A1-raadsvoorstel-en-ondertekend-besluit-mandaatbesluit-griffier-en-regeling-rechtspositie-griffie
Tekst van het document
►
Raadsvoorstel en ontwerpbesluit
PUR MER END
Registratienummer raad: 1591966
Datum: 22 januari 2024
Portefeuillehouder: Werkgeverscommissie
Domein/ Team: RGFP
Onderwerp: Mandaat griffier Purmerend en Regeling rechtspositie griffie Purmerend
Samenvatting: De gemeente Purmerend kent meerdere regelingen met betrekking tot diverse organen en functionarissen van de raad. In raadvergadering van 29 juni 2023 heeft uw raad de Verordening werkgeverscommissie griffie Purmerend vastgesteld en bevoegdheden voor het werkgeverschap met betrekking tot de griffie overgedragen aan deze commissie. Deze overdracht omvat onder meer de inhoudelijke bevoegdheden over de rechtspositie van de griffie. Hierdoor zijn de Verordening rechtspositie, mandaat- en volmachtsbesluit griffie Purmerend 2014 op onderdelen niet meer juist. Daarnaast zijn de Verordening rechtspositie, mandaat- en volmachtsbesluit griffie Purmerend 2014 en het Overzicht mandaten en volmachten griffier Purmerend 2014 nog niet aangepast aan (recente) nieuwe weten regelgeving, zoals de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).
►
Gezien de overzichtelijkheid is ervoor gekozen geen wijzigingsvoorstel te maken, maar uw raad nieuwe besluiten te laten vaststellen, waarbij de inhoudelijke bepalingen over de rechtspositie van de griffie worden ontvlecht van de bepalingen over mandaat en volmacht. Uw raad wordt voorgesteld het Mandaatbesluit griffier Purmerend en de Regeling rechtspositie griffie Purmerend vast te stellen onder gelijktijdige intrekking van de Verordening rechtspositie, mandaat- en volmachtsbesluit griffie Purmerend 2014 en het Overzicht mandaten en volmachten griffier Purmerend 2014.
Registratienummer: Onderwerp: Mandaat griffier en regeling rechtspositie griffie
Purmerend, 22 januari 2024 Aan de gemeenteraad van Purmerend,
Inleiding en probleemstelling: De raad heeft in 2014 de Verordening rechtspositie, mandaat- en volmachtsbesluit griffie Purmerend 2014 en het Overzicht mandaten en volmachten griffier Purmerend 2014 vastgesteld. Beide regelingen zijn nog niet aangepast aan (recente) nieuwe wet- en regelgeving, al heeft uw raad op 21 december 2023 wel besloten om aan de griffier mandaat te verlenen om te beslissen op verzoeken in het kader van de Wet open overheid alsmede verdagingsbesluiten te nemen in het kader van die verzoeken. De raad heeft op 29 juni 2023 de Verordening werkgeverscommissie griffie Purmerend vastgesteld en bevoegdheden voor het werkgeverschap met betrekking tot de griffie overgedragen aan deze commissie. Deze overdracht omvat onder meer de inhoudelijke bevoegdheden over de rechtspositie van de griffie waardoor de bepalingen in de Verordening rechtspositie, mandaat- en volmachtsbesluit griffie Purmerend 2014 en het Overzicht mandaten en volmachten griffier Purmerend 2014 niet meer kloppen. De raad heeft van de wetgever geen bevoegdheden gekregen om te besluiten tot het aangaan van overeenkomsten van de gemeente. Deze bevoegdheid is voorbehouden aan het college op grond van artikel 16o, eerste lid onder d van de Gemeentewet.
De burgemeester vertegenwoordigt de gemeente in en buiten rechte en is dus bevoegd de overeenkomst waartoe het college besluit namens de gemeente te tekenen. Op dit moment is de griffier niet bevoegd namens de gemeente Purmerend overeenkomsten aan te gaan en te ondertekenen. Qua overzichtelijkheid en leesbaarheid is het wenselijk om de inhoudelijke bepalingen over de rechtspositie van de griffie te ontvlechten van de bepalingen over mandaat en volmacht. Om adequaat uitvoering te kunnen blijven geven aan de taken van de griffier, om (als raad) te kunnen voldoen aan wettelijke voorschriften en om (als raad) tijdige beslissingen te kunnen nemen, is het nodig het huidige mandaatbesluit te herijken en nieuwe bevoegdheden toe te voegen.
