A1-raadsvoorstel-en-ondertekend-besluit-controleprotocol-en-normenkader-2023

►

Raadsvoorstel en ontwerpbesluit

PUR

MER

END Registratienummer raad 1592525

Datum: 9 januari 2024

Portefeuillehouder: H.M.M. Rotgans

Domein / Team: DBED/CCCA

►

Onderwerp: Controleprotocol 2023 en normenkader rechtmatigheid 2023

Samenvatting: Voor de accountantscontrole is het van belang dat de raad de accountant nadere aanwijzingen geeft over de reikwijdte van de accountantscontrole. Het definiëren van het controleprotocol is een taak van de raad als opdrachtgever voor de accountantscontrole. Met het controleprotocol stelt de raad de te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties vast, alsmede de reikwijdte van de controle. De auditcommissie heeft voor de controle van de jaarstukken over 2023 een nadrukkelijke afweging gemaakt of er aan specifieke processen extra aandacht zou moeten worden besteed door de accountant gedurende de controle voor het jaar 2023. Voor de controle zijn geen specifieke processen benoemd voor opname in het controleprotocol. De gemeenteraad wordt gevraagd het controleprotocol 2023 vast te stellen. Vanaf het dienstjaar 2023 is het college zelf verantwoordelijk voor het afgeven van een rechtmatigheidsverantwoording, die in de jaarstukken wordt opgenomen. Met ingang van 2023 zal het college zelf gaan toetsen op de rechtmatige naleving van het door de raad vastgestelde normenkader. Tot en met 2022 was dit de taak van de accountant. Voor een goede totstandkoming van de rechtmatigheidsverantwoording is belangrijk dat de geldende regelgeving duidelijk vastligt.

Het college is primair verantwoordelijk voor de naleving van de wet- en regelgeving en moet dus permanent inzicht hebben in de van toepassing zijnde relevante wet- en regelgeving. Dit betreft het normenkader. Het college stuurt het normenkader naar de raad. De raad stelt het normenkader vast. De qemeenteraad wordt gevraagd het normenkader 2023 vast te stellen.

Registratienummer: 1592525 Onderwerp: Controleprotocol 2023 en normenkader rechtmatigheid 2023 Purmerend, 9 januari 2024 Aan de gemeenteraad van Purmerend,

Inleiding en probleemstelling: Controleprotocol De raad verleent, conform artikel 213 van de gemeentewet, de accountant de opdracht voor het controleren van de jaarrekening. De accountant doet hiertoe een onderzoek naar de getrouwheid en rechtmatigheid van de jaarrekening (vanaf boekjaar 2023 zal het college een rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening afleggen). De raad omschrijft in het controleprotocol de specifieke opdracht en geeft in het normenkader de normen waaraan de rechtmatigheid van de jaarrekening getoetst dient te worden. Het controleprotocol dient als leidraad en opdracht voor deze controle. Er is in 2023 gekozen om het controleprotocol alleen van toepassing te laten zijn op boekjaar 2023 omdat er naar verwachting nadere wet- en regelgeving komt inzake de door de accountant te hanteren goedkeuringstolerantie (wijziging van het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO)) in boekjaar 2024. Gezien deze aanstaande wijziging is het niet verstandig het controleprotocol nu meerjarig vast te stellen. Normenkader Voor een goede totstandkoming van de rechtmatigheidsverantwoording is belangrijk dat de geldende regelgeving duidelijk vastligt. Het college is primair verantwoordelijk voor de naleving van de wet- en regelgeving en moet dus permanent inzicht hebben in de van toepassing zijnde relevante wet- en regelgeving. Dit betreft het normenkader.

