A.-raadsvoorstel-en-ontwerpbesluit-mandaat-griffier-Woo

Raadsvoorstel en ontwerpbesluit

Registratienummer raad: 1591966

Datum: 12 december 2023

Portefeuillehouder: Presidium

Domein / Team: RGFP

Onderwerp: Mandaat griffier besluiten en verdagingsbesluiten Wet open overheid Samenvatting: De ‘Verordening rechtspositie, mandaat- en volmachtsbesluit griffie Purmerend 2014’ en het ‘Overzicht mandaten en volmachten griffier Purmerend 2014’ zijn nog niet aangepast aan (recente) nieuwe wet- en regelgeving, zoals de Wet open overheid (W00). Een voorstel daartoe wordt voorbereid en zal in Q1 aan de raad worden voorgelegd. Het vorenstaande betekent dat de griffier tot op heden geen mandaat heeft om besluiten en verdagingsbesluiten te nemen in het kader van de Wet open overheid (Woo). Op dit moment speelt echter de afwikkeling van een W00-verzoek aan de raad. Deze afhandeling dient in 2023 plaats te vinden. Aan de raad wordt voorgesteld om, net als in veel andere gemeenten ook het geval is, de griffier mandaat te verlenen om op dergelijke verzoeken te beslissen. Zo kan tot tijdige en adequate afhandeling worden gekomen en wordt voorkomen dat beslissingen op Woo-verzoeken via geheimhouding op de raadsagenda komen.

Registratienummer: 1591966 Onderwerp: Mandaat griffier besluiten en verdagingsbesluiten Wet open overheid (W00) Purmerend, 12 december 2023 Aan de gemeenteraad van Purmerend, Inleiding en probleemstelling: De raad heeft in 2014 de ‘Verordening rechtspositie, mandaat- en volmachtsbesluit griffie Purmerend 2014’ en het ‘Overzicht mandaten en volmachten griffier Purmerend 2014 vastgesteld. Beide regelingen zijn nog niet aangepast aan (recente) nieuwe wet- en regelgeving, zoals de W0o. Dat betekent dat de griffier nu geen mandaat heeft om namens de raad bepaalde beslissingen te nemen met betrekking tot Woo-verzoeken. Qua overzichtelijkheid en leesbaarheid is het wenselijk om de inhoudelijke bepalingen over de rechtspositie van de griffie te ontvlechten van de bepalingen over mandaat en volmacht. Om adequaat uitvoering te kunnen blijven geven aan de taken van de griffier, om (als raad) te kunnen voldoen aan wettelijke voorschriften en om (als raad) tijdige beslissingen te kunnen nemen, is het nodig het huidige mandaatbesluit te herijken en nieuwe bevoegdheden toe te voegen. Een voorstel daartoe wordt voorbereid en zal in Q1 aan uw raad ter vaststelling worden voorgelegd. Op dit moment speelt echter de afwikkeling van een W00-verzoek aan de raad, waarbij de afhandeling nog in 2023 plaats dient te vinden.

Op grond van de Woo heeft de raad vier weken de tijd om op dat verzoek te beslissen. Deze termijn kan slechts met twee weken worden verlengd als dat gerechtvaardigd is vanwege de omvang of gecompliceerdheid van het verzoek. Dat kan niet altijd binnen de reguliere vergadercycli en procedures waar worden gemaakt. Oplossingsrichtingen: Het afhandelen van een Woo-verzoek kan de raad mandateren aan de griffier. Dat betekent dat de bevoegdheid tot het nemen van een (verdagings)besluit opgedragen wordt, maar de verantwoordelijkheid bij de raad blijft liggen. Het mandaat is bovendien beperkt. Als een Wooverzoek tegelijk een verzoek is om openbaarmaking van geheime stukken, moet de raad daarover zelf een beslissing nemen. In het tijdig en adequaat afhandelen van het voorliggende verzoek kan worden voorzien door de griffier - vooruitlopend op het in voorbereiding zijnde raadsvoorstel – reeds te mandateren om besluiten en verdagingsbesluiten te nemen in het kader van de Woo. Het niet mandateren maakt dat dit verzoek door de raad moeten worden uitgeoefend, hetgeen tot extra werk, administratieve rompslomp en extra druk op de agenda leidt. Ook zullen wettelijke voorschriften qua termijnen niet worden nageleefd. Meetbare doelstellingen: Financiële consequenties: Geen. Communicatie: Na vaststelling zal het raadsbesluit op gebruikelijke wijze bekend worden gemaakt. Privacy: Duurzaamheid: blz.

2 van 4

Registratienummer: 1591966 Onderwerp: Mandaat griffier besluiten en verdagingsbesluiten Wet open overheid (W00) Monitoring/evaluatie: Voorstel: 1. De ‘Verordening rechtspositie, mandaat- en volmachtsbesluit griffie Purmerend 2014’ als volgt te wijzigen: Tussen artikel 7 en artikel 8 wordt een artikel toegevoegd dat luidt: Artikel 7a Wet open overheid Aan de griffier wordt mandaat verleend om te beslissen op verzoeken in het kader van de Wet open overheid alsmede verdagingsbesluiten te nemen in het kader van die verzoeken. 2. Het ‘Overzicht mandaten en volmachten griffier Purmerend 2014’ als volgt te wijzigen: De tabel bij artikel 1 wordt gewijzigd als volgt: Nr. 8 wordt gewijzigd als volgt:

8

Onderwerp

Mandaat

Besluiten t.a.v. verzoeken in de zin van de Wet open overheid alsmede het nemen van verdagingsbesluiten

Griffier

Ondermandaat

Volmacht

Besluit

Raadsbesluit 21-12-2023

Het presidium van de gemeenteraad van Purmerend, de griffier, de voorzitter,

blz. 3 van 4

Registratienummer: 1591966 Onderwerp: Mandaat griffier besluiten en verdagingsbesluiten Wet open overheid (W00)

De raad van de gemeente Purmerend, gelezen het voorstel van presidium d.d. 12 december 2023, gelet op afdeling 10.1.1 van de Algemene wet bestuursrecht,

B E S L U I T:

1. De ‘Verordening rechtspositie, mandaat- en volmachtsbesluit griffie Purmerend 2014’ als volgt te wijzigen: Tussen artikel 7 en artikel 8 wordt een artikel toegevoegd dat luidt: Artikel 7a

Wet open overheid

Aan de griffier wordt mandaat verleend om te beslissen op verzoeken in het kader van de Wet open overheid alsmede verdagingsbesluiten te nemen in het kader van die verzoeken. 2. Het ‘Overzicht mandaten en volmachten griffier Purmerend 2014’ als volgt te wijzigen: De tabel bij artikel 1 wordt gewijzigd als volgt: Nr. 8 wordt gewijzigd als volgt:

8

Onderwerp

Mandaat

Besluiten t.a.v. verzoeken in de zin van de Wet open overheid alsmede het nemen van verdagingsbesluiten

Griffier

Ondermandaat

Volmacht

Besluit

Raadsbesluit 21-12-2023

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering d.d. 21 december 2023 de griffier, de voorzitter,

blz. 4 van 4