Rekenkameronderzoek Wet open overheid - RPN - november 2023
Tekst van het document
5.7
Wet- en regelgeving
Wet- en regelgeving wordt gepubliceerd in de vorm van verordeningen, beleidsregels en aanwijzingsbesluiten. De beleidsregels en andere regels worden ook via het gemeenteblad gepubliceerd en worden opgenomen in de lokale wettenbank (overheid.nl).
5.8
Onderzoeken
Rapporten van de Rekenkamer zijn te vinden via de website waar ook de raadsstukken zijn te vinden. Overige onderzoeken van bijvoorbeeld onderzoeksbureaus of adviesbureaus worden nog niet gepubliceerd, tenzij ze als bijlage mee worden gestuurd aan de raad.
5.9
Adviezen
Stukken vanuit adviescolleges die naar de raad gaan worden gepubliceerd met de raadsstukken. De adviescommissie voor het college, zoals het milieuplatform sportplatform en cultuurplatform maken ook hun stukken en adviezen op de gemeentelijke website openbaar. Andere adviezen worden niet gepubliceerd.
Bestandsnaam Versie Datum
: : :
Onderzoeksrapport Woo Concept 29-6-2023
23/62
5.10 Convenanten Convenanten worden nog niet actief openbaar gemaakt, tenzij ze ter kennisgeving aan de raad worden gestuurd.
5.11 Schriftelijke oordelen in klachtprocedures Schriftelijke oordelen in klachtprocedures worden nog niet actief openbaar gemaakt, Overigens kunnen deze ook in overzichten worden gepubliceerd langs de lijn van art. 3.3.a van de Woo.
Publicatie Publicatie
Proces Inrichting
Monitoring
Systeem Informatie vindbaarheid
Raadsstukken Organisatiegegevens Bestuursstukken Beschikkingen Woo/Wobverzoeken Tabel 8: samenvatting publicatie per informatiecategorie)3 In control
soms gedeeltelijk
vaak/gedeeltelijk
onvoldoende
niet bekend
5.12 Inspanningsverplichting Artikel 3.1 van de Woo bepaalt dat overheden zijn gehouden om informatie voor eenieder openbaar te maken, indien dit zonder onevenredige inspanning of kosten redelijkerwijs mogelijk is. Deze informatie betreft in ieder geval informatie over het beleid, inclusief de voorbereiding, uitvoering, naleving, handhaving en evaluatie. De gemeente Pijnacker-Nootdorp concentreert zich momenteel met name op de implementatie van het basisniveau dat is vastgesteld in de projectopdracht. Vanwege een gebrek aan capaciteit is er weinig vooruitgang geboekt met betrekking tot de inspanningsverplichting. Daarnaast wordt informatie op andere manieren openbaar gemaakt, bijvoorbeeld via inspraakprocedures. Inwoners krijgen ook bij bepaalde onderwerpen de mogelijkheid om een zienswijze in te dienen, waardoor er informatie wordt vrijgegeven over de beleidsvoorbereiding. De inspanningsverplichting is per 1 mei 2022 van kracht geworden en is niet afhankelijk van het invoeringsritme vanuit het Rijk. 3
De precieze invoeringsdatum van deze 11 categorieën wordt nog bepaald per Koninklijk Besluit. Bestandsnaam Versie Datum
: : :
Onderzoeksrapport Woo Concept 29-6-2023
24/62
6 Informatiehuishouding De informatiehuishouding van de gemeente Pijnacker-Nootdorp is grotendeels op orde, zoals ook naar voren kwam in het laatste rapport van de toezichthouder. Er zijn hier en daar nog enkele achterstanden, maar er wordt actief aan gewerkt binnen de gemeente. Er is inzichtelijk gemaakt wat er in de komende jaren nog moet gebeuren om de informatiehuishouding op orde te krijgen. De gemeente maakt gebruik van I-navigator als informatiebeheerplan. In deze applicatie staan alle processen vermeld en wordt aangegeven waar de informatie voor elk proces wordt opgeslagen. De volgende stap met betrekking tot het informatiebeheerplan is om te kijken naar de informatie die wordt opgeslagen in vakapplicaties, netwerkschijven en niet centraal toegankelijk gemaakte databestanden. Op dit moment is deze informatie niet altijd inzichtelijk. Alle officiële informatie wordt opgeslagen in het zaaksysteem OneGov, inclusief alle emails die betrekking hebben op een zaaknummer. Deze informatie bevat metadata (conform de eisen van DROP) en wordt duurzaam toegankelijk bewaard. E-mail- en WhatsApp-berichten worden nog niet automatisch veiliggesteld. Medewerkers zijn zelf verantwoordelijk voor het opslaan van relevant berichtenverkeer in het zaaksysteem, wat betekent dat sommige e-mails en WhatsApp-berichten wel worden opgeslagen, maar andere niet.
Niet alle informatie wordt opgeslagen in het zaaksysteem; de gemeente maakt ook gebruik van netwerkschijven en Office 365-applicaties. De netwerkschijven vormen een aandachtspunt binnen de gemeente. De gemeente wil afstappen van het gebruik van netwerkschijven, maar er is nog geen plan opgesteld over hoe dit zal worden aangepakt. Het gebruik van Teams, SharePoint en OneDrive is steeds meer toegenomen sinds de implementatie van plaats- en tijdsonafhankelijk werken. Het blijft een aandachtspunt om afspraken te maken over hoe en waar informatie moet worden opgeslagen. Daarnaast worden er ook vakapplicaties gebruikt bij verschillende afdelingen, zoals PowerBrowser, waar omgevingsvergunningen in worden bijgehouden. De gemeente is bezig de vindbaarheid te verbeteren met onder andere de zoekmachine MyLex. In de volgende versie van het programma zal de zoekmachine ook netwerkschijven, e-mailboxen en het zaaksysteem kunnen doorzoeken. Gewerkt wordt naar één vertrekpunt voor het terugvinden van gemeentelijke informatie. Recentelijk heeft de gemeente ook geïnvesteerd in een anonimiseringstool, BMdata protector. Voor de aanschaf van deze tool is er een marktonderzoek uitgevoerd naar een passende oplossing voor de gemeente. Voor Woo-verzoeken kan het zoeken naar informatie soms een uitdaging zijn, met name wanneer informatie zich op netwerkschijven of in e-mailboxen bevindt.
Ook wanneer informatie wordt opgevraagd van jaren geleden, kan het moeilijk zijn om deze boven water te krijgen, omdat het niet altijd duidelijk is waar deze informatie is opgeslagen of door wie. Met MyLex komt er een verbetering in dit proces, maar het blijft een uitdaging voor de gemeente. Er zijn ook gesprekken gaande binnen de gemeente om een zogenaamde "Super User" in te zetten, die kan helpen bij het vinden van informatie en mogelijk toegang kan krijgen tot persoonlijke schijven en e-mailboxen. Daarbij zullen ook altijd waarborgen nodig zijn voor privacygevoelige informatie. Op dit moment kan systeembeheer al overal in zoeken, maar dat gebeurt alleen in zeer dringende gevallen. De informatiehuishouding is voldoende op orde om actieve en passieve openbaarmaking mogelijk te maken, zeker voor wat betreft het zoeken van formele documenten. Informatie die actief openbaar gemaakt moet worden, is inzichtelijk gemaakt in bijlage 9, waar wordt aangegeven waar de informatie zich bevindt.
Bestandsnaam Versie Datum
: : :
Onderzoeksrapport Woo Concept 29-6-2023
25/62
7 Ambitieniveau raad en college 7.1
College
Het college is betrokken geweest bij de implementatie van de Woo vanaf het begin van de projectgroep en bij het opstellen van de projectopdracht. Het college heeft ingestemd met de 'Basis' ambitieniveau. Hoewel het college het belangrijk vindt om aan de wettelijke eisen te voldoen, is er geen behoefte om een koploper te zijn in vergelijking met andere overheidsorganisaties, vanwege de mogelijke onzekerheden die dit met zich mee kan brengen en het beroep op ambtelijke capaciteit. Het college ervaart een open en transparante sfeer binnen de gemeente. Er worden veel presentaties gegeven aan de raad en er wordt veel informatie gedeeld. In de raadsstukken worden de gehanteerde argumentatielijnen zoveel mogelijk opgenomen. Het raadsakkoord draagt ook bij aan een open en constructieve verhouding tussen raad en college. Ook wordt er proactief veel informatie op de website openbaar gemaakt, zoals begrotingen en financiële jaarplannen. Alle vergaderingen worden bovendien toegankelijk gemaakt via online streaming. De gemeente hecht ook veel waarde aan participatie, zeker ook bij politiek gevoelige dossiers, omdat dit volgens het college bijdraagt aan een open en transparante gemeente en aan betere plannen. De Woo is niet besproken met de raad omdat andere onderwerpen meer aandacht vroegen.
