a.-raadsvoorstel-en-ontwerpbesluit-begroting-2025-waterlands-archief

Raadsvoorstel en ontwerpbesluit

Registratienummer raad: 1598804

Datum: 28 mei 2023

Portefeuillehouder: E. van Selm

Onderwerp: Zienswijze Raad Ontwerpbegroting 2025 Waterlands Archief Samenvatting: Het Dagelijks Bestuur van het Waterlands Archief heeft op 24 april 2024 de jaarstukken 2023, de gewijzigde begroting 2024, de kadernota 2025-2028 en de ontwerp begroting 2025 bij de gemeente ingediend. Deelnemende gemeenten worden nu in de gelegenheid gesteld om hier kennis van te nemen en hun zienswijze ten aanzien van de begroting kenbaar te maken. Deze zienswijze dient 12 weken na ontvangst van de documenten verzonden te zijn naar het dagelijks bestuur van het Waterlands Archief. De jaarrekening van het Waterlands Archief sluit af met een plus van € 6.617. Dit saldo is toegevoegd aan de algemene reserve. In de gewijzigde begroting 2024 wordt een totaal nadeel aangekondigd van € 142.500 wegens CAO ontwikkelingen en ondersteuning van de bedrijfsvoering door de gemeente Purmerend. Dit nadelig effect betekent voor Purmerend een nadeel van € 76.107. Er wordt daarnaast ook een hogere bijdrage voor de digitalisering van bouwvergunningen gevraagd. Laatstgenoemd traject loopt ook 2 jaar langer door wat aanvullende kosten met zich meebrengt. De ontwerp-begroting 2025 is gebaseerd op het Uitvoeringsplan 2022-2025 Van archiefbewaarplaats naar informatieknooppunt, vastgesteld door het bestuur van het Waterlands archief.

In 2024 wordt volgens de afspraken in de Gemeenschappelijke Regeling een nieuw beleidsplan 2026-2029 opgesteld en voorgelegd aan de deelnemende gemeenten. Voor de gemeentelijke bijdragen is de gebruikelijke berekeningswijze gehanteerd: uitgangspunt zijn de laatste cijfers voor 2024 van de decemberraming 2023 van het CPB. Aan de raad wordt voorgesteld om een positieve zienswijze af te geven op de Ontwerp-begroting 2025. Op de meerjarenraming wordt net als vorig jaar een voorbehoud gemaakt gelet op de mogelijke keuzes die de gemeente moet maken in het kader van de gemeentelijke begroting.

Registratienummer: 1598804 Onderwerp: Zienswijze Raad Ontwerpbegroting 2025 Waterlands Archief

Purmerend, 28 mei 2024 Aan de gemeenteraad van Purmerend, Inleiding en probleemstelling: Het Dagelijks Bestuur van het Waterlands Archief heeft op 24 april 2024 de jaarstukken 2023, de gewijzigde begroting 2024, de kadernota 2025-2028 en de ontwerp begroting 2025 bij de gemeente ingediend. Deelnemende gemeenten worden nu in de gelegenheid gesteld om hier kennis van te nemen en hun zienswijze ten aanzien van de begroting kenbaar te maken. Deze zienswijze dient 8 weken na ontvangst van de documenten verzonden te zijn naar het dagelijks bestuur van het Waterlands Archief. Jaarrekening 2023 De jaarrekening 2023 wordt ter kennisneming aangeboden. Belangrijk resultaten in 2023 waren de heropening van de vernieuwde studiezaal en de aansluiting van de collecties van het Waterlands Archief op landelijke zoekmachines waardoor tienduizenden krantenpagina’s over Waterland tussen 1854 en 1944 online kunnen worden gevonden. Het Waterlands Archief sluit het jaar 2023 af met een positief resultaat van € 6.617. Dit beperkte saldo is toegevoegd aan de algemene reserve. Gewijzigde begroting 2024 In de gewijzigde begroting 2024 wordt een totaal nadeel aangekondigd van € 142.500 wegens CAO ontwikkelingen en een wijziging in de ondersteuning van de bedrijfsvoering door de gemeente Purmerend. Dit nadelig effect betekent voor Purmerend een nadeel van € 76.107.

