de gemeente Purmerend niet strijdig zijn met de WNT en dat de jaarrekening 2023 van de gemeente Purmerend voldoet aan de publicatieverplichtingen van de WNT. JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

4.3 BBV, WNT en SiSa

Geen bevindingen SiSa-bijlage

M&O-beleid in het kader van Tozo

M&O-beleid in het kader van de Wet Inburgering 2021

Exponentiele toename aantal SiSa-regelingen

DASHBOARD

26

SiSa-bijlage Wij hebben de in de SiSa-bijlage van de jaarrekening 2023 genoemde specifieke uitkeringen gecontroleerd met inachtneming van de Nota verwachting accountantscontrole SiSa 2023. Op grond van ons onderzoek hebben wij bij uw specifieke uitkeringen geen fouten en/of onzekerheden geconstateerd die de voor SiSa geldende rapporteringstolerantie overschrijden. Zie tevens bijlage B. In bijlage 1 van de Nota Verwachtingen Accountantscontrole 2023 wordt ingegaan op de aandachtspunten voor de accountant bij de Tozo in de SiSa 2023. Uit onze werkzaamheden ten aanzien van de bestedingen 2023 en opvolging IB signalen uit eerdere jaren volgen geen controleverschillen en/of onzekerheden. In opzet zijn voldoende maatregelen opgenomen om het M&O-risico te mitigeren. Er is een geformaliseerd M&O-beleid aanwezig conform de rechtmatigheidsvoorschriften van VNG, Divosa en het Ministerie van SZW. De opvolging van de IB-signalen vindt conform het vastgestelde beleid plaats. Wij concluderen dat het M&O-beleid met betrekking tot Tozo in 2023 adequaat en toereikend is. De gemeente Purmerend heeft de uitvoering van de TOZO-regeling uitbesteed aan Zaffier. Daarnaast wordt in bijlage 1 van de Nota Verwachtingen Accountantscontrole 2023 ingegaan op de Wet Inburgering 2021.

Vanaf 1 januari 2022 is het nieuwe inburgeringsstelsel ingegaan waarin de Wet Inburgering 2021 wordt uitgevoerd door gemeenten en verantwoord in de SiSa-bijlage 2023. Uit onze werkzaamheden ten aanzien van SiSa-regeling blijkt dat de gemeente beschikt over werkinstructie Misbruik & oneigenlijk gebruik. Het M&O beleid moet nog worden geformaliseerd. Het is noodzakelijk dat de gemeente dit beleid instelt om misbruik en/of oneigenlijk gebruik van middelen te voorkomen. Het opvolgen van IB-signalen vanuit het Inlichtingenbureau is één van de maatregelen om adequaat te anticiperen op signalen hiervan. Wij zien een landelijke trend dat Ministeries steeds vaker een Specifieke regeling kiezen voor het verstrekken van subsidies aan decentrale overheden. Het aantal SiSa-regelingen is daardoor exponentieel toegenomen. Dit geeft een hoge druk op de organisatie binnen gemeente Purmerend, andere gemeenten en decentrale overheden en de accountantskantoren. Voor uw gemeente is sprake van 36 SiSa-regelingen in 2023.