A1-raadsvoorstel-en-ondertekend-besluit-rechtmatigheidskader-dienstjaar-2023

►

Raadsvoorstel en ontwerpbesluit

V

PUR MER

END

Registratienummer raad 1581245

Datum: 11 april 2023

Portefeuillehouder: H.M.M. Rotgans

Domein/ Team: DBED/CCCA

Onderwerp: Rechtmatigheidskader dienstjaar 2023 Samenvatting: Vanaf het dienstjaar 2023 is het college zelf verantwoordelijk voor het afgeven van een rechtmatigheidsverantwoording, die in de jaarstukken wordt opgenomen. Met ingang van 2023 zal het college zelf gaan toetsen op de rechtmatige naleving van het door de raad vastgestelde normenkader. Tot en met 2022 was dit de taak van de accountant. Deze verantwoording zal plaatsvinden door middel van een voorgeschreven modeltekst (zie bijlage). In de rechtmatigheidsverantwoording worden afwijkingen boven een door de gemeenteraad gestelde grens opgenomen. De raad bepaalt de verantwoordingsgrens en daarmee vanaf welk bedrag afwijkingen dienen te worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording. In dit raadsbesluit wordt -gehoord de auditcommissie- de raad gevraagd het grensbedrag dat wordt gehanteerd in de rechtmatigheidsverantwoording vast te stellen op 1% van de totale lasten inclusief mutaties in de reserves. Naast de verantwoordingsgrens kan de raad aangeven welke specifieke aspecten over de rechtmatigheid in de paragraaf Bedrijfsvoering opgenomen dienen te worden. Ook kan de raad een rapportagegrens vaststellen. Onrechtmatigheden boven de rapportagegrens, maar onder de verantwoordingsgrens worden door het college nader toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.

Voor het dienstjaar 2023 worden geen specifieke onderwerpen voorgesteld zodat de wettelijke onderdelen worden opgenomen: de oorzaken toelichten voor eventueel geconstateerde onrechtmatigheden (wat is het precies); een verklaring geven voor de geconstateerde onrechtmatigheden (achterliggende reden); acties die zijn ondernomen om onrechtmatigheden in de toekomst te voorkomen (getroffen beheersmaatregelen). In dit raadsbesluit wordt -gehoord de auditcommissie- de raad gevraagd de rapportagegrens vast te stellen op € 600.000,-. De gewenste invulling van bovengenoemde door de raad gewenste vereisten is behandeld in de auditcommissie van 2o maart 2023. De input vanuit de auditcommissie is verwerkt in dit voorstel.

Registratienummer: 1581245 Onderwerp: Rechtmatigheidskader dienstjaar 2023 Purmerend, 11 april 2023 Aan de gemeenteraad van Purmerend,

Inleiding en probleemstelling: Vanaf het dienstjaar 2023 is het college zelf verantwoordelijk voor het afgeven van een rechtmatigheidsverantwoording, die in de jaarstukken wordt opgenomen. Met ingang van 2023 zal het college zelf gaan toetsen op de rechtmatige naleving van het door de raad vastgestelde normenkader. Tot en met 2022 was dit de taak van de accountant. Deze verantwoording zal plaatsvinden door middel van een voorgeschreven modeltekst (zie bijlage). De rechtmatigheidsverantwoording is sinds 2019 aangekondigd. De Eerste kamer heeft in september 2022 ingestemd met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording door het college per 1 januari 2023. Nu de rechtmatigheidsverantwoording door de Eerste kamer is besloten zal er in navolging op de communicatie die in juni 2021 aan de gemeenteraad heeft plaatsgevonden nadere invulling gegeven worden aan de door de gemeenteraad te bepalen grenswaarden waarvoor de rechtmatigheidsverantwoording gaat gelden. Om hieraan invulling te geven is in de financiële verordening (artikel 20 rechtmatigheid, lid 2) opgenomen dat het college jaarlijks aan de raad een rechtmatigheidskader aanbiedt ter vaststelling.

Het rechtmatigheidskader bevat: a) een overzicht van de interne en externe wet- en regelgeving (normenkader); b) de bijbehorende verantwoordingsgrens en een onderbouwing daarvan; c) de rapportagegrens ten behoeve van de afwijkingen in de paragraaf Bedrijfsvoering.

