b-concept-controleprotocol-2024

Controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarstukken 2024

Vastgesteld door de gemeenteraad 27 maart 2025

Inhoud

1. Inleiding

3

1.1

Doelstelling

3

1.2

Wettelijk kader

3

1.3

Procedure

3

2. Algemene uitgangspunten voor de controle

5

3. Te hanteren goedkeurings-en rapporteringtoleranties

6

3.1

Goedkeuringstolerantie

6

3.2

Rapporteringstolerantie

7

3.3

Verantwoordingsgrens en rapportage grens Rechtmatigheidsverantwoording 7

4

Te controleren processen

7

5

Begrip rechtmatigheid en reikwijdte accountantscontrole

8

6

Single Information Single Audit (SISA)

9

7

WNT

10

8

Rapportering accountant

11

Pagina 2 van 12

1. Inleiding De Gemeenteraad verstrekt de opdracht voor de accountantscontrole als bedoeld in artikel 213 Gemeentewet voor de gemeente Purmerend met betrekking het boekjaar 2024. Ter voorbereiding en ondersteuning van de uitvoering van de accountantscontrole op de jaarstukken 2024 moet de gemeenteraad nog een aantal zaken nader regelen, hetgeen op hoofdlijnen in dit controleprotocol plaatsvindt. Object van controle zijn de jaarstukken 2024 en daarmee het financieel beheer zoals uitgeoefend door of namens het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Purmerend.

1.1 Doelstelling Dit controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij verder te hanteren goedkeuring- en rapporteringstoleranties voor de controle van de jaarstukken 2024 van de gemeente Purmerend. De accountant geeft een getrouwheidsoordeel af over de jaarrekening, waarvan de rechtmatigheidsverantwoording onderdeel uitmaakt. De beoordeling van de getrouwheid door de controlerend accountant geeft aan dat gesteund mag worden op hetgeen in de rechtmatigheidsverantwoording van het college vermeld staat. Het is feitelijk juist en volledig, maar de uitlatingen die opgenomen zijn in de rechtmatigheidsverantwoording komen geheel voor rekening van het college. In de controleverklaring en het verslag van bevindingen wordt van de accountant geen separaat oordeel gegeven over de rechtmatigheid.

1.2 Wettelijk kader De Gemeentewet, art. 213, schrijft voor dat de gemeenteraad één of meer accountants aanwijst als bedoeld in art. 393 eerste lid Boek 2 Burgerlijk Wetboek voor de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarstukken en het daarbij verstrekken van een controleverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen. In het kader van de opdrachtverstrekking aan de accountant kan de gemeenteraad nadere aanwijzingen geven voor te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties. Tevens zal in de opdrachtverstrekking duidelijk aangegeven moeten worden welke wet- en regelgeving in het kader van het financieel beheer onderwerp van rechtmatigheidscontrole zal zijn. Met dit controleprotocol stelt de gemeenteraad nadere aanwijzingen vast die specifiek van toepassing zijn voor controlejaar 2024.

1.3 Procedure In de verordening ex artikel 213 Gemeentewet, de Controle Verordening Purmerend 2023, is in artikel 4, lid 3, de volgende zinsnede opgenomen: “Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek (afstemmings-)overleg plaats tussen de accountant en (een vertegenwoordiger uit) de raad, (een vertegenwoordiger van) de

Pagina 3 van 12

rekenkamer(functie), de portefeuillehouder financiën, de gemeentesecretaris, de (concern-) controller”. Het afstemmingsoverleg vindt thans plaats in de auditcommissie. In artikel 2 lid 4 en artikel 7 lid 5 van de Controle Verordening Purmerend 2023 zijn ook nog de communicatiemomenten benoemd tussen de raad en de accountant. In artikel 2 betreft het de communicatie voorafgaand aan de accountantscontrole van een boekjaar en in artikel 7 de communicatie tussen de accountant en de raad na afloop van de jaarstukkencontrole. Overeenkomstig het gestelde in de Controle Verordening Purmerend 2023, artikel 2 lid 4 en artikel 4 lid 3 stelt de gemeenteraad via de auditcommissie en de griffier voorafgaand aan de accountantscontrole in overleg met de accountant de onderwerpen vast waaraan de accountant bij zijn controle specifieke aandacht dient te besteden. Naast bovenstaande artikelen is het Reglement van orde voor de raad en raadscommissies van Purmerend 2022 van toepassing.