Binnen de gemeente moet de bewustwording met betrekking tot de Woo en wat dit betekent voor medewerkers en hun dagelijkse communicatie met collega's nog verder groeien. Het college is geneigd tot meer openbaarheid in twijfelgevallen. Echter, de bredere impact van de Woo op de cultuur binnen de gemeente is een onderwerp dat het college als spannend ervaart, met name voor wat betreft de vraag of ambtenaren zich nog steeds veilig voelen om schriftelijk met elkaar te communiceren. Hoewel dit nog geen actueel probleem is binnen de gemeente, is het wel een mogelijk toekomstig aandachtspunt.
7.2
Raad
55% van de raadsleden (17) hebben de enquête ingevuld. Uit de resultaten is te zien dat de raadsleden gemiddeld een 7,2 geven aan de gemeente op het gebied van transparantie en openheid (figuur 2). Positieve voorbeelden van transparantie en openheid van de gemeente zijn dat raadsinformatie openbaar wordt gemaakt en dat de raad en het college regelmatig en vroegtijdig in gesprek gaan over onderwerpen. Ook wordt de participatie benoemd in de vorm van informatieavonden en dat wethouders ook tijdig de burger betrekken in verschillende zaken. De jaarlijkse opheffing van geheimhouding wordt ook genoemd. Dit is een jaarlijkse herziening van de geheimhouding op documenten die sinds 2010 wordt gedaan. Er wordt sinds 2010 een lijst bijgehouden van alle door het college onder geheimhouding aan de raad verstrekte stukken. Het gaat onder meer om stukken over strategische aangelegenheden, grondaankopen en afspraken met projectontwikkelaars. Veel geheime stukken zijn afkomstig van de afdeling Ontwikkeling en vaak vormt de relatieve uitzonderingsgrond economische of financiële belangen van de gemeente (artikel 5.1, tweede lid, onder b van de Woo) de reden om die stukken niet openbaar te maken. Als grootste uitdaging wordt gezien de scheidslijn tussen openbaar en niet openbaar, welke informatie moet wel gepubliceerd worden en welke niet. Hier speelt ook de cultuur binnen de gemeente een rol.
De grote hoeveelheid informatie wordt ook gezien als een uitdaging en de vindbaarheid van deze informatie als het eenmaal openbaar is en of de burger deze informatie ook kan vinden. Een aantal Bestandsnaam Versie Datum
: : :
Onderzoeksrapport Woo Concept 29-6-2023
26/62
raadsleden zagen ook geen problemen, omdat alles wat er binnen de gemeente gedaan wordt te verantwoorden zou moeten zijn. De gemeenteraad heeft geen gezamenlijk ambitieniveau bepaald voor de gemeente wat betreft openbaarheid. Zo zijn er een aantal raadsleden die streven naar zoveel openheid en transparantie als mogelijk en een aantal die hier geen mening over hebben. De meerderheid ziet dat de raad een kaderstellende rol heeft met betrekking tot de Woo, zoals ook voor andere wetten, terwijl een aantal raadsleden vinden dat de raad een leidende rol hierin zou moeten hebben om te kunnen streven naar maximale transparantie en openheid. Er zijn ook een aantal categorieën van informatie dat volgens de raadsleden openbaar gemaakt zouden moeten worden, zoals stukken met betrekking tot crisissituaties en onderliggende informatie van besluiten, een compleet overzicht is te zien in tabel 10. Iets meer dan 50% had hier geen antwoord op.
Hoe open en transparant ervaart u de gemeente Pijnacker-Nootdorp? 8
Aantal raadsleden
7 6 5 4 3 2 1 0 1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Score Figuur 2. Hoe transparant ervaren raadsleden de gemeente Pijnacker-Nootdorp?
Onderwerp Grondaankopen in het verleden Stukken over crisissituaties Asielopvang Beslisnota’s van hoge impact en/of dure projecten Onderliggende notities van besluiten Gevolgen van de omgevingswet Voortgang en cijfers criminaliteit Ruimtelijke besluiten vanuit het verleden Tabel 10. Onderwerpen die volgens raadsleden openbaar gemaakt zouden moeten worden.
Bestandsnaam Versie Datum
: : :
Onderzoeksrapport Woo Concept 29-6-2023
27/62
8 Bevindingen • • • •
•
•
• • •
•
De gemeente Pijnacker-Nootdorp is gestart met de implementatie van de Woo via o.a. projectbesluit met een projectgroep en presentaties binnen de gemeentelijke organisatie. Het college en de directie hebben gekozen voor het niveau 'Basis'. Dat betekent dat voor de actieve openbaarmaking wordt afgewacht wanneer het Rijk de verplichtingen laat ingaan. De ambitie om te kiezen voor het niveau 'Basis' is niet gedeeld en niet besproken met de gemeenteraad. Bij de afhandeling van Woo-verzoeken wordt 73 % binnen de wettelijke termijn afgehandeld. Dat is inclusief de verdaging van termijnen bij het vragen van zienswijzen van derden en inclusief de gevallen waarbij met de verzoeker uitstel is overeengekomen. De gemiddelde afhandelingstermijn van Woo-verzoeken in 2022 bedroeg 47 dagen. Dat is weliswaar meer dan de wettelijk maximale termijn van 42 dagen, maar veel sneller dan bijvoorbeeld ministeries, die er gemiddeld 161 dagen over doen. Van andere gemeenten zijn geen betrouwbare kengetallen voorhanden. De informatiehuishouding van de gemeente Pijnacker-Nootdorp is goed op orde. Het zoeken naar documenten buiten het zaaksysteem, concepten, e-mails of chatberichten is vaak nog tijdrovend omdat niet altijd bekend is waar de informatie zich bevindt. Daarnaast worden niet alle e-mail en chatberichten gearchiveerd.
De gemeente doet onderzoek naar op welke wijze de relevante berichten standaard kunnen worden gearchiveerd. Openbaar gemaakte informatie naar aanleiding van een verzoek, wordt nog niet gepubliceerd op de website. Er is een Woo-contactpersoon aangesteld. Er bestaan cultuurverschillen in de ambtelijke organisatie ten aanzien van openbaarheid. Sommige afdelingen en personen zien het belang van transparantie en beschouwen het als een onderdeel van hun werk, terwijl andere afdelingen en personen de afhandeling van Wooverzoeken vooral als 'corvee' beschouwen. Raadsleden, college en ambtenaren zijn over het algemeen tevreden over de mate van transparantie in de gemeente Pijnacker-Nootdorp.
Bestandsnaam Versie Datum
: : :
Onderzoeksrapport Woo Concept 29-6-2023
28/62
9 Conclusie In dit onderzoek hebben we gekeken naar de drie onderzoeksvragen: 1. 2. 3.
Wat is de stand van zaken en in hoeverre loopt de gemeente Pijnacker-Nootdorp op schema met de implementatie van de Woo? Wat is het ambitieniveau van de organisatie op het gebied van openbaarmaking en transparantie en welk budget is daarvoor nodig? Welke rol heeft de gemeenteraad bij het implementatietraject van de Woo? Wat zijn mogelijke handelingsperspectieven van de raad?
Dit onderzoek laat een gemengd beeld zien. Met een roze bril kan je constateren dat college, raad en ambtenaren van de gemeente Pijnacker-Nootdorp overwegend tevreden zijn met het niveau van transparantie in de gemeente. Woo-verzoeken worden meestal redelijk snel afgehandeld. De informatiehuishouding is voor een belangrijk deel op orde. Met een zwarte bril kan je ook constateren dat de ambities op het gebied van actieve openbaarheid vrij beperkt zijn. De gekozen ambitie is 'Basis', dat wil zeggen, doen wat wettelijk verplicht is, maar niet meer. De gemeenteraad heeft tot dusver geen rol van betekenis gespeeld op dit gebied.
9.1
Algemeen
De gemeente heeft gekozen voor een basisambitieniveau voor de implementatie van de Woo, wat betekent dat de gemeente wil voldoen aan de wetgeving en de fasering van de rijksoverheid wil volgen bij het actief openbaar maken van de 11 informatiecategorieën. Er is een projectgroep samengesteld, er is budget aangevraagd en sinds 1 mei 2022 is er een Woo-contactpersoon aangewezen. Vergeleken met andere gemeenten in Nederland, is Pijnacker-Nootdorp goed op weg met de implementatie. Volgens een onderzoek die is gedaan door de VNG4, heeft 43% van de gemeenten een 0-meting uitgevoerd en een projectplan opgesteld en slechts 36,7% een informatiebeheerplan. Bij gemeente Pijnacker-Nootdorp is er een 0-meting uitgevoerd en hebben ze een informatiebeheerplan. De gemeente heeft echter geen projectplan opgesteld met een planning een activiteiten, maar heeft dit wel in een overzicht in Teams inzichtelijk gebracht. Op dit moment is er echter minder aandacht voor de Woo en wordt er niet actief gewerkt aan de implementatie. Er lopen wel verschillende projecten, zowel binnen als buiten de Woo-projectgroep, met name om de informatiehuishouding te verbeteren. De gemeente streeft naar openbaarheid en transparantie en investeert veel in burgerparticipatie.