Oplossingsrichtingen: Duiding rechtmatigheid Bij de rechtmatigheidsverantwoording gaat het erom dat dat het college toelicht in hoeverre de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties overeenstemmen met of afwijken van het begrotingscriterium, het voorwaardencriterium, en het misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium. Dit houdt in dat de verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties in overeenstemming zijn met door de raad vastgestelde kaders zoals de begroting en gemeentelijke verordeningen en met bepalingen in de relevante wet- en regelgeving. De baten en lasten alsmede de balansmutaties moeten getrouw in de jaarrekening worden opgenomen. Uit het getrouw opnemen van de baten en lasten alsmede de balansmutaties, blijkt een drietal rechtmatigheidscriteria niet expliciet. Dit zijn het begrotingscriterium1, het voorwaardencriterium' en misbruik- en oneigenlijk gebruik3 criterium. Het begrotingscriterium krijgt gedurende het jaar bij het opstellen van de planning en control producten aandacht. Het voldoen aan het voorwaarden- en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium blijkt uit de werkzaamheden die tijdens de (verbijzonderde) interne controlewerkzaamheden worden uitgevoerd. Conform de financiële verordening worden zowel in de voorjaarsnota, de najaarsnota als de jaarrekening financiële afwijkingen groter dan € 100.000 toegelicht.

Deze zijn in zichzelf ook De financiële beheers handelingen moeten tot stand komen binnen de grenzen van de geautoriseerde begroting.

1

Dit zijn de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De voorwaarden zijn afkomstig uit de regelgeving en hebben betrekking op aspecten zoals: doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur. 3 Onder misbruik wordt verstaan: het opzettelijk niet, niet tijdig, onjuist of onvolledig verstrekken van

gegevens met als doel ten onrechte overheidssubsidies of -uitkeringen te verkrijgen, danwel met het doel om voor een te laag bedrag aan heffingen aan de hogere overheid te betalen. biz. 2 van 7

Registratienummer: 1581245 Onderwerp: Rechtmatigheidskader dienstjaar 2023 onrechtmatig maar met het vaststellen van de nota's en de rekening legaliseert de gemeenteraad deze onrechtmatigheden. Afwijkingen groter dan € 100.000 maar kleiner dan € 6oo.00o die zich na de najaarsnota in het dienstjaar voordoen kan de gemeenteraad met een raadsbesluit in de maand december legaliseren. De verantwoordingsgrens In de rechtmatigheidsverantwoording worden afwijkingen boven een door de gemeenteraad gestelde grens opgenomen. De raad bepaalt de verantwoordingsgrens en daarmee vanaf welk bedrag afwijkingen dienen te worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording. In dit raadsbesluit wordt -gehoord de auditcommissie- de raad gevraagd het grensbedrag dat wordt gehanteerd in de rechtmatigheidsverantwoording vast te stellen op 1% van de totale lasten van de gemeente, inclusief de dotaties aan de reserves. Genoemd percentage is overeenkomstig de huidige goedkeuringstolerantie voor rechtmatigheid van de externe accountant.

hid Tb a e I verantwoor mnqsqrens voor d e recltmatiq h 1ei(svera ntwoording Verantwoording over 2023 op basis van de

primitieve begroting 2023 Begrotingstotaal Fouten% Fouten marqe

€ 300 miljoen

1,0%

+

€

3miljoen

Onduidelijkheden%

1,0%

Onduidelijkheden marge

€

3miljoen

Deze omvang geeft aan boven welke grens het college systematische fouten (dus het niet naleven van wet- en regelgeving) en/of onduidelijkheden over de rechtmatigheid moet rapporteren aan de raad via de rechtmatigheidsverantwoording. Door de externe accountant is de rechtmatigheid tot en met dienstjaar 2022 gecontroleerd met een verantwoordingsgrens van 1% van de totale lasten, inclusief de dotaties aan de reserves. De externe accountant toetst de getrouwheid van de jaarrekening, waar de rechtmatigheidsverantwoording onderdeel van is, met een verantwoordingsgrens van 1% van de totale lasten inclusief de dotaties aan de reserves. De raad wordt gevraagd de verantwoordingsgrens van de Rechtmatigheid over dienstjaar 2023 eveneens te stellen op 1% van de totale lasten inclusief de dotaties aan de reserves. De gemeenteraad kiest hiermee voor een bestendige gedragslijn. De rapportagegrens in de paragraaf Bedrijfsvoering Naast de verantwoordingsgrens kan de raad aangeven welke specifieke aspecten over de rechtmatigheid in de paragraaf Bedrijfsvoering opgenomen dienen te worden. Ook kan de raad een rapportagegrens vaststellen. Onrechtmatigheden boven de rapportagegrens worden door het college nader toegelicht in de paragraaf Bedrijfsvoering.