Het college stuurt het normenkader naar de raad. De raad stelt het normenkader vast. Gezien 2023 het eerste jaar is dat het college een rechtmatigheidsverantwoording afgeeft is het vanaf dit jaar ook voor het eerst dat uw raad het normenkader moet vaststellen. In voorgaande jaren werd het normenkader vastgesteld door het college en aan uw raad ter kennisgeving aangeboden. Het normenkader voor 2023 wordt hierbij aangeboden. De gemeenteraad wordt gevraagd het normenkader 2023 vast te stellen. Om het normenkader te kunnen gebruiken voor de interne beheersing moet het normenkader worden geoperationaliseerd. Ten behoeve van de uitwerking is het van belang dat bekend is welke bepalingen van de regelgeving relevant zijn voor het rechtmatigheidsbeheer. In het kader van de rechtmatigheidsverantwoording gaat het daarbij om de bepalingen waarvoor de gemeente financiële consequenties uit kunnen voortkomen. Het college optimaliseert het normenkader in een toetsingskader. Het toetsingskader is opgenomen in de aanwezige procesbeschrijvingen en het interne controleplan. Schematisch ziet dat er als volgt uit:

Toetsingskader: recht, hoogte, duur

C l~ Normenkader

_

e' '-

Gemeentelijke financiële processen

blz. 2 van 8

Interne beheersing

J

Registratienummer: 1592525 Onderwerp: Controleprotocol 2023 en normenkader rechtmatigheid 2023 Het normenkader voor een rechtmatigheidsverantwoording betreft de inventarisatie van de voor de verantwoording relevante regelgeving, van andere overheden en van de gemeente zelf. Het normenkader moet actueel en aangepast worden op basis van nieuwe wet- en regelgeving. De inventarisatie van regelgeving bestaat uit externe- en gemeentelijke regelgeving. Onder gemeentelijke regelgeving worden verordeningen, raads- en collegebesluiten verstaan. Beleidsregels, andere besluiten van algemene strekking niet zijnde algemeen verbindende voorschriften zijn in beginsel niet opgenomen. Deze regelingen betreffen geen normen waaraan handelingen kunnen worden getoetst. Hetzelfde geldt voor individuele besluiten zoals beschikkingen. Oplossingsrichtingen: Controleprotocol: Om de jaarrekening 2023 te controleren dient de raad het controleprotocol 2023 vast te stellen. In het controleprotocol worden aan de accountant nadere aanwijzingen gegeven over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij verder te hanteren goedkeuring- en rapporteringstoleranties voor de controle van de jaarstukken 2023 van de gemeente Purmerend. De goedkeurings- en rapporteringstoleranties zijn ten opzichte van voorgaande jaren ongewijzigd.

Dit stelt de toleranties (hoofdstuk 3 controleprotocol) gelijk aan het wettelijk minimumkader. Normenkader: Het normenkader bevat de wet- en regelgeving die relevant is voor de rechtmatigheidsverantwoording van 2023. Het normenkader van 2022 is als basis gebruikt voor het normenkader van 2023. De toegevoegde regelgeving betreft verordeningen, raads- en collegebesluiten die betrekking hebben op 2023. Voor verordeningen geldt dat alle verordeningen onderdeel uitmaken van het normenkader voor zover deze bepalingen bevatten over financiële beheershandelingen. Andere besluiten van de raad, dus niet zijnde verordeningen, met een kaderstellend karakter en die bepalingen bevatten overfinanciële beheershandelingen, zijn ook een verplicht onderdeel van het normenkader. De toegevoegde externe regelgeving betreft over 2023 ontvangen specifieke uitkeringen (SPUK) die de gemeente door middel van de Sisa-verantwoording in de jaarrekening dient te verantwoorden. De vervallen externe regelgeving betreft specifieke uitkeringen die de gemeente tot en met 2022 heeft ontvangen in verband met het Corona-virus. Deze regelingen zijn tot en met 2022 door middel van de Sisa-regelingen verantwoord de jaarstukken. In het normenkader zijn de wijzigingen in de externe regelgeving meegenomen tot en met 9 januari 2024.

Indien na 9 januari 2024 er nog nadere regelgeving bekend wordt die ziet op boekjaar 2023 dan

zal dit vanzelfsprekend onderdeel uitmaken van het normenkader 2023. Deze toevoeging kan zich met name voordien bij specifieke uitkeringen (SPUK) die de gemeente vanuit de betreffende ministeries ontvangt en waarover de gemeente zich door middel van de Sisa-bijlage in de jaarrekening dient te verantwoorden.