Pagina 4 van 12

2. Algemene uitgangspunten voor de controle De accountant toetst in opdracht van de raad of de (financiële) verantwoording voldoet aan de voorschriften. Daarbij zijn twee aspecten belangrijk; getrouwheid en rechtmatigheid. Het gaat er om of er een getrouw beeld wordt gegeven van het resultaat in de jaarrekening en van alle posten op de balans. Getrouw wil zeggen in overeenstemming met de werkelijkheid en de administratie en in overeenstemming met de regelgeving omtrent de externe verslaggeving (BBV). Eventuele geconstateerde fouten en onzekerheden moeten binnen bepaalde grenzen blijven, de goedkeuringstoleranties. De accountant toetst niet op doelmatigheid en doeltreffendheid (met andere woorden: zijn de activiteiten op efficiënte wijze uitgevoerd en zijn de gestelde doelen bereikt). Ook beoordeelt de accountant of het jaarverslag en de jaarrekening wel verenigbaar zijn. Dat wil zeggen of er geen tegenstrijdigheden zitten in de tekst bij het jaarverslag en de financiële verantwoording.

Samengevat wordt conform artikel 213, lid 3 gemeentewet, bij de oordeelsvorming door de accountant wordt een onderscheid gemaakt in: • de jaarrekening een getrouw beeld geeft van zowel de baten en lasten als de grootte en samenstelling van het vermogen; • de baten en lasten, alsmede de balansmutaties met betrekking tot specifieke uitkeringen als bedoeld in artikel 17 van de Financiële-verhoudingswet rechtmatig tot stand zijn gekomen; • de jaarrekening is opgesteld in overeenstemming met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels, bedoeld in artikel 186 en; • het jaarverslag met de jaarrekening verenigbaar is. Bij de controle zullen de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van artikel 213, lid 6 Gemeentewet, Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO) alsmede Controle en Overige standaarden (NBA) bepalend zijn voor de uit te voeren werkzaamheden.

Pagina 5 van 12

3. Te hanteren goedkeurings-en rapporteringtoleranties De accountant accepteert in de controle bepaalde toleranties en richt de controle daarop in. De accountant controleert niet ieder document of iedere financiële handeling, maar richt de controle zodanig in dat voldoende zekerheid wordt verkregen over het getrouwe beeld van de jaarstukken met een belang groter dan de vastgestelde goedkeuringstolerantie. De accountant richt de controle in op het ontdekken van belangrijke fouten en baseert zich daarbij op risicoanalyse, vastgestelde toleranties en statistische deelwaarnemingen en extrapolaties.

3.1 Goedkeuringstolerantie De goedkeuringstolerantie is het bedrag dat de som van fouten in de jaarstukken of onzekerheden in de controle aangeeft, die in de jaarstukken maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarstukken voor de oordeelsvorming door de gebruikers kan worden beïnvloed. De goedkeuringstolerantie is bepalend voor de oordeelsvorming, de strekking van de af te geven controleverklaring. In het Besluit accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO) artikel 2 lid 1 zijn minimumeisen voor de in de controle te hanteren goedkeuringstoleranties voorgeschreven. Gemeenteraden mogen de goedkeuringstoleranties scherper vaststellen dan deze minimumeisen. Dit moet dan wel worden toegelicht in de controleverklaring. Onderstaande minimumeisen voor de inrichting van de controle zijn als uitgangspunt opgenomen in het contract met de accountant. De minimumeisen zijn: Goedkeuringstoleratie: Fouten in de jaarrekening (% lasten) Onzekerheden in de controle (% lasten)

Goedkeurend ≤ 1%

Strekking controleverklaring: Beperking Oordeelonthouding >1%<3% -

Afkeurend ≥ 3%

≤ 3%

>3%<10%

-

≥ 10%

Naast deze kwantitatieve benadering zal de accountant ook een kwalitatieve beoordeling hanteren (professional judgement).

Pagina 6 van 12

3.2 Rapporteringstolerantie Naast de goedkeuring rapporteert de accountant fouten en/of onzekerheden boven een bepaalde grens, ook al blijven deze binnen de grens voor een goedkeurende verklaring. De rapporteringstolerantie wordt door de gemeenteraad vastgesteld op € 162.800,- (zijnde 5% van de materialiteit) met inachtneming van bovengenoemde minimumeisen. Fouten en onzekerheden boven dit bedrag worden dus expliciet onder de aandacht gebracht in het verslag. Daarmee krijgt de Raad, het college en de organisatie snel zicht op de zaken die beter kunnen. Verder bevallen de grenzen zoals die de afgelopen jaren worden gehanteerd goed. De accountant richt de rapportage in rekening houdend met de rapporteringstolerantie om te kunnen waarborgen dat alle gesignaleerde onrechtmatigheden die dit bedrag overschrijden ook daadwerkelijk in het verslag van bevindingen worden opgenomen.

