20230320 Raadsvoorstel en ontwerpbesluit aanbesteding accountantsdiensten

Raadsvoorstel en ontwerpbesluit

Registratienummer raad 1581441

Datum: 20 maart 2023

Portefeuillehouder: Geen

Domein / Team: DRAB / GRIP

Onderwerp: Raadsvoorstel aanwijzing nieuwe accountant Samenvatting: Op 9 mei 2022 is vanuit de auditcommissie gestart met het proces voor de aanbesteding accountantsdiensten. Deze aanbesteding was noodzakelijk vanwege het aflopen van de overeenkomst met de huidige accountant. In de huidige overeenkomst was geen optie tot verlenging meer. In het najaar van 2022 heeft de Europese aanbesteding plaatsgevonden. Als resultaat van de aanbesteding is er op 11 januari een voorlopige gunning gedaan. Hier is geen bezwaar tegen ingediend, waardoor op 31 januari de definitieve gunning kon plaatsvinden aan de winnaar van de aanbesteding, BDO Audit & Assurance B.V. Achteraf is gebleken dat het gevolgde proces m.b.t. tot de afstemming tussen auditcommissie en de gemeenteraad op twee punten niet in lijn was met de controleverordening. Dit heeft geen gevolgen voor de aanbesteding of de rechtmatigheid van contractering, maar zal wel gerepareerd moeten worden. De raad zal daarom worden gevraagd om achteraf in te stemmen met de aanbestedingsstukken. De raad wordt gevraagd in te stemmen met het aanwijzen van BDO Audit & Assurance B.V. als accountant van de raad van Purmerend voor de controle van de jaarstukken over het jaar 2023 en 2024. De overeenkomst wordt aangegaan voor een periode van 2 jaar met een optie om de overeenkomst tweemaal te verlengen met 2 jaar.

Registratienummer: 1581441 Onderwerp: Raadsvoorstel aanwijzing nieuwe accountant Purmerend, 20 maart 2023 Aan de gemeenteraad van Purmerend,

Inleiding en probleemstelling: De huidige accountant van de gemeente Purmerend, IPA-ACON, heeft nog een overeenkomst om de controle over de jaarstukken van 2022 af te ronden. Daarna zal de overeenkomst aflopen en is er in de huidige overeenkomst geen optie tot verlenging meer. Artikel 213 van de Gemeentewet stelt dat de raad de accountant benoemd. Vanwege de grootte van de opdracht is deze inkoopopdracht een Europese aanbesteding geworden. De auditcommissie heeft op 9 mei 2022 en op 30 mei 2022 in de vergadering van de auditcommissie het proces en de concept aanbestedingsleidraad, programma van eisen, programma van wensen, concept overeenkomst en andere documenten besproken voor de Europese aanbesteding “accountantsdiensten gemeente Purmerend”. Vanuit de auditcommissie zijn twee leden benoemd in de werkgroep voor deze aanbesteding om namens de auditcommissie en de andere leden van de werkgroep akkoord te geven op de definitieve aanbestedingsdocumenten. Bij het voorbereiden van de aanbesteding is net als bij de vorige aanbesteding het opstellen van een programma van eisen en aanbestedingsleidraad uitgevoerd door een werkgroep aanbesteding accountantsdiensten, waar twee leden vanuit de auditcommissie aan deelnamen.. Zij hebben meegeschreven aan het aanbestedingsleidraad en het opstellen van de eisen en wensen om op die manier de invloed van de raad te borgen.

Na deze voorbereiding had – conform de controleverordening – de raad moeten instemmen met alle aanbestedingsstukken. Deze stap is ten onrechte en onbewust overgeslagen, terwijl de controleverordening dit wel voorschrijft. Dit is erg spijtig, maar heeft voor de aanbesteding zelf geen gevolgen. De raad wordt gevraagd worden om alsnog achteraf in te stemmen met de aanbestedingsstukken, zoals deze zijn voorbereid door de auditcommissie en het aanbestedingsteam. Daarnaast wordt de raad de uitkomst van de aanbesteding voorgelegd. De aanbesteding heeft, ondanks dit, voldaan aan alle wettelijke eisen, die aan aanbestedingen worden gesteld.