Voor het dienstjaar 2023 worden geen specifieke onderwerpen voorgesteld zodat de wettelijke onderdelen worden opgenomen: de oorzaken toelichten voor evt. geconstateerde onrechtmatigheden (wat is het precies); een verklaring geven voor de geconstateerde onrechtmatigheden (achterliggende reden); acties die zijn ondernomen om onrechtmatigheden in de toekomst te voorkomen (getroffen beheersmaatregelen). In dit raadsbesluit wordt -gehoord de auditcommissie- de raad gevraagd de rapportagegrens vast te stellen op € 6oo.00o,- Dit betekent dat alle individuele fouten en onduidelijkheden boven € 600.000,worden opgenomen in de paragraaf Bedrijfsvoering. Er is gekozen voor een rapportagegrens van € biz. 3 van 7

Registratienummer: 1581245 Onderwerp: Rechtmatigheidskader dienstjaar 2023 600.000,-. Zodat de raad inzicht krijgt in eventuele onrechtmatigheden die zich gedurende 2023 hebben voorgedaan boven € 600.000. Zonder het instellen van deze rapportagegrens worden onrechtmatigheden die onder de verantwoordingsgrens van €3 miljoen blijven voor de raad niet zichtbaar. De rapportagegrens van € 600.000 betreft 20% van de verantwoordingsgrens. Het hanteren van een lagere rapportagegrens leidt tot extra interne werkzaamheden, om onrechtmatigheden met een lagere omvang inzichtelijk te maken en op te nemen in de paragraaf bedrijfsvoering. Het hanteren van een lagere rapportagetolerantie zal leiden tot het inzetten van extra interne uren voor de interne controle. Deze uren zullen ten laste gaan van overige werkzaamheden voor de inwoners danwel hiervoor is extra personele capaciteit nodig. Tevens zal bij een lagere rapportage de raad meer op detailniveau gaan sturen in plaats van op hoofdlijnen.

Verder rapporteert het college zoals hiervoor beschreven in de voorjaarsnota en najaarsnota over afwijken (begrotingsonrechtmatigheid) groter dan € 100.000 en heeft het college tot en met december de mogelijkheid uw raad budgetafwijkingen, ontstaan of bekend geworden na vaststelling van de najaarsnota, ter vaststelling voor te leggen; hiermee kan de raad zijn controlebevoegdheid uitoefenen ten aanzien van kleinere bedragen dan € 600.000. De gewenste invulling van bovengenoemde door de raad gewenste vereisten is behandeld in de auditcommissie van 20 maart 2023. De input vanuit de auditcommissie is verwerkt in dit voorstel. De in- en externe wet- en regelgeving (normenkader) Het normenkader voor een rechtmatigheidsverantwoording betreft de inventarisatie van de relevante regelgeving, waaronder die van de betreffende gemeente (zoals verordeningen). De inventarisatie beperkt zich tot regelgeving die relevant is voor financiële beheers handelingen. Het normenkader moet actueel worden gehouden en wordt aangepast op basis van nieuwe weten regelgeving. Onder gemeentelijke regelgeving worden verordeningen, raads- en collegebesluiten verstaan. De raad stelt het normenkader jaarlijks vast. Het normenkader 2023 zal eind 2023 aan uw raad ter vaststelling worden aangeboden.

Meetbare doelstellingen: Op basis van de uitgevoerde interne controlewerkzaamheden zal het college in staat zijn de rechtmatigheidsverantwoording op te stellen rekening houdende met de verantwoord in gs- en rapportagegrens, vastgesteld door de Raad. Financiële consequenties: Omdat de verantwoordingsgrens gelijk blijft aan de toleranties die de accountant tot en met 2022 hanteert ten aanzien van de rechtmatigheid, is de verwachting dat met de huidige organisatie van interne controle de kosten voor het afgeven van de rechtmatigheidsverantwoording binnen de bestaande begroting kan worden gedekt. Aangezien 2023 het eerste jaar is waarover het college de rechtmatigheidsverantwoording aflegt is nog niet zeker of deze verwachting ook uitkomt. Communicatie: Het raadsbesluit zal binnen de ambtelijke organisatie worden vertaald in een toepasbaar normenkader betreffende de in- en externe wet- en regelgeving. Tevens zal het raadsbesluit aan de externe accountant ter beschikking worden gesteld. Duurzaamheid: Niet van toepassing. Monitoring/evaluatie: Aan de hand van het door de Raad vastgestelde verantwoordingsgrens zal worden nagegaan of het college van burgemeester en wethouders over dienstjaar 2023 rechtmatig heeft gehandeld ten aanzien van de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutatie(s).

biz. 4 van 7

Registratienummer: 1581245 Onderwerp: Rechtmatigheidskader dienstjaar 2023 Het college informeert de raad verder indien zich onrechtmatigheden voordoen die beneden de verantwoordings- en rapportagegrens blijven maar die naar het oordeel van het college van politieke importantie zijn. De rechtmatigheidsverantwoording over 2023 betreft het eerste jaar dat het college een rechtmatigheidsverantwoording afgeeft. Zowel voor de raad als het college zal het een eerste jaar zijn waarin volgens de nieuwe wetgeving gewerkt wordt. Leermomenten worden meegenomen gedurende het jaar en richting de verantwoording 2024.

