20230124-157907-notitie-rolduiding-gemeenteraad-en-college-ten-aanzien-van-svp-holding-bv

►

PUR

Concernstaf

MER END Gemeenteraad van Purmerend

Uw brief van

Uw kenmerk

Ons kenmerk

Datum

1579407

24 januari 2023

Onderwerp

Notitie rolduiding raad en college t.a.v. SVP Holding BV Geachte leden van de raad, Bijgaand ontvangt u ten behoeve van de bespreking in de commissie Algemeen de 'Notitie rolduiding raad en college t.a.v. SVP Holding BV'. Op 21 november 2022 heeft er een werkbijeenkomst inzake de rolverdeling ten aanzien van Stadsverwarming Purmerend plaatsgevonden. Tijdens deze werkbijeenkomst bent u in een korte presentatie meegenomen over ieders rol en verantwoordelijkheid ten aanzien van het aandeelhouderschap dat de gemeente Purmerend heeft in Stadsverwarming Purmerend en heeft u daarover het gesprek gevoerd. Een uitwerking van de presentatie, in de vorm van een procesvoorstel, is toegezegd door wethouder Rotgans en wordt in de nu voorliggend_e notitie aan u aangeboden. In de commissievergadering willen wij graag met u hierover nader van gedachten wisselen. Wij vertrouwen erop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd. Hoogachtend, burgemeester en wethouders van Purmerend, de secretaris de burgemeester,

Bezoekadres

Postadres

Telefoon & e-mail

Purmersteenweg 42 141 DM Purmerend

Postbus 15 1440 AA Purmerend

(0299) 452 452

info@purmerend.nl

purmerend.nl

Notitie rolduiding raad en college t.a.v. SVP Holding BV

Vastgesteld door college van B&W 24 januari 2023

1. Inleiding 1.1 Inleiding

Op 21 november 2022 heeft een werkbijeenkomst over de diverse rollen ten aanzien van Stadsverwarming Purmerend plaatsgevonden. In deze werkbijeenkomst heeft een externe partij (De heer Norder, Steenvlinder) de rolverdeling van zowel de raad, het college als de directie van de SVP Holding BV (hierna SVP) uiteengezet. In deze werkbijeenkomst heeft wethouder Rotgans de toezegging gedaan dat een notitie inzake de rol van de raad en college ten aanzien van SVP aangeboden wordt ter behandeling in de raadscommissie. Aanleiding tot het houden van de genoemde werkbijeenkomst was de onduidelijkheid bij diverse betrokkenen over de rolverdeling tussen de gemeenteraad, het college en de directie van SVP waar de gemeente enig aandeelhouder van is. Deze onduidelijkheid heeft in de afgelopen periode tot diverse vragen geleid. In deze notitie worden de rollen van raad, college en directie daarom nader geduid en in het bijzonder aangegeven waar de invloed en mogelijkheden van de gemeenteraad en het college liggen ten aanzien van SVP. In deze notitie wordt eerst de rol van het college uiteengezet. Daarna de rol van de gemeenteraad en vervolgens de rol van de directie van SVP. In deze notie wordt ook een procesvoorstel gedaan hoe ieder zijn rol het best kan invullen.

2

2. SVP Holding BV De geschiedenis van stadsverwarming in Purmerend is begonnen in 1981. In het begin was de Stadsverwarming alleen distributeur en leverancier van warmte die werd opgewekt in een warmtekrachtcentrale van derden. Inmiddels wordt in Purmerend warmte geleverd door inzet van een biowarmtecentrale en twee gasgestookte hulpwarmtecentrales voor circa 27.000 klanten. In 2006 is besloten de activiteiten niet meer binnen de gemeentelijke organisatie uit te voeren maar op afstand in een besloten vennootschap (BV). De reden hiervoor is dat de bedrijfsvoering van een stadsverwarmingsbedrijf van een andere aard is dan de overige activiteiten van de gemeente en om een eigen aansturing vraagt. Energiebedrijven staan in andere gemeentes op dat moment ook op afstand van de gemeentelijke organisaties, en een BV-structuur wordt op dat moment (en nog steeds) gezien als de meest passende manier van verzelfstandigen van de activiteiten van SVP. De gemeente Purmerend is 100% aandeelhouder van SVP Holding BV. Het aandeelhouderschap ligt bij het college. SVP Holding is belangrijk voor de financiële positie van de gemeente. Bij de verzelfstandiging in 2007 is circa € 56 miljoen ten laste van de algemene reserve gebracht. Doelstelling was op dat moment om die aanloopverliezen in 2019 te hebben terugverdiend.