Oplossingsrichtingen: Alle aanbestedingsdocumenten voor deze aanbesteding zijn openbaar gepubliceerd op Tenderned: https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/277076/documenten. Op de via Tenderned opengestelde aanbestedingsprocedure hebben een aantal partijen ingeschreven. De accountantskantoren zijn beoordeeld conform het aanbestedingsdocument. Vervolgens zijn de kantoren in de gelegenheid gesteld om een toelichting te geven op de inschrijving en was er gelegenheid voor het beoordelingsteam om vragen te stellen over eventuele onduidelijkheden. Er is een voorlopige en daarna, op 31 januari 2023, een definitieve gunning gedaan.

Duur overeenkomst: Het aanbestedingsteam heeft op het punt van de duur van de overeenkomst bewust afgeweken van de controleverordening. Uit de ervaring van afgelopen jaren is geleerd dat een langdurige contractperiode zonder tussentijds verlenging niet wenselijk is. We hebben in het verleden een accountantsdienst gehad waarbij de gemeente door het niet goed functioneren al na een jaar afscheid van wilde nemen. blz. 2 van 5

Registratienummer: 1581441 Onderwerp: Raadsvoorstel aanwijzing nieuwe accountant Door de accountant aan te wijzen kan deze de jaarrekening vanaf het boekjaar 2023 en 2024 controleren en daarover het verslag van bevindingen en een accountantsverklaring aan de raad uitbrengen. Bij verlenging van de overeenkomst kan de nieuwe accountant dit ook voor de jaren 2025 en 2026 en bij een tweede verlenging ook voor de jaren 2027 en 2028 gaan doen. De totale periode van zes jaar is daarmee één jaar langer dan de duur van vijf jaar uit artikel 2 lid 3 van de controleverordening. De reden dat er meer evaluatiemomenten zijn opgenomen in de concept overeenkomst is om de gemeente meer vrijheid te geven om keuzes te maken om verder te gaan of om te kiezen om de dienst weer in de markt te zetten. De evaluatie momenten worden ook gebruikt om de organisatie te helpen met het werken aan de verbeterpunten. Tot slot is het ook niet wenselijk om een goed presterende dienstverlening op een korte termijn weer opnieuw te moeten aanbesteden. De evaluatiemomenten zijn als volgt gepland: 1e jaar, indien er een negatief advies m.b.t. de dienstverlening uitkomt zou er in het 2e jaar een aanbesteding moeten worden opgestart zodat er een nieuw contract er in het 3e jaar ligt. 3e jaar, aan het eind van het 3e jaar vindt er een keus om wel of niet te verlengen plaats.

Indien er niet verlengd wordt moet er in het 4e jaar worden aanbesteed. 5e jaar, zie 3e jaar. Er wordt rekening gehouden met een doorlooptijd van een aanbesteding van minimaal 6 maanden. Om een goed en gedegen aanbesteding in de markt te zetten is het dus wenselijk om telkens voor 2 jaar te contracteren. Voor de markt is het aantrekkelijker om in te schrijven bij opdrachten die langdurig zijn zodat zij een commercieel aantrekkelijke aanbieden kunnen doen. Ook heeft de organisatie behoefte aan langdurige contracten om zo continuïteit en stabiliteit in te bouwen en om de organisatie een kans te geven om te werken aan de verbeterpunten. Enerzijds is het wenselijk om ruimte te hebben om te kunnen anticiperen op de dienstverlening als deze niet voldoende is en anderzijds is er de wens voor stabiliteit en continuïteit voor een langdurig partnership. In het geschetste is een periode van maximaal 6 jaar passend gevonden. De verwachte ingangsdatum is 1 juni 2023 en de overeenkomst eindigt zodra de controle van de jaarrekening 2024 is afgerond, naar verwachting rond 1 juli 2025. Jaarlijks wordt na de oplevering van de controleverklaring de overeenkomst geëvalueerd. Financiële consequenties: Het accountantskantoor heeft de opdracht geaccepteerd voor een bedrag van € 120.840 (per jaar). Dit is conform de eis in de aanbesteding binnen het begrote budget voor de controle.