3.3 Verantwoordingsgrens en rapportage grens Rechtmatigheidsverantwoording De door het college te hanteren verantwoordingsgrens (2%) en rapportagegrens (€ 600.000) ten aanzien van de door het college af te geven rechtmatigheidsverantwoording zijn reeds in een separaat raadsbesluit genomen op 30 januari 2025 (besluit 1603465) en zijn derhalve geen onderdeel van dit controleprotocol.

4 Te controleren processen Ter uitvoering van het gestelde in de Controle Verordening Purmerend 2023, artikel 2, lid 3 en 4 en artikel 4 en de opdrachtverlening aan de accountant geeft de gemeenteraad aan, aan welke specifieke processen de accountant aandacht dient te besteden in aanvulling op de reguliere controle. In de auditcommissie van 7 oktober 2024 is er gesproken of er aan specifieke processen, aandacht besteed zou moeten worden. De auditcommissie heeft het volgende aandachtspunt meegegeven voor de controle 2024 namelijk de afboeking van niet of moeilijk inbare posten en of dit volgens de juiste protocol heeft plaatsgevonden.

Pagina 7 van 12

5 Begrip rechtmatigheid en reikwijdte accountantscontrole Rechtmatigheid is een juridische term, die aangeeft dat een (voorgenomen) handelwijze in overeenstemming is met de geldende regels en besluiten. Dit begrip is van toepassing op alles wat een gemeente qua taken op zich neemt. Dit betekent dat alle handelingen van een gemeente moeten voldoen aan alle wet- en regelgeving op het gebied. Het begrip rechtmatigheid in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording is echter een minder omvattend begrip. Bij rechtmatigheid in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording bestaat er een duidelijke relatie met het financiële beheer. Er moet immers worden verantwoord dat baten, lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. Het gaat om de financiële beheershandelingen. Het begrip financiële rechtmatigheid is concreet gemaakt met behulp van negen criteria. In de jaarrekening legt het college verantwoording af over alle negen hieronder opgenomen criteria van rechtmatigheid. De eerste zes criteria, die betrekking hebben op getrouwheid en óók onderdeel zijn van rechtmatigheid, komen tot uitdrukking in de balans en het overzicht van baten en lasten. De drie specifieke rechtmatigheidscriteria komen tot uitdrukking in de rechtmatigheidsverantwoording die met ingang van 2023 afgegeven wordt door het college van burgemeester & wethouders.

Bron: Kadernota rechtmatigheid 2024 blz. 9

De eerste zes criteria hebben naast rechtmatigheid ook betrekking op getrouwheid en maken daardoor onderdeel uit van de reguliere jaarrekeningcontrole. Voor de oordeelsvorming over de rechtmatigheid van het financiële beheer zal door het college van burgemeester & wethouders aandacht worden besteed aan de vermelde criteria zeven tot en met negen ten aanzien van de rechtmatigheidsverantwoording.

Pagina 8 van 12

6 Single Information Single Audit (SISA) Vanaf 2006 is Single Information Single Audit (SISA) van toepassing voor de Gemeentelijke overheid. Dit houdt in dat de gemeenten voortaan minder en maar op één moment verantwoordingsinformatie dienen te verstrekken aan het rijk en provincie over specifieke uitkeringen. Er wordt namelijk aangesloten bij de reguliere jaarrekening van de gemeente. Daarmee worden ook de totale controlewerkzaamheden van deze informatie sterk verminderd. De regeling wordt elk jaar door het Ministerie van BZK geactualiseerd voor wat betreft het aantal regelingen dat hieronder valt. Het actuele overzicht is te vinden op de website van het Ministerie. De controle door de accountant wordt uitgevoerd aan de hand van de nota verwachtingen accountantscontrole 2024. In zijn verslag van bevindingen neemt de accountant per specifieke uitkering de fouten en onzekerheden op. Het gaat hier om fouten/onzekerheden die niet door de gemeente kunnen worden gecorrigeerd. Daarnaast hoeven alleen fouten en onzekerheden vanaf een bepaalde financiële omvang te worden gerapporteerd. Deze omvang is: a. € 12.500 indien de omvangsbasis kleiner dan of gelijk aan € 125.000 is; b. 10% indien de omvangsbasis groter dan € 125.000 en kleiner dan of gelijk aan 1.000.000 is; c. € 125.000 indien de omvangsbasis groter dan € 1.000.000 is.