Ook heerst er binnen het college het gevoel dat bij twijfelgevallen gekozen moet worden voor openbaarheid in plaats van het verbergen van informatie voor de burgers. Echter leeft de Woo nog niet voldoende binnen de gemeente. Medewerkers weten nog onvoldoende welke invloed de Woo heeft op hun dagelijkse werkzaamheden en wat er van hen wordt verwacht. De Woo wordt gezien als een extra belasting bovenop hun al drukke schema's. Dit komt ook naar voren bij Woo-verzoeken waarbij afdelingen informatie moeten aanleveren. Sommige afdelingen werken goed mee, terwijl andere meer weerstand hebben en het als gedoe ervaren. De urgentie van de implementatie van de Woo is ook iets afgezakt sinds de inwerkingtreding van de wet op 1 mei 2022. Er is geen nieuwe projectleider aangewezen sinds het vertrek van de vorige, en er zijn ook een aantal belangrijke projectleden vertrokken.
4
Resultaten eerste onderzoek implementatie Woo bekend | VNG Bestandsnaam Versie Datum
: : :
Onderzoeksrapport Woo Concept 29-6-2023
29/62
9.2
Passieve openbaarmaking
Passieve openbaarmaking loopt bij de gemeente redelijk goed. Zo worden ongeveer 73% van de verzoeken tijdig afgehandeld. De gemeente is ook bezig om dit proces te verbeteren. De vindbaarheid van informatie en volledigheid van de Woo-verzoeken blijven aandachtspunten voor de gemeente.
9.3
Actieve openbaarmaking
Wat betreft actieve openbaarmaking heeft de gemeente gekozen voor een beperkte ambitie: informatie wordt – uitzonderingen daargelaten - alleen actief openbaar gemaakt indien er een verplichting bestaat. Er worden nog weinig voorbereidingen getroffen voor de andere categorieën, mede vanwege een tekort aan capaciteit en een gebrek aan urgentiegevoel. Binnen de gemeente wordt er geen monitoring uitgevoerd met betrekking tot de informatie die openbaar moet worden gemaakt, waardoor de gemeente dit niet inzichtelijk heeft voor haar medewerkers en burgers.
9.4
Informatiehuishouding
Op dit moment is de informatiehuishouding redelijk op orde. Alle formele informatie is inzichtelijk en wordt opgeslagen in het zaaksysteem OneGov. De gemeente heeft een overzicht van alle processen in I-navigator, waar ook de informatie in kaart wordt gebracht. Er wordt momenteel gewerkt aan een verbeterslag om ook informatie inzichtelijk te krijgen die is opgeslagen in vakapplicaties. Net als andere overheidsorganisaties heeft de gemeente Pijnacker-Nootdorp ook uitdagingen wat betreft de volledigheid van informatie. Er is informatie op netwerkschijven die niet altijd goed inzichtelijk is wat betreft de locatie ervan. Er komt echter een nieuwe versie van de zoekmachine MyLex, waardoor ook netwerkschijven doorzocht kunnen worden. Met de invoering van plaats- en tijdonafhankelijk werken maakt de gemeente ook gebruik van Office 365-applicaties, zoals Teams en SharePoint. Dit blijft ook een aandachtspunt om afspraken te maken over het opslaan van informatie. Dat geldt ook voor de opslag van relevante e-mail- en WhatsAppberichten. De gemeente is actief bezig met verbetertrajecten voor de komende jaren.
9.5
Ambitieniveau raad en college
In het algemeen hecht zowel het college als de raad veel waarde aan transparantie en openheid. Beide ervaren de gemeente Pijnacker-Nootdorp als relatief transparant en open. De raad heeft tot dusver geen rol gespeeld bij de implementatie van de Woo. Zo zijn er geen gesprekken geweest tussen raad en college over de Woo, en is de raad ook niet betrokken geweest bij het bepalen van het ambitieniveau. Uit het onderzoek komt naar voren dat de raad een kaderstellende rol ziet voor zichzelf in het implementatietraject. Tot dusver heeft het college en de Woo-projectgroep zelf de kaders gesteld voor de implementatie van de Woo en daarbij het ambitieniveau ‘Basis’ vastgesteld in de projectopdracht. Uit de antwoorden van de enquête is ook te zien dat er een aantal raadsleden eigenlijk op maximale
Bestandsnaam Versie Datum
: : :
Onderzoeksrapport Woo Concept 29-6-2023
30/62
transparantie en openheid zouden willen inzetten; dit komt niet overeen met het gekozen ambitieniveau. De raad en het college delen de zorgen over onduidelijkheid van wat wel en niet openbaar gemaakt moet worden en of ambtenaren hier voldoende kennis over hebben. Ook de cultuurverandering binnen de gemeente is volgens beide een uitdaging.
Bestandsnaam Versie Datum
: : :
Onderzoeksrapport Woo Concept 29-6-2023
31/62
10 Aanbevelingen Vanuit het onderzoek en de getrokken conclusies zijn er een aantal aanbevelingen voor de gemeente Pijnacker-Nootdorp met betrekking tot de implementatie van de Woo:
1.
Organiseer een gesprek tussen gemeenteraad en college over de ambities op het gebied van openbaarheid. Veel raadsleden geven aan op dit gebied een kaderstellende rol te willen hebben. Veel raadsleden lijken ook een grotere ambitie te hebben op het gebied van openbaarheid dan het niveau 'Basis' waar het college voor gekozen heeft. Een goed gesprek over de kosten en baten van openbaarheid en over mogelijke vervolgstappen is wenselijk.
2.
Start met het actief openbaar maken van informatiecategorieën die relatief gemakkelijk te ontsluiten zijn en die maatschappelijke meerwaarde hebben. Daarbij kan gedacht worden aan onderzoeksrapporten, de agenda´s van de collegevergaderingen en de gehonoreerde Wooverzoeken. Op basis van de Wet hergebruik overheidsinformatie en artikel 2.4.3.a van de Woo zijn overheden verplicht informatie in een machineleesbaar open formaat aan te bieden. Zorg ervoor dat Woo-dossiers voldoen aan de FAIR-principes, namelijk dat overheidsinformatie vindbaar, toegankelijk, koppelbaar en herbruikbaar moet zijn.
3.
Stel een nieuwe projectleider Woo aan en maak een nieuwe start met het Woo-projectteam. Met een duidelijke projectleider kan er meer voortgang worden geboekt en kan er een heldere projectplanning worden opgezet. Dit zorgt ervoor dat de Woo meer aandacht krijgt binnen de organisatie en dat de gemeente klaar is voor de toekomstige verplichtingen met betrekking tot het openbaar maken van informatiecategorieën.
4.
Stuur nadrukkelijk op doorlooptijden van de Woo-verzoeken. Dat betekent ook dat er gewerkt wordt met deadlines voor de verschillende deelstappen. Ook al is elk Woo-verzoek uniek in complexiteit en omvang, een indicatief doorloopschema kan het proces stroomlijnen. Het biedt houvast en overzicht voor alle medewerkers die betrokken zijn bij het afhandelen van een verzoek. Zie als voorbeeld onderstaand doorloopschema. Binnen de afdeling Informatievoorziening (IV) is relevante kennis aanwezig over waar informatie zich bevindt in de systemen en hoe er het beste gezocht kan worden. Het is daarom wenselijk al bij de start van een Woo-proces experts vanuit IV in te schakelen. Stap
Gereed op dag
Binnenkomst Woo-verzoek
1
Intake en registratie
2
Startbijeenkomst intern, afspraken maken
4
Verzamelen, eerste inzicht in documenten
8
Overleg met indiener
10
Verzamelen documenten, vervolg, opstellen inventarislijst
17
Toetsen op uitzonderingsgronden
21
Indien van toepassing, vragen zienswijzen
pm
Bestandsnaam Versie Datum
: : :
Onderzoeksrapport Woo Concept 29-6-2023
32/62
Opstellen concept-besluit
23
Indien van toepassing, overleg met Bestuurszaken
25
Opstellen definitief besluit
27
Brief aan de Woo-verzoeker
28
Tabel 10. Schema doorlooptijden bij afhandeling binnen de wettelijke termijn van de Woo
5.
Bouw verder aan een cultuurverandering. Uiteindelijk gaat het bij de Woo om het creëren van een cultuur van ‘open, tenzij’. Het openhartig delen van informatie kan bijdragen aan het overbruggen van de afstand tussen overheid en burger. Ambtenaren werken uiteindelijk voor de samenleving. Een cultuurverandering begint bij sterke en duidelijke signalen vanuit de ambtelijke/bestuurlijke top. Het is belangrijk dat afdelingen binnen de gemeente vaker dilemma’s rond openbaarheid bespreken.
6.