biz. 3 van 8

Registratienummer: 1592525 Onderwerp: Controleprotocol 2023 en normenkader rechtmatigheid 2023 De wijzigingen die in het normenkader 2023 hebben plaatsgevonden ten opzichte van het door uw raad op 3o maart 2023 ter kennisgeving aangenomen normenkader 2022 betreffen: Nieuwe of aangepaste regelgeving: Programma 1 Publieksdiensten: Legesverordening Purmerend 2023; Besluit privaatrechtelijke tarieven Purmerend 2022. Programma 2 Samenleving: Nadere regels amateurkunst Purmerend 2023; Uitvoeringsbesluiten Subsidieverordening sport- en recreatieactiviteiten Purmerend 2023; Besluit subsidiehoogte peuteropvang Purmerend 2023; Besluit maatschappelijke ondersteuning Purmerend 2023; Subsidieverordening noodsteun energie en huur voor maatschappelijke organisaties Purmerend 2023; Subsidieplafonds 2023. Programma 3 Wonen: Actualisatie Aanvullingsbesluit Wagenweggebied (kostenverhaal); Aanvullingsbesluit planvorming Waterlandkwartier 2023. Programma 4 Milieu: Verordening op de heffing en de invordering van reinigingsrechten Purmerend 2023; Verordening op de heffing en de invordering van Afvalstoffenheffing Purmerend 2023. Programma 5 Bereikbaarheid: Verordening op de heffing en de invordering van parkeerbelasting Purmerend 2023; Parkeerverordening Purmerend 2024; Uitvoeringsbesluit Parkeerverordening Purmerend 2024.

Programma 6 Beheer openbare ruimte: Verordening op de heffing en de invordering van Lijkbezorgingsrechten 2023; Verordening Begrafenisrechten 2023; Verordening op de heffing en de invordering van rioolheffing Purmerend 2023. Programma 9 Economie: Verordening bedrijveninvesteringszone BIZ Koemarkt 2023; Marktverordening Purmerend 2023. Programma 11 Algemene dekkingsmiddelen: Verordening belastingen op roerende woon- en bedrijfsruimten Purmerend 2023; Verordening op de heffing en invordering van een belasting op honden 2023; Verordening op de heffing en invordering van Onroerende-zaakbelastingen Purmerend 2023; Verordening op de heffing en invordering van Precariobelasting 2023; Verordening op de heffing en invordering van Toeristenbelasting 2023.

biz. 4 van 8

Registratienummer: 1592525 Onderwerp: Controleprotocol 2023 en normenkader rechtmatigheid 2023 Programma 12 Overhead: Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Purmerend 2023 (Controleverordening 2023 gemeente Purmerend); Financiêle verordening gemeente Purmerend 2023. Programma 7, 8 en 10 Geen Externe regelgeving: Regeling specifieke uitkering informatiepunten digitale overheid; Regeling specifieke uitkering verduurzaming slecht geïsoleerde woningen van eigenaarbewoners en woningen van verenigingen van eigenaars, woonverenigingen en wooncoöperaties in het kader van het Nationaal Isolatieprogramma; Regeling specifieke uitkering startbouwimpuls; Regeling specifieke uitkering voor de voorschoolse educatie aan ontheemde peuters; Specifieke uitkering woningbouw op korte termijn door bovenplanse infrastructuur; Tijdelijke regeling capaciteit decentrale overheden voor klimaat- en energiebeleid; Regeling specifieke uitkering domein-overstijgend samenwerken 2023 met centraal persoon; Specifieke uitkering versterking voor sport en bewegen, gezondheidsbevordering, cultuurparticipatie en de sociale basis 2023-2026; Regeling specifieke uitkering noodfonds energie amateursportverenigingen; Regeling specifieke uitkering meerkosten energie openbare zwembaden; Regeling specifieke uitkering IZA-doelen 2023-2026.

Vervallen/ uitwerking getreden regelgeving: Programma 1 Publieksdiensten: Legesverordening Purmerend 2022; Besluit privaatrechtelijke tarieven Purmerend 2022. Programma 2 Samenleving: Nadere regels amateurkunst Purmerend 2022; Nadere regels steun COVID-19 i.v.m. zaalhuur voor niet gesubsidieerde amateurkunstverenigingen 2022; Uitvoeringsbesluiten Subsidieverordening sport- en recreatieactiviteiten Purmerend 2022; Besluit subsidiehoogte peuteropvang Purmerend 2022; Besluit maatschappelijke ondersteuning Purmerend 2022. Programma 4 Milieu: Verordening op de heffing en invordering van Reinigingsrechten 2022; Verordening op de heffing en invordering van Afvalstoffenheffing 2022. Programma 5 Bereikbaarheid: Verordening op de heffing en de invordering van parkeerbelasting Purmerend 2022. Programma 6 Beheer openbare ruimte: Verordening op de heffing en invordering van Lijkbezorgingsrechten Purmerend 2022; Verordening op de heffing en invordering van riool heffing Purmerend 2022.