Oplossingsrichtingen: ► Mandaatbesluit griffier Purmerend De inhoudelijke bepalingen over de rechtspositie van de griffie worden ontvlecht van de bepalingen over mandaat en volmacht en de bepalingen over mandaat en volmacht worden opgenomen in het Mandaatbesluit griffier Purmerend. Er worden tevens nieuwe bevoegdheden aan de griffier gemandateerd, zoals de bevoegdheid tot het aangaan en ondertekenen van verwerkersovereenkomsten die de raad als verwerkingsverantwoordelijke moet sluiten. Het college is verzocht de bevoegdheid te besluiten tot het aangaan van overeenkomsten die het functioneren van de griffie en/of de raad betreffen, aan de griffier te mandateren. Het college/de burgemeester zullen uw raad informeren zodra dit besluit genomen is. Aan de burgemeester is voorgesteld de griffier volmacht te verlenen van de bevoegdheid deze overeenkomsten te ondertekenen.
blz. 2 van 7
Registratienummer: Onderwerp: Mandaat griffier en regeling rechtspositie griffie
► Regeling rechtspositie griffie Purmerend De inhoudelijke bepalingen over de rechtspositie van de griffie worden ontvlecht van de bepalingen over mandaat en volmacht en de bepalingen over de rechtspositie van de griffie worden opgenomen in de Regeling rechtspositie griffie Purmerend. Het is daarbij gewenst dat voor het personeel werkzaam op de griffie, dezelfde rechtspositionele voorschriften blijven gelden als voor het overige personeel werkzaam binnen de gemeente. Het betreft geen inhoudelijke wijzigingen. Meetbare doelstellingen:
Financiële consequenties: Geen. Communicatie: De regeling rechtspositie griffie Purmerend heeft de instemming van de medewerkers van de griffie en de ondernemingsraad. Na vaststelling zullen het raadsbesluit, het Mandaatbesluit griffier Purmerend en de Regeling rechtspositie griffie Purmerend op gebruikelijke wijze bekend worden gemaakt. Privacy:
Duurzaamheid:
Monitoring/evaluatie:
Voorstel: Het Mandaatbesluit griffier Purmerend en de Regeling rechtspositie griffie Purmerend vast te stellen onder gelijktijdige intrekking van de Verordening rechtspositie, mandaat- en volmachtsbesluit griffie Purmerend 2014 en het Overzicht mandaten en volmachten griffier Purmerend 2014. mmissie van de gemeenteraad van Purmerend, de v
biz. 3 van 7
Registratienummer: Onderwerp: Mandaat griffier en regeling rechtspositie griffie
De raad van de gemeente Purmerend; gelezen het voorstel van de werkgeverscommissie d.d. 22 januari 2024; gelet op de Gemeentewet en afdeling 10.1.1. van de Algemene wet bestuursrecht; overwegende dat: de griffier op grond van de 'Instructie voor de griffier Purmerend' hiërarchisch leidinggevende is van het personeel van de griffie; de raad soms snel en adequaat binnen wettelijk vastgestelde termijnen aan wettelijke voorschriften moet voldoen of een besluit moet nemen; het niet (altijd) haalbaar is deze besluiten binnen de vergadercyclus van de raad te nemen; het op grond van vorenstaande wenselijk is een aantal bevoegdheden van de raad aan de griffier te mandateren; in de 'Verordening rechtspositie, mandaat- en volmachtsbesluit griffie Purmerend 2014' zowel bepalingen over de rechtspositie van de griffie zijn opgenomen, als bepalingen over mandaat en volmacht; het qua overzichtelijkheid en leesbaarheid wenselijk is om de inhoudelijke bepalingen over de rechtspositie van de griffie te ontvlechten van de bepalingen over mandaat en volmacht; besluit vast te stellen het Mandaatbesluit griffier Purmerend Artikel 1. Mandaat aan de griffier 1. De raad mandateert aan de griffier a.