Monitor de openbaarheid en deel de informatie met de raad. De gemeente kan beter communiceren over de stand van zaken op het gebied van actieve en passieve openbaarheid. Een dashboard kan daarbij nuttig en verhelderend zijn. Daarbij kunnen ook de financiën rondom de Woo beter inzichtelijk worden gemaakt. Op deze manier kan de gemeente verantwoording afleggen en de voortgang bewaken.
Bestandsnaam Versie Datum
: : :
Onderzoeksrapport Woo Concept 29-6-2023
33/62
Bijlage 1: Wettelijke bepalingen informatie Onderzoeken
Adviezen
Weten regelgeving
Convenanten
Beschikkingen
Bestandsnaam Versie Datum
: : :
Wettelijke bepaling
Vertaling naar de praktijk
WOO art. 3.3.2.j : op verzoek van een bestuursorgaan ambtelijk of extern opgestelde onderzoeksrapporten die geen onderdeel vormen van de uitvoering van de taak van dat bestuursorgaan, die voornamelijk uit feitelijk materiaal bestaan en die betrekking hebben op: 1. de wijze van functioneren van de eigen organisatie; 2. de voorbereiding of evaluatie van beleid, inclusief de uitvoering, naleving en handhaving. WOO art. 3.3.2.e : Adviezen: 1 . over de ontwerpen van adviescolleges of –commissies en ook van andere externe partijen indien die om advies zijn verzocht; 2. over andere onderwerpen van adviescolleges of –commissies, alsmede de op dat advies betrekking hebbende adviesaanvraag, uitgezonderd adviezen die betrekking hebben op individuele gevallen. 1. WOO art. 3.3.1.a-c : a. wetten en andere algemeen verbindende voorschriften; b. overige besluiten van algemene strekking; c. ontwerpen van wetten, andere algemeen verbindende voorschriften en overige besluiten van algemene strekking waarover een extern advies is gevraagd, met inbegrip van de adviesaanvraag. WOO art. 3.3.2.f : convenanten
•
Ambtelijke onderzoeksrapporten en externe onderzoeksrapporten worden openbaar gemaakt. Het betreft bijv. externe audits en andere overstijgende onderzoeken.
•
Alle adviezen en adviesaanvragen van ambtelijke, gemengde, en niet-ambtelijke (externe) adviescommissies met het oog op het te vormen beleid worden openbaar gemaakt. Een adviesaanvraag leidt altijd tot een advies. Let op er zit verschil in openbaarmaking (wat ook ter inzage mag zijn) en mededeling van openbaarmaking (waar een aantal specifieke eisen voor zijn)
•
Wetten, de wetgevingskalender en uitvoeringstoetsen worden openbaar gemaakt.
•
WOO art. 3.3.2.k : Beschikkingen m.u.v. beschikkingen inzake belastingen, sociale verzekeringen, verlening van financiële bijstand, toeslagen of studiefinanciering, bestuurlijke strafsancties, de
•
Convenanten, d.w.z. convenanten, beleidsovereenkomsten en andere soortgelijke afspraken met een of meer wederpartijen worden openbaar gemaakt. Dit betreft niet overeenkomsten over een individuele aangelegenheid. Afspraken tussen de overheid en gemeente zijn mogelijk een convenant. Beschikkingen én besluiten worden openbaar gemaakt. De beschikkingen en vergunningen die onder huidige wetgeving ter inzage gelegd worden, moeten onder de WOO duurzaam openbaar gemaakt
Onderzoeksrapport Woo Concept 29-6-2023
34/62
rechtspositie van ambtenaren, het vreemdelingenrecht en beschikkingen van een officier van justitie.
worden. Eventueel kunnen de gegevens in een register openbaar gemaakt worden.
Wob/ Wooverzoeken
WOO art. 3.3.2.i : de inhoud van de schriftelijke verzoeken op grond van artikel 4.1, van de schriftelijke beslissingen op die verzoeken en, de daarbij verstrekte informatie.
•
Wob/Woo-verzoeken worden tijdig openbaar gemaakt, inclusief het besluit en de bijbehorende stukken. De doorlooptijd onder de Woo is 4 weken + eventueel 2 weken verlenging.
Bestuursstukk en
WOO art. 3.3.2.d : agenda’s en besluitenlijsten van vergaderingen van de ministerraad, gedeputeerde staten, colleges van burgemeester en wethouders en dagelijkse besturen van waterschappen.
•
Agenda’s en besluitenlijsten van vergaderingen van het college van burgemeester en wethouders worden openbaar gemaakt. Agenda’s verwijst naar een beschrijving van de te bespreken onderwerpen.
Klachten
WOO art. 3.3.2.l : schriftelijke oordelen in klachtprocedures als bedoeld in titel 9.1 van de Algemene wet bestuursrecht.
•
Schriftelijk ingediende klachten worden openbaar gemaakt. Dit mag in een register dat uitgebreider is dan de huidige rapportage met de inhoud van de klacht.
Organisatiege gevens
WOO art. 3.3.1.d-e : d. inzicht in zijn organisatie en werkwijze, waaronder de taken en bevoegdheden van de organisatieonderdelen; e. de bereikbaarheid van het bestuursorgaan en zijn organisatieonderdelen en de wijze waarop een verzoek om informatie kan worden ingediend.
•
Organisatiegegevens worden openbaar gemaakt. Dit zijn o.a. een organogram, een overzicht van de taken en bevoegdheden van de teams, gegevens over de bereikbaarheid van de organisatie en de teams, en de werkwijze voor het indienen van een informatieverzoek.
Raadsstukken
WOO art. 3.3.2.a-c : a. bij de Kamers en de verenigde vergadering der Staten-Generaal, provinciale staten, gemeenteraden en algemene besturen van waterschappen ter behandeling ingekomen stukken, tenzij deze betrekking hebben op door de regering vertrouwelijk aan de Staten-Generaal verstrekte informatie of op een parlementaire enquête of tenzij deze betrekking hebben op individuele gevallen; b. vergaderstukken en verslagen van de Kamers en de verenigde vergadering der Staten-Generaal en hun commissies, tenzij deze betrekking hebben op door de regering vertrouwelijk aan de Staten-Generaal verstrekte informatie
•
Alle raadsstukken, dus ook raadsvoorstellen en alle bijlagen, zijn openbaar.
Bestandsnaam Versie Datum
: : :
Onderzoeksrapport Woo Concept 29-6-2023
•
35/62
c. vergaderstukken en verslagen van provinciale staten, gemeenteraden en algemene besturen van waterschappen, en hun commissies Jaarplannen en -verslagen
Bestandsnaam Versie Datum
WOO art. 3.3.2.g : jaarplannen en jaarverslagen van bestuursorganen inzake de voorgenomen uitvoering van de taak of de verantwoording van die uitvoering.
: : :
Onderzoeksrapport Woo Concept 29-6-2023
•
Jaarplannen en -verslagen worden openbaar gemaakt. Het betreft bijv. begrotingen op organisatieniveau. Het gaat niet om teams- of individuele jaarplannen of -verslagen.
36/62
Bijlage 2. Interviewvragen Thema 1: Algemeen: Wat is de stand van zaken en in hoeverre loopt de gemeente PijnackerNootdorp op schema met de implementatie van de Woo? • Wat heeft de gemeente gedaan sinds 1 mei 2022 met betrekking tot de Woo? o Is er een programma/project opgezet? o Hoe loopt het? Voortgang? • Wat is er gedeeld in de organisatie over de Woo? • Heeft de gemeente een ambitieniveau vastgesteld? • Is er een Woo-contactpersoon bij de gemeente? • (Is er budget toegekend aan de implementatie van de Woo?) o Hoe is deze gebruikt? • (In hoeverre is het bedrag uit de algemene uitkering voor de implementatie van de Woo in Pijnacker-Nootdorp gebruikt voor die implementatie?) Thema 2: Passieve openbaarmaking: Wat is de stand van zaken op het gebied van passieve openbaarheid? • Hoe ziet het proces uit voor Woo verzoeken? • Hoeveel Wob-/Woo-verzoeken zijn er in de afgelopen jaren gedaan? • Waar gingen deze over? • Worden Woo verzoeken binnen de termijn afgehandeld? • Welke handvatten gebruikt de ambtelijke organisatie bij de afweging rondom het openbaar maken van stukken? • Zijn er kaders en richtlijnen opgesteld voor afweging rondom het openbaar maken van stukken? • Hoe worden de weigeringsgronden ingezet? • (Welke kosten zijn verbonden aan de Woo-verzoeken die bij de gemeente worden ingediend?) • Hoe verhouden de aantallen zich tot de mogelijke ambitieniveaus, waarbij het
hoogste ambitieniveau ervoor kan zorgen dat Woo-verzoeken niet of nauwelijks nodig zijn?
