A1 Raadsvoorstel en ondertekend besluit Financiele verordening Purmerend 2022

►

Raadsvoorstel en ontwerpbesluit

PUR

MER

END Registratienummer raad 1560520

Datum: 11 januari 2022

Portefeuillehouder: H.M.M. Rotgans

Domein / Team: DBED / FINB

Onderwerp: Financiële verordening 2022

Samenvatting: In deze verordening worden de uitgangspunten voor het financiële beleid, alsmede voor het financiële beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie vastgelegd. Deze verordening waarborgt dat aan de eisen van rechtmatigheid, verantwoording en controle wordt voldaan. De verordening is verplicht volgens artikel 212 gemeentewet. De verordening is integraal vernieuwd en aangepast aan de recente wetgeving en de afspraken bij de Kadernota 2022. Daarmee is er na de vernieuwde begroting 2022 ook met een vernieuwde set financiële regels.

Registratienummer: 1560520 Onderwerp: Financiële verordening 2022 Purmerend, 11 januari 2022 Aan de gemeenteraad van Purmerend,

Inleiding en probleemstelling: Met dit raadsvoorstel bieden wij u een geactualiseerde versie van de verordening ex artikel 212 Gemeentewet aan. Deze verordening staat ook wel bekend als de financiële verordening. Een financiële verordening is wettelijk verplicht. Een nieuw vastgestelde financiële verordening of een wijziging ervan moet het college binnen twee weken na vaststelling door de raad aan de gedeputeerde staten zenden. Met de financiële verordening kan de gemeenteraad nadere aanvulling geven aan zijn kaderstellende rol voor de financiële functie van de gemeente. De gemeenteraad bewaakt met de financiële verordening de kwaliteit van de financiële functie en stelt de kaders voor de verantwoording van het college aan de raad vast. Zo heeft de gemeenteraad invloed op de planningen controlcyclus. De uitvoering van het in de verordening geformuleerde beleid is aan het college. De gemeente moet beschikken over een actueel kader voor het beheer van de gemeentelijke financiën. De huidige verordening is in 2018 vastgesteld en moet worden aangepast naar aanleiding van nieuwe wet- en regelgeving en de fusie tussen Purmerend en Beemster. In de kadernota 2022 (besluit 1544983) heeft u ingestemd om de daarin voorgestelde wijzigingen voor te leggen aan de nieuwe gemeenteraad.

Oplossingsrichtingen: We hebben de financiële verordening 2022 opgesteld met behulp van de modelverordening van de VNG (2016). Ook vanuit de commissie BBV zijn nieuwe notities verschenen met stellige uitspraken en aanbevelingen die kunnen worden toegepast op de financiële verordening. Deze commissie heeft als taak zorg te dragen voor een eenduidige uitvoering en toepassing van het BBV. Aan stellige uitspraken is een extra gewicht toe te kennen en er mag slechts van af worden geweken, indien daarvoor goede gronden zijn. De afwijkingen en de gronden daarvoor moeten in de begroting en/of jaarstukken worden vermeld. Voor aanbevelingen geldt dat extra gewicht niet, maar deze dienen wel om steun en richting te geven aan de praktijk. Voor de modelverordening van de VNG en de notities van het BBV is getracht deze op onderdelen toe te spitsen op de situatie in Purmerend. Daarnaast is de financiële verordening op een aantal onderdelen aangepast ten opzichte van de voorgestelde wijzigingen uit de Kadernota 2022. Deze aanpassingen hebben betrekking op het verbeteren van de inhoudelijke informatieverschaffing vanuit het college richting de raad en het vereenvoudigen van de planning en controlcyclus. Hieronder volgen de belangrijkste wijzigingen. 1.

Voorgestelde wijzigingen na de Kadernota 2022

Herschikking opbouw 'hoofdstuk 2 begroting en verantwoording' (artikelen 2 tem 7) Er is voor gekozen om de opbouw van dit hoofdstuk te herschikken en een aantal redactionele wijzigingen door te voeren. Het huidige hoofdstuk is qua indeling niet altijd logisch van opzet en de teksten sluiten niet altijd juist op elkaar aan. Er is voor gekozen om aan te sluiten naar de opbouw van de volgende planning en controlcyclus: • Planning (artikel 2); • Kadernota (artikel 3); • Programmabegroting (artikel 4); • Najaarsrapportage (artikel 5); • Jaarstukken (artikel 6); • Informatieplicht (artikel 7). biz. 2 van 7

Registratienummer: 1560520 Onderwerp: Financiële verordening 2022 Deze indeling zorgt ervoor dat de verschillende teksten geordend zijn bij het juiste artikel (lees: P&C product) waar ze betrekken op hebben. Dit bevorderd de leesbaarheid.

