a. Raadsvoorstel nieuwe Rekenkamer

Raadsvoorstel en ontwerpbesluit

Registratienummer raad 1546064

Datum:

Portefeuillehouder:

25 januari 2022

Gemeenteraad

Domein / Team: DRAB / GRIP

Onderwerp: Opzet nieuwe rekenkamer Samenvatting: Op donderdag 20 januari is in de raadscommissie Maatschappelijk / Algemeen het memo “opzet nieuwe rekenkamer” ter meningsvorming behandeld. De inbreng vanuit de commissie op de gevraagde punten is – in goed overleg met de rekenkamercommissie – verwerkt in dit raadsvoorstel: 1. Intensivering samenwerking Over intensieve samenwerking met ambtelijk apparaat en college was consensus in de commissie; over de samenwerking met de raad werd het belang van de onafhankelijkheid van de rekenkamer benadrukt en zijn vragen gesteld over de werkwijze van een klankbordgroep. In dit voorstel wordt dit nader toegelicht. 2. Samenwerking buurgemeenten Een aantal fracties was hier niet positief over, maar er waren ook fracties expliciet voorstander. In dit raadsvoorstel wordt de ambitie voor samenwerking met buurgemeenten niet verder uitgewerkt. Wanneer hier in de toekomst aanleiding voor is, zal dit vanuit de nieuwe rekenkamer geagendeerd kunnen worden. 3. Budget De meeste partijen waren voorstander van uitbreiding van het aantal onderzoeken, wat mogelijk een budgettaire consequentie kan hebben. De rekenkamer wordt gevraagd in kaart te brengen wat er nodig is om het onderzoek te versterken en hierover in overleg te gaan met de raad. 4. Aantal leden: Uitgangspunt is een rekenkamer met vijf leden. Op dit punt was er consensus in de raadscommissie.

Concreet wordt de raad nu gevraagd om in te stemmen met de nieuwe verordening voor de rekenkamer. Onder leiding van de griffie zal, in goed overleg met de huidige rekenkamercommissie en de fractievoorzitters, gestart worden met een proces voor werving van nieuwe leden voor de rekenkamer.

Registratienummer: 1546064 Onderwerp: Opzet nieuwe rekenkamer

Purmerend, 25 januari 2022 Aan de gemeenteraad van Purmerend, Inleiding en probleemstelling: De rekenkamercommissie van Purmerend is in 2009 opgericht en heeft zich in de afgelopen 12 jaar ingezet om de gemeenteraden onafhankelijk te adviseren over uiteenlopende actuele en relevante onderwerpen. De taak van de rekenkamer zoals die in artikel 2 van de verordening staat is het uitvoeren van beleidsevaluaties en doelmatigheidsonderzoeken die een bijdrage leveren aan de doeltreffendheid van het beoogde gemeentelijk beleid, alsmede de doelmatige en rechtmatige voorbereiding en uitvoering daarvan. De huidige rekenkamercommissie bestaat - sinds de wijziging van de verordening in 2018 – uit vier externe leden en drie interne leden (raadsleden). Op dit moment is er één, nog niet ingevulde, vacature voor een extern lid. Als gevolg van de aankomende Wet Versterking Decentrale Rekenkamers zal de huidige opzet van de rekenkamer met raadsleden niet meer zijn toegestaan. Om die reden is eind 2020 besloten een proces op te starten om samen met raadsleden uit beide gemeenten toe te werken naar een nieuwe opzet. Dit proces is begeleid door de griffie en hierbij is ook het advies van de huidige rekenkamer meegenomen.