Thema 3: Actieve openbaarmaking: Wat is de stand van zaken op het gebied van actieve openbaarheid? • Welke van deze informatiecategorieën worden al (actief) openbaar gemaakt? (Denk aan gemeentewebsite of mijngemeente) o Wet- en regelgeving o Organisatiegegevens o Raadsstukken o Bestuursstukken o stukken van adviescolleges o convenanten o jaarplannen en verslagen o Wob/Woo verzoeken o Onderzoeken o Beschikkingen o klachten. • Zo ja, zijn er voor deze categorieën al processen ingericht? Bestandsnaam Versie Datum
: : :
Onderzoeksrapport Woo Concept 29-6-2023
37/62
• Waar zijn deze categorieën openbaar gemaakt (gemeentewebsite?)? • Zijn deze digitoegankelijk? Dwz machinaal leesbaar/digitaal doorzoekbaar? • Wat is de reden dat niet alle informatie actief openbaar gemaakt wordt? • Wat is nodig om dit wel te doen? • Hoeveel van de openbaar te maken informatie is centraal opgeslagen (denk aan een DMS)? • Wordt er gemonitord op openbaarmaking, en zo ja hoe? • Hoe worden weigeringsgronden ingezet? • Hoe worden documenten anonimiseert/gelakt? • In welke mate voldoet de gemeente Pijnacker-Nootdorp aan de inspanningsverplichting van art. 3.1 van de Woo om informatie over de voorbereiding, uitvoering en evaluatie van beleid actief openbaar te maken?
Thema 4: Informatiehuishouding • In hoeverre is de informatiehuishouding van de gemeente op orde? Dwz: duurzaam toegankelijk, vindbaar, juist en volledig. • Wat voor maatregelen worden er genomen om de informatiehuishouding op orde te brengen/houden? • Werkt de gemeente digitaal? • Welke systemen gebruiken jullie? • Hoe zijn de documenten/informatie opgeslagen binnen je organisatie? o Zaakgericht/documentgericht? – metadatering o Template/sjablonen? • Is informatie toegankelijk voor medewerkers? • Is er binnen de organisatie een overzicht beschikbaar van alle documenten/informatie en in welke systemen deze zich bevinden? • Is het mogelijk om via een zoekmachine informatie/documenten te vinden en zo ja, hoe veel procent schat je ongeveer?
Bestandsnaam Versie Datum
: : :
Onderzoeksrapport Woo Concept 29-6-2023
38/62
Bijlage 3. Vragen college 1. Is de invoering van de Woo besproken in het college? 2. Welk ambitieniveau streeft het college na ten aanzien van de verplichte categorieën van actieve openbaarmaking? 3. Welk ambitieniveau streeft het college na ten aanzien van de inspanningsverplichting op het gebied van actieve openbaarmaking? 4. Model Zuid-Holland: ambtelijke stukken die richting college worden gestuurd, openbaar. Is dat denkbaar/wenselijk bij Pijnacker-Nootdorp? 5. Ingewikkelde projecten zoals nieuwbouw, zou je rond dit soort projecten politiek of maatschappelijk gevoelige projecten extra transparant willen zijn? 6. Is er wel eens gereflecteerd op communicatie en transparantie in de afgelopen 5 jaar? Wanneer? Conclusies? Notulen? 7. Afspraken over informatievoorzieningen raad en college: 8. Worden Woo-verzoeken wel eens besproken in het college? Wat is dan de sfeer: wat doet de indiener moeilijk? Of: waarom zouden we als organisatie hier moeilijk over doen? 9. Worden Woo-verzoeken wel eens besproken in het college? Wat is dan de sfeer: wat doet de indiener moeilijk? Of: waarom zouden we als organisatie hier moeilijk over doen? 10. Hoe verhoudt de ambitie van het college zich tot de ambitie van de raad op dit gebied? 11. Wat zijn de grootste uitdagingen voor Gemeente Pijnacker-Nootdorp mbt de Woo? 12. Hoe belangrijk vindt het college transparantie op een schaal van 1 tot 10?
Bestandsnaam Versie Datum
: : :
Onderzoeksrapport Woo Concept 29-6-2023
39/62
Bijlage 4. Enquête raad 1.
Hoe open en transparant ervaart u de gemeente Pijnacker-Nootdorp op een schaal van 110, waarbij 1 helemaal niet open en transparant is en 10 helemaal open en transparant is?
2.
Wat ziet u vanuit uw perspectief als raadslid als belangrijkste problemen op het gebied van transparantie en openbaarheid?
3.
Wat vindt u positieve voorbeelden op het gebied van transparantie en openbaarheid? Dat mogen voorbeelden binnen de gemeente Pijnacker-Nootdorp zijn, of voorbeelden elders.
4.
Welke rol zou volgens u de gemeenteraad moeten vervullen in het bepalen van het ambitieniveau over openbaarheid?
5.
Welk ambitieniveau streeft de gemeenteraad na?
6.
Welke soort documenten zou de gemeente het komend jaar met voorrang actief openbaar moeten maken?
Bestandsnaam Versie Datum
: : :
Onderzoeksrapport Woo Concept 29-6-2023
40/62
Bijlag 5. 0-meting Pijnacker Nootdorp Categorie
Soort publicatie
Afkomstig van Afdeling
Publicatie door Door Daadkracht
Hoe openbaar beschikbaar
Wet- en regelgeving
Besluiten van algemene strekking (verordeningen, beleidsregels, nadere regels, aanwijzingsbesluiten, sommige gemeenschappelijke regelingen) Besluiten van algemene strekking (verkeersbesluiten)
Alle afdelingen
WKZ (10-20 per jaar)
Door WKZ
Beschikkingen
Omgevingsvergunning: aanvraag
RBG (2021: 521 aangevraagd. Zie ook jaarverslag 2020)
Door RBG
Beschikkingen
Omgevingsvergunning: afhandeling
RBG (2021: 363 verleend. Door RBG Zie ook jaarverslag 2020))
Kennisgeving in Gemeenteblad (overheid.nl). Niet de aanvraag/beschikking. Bij uitgebreide procedure stukken wel elektronisch en fysiek ter inzage.
Beschikkingen
Omgevingsmelding
RBG
Kennisgeving in Gemeenteblad (overheid.nl). Niet de volledige melding.
Wet- en regelgeving
Bestandsnaam Versie Datum
: : :
Onderzoeksrapport Woo Concept 29-6-2023
Door RBG
Wat verandert er door Woo Blijft hetzelfde
In welke fase Woo gereed? Fase 1
Wat dient er nog te Huidige gebeuren? Status Aantal beleidsregels fysiek domein moet voor 1 juli 2022 in lokale regelingenbank staan (i.v.m. Wet elekronische publicaties)
Integraal in Gemeenteblad. Soms ook ontwerpbesluit (openbare voorbereidingsprocedure)
Blijft hetzelfde
Fase 1
niets
Kennisgeving in Gemeenteblad (overheid.nl). Niet de gehele aanvraag.
Blijft hetzelfde (wellicht nog specifieke bepalingen in omgevingswetgeving) Artikel 3.3, tweede lid, onder k, Woo: gehele beschikking openbaar (wel anonimiseren)
Fase 3
Acceptatie melding activiteit Omgevingswet: artikel 3.3, tweede lid, onderdeel k Woo: verplichte actieve openbaarmaking.
Fase 3
Integraal in Gemeenteblad. Geconsolideerd in lokale wettenbank (overheid.nl)(DROP)
41/62
Fase 3
Vraag Jan V Hemert: bijlagen erbij? Hiernaar wordt in beschikking verwezen. Scherpere vraag mbt anonimisering & omvang tbv (kosten) intermediair (KOOP)
Gereed
Uitschrijving RBG basisregistratie personen
Door IDV
Beschikkingen
Overig: aanvragen
Doen we niet Niet verplicht
Blijft hetzelfde
Fase 3
Beschikkingen
Overig: afhandeling
WKZ (o.a. APV) en andere afdelingen WKZ (o.a. APV) en andere afdelingen
Door WKZ
Kennisgeving in Gemeenteblad (overheid.nl). Niet de volledige beschikking. Stukken elektronisch en fysiek ter inzage.
Artikel 3.3, tweede lid, Woo: gehele beschikking openbaar (wel anonimiseren)
Fase 3
Beschikkingen
Overig: melding
WKZ (o.a. APV) en andere afdelingen
Door WKZ
Kennisgeving in Gemeenteblad (overheid.nl).
Fase 3
Wet- en regelgeving
Plan: ruimtelijk
RBG
Door RBG
Wet- en regelgeving
Plan: overig (plannen met rechtsgevolgen)
Diverse afdelingen
Door IDV
Kennisgeving voorbereiding en vaststelling in Gemeenteblad. Documenten ter inzage en ter beschikking gesteld op www.ruimtelijkeplannen (vanaf 1-721: via landelijke voorziening bekendmakingen en beschikbaar stellen). Niet verplicht. Doen we nu niet.
Artikel 3.3, tweede lid, Woo: gehele beschikking openbaar (wel anonimiseren) Blijft hetzelfde. Artikel 3.3, eerste lid, onder a Woo (vaststelling bp). Artikel 3.3, eerste lid onder c (vobp en obp)
Erfgoedwet: vervreemding
RBG
RBG
Onbekend
Voorlichting (o.a. beleidsplannen)
Diverse afdelingen
Door IDV
Fase 0
Bestandsnaam Versie Datum
: : :
Onderzoeksrapport Woo Concept 29-6-2023
Kennisgeving in Gemeenteblad (overheid.nl).