Wijziging in cyclus van Planning en Control In de Kadernota 2022 stond bij bull it 1o vermeld: "De termijn van de twee tussenrapportages is te laat

in hetjaar (besluitvorming september) waardoor er de laatstejaren voor wordt gekozen om in de Kadernota ook het lopende begrotingsjaar bij te stellen. Vervolgens wordt er conform definanciële verordening ook een zesmaands rapportage (ae tussenrapportage) opgesteld. Om deze herhaling en bijbehorende werklast te verminderen, is er gekozen om artikel 6, lid 2 hierop aan te passen: de eerste tussenrapportage betreft een vijfmaands rapportage en wordt aan de raad aangeboden voor het zomerreces. Het college kan besluiten om de eerste tussenrapportage te combineren met de Kadernota. De tweede tussenrapportage betreft een negenmaands rapportage en wordt in november aangeboden aan de raad. In de tweede tussenrapportage ligt de nadruk op realisatie van het lopende dienstjaar waarbij een goede eindejaarsverwachting van het resultaat wordt gemaakt". De conclusie uit bovenstaande is dat er nog steeds sprake kan zijn van een tweetal documenten: een Kadernota of Kaderbrief en een 1e tussenrapportage. In het kader van eenvoud en transparantie is gekozen om de 1e tussenrapportage en de Kaderbrief samen te voegen tot een nieuw planning- en control document met de naam 'Kadernota'.

De raad wordt in kennis gesteld over de voortgang van het huidige begrotingsjaar over de eerste vier maanden, het afgelopen begrotingsjaar (voorlopige resultaten uit de jaarrekening en de effecten uit de najaarsnota), het meerjarenperspectief en de investeringsvoorstellen. Dit om de raad een actueel integraal meerjarig beeld op de gemeentelijke positie te bieden. Eveneens is het voorstel om de tweede tussenrapportage voortaan 'Najaarsrapportage' te noemen. Deze blijft qua planning en inhoud ongewijzigd. De Najaarsrapportage betreft een negenmaandsrapportage. Figuur: De voorgestelde planning en controlcylus van de Gemeente Purmerend (T=lopendjaar)

Kadernota

Programma

(incl. 1e Turap)

begroting

• aanbieding college jaar T: september • Besluitvorming raad jaar T november • Bestuurlijk jaar T+1

Eén P&C-cyclus behandelt één kalenderjaar, maar het proces bestuurlijk duurt twee jaar. De cyclus begint bij de Kadernota en eindigt pas bij de jaarstukken. 2.

Voorgestelde wijzigingen n.a.v. modelverordening VNG, notities commissie BBVen Kadernota 2022

Begripsbepaling: artikel 1, voor bepaalde begrippen zijn onderdelen verduidelijkt en/of nieuw opgenomen. Ook zijn er bepalingen weggehaald als het begrip niet voorkomt in dezefinanciële verordening. Planning: artikel 2 lid 1 en 2, in de verordening is nu opgenomen dat er elkjaar een bestuurlijke planning van de planning en controlproducten voor hetjaar erop wordt vastgesteld. Investeringen, artikel lid 2c, artikel lid 5sb, artikel 5 lid 3, artikel 6 lid 4 en artikel 9 lid s, in deze artikelen is het onderscheid tussen nieuwe investeringen die niet in de primitieve begroting zijn opgenomen en/ofgedurende het lopendejaar overschrijden nader geduid. biz. 3 van 7

Registratienummer: 1560520 Onderwerp: Financiële verordening 2022

Dit betekent dat bij een nieuw krediet een afzonderlijke kredietaanvraag aan de raad moet worden voorgelegd en overschrijdingen op investeringskredieten via de Kadernota en/of Najaarsrapportage kunnen worden gemeld. Daarnaast zijn de spelregels voor overschrijdingen op investeringskredieten en richtlijnen voor het afsluiten van investeringskredieten voor hard- en software ICT en beheersplannen aangescherpt. Nu de gemeente groter is en de omvang van de begroting is toegenomen, is de activeringsgrens verhoogd van € 25.000 naar € 50.000. Jaarstukken, artikel 6 lid 2 en 3, de verslaggevingsregels voor de gemeente -het BBV- schrijven voor dat in de toelichting op de balans wordt vermeld de 'niet in de balans opgenomen belangrijkefinanciële verplichtingen waaraan de gemeente voor toekomstigejaren is verbonden". In de huidigefinanciële verordening is geen nadere invulling gegeven boven welk grensbedrag verplichtingen in de toelichting op de balans moeten worden opgenomen. Met het opnemen van lid 2 wordt dit gerepareerd. Ook is het niet altijd duidelijk als activiteiten in enigjaar niet zijn uitgevoerd, wanneer dit verwerkt moest worden (Najaarsrapportage en/of bij deJaarrekening) en welke rapporteringscriteria er gelden (o.a. minimumbedrag voor overheveling, geen structurele budgetten).

