A1-gewijzigd-raadsvoorstel-en-getekend-besluit-concept-programmabegroting-2023-begrotingswijziging-2022-Waterlands-Archief

►

Raadsvoorstel en ontwerpbesluit

PUR MER

END

Registratienummer raad 1568238

Datum: 30 juni 2022

Portefeuillehouder: Don Bijl

Onderwerp: Zienswijze gewijzigde begroting 2022 en conceptbegroting Waterlands Archief 2023

Samenvatting: Het Dagelijks Bestuur van het Waterlands Archief heeft de gewijzigde begroting 2022, de conceptbegroting 2023, de jaarstukken 2021, de kadernota 2023-2026 ingediend. Deelnemende gemeenten worden nu in de gelegenheid gesteld om een zienswijze over de gewijzigde begroting 2022 en de conceptbegroting 2023 kenbaar te maken. De zienswijze dient 8 weken na ontvangst van de documenten (kenmerk 1560816 20 april 2022) verzonden te zijn naar het bestuur van het Waterlands Archief.

►

Eind 2020 is het Uitvoeringsplan 2022-2025 Van archiefbewaarplaats naar informatieknooppunt door het bestuur van het Waterlands Archief vastgesteld. Het Waterlands Archief is op weg een knooppunt te worden in toezicht op, beheer van en toegang tot informatie. Het jaar 2023 is het tweede uitvoeringsjaar van dit plan. In het jaarverslag 2021 is te lezen dat het Waterlands Archief stappen heeft gezet om deze ambitie waar te maken. In gang gezette ontwikkelingen worden in 2022 en 2023 voortgezet. Gezien de doelstellingen en de ontwikkelingen van het Waterlands Archief, die in lijn zijn met het Uitvoeringsplan 2022-2025 en maatschappelijke ontwikkelingen als de Wet Open Overheid en de nieuwe archiefwet, wordt aan de raad voorgesteld om een positieve zienswijze af te geven op de gewijzigde begroting 2022, de ontwerpprogrammabegroting 2023 en in te stemmen met de conceptbrief aan het dagelijks bestuur van het Waterlands Archief met kenmerk 1568239 waarin de zienswijze van de raad over de gewijzigde begroting 2022 en de ontwerpprogramma begroting 2023 van het Waterlands Archief is weergegeven. Na aanleiding van de jaarrekening 2021 heeft het WA enkele wijzigingen voorgesteld voor de begroting 2022. Het WA wordt geconfronteerd met hogere kosten dan begroot. Dit komt met name door hogere huisvestingskosten (o.a. energie) en stijgende administratiekosten (nieuwe contract i.v.m.

automatiseringen). De stijgende kosten resulteren in een hogere gemeentelijke bijdrage. De nieuwe bijdrage voor Purmerend bedraagt € 769.105 (was: €747.191). De stukken vanuit het WA zijn te laat ontvangen om te verwerken in de Kadernota. Het voorstel is om de hogere bijdrage op te nemen in de tussenrapportage. Aan de raad wordt tevens gevraagd om de jaarstukken 2021 en de kadernota 2023-2026 ter kennisname aan te nemen.

Registratienummer: 1568238 Onderwerp: Zienswijze conceptbegroting Waterlands Archief 2023

Inleiding en probleemstelling: Het Dagelijks Bestuur van het Waterlands Archief heeft de gewijzigde begroting 2022 conceptbegroting 2023, de jaarstukken 2021, de kadernota 2023-2026 ingediend. Deelnemende gemeenten worden nu in de gelegenheid gesteld om een zienswijze over de conceptbegroting 2023 en de gewijzigde begroting 2022 kenbaar te maken. De zienswijze dient 8 weken na ontvangst van de documenten (kenmerk 1568163 20 april 2022) verzonden te zijn naar het bestuur van het Waterlands Archief. Eind 2020 is het Uitvoeringsplan 2022-2025 Van archiefbewaarplaats naar informatieknooppunt door het bestuur van het Waterlands Archief vastgesteld. Het Waterlands Archief is op weg een knooppunt te worden in toezicht op, beheer van en toegang tot informatie. Het jaar 2023 is het tweede uitvoeringsjaar van dit plan. In het jaarverslag 2021 is te lezen dat het Waterlands Archief stappen heeft gezet om deze ambitie waar te maken. In gang gezette ontwikkelingen worden in 2022 en 2023 voortgezet: De traditionele studiezaal geschikt maken als ontmoetingspunt voor bezoekers. Website (digitale studiezaal), waterlandopdekaart.nl en social media verder ontwikkelen. Digitaliseren en toegankelijk maken van de bouwarchieven van alle aangesloten gemeenten. Onderzoek: E-depot (diensten) koppelen aan bestaande en nieuwe applicaties van de gemeenten, met als doel archiveren bij de bron.