42/62
nvt
Fase 1 (vaststelling bp), Fase 2 (kennisgeving vobp en obp)
Fase 1
Overige overheidsinformatie
Diverse afdelingen
Stukken van adviescolleges
(Verzoek) externe adviezen over besluiten van algemene strekking
Diverse afdelingen
Niet verplicht. Doen we nu niet.
Bestuursstukken
Agenda college
CST
Niet verplicht. Doen we nu niet.
Bestuursstukken
Besluitenlijst college
CST
Fase 1-2023
Raadsstukken
Agenda raad
Griffie
CST levert aan. Webredactie zorgt Artikel 3.3, tweede lid, voor publicatie op de website: politiek onder d Woo. en organisatie/college Vastgestelde (openbare) besluitenlijst Griffie publiceert in het gemeenteblad Artikel 3.3., tweede lid, (DROP) en op website: Pijnackeronder c Woo Nootdorp/raadsinformatie
Fase 1-2023
Handhaven zolang PLOOI Gereed niet beschikbaar is?
Raadsstukken
Raadsstukken
Griffie
Griffie publiceert op website. Pijnacker-Nootdorp/raadsinformatie
Artikel 3.3, tweede lid, onder c Woo
Fase 1-2023
Handhaven zolang PLOOI Gereed niet beschikbaar is?
Raadsstukken
Notulen raad
Griffie
Er worden geen notulen gemaakt. De (openbare) vergaderingen zijn integraal beschikbaar op internet
Artikel 3.3., tweede lid, onder c Woo
Fase 1-2023
Zo laten.
Raadsstukken
Besluitenlijst raad
Griffie
Griffie publiceert op website. Pijnacker-Nootdorp/raadsinformatie bij de raadsstukken.
Artikel 3.3, tweede lid, onder c Woo
Fase 1-2023
Handhaven zolang PLOOI Gereed niet beschikbaar is?
Bestandsnaam Versie Datum
: : :
Onderzoeksrapport Woo Concept 29-6-2023
Door IDV
Valt straks voor een deel onder de verplichte categorieën.
43/62
Fase 0
Artikel 3.3, eerste lid, Fase 2 onderdeel c, en tweede lid, onderdeel e, onder 1. Verplicht actief openbaar maken Artikel 3.3, tweede lid, Fase 1-2023 onder d Woo. (openbare) agenda voor aanvang vergadering
Definitieve vorm Niet bepalen. Kijken waar we gereed het op de website zetten en wie dat gaat doen (als PLOOI nog niet beschikbaar is). Op dezelfde plaats Gereed continueren (als PLOOI nog niet beschikbaar is)?
Gereed
Raadsstukken
Ingekomen stukken raad
Griffie
Staan geanonimiseerd op de lijst van Artikel 3.3, tweede lid, ingekomen stukken voor de raad onderdeel a (Pijnacker-Nootdorp/raadsinformatie)
Fase 1-2023
Convenanten
Convenanten
Diverse afdelingen,
Artikle 3.3, tweede lid, ondere f, Woo. Verplicht actief openbaar maken
Fase 1-2023
Organisatiegegevens
Organisatiegegevens
BDV/P&O
Op website staat nu beknopte informatie over organisatiestructuur.
Artikel 3.3, eerste lid, onder d, Woo
Fase 1-2023
Organisatiegegevens
Bereikbaarheid bestuursorgaan en zijn organisatieonderdelen
IDV
Op website onder contact
Artikel 3.3, eerste lid, onderdeel e Woo
Fase 1-2023
Organisatiegegevens
Wijze waarop verzoek om informatie kan worden ingediend
IDV
Op de website. Staat nu informatie over Wob-verzoek.
Artikel 3.3., eerste lid, onderdeel e Woo
Fase 1-2023
Jaarplannen en verslagen
Jaarplannen en jaarverslagen van bestuursorganen over voorgenomen uitvoering of verantwoording van die uitvoering
Diverse afdelingen
Website financiën (financieel portaal) bevat informatie over P&C producten (per jaar). Overige jaarverslagen ontbreken.
Artikel 3.3, tweede lid, onderdeel g Woo
Fase 2
Artikel 3.3, tweede lid, onder h Woo
Onbekend
mn afdeling Beleid
Verplichtingen tot verstrekken van
Bestandsnaam Versie Datum
: : :
Onderzoeksrapport Woo Concept 29-6-2023
44/62
Kijken waar we het op de website zetten en wie dat gaat doen (als PLOOI nog niet beschikbaar is). Al aanwezige convenanten zijn geinventariseerd, zie word document "convenanten". Aanvullen met (inzicht in) werkwijze, waaronder de taken en bevoegdheden van de organisatieonderdelen
Niet gereed
Niet gereed
Gereed
Inmiddels is website aangepast en staan gegegevens Woo contactpersoon erop Kijken opf alle jaarplannen en jaarverslagen via 1 webpagina benaderbaar kunnen worden en inventarisen welke jaarplannen en jaarverslagen er zijn.
Gereed
Niet gereed
Niet gereed
subsidies, anders dan met een beschikking Wob/Woo-verzoeken
Inhoud Woo-verzoeken en beslissingen op die verzoeken (inclusief verstrekte informatie)
Onderzoeken
Onderzoeken die intern diverse afdelingen, en extern zijn Rekenkamer uitgevoerd, voornamelijk uit feitenmateriaal bestaan, gaan over het functioneren van de eigen organisatie, uitvoering of evaluatie van beleid, inclusief uitvoering, naleving en handhaving Schriftelijke oordelen in BDV/JZ klachtprocedures
Klachten
Bestandsnaam Versie Datum
: : :
BDV/JZ
Onderzoeksrapport Woo Concept 29-6-2023
Artikel 3.3, tweede lid, onder i Woo
Fase 1-2023
Rapporten van de Rekenkamer zijn te vinden via de website/ raadsinformatiesystreem. Jaarverslag Vergunningverlening, Toezicht en Handhaving staat in het raadsinformatiesysteem. Overige rapporten worden o.ha. (nog) niet gepubliceerd op website.
Artikel 3.3, tweede lid, onder j Woo
Fase 3
Nog niet openbaar.
Artikel 3.3, tweede lid, onder l Woo
Fase 3
45/62
Niet gereed
Kijken waar het op de website komt en wie dat gaat doen.
Niet gereed
Niet gereed
Bijlage 6. Onderwerpen Woo Onderwerpen Woo-verzoeken afgelopen 3 jaar gemeente Pijnacker-Nootdorp 2020 WOZ-waarden Rondom wonen Aanbesteding leerlingenvervoer bouw waterval zuideindseweg bestemmingsplan Ambachtsweg branchering winkelcentrum Ackershof toezicht kamerverhuur compensatie zorgvervoer niet gereden ritten gegronde klachten nationale ombudsman kostenopgave reclameborden corona-informatie voetpad Westlaan verkeersbesluit Zijdeweg en Hoogseweg informatie kunstgrasvelden inzage handhavingsverzoek ontwerpbestemmingsplan Keervoorziening overtreding handhaving afvalstoffen foto's maken zonder toestemming verkeersboetes ontwikkeling Ackerswoude omgevingsvergunning antenne opstelpunt keervoorziening metrolijn E inspraakronde speelplek Trapveld 2021 WOZ-waarden hondenbelasting overeenkomst Engie - gemeente Hart van Nootdorp bouwvergunning hinderwetvergunningen en milieumeldingen vergunningsplichtige bouwwerken snippergroen werkzaamheden Schuylenburg Bestandsnaam Versie Datum
: : :
Onderzoeksrapport Woo Concept 29-6-2023
46/62
assimilatieverlichting facturen externe dienstverlening belastingheffing openbare verlichting verkoopakte Veenweg inkomsten en uitgaven Sociaal Domein aangeschreven onroerende zaken besluitvorming afzien van locaties omgevingsvergunning paardenverblijf wob-besluiten en bezwaarschriften inzage brieven ingetrokken bouw- en omgevingsvergunningen standplaatsbeleid en standplaatsvergunningen Beatrix school aanwijzingsbesluiten monumenten aangifte burgers en voormalige medewerkers afspraken Regiotaxi Haaglanden 2022 omgevingsvergunning kamerverhuur WOZ-waarden straatverlichting/armaturen/inkoop etc Hart van Nootdorp (nieuwbouwproject) grondroerwerkzaamheden ivm KPN storing verkeersaanwijzingbesluit parkeerplaats deelauto's planschade verslagen welstandscommissie documenten cameratoezicht Markt Nootdorp overzichten adressen kamerverhuur informatie over Jeugdwet beleidsstukken handhaving dierenpension Oude Polder omgevingsvergunningen Wilgenweg documentatie bij last onder dwangsom definitief ontwerp Project klimaatbestendig Klapwijk documenten over fietsbrug, fietspaal en klachten documentatie Ackerdijkseweg Wmo-verhuiskostenvergoeding en woningaanpassing Milieu effect rapportage bij omgevingsvergunning Hondenpension Algoritmes Bestandsnaam Versie Datum
: : :
Onderzoeksrapport Woo Concept 29-6-2023
47/62
vestiging organisatie bedrijvenpark Heron inzage handhavingszaak 2023 percelen Oude-Leedeweg Wmo-aanvragen assimilatieverlichting WOZ-waarden exploitatievergunning speelautomatenhal belastingen afspraken tussen gemeente en zwembad inrichting Tuindershof integriteitsschendingen
Bestandsnaam Versie Datum
: : :
Onderzoeksrapport Woo Concept 29-6-2023
48/62
Bijlage 7. Woo Proces in 2022
Nm. Stap 1.
