A.raadsvoorstel-en-ontwerpbesluit-zienswijze-ontwerpbegroting-2024-waterlands-archief

Raadsvoorstel en ontwerpbesluit

Registratienummer raad 1584456

Datum: 23 mei 2023

Portefeuillehouder: Ellen van Selm

Onderwerp: Zienswijze Raad Ontwerpprogrammabegroting 2024 Waterlands Archief Samenvatting: Het Dagelijks Bestuur van het Waterlands Archief heeft 1 mei 2023 ( kenmerk 1584484) de ontwerpprogrammabegroting 2024, de kadernota 2024-2027, de gewijzigde begroting 2023 en de getekende jaarstukken 2022 ingediend. Deelnemende gemeenten worden nu in de gelegenheid gesteld om hier kennis van te nemen en hun zienswijze ten aanzien van de begroting kenbaar te maken. Deze zienswijze dient 8 weken na ontvangst van de documenten verzonden te zijn naar het dagelijks bestuur van het Waterlands Archief. De ontwerpprogrammabegroting 2024 is gebaseerd op het Uitvoeringsplan 2022-2025 Van archiefbewaarplaats naar informatieknooppunt, vastgesteld door het bestuur van het Waterlands archief. In 2024 wordt volgens de afspraken in de Gemeenschappelijke Regeling een nieuw beleidsplan 2026- 2029 opgesteld en voorgelegd aan de deelnemende gemeenten. De kadernota 2024-2027 schets het meerjarenperspectief; de reeds ingezette koers, waarbij het Waterlands Archief op weg is een knooppunt te worden in toezicht op-,beheer van- en toegang tot informatie wordt voortgezet. Op basis van deze koers zijn een 8-tal doelstellingen geformuleerd die in de kadernota pagina 3 zijn na te lezen.

Daarnaast zijn er in de komende periode belangrijke ontwikkelingen waarop het Waterlands Archief haar inzet zal richten: - De Nieuwe Archiefwet: archieven worden na 10 jaar overgedragen en openbaar (nu 20 jaar) - De Nieuwe Informatiewet: met als doel om samenhang te brengen tussen onder andere de Archiefwet ,de Wet open overheid en de Algemene Verordening gegevensbescherming. - Herontwikkeling Waterlandkwartier (verplaatsing station Purmerend naar Waterlandlaan, inzet op ontmoetingspunt voor bezoekers) - Digitalisering Bouwvergunningen in 2025 afgerond en online beschikbaar voor belanghebbenden. Gezien de doelstellingen en de transitie van het Waterlands Archief van archiefbewaarplaats naar informatieknooppunt, die in lijn zijn met het Uitvoeringsplan 2022-2025 en de kadernota 2024-2027, wordt aan de raad voorgesteld om een positieve zienswijze af te geven op de Ontwerpprogrammabegroting 2024. Op de meerjarenraming wordt een voorbehoud gemaakt gelet op de mogelijke keuzes die we moeten maken in het kader van de gemeentelijke begroting.

Registratienummer: 1584456 Onderwerp: Zienswijze Raad Ontwerpprogrammabegroting 2024 Waterlands Archief

Purmerend, 23 mei 2023 Aan de gemeenteraad van Purmerend, Inleiding en probleemstelling: Het Dagelijks Bestuur van het Waterlands Archief heeft op 1 mei 2023 ( kenmerk 1584484) de ontwerpprogrammabegroting 2024, de kadernota 2024-2027, de gewijzigde begroting 2023 en de getekende jaarstukken 2022 ingediend. Deelnemende gemeenten worden nu in de gelegenheid gesteld om hierover hun zienswijze kenbaar te maken. Deze zienswijze dient 8 weken na ontvangst van de documenten verzonden te zijn naar het dagelijks bestuur van het Waterlands Archief. De ontwerpprogrammabegroting 2024 is gebaseerd op het Uitvoeringsplan 2022-2025 Van archiefbewaarplaats naar informatieknooppunt, vastgesteld door het bestuur van het Waterlands archief. Het Waterlands Archief is op weg een knooppunt te worden in toezicht op-, beheer van- en toegang tot informatie. Door digitalisering van het informatiebeheer, is de rol van de archiefinspectie aan verandering onderhevig. Naast de inspectietaak, wordt het Waterlands Archief in toenemende mate door deelnemende gemeenten om advies gevraagd over archivering ’by design’ ofwel: archiveren bij de bron, aan de voorkant van het archiveringsproces. Bij aanschaf van vak applicaties door gemeenten en andere belanghebbenden kunnen bewaar- en vernietigingstermijnen volgens wettelijke vereisten aan de voorkant in het systeem geautomatiseerd ingeregeld worden.

