A2 Raadsvoorstel en ondertekend besluit conceptbegroting 2022 Waterlands Archief

RAADSVOORSTEL EN ONTWERPBESLUIT Registratienummer raad 1545552

Datum: 30 april 2021

Portefeuillehouder: D.Bijl

Onderwerp: Zienswijze conceptbegroting 2022 Waterlands Archief en aanbieding jaarstukken 2020 Samenvatting: Het Dagelijks Bestuur van het Waterlands Archief heeft de conceptbegroting 2022 en de jaarrekening 2020 ingediend. Deelnemende gemeenten worden nu in de gelegenheid gesteld om een zienswijze over de begroting kenbaar te maken. De zienswijze dient 8 weken na ontvangst van de documenten (21 april 2021 kenmerk 1545970) verzonden te zijn naar het bestuur van het Waterlands Archief. De conceptbegroting 2022 is het eerste jaar van uitvoering van het Uitvoeringsplan 2022-2025 Van Archiefbewaarplaats naar Informatieknooppunt. Het plan is eind 2020 bestuurlijk vastgesteld. Het Waterlands Archief is daarmee op weg om een knooppunt te worden in toezicht op, beheer van en toegang tot informatie. Gezien de ambities en doelstellingen van het Waterlands Archief, die in lijn zijn met het Uitvoeringsplan 2022-2025 en maatschappelijke ontwikkelingen als de Wet Open Overheid en de Omgevingswet, wordt aan de raad voorgesteld om een positieve zienswijze af te geven op de Ontwerpprogrammabegroting 2022 en in te stemmen met de conceptbrief aan het dagelijks bestuur van het Waterlands Archief met kenmerk 1545553, waarin de zienswijze van de raad over de ontwerpprogrammabegroting 2022 van het Waterlands Archief is weergegeven.

Aan de raad wordt tevens gevraagd om de jaarstukken 2020 voor kennisgeving aan te nemen.

Registratienummer: 1545552 Onderwerp: Zienswijze conceptbegroting 2022 Waterlands Archief en aanbieding jaarstukken 2020. Purmerend, 30 april 2021 Aan de gemeenteraad van Purmerend,

Inleiding en probleemstelling: De conceptbegroting 2022 is het eerste jaar van uitvoering van het Uitvoeringsplan 20222025 Van Archiefbewaarplaats naar Informatieknooppunt. Het plan is eind 2020 bestuurlijk vastgesteld. Het Waterlands Archief is daarmee op weg om een knooppunt te worden in toezicht op, beheer van en toegang tot informatie. Er wordt in 2022 o.a. stevig ingezet op ontmoeting met bezoekers, de publieke toegankelijkheid van (digitale)archieven en het borgen van de digitale duurzaamheid van archieven. Zo wordt de traditionele studiezaal omgebouwd tot ontmoetingspunt voor bezoekers en is in 2021 de website vervangen vanwege de publieke toegankelijkheid voor mensen met een visuele beperking. Digitaliseren van de bouwdossiers worden gecontinueerd en in het beheer wordt een verschuiving gemaakt van bewaarplaats naar knooppunt. Hierbij wordt onderzocht op welke wijze E-depot (diensten) gekoppeld kunnen worden aan nieuwe applicaties van gemeenten, zodat vanaf de bron gearchiveerd kan worden. (Archivering by design). Een belangrijke verschuiving in de rol van het Waterlands Archief is die van inspectie naar advies: in een vroeg stadium gemeenten adviseren bij het inrichten van systemen, zodat aan de voorkant wordt voldaan aan de eisen die het Waterlands Archief stelt aan over te brengen digitale archieven.

Voor Purmerend en Beemster is deze samenwerking met het Waterlands Archief al de dagelijkse praktijk. In 2022 zal het Waterlands Archief ook speciale thema's ten uitvoer brengen: de viering van 400 jaar Purmer, fusie van Beemster met Purmerend, de Eerste Vrije Statenvergadering van Holland in 1572 en het Rampjaar 1672. Uitvoering van de projectactiviteiten vindt o.a. plaats in samenwerking met (instellingen van) gemeenten, Bibliotheek Waterland, musea en historische verenigingen en het Hoogheemraadschap. Gezien de ambities en doelstellingen van het Waterlands Archief, die in lijn zijn met het vastgestelde Uitvoeringsplan 2022-2025 en maatschappelijke ontwikkelingen als de Wet Open Overheid en de Omgevingswet, wordt aan de raad voorgesteld om een positieve zienswijze af te geven op de conceptbegroting 2022 en in te stemmen met de conceptbrief aan het dagelijks bestuur van het Waterlands Archief met kenmerk1545553,waarin de zienswijze van de raad over de ontwerpprogrammabegroting 2022 van het Waterlands Archief is weergegeven. Ook wordt aan de raad gevraagd om de jaarstukken 2020 voor kennisgeving aan te nemen.

