a-raadsvoorstel-en-ontwerpbesluit-normenkader-en-controleprotocol-2024

Raadsvoorstel en ontwerpbesluit

Registratienummer raad 1603791

Datum: 4 februari 2025

Portefeuillehouder: A.O.C Boer

Domein / Team: DBED / CCCA

Onderwerp: Controleprotocol 2024 en normenkader rechtmatigheid 2024 Samenvatting: Voor de accountantscontrole is het van belang dat de raad de accountant nadere aanwijzingen geeft over de reikwijdte van de accountantscontrole. Het definiëren van het controleprotocol is een taak van de raad als opdrachtgever voor de accountantscontrole. Met het controleprotocol stelt de raad de te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties vast, alsmede de reikwijdte van de controle. De auditcommissie heeft voor de controle van de jaarstukken over 2024 een nadrukkelijke afweging gemaakt of er aan specifieke processen extra aandacht zou moeten worden besteed door de accountant gedurende de controle voor het jaar 2024. De auditcommissie heeft in deze afweging het volgende aandachtspunt meegegeven voor de controle 2024 namelijk de afboeking van niet of moeilijk inbare posten en of dit volgens de juiste protocol heeft plaatsgevonden. De gemeenteraad wordt gevraagd het controleprotocol 2024 vast te stellen. Het college is verantwoordelijk voor het afgeven van een rechtmatigheidsverantwoording, die in de jaarstukken wordt opgenomen. Voor een goede totstandkoming van de rechtmatigheidsverantwoording is het belangrijk dat de geldende regelgeving duidelijk vastligt.

Het college is primair verantwoordelijk voor de naleving van de wet- en regelgeving en moet dus permanent inzicht hebben in de van toepassing zijnde relevante wet- en regelgeving. Dit betreft het normenkader. Het college stuurt het normenkader naar de raad. De raad stelt het normenkader vast. De gemeenteraad wordt gevraagd het normenkader 2024 vast te stellen.

Registratienummer: 1603791 Onderwerp: Controleprotocol 2024 en normenkader rechtmatigheid 2024 Purmerend, 4 februari 2024 Aan de gemeenteraad van Purmerend,

Inleiding en probleemstelling: Controleprotocol De raad verleent, conform artikel 213 van de gemeentewet, de accountant de opdracht voor het controleren van de jaarrekening. De accountant doet hiertoe een onderzoek naar de getrouwheid en rechtmatigheid van de jaarrekening. De raad omschrijft in het controleprotocol de specifieke opdracht en geeft in het normenkader de normen waaraan de rechtmatigheid van de jaarrekening getoetst dient te worden. Het controleprotocol dient als leidraad en opdracht voor deze controle. Tot de fusie tussen de gemeente Purmerend en voormalig gemeente Beemster heeft plaatsgevonden (2022) werd het controleprotocol meerjarig vastgesteld parallel aan de contractduur van de controleopdracht met de externe accountant. Net als in 2023 wordt ook in 2024 gekozen om het controleprotocol alleen van toepassing te laten zijn op boekjaar 2024 omdat er naar verwachting nadere wet- en regelgeving komt inzake de door de accountant te hanteren goedkeuringstolerantie (wijziging van het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO)) in boekjaar 2025. Gezien deze aanstaande wijziging is het niet verstandig het controleprotocol nu meerjarig vast te stellen. Normenkader Voor een goede totstandkoming van de rechtmatigheidsverantwoording is het belangrijk dat de geldende regelgeving duidelijk vastligt.