Het doel is een nieuwe opzet te ontwikkelen die past bij de nieuwe fusiegemeente en waarmee de nieuwe gemeenteraad ondersteund kan worden met hoogwaardige onderzoeken en adviezen door de nieuwe rekenkamer. Op 13 december 2021 heeft een avond plaatsgevonden om de vrijheidsgraden die er zijn bij de oprichting van een nieuwe rekenkamer toe te lichten. Op 20 januari 2022 zijn een deel van die vrijheidsgraden in de raadscommissie besproken. Oplossingsrichtingen: In de commissievergadering van 20 januari 2022 is op vier onderdelen een mening gevraagd aan de leden van de commissie. 1. Intensivering samenwerking Over het belang van goede en intensieve samenwerking met het ambtelijk apparaat en het college was consensus in de raad, echter over het belang van samenwerking was de vraag op welke manier deze samenwerking het beste georganiseerd kan worden. Het idee van een klankbordgroep kan op gespannen voet staan met het belang van de onafhankelijkheid van een rekenkamer. Ook is de vraag op welke manier en op welk moment een klankbordgroep meerwaarde kan geven aan rekenkameronderzoek. De rekenkamercommissie heeft eerder aangegeven veel waardering te hebben voor de betrokkenheid van raadsleden bij rekenkameronderzoek.

Het perspectief van verschillende politieke partijen en ontwikkelingen in de raad die van belang kunnen zijn voor het onderzoek hebben, volgens de rekenkamercommissie, vaak een positief effect gehad op de kwaliteit van onderzoeken. Omdat de aankomende wetgeving geen ruimte laat voor raadsleden in de rekenkamer, zal deze samenwerking op een andere manier georganiseerd moeten worden. Het idee van een klankbordgroep zal nog uitgewerkt moeten worden.

blz. 2 van 9

Registratienummer: 1546064 Onderwerp: Opzet nieuwe rekenkamer

Het voorstel is om de raadsleden die uit de rekenkamercommissie vertrekken samen met de rekenkamer te onderzoeken hoe een klankbordgroep vanuit de raad vormgegeven kan worden. Hierbij wordt rekening gehouden met de onafhankelijke positie van de rekenkamer. Andersom investeert de rekenkamer met de invulling van de klankbordgroepfunctie in de gewenste intensivering van de samenwerking met de raad. Het resultaat van de gesprekken tussen de vertrekkende raadsleden en de rekenkamer worden teruggekoppeld aan de raad. Indien dat nodig is, kan dat gepaard gaan met een voorstel om de verordening aan te passen. De rekenkamercommissie biedt in de huidige werkwijze de ruimte aan inwoners om met ideeën voor nieuwe onderzoeken te komen. Hiervoor wordt jaarlijks ook een oproep gedaan bij de vaststelling van de “groslijst” aan potentiële nieuwe onderwerpen via het jaarplan en jaarverslag. Het idee om, net als de rekenkamer MRA, hier actiever inwoners bij te betrekken zal meegenomen worden bij de nieuwe werkwijze van de rekenkamer. 2. Samenwerking buurgemeenten Op dit punt waren de mening van de fracties verdeeld: een aantal partijen was expliciet voorstander, een aantal waren hier duidelijk tegen. De aankomende Wet Versterking Decentrale Rekenkamers heeft ook als doel om kleinere gemeenten zonder actieve rekenkamerfunctie hierbij meer te ondersteunen.

Hierbij wordt ook gedacht aan meer samenwerking tussen gemeenten in een regio, waarbij grotere gemeenten de leiding zouden kunnen nemen. Omdat hier in de raad nu geen consensus over is, en omdat er in de besluitvorming over de verordening nu geen aanleiding is om hier een besluit over te nemen, zal dit punt vooralsnog niet uitgewerkt hoeven te worden. 3. Budget: De meeste partijen waren voorstander van uitbreiding van het aantal onderzoeken, wat mogelijk een budgettaire consequentie kan hebben. De nieuwe rekenkamer zal in overleg met de raad onderzoeken op welke manier versterking van de onderzoeken mogelijk is en welke budgettaire consequenties dit kan hebben. 4. Aantal leden Uitgangspunt is een rekenkamer met vijf leden. Op dit punt was er consensus in de raadscommissie. Dit punt is verwerkt in de concept verordening waar in dit raadsvoorstel een besluit over wordt gevraagd. Overige punten Naast bovengenoemde punten die expliciet aan de orde zijn gekomen in de commissievergadering van 20 januari 2022, is het goed te benoemen dat de nieuwe rekenkamer zelf een nieuw gedragscode, onderzoeksprotocol en reglement van orde zal moeten opstellen. Hier gaat de rekenkamer conform de gemeentewet zelf over. Meetbare doelstellingen: De oprichting van de nieuwe rekenkamer Purmerend Financiële consequenties: Geen Communicatie: Niet van toepassing