De rapporteringstolerantie voor specifieke uitkeringen heeft geen consequenties voor de omvang en aard van de controle van specifieke uitkeringen. Het gaat alleen om het rapporteren van de waargenomen en niet herstelde fouten en onzekerheden voortkomende uit de accountantscontrole. Net als in 2023 maakt in 2024 SISA deel uit van, zowel de controle door de accountant in lijn met de nota verwachting accountantscontrole 2024 als, conform de Kadernota rechtmatigheid 2024, de rechtmatigheidsverantwoording afgegeven door het college van B&W (aangezien specifieke uitkeringen een regulier onderdeel zijn van de verantwoorde baten, lasten en balansmutaties).

Pagina 9 van 12

7 WNT De Wet normering topinkomens (WNT) en de daarop gebaseerde regelgeving stellen maxima aan de bezoldigingen en de uitkeringen wegens beëindiging van het dienstverband van topfunctionarissen in de publieke en semipublieke sector. Daarnaast verplicht deze wet tot de openbaarmaking in deze sectoren van de bezoldigingen en de uitkeringen wegens beëindiging van het dienstverband van alle topfunctionarissen en daarnaast van niet-topfunctionarissen, indien deze bezoldigingen en uitkeringen wegens beëindiging van het dienstverband het wettelijke bezoldigingsmaximum te boven gaan.

Het referentie- en normenkader voor de controle van de WNT-gegevens in het financieel verslaggevingsdocument en de verantwoording van uitsluitend de WNT-gegevens bestaat voor het controlejaar 2024 uit de volgende specifieke wet- en regelgeving: - Wet normering topinkomens (WNT); - Uitvoeringsbesluit WNT; - Uitvoeringsregeling WNT; - Controleprotocol WNT; - Beleidsregels WNT 2024. Bij de controle van het financieel verslaggevingsdocument als geheel betrekt de accountant de volgende aspecten: - De toepasselijkheid van de WNT op de instelling waarover in het financiële verslaggevingsdocument verantwoording wordt afgelegd; - De getrouwe verantwoording van de in het financieel verslaggevingsdocument opgenomen informatie en de eventuele toepassing van het overgangsrecht; - De naleving van de overige bepalingen van de WNT. Dit betreft het instellen van terugvorderingen van betalingen van topfunctionarissen en gewezen topfunctionarissen (inclusief interne toezichthouders), die op grond van de WNT als onverschuldigd zijn aan te merken.

Pagina 10 van 12

8 Rapportering accountant Tijdens en na afronding van de controlewerkzaamheden rapporteert de accountant hierna in het kort weergegeven als volgt: Interimcontroles Halverwege het boekjaar wordt door de accountant een zogenaamde interimcontrole uitgevoerd. Over de uitkomsten van die tussentijdse controle wordt aan het college (via de managementletter) een verslag uitgebracht. Dit verslag wordt door de accountant toegelicht in de auditcommissie en daarna gedeeld met de gemeenteraad. Verslag van bevindingen Overeenkomstig de Gemeentewet wordt omtrent de controle een verslag van bevindingen uitgebracht aan de raad en in afschrift aan het College van Burgemeester en Wethouders. In het verslag van bevindingen wordt gerapporteerd over de opzet en uitvoering van het financiële beheer en of de beheersorganisatie een getrouw en rechtmatig financieel beheer en een rechtmatige verantwoording daarover waarborgen. Hierbij wordt het gestelde in de Controleverordening Purmerend 2023, artikel 7 lid 2, 3 en 4 in acht genomen. Uitgangspunten voor de rapportagevorm Fouten of onzekerheden die de rapporteringstolerantie als bedoeld in hoofdstuk 3 van dit controleprotocol overschrijden, worden weergegeven in een apart overzicht bij het verslag van bevindingen.

De accountant rapporteert ook over eventuele bevindingen met betrekking tot de betrouwbaarheid en de continuïteit van de door de gemeente gehanteerde geautomatiseerde informatieverzorging. Controleverklaring In de controleverklaring wordt op een gestandaardiseerde wijze, zoals wettelijk voorgeschreven, de uitkomst van de accountantscontrole weergeven. Het oordeel van de accountant als gevolg van de ingevoerde rechtmatigheidsverantwoording zal alleen nog toezien op de getrouwheid van de jaarrekening. Deze controleverklaring is bestemd voor de gemeenteraad, zodat deze de door het College van Burgemeester en Wethouders opgestelde jaarstukken kan vaststellen.

Pagina 11 van 12

Bezoekadres

Purmersteenweg 42 1441 DM Purmerend Postadres

Postbus 15 1440 AA Purmerend Telefoon & e-mail

(0299) 452 452 info@purmerend.nl purmerend.nl