2.
2b.
3.
Wat
Wie
Melding Woo- verzoek
Ontvangst via email/ brief/ DIV formulier Schifting bij DIV & verwerking in Zaaksysteem DIV zet door naar JZ- map 1e Beoordeling & Check: Woo- verzoek of niet? JZ ontvangstbevestiging Bevestiging naar verzoeker Verwerking verzoek in Excel voor overzicht binnen team JZ Extra informatie Verzoeker? Contact ivm nadere informatie JZ Evt.: Officieel preciseringsverzoek = pauze in afhandelingstermijn Uitzetten naar betreffende Zoektocht: Bij welke afd/ persoon JZ afdeling(en) bevindt zich de juiste info? Rondvragen/ Knooppunt/ Corsa Mail naar afdeling(en)/ collega(‘s) Bij meerdere afdelingen: Kastje muur
Bestandsnaam Versie Datum
: : :
Onderzoeksrapport Woo Concept 29-6-2023
49/62
Input
Output
Duur: DLT
Melding vanuit verzoeker
Zaak in zaaksysteem/ JZ map
1 Dag
Zaak in zaaksysteem
Ontvangstbevestiging Woo- verzoek in Excelbestand team JZ
Binnen 3 dgn
Informeel contact/ Preciseringsverzoek
Aangeleverde extra info
Zaak in zaaksysteem
Email met inhoud verzoek/ uitleg/ Binnen 3 dgn na termijn ontvangst Zaak
4.
Info bij elkaar zoeken
Email met verzoek
Gevraagde documenten per mail Max. 1- 2 weken
Documenten per mail
Beoordeelde docs & evt. verzoek om extra info aan afd.
Informeel contact/ Preciseringsverzoek
Aangeleverde extra info
Docs: niet gelakt
Docs: gelakt
6b.
Inhoudelijke beoordeling & anonimiseren Overleg vakafdeling
Zoeken van documenten: meestal in Betreffende etappes verstuurd medewerkers Betrekken van collega’s binnen vakafdelingen Tussentijds overleg met JZ: bellen/ mail Bij volledig: Naar 6 JZ Bij onvolledig vanuit afdeling: terug naar 4 Bij twijfel/ vraag aan verzoeker: Naar 5b Contact ivm nadere informatie JZ Evt.: Officieel preciseringsverzoek = pauze in afhandelingstermijn Geen overleg (meer) nodig: Naar 7 JZ Overleg nodig: Naar 6b en/ of 6c JZ
5.
Beoordeling volledigheid
5b.
Extra informatie Verzoeker
6.
6c.
Zienswijze van 3-en
Pauze in afhandelingstermijn
JZ
Verzoek om zienswijze Aangeleverde zienswijze
7.
JZ
Verzamelde informatie Concept beschikking
8.
Besluit/ beschikking opstellen Ondertekening
Afd. hoofd
Concept beschikking
Ondertekende beschikking
9.
Versturen
DIV
Brief naar verzoeker
10.
Openbaar maken
Ondertekende beschikking Ondertekende beschikking
Bestandsnaam Versie Datum
: : :
Afd. hoofd ondertekent beschikking
Onderzoeksrapport Woo Concept 29-6-2023
50/62
(Antwoord) Woo verzoek openbaar op PLOOI
Ong. 1- 1,5 week
Max. 2 weken
Bijlage 8 Woo proces voorstel 2023
Bestandsnaam Versie Datum
: : :
Onderzoeksrapport Woo Concept 29-6-2023
51/62
Bijlage 9 Woo in beeld (concept)
Bijlage 10 Bronnen Titel Openbare bronnen Wettekst Wet Open Overheid Handreiking Actief openbaar maken doe je zo! (Programma RDDI) Uitvoeringstoets Wet Open Overheid (VNG Realisatie) Handreiking van Wob naar Woo (VNG) Open op orde: Generiek actieplan informatiehuishouding (RDDI) Implementatieplan actief openbaar maken (VNG) Doe-mee onderzoek 2021 — NVRR Interne bronnen Gemeente Pijnacker-Nootdorp 20210420 Visio Reguliere vergunningen Aantal aanvragen en meldingen Wet algemene bepalingen omgevingsrecht Aantal vergunningen, ontheffingen en meldingen APV en bijzondere wetten Actieve Documenttype definities 7_6_2023 11-07-01 Overzicht data ontvangst en afhandeling Woo-verzoeken 2022 Overzicht onderwerpen Woo-verzoeken 2020-2023 Proces reguliere omgevingsvergunning Proces Woo verzoek Vragenlijst implementatie Wet Open Overheid Woo in beeld Presentatie proces Woo-verzoeken GMT mei-juni 2023 Aantal aangevraagde en verstrekte subsidies 2023 Checklist taken subsidies Kopie van Contract- en relatiemanagement Uitleg subsidieproces Handleiding bestuurlijke Besluitvorming 18-11-2022 Handleiding schrijven adviezsen college mei 2023 Advies aan college aanwijzen contactpersonen Woo en mandaat Woo verzoeken Pij-No Inventarisatie gemeentelijke Model-DSP DROP LVBB_PLOOI Presentatie college Woo Projectopdracht Wet open overheid Begroting 2022 Begroting 2023 Kadernota juli2022 Najaarsnota november
2022
Versie
Datum
Status
1.1
11-01-2022 Jan. 2021
Definitief
1.0 1.0 1.0
Juni 2019 Mrt 2021 Maart 2021
Definitief
1.0
Definitief
-
November 2020 2021
-
20-04-2021 2023
Definitief -
-
-
-
-
-
-
1.0 -
2022 2023 2023 -
Definitief Definitief Concept -
2022 2023 2022
Definitief
1.1
2022
-
-
2022 2022 2023 2022 2022
Definitief Definitief Definitief Definitief Definitief
Definitief
Definitief
Bijlage 11 Procesbeschrijving omgevingsrecht
Stap #
Rollen → Processtappen ↓
1
Aanvraag Indienen aanvraag
2
Publiceren aanvraag
3
toewijzen aan collega
Toets
Toelichting
Wie
instrumente ICT n& hulpmiddele n
input
output
De klant dient de klant aanvraag in door de gevraagde velden naar waarheid in te vullen. Na verzending ontvangt hij automatisch een ontvangstbevestigin g. Systeem geeft seintje dat aanvraag is ontvangen. Publiceren op administrati overheid.nl e
OLO/DSO
invullen complete aanvraag gegevensvelden volgens eisen OLO/DSO , uploaden bijlagen
Powerbrowser, via DROP koppeling naar overheid.nl
zaak in Powerbrowser, zonder publicatie
publicatie op overheid.nl
de aanvraag wordt verdeler toegewezen aan een casemanager of plantoetser.
powerbrowser
zaak in Powerbrowser
zaak in Powerbrowser toegewezen aan casemanager/plantoets er
termij n
Opmerkingen 2023
Wordt altijd nog een keer gecontroleerd, omdat de DROP koppeling niet altijd foutloos werkt.
4
intake door casemanager
de behandelend casemanage casemanager r checkt: 1. bevoegd gezag; 2. haalbaarheid en stuurt ontvangstbevestigin g
powerbrowser
5
Verzoek aanvullende gegevens
Opstellen en verzenden brief met verzoek om aanvullende gegevens
Casemanag er
Powerbrowser, zaaksysteem
6
Aanvraag aanpassen
aanvullingen en of aanpassingen aanleveren
klant
OLO
7
Finale toets op ontvankelijkheid
ontvankelijkheid toetsen, contact opnemen met de klant als er nog problemen zijn
Casemanag er
Powerbrowser
ontvangstbevestiging verstuurd: bevoegd gezag, welke procedure, wie is behandelaar, hoe is die bereikbaar, wat is de termijn, op welke termijn is bekend of aanvullingen nodig zijn en aankondiging leges. aanvullingen gevraagd schriftelijk (email); termijn stilgezet tot (afgesproken) moment van aanleveren
klant levert aanvullingen in OLO
Indien strijdig met omgevingsplan dan gaat dossier over naar proces strijdige aanvraag..
aanvullende gegevens aanwezig in Powerbrowser ontvankelijkheid volledig getoetst; contact geweest met klant als er nog problemen zijn
Indien strijdig met omgevingsplan dan gaat dossier over naar proces strijdige aanvraag.