Het college is primair verantwoordelijk voor de naleving van de wet- en regelgeving en moet dus permanent inzicht hebben in de van toepassing zijnde relevante wet- en regelgeving. Dit betreft het normenkader en wordt hierbij aangeboden. De gemeenteraad wordt gevraagd het normenkader 2024 vast te stellen. Om het normenkader te kunnen gebruiken voor de interne beheersing moet het normenkader worden geoperationaliseerd. Ten behoeve van de uitwerking is het van belang dat bekend is welke bepalingen van de regelgeving relevant zijn voor het rechtmatigheidsbeheer. In het kader van de rechtmatigheidsverantwoording gaat het daarbij om de bepalingen waarvoor de gemeente financiële consequenties uit kunnen voortkomen. Het college optimaliseert het normenkader in een toetsingskader. Het toetsingskader is opgenomen in de aanwezige procesbeschrijvingen en het interne controleplan. Schematisch ziet dat er als volgt uit:

blz. 2 van 9

Registratienummer: 1603791 Onderwerp: Controleprotocol 2024 en normenkader rechtmatigheid 2024 Het normenkader voor een rechtmatigheidsverantwoording betreft de inventarisatie van de voor de verantwoording relevante regelgeving, van andere overheden en van de gemeente zelf. Het normenkader moet actueel en aangepast worden op basis van nieuwe wet- en regelgeving. De inventarisatie van regelgeving bestaat uit externe- en gemeentelijke regelgeving. Onder gemeentelijke regelgeving worden verordeningen, raads- en collegebesluiten verstaan. Beleidsregels, andere besluiten van algemene strekking niet zijnde algemeen verbindende voorschriften zijn in beginsel niet opgenomen. Deze regelingen betreffen geen normen waaraan handelingen kunnen worden getoetst. Hetzelfde geldt voor individuele besluiten zoals beschikkingen. Geconstateerde afwijkingen van de in het normenkader opgenomen wet-en regelgeving komen in de rechtmatigheidsverantwoording tot uitdrukking rekening houdende met de door uw raad op 30 januari 2025 vastgestelde verantwoordingsgrens en rapportagegrens (besluit 1603465). Oplossingsrichtingen: Controleprotocol: Om de jaarrekening 2024 te controleren dient de raad het controleprotocol 2024 vast te stellen.

In het controleprotocol worden aan de accountant nadere aanwijzingen gegeven over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij verder te hanteren goedkeuring- en rapporteringstoleranties voor de controle van de jaarstukken 2024 van de gemeente Purmerend. De goedkeurings- en rapporteringstoleranties zijn ten opzichte van voorgaande jaren ongewijzigd. Dit stelt de toleranties (hoofdstuk 3 controleprotocol) gelijk aan het wettelijk minimumkader. De auditcommissie heeft voor de controle van de jaarstukken over 2024 een nadrukkelijke afweging gemaakt of er aan specifieke processen extra aandacht zou moeten worden besteed door de accountant gedurende de controle voor het jaar 2024. De auditcommissie heeft in deze afweging het volgende aandachtspunt meegegeven voor de controle 2024 namelijk de afboeking van niet of moeilijk inbare posten en of dit volgens de juiste protocol heeft plaatsgevonden. Normenkader: Het normenkader bevat de wet- en regelgeving die relevant is voor de rechtmatigheidsverantwoording van 2024. Het normenkader van 2023 is als basis gebruikt voor het normenkader van 2024. De toegevoegde regelgeving betreft verordeningen, raads- en collegebesluiten die betrekking hebben op 2024.

Voor verordeningen geldt dat alle verordeningen onderdeel uitmaken van het normenkader voor zover deze bepalingen bevatten over financiële beheershandelingen. Andere besluiten van de raad, dus niet zijnde verordeningen, met een kaderstellend karakter en die bepalingen bevatten over financiële beheershandelingen, zijn ook een verplicht onderdeel van het normenkader. De toegevoegde externe regelgeving betreft over 2024 toegekende specifieke uitkeringen (SPUK) die de gemeente door middel van de Sisa-verantwoording in de jaarrekening dient te verantwoorden. De vervallen externe regelgeving betreft specifieke uitkeringen die door de desbetreffende ministeries zijn vastgesteld en waarvan 2023 het laatste uitkeringsjaar betrof. Deze regelingen zijn tot en met 2023 door middel van de Sisa-regelingen verantwoord in de jaarstukken. In het normenkader zijn de wijzigingen in de externe regelgeving meegenomen tot en met 3 februari 2025. Indien na 3 februari 2025 er nog nadere regelgeving bekend wordt die ziet op boekjaar 2024 dan zal dit vanzelfsprekend onderdeel uitmaken van het normenkader 2024. Deze toevoeging kan zich met name voordien bij specifieke uitkeringen (SPUK) die de gemeente vanuit de betreffende blz. 3 van 9