blz. 3 van 9

Registratienummer: 1546064 Onderwerp: Opzet nieuwe rekenkamer

Relatie met fusie: Niet van toepassing Duurzaamheid: Niet van toepassing Monitoring/evaluatie: Niet van toepassing Voorstel: 1. In te stemmen met de oprichting van een rekenkamer met vijf leden per 1 mei 2022. 2. De verordening rekenkamercommissie Purmerend 2022 in te trekken. 3. In te stemmen met tijdelijke benoeming van de huidige externe leden van de rekenkamercommissie als nieuwe leden van de rekenkamer voor een periode gelijk aan de resterende duur van hun termijn. 4. De verordening rekenkamer Purmerend 2022 vast te stellen.

Het presidium van de gemeenteraad van Purmerend, de griffier, de voorzitter,

Bijlage(n): Geen bijlagen

blz. 4 van 9

Registratienummer: 1546064 Onderwerp: Opzet nieuwe rekenkamer

De raad van de gemeente Purmerend, gelezen het voorstel d.d. 25 januari 2022,

B E S L U I T:

1. In te stemmen met de oprichting van een rekenkamer met vijf leden per 1 mei 2022. 2. De verordening rekenkamercommissie Purmerend 2022 in te trekken. 3. In te stemmen met tijdelijke benoeming van de huidige externe leden van de rekenkamercommissie als nieuwe leden van de rekenkamer voor een periode gelijk aan de resterende duur van hun termijn. 4. De verordening rekenkamer Purmerend 2022 vast te stellen. Verordening rekenkamer Purmerend 2022 Artikel 1 Begripsbepalingen In deze verordening wordt verstaan onder: a. voorzitter: voorzitter van de rekenkamer, niet zijnde raadslid; b. lid: lid van de rekenkamer, niet zijnde raadslid; c. (gemeente)raad: het orgaan zoals bedoeld in titel II hoofdstuk II van de Gemeentewet; dit betreft de gemeenteraad van de gemeente Purmerend; d. (raads)presidium: het presidium zoals bedoeld in het reglement van orde voor de raad van Purmerend; e. college: het college van burgemeester en wethouders van Purmerend; f. rekenkamer: de rekenkamer van de gemeente Purmerend; g. doelmatigheid of efficiency: het streven om met een zo beperkt mogelijke inzet van de beschikbare middelen het gewenste resultaat te bereiken; h. doeltreffendheid of effectiviteit: de mate waarin de organisatie erin slaagt met de geleverde prestaties de gestelde doelen of gewenste maatschappelijke effecten te bereiken; i.

rechtmatigheid: overeenstemming met relevante wet- en regelgeving. Artikel 2 Rekenkamer 1. De raad stelt een rekenkamer in. 2. De taak van de rekenkamer is het uitvoeren van beleidsevaluaties en doelmatigheidsonderzoeken die een bijdrage leveren aan de doeltreffendheid van het beoogde gemeentelijk beleid, alsmede de doelmatige en rechtmatige voorbereiding en uitvoering daarvan. Artikel 3 Samenstelling 1. De rekenkamer bestaat uit 5 leden. 2. Artikel 15 Gemeentewet is ook van toepassing op de leden van de rekenkamer. Artikel 4 Benoeming leden De leden van de rekenkamer waaronder de voorzitter worden voor een periode van 6 jaar bij besluit van de raad van de gemeente Purmerend benoemd. blz. 5 van 9