8
inhoudelijke toetsing (bestemmingsplan, bouwbesluit, welstand, bodem etc.)
let op: bouwbesluit toets vervalt met inwerkingtreding WKB
Casemanag er
Plansoftware, Powerbrowser
9
Advies vragen
adviezen vragen Casemanag met een duidelijke er vraagstelling (let op: ook advies vragen aan toezicht/handhavin g !)
Powerbrowser
optie 1: als we al weten dat we niet meewerken, dan krijgt de initiatiefnemer gelegenheid om in te trekken. Zo hij dat niet doet, dan eindigen we met een afwijzing. Optie 2: Als de conclusie van de eerste BP toets is dat het initiatief niet past in het BP -> einde Regulier proces -> naar Initiatievenproces; optie 3 -> einde reguliere proces -> proces strijdige vergunning starten (deel)adviesvraag geformuleerd
10
Uitbrengen deeladvies
adviseren: in de adviseur vorm van een paragraaf voor de vergunning, over dat inhoudelijke onderwerp, met een toelichting voor de casemanager/ plantoetser/ vergunningverlener
11
bij strijdige adviezen plan behandelen op de planbegeleidingstaf el
casemanager levert Casemanag plan aan voor er planbegeleidingstaf el en gaat met de uitkomst/advies van de tafel verder
Powerbrowser
(deel)adviesvra ag
(deel)advies
onduidelijkheid; negatief; strijdigheid (deel) adviezen geformuleerd
heldere uitspraak over onduidelijke; negatieve; strijdige (deel)adviezen
Werkafspraak / instructie: deeladvies moet zodanig geformuleerd worden dat het zonder aanpassing in de beschikking kan worden opgenomen. Moet vergezeld worden van een toelichting voor de casemanager. De werkafspraken met de adviseurs moeten helder worden afgesproken Beschikbaarheid in de agenda's organiseren, om uitgebrachte adviezen te kunnen bespreken; of wekelijks bespreken in planbegeleidingstaf el, uitbreiding (agenda)leden planbegeleidingstaf el
12
Evt contact met De uitkomsten uit Casemanag klant voor herzien / het overleg worden er intrekken aanvraag waar nodig besproken met de klant waarop hij kan besluiten de aanvraag aan te passen. Zie stap 21. In deze stap kan dat leiden tot een nieuwe brief, waarin de situatie wordt bevestigd. beschikking
telefonisch e/o email, evt opschortingsbri ef
resultaat toetsing en adviezen met de klant gedeeld
werkinstructie over wat je wanneer doet (mail e/o telefoon)
13
Beschikking
opstellen beschikking
Casemanag er
Powerbrowser. Zaaksysteem
beschikking gereed, in Powerbrowser en in zaaksysteem
Terugkoppelen naar deeladviseurs (zeker wanneer afgeweken wordt van advies)
14
Collegiale toets beschikking en leges
Powerbrowser
gehele beschikking op hoofdlijnen getoetst; leges in detail getoetst
15
Ondertekening
Collegiale toets Casemanag voor vierogen er principe: hele vergunning op hoofdlijnen en leges; Dubbelcheck of leges correct is ivm financieel risico handtekening teamleider zetten in het zaaksysteem
Powerbrowser
beschikking ondertekend
16
Verzenden
Na ondertekening verzenden.
Casemanag er
Powerbrowser, email
beschikking verzonden
17
Publiceren
Publiceren op overheid.nl
administrati e
Powerbrowser, via DROP koppeling naar overheid.nl
beschikking gepubliceerd op overheid.nl
18
Bericht naar BAG/ FIN/ T&H
Casemanag er
Powerbrowser, Key2Financien
zaak doorgezet naar BAG, FIN, Toezicht
19
Archiveren
BAG vind plaats in Powerbrowser, FIN is export van Powerbrowser naar Key2fin, doorzetten naar Toezicht vindt plaats in Powerbrowser doorzetten naar archiefproces
Casemanag er
Powerbrowser, zaaksysteem
zaak doorgezet naar archief
Wordt altijd nog een keer gecontroleerd, omdat de DROP koppeling niet altijd foutloos werkt.
Archiveren naar zaaksysteem tot (check Martijn Meinetten) geregeld; afspraken over opschonen, onderscheiden vertrouwelijke stukken, voldoen aan AVG etc gemaakt met IDV. Aandacht relatie Joost en Wim voor de toevoeging van de constructieve gegevens en controle.
Bijlage 12 Overzicht van beschikkingen Rubriek
Aantal
Afvalinzameling
6
Algemeen verbinden voorschrift (verordening)
15
Ander besluit van algemene strekking
31
Andere beschikking
122
Andere melding
7
Andere vergunning
16
Andere voorlichtingsinformatie
36
Beleidsregel
14
Delegatie- of mandaatbesluit
1
Evenementenvergunning
2
Inspraak
1
Omgevingsvergunning
767
Overige overheidsinformatie
20
Ruimtelijk plan of omgevingsdocument
20
Verkeersbesluit of -mededeling
9
Tabel 6. Overzicht openbaar gemaakte documenten op overheid.nl bron: Zoekresultaat | Overheid.nl >
Officiële bekendmakingen (officielebekendmakingen.nl) Op overheid.nl zijn er 767 omgevingsvergunningen gepubliceerd in 2022 en 279 in 2023 Zoekresultaat | Overheid.nl > Officiële bekendmakingen (officielebekendmakingen.nl). Er zijn ook een aantal omgevingsmeldingen en ruimtelijke plan of omgevingsdocumenten openbaar gemaakt in 2022 en 2023. De aantallen die openbaar zijn gemaakt komen redelijk overeen met de aantallen aanvragen de gemeente binnen krijgt (zie tabel 7).
Gerealiseerd Prognose 2022 2021
Type aanvraag
Gerealiseerd 2022
Prognose 2023
Reguliere procedure Sloopmelding
461 124
500 130
520 149
530 70
Vooroverleg omgevingsvergunning
104
110
107
115
Omgevingsvergunning initieel
57
60
Gebruiksmelding Uitgebreide procedure
19
25
28
30
9
15
14
17
Controle uitvoeren
0
0
Gesloten bodemenergiesysteem
9
15
17
20
Reguliere 1e fase
0
0
Reguliere 2e fase Afwijkingen bestemmingsplan
0
0
49
60
Aanlegvergunningen
13
20
Totaal
845
935
835
782
Tabel 7. Aantal aanvragen in het kader van de Wabo 2021, 2022 en 20235
APV-vergunningen en beschikkingen op basis van bijzondere wetten, worden op dit moment nog niet openbaar gemaakt. De gemeente heeft in kaart gebracht om hoeveel vergunningen het gaat per jaar. Totaal gaat het om tussen de 400 en 500 vergunningen. De verantwoordelijkheid ligt bij het team WKZ. Gerealiseerd 2021
Prognose 2022
Gerealiseerd 2022
Prognose 2023
Evenementvergunning A
40
100
81
90
Evenementenvergunning B/C
2
10
3
8
Melding evenement/incidentele festiviteit
99
100
115
120
Ontheffing container/kraan
71
70
74
80
Melding container/kraan
53
50
114
90
Standplaats
45
3
37
40
Collectevergunning
20
1
23
25
2
60
2
30
4
60
2
15
339
515
451
500
Product Algemene Plaatselijke Verordening
Drank en horeca Vergunning Alcoholwet
Exploitatievergunning Bibob Totaal
inclusief
Wet
Tabel 8. Overzicht aantal vergunningsaanvragen, ontheffingsaanvragen en meldingen in 2022, in kader van APV en bijzondere wetten
Subsidies worden ook niet volledig openbaar gemaakt. De gemeente heeft in 2023 totaal 43 subsidie aanvragen gekregen, maar er zijn drie te vinden op overheid.nl In het verleden zijn er wel een aantal subsidieregelingen openbaar gemaakt op overheid.nl Zoekresultaat | Overheid.nl > Officiële bekendmakingen (officielebekendmakingen.nl).
5
Vanaf 2022 word gebruik gemaakt van zaaksysteem PowerBrowser als vervanger van het productgerichte systeem Key2. Hierbij is ook de registratie aangepast. In deze tabel hebben we waar mogelijk categorieën samengevoegd om een doorkijk te kunnen geven door de jaren heen. Hierdoor zijn sommige categorieën leeg, omdat ze niet meer als zodanig worden geregistreerd.
Bestuurlijke reactie rekenkamer
beeldvorming op oordeelvorming op besluitvorming op
invullen organisatie
zaaknummer
1456913
berichtnummer
1307163
onderwerp reden
Bestuurlijke reactie rekenkameronderzoek Woo Actieve informatieplicht