Dat bleek echter al snel te ambitieus; ook na de verzelfstandiging bleef de stadsverwarming verlies maken. Vanaf 2019 wordt er structureel winst gemaakt op de operationele activiteiten en ook de meerjarenprognose geeft positieve vooruitzichten. Eind 2022 had de gemeente Purmerend naast de deelneming van € 38 miljoen een lening van € 8 miljoen uitstaan bij SVP en € 98 miljoen aan leningen gegarandeerd. Het totale belang van de gemeente in SVP is daarmee zo’n € 144 miljoen (38 miljoen eigen vermogen + 8 miljoen lening + 98 miljoen leningen gegarandeerd). Goede sturing op het bedrijf is daarmee belangrijk voor de financiële positie van de gemeente.

3

3. College en SVP De gemeente is 100% aandeelhouder van SVP Holding B.V. De rol van aandeelhouder wordt op basis van de verantwoordelijkheidsverdeling in de Gemeentewet, ingevuld door het college van burgemeester en wethouders. Uit het midden van het college wordt een wethouder aangewezen als vertegenwoordiger van de aandeelhouder. Het college is als aandeelhouder aanwezig bij elke Algemene Vergadering van Aandeelhouders (AVA). Normaliter vindt er twee keer per jaar een AVA plaatst, indien nodig wordt er vaker een AVA gehouden (conform de van toepassing zijnde statuten dient dit minimaal één keer per jaar plaats te vinden). In deze vergaderingen zijn aanwezig: de wethouder van de gemeente (aandeelhouder) met ambtelijk adviseur(s), de directie van SVP met adviseurs en secretariële ondersteuning en de raad van commissarissen van SVP. Het college heeft als aandeelhouder een aantal bevoegdheden die volgen uit de statuten. Deze zijn: - Wijzigen van het kapitaal en statuten; het vaststellen van het aantal, benoemen, schorsen en ontslaan van bestuurders en commissarissen, en de bezoldiging van bestuurders en commissarissen; - Het vaststellen of wijzigen van het beleidsplan en de begroting. Op basis van deze besluitvorming stelt SVP het tarief voor het eerst volgende begrotingsjaar vast nadat de ACM zijn tarieven bekend heeft gemaakt.

Afwijking van de manier van tarief berekenen moet aan de AVA worden voorgelegd; - Borgtochten, bezwaren en vervreemden van rechten van industriële en intellectuele eigendom, - Besluiten over fusie, verkopen of opheffen van (onderdelen van) de onderneming en deelnemingen; - Het vaststellen van de jaarrekening, bestemmen van de winst en het uitkeren van dividend en besluiten over de accountant; - Het besluiten tot een juridische fusie, juridische splitsing, wijziging van de statuten of het ontbinden van de vennootschap. Samengevat: uitsluitend voorstellen met een grote impact op de begroting en de financiële positie worden dus aan de AVA voorgelegd (bijvoorbeeld de businesscase van de BioWarmteCentrale 2). De AVA geeft geen specifieke instructies hoe de directie van SVP moet besturen, en/of de RvC zijn controlerende en adviserende rol moet uitvoeren. Met de jaarlijkse vaststelling van het beleidsplan incl. begroting stelt de AVA wel de kaders van de bedrijfsvoering en het beleid vast. Belangrijke besluiten worden door de directie ter advisering aan de raad van commissarissen voorgelegd alvorens deze aan de AVA ter besluitvorming worden voorgelegd. De rol van het college wordt collectief ingevuld. Standpuntbepaling door de wethouder in de AVA is van tevoren in de vergadering van het college van B&W besloten. De aandeelhouder heeft ook de mogelijkheid zelf een AVA te agenderen.

Het college besluit ook tot borgstelling van nieuwe leningen door SVP. De raad heeft hierin een kaderstellende rol. Dit wordt in het volgende hoofdstuk onder 4.3 behandeld.