Registratienummer: 1603791 Onderwerp: Controleprotocol 2024 en normenkader rechtmatigheid 2024 ministeries ontvangt en waarover de gemeente zich door middel van de Sisa-bijlage in de jaarrekening dient te verantwoorden. De wijzigingen die in het normenkader 2024 hebben plaatsgevonden ten opzichte van het door uw raad op 29 februari 2024 vastgestelde normenkader 2023 betreffen: Nieuwe of aangepaste regelgeving: Programma 1 Publieksdiensten: - Legesverordening Purmerend 2024; - Besluit privaatrechtelijke tarieven Purmerend 2024; - Verordening kwijtschelding gemeentelijke belastingen Purmerend 2024; - Reglement standaard Europese incasso Gemeente Purmerend 2023. Programma 2 Samenleving: - Verordening op de gemeentelijke adviescommissie omgevingskwaliteit Purmerend; - Nadere regels amateurkunst Purmerend 2024; - Uitvoeringsbesluiten Subsidieverordening sport- en recreatieactiviteiten Purmerend 2024; - Besluit subsidiehoogte peuteropvang Purmerend 2024; - Besluit maatschappelijke ondersteuning Purmerend 2024; - Verordening individuele inkomenstoeslag Purmerend 2024; - Subsidieregeling noodsteun energie en huur voor maatschappelijke organisaties Purmerend 2024; - Subsidieplafonds 2024. Programma 3 Wonen: - Huisvestingsverordening gemeente Purmerend 2021; - Verordening Starterslening Purmerend 2021.

Programma 4 Milieu: - Verordening op de heffing en de invordering van reinigingsrechten Purmerend 2024; - Verordening op de heffing en de invordering van afvalstoffenheffing Purmerend 2024; - Subsidieverordening energietransitie particuliere woningen Proeftuin Overwhere-Zuid Purmerend 2021; - Besluit vaststellen subsidieplafond 2021 en tarieven subsidieverordening verduurzaming particuliere woningen; - Tijdelijke subsidieverordening verbetering slecht geïsoleerde woningen Purmerend 2024; - Bijzondere subsidieverordening verduurzaming particuliere woningen vereniging van eigenaren (vve) Purmerend 2024. Programma 5 Bereikbaarheid: - Verordening op de heffing en de invordering van parkeerbelasting Purmerend 2024; - Parkeerverordening Purmerend 2024; - Uitvoeringsbesluit Verordening Parkeerbelastingen Purmerend 2020; - Uitvoeringsbesluit Parkeerverordening Purmerend 2024. Programma 6 Beheer openbare ruimte: - Verordening op de heffing en de invordering van Lijkbezorgingsrechten 2024; - Verordening Begrafenisrechten 2024; - Verordening op de heffing en de invordering van rioolheffing Purmerend 2024.

blz. 4 van 9

Registratienummer: 1603791 Onderwerp: Controleprotocol 2024 en normenkader rechtmatigheid 2024 Programma 7 Ruimtelijke ordening: - Verordening nadeelcompensatie Purmerend; - Nota grondbeleid 2024; - Grondprijzenbrief 2024. Programma 8 Veiligheid: - Algemene plaatselijke verordening Purmerend 2021. Programma 9 Economie: - Verordening op de heffing en invordering van Marktgelden Purmerend 2024. Programma 10 Bestuur en concern: - Verordening rechtspositie raads- en commissieleden Purmerend 2023; - Verordening rechtspositie, mandaat- en volmachtsbesluit griffie Purmerend; - Regeling rechtspositie griffie Purmerend. Programma 11 Algemene dekkingsmiddelen: - Verordening belastingen op roerende woon- en bedrijfsruimten Purmerend 2024; - Verordening op de heffing en de invordering van hondenbelasting Purmerend 2024; - Verordening op de heffing en invordering van onroerende zaakbelastingen Purmerend 2024; - Verordening op de heffing en invordering van precariobelasting 2024; - Verordening op de heffing en invordering van toeristenbelasting 2024.

