Bijlage 9 Privacyconvenant accountantsdiensten v1 0

2022 Privacyconvenant Accountantsdiensten 2023 en verder

versie 1.0

FICA69662

DE ONDERGETEKENDEN: Gemeente Purmerend, waarvan het college van Burgemeester en Wethouders de verwerkingsverantwoordelijke is, verder te noemen Verwerkingsverantwoordelijke 1, hierbij rechtsgeldig vertegenwoordigd door R.J.C van der Laan, Griffier, hierna te noemen: gemeente, en <Bedrijf>., gevestigd te <plaatsnaam>, KVK-nummer <nummer> verder te noemen Verwerkingsverantwoordelijke 2, hierbij rechtsgeldig vertegenwoordigd door <de heer of mevrouw> <persoonsnaam>, <functie>, statutair gevestigd te <plaatsnaam>, hierna te noemen: aanbieder, Alle partijen gezamenlijk aan te duiden als: partijen.

NEMEN IN AANMERKING: A)

Gemeente en aanbieder een overeenkomst met betrekking tot ……… (met registratienummer …..) hebben gesloten; B) Partijen ter uitvoering van deze overeenkomst persoonsgegevens uitwisselen en anderszins verwerken in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG); C) De uitwisseling van persoonsgegevens in sommige gevallen is te kwalificeren als verdere verwerking in de zin van artikel 5 van de AVG; D) Partijen over de wijze waarop en de voorwaarden waaronder de uitwisseling van persoonsgegevens plaatsvindt een privacyconvenant willen afsluiten;

VERKLAREN HET VOLGENDE TE ZIJN OVEREENGEKOMEN:

Artikel 1

Definities

In dit convenant wordt verstaan onder: A) Hoofdovereenkomst: De op <datum> tussen de gemeente Purmerend en <naam aanbieder> gesloten overeenkomst met betrekking tot accountantsdiensten 2023 en verder, geheel overeenkomstig het bepaalde in de Uitnodiging tot inschrijving met registratienummer 1565421 en de inschrijving van de aanbieder. B) Begrippen uit de AVG en de UAVG die in dit convenant worden gebruikt, hebben dezelfde betekenis.

Artikel 2

Reikwijdte en bepaling rol

Pagina 2 van 7

FICA69662

2.1

2.2

Dit convenant is van toepassing op de uitwisseling van persoonsgegevens tussen partijen in het kader van de uitvoering van de overeenkomst: <naam hoofdovereenkomst en specificatie welk deel van de hoofdovereenkomst>. Partijen worden beiden aangemerkt als zelfstandig verwerkingsverantwoordelijken in de zin van de AVG voor de onderdelen genoemd in 2.1.

Artikel 3 Doeleinden van de gegevensverwerkingen 3.1 De uitwisseling van persoonsgegevens tussen partijen vindt plaats in het kader van …… door het college met betrekking tot: a. Aanvullen met doelen voor verwerking, doelbinding dient voort te komen uit de afspraken over dienstverlening, voornamelijk uit de hoofdovereenkomst. b. ….. c. ….. d. ….. Artikel 4 Uit te wisselen en te verwerken gegevens 4.1. Tussen partijen worden maximaal de persoonsgegevens uitgewisseld als benoemd in bijlage 1. 4.2 De in het eerste lid genoemde persoonsgegevens worden slechts uitgewisseld voor zover dit op het moment van uitwisseling noodzakelijk is in het kader van een in artikel 3 van dit convenant genoemd doel. Artikel 5 Geheimhouding 5.1 Personen die werken voor partijen, moeten Persoonsgegevens waarmee zij werken geheimhouden. De personen die werken voor partijen hebben daarom een geheimhoudingsverklaring getekend, of zich op een andere manier schriftelijk gebonden aan de geheimhouding. 5.2 Partijen zijn verplicht tot geheimhouding met betrekking tot de persoonsgegevens waarvan hij kennis neemt in het kader van dit convenant, behoudens voor zover een bij of krachtens de wet gegeven voorschrift tot verstrekking verplicht of zijn taak daartoe noodzaakt.

Artikel 6 Wijze van uitwisseling van persoonsgegevens 6.1 Partijen wisselen persoonsgegevens uit via een ‘veilig mailen voorziening’, geleverd door verwerkingsverantwoordelijke 1, die compliant is aan de NTA 7516 waarbij gebruikt wordt gemaakt van 06-authenticatie. Verwerkingsverantwoordelijke 1 biedt hiervoor op dit moment Zivver. 6.2 Wanneer persoonsgegevens worden uitgewisseld en verstrekt, gebeurt dit uitsluitend op een adequate en beveiligde manier, conform de geldende beveiligingsnormen voor de betreffende gegevens. Artikel 7 Verplichtingen van partijen 7.1 Onverminderd het gestelde in artikel 6, zijn partijen ieder verantwoordelijk voor de beveiliging van de uit te wisselen persoonsgegevens binnen hun organisatie overeenkomstig de voorschriften gesteld bij of krachtens de AVG of andere (privacy)wetgeving. Gemeente hanteert daarvoor de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO).

