Raadsvoorstel Wijzigen omvang griffie

Aanbiedingsnota raad

beeldvormin g op oordeelvor ming op besluitvormi ng op zaaknumme r berichtnum mer

1458334 1308424

voorstel over portefeuille houder behandeld op

Wijzigen omvang griffie

afdeling behandeld door

GRIFFIE A. van der Lugt

besluit bijlagen

Werkgeverscommissie 25 september 2023

Ja Concept raadsbesluit, Griffiemonitor 2023, Griffieplan 2023, Communicatieplan

Gevraagde beslissing Wij stellen u voor: 1. Het budget van de griffie per 1 januari 2024 structureel met € 33.624 te verhogen. 2. Deze verhoging te verwerken bij de Kadernota 2024. Inleiding De afgelopen jaren is het werk van gemeenteraadsleden wezenlijk veranderd. Er zijn meer taken naar de gemeenteraad gekomen (denk hierbij aan de ‘drie decentralisaties’), er wordt meer van de gemeente en de gemeenteraad gevraagd op het gebied van participatie en vraagstukken die op de gemeente en daarmee de gemeenteraad afkomen zijn steeds complexer van aard. Hiermee wordt het werk van gemeenteraadsleden ook steeds zwaarder en complexer. Bij zijn werkzaamheden wordt de gemeenteraad ondersteund door de griffie. Waar de ondersteuning bij de dualisering in 2002 vooral secretarieel en procedureel van aard was, heeft de afgelopen jaren een verschuiving plaatsgevonden richting strategische advisering van de gemeenteraad. Dit om zijn positie en rol zo goed mogelijk in te vullen, zowel binnen de gemeente als daarbuiten. Doordat het werk van de gemeenteraad steeds meer vraagt en de griffie steeds meer beweegt richting een ‘strategische griffie’, vraagt dit ook meer van de griffie. Geconstateerd kan echter worden dat de bezetting al jaren op ongeveer hetzelfde aantal fte zit, ingevuld door vier personen.

Om de gemeenteraad te kunnen ondersteunen op een manier die past bij de huidige tijd en waarbij ingespeeld kan worden op alle ontwikkelingen, is het wenselijk om de griffie uit te breiden. Wat willen wij bereiken? Het financieel mogelijk maken van een uitbreiding van de griffie van 3,64 fte naar 4,0 fte. Argumenten Op dit moment bestaat de griffie uit vier medewerkers: een griffier (1 fte), een raadsadviseur / 1e plv. griffier (1 