Programma 12 Overhead Geen Externe regelgeving: - Besluit regeling Woningbouwimpuls 2020; - Regeling specifieke uitkering versnelling natuurinclusief isoleren; - Uitvoeringsregeling subsidie versnelling woningbouw flexibele schil gebiedsontwikkelingsteams gemeente Noord-Holland 2021; - Regeling eenmalige specifieke uitkering en subsidie toekomstbestendige lokale bibliotheekvoorzieningen. Vervallen/ uitwerking getreden regelgeving: Programma 1 Publieksdiensten: - Legesverordening Purmerend 2023; - Besluit privaatrechtelijke tarieven Purmerend 2023. Programma 2 Samenleving: - Verordening regelende de bevoegdheden, samenstelling en werkwijze van de monumentencommissie Purmerend; - Nadere regels amateurkunst Purmerend 2023; - Uitvoeringsbesluiten Subsidieverordening sport- en recreatieactiviteiten Purmerend 2023; - Besluit subsidiehoogte peuteropvang Purmerend 2023; - Besluit maatschappelijke ondersteuning Purmerend 2023; - Subsidieverordening noodsteun energie en huur voor maatschappelijke organisaties Purmerend 2023.

blz. 5 van 9

Registratienummer: 1603791 Onderwerp: Controleprotocol 2024 en normenkader rechtmatigheid 2024 Programma 3 Wonen: - Huisvestingsverordening gemeente Purmerend 2018; - Actualisatie nota GKB en vaststelling aanvullingsbesluiten Waterlandkwartier, De Koog, Zuidoostbeemster en Middenbeemster. Programma 4 Milieu: - Verordening op de heffing en invordering van Reinigingsrechten 2023; - Verordening op de heffing en invordering van Afvalstoffenheffing 2023; - Besluit subsidieplafond 2020 verduurzaming particuliere woningen. Programma 5 Bereikbaarheid: - Verordening op de heffing en de invordering van parkeerbelasting Purmerend 2023; - Parkeerverordening Purmerend 2020/1; - Uitvoeringsbesluit Parkeerverordening Purmerend 2020/1. Programma 6 Beheer openbare ruimte: - Verordening op de heffing en invordering van Lijkbezorgingsrechten Purmerend 2023; - Verordening op de heffing en invordering van rioolheffing Purmerend 2023. Programma 7 Ruimtelijke ordening: In overleg met de externe accountant zijn de volgende onderdelen uit het normenkader gehaald, omdat dit geen raadsbesluiten betreffen: - Algemene inkoopvoorwaarden 1995; - Algemene erfpachtvoorwaarden 1979, 1984 en 1987; - Algemene bepalingen voor eeuwig durende erfpacht 1992; - Wijziging grondbeleid (o.a. omzetting van erfpachtsrecht in eigendomsrecht).

Programma 8 Veiligheid: Geen Programma 9 Economie: - Marktverordening Purmerend 2011. Programma 10 Bestuur & Concern: Geen Programma 11 Algemene dekkingsmiddelen: - Verordening belastingen op roerende woon- en bedrijfsruimten Purmerend 2023; - Verordening onroerende zaakbelastingen Purmerend 2023; - Verordening op de heffing en invordering van een belasting op honden 2023; - Verordening op de heffing en invordering van Precariobelasting 2023; - Verordening op de heffing en invordering van Toeristenbelasting 2023. Programma 12 Overhead: In overleg met de externe accountant zijn de volgende onderdelen uit het normenkader gehaald, omdat dit geen raadsbesluiten betreffen: - Gemeentelijke inkoopvoorwaarden bij IT (GIBIT); - Regeling budgethouders Purmerend 2019; - Personeelshandboek gemeente Purmerend.