de bevoegdheid tot het nemen van alle rechtspositionele besluiten, inclusief benoeming en de toepassing van hardheidsclausules, maar exclusief schorsing en ontslag, voor het personeel van de griffie en het uitoefenen van de bijbehorende dagelijkse werkgeverstaken; b. het nemen van besluiten en verdagingsbesluiten in het kader van de Wet open overheid; c. het nemen van besluiten, verdagingsbesluiten en het aangaan van overeenkomsten in het kader van de Algemene verordening gegevensbescherming; d. het nemen van verdagingsbesluiten met betrekking tot bij de gemeenteraad ingediende bezwaarschriften; e. het nemen van besluiten op grond van artikel 4:17 tot en met 4:2o (dwangsom bij niet tijdig beslissen) van de Algemene wet bestuursrecht, waaronder het vaststellen van de hoogte van de verschuldigde dwangsom na ingebrekestelling alsmede het terugvorderen van onverschuldigd betaalde dwangsommen; f. het doorzenden van stukken, zoals bedoeld in artikel 2:3 of 6.15 Algemene wet bestuursrecht; g. het nemen van besluiten t.a.v. een periodiek verzoek van de accountant tot herbevestiging van de bestaande opdracht tot controle van de jaarrekening; h. de bevoegdheid tot het aanwijzen van de leden van de commissie die de geloofsbrieven van een nieuw te beëdigen raadslid en/of te benoemen en te beëdigen commissielid onderzoekt. 2. Tot het mandaat behoort mede: a.
het afdoen en voeren van correspondentie ter zake van de toegekende bevoegdheden, alsmede het (doen) treffen van voorbereidings- en uitvoeringshandelingen. biz. 4 van 7
Registratienummer: Onderwerp: Mandaat griffier en regeling rechtspositie griffie
b.
het ondertekenen van besluiten en de onder artikel 1. sub c genoemde overeenkomsten.
Artikel 2 Instructies 1. De in mandaat te nemen besluiten dienen in overeenstemming te zijn met alle ter zake geldende regelingen en het door de raad en werkgeverscommissie gevoerde beleid en mogen niet leiden tot een budgetoverschrijding. 2. De griffier informeert de raad en de werkgeverscommissie, ieder voor zover het de eigen bevoegdheid betreft, desgewenst en indien nodig over de in mandaat genomen besluiten en 3.
de wijze waarop het mandaat overigens wordt uitgeoefend. Alle stukken verband houdende met de uitoefening van dit mandaat als volgt worden ondertekend:
Namens de raad van de gemeente Purmerend, (handtekening) griffier. Artikel 3 Vervanging Bij afwezigheid van de griffier oefent de plaatsvervangend griffier de in dit besluit verleende bevoegdheden uit. Artikel 4 Inwerkingtreding en intrekking mandaatbesluiten Dit besluit treedt in werking op de dag volgende op die van zijn bekendmaking, onder gelijktijdige intrekking van de 'Verordening rechtspositie, mandaat- en volmachtsbesluit griffie Purmerend 2014', het 'Overzicht mandaten en volmachten griffier Purmerend 2014' en overige voor de vaststelling van dit besluit vastgestelde mandaatbesluiten. e openbare vergadering d.d. 2g februari 2024, de oo itter,
biz. s van 7
Registratienummer: Onderwerp: Mandaat griffier en regeling rechtspositie griffie
De raad van de gemeente Purmerend, gelezen het voorstel van de werkgeverscommissie d.d. 22 januari 2024; gelet op artikel 107e, eerste lid, van de Gemeentewet; Overwegende dat: in de 'Verordening rechtspositie, mandaat- en volmachtsbesluit griffie Purmerend 2014' zowel bepalingen over de rechtspositie van de griffie zijn opgenomen, als bepalingen over mandaat en volmacht; de raad op 29 juni 2023 de werkgeverscommissie voor de griffie heeft ingesteld en bevoegdheden voor het werkgeverschap met betrekking tot de griffie heeft overgedragen aan deze commissie; deze overdracht onder meer de inhoudelijke bevoegdheden over de rechtspositie van de griffie omvat; hierdoor in de 'Verordening rechtspositie, mandaat- en volmachtsbesluit griffie Purmerend 2014' een aantal bepalingen aangepast moet worden. het qua overzichtelijkheid en leesbaarheid wenselijk is om de inhoudelijke bepalingen over de rechtspositie van de griffie te ontvlechten van de bepalingen over mandaat en volmacht; dat het gewenst blijft dat voor het personeel werkzaam op de griffie dezelfde rechtspositionele regelingen gelden als voor de medewerkers van de college-organisatie; gelet op artikel 1 van de 'Verordening werkgeverscommissie griffie Purmerend'; besluit vast te stellen de Regeling rechtspositie griffie Purmerend Artikel 1 Begripsbepalingen a.