Advies en (scherper) toezicht bij het inrichten van archivering aan het begin van een proces. Toezicht- nadruk op advies vooraf in plaats van inspectie achteraf. vroegtijdig het advies van het Waterlands Archief inwinnen bij de aanschaf en inrichting van systemen door gemeenten. Ontwikkelen tot een centraal coördinatiepunt voor de historische verenigingen. Nieuwe ontwikkelingen. Het Waterlands Archief heeft in de kadernota en de concept programma begroting een voorsprong genomen op twee ontwikkelingen waarover ze inmiddels het gesprek zijn aangegaan met de regiogemeenten, te weten: 1. onderzoek naar de samenwerking met de gemeente Purmerend voor een solide uitvoering van de bedrijfsvoeringstaken, nadat de gesprekken hierover met de gemeente Zaanstad zijn gestrand. 2. Onderzoek naar het wijzigen van de verdeelsleutel gemeentelijke bijdrage. Het Waterlands Archief wil graag de huidige 3 verdeelsleutels terugbrengen naar één verdeelsleutel. Stand van zaken is dat het college van Purmerend hier later in het jaar een standpunt over zal innemen, de vragen zijn in vooronderzoek. Eventuele consequenties zullen bij de kadernota 2024 worden betrokken.

Gezien de doelstellingen en de ontwikkelingen van het Waterlands Archief, die in lijn zijn met het Uitvoeringsplan 2022-2025 en maatschappelijke ontwikkelingen als de Wet Open Overheid en de nieuwe archiefwet, wordt aan de raad voorgesteld om een positieve zienswijze af te geven op de Ontwerpprogramma begroting 2023, de gewijzigde begroting 2022 en in te stemmen met de conceptbrief aan het dagelijks bestuur van het Waterlands Archief met kenmerk 1568239 waarin de zienswijze van de raad over de ontwerpprogrammabegroting 2023 en de gewijzigde begroting 2022 van het Waterlands Archief is weergegeven. Aan de raad wordt tevens gevraagd om de jaarstukken 2021 en de kadernota 2023-2026 ter kennisname aan te nemen.

blz. 2 van 6

Registratienummer: 1568238 Onderwerp: Zienswijze conceptbegroting Waterlands Archief 2023 Oplossingsrichtingen: Het voorstel is om een positieve zienswijze af te geven op de gewijzigde begroting 2022 en de conceptbegroting 2023 Waterlands Archief en de gewijzigde begroting 2022. De nieuwe ontwikkelingen niet te betrekken bij de beoordeling van de conceptbegroting 2023 die nu voor ligt, omdat het college hierin nog een standpunt zal innemen. Meetbare doelstellingen: Taken ,doelstellingen en behaalde resultaten worden benoemd in de conceptbegroting 2023 en in het jaarverslag 2021. Financiële consequenties: Jaarverslag 2021: De jaarrekening 2021 wordt ter kennisgeving aangeboden. Het Waterlands Archief (hierna: WA) sluit 2021 af met een positief resultaat, zijnde € 7.96o Het positieve resultaat pakte hoger uit dan in de gewijzigde begroting was opgenomen. Het WA verrekend einde jaar de betaalde gemeentelijke bijdragen. Dit resulteert voor zowel Beemster als Purmerend in een teruggaaf, € 3.041 en €7.303 (totaal: € 10.344). Gewijzigde begroting 2022: Na aanleiding van de jaarrekening 2021 heeft het WA enkele wijzigingen voorgesteld voor de begroting 2022. Het WA wordt geconfronteerd met hogere kosten dan begroot. Dit komt met name door hogere huisvestingskosten (o.a. energie) en stijgende administratiekosten (nieuwe contract i.v.m. automatiseringen).

De stijgende kosten resulteren in een hogere gemeentelijke bijdrage. De nieuwe bijdrage voor Purmerend bedraagt € 769.105 (was: € 747.191). De stukken vanuit het WA zijn te laat ontvangen om te verwerken in de Kadernota. De teruggave 2021 en nieuwe bijdrage 2022 vragen om een hogere bijdrage van ca € 15.000. Dit is onder de rapportagegrens en hoeft niet te worden gerapporteerd in de Najaarsrapportage. Kadernota 2022: De meerjarenbegroting wordt ter kennisgeving aangeboden. De komende jaren is het grootste project de digitalisering van bouwvergunningen. De specifieke kosten welke zijn opgenomen in de begroting hebben hier grotendeels betrekking op. In lijn met de hoge kosten stijgen de baten vanuit de gemeentelijke bijdragen. In de gemeentelijke bijdrage zit naast de vaste bijdrage per inwoner, ook de dotatie aan de reserve welke is gevormd voor de digitalisering. Begroting 2023: In de aangeboden begroting 2023 wordt het meerjarenperspectief, 2023 tot en met 2026, van het WA getoond. Zoals eerder opgemerkt bij de Kadernota is de grootste uitdaging voor het WA de digitalisering van de bouwvergunningen. De bijdrage van de deelnemende gemeenten wordt hierdoor sterk beïnvloed. Naast de jaarlijkse stijging van de deelnemersbijdrage, circa 3 procent per jaar, doteert elke gemeente aan de reserve welke gevormd is voor de digitalisering.