Oplossingsrichtingen: Een positieve zienswijze af te geven op de conceptbegroting 2022 Waterlands Archief. Meetbare doelstellingen: Taken en doelstellingen worden jaarlijks benoemd in de conceptbegroting. Financiële consequenties: De jaarstukken 2020 worden voor kennisgeving aangeboden. Over het jaar 2020 boekt het Waterlands Archief een klein positief saldo van € 2.746,-. Dit zal worden toegevoegd aan de algemene reserve. Resultaat pakt lager uit dan de gewijzigde begroting, maar is klein van aard. Het resultaat leidt niet tot een wijziging van de gemeentelijke bijdragen over 2020. Begrotingswijziging 2021: Met betrekking tot de begroting 2021 zijn er enkele wijzigingen doorgevoerd. De wijzigingen hebben betrekking op de kosten structuur binnen het Waterlands Archief. De kosten voor digitaliseren zijn hoger dan reeds begroot. Naast de hogere kosten voor de digitaliseren werkt biz. 2 van 5

Registratienummer: 1545552 Onderwerp: Zienswijze conceptbegroting 2022 Waterlands Archief en aanbieding jaarstukken 2020. dit tevens door op de kapitaalskosten (hogere afschrijvingen op het project). De hogere kosten worden gedekt door de reserve welke reeds aanwezig is voor het project. Gezien de aanwezigheid van de reserve hebben de hogere kosten geen invloed op de gemeentelijke bijdrage over 2021. Begroting 2022: De doorbelasting vanuit het Waterlands Archief blijft ongewijzigd (€ 7,35 per inwoner, referentie: 1510117). In 2021 was de vaste gemeenschappelijke bijdrage voor de gemeente Beemster en Purmerend tezamen€ 723.025,- (Beemster:€ 89.431,- en Purmerend:€ 633.594,-). Aanvullend op het genoemde bedrag is er vanuit de gemeente Beemster nog een bijdrage geweest voor de digitaliseren van de bouwvergunningen, zijnde€ 8.171,- Totale bijdrage 2021: € 731.196,ln 2022 stijgt de vaste gemeenschappelijke bijdrage tot€ 729.624,-. De stijging wordt veroorzaakt door het toenemend aantal inwoners van de gemeente. In 2021 werd uitgegaan van 91.258 inwoners, in 2022 komt deze op 92.166. Uitgaande van de stijging van het aantal inwoners is toename in de vaste bijdrage verklaard (908 inwoners x € 7,35 = € 6.673). De uiteindelijke bijdrage voor 2022 voor de gemeente komt op € 747.191,- Dit wordt veroorzaakt door de bijdrage aan de verdere digitalisering.

Purmerend heeft zijn bijdrage reeds volledig voldaan, voorafgaand aan het jaar 2022 dient de gemeente Beemster nog € 58.015,- te doteren aan de reserve. In 2022 wordt€ 17.567,- gedoteerd. In de jaren 2023 en 2024 zal men nog in totaal€ 40.448,- moeten doteren.

Communicatie: Het dagelijks bestuur van het Waterlands Archief een brief (met kenmerk 1545553) te sturen waarin de zienswijze van de gemeenteraad Purmerend over de conceptontwerpprogrammabegroting 2022 wordt gegeven.

Relatie met fusie: Als gevolg van de fusie zal vanaf 2022 de gemeentelijke bijdrage van Beemster onderdeel worden van de begroting van de nieuwe gemeente.

Duurzaamheid: Het uitvoeringsplan 2022-2025 en de Conceptbegroting 2022 bieden voldoende inzicht op welke wijze het Waterlands Archief in samenwerking met gemeenten werkt aan duurzame publieke toegankelijkheid van digitale archieven en bijdraagt aan maatschappelijke ontwikkelingen als de Wet Open Overheid en de Omgevingswet. Monitoring/evaluatie: Het bestuur van het Waterlands Archief legt jaarlijks aan deelnemende gemeenten verantwoording af in de jaarstukken en het verslag van de accountant.

Voorstel: 1.

Een positieve zienswijze af te geven op de conceptbegroting 2022 Waterlands Archief. 2. In te stemmen met de conceptbrief aan het dagelijks bestuur van het Waterlands Archief met kenmerk 1545553 waarin de zienswijze van de raad over de ontwerpprogrammabegroting 2022 van het Waterlands Archief is weergegeven. 3. De jaarstukken 2020 voor kennisgeving aan te nemen. biz. 3 van 5

Registratienummer: 1545552 Onderwerp: Zienswijze conceptbegroting 2022 Waterlands Archief en aanbieding jaarstukken 2020.

Burgemeester en wethouders van Purmerend, de secretaris de burgemeester,

Bijlage(n): Conceptbrief aan het dagelijks bestuur van het Waterlands Archief met kenmerk 1545553 zienswijze raad ontwerpprogrammabegroting 2022 Waterlands Archief. Aanbiedingsbrief jaarstukken 2020 en conceptbegroting 2022Waterlands Archief Aanbiedingsbrief jaarverslag voorzien van controleverklaring 2020 Waterlands Archief. Aanbiedingsbrief concept begroting 2022 Waterlands Archief Aanbieding Uitvoeringsplan 2022-2025

biz. 4 van 5

Registratienummer: 1545552 Onderwerp: Zienswijze conceptbegroting 2022 Waterlands Archief en aanbieding jaarstukken 2020.

De raad van de gemeente Purmerend, gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 30 april 2021,

BESLUIT:

1. 2.

3.

De raad geeft een positieve zienswijze af over de conceptbegroting 2022. De raad stem in met de concept brief aan het bestuur van het Waterlands Archief met kenmerk 1545553 waarin de zienswijze van de raad over de conceptbegroting 2022 van het Waterlands Archief is weergegeven. De jaarstukken 2020 zijn voor kennisgeving aangenomen

Aldus vastgesteld de griffier,

i

de openbare vergade,J d.d. ·-Z. de voorzitter,

biz. 5 van 5

7 """-'

202