Beheer van informatie is dan niet langer uitsluitend het beheren van overgebrachte informatie. Informatiebeheer begint al bij de start van het werkproces en dat vraagt om een andere rol van het Waterlands Archief. 2024 is het laatste uitvoeringsjaar van het Uitvoeringsplan 2022-2025. Ieder jaar worden thema’s gekozen waaraan speciale aandacht wordt besteed. In 2024 zijn dat: - Het (vroegmoderne) platteland - 100 jaar toerisme - Noord-Hollands kanaal werd 200 jaar geleden opengesteld. In 2024 wordt volgens de afspraken in de Gemeenschappelijke Regeling een nieuw beleidsplan 20262029 opgesteld en voorgelegd aan de deelnemende gemeenten. In de begroting 2024 wordt het meerjarenperspectief, 2024 tot en met 2027, van het WA geschetst. Zoals reeds opgemerkt vanuit de kadernota heeft de digitalisering van de bouwvergunningen tot en met 2025 nog een aanzienlijke beslag op de begroting en daarmee de gemeentelijke bijdrage. Daarnaast zijn er geen directe ontwikkelingen die een substantiële impact hebben op de begroting van het WA. De kadernota 2024-2027 schets het meerjarenperspectief; de reeds ingezette koers, waarbij het Waterlands Archief op weg is een knooppunt te worden in toezicht op-,beheer van- en toegang tot informatie wordt voortgezet.

Op basis van deze koers zijn een 8-tal doelstellingen geformuleerd: - De traditionele studiezaal geschikt maken als ontmoetingspunt voor bezoekers - Website waterlandopdekaart.nl en social media verder ontwikkelen - Digitaliseren en openbare toegankelijkheid van bouwarchieven aangesloten gemeenten - E-depot (diensten) koppelen aan bestaande en nieuwe applicaties gemeenten - Advies en toezicht bij inrichting aan begin van proces (archivering bij de bron) - Tweejaarlijkse KPI inspectie of voortgangsgesprekken deelnemende gemeenten - Ontwikkeling centraal coördinatiepunt voor historische verenigingen - Invoering project- en programmamanagement. 3

Registratienummer: 1584456 Onderwerp: Zienswijze Raad Ontwerpprogrammabegroting 2024 Waterlands Archief De begroting van het WA zal de komende jaren, zo is de verwacht, geen grote wijzigingen kennen. De begroting wordt geïndexeerd met ongeveer 3% per jaar. De gemeentelijke bijdrage wordt hierop aangepast. De grote wisselingen in de gemeentelijke bijdrage worden nu nog veroorzaakt door de bijdrage aan de digitalisering van bouwvergunningen, hier wordt een apart bijdrage voor gevraagd. Het project omtrent de digitalisering is naar verwachting in 2025 afgerond. Op advies van de accountant van het WA zijn met ingang van 2024 de kosten met betrekking tot het project Digitalisering Bouwvergunningen inzichtelijk gemaakt in een apart programma Digitalisering bouwvergunningen, naast het programma Waterlands Archief Daarnaast zijn er in de komende periode belangrijke ontwikkelingen waarop het Waterlands Archief haar inzet zal richten: - De Nieuwe Archiefwet: archieven worden na 10 jaar overgedragen en openbaar (nu 20 jaar) - De Nieuwe Informatiewet, met als doel om samenhang te brengen tussen onder andere de Archiefwet ,de Wet open overheid en de Algemene Verordening gegevensbescherming. - Herontwikkeling Waterlandkwartier ( verplaatsing station Purmerend naar Waterlandlaan) - Digitalisering Bouwvergunningen in 2025 afgerond en online beschikbaar voor belanghebbenden.

Gewijzigde begroting 2023 Het WA heeft een gewijzigde begroting 2023 ingestuurd. De afwijkingen ten opzichte van de eerdere begroting zijn beperkt en laten enkele verschuiving zien in de baten en lasten. De gemeentelijke bijdrage voor 2023 blijft ongewijzigd en sluit aan op het bedrag welke is opgenomen in de eigen begroting. Jaarrekening 2022 De jaarrekening 2022 wordt ter kennisneming aangeboden. Het Waterlands Archief (hierna: WA) sluit het jaar af met een positief resultaat van € 50.381,-. Het resultaat valt hoger dan opgenomen in de gewijzigde begroting van 2022. De afwijking is ontstaan door lagere kosten op verschillende onderdelen. Tevens wordt in de jaarrekening van het WA de definitieve bijdrage van de gemeente vastgesteld. De bijdrage valt lager uit dan het betaalde voorschot. Het verschil bedraagt € 10.196,en zal worden verrekend. Oplossingsrichtingen Gezien de doelstellingen en de transitie van het Waterlands Archief van archiefbewaarplaats naar informatieknooppunt, die in lijn zijn met het Uitvoeringsplan 2022-2025 en de kadernota 2024-2027, wordt aan de Raad voorgesteld om een positieve zienswijze af te geven op de Ontwerpprogrammabegroting 2024.