Er wordt daarnaast een hogere bijdrage voor de digitalisering van bouwvergunningen gevraagd van € 62.906. Het project loopt twee jaar langer door. Door deze update in de planning is er sprake van enkele verschuivingen van uitvoeringsjaren en daarmee ook een verschuiving in de kosten voor het jaar 2024. Dat leidt tot wijzigingen in de dotaties en onttrekkingen aan/uit de reserve digitalisering bouwvergunningen en daarmee tot een hogere bijdrage voor Purmerend voor 2024. Het CAO effect 2024 verzaakt een structureel hogere bijdrage aan het Waterlands Archief. De uitloop van de digitalisering bouwvergunningen veroorzaakt een incidenteel effect. Kadernota 2025-2028 De kadernota 2025-2028 schets het meerjarenperspectief; de reeds ingezette koers, waarbij het Waterlands Archief op weg is een knooppunt te worden in toezicht op-,beheer van- en toegang tot informatie wordt voortgezet.

Op basis van deze koers zijn een 8-tal doelstellingen geformuleerd: - De traditionele studiezaal geschikt maken als ontmoetingspunt voor bezoekers - Website waterlandopdekaart.nl en social media verder ontwikkelen - Digitaliseren en openbare toegankelijkheid van bouwarchieven aangesloten gemeenten - E-depot (diensten) koppelen aan bestaande en nieuwe applicaties gemeenten - Advies en toezicht bij inrichting aan begin van proces (archivering bij de bron) - Tweejaarlijkse KPI inspectie of voortgangsgesprekken deelnemende gemeenten - Ontwikkeling centraal coördinatiepunt voor historische verenigingen - Invoering project- en programmamanagement. Daarnaast zijn er in de komende periode belangrijke ontwikkelingen waarop het Waterlands Archief haar inzet zal richten: - De Nieuwe Archiefwet: archieven worden na 10 jaar overgedragen en openbaar (nu 20 jaar) - De Nieuwe Informatiewet, met als doel om samenhang te brengen tussen onder andere de Archiefwet ,de Wet open overheid en de Algemene Verordening gegevensbescherming. - Herontwikkeling Waterlandkwartier ( verplaatsing station Purmerend naar Waterlandlaan) 2

Registratienummer: 1598804 Onderwerp: Zienswijze Raad Ontwerpbegroting 2025 Waterlands Archief -

Digitalisering Bouwvergunningen in 2027 afgerond en online beschikbaar voor belanghebbenden.

De begroting van het WA in de Kadernota laat de komende jaren geen grote wijzigingen zien. De begroting wordt geïndexeerd met ongeveer 3% per jaar. De gemeentelijke bijdrage wordt hierop aangepast. De grote wisselingen in de gemeentelijke bijdrage worden nu nog veroorzaakt door de bijdrage aan de digitalisering van bouwvergunningen, hier wordt een apart bijdrage voor gevraagd. Het project omtrent de digitalisering is naar verwachting in 2027 afgerond. De totale kosten van deze twee jaar verlenging resulteren over de periode 2024-2027 in een € 135.000 hogere bijdrage. Voor 2025 is de bijdrage aanzienlijk lager dan was begroot. Ontwerp-begroting 2025 De ontwerp-begroting 2025 is gebaseerd op het Uitvoeringsplan 2022-2025 Van archiefbewaarplaats naar informatieknooppunt, vastgesteld door het bestuur van het Waterlands archief. Het Waterlands Archief is op weg een knooppunt te worden in toezicht op-, beheer van- en toegang tot informatie. Door digitalisering van het informatiebeheer, is de rol van de archiefinspectie aan verandering onderhevig. Naast de inspectietaak, wordt het Waterlands Archief in toenemende mate door deelnemende gemeenten om advies gevraagd over archivering ’by design’ ofwel: archiveren bij de bron, aan de voorkant van het archiveringsproces.

