A Raadsvoorstel Herziening meerjaren onderhoudsplannen gemeentelijke gebouwen

RAADSVOORSTEL EN ONTWERPBESLUIT Registratienummer raad 1534202 Datum: 8 december 2020

Portefeuillehouder: Kroese

Domein / Team: RUID / VSTG

Onderwerp: Herziening meerjaren onderhoudsplannen gemeentelijke gebouwen Samenvatting: Voor het technisch beheer van de gemeentelijke gebouwen maakt de gemeente gebruik van meerjaren onderhoudsplannen (MJOPs). Daarin staat aangegeven welke onderhoudswerkzaamheden in welk jaar plaats moeten vinden. De begroting van het planmatig onderhoud en dagelijks onderhoud is gebaseerd op deze plannen. Ook is de hoogte en jaarlijkse toevoeging van / aan de onderhoudsvoorziening gebaseerd op deze MJOPs. Het afgelopen jaar is de gemeente overgestapt op nieuwe software waarin deze MJOPs staan opgeslagen en worden beheerd en heeft een uitgebreide herinspectie van alle gebouwen plaatsgevonden. Daaruit zijn nieuwe MJOPs voortgekomen die consequenties hebben voor de begroting. Dit voorstel is bedoeld om de gemeenteraad in te laten stemmen met deze begrotingswijziging.

Registratienummer: 1534202 Onderwerp: Herziening meerjaren onderhoudsplannen gemeentelijke gebouwen Purmerend, 3 december 2020 Aan de gemeenteraad van Purmerend, Inleiding en probleemstelling: Voor het technisch beheer van de gemeentelijke gebouwen maakt de gemeente gebruik van meerjaren onderhoudsplannen (MJOPs). Daarin staat aangegeven welke onderhoudswerkzaamheden in welk jaar plaats moeten vinden. De gebruikte MJOPs en de software waarin ze werden beheerd waren verouderd. Oplossingsrichtingen: Het afgelopen jaar is er nieuwe software geïmplementeerd en zijn er herinspecties gedaan bij alle panden. Hieruit zijn nieuwe MJOPs voortgekomen. Ook is rekening gehouden met verwachte ontwikkelingen met betrekking tot panden (zoals bijvoorbeeld het afstoten of slopen van bepaalde panden). De uitkomsten zijn vervolgens beoordeeld op haalbaarheid qua werklast voor de organisatie. Hierdoor is een compleet en realistisch beeld ontstaan van het benodigde onderhoud in de komende jaren. Ook de kosten ervan zijn opnieuw berekend. Dit zorgt voor een herverdeling van de beschikbare budgetten over de jaren en over de panden en zorgt voor een aanpassing van de jaarlijkse toevoeging aan de onderhoudsvoorziening. Dit raadsvoorstel is bedoeld om uw raad in te laten stemmen met deze begrotingswijzigingen.

Uit dit project dat meer dan een jaar heeft geduurd is ook naar voren gekomen dat de huidige formatie ontoereikend is voor het goed bijhouden van de MJOPs en het administratief faciliteren van de realisatie ervan. Nu de basis helemaal op orde is gebracht en duidelijk is wat de grote opgave is, is in de begroting tevens formatie voor het administratieve beheer meegenomen. Meetbare doelstellingen: In de in 2017 door het college vastgestelde Nota Gemeentelijke Gebouwen 2017 is de systematiek beschreven die de basis vormt voor de MJOPs. Voor ieder gebouw is bepaald welk onderhoudsniveau (volgens de NEN 2767 normen) aangehouden moet worden. Dit wordt bepaald op basis van het gebruik en de verwachtingen ten aanzien van panden voor de toekomst. Door de panden volgens de nieuwe MJOPs te onderhouden, blijven de panden aan de vastgestelde onderhoudsniveaus voldoen. Voor het uitvoeren van gepland onderhoud wordt altijd beoordeeld of het echt nodig is en zo niet, dan worden werkzaamheden uitgesteld. Jaarlijks worden de panden opnieuw bekeken en iedere vier jaar vindt een complete herinspectie plaats. Financiële consequenties: In de huidige begroting bestaan de uitgaven aan onderhoud uit drie onderdelen: 1. Regulier onderhoud: dit zijn enerzijds kosten die jaarlijks terug komen, zoals onderhoudscontracten voor installaties en anderzijds kosten van incidenteel / onplanbaar onderhoud.