Registratienummer: 1546064 Onderwerp: Opzet nieuwe rekenkamer

Deze periode gaat in op de 1e van de maand, volgende op de datum van benoeming door de raad. De leden kunnen maximaal één keer worden herbenoemd. Artikel 5 De voorzitter 1. De voorzitter draagt zorg voor het tijdig en periodiek bijeenroepen van de rekenkamer, het leiden van de vergaderingen, het bewaken van de uitvoering van de onderzoeksopzet en werkwijze, het bevorderen van een zorgvuldige besluitvorming en het onderhouden van contact met de raad, ambtelijke organisatie en pers. De voorzitter voert hiertoe regelmatig overleg met onderzoekers en met de secretaris. 2. Bij afwezigheid van de voorzitter treedt de vicevoorzitter op als voorzitter. Indien beiden afwezig zijn, treedt het langstzittende lid op als voorzitter, dan wel, als de overige leden een gelijke periode zitting hebben gehad, het oudste lid in jaren. Artikel 6 Eed en gedragscode 1. Ten aanzien van de leden van de rekenkamer is artikel 81g Gemeentewet (eed of verklaring en belofte) van overeenkomstige toepassing. 2. Ten aanzien van de leden van de rekenkamer is de eigen gedragscode van toepassing. Artikel 7 Ontslag en non-activiteit 1. De raad ontslaat de leden of stelt hen op non-actief. 2. Het lidmaatschap van een lid eindigt: a. op eigen verzoek; b. bij de aanvaarding van een functie die onverenigbaar is met het lidmaatschap van de rekenkamer; c.

wanneer het lid bij onherroepelijk geworden rechterlijke uitspraak wegens een misdrijf is veroordeeld, dan wel omdat een maatregel is opgelegd die vrijheidsbeneming tot gevolg heeft; d. indien het lid bij onherroepelijk geworden rechtelijke uitspraak onder curatele is gesteld, in staat van faillissement is verklaard, surseance van betaling heeft verkregen of wegens schulden is gegijzeld. 3. De leden van de rekenkamer kunnen door de raad worden ontslagen wanneer zij door ziekte of gebreken blijvend ongeschikt zijn hun functie te vervullen. Artikel 8 Vergoedingen 1. De leden ontvangen een maandelijkse vergoeding voor hun reguliere werkzaamheden voor de rekenkamer; deze is vanaf 1 mei 2022 vastgesteld op € 350,-. 2. De vergoeding van de voorzitter is vanaf 1 mei 2022 vastgesteld op € 500,- per maand. 3. Indien leden van de rekenkamer expliciet onderzoek verrichten zoals omschreven in artikel 2, lid 2 en 3 van deze verordening, ontvangen zij daarvoor een uurtarief dat met ingang van 1 januari 2022 is vastgesteld op € 55,- bruto per uur. De gewerkte uren moeten, volgend uit de vooraf begrote uren in de onderzoeksopzet, door tijdschrijven worden verantwoord bij de voorzitter (voor de leden), respectievelijk bij de rekenkamer (voor de voorzitter). 4.

De genoemde maandelijkse bedragen worden jaarlijks geïndexeerd met de inflatie zoals door het CBS gepubliceerd in de consumentenprijsindex (CPI). 5. Leden van de rekenkamer ontvangen een reiskostenvergoeding conform de gemeentelijke regeling. 6. De genoemde vergoedingen komen ten laste van het budget van de rekenkamer. Artikel 9 Ambtelijk secretaris/onderzoeker 1. De raad benoemt de ambtelijk secretaris. blz. 6 van 9