Uitgangspunt is om bij de Najaarsrapportage een zo goed mogelijk actueel begrotingskader te hebben. Door toevoeging van lid 3 is dit nu verduidelijkt. Kostprijsberekening, artikel 12, lid 4 en 5s, voor overheadkosten die betrekking hebben op bouwgrondexploitaties, particuliere initiatieven, investeringen en doe/subsidies en rechten/ heffingen geldt een nieuw systeem van overheadtoerekening middels een vast opslagpercentage voor vast personeel. Bij inhuur externe expertise wordt 5o% van dit percentage gehanteerd. Tarieyen en prijzen, artikel 1 lid 2 en 3 en artikel 16 lid 2c, ter verduidelijking van de begrippen tarieven en prijzen is opgenomen dat het collegejaarlijks de hoogte van de privaatrechtelijke tarieven en de grondprijzenbrief vaststelt. Borgstellingen, artikel 16, lid 2c, ter verduidelijking van de begripsbepaling is ook opgenomen dat de gemeente sportverenigingen van borgstellingen voorziet als deze een 5o% medeborgstelling door Stichting Waarborgfonds Sport hebben. Grondexploitaties, artikel 17, de huidige methodiek voor winstneming van grondexploitaties was niet conform de richtlijnen van het BBV en zijn de geldende regels hierop aangepast. In lid 4 is ook het besluit (1529189) om dejaarlijkse winstneming op grondexploitaties 5o/5o te verdelen over de reserve gronden en de algemene reserve opgenomen. Bijlage afschrijvingsbeleid bij artikel g.

in de bijlage is een nieuwe tabel toegevoegd voor immateriële vaste activa. Daarnaast zijn de afschrijvingstermijnen aangepast en/ofnieuw opgenomen voor: Termijn

Soort

• • •

Kosten voor onderzoek en ontwikkeling (nieuw) Soft- en hardware ICT (aangepast) Herinrichtinq openbare ruimte (nieuw)

3. Rechtmatigheidsverantwoording

biz. 4 van 7

5jaar 5jaar 4o jaar

Registratienummer: 1560520 Onderwerp: Financiële verordening 2022 De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording is uitgesteld, met de verwachting dat die wetgeving per 2022 inwerking treedt. Het college was altijd al verantwoordelijk voor het rechtmatig handelen van de gemeente.

Maar in de nieuwe situatie - na de verwachte invoering van de rechtmatigheidsverantwoordingneemt het de expliciete verantwoordelijkheid en legt het hierover in de jaarrekening verantwoording af aan de gemeenteraad. Dit zou betekenen dat de financiële verordening hierop in 2022 nog op aangepast moet worden (artikel 19). Op voorhand ziet het college 2021 als overgangsjaar en zijn er voorbereidingen getroffen voor de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording door het college. Ook informeert het college in de paragraaf bedrijfsvoering over de rechtmatigheidsbevindingen. Meetbare doelstellingen: Vaststelling van kaders voor het financiële beleid en de inrichting en uitvoering van de financiële functie. Financiële consequenties: Geen. Communicatie: De financiële verordening 2022 wordt op de gebruikelijke wijze gepubliceerd. Binnen twee weken na vaststelling door de raad moet het college de verordening aan gedeputeerde staten zenden (artikel 214 Gemeentewet). Daarnaast zal de verordening worden gepubliceerd via www.overheid.nl (bekendmaking en stuk is er na te lezen). Na publicatie treedt de verordening in werking op de dag van bekendmaking en werkt terug tot1 januari 2022. De financiële verordening staat altijd op het financieel portaal van de gemeente. Relatie met fusie: De bestaande financiële regels zijn bij de start van de nieuwe gemeente opnieuw geëvalueerd en vastgelegd.

In de financiële verordening van Purmerend en Beemster zitten verschillen (o.a. waar het gaat om grensbedragen) en beide verordeningen zijn op een aantal onderdelen verouderd. Deze zijn nu vertaald in de verordening voor de nieuwe raad. Duurzaamheid: Niet van toepassing. Monitoring/evaluatie: Niet van toepassing. Voorstel: Vaststellen van de Financiële verordening gemeente Purmerend 2022. Burgemeester en wethouders van Purmerend, de secretaris de burgemeester,

biz. 5 van 7

Registratienummer: 1560520 Onderwerp: Financiële verordening 2022

Bijlage(n): Financiële verordening gemeente Purmerend 2022

biz. 6 van 7

Registratienummer: 1560520 Onderwerp: Financiële verordening 2022

De raad van de gemeente Purmerend, gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 11 januari 2022, gelet op artikel 212 1° lid van de Gemeentewet,

BESLUIT:

1.

2.

3.

De"Financiële verordening gemeente Purmerend 2022" met ingangsdatum 1 januari 2022 vast te stellen. De financiële verordening gemeente Purmerend 2022 treedt in werking op de dag na die waarop deze is bekendgemaakt en werkt terug tot 1 januari 2022. De "Financile verordening gemeente Purmerend 2018" wordt ingetrokken per 1 januari 2022.

• Aldus vastgesteld,in de openbare vergadering de griffier,

ld.

' .

Z.

de v~/£• ter,

I t

blz. 7van7

j

""-"'-"...,.