Deze kosten komen rechtstreeks ten laste van de exploitatie van het jaar waarin ze worden gemaakt. 2. Groot onderhoud: dit zijn kosten van werkzaamheden die eens in de zoveel jaar uitgevoerd worden. Om grote fluctuaties in de onderhoudskosten per jaar te voorkomen worden deze kosten gedekt uit de onderhoudsvoorziening. Jaarlijks wordt een vast bedrag toegevoegd aan de onderhoudsvoorziening (het gemiddelde over een langere periode) en worden de werkelijke uitgaven ten laste van de voorziening gebracht. 3. Investeringen: grotere uitgaven aan onderhoud met een levensduur verlengend karakter worden gezien als investering, waardoor de kosten door middel van rente en afschrijving ten laste worden gebracht van de gebruiksjaren nadat de investering is gedaan. blz. 2 van 6

Registratienummer: 1534202 Onderwerp: Herziening meerjaren onderhoudsplannen gemeentelijke gebouwen De huidige werkwijze heeft onder meer door wijziging van de verslaggevingsregels enkele wijzigingen nodig. Deze voorgestelde stelselwijzigingen zijn: A. Onderhoudsvoorziening: in de huidige opzet zijn er vier onderhoudsvoorzieningen (Purmaryn, Streekarchief, Brandweerkazerne en overige gebouwen). Dit stamt uit de tijd dan het vastgoed binnen de gemeentelijke organisatie door verschillende afdelingen werd beheerd. Er is geen administratieve reden om dit aan te houden. Om die reden heeft het college besloten deze vier voorzieningen samen te voegen tot één onderhoudsvoorziening. B. Investeringen: Het is qua verslaggeving niet meer juist om naast groot onderhoud dat uit de onderhoudsvoorziening komt ook met vervangingsinvesteringen te werken. Beide beogen eenzelfde doel (het spreiden van de jaarlasten) en er moet een keuze gemaakt worden. Investeringen zijn administratief gezien bewerkelijker en met de onderhoudsplannen is alles in beeld zodat wordt voorgesteld om al het groot onderhoud via de onderhoudsvoorziening te laten lopen en geen investeringen meer op de te nemen. De bestaande investeringen voor onderhoudswerkzaamheden komen dan te vervallen. Uitzondering hierop vormt vooralsnog de panden die beheerd worden via Spurd.

De investeringen die daar gepland zijn lopen via de subsidie en het kost enige tijd om daar aanpassingen in aan te brengen. Dit zal in 2021 gelijk worden getrokken. C. Termijn voor bepaling toevoeging voorziening: De geplande toevoeging aan de onderhoudsvoorziening werd bepaald door het gemiddelde van de kosten van groot onderhoud te berekenen over een periode van 15 jaar. Gebleken is dat er in z’n lange periode te veel veranderingen (zoals aankopen en afstoten van gebouwen) plaatsvinden zodat dit geen goed beeld geeft. Zo is er de afgelopen jaren teveel geld aan de onderhoudsvoorzieningen toegevoegd. Daarom wordt voorgesteld om voor de bepaling van de toevoeging aan de onderhoudsvoorziening uit te gaan van een periode van 10 jaar. De plannen hebben dezelfde termijn. Effect op de begroting: Het invoeren van de nieuwe MJOPs en het doorvoeren van de hiervoor genoemde stelselwijzigingen heeft het volgende effect op de begroting: Bestaande begroting

2020

2021

2022

2023

2024

Regulier onderhoud Toevoeging onderhoudsvoorziening

795.000 800.000 773.000 776.000 787.000 1.172.000 1.179.000 1.179.000 1.179.000 1.179.000