Pagina 3 van 7

FICA69662

7.2 7.3

Partijen treffen voorzieningen opdat de uit te wisselen persoonsgegevens, gelet op de doeleinden in artikel 3, juist, volledig, ter zake dienend en actueel zijn. Partijen zijn verantwoordelijk voor de naleving van dit convenant.

Artikel 8 Datalekken en beveiligingsincidenten 8.1. Wanneer zich een datalek en/of beveiligingsincident voordoet bij een van de partijen, meldt deze partij het voorval binnen 24 uur aan de andere partij voor zover dit voorval betrekking heeft op de gegevensuitwisseling op basis van dit convenant. Verwerkingsverantwoordelijke 1 wenst meldingen te ontvangen op het e-mailadres datalek@purmerend.nl. Verwerkingsverantwoordelijke 2 …………….. 8.2. Partijen informeren elkaar over de aard van het voorval, de geconstateerde en vermoedelijke gevolgen van het datalek en/of beveiligingsincident voor de uitwisseling van persoonsgegevens zoals bedoeld in dit privacyconvenant en de maatregelen die zijn getroffen om de gevolgen te verhelpen of te matigen. 8.3. In geval van een inbreuk neemt de getroffen partij zonder onredelijke vertraging alle maatregelen om de inbreuk te herstellen, de gevolgen daarvan te beperken en verdere inbreuken te voorkomen. Artikel 9 Looptijd van het convenant 9.1 Dit privacyconvenant is van kracht als het convenant door beide partijen is ondertekend en eindigt op het moment dat de overeenkomst ……… (met registratienummer …..) eindigt. 9.2 Bepalingen die naar hun aard bestemd zijn om ook na de beëindiging van dit convenant voort te duren, blijven gelden.

Tot deze verplichtingen behoren in ieder geval de bepalingen betreffende de geheimhoudingsplicht, het melden van datalekken en toepasselijk recht. Artikel 10 Wijziging van het convenant Wijziging van dit privacyconvenant kan slechts schriftelijk plaatsvinden middels een door beide partijen ondertekend en geaccordeerd voorstel. Artikel 11 Toepasselijk recht 11.1 Op dit convenant en op alle geschillen die daaruit mogen voortvloeien of daarmee mogen samenhangen, is het Nederlands recht van toepassing. 11.2 Geschillen met betrekking tot dit convenant of met betrekking tot al hetgeen daarmee verband houdt of daaruit voortvloeit, zullen aan de Rechtbank Noord-Holland worden voorgelegd.

Pagina 4 van 7

FICA69662

Aldus opgemaakt en ondertekend door:

Verwerkingsverantwoordelijke 1

Verwerkingsverantwoordelijke 2

Burgemeester en wethouders van Purmerend

Naam bedrijf

namens dezen,

___________________________

___________________________

Naam :

Naam:

Functie:

Functie:

Plaats: Purmerend

Plaats:

Datum :

Datum :

Pagina 5 van 7

FICA69662

Bijlage 1: Overzicht van te verwerken persoonsgegevens 1.

Iedere Partij vult de cyclus van de levering van Persoonsgegevens in. Levering/verstrekking van persoonsgegevens, doeleinden categorieën van betrokkenen, soort persoonsgegevens en eventuele doorgifte naar derde landen.

Verstrekking/ levering

Verwerking sdoeleinden

Categorieën van Betrokkenen

Categorieën Persoonsgegevens (waaronder bijzondere persoonsgegevens)

Doorgifte naar derde landen

Toelichting: aangeven dat het om de leveringen van verwerkingsverant woordelijke 1-> verwerkingsverant woordelijke 2. Toelichting: aangeven dat het om de leveringen en van verwerkingsverant woordelijke 2 -> verwerkingsverant woordelijke 1 gaat. 2. Contactgegevens Gemeente Purmerend Contactpersoon Verwerkingsverantwoordelijke (NB: Ook buiten kantooruren)

Naam: Contactgegevens: E-mailadres: Telefoonnummer:

Contactgegevens (naam partij) Contactpersoon Verwerkingsverantwoordelijke (NB: Ook buiten kantooruren)

Naam: Contactgegevens: Emailadres: Telefoonnummer:

NB: Eventuele wijzigingen in bovenstaande tabellen geven partijen op korte termijn aan elkaar door.

Pagina 6 van 7

FICA69662

Bezoekadres

Purmersteenweg 42 1441 DM Purmerend Postadres

Postbus 15 1440 AA Purmerend Telefoon & e-mail

(0299) 452 452 info@purmerend.nl purmerend.nl

Pagina 7 van 7