Registratienummer: 1546064 Onderwerp: Opzet nieuwe rekenkamer

2. De secretaris staat de rekenkamer bij de uitvoering van haar taken terzijde en fungeert als eerste adviseur van de rekenkamer. 3. De secretaris maakt deel uit van de organisatie van de griffie van Purmerend, functioneel is hij verantwoording verschuldigd aan de voorzitter van de rekenkamer ter zake van de werkzaamheden die hij verricht voor de rekenkamer. 4. De secretaris draagt zorg voor de agendaplanning, de verslaglegging, het verzamelen van informatie, de vorming van dossiers en communicatietaken. 5. De secretaris wordt in beginsel belast met het onderzoekswerk, het redigeren van het onderzoeksrapport, het organiseren van het ambtelijk en bestuurlijk hoor en wederhoor en het organiseren van de aanbieding van het rapport aan de voorzitter van de raad. De griffier draagt zorg voor de vervanging van de secretaris van de rekenkamer in het geval hij verhinderd is. Artikel 10 Reglement van orde en onderzoeksprotocol Conform artikel 81i Gemeentewet stelt de rekenkamer een reglement van orde voor haar vergaderingen en andere werkzaamheden vast. Daarnaast stelt de rekenkamer een onderzoeksprotocol op. Beide stukken zendt zij na vaststelling onverwijld ter kennisneming naar de raad. Artikel 11 Onderwerpselectie en onderzoeksopzet 1. De rekenkamer bepaalt de onderwerpen die zij onderzoekt, formuleert de probleemstelling, stelt de onderzoeksopzet vast en neemt e.e.a.

op in een jaarplan. 2. De rekenkamer verricht minimaal 2 omvangrijke dan wel 3 kleinere onderzoeken per jaar. Het in lid 1 bedoelde jaarplan wordt door de rekenkamer ter kennisneming aan de raad en het college verstuurd. 3. De raad kan de rekenkamer een gemotiveerd verzoek doen tot het instellen van een onderzoek. De rekenkamer bericht de raad binnen 1 maand in hoeverre aan dat verzoek wordt voldaan. Indien de rekenkamer niet aan het verzoek van de raad voldoet, zal zij daarvoor argumenten aanvoeren. Artikel 12 Toe te passen criteria bij de selectie van onderzoeksonderwerpen Het onderzoek dient: a. een actueel maatschappelijk belang te hebben; b. een toegevoegde waarde te hebben en bruikbare resultaten op te leveren in de vorm van aanbevelingen; c. toekomstgericht te zijn; d. een substantieel financieel belang voor de gemeente te bevatten; e. een antwoord te geven op beredeneerde twijfel omtrent doelmatigheid, doeltreffendheid en/of rechtmatigheid van het onderzoeksonderwerp; f. een oplossing te bieden voor de risico’s (financieel, juridisch, imago, politiek en dergelijke) die de gemeente ten aanzien van het onderzoeksonderwerp loopt; g. te gaan over beleid of producten die reeds langer dan een jaar geleden ingevoerd zijn; h. positief onderscheidend te zijn t.o.v.

andere onderzoeken (doordat het onderwerp niet eerder is onderzocht, er andere elementen onderzocht zijn of andere onderzoeken minder diepgaand/kwalitatief minder goed zijn uitgevoerd); i. bij te dragen aan enige evenwichtige spreiding over de gemeentelijke beleidsterreinen in de opvolgende onderzoeken. Artikel 13 Werkwijze 1. De rekenkamer is belast met en verantwoordelijk voor de uitvoering, begeleiding en sturing van het onderzoek volgens de door haar vastgestelde onderzoeksopzet en met inachtneming van het onderzoeksprotocol. blz. 7 van 9

Registratienummer: 1546064 Onderwerp: Opzet nieuwe rekenkamer

2. De rekenkamer is bevoegd bij alle leden van het gemeentebestuur en bij alle ambtenaren de mondelinge en schriftelijke inlichtingen in te winnen die zij nodig acht voor de uitvoering van de onderzoeken. De leden van het gemeentebestuur en de ambtenaren van de gemeente zijn verplicht de gevraagde inlichtingen binnen de door de rekenkamer gestelde termijn te verstrekken. 3. De rekenkamer vergadert zoveel als zij nodig acht, ter bespreking van procedurele en inhoudelijke aspecten van het onderzoek. 4. De rekenkamer vergadert in beslotenheid, haar rapporten zijn openbaar. Op grond van de belangen genoemd in artikel 10 Wet Openbaarheid van Bestuur kan de rekenkamer rapporten die aan de raad worden voorgelegd of gedeelten daarvan als geheim aanmerken. 5. De rekenkamer kan openbare informatieve vergaderingen beleggen. 6. Voor de uitvoering van het onderzoek kan de rekenkamer, met inachtneming van het beschikbare budget, externe personen of bureaus inschakelen. 7. De rekenkamer stelt de betrokken ambtenaren in de gelegenheid om binnen een door haar te stellen termijn, die ten minste 2 weken bedraagt, hun zienswijze op het feitenonderzoek in het conceptonderzoeksrapport aan de rekenkamer kenbaar te maken. Betrokkenen zijn degenen wier taakuitvoering (mede) voorwerp van onderzoek is of is geweest. De rekenkamer bepaalt verder wie ook als betrokkenen worden aangemerkt.