Bij aanschaf van vak applicaties door gemeenten en andere belanghebbenden kunnen bewaar- en vernietigingstermijnen volgens wettelijke vereisten aan de voorkant in het systeem geautomatiseerd ingeregeld worden. Beheer van informatie is dan niet langer uitsluitend het beheren van overgebrachte informatie. Informatiebeheer begint al bij de start van het werkproces en dat vraagt om een andere rol van het Waterlands Archief. 2025 is het laatste uitvoeringsjaar van het Uitvoeringsplan 2022-2025. Ieder jaar worden thema’s gekozen waaraan speciale aandacht wordt besteed. In 2024 zijn dat: - 100 jaar Zuiderzeesteunwet - 80 jaar bevrijding - Maand van de geschiedenis In 2024 wordt volgens de afspraken in de Gemeenschappelijke Regeling een nieuw beleidsplan 20262029 opgesteld en voorgelegd aan de deelnemende gemeenten. De ontwerp-begroting 2025 laat een beperkte verhoging zien ten opzichte van de gewijzigde begroting 2024 (2%), maar is 17% hoger dan de jaarrekening 2023. Dat verschil is toegelicht bij de gewijzigde begroting 2024 (CAO effecten en gewijzigde ondersteuning). De bijdrage voor de digitalisering van de bouwvergunningen is met € 88.359 ruim lager dan 2024 (€ 203.794) en 2023 (€ 180.269).

Oplossingsrichtingen Gezien de doelstellingen en de transitie van het Waterlands Archief van archiefbewaarplaats naar informatieknooppunt, die in lijn zijn met het Uitvoeringsplan 2022-2025 en de kadernota 2025-2028, wordt aan de Raad voorgesteld om bijgaande positieve zienswijze af te geven op de Ontwerp-begroting 2025 en een voorbehoud te maken op de meerjarenraming in verband met de mogelijke keuzes die we moeten maken in het kader van de gemeentelijke begroting. U wordt gevraagd de kadernota 2025-2028, de gewijzigde begroting 2024 en de getekende jaarstukken 2023 voor kennisgeving aan te nemen. Meetbare doelstellingen: Taken, doelstellingen en te behalen resultaten worden benoemd in de ontwerpbegroting 2025, de kadernota 2025-2028 en in het jaarverslag 2023. 3

Registratienummer: 1598804 Onderwerp: Zienswijze Raad Ontwerpbegroting 2025 Waterlands Archief Financiële consequenties: Het financieel effect voor de gemeente Purmerend is terug te vinden in onderstaande tabel: 2024

2025

2026

2027

2028

Gevraagde nieuwe bijdrage algemeen

-845.449

-859.966

-885.654

-902.270

-940.793

Gevraagde nieuwe bijdrage dig.bouwv.