4

4. Gemeenteraad en SVP 4.1 Inleiding Doordat SVP als besloten vennootschap op afstand is gezet en het college de rol van aandeelhouder vervult, is er geen directe rol van de gemeenteraad richting SVP. De gemeenteraad heeft vanwege de maatschappelijke impact en de grote financiële belangen een controlerende rol die anders ingevuld wordt dan bijvoorbeeld via de reguliere planning & control cyclus van de gemeente. Die rol is hieronder in drie delen uiteengezet. 4.2 Algemene sturing college Zoals bij elke taak van de gemeente kan de gemeenteraad het college belangrijke aandachtspunten meegeven voor de uitvoering van hun taak. Dit geldt ook voor het aandeelhouderschap van SVP. Te denken valt in dat geval aan aandachtspunten met betrekking tot tariefsverhogingen en aanbevelingen op het gebied van de warmtetransitie. Het college kan deze aandachtspunten meenemen in zijn taak als aandeelhouder in de Algemene Vergadering van Aandeelhouders. De voorgenomen aandachtspunten kunnen door middel van moties of een raadsbesluit aan het college worden meegegeven. Het meest geëigende moment voor de raad om aan het college aandachtspunten t.a.v. SVP mee te geven, is bij de behandeling van de kaderstelling in de voorjaarsnota. Het college kan de aandachtspunten aan de directie van SVP overbrengen zodat de directeur hier bij het opstellen van de begroting rekening mee kan houden.

Het college gaat niet over de bedrijfsvoering van SVP (zie ook hoofdstuk 5). Raadsvragen daarover aan het college stelt het college voor een dilemma: beantwoorden omdat de informatie bekend is uit de AVA stukken óf navragen bij de directie als de informatie niet bekend is en beantwoorden of, niet beantwoorden. Het wel of niet beantwoorden van raadsvragen is een gevoelige kwestie, maar toch is er reden om hier een grens aan te geven. Het college kan worden aangesproken in de rol van aandeelhouder. Hierboven is aangegeven wat hiertoe het geëigende moment is. Overige vragen vanuit de raad betreffende SVP moeten worden gezien als vergelijkbaar met vragen over andere organisaties binnen de gemeente, zoals sportverenigingen, culturele organisaties, welzijnsstichtingen etc: deze zijn niet aan het college om te beantwoorden. Het college ziet zichzelf hierin niet als doorgeefluik. SVP is voorts graag bereid eventuele vragen ten aanzien van de bedrijfsvoering (voor zover dat geen vertrouwelijke bedrijfsinformatie betreft) te beantwoorden en is voornemens op geregelde momenten de gemeenteraadsleden uit te nodigen voor een bedrijfsbezoek op locatie om toelichting te geven over het bedrijf en de activiteiten die het uitvoert. Daarbij kunnen ook vragen gesteld worden. In de paragrafen 4.3 en 4.4.

worden de mogelijkheden benoemd die de raad heeft om zijn controlerende taak richting het college uit te oefenen. SVP heeft als BV te maken met voor hen van toepassing zijnde wet- en regelgeving en de van toepassing zijnde governance structuren. Te denken valt aan de controle door de ACM, bankinstellingen en de jaarlijkse accountantscontrole ten aanzien van de jaarrekening van SVP.

5

Verder houdt de door de aandeelhouder aangestelde Raad van Commissarissen toezicht op het door de directie gevoerde beleid. Mocht de raad daar aanleiding toe zien dan kan hij bijvoorbeeld overwegen het college te verzoeken de organisatie kwalitatief te laten toetsen door een externe audit. Een additionele externe audit bovenop de reguliere van toepassing zijnde governance structuren is een zwaar instrument om als raad in te zetten en zal beperkt moeten blijven tot uitzonderlijke momenten. 4.3 Borgstellingen SVP trekt leningen aan om investeringen te betalen. Deze leningen worden door de gemeente van borgstelling voorzien. Het college geeft deze borgstellingen af. In artikel 7 van de Financiële Verordening staat dat de raad over borgstelling wordt geïnformeerd en in de gelegenheid wordt gesteld wensen en bedenkingen ter kennis van het college te brengen. Om te voorkomen dat het college voor iedere individuele lening deze gang maakt, vraagt het om de paar jaar aan SVP voor de komende jaren een berekening te maken van de benodigde financiering op basis van de investeringsplannen. Dit noemen we het leningplafond. Dit leningplafond wordt vervolgens aan de raad voorgelegd voor wensen en bedenkingen met uiteraard een toelichting van de plannen. De raad heeft daarmee een belangrijke stem in de financiering van de onderneming.