Kapitaallasten

0

Totaal

1.967.000 2.175.000 2.157.000 2.210.000 2.221.000

196.000

205.000

255.000

255.000

Nieuwe begroting Regulier onderhoud Toevoeging onderhoudsvoorziening

589.000

Uitbreiding formatie Totaal Effect invoering nieuwe MJOPs

745.000

551.000

520.000

493.000

1.469.000 1.469.000 1.469.000 1.469.000 1.469.000 66.000

68.000

70.000

72.000

2.058.000 2.280.000 2.088.000 2.059.000 2.034.000 -91.000

-106.000

blz. 3 van 6

69.000

151.000

187.000

Registratienummer: 1534202 Onderwerp: Herziening meerjaren onderhoudsplannen gemeentelijke gebouwen In 2019 is de begroting van al het vastgoed in het kader van ‘schoon begroten’ volledig herzien. Alleen het onderhoud was daarin nog niet betrokken, omdat de MJOPs nog niet klaar waren. Die herziening leverde een positief effect op. Dit is gereserveerd om als dekking te kunnen dienen van de effecten van het invoeren van de nieuwe MJOPs. Dit gereserveerde saldo kan nu vrijvallen omdat de herziening van de plannen niet tot een budgettair effect leidt. Dit zorgt voor het volgende effect op de meerjarenbegroting: 2020

2021

2022

2023

2024

Effect invoering nieuwe MJOPs

-91.000 -106.000

69.000

151.000

187.000

Dekking herzien vastgoed begroting

125.000

391.000

346.000

366.000

366.000

Resultaat

35.000

286.000

416.000

516.000

553.000

Het positieve effect zal worden toegevoegd aan de begrotingsruimte. Het college zal nog met voorstellen komen voor de verduurzaming van de gemeentelijke gebouwen en het Integraal Huisvestingsplan Onderwijs. De verwachting is dat deze ruimte hiervoor nodig zal zijn. Dit zal echter integraal worden afgewogen in de Kadernota. Onderhoudsvoorziening Het totaal van de onderhoudsvoorziening bedroeg op 1 januari 2020 € 3,5 miljoen. Zoals aangegeven is dit te hoog. Bij de bepaling van de toevoeging aan de voorziening is daarom rekening gehouden met het omlaag brengen van de voorziening in tien jaar tijd. Met andere woorden: door het saldo van de voorziening te gebruiken, is het budgettaire beslag lager geworden. Voor de eerste jaren ziet het verloop er als volgt uit: Verloop voorziening

2020

2021

2022

2023

2024

Stand per 1/1

3.500.000 3.330.000 2.610.000 2.796.000 2.849.000

Toevoeging

1.469.000 1.469.000 1.469.000 1.469.000 1.469.000

Onttrekking

1.639.000 2.189.000 1.283.000 1.417.000 2.037.000

Stand per 31-12

3.330.000 2.610.000 2.796.000 2.848.000 2.281.000

Communicatie: Niet van toepassing. Relatie met fusie: Voor de panden van de gemeente Beemster is dezelfde systematiek gevolgd en zijn ook nieuwe MJOPs opgesteld. Duurzaamheid: Er wordt een apart raadsvoorstel aangeboden dat gaat over het verduurzamen van de gemeentelijke panden. Die planning die daarin wordt voorgesteld is gekoppeld aan de onderhoudsplanning, zodat werkzaamheden gecombineerd worden. De werkzaamheden die benodigd zijn voor de verduurzaming worden in hetzelfde softwareprogramma bijgehouden. Uiteindelijk ontstaan op die manier duurzame meerjaren onderhoudsplannen. Monitoring/evaluatie: Monitoring en bijsturing zal verlopen via de normale P&C cyclus. blz. 4 van 6

Registratienummer: 1534202 Onderwerp: Herziening meerjaren onderhoudsplannen gemeentelijke gebouwen Voorstel: In te stemmen met de 2e wijziging van de Programmabegroting 2021 behorend bij de actualisering van de meerjarenonderhoudsplannen gemeentelijke gebouwen inclusief de bijbehorende formatie en de vrijval van vervangingsinvesteringen. Burgemeester en wethouders van Purmerend, de secretaris de burgemeester,

Bijlage(n): - Begrotingswijziging

blz. 5 van 6

Registratienummer: 1534202 Onderwerp: Herziening meerjaren onderhoudsplannen gemeentelijke gebouwen De raad van de gemeente Purmerend, gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 3 december 2020, B E S L U I T: In te stemmen met de 2e wijziging van de Programmabegroting 2021 behorend bij de actualisering van de meerjarenonderhoudsplannen gemeentelijke gebouwen inclusief de bijbehorende formatie en de vrijval van vervangingsinvesteringen. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering d.d. de griffier, de voorzitter,

blz. 6 van 6