De kadernota 2024-2027, de gewijzigde begroting 2023 en de getekende jaarstukken 2022 voor kennisgeving aan te nemen en een voorbehoud te maken op de meerjarenraming in verband met de mogelijke keuzes die we moeten maken in het kader van de gemeentelijke begroting. Meetbare doelstellingen: Taken ,doelstellingen en te behalen resultaten worden benoemd in de ontwerpprogrammabegroting 2024, de kadernota 2024-2027 en in het jaarverslag 2022. Financiële consequenties: Het financieel effect voor de gemeente Purmerend is terug te vinden in onderstaande tabel: Onderdeel

2024

2025

2026

2027

Nieuwe bijdrage

€ 824.657

€ 963.833

€ 818.936

€ 847.101

Geraamde bijdrage

€ 772.455

€ 919.721

€ 818.084

€ 818.084

4

Registratienummer: 1584456 Onderwerp: Zienswijze Raad Ontwerpprogrammabegroting 2024 Waterlands Archief Saldo - € 52.202 - € 44.112 - € 852 - € 29.017 De bijdrage WA zal in de primitieve begroting 2023 van Purmerend worden bijgeraamd ten laste van de stelpost Loon- en prijsontwikkeling. De definitieve honorering van de bedragen 2026 en 2027 is uiteraard afhankelijk van de mogelijke keuzes die we moeten maken in het kader van de gemeentelijke begroting. Op de meerjarenraming wordt om die reden een voorbehoud gemaakt. Communicatie: Het dagelijks bestuur van het Waterlands Archief hierover via brief (met kenmerk 1584544 ) te informeren. Privacy: Het Waterlands Archief neemt de privacy- en AVG richtlijnen in acht evenals de verplichtingen vanuit de Wet open overheid Duurzaamheid: Het uitvoeringsplan 2022-2025, de kadernota 2024-2027 en de ontwerpprogrammabegroting 2024 bieden voldoende inzicht op welke wijze het Waterlands Archief in samenwerking met gemeenten en maatschappelijke organisaties werkt aan het behalen van haar doelstellingen. Het Waterlands Archief werkt aan duurzame publieke toegankelijkheid van (digitale) archieven. De verschuiving naar advisering over archivering bij de bron en de invulling van de toezichthoudende rol draagt bij aan de toekomstbestendigheid van het informatiebeheer bij deelnemende gemeenten en andere betrokkenen.

Monitoring/evaluatie: In het jaarverslag en de jaarrekening 2022 wordt teruggekeken op het ingezette beleid en de behaalde doelstellingen. Er zijn activiteiten die in 2023 en 2024 worden voortgezet. Voorstel: 1. Kennis te nemen van de jaarstukken 2022, gewijzigde begroting 2023, de kadernota 2024-2027 en de ontwerpprogrammabegroting 2024 van het Waterlands Archief en hierop een positieve zienswijze in te dienen. 2. Een voorbehoud te maken voor de meerjarenraming in verband met de mogelijke keuzes die we moeten maken in het kader van de gemeentelijke begroting en het college op te dragen het dagelijks bestuur van het Waterlands Archief (kenmerk 1584544) hierover te informeren.

Burgemeester en wethouders van Purmerend, de secretaris de burgemeester,

Bijlage(n): - Aanbiedingsbrief en ter kennisname stukken Kadernota WA 2024-2027, Gewijzigde begroting WA 2023, Jaarstukken 2022 getekend - Concept begroting Waterlands Archief 2024 - Conceptbrief aan het Dagelijks Bestuur van het WA zienswijze begroting 2023

5

Registratienummer: 1584456 Onderwerp: Zienswijze Raad Ontwerpprogrammabegroting 2024 Waterlands Archief

De raad van de gemeente Purmerend, gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 23 mei 2023,

B E S L U I T:

1. Kennis te nemen van de jaarstukken 2022, gewijzigde begroting 2023, de kadernota 2024-2027 en de ontwerpprogrammabegroting 2024 van het Waterlands Archief en hierop een positieve zienswijze in te dienen. 2. Een voorbehoud te maken voor de meerjarenraming in verband met de mogelijke keuzes die we moeten maken in het kader van de gemeentelijke begroting en het college op te dragen het dagelijks bestuur van het Waterlands Archief (kenmerk 1584544) hierover te informeren.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering d.d. 29 juni 2023 de griffier, de voorzitter,

6