4.4 Jaarrekening SVP De jaarrekening van SVP wordt jaarlijks in de auditcommissie behandeld. Deze behandeling vindt plaats op het moment dat ook de gemeentelijke jaarrekening in de auditcommissie behandeld wordt. Bij het behandelen van de jaarrekening van SVP is het doel inzicht te krijgen en een goed beeld te kunnen vormen in de (ontwikkeling van de) financiën van SVP in relatie tot die van de gemeente. De aandacht gaat vooral uit naar ontwikkeling van de schuldpositie en het eigen vermogen en niet naar de reguliere bedrijfsvoering van SVP. De auditcommissie geeft de bevindingen ten aanzien van de jaarrekening mee aan het college en de raad.

6

5. Directie SVP De directie heeft de algehele leiding over SVP en dient daarmee de doelstellingen en het belang van de BV. De directie van SVP voert binnen de vastgestelde (meerjaren) begroting en de bronnenstrategie de bedrijfsvoering van SVP uit. Onder de bedrijfsvoering verstaan we zaken die verband houden met het produceren, distribueren en leveren van de warmte. Bijvoorbeeld het personeelsbeleid, de bedrijfsvoering van de productiemiddelen en het warmtedistributienet en het vaststellen van de tarieven binnen de wettelijke tariefstelling om de begroting te halen. De directie legt over dat gevoerde beleid verantwoording af aan, en wordt gedurende het dagelijks werk geadviseerd door de raad van commissarissen (RvC). De RvC ziet toe op het dagelijks bestuur door de directie van SVP. Dat gebeurt in RvC-vergaderingen die in ieder geval drie maal per jaar plaatsvinden. Informeel is er ook overleg door de voorzitter van de RvC met de directeur, zodat de RvC goed is aangesloten om de rol van toezicht en adviseur van de directie goed te kunnen vervullen, alsook om de aandeelhouder te vrijwaren van deze rol. Vanuit de oorspronkelijke doelstelling van het op afstand zetten van de bedrijfsvoering van SVP, gaan het college en de raad niet over de bedrijfsvoering van de vennootschap. Dat is bewust beleid.

7

6. Werking In de voorgaande hoofdstukken zijn de rollen van de raad, college en de directie van SVP nader geduid. De bedoeling is niet om te duiden ‘wat er wel en niet mag’, maar om gelet op de grote verantwoordelijkheid voor dit bedrijf samen zo goed mogelijk invulling te geven aan die verantwoordelijkheid. Het voorstel is daarom het voorgaande als volgt in de praktijk te brengen (procesvoorstel): -

-

-

-

Het college vervult de rol van aandeelhouder van SVP Holding BV en stuurt op grote investeringen/strategische koers, resultaat en financiële positie van het stadsverwarmingsbedrijf. De auditcommissie controleert deze rol van het college door jaarlijks de jaarrekening van SVP Holding te behandelen; De gemeenteraad kan (indien gewenst) jaarlijks bij de behandeling van de Kadernota aandachtspunten (inhoudelijk, maatschappelijk of politiek) aan het college als aandeelhouder meegeven door middel van moties of amendementen; Mocht de raad daar aanleiding toe zien, kan de raad ook overwegen het college te vragen om de organisatie (periodiek) kwalitatief te laten toetsen door middel van een additionele externe audit; Het leningplafond wordt per collegeperiode aan de gemeenteraad voorgelegd waarbij de raad in de gelegenheid wordt gesteld wensen en bedenkingen ter kennis van het college te brengen; Vragen over de bedrijfsvoering van SVP stellen de raadsleden aan SVP. SVP is voorts graag bereid eventuele vragen ten aanzien van de bedrijfsvoering (voor zover dat geen vertrouwelijke bedrijfsinformatie betreft) te beantwoorden en is voornemens op geregelde momenten de gemeenteraadsleden uit te nodigen voor een bedrijfsbezoek op locatie om toelichting te geven over het bedrijf en de activiteiten die het uitvoert. Daarbij kunnen ook vragen gesteld worden.

8