griffie: de organisatie die valt onder de verantwoordelijkheid van de raad, bestaande uit de griffier en de onder zijn verantwoordelijkheid functionerende ambtenaren; b. griffier: de op grond van artikel 1o7 Gemeentewet door de raad benoemde functionaris; c. griffiemedewerker: medewerker die hiërarchisch onder de griffier valt; d. werkgeverscommissie: een door de raad in de Verordening werkgeverscommissie griffie Purmerend 2023, Op grond van artikel 83 Gemeentewet ingestelde commissie, waaraan de werkgeversfunctie voor de griffie(r) is gedelegeerd; e. college-organisatie: de organisatie die wordt geleid door de algemeen directeur/ gemeentesecretaris; f. personeelshandboek: een verzameling van de geldende lokale arbeidsvoorwaardenregelingen, al dan niet aangevuld met werknemersinstructies, uitwerkingen of toelichtingen op de Cao Gemeenten en/of geldende wetgeving Artikel 2 Werkingssfeer Deze regeling is van toepassing op ambtenaren werkzaam voor de griffie van de gemeente Purmerend in de functie van: a. griffier; b. griffiemedewerker. Artikel 3 Aansluiting bij personeelshandboek 1. Voor de griffier en de griffiemedewerkers is het personeelshandboek van de collegeorganisatie van de gemeente Purmerend van overeenkomstige toepassing, behoudens de bij deze regeling of in enig ander besluit van de raad gestelde uitzonderingen.
biz. 6 van 7
Registratienummer: Onderwerp: Mandaat griffier en regeling rechtspositie griffie
2.
Voordat in de college-organisatie wordt besloten over (een wijziging van) de lokale arbeidsvoorwaardenregelingen wordt de griffier in de gelegenheid gesteld daarover advies uit te brengen.
Artikel 4 Aflegging van eed of verklaring en belofte 1. Alvorens de functie te kunnen uitoefenen, legt de griffier in de vergadering van de raad, in handen van de voorzitter, de eed of verklaring en belofte af die bij wet, bij instructie of bij besluit van de raad is voorgeschreven. 2. De griffiemedewerkers leggen in handen van de griffier de eed of verklaring en belofte af die bij wet, bij instructie of bij besluit van de raad is voorgeschreven. Artikel 5 Medezeggenschap, gemeenschappelijke ondernemingsraad, Lokaal Overleg 1. De gemeente stelt voor de griffie en de college-organisatie een gemeenschappelijke ondernemingsraad in - zoals bedoeld in artikel 3 lid 1 Wet op de Ondernemingsraden (WOR)en een gemeenschappelijk Lokaal Overleg. 2. Als uitgangspunt voor de invulling van de werkgeversverantwoordelijkheid geldt dat de positie van het college en de raad, respectievelijk de algemeen directeur/gemeentesecretaris en de griffier gelijkwaardig is. De algemeen directeur/gemeentesecretaris is voor de ondernemingsraad de bestuurder in de zin van de WOR. Voor zover het aangelegenheden betreft die (ook) van belang zijn voor de griffie vindt vooraf overleg met de griffier plaats. Voor aangelegenheden die alleen de griffie betreffen, en niet de college-organisatie, kunnen de WOR-bestuurder en griffier samen besluiten dat de griffier optreedt als bestuurder. 3.
Voor het Lokaal Overleg treedt de vertegenwoordiger van de college-organisatie op als werkgever. Voor zover het aangelegenheden betreft die (ook) van belang zijn voor de griffie, vindt vooraf overleg met de griffier plaats. Voor aangelegenheden die alleen de griffie betreffen, overleggen de werkgeversvertegenwoordiger van de college-organisatie en de werkgeversvertegenwoordiger van de griffie wie optreedt als werkgever in het Lokaal Overleg. Artikel 6 Onvoorziene gevallen In alle gevallen waarin deze regeling niet voorziet, beslist de werkgeverscommissie - voor zover nodig- na overleg met de griffier. Artikel 7 Inwerkingtreding Deze regeling treedt in werking op de dag na vaststelling. en bare vergadering
ebruari 2
d
biz. 7 van 7