-118.221

-33.380

-112.637

-69.483

Raming in begroting Purmerend

824.657

963.833

818.936

831.220

831.220

Extra benodigde middelen

-139.013

70.487

-179.355

-140.533

-109.573

Het effect op de deelnemersbijdrage 2024 zal worden verwerkt in de Najaarsnota 2o24 en het effect van 2025 en verder zal worden verwerkt in de Programmabegroting 2025. In lijn met de afgelopen jaren is het voorstel deze bedragen structureel in de begroting te verwerken. Nu duidelijk is geworden door de Voorjaarsnota van het Rijk dat de groei van het gemeentefonds per 2024 gekoppeld wordt aan de ontwikkeling van het BBP, wordt er geen loon- en prijscompensatie verwacht die dit extra bedrag zal dekken. De extra benodigde middelen voor Waterlands Archief zullen daarom het begrotingstekort van Purmerend doen stijgen. Geadviseerd wordt een positieve zienswijze af te geven voor de begroting 2025 en net als vorig jaar een voorbehoud af te geven voor 2026 en verder. Zodra de meicirculaire bekend is, zal de stijging van de gemeentelijke bijdrage voor 2025 en verder structureel meegenomen worden in de programmabegroting 2025-2028. Tevens wordt voorgesteld te melden dat in de toekomstscenario’s van de gemeente ook naar de taken van de verbonden partijen zal worden gekeken. Waterlands Archief zal worden gevraagd net als de deelnemende gemeenten te gaan kijken naar mogelijkheden voor ombuigingen. Communicatie: Het dagelijks bestuur van het Waterlands Archief hierover via bijgevoegde brief te informeren.

Privacy: Het Waterlands Archief neemt de privacy- en AVG richtlijnen in acht evenals de verplichtingen vanuit de Wet open overheid Duurzaamheid: Het uitvoeringsplan 2022-2025, de kadernota 2025-2028 en de ontwerpbegroting 2025 bieden voldoende inzicht op welke wijze het Waterlands Archief in samenwerking met gemeenten en maatschappelijke organisaties werkt aan het behalen van haar doelstellingen. Het Waterlands Archief werkt aan duurzame publieke toegankelijkheid van (digitale) archieven. De verschuiving naar advisering over archivering bij de bron en de invulling van de toezichthoudende rol draagt bij aan de toekomstbestendigheid van het informatiebeheer bij deelnemende gemeenten en andere betrokkenen. Monitoring/evaluatie: Elk jaar wordt in het jaarverslag en de jaarrekening 2023 teruggekeken op het ingezette beleid en de behaalde doelstellingen.

4

Registratienummer: 1598804 Onderwerp: Zienswijze Raad Ontwerpbegroting 2025 Waterlands Archief Voorstel: 1. Kennis te nemen van de jaarstukken 2023, de gewijzigde begroting 2024, de kadernota 20252028 en de ontwerp-begroting 2025 van het Waterlands Archief en hierop een positieve zienswijze in te dienen. 2. Een voorbehoud te maken voor de meerjarenraming in verband met de mogelijke keuzes die we moeten maken in het kader van de gemeentelijke begroting en het college op te dragen het dagelijks bestuur van het Waterlands Archief hierover te informeren. 3. De financiële effecten voor de gemeente Purmerend mee te nemen in de Najaarsnota 2024 en in de Programmabegroting 2025.

Burgemeester en wethouders van Purmerend, de wnd. secretaris de burgemeester,

Bijlage(n): - Aanbiedingsbrief en ter kennisname stukken Kadernota WA 2025-2028, Gewijzigde begroting WA 2024, Jaarstukken 2023 getekend - Ontwerp-Begroting Waterlands Archief 2025 - Conceptbrief aan het Dagelijks Bestuur van het WA zienswijze begroting 2024

5

Registratienummer: 1598804 Onderwerp: Zienswijze Raad Ontwerpbegroting 2025 Waterlands Archief

De raad van de gemeente Purmerend, gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 28 mei 2024,

B E S L U I T:

1. Kennis te nemen van de jaarstukken 2023, gewijzigde begroting 2024, de kadernota 20252028 en de ontwerp-begroting 2025 van het Waterlands Archief en hierop een positieve zienswijze in te dienen. 2. Een voorbehoud te maken voor de meerjarenraming in verband met de mogelijke keuzes die we moeten maken in het kader van de gemeentelijke begroting en het college op te dragen het dagelijks bestuur van het Waterlands Archief hierover te informeren. 3. De financiële effecten voor de gemeente Purmerend mee te nemen in de Najaarsnota 2024 en in de Programmabegroting 2025.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering d.d. 27 juni 2024 de griffier, de voorzitter,

6