De planning omtrent de digitalisering is aangepast nadat geconstateerd is dat archiefblokken ontbraken. Dit heeft tot gevolg dat de bijdrage voor de gemeenten is aangepast. Purmerend doteert de komende jaren de volgende bedragen aan de reserve: 2023 € 45.153; 2024 €4.161en 2025€ 122.713

biz. 3 van 6

Registratienummer: 1568238 Onderwerp: Zienswijze conceptbegroting Waterlands Archief 2023 Het financiële effect voor Purmerend van deze nieuwe begroting staat in de onderstaande tabel:

Onderdeel

2023

2024

2025

2026

Nieuwe bijdrage

787.036

772.455

919.721

818.084

Geraamde bijdrage

-751.704

-760.062

-770.056

-780.200

Saldo

·35.332

-12.393

·149.665

·37.884

De bijraming is van beperkte orde in de jaren 2023, 2024 en 2026. Dit kan worden opgevangen binnen de stelpost loon- en prijsstijgingen. Voor 2025 is sprake van een incidenteel hogere bijdrage. Dit betreft de geplande digitalisering van de bouwvergunningen van de voormalige gemeente Beemster. De genoemde bedragen zullen als onvermijdelijke ontwikkeling worden meegenomen in de begroting 2023. Communicatie: Het dagelijks bestuur van het Waterlands Archief een brief (met kenmerk 1568239) te sturen waarin de zienswijze van de gemeenteraad Purmerend over de concept ontwerpprogrammabegroting 2023 en de gewijzigde begroting 2022 wordt gegeven.

Monitoring/evaluatie: In het jaarverslag en de jaarrekening 2021 wordt teruggekeken op het ingezette beleid en de behaalde doelstellingen. Er zijn activiteiten die in 2022 en 2023 worden voortgezet. Voorstel:

1.

Een positieve zienswijze af te geven op de gewijzigde begroting 2022 Waterlands Archief

2. 3.

Een positieve zienswijze af te geven op de conceptbegroting 2023 Waterlands Archief. In te stemmen met de conceptbrief aan het dagelijks bestuur van het Waterlands Archief met kenmerk 1568238 waarin de zienswijze van de raad over de conceptbegroting 2023 en de gewijzigde begroting 2022 van het Waterlands Archief is weergegeven. De jaarstukken 2021 en de kadernota voor kennisgeving aan te nemen.

4.

Burgemeester en wethouders van Purmerend, de secretaris de burgemeester,

Bijlage(n): Aanbiedingsbrief van Waterlands Archief betreffende de jaarstukken 2021, Gewijzigde begroting en begroting 2023 Waterlands Archief. biz. 4 van 6

Registratienummer: 1568238 Onderwerp: Zienswijze conceptbegroting Waterlands Archief 2023 Getekende Jaarrekening en Jaarverslag 2021. Gewijzigde begroting Waterlands Archief 2022. Kadernota Waterlands Archief 2023-2026. Concept begroting 2023. Uitvoeringsplan 2022-2025 van Archiefbewaarplaats naar Informatieknooppunt.

biz. 5 van 6

Registratienummer: 1568238 Onderwerp: Zienswijze conceptbegroting Waterlands Archief 2023

De raad van de gemeente Purmerend, gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 6 mei 2022,

BESLUIT: 1. 2. 3.

4.

Een positieve zienswijze af te geven op de gewijzigde begroting 2022. Een positieve zienswijze af te geven op de conceptbegroting 2023 Waterlands Archief. In te stemmen met de conceptbrief aan het dagelijks bestuur van het Waterlands Archief met kenmerk 1568238 waarin de zienswijze van de raad over de conceptbegroting 2023 en de gewijzigde begroting 2022 van het Waterlands Archief is weergegeven. De jaarstukken 2021 en de kadernota voor kennisgeving aan te nemen.

de openbare vergaderin

d

biz. 6 van 6