Opmerkingen waar de rekenkamer mee instemt kunnen in dit stadium nog aanleiding geven het onderzoeksrapport aan te passen. 8. De rekenkamer stelt daarna het onderzoeksrapport met inbegrip van de inmiddels toegevoegde conclusies en aanbevelingen voorlopig vast. 9. Vervolgens wordt het college in de gelegenheid gesteld om binnen een door de rekenkamer te stellen termijn, die ten minste 2 weken bedraagt, zijn zienswijze op het conceptonderzoeksrapport inclusief conclusies en aanbevelingen aan de rekenkamer kenbaar te maken. 10. Na definitieve vaststelling van het onderzoeksrapport, inclusief de zienswijze van het college en een eventueel nawoord van de rekenkamer als bijlagen, wordt het in zijn geheel zo spoedig mogelijk, onder toezending van een afschrift aan het college en betrokkenen, aan de raad aangeboden. Artikel 14 Behandeling onderzoeksrapporten 1. Het presidium kan bepalen dat rapporten en overige stukken voorafgaande aan de raadsbehandeling in een raadscommissie worden behandeld. 2. De voorzitter van de rekenkamer kan door het presidium worden uitgenodigd de behandeling van het rapport in een of meer raadscommissies bij te wonen en daar het rapport toe te lichten en eventuele vragen te beantwoorden. 3. De rapporten en overige stukken worden door de raad in zijn vergadering, zo mogelijk binnen 3 maanden na ontvangst, behandeld.

Daarbij stelt de raad desgewenst een termijn vast waarbinnen het college met een plan van aanpak komt ter uitvoering van de door de raad overgenomen aanbevelingen. Artikel 15 Budget/verdeelsleutel 1. De rekenkamer is bevoegd binnen een aan haar bij de begroting beschikbaar gesteld budget uitgaven te doen c.q. verplichtingen aan te gaan t.b.v. de uitvoering van haar taken. 2. Ten laste van dit budget worden de kosten gebracht van: a. de vergoedingen aan de leden; b. de kosten van de ambtelijke secretaris/onderzoeker; c. externe deskundigen en bureaus die eventueel door de rekenkamer zijn ingeschakeld; d. eventuele overige uitgaven die de rekenkamer nodig acht voor de uitoefening van haar taak.

blz. 8 van 9

Registratienummer: 1546064 Onderwerp: Opzet nieuwe rekenkamer

3. De rekenkamer is voor de besteding van het budget uitsluitend verantwoording verschuldigd aan de raad. Zij geeft deze verantwoording gestalte in het jaarverslag en via de planning- en control cyclus als onderdeel van de gemeentelijke jaarrekening. 4. Het budgetbeheer is gelegen in handen van de griffier van Purmerend. Artikel 16 Hardheidsclausule In alle gevallen waarin deze verordening niet voorziet beslist de raad, gehoord de rekenkamer. Artikel 17 Inwerkingtreding 1. Deze verordening treedt in werking op 1 mei 2022. 2. De verordening rekenkamercommissie Purmerend 2022 wordt op de datum genoemd in het eerste lid ingetrokken. Artikel 18 Citeertitel Deze verordening kan worden aangehaald als: Verordening rekenkamer Purmerend 2022.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering d.d. 17 februari 2022 de griffier, de voorzitter,

blz. 9 van 9