blz. 6 van 9

Registratienummer: 1603791 Onderwerp: Controleprotocol 2024 en normenkader rechtmatigheid 2024 Externe regelgeving: - Regeling vaststelling regels verstrekken eenmalige specifieke uitkering aan gemeenten huisvesting kwetsbare doelgroepen; - Regeling specifieke uitkering vergunninghouders; - Tijdelijke onderwijshuisvesting ontheemden; - Regeling specifieke uitkering voor de voorschoolse educatie aan ontheemde peuters; - Regeling Sportakkoord 2020–2022; - Regeling specifieke uitkering lokale preventieakkoorden of preventieaanpakken; - Regeling specifieke uitkering domein overstijgend samenwerken 2023 met centraal persoon; - Regeling Specifieke uitkering noodfonds energie amateursportverenigingen; - Regeling specifieke uitkering meerkosten energie openbare zwembaden. Meetbare doelstellingen: Niet van toepassing. Financiële consequenties: De controlekosten van zowel de externe accountant als het opstellen van de rechtmatigheidsverantwoording zijn geraamd in de begroting 2024. De nadere aanwijzingen en regels die in het controleprotocol en het normenkader zijn gesteld ten aanzien van de controle leiden niet tot een bijstelling van deze raming. Communicatie: Het vastgestelde controleprotocol en vastgestelde normenkader zullen aan de externe accountant ter beschikking worden gesteld.

Privacy: De externe accountant neemt kennis van de achterliggende stukken die ten grondslag liggen aan de interne controlerapportage o.a. door middel van het raadplegen van het Key Control Dashboard. Tevens neemt de externe accountant kennis van de achterliggende stukken die ten grondslag liggen aan de in de jaarrekening vermelde informatie. Waar door de accountant nodig geacht neemt de externe accountant kennis van onderliggende stukken en neemt deze soms op in zijn controledossier. De accountant maakt gebruik van een beveiligde omgeving en heeft te maken met geheimhoudingsplicht. Indien de gemeente documenten uitwisselt met de accountant gebeurt dit door middel van een beveiligde server. Duurzaamheid: Niet van toepassing. Monitoring/evaluatie: Aan de hand van het controleprotocol zal de accountant in april 2025 de eindejaarscontrole op de jaarrekening 2024 uitvoeren. De definitieve bevindingen voortkomend uit de jaarrekeningcontrole zullen naar verwachting in de auditcommissie van 2 juni beschikbaar zijn. Bij het openbaar maken van de (concept) jaarrekening wordt de strekking van de rechtmatigheidsverantwoording over 2024 bekend.

blz. 7 van 9

Registratienummer: 1603791 Onderwerp: Controleprotocol 2024 en normenkader rechtmatigheid 2024

Voorstel: De raad wordt gevraagd de volgende besluiten te nemen: 1. het controleprotocol 2024 voor de accountantscontrole op de jaarrekening 2024 vast te stellen; 2. het normenkader 2024 voor de rechtmatigheidsverantwoording 2024 vast te stellen.

Burgemeester en wethouders van Purmerend, de secretaris de burgemeester,

Bijlage(n): 1. Controleprotocol 2024 2. Normenkader 2024

blz. 8 van 9

Registratienummer: 1603791 Onderwerp: Controleprotocol 2024 en normenkader rechtmatigheid 2024

De raad van de gemeente Purmerend, gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 4 februari 2025,

B E S L U I T:

1. het controleprotocol 2024 voor de accountantscontrole op de jaarrekening 2024 vast te stellen; 2. het normenkader 2024 voor de rechtmatigheidsverantwoording 2024 vast te stellen.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering d.d. 27 maart 2025 de griffier, de voorzitter,

blz. 9 van 9