Voorstel: 1.

De verantwoordingsgrens, te hanteren in de rechtmatigheidsverantwoording over dienstjaar 2023, vast te stellen op 1% van de totale lasten, inclusief de dotaties in de reserves. Waarbij dit

2.

3.

percentage geldt voor fouten en onduidelijkheden afzonderlijk; De gemeenteraad ten spoedigste te informeren over onrechtmatigheden die beneden de grens van de rechtmatigheidsverantwoording vallen (1% van de gemeentelijke begroting) als het college die onrechtmatigheden van politieke importantie acht; In te stemmen dat in de paragraaf Bedrijfsvoering van de jaarrekening 2023 de wettelijke vereiste onderdelen van de rechtmatigheidsverantwoording worden vermeld en waarbij individuele bevindingen ten aanzien van fouten en onduidelijkheden boven de rapportagegrens van€ 600.000 worden opgenomen. Het college zal de gemeenteraad ten spoedigste informeren bij onrechtmatigheden boven de rapportagegrens.

Burgemeester en wethouders van Purmerend, de secretaris de burgemeester,

Bijlage(n): Model van de rechtmatigheidsverantwoording

biz. 5 van 7

Registratienummer: 1581245 Onderwerp: Rechtmatigheidskader dienstjaar 2023

De raad van de gemeente Purmerend, gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders 1581244 d.d. 11 april 2023,

BE 5 LU IT:

1.

2.

3.

De verantwoordingsgrens, te hanteren in de rechtmatigheidsverantwoording over dienstjaar 2023, vast te stellen op 1 % van de totale lasten, inclusief mutaties in de reserves. Waarbij dit percentage geldt voor fouten en onduidelijkheden afzonderlijk; De gemeenteraad ten spoedigste te informeren over onrechtmatigheden die beneden de grens van de rechtmatigheidsverantwoording vallen (1% van de gemeentelijke begroting) als het college die onrechtmatigheden van politieke importantie acht; In te stemmen dat in de paragraaf Bedrijfsvoering van de jaarrekening 2023 de wettelijke vereiste onderdelen van de rechtmatigheidsverantwoording worden vermeld en waarbij individuele bevindingen ten aanzien van fouten en onduidelijkheden boven de rapportagegrens van€ 600.000 worden opgenomen. Het college zal de gemeenteraad ten spoedigste informeren bij onrechtmatigheden boven de rapportagegrens.

de openbare vergadedn~

~!;;~,z;)

0

biz. 6 van 7

Registratienummer: 1581245 Onderwerp: Rechtmatigheidskader dienstjaar 2023 Bijlage: Model Verantwoordelijkheid college van burgemeester en wethouders De baten en lasten alsmede de balansmutaties moeten getrouw in de jaarrekening worden opgenomen. Uit het getrouw opnemen van de baten en lasten alsmede de balansmutaties, blijken een drietal rechtmatigheidscriteria niet expliciet. Dit betreffen het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium. In deze rechtmatigheidsverantwoording licht het college van burgemeester en wethouders toe in hoeverre bij de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium zijn nageleefd. Dit houdt in dat de verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties in overeenstemming zijn met door de raad vastgestelde kaders zoals de begroting en gemeentelijke verordeningen en met bepalingen in de relevante wet- en regelgeving. Bij de waarderingsgrondslagen in de jaarrekening is het door de raad op <datum> vastgestelde normenkader van de relevante wet- en regelgeving verder toegelicht. Deze verantwoording hanteert een grensbedrag omdat alleen de van belang zijnde aspecten in de verantwoording hoeven te worden betrokken.

Deze grens is door de raad bepaald en bedraagt <x>% (maximaal 3) van de totale lasten inclusief toevoegingen aan de reserves en is daarmee vastgesteld op € <x>. Bevinding Het college is van mening dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties <niet> rechtmatig tot stand zijn gekomen binnen de daarvoor gestelde grens. De geconstateerde afwijkingen betreffen [a].

In de paragraaf bedrijfsvoering is op basis van de Kadernota rechtmatigheid van de commissie BBV en op basis van de afspraken met de raad aanvullende informatie opgenomen over de financiële rechtmatigheid. In deze paragraaf heeft het college ook beschreven welke actie het onderneemt om vermelde afwijkingen in de toekomst te voorkomen.

[a] De afwijkingen (fouten en/of onduidelijkheden als gedefinieerd in de notitie rechtmatigheidsverantwoording) worden alleen in de rechtmatigheidsverantwoording vermeld indien de door de raad gestelde verantwoordingsgrens voor rechtmatigheid is overschreden. Op basis van afspraken tussen de raad en het college kunnen afwijkingen die lager zijn dan de verantwoordingsgrens in de paragraaf Bedrijfsvoering worden vermeld.

blz. 7 van7