b-aanbiedingsbrief-financiele-stukken-2026-waterlands-archief-geredigeerd

Aan de colleges van Burgemeester & Wethouders van de aan het Waterlands Archief deelnemende gemeenten

Onderwerp

Financiële aangelegenheden

Contactpersoon Uw kenmerk Antwoordopuwbriefvan Bijlage(n)

5

Purmerend, 11 april 2025

Geacht College, Jaarstukken 2024 inclusief controleverklaring van de accountant Bijgevoegd treft u de Jaarstukken (jaarverslag en jaarrekening) 2024 van het Waterlands Archief inclusief controleverklaring van de accountant aan. De accountant ETL heeft de jaarrekening 2024 positief beoordeeld. De jaarrekening 2024 is verder afgesloten met een positief saldo van € 20.217,-. Dit saldo wordt toegevoegd aan de Algemene reserve. De stand van de Algemene reserve wordt daarmee € 89.126,-. De algemene reserve is echter eerder gelimiteerd op € 75.000,- of 5% van de reguliere gemeentelijke bijdragen (in 2024 € 82.652,-). Daarmee wordt de Algemene reserve overschreden met € 6.474,-. Voorstel is om dit bedrag niet terug te storten maar te verrekenen met het verwachte tekort in 2025 vanwege de gewijzigde begroting. Gewijzigde begroting 2025

Wielingenstraat 75

De prognose van baten en lasten 2025 laat enkele verschuivingen zien ten opzichte van de vastgestelde begroting 2025. Binnen de begroting zijn besparingen gevonden, maar het is niet mogelijk om het gehele tekort te dekken. Voorstel is om het geraamde tekort van € 25.200,- op te vangen met de positieve resultaten van eerdere jaren (oftewel te onttrekken aan de Algemene reserve).

1441 ZN Purmerend

Toelichting: De specificatie geeft inzage in de wijzigingen. De belangrijkste zijn: 0299 411 530 info@waterlandsarchief.nl • De aanschaf- en servicekosten van scanners zijn hoger dan oorspronkelijk begroot. Het betreft een boek- en doorvoerscanner voor ‘scannen op verzoek’. www.waterlandsarchief.nl In 2025 vinden de voorbereidingen plaats voor de invoering hiervan in 2026. • De kosten voor de nieuwe accountant zijn aanzienlijk hoger dan begroot. www.facebook.com/WaterlandsArchief/ www.twitter.com/waterlarchief

1/3

Ook in het programma Digitalisering bouwvergunningen is er een wijziging ten opzichte van de oorspronkelijke begroting. Het saldo in de reserves van Beemster en Purmerend is niet toereikend ten opzichte van de geplande kosten over 2025. Kadernota 2026-2029 De Kadernota geeft u inzicht in de te verwachten ontwikkelingen. De Kadernota is gebaseerd op het Uitvoeringsplan 2026-2029, dat u vorig jaar conform de bepalingen in de gemeenschappelijke regeling is aangeboden. Verder zijn de verwachtingen ten aanzien van 2026-2029 geüpdatet. De meerjarenraming van baten en lasten 2026-2029 komt overeen met de meerjarenraming in de Begroting 2026. Concept Begroting 2026 Bijgevoegd treft u de ontwerpbegroting 2026 van het Waterlands Archief aan. De Begroting 2026 is gebaseerd op het Uitvoeringsplan 2026-2029, de Kadernota 2026-2029 en de Gewijzigde begroting 2025. Het verzoek om scenario’s te presenteren voor 5% besparing op de oorspronkelijke geraamde gemeentelijke bijdragen 2026 is primair grotendeels gerealiseerd met € 84.179,- (4,8%). Scenario’s besparing - primair (4,8%): Schrappen van het budget voor exposities en publicaties Deels her-invulling functie Digitale Toegankelijkheid Interne vervanging Coördinator Publiek Totaal

€ 29.362,€ 34.715,- + € 20.102,- + € 84.179,-

Door het bestuur wordt het schrappen van het totale budget voor exposities en publicaties niet verantwoord geacht. Voorgesteld wordt om de besparing op het budget voor exposities en publicaties te halveren ten opzichte van de primaire uitwerking. Zo blijft het archief zichtbaar voor het publiek, bijvoorbeeld via exposities en publicaties. Door stijgende kosten en beperkte middelen moeten we keuzes maken. Om de kwaliteit van het werk te behouden en te zorgen dat het archief ook in de toekomst goed functioneert, stellen we dus voor om het budget voor Exposities en Publicaties te halveren. Deze keuze is nodig zodat we kunnen blijven investeren in onze belangrijkste taken, zoals: • Het goed bewaren en beschermen van documenten; • Het digitaliseren van archiefstukken zodat ze online beschikbaar zijn; • Het helpen van gemeenten, instellingen en inwoners die informatie zoeken. Exposities en publicaties blijven belangrijk, maar we willen deze in de toekomst meer in samenwerking met partners organiseren of op kleinere schaal uitvoeren. Zo houden we het archief toegankelijk en zichtbaar, zonder dat dit ten koste gaat van de kerntaken. Met deze aanpassing zorgen we ervoor dat het Waterlands Archief ook op de lange termijn van waarde blijft voor onze regio. Daarmee wordt de besparing op de oorspronkelijke geraamde gemeentelijke bijdragen 2026 € 69.498,- (4%).

Scenario’s besparing - begroting (4%) Halveren van het budget voor exposities en publicaties Deels her-invulling functie Digitale Toegankelijkheid Interne vervanging Coördinator Publiek Totaal 2/3

€ 14.681,€ 34.715,- + € 20.102,- + € 69.498,-

Tegelijkertijd is de oorspronkelijke begroting bijgesteld met €82.031,-. De bijstelling is in lijn met de gewijzigde begroting 2025. Gemeentelijk bijdragen na de opdracht besparing: Gemeentelijke bijdragen volgens de meerjarenraming Bijstelling gemeentelijke bijdragen Opdracht Gemeentelijke bijdragen 2026

€1.739.498,€ 82.031,- + € 69.498,- € 1.752.031,-

Voor wat betreft de gemeentelijke bijdragen hebben wij hierbij de gebruikelijke berekeningswijze gehanteerd: uitgangspunt zijn de laatste cijfers voor 2025 van de decemberraming 2024 van het CPB. Verdere procedure Wij verzoeken u de jaarrekening, gewijzigde begroting, de kadernota en de ontwerpbegroting ook voor te leggen aan de raad van uw gemeente. Alvorens het bestuur van het Waterlands Archief de begroting vaststelt, worden de raden van de deelnemende gemeenten namelijk in staat gesteld om hun zienswijze inzake de jaarrekening, gewijzigde begroting, de kadernota en de ontwerpbegroting aan het bestuur van het Waterlands Archief kenbaar te maken. Hoogachtend, Het bestuur van het Waterlands Archief, de secretaris,

de voorzitter,

R.W.M. Bisscheroux

E. van Selm

3/3