Communicatie: Communicatie vindt in ieder geval plaats via de website van de gemeenteraad. Tevens wordt het afschrift van het raadsbesluit aan de accountant ter beschikking gesteld. Duurzaamheid: Eén van de punten die in de nieuwe relatie met de accountant aandacht zal krijgen, is de verantwoording over duurzaamheidsdoelen die de gemeente zichzelf stelt. Naar verwachting zal hier wetgeving voor komen waar de gemeente zich op moet gaan voorbereiden.

blz. 3 van 5

Registratienummer: 1581441 Onderwerp: Raadsvoorstel aanwijzing nieuwe accountant Monitoring/evaluatie: De auditcommissie bespreekt de uitvoering van de werkzaamheden met de accountant en rapporteert hierover aan de raad. Voorstel: 1. In te stemmen met de aanbestedingsdocumenten van de aanbesteding accountantsdiensten Purmerend: Bijlage 1 concept_overeenkomst Accountantsdiensten Purmerend v1.2 Bijlage 2 Concerngarantie V1.0 Bijlage 3 Uniform_Europees_Aanbestedingsdocument_17juli2020 Bijlage 4 Referenties opgave Bijlage 5 Beoordelingsmodel v1.0 Bijlage 6 Tarievenblad v1.1 Bijlage 7 KMA klachtenregeling 2022 v1.0 Bijlage 8 VNG model inkoopvoorwaarden en Addendum Purmerend versie maart 2018 Bijlage 9 Privacyconvenant accountantsdiensten v1.0 Bijlage 1560503 Raadsbrief inzake normenkaders 2021 Bijlage 1561012 Brief Raad IC plan 2022 3-1-2022 Leidraad accountantdiensten Purmerend v1.2 Nota van inlichtingen I Accountantsdiensten v1.0 Nota van inlichtingen II Accountantsdiensten v1.0 Presentatie Purmerend Powerpoint v1.1 TN383404 - SF02 Aankondiging van een opdracht 20221024160009

2. BDO Audit & Assurance B.V. aan te wijzen als accountant van de raad van Purmerend voor de controle van de jaarstukken over het jaar 2023 en 2024. De overeenkomst eindigt zodra de controle van de jaarrekening 2024 is afgerond, op 1 juli 2025. De overeenkomst wordt aangegaan voor een periode van 2 jaar met een optie om de overeenkomst tweemaal te verlengen met 2 jaar.

Het presidium van de gemeenteraad van Purmerend, de griffier, de voorzitter,

Bijlage(n): - Ontwerpbesluit

blz. 4 van 5

Registratienummer: 1581441 Onderwerp: Raadsvoorstel aanwijzing nieuwe accountant

De raad van de gemeente Purmerend,

B E S L U I T:

De raad van de gemeente Purmerend, gelet op artikel 213 lid 2 van de Gemeentewet gelezen het voorstel van de auditcommissie van Purmerend d.d. 20 maart 2022,

B E S L U I T: 1. In te stemmen met de aanbestedingsdocumenten van de aanbesteding accountantsdiensten Purmerend: Bijlage 1 concept_overeenkomst Accountantsdiensten Purmerend v1.2 Bijlage 2 Concerngarantie V1.0 Bijlage 3 Uniform_Europees_Aanbestedingsdocument_17juli2020 Bijlage 4 Referenties opgave Bijlage 5 Beoordelingsmodel v1.0 Bijlage 6 Tarievenblad v1.1 Bijlage 7 KMA klachtenregeling 2022 v1.0 Bijlage 8 VNG model inkoopvoorwaarden en Addendum Purmerend versie maart 2018 Bijlage 9 Privacyconvenant accountantsdiensten v1.0 Bijlage 1560503 Raadsbrief inzake normenkaders 2021 Bijlage 1561012 Brief Raad IC plan 2022 3-1-2022 Leidraad accountantdiensten Purmerend v1.2 Nota van inlichtingen I Accountantsdiensten v1.0 Nota van inlichtingen II Accountantsdiensten v1.0 Presentatie Purmerend Powerpoint v1.1 TN383404 - SF02 Aankondiging van een opdracht 20221024160009 2. BDO Audit & Assurance B.V.aan te wijzen als accountant van de raad van Purmerend voor de controle van de jaarstukken over het jaar 2023 en 2024. De overeenkomst eindigt zodra de controle van de jaarrekening 2024 is afgerond, op 1 juli 2025. De overeenkomst wordt aangegaan voor een periode van 2 jaar met een optie om de overeenkomst tweemaal te verlengen met 2 jaar.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering d.d. 30 maart 2023

de griffier,

de voorzitter,

blz. 5 van 5