blz. 5 van 8

Registratienummer: 1592525 Onderwerp: Controleprotocol 2023 en normenkader rechtmatigheid 2023 Programma g economie: Verordening Bedrijveninvesteringszone Koemarkt 2018. Programma 10 Bestuur & Concern: Verordening rekenkamercommissie Purmerend 2022. Programma 11 Algemene dekkingsmiddelen: Verordening op de heffing en invordering van een belasting op honden 2022; Verordening op de heffing en invordering van Precariobelasting 2022; Verordening op de heffing en invordering van Toeristenbelasting 2022. Programma 12 Overhead: Controleverordening gemeente Purmerend 2022; Financiële verordening gemeente Purmerend 2022. Programma 3, 7, en 8 Geen Externe regelgeving: Regeling Specifieke uitkering ijsbanen en zwembaden; Regeling Specifieke uitkering ijsbanen en zwembaden (ronde 3); Regeling specifieke uitkering naleving controle coronatoegangsbewijzen. Meetbare doelstellingen: Niet van toepassing. Financiële consequenties: De controlekosten van zowel de externe accountant als het opstellen van de rechtmatigheidsverantwoording zijn geraamd in de begroting 2023. De nadere aanwijzingen en regels die in het controleprotocol en het normenkader zijn gesteld ten aanzien van de controle leiden niet tot een bijstelling van deze raming. Communicatie: Het vastgestelde controleprotocol en vastgestelde normenkader zullen aan de externe accountant ter beschikking worden gesteld.

Privacy: De externe accountant neemt kennis van de achterliggende stukken die ten grondslag liggen aan de interne controlerapportage o.a. door middel van het raadplegen van het Key Control Dashboard. Tevens neemt de externe accountant kennis van de achterliggende stukken die ten grondslag liggen aan de in de jaarrekening vermelde informatie. Waar door de accountant nodig geacht neemt de externe accountant kennis van onderliggende stukken en neemt deze soms op in zijn controledossier. De accountant maakt gebruik van een beveiligde omgeving en heeft te maken met geheimhoudingsplicht. Indien de gemeente documenten uitwisselt met de accountant gebeurt dit door middel van een beveiligde server. Duurzaamheid: Niet van toepassing.

biz. 6 van 8

Registratienummer: 1592525 Onderwerp: Controleprotocol 2023 en normenkader rechtmatigheid 2023 Monitoring/evaluatie: Aan de hand van het controleprotocol zal de accountant in april 2024 de eindejaarscontrole op de jaarrekening 2023 uitvoeren. De definitieve bevindingen voortkomend uit de jaarrekeningcontrole zullen naar verwachting in de auditcommissie van 27 mei beschikbaar zijn. Bij het openbaar maken van de (concept) jaarrekening wordt de strekking van de rechtmatigheidsverantwoording over 2023 bekend. Voorstel: De raad wordt gevraagd de volgende besluiten te nemen: 1. het controleprotocol 2023 voor de accountantscontrole op de jaarrekening 2023 vast te stellen; 2. het normenkader 2023 voor de rechtmatigheidsverantwoording 2023 vast te stellen.

Burgemeester en wethouders van Purmerend, de secretaris de burgemeester,

i~ Bijlage(n): 1. 2.

Controleprotocol 2023 Normenkader 2023

blz. 7 van 8

Registratienummer: 1592525 Onderwerp: Controleprotocol 2023 en normenkader rechtmatigheid 2023

De raad van de gemeente Purmerend, gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 9 januari 2024,

BESLUIT:

1.

2.

het controleprotocol 2023 voor de accountantscontrole op de jaarrekening 2023 vast te stellen; het normenkader 2023 voor de rechtmatigheidsverantwoording 2023 vast te stellen.

de openbare vergadering d.d. 29 februari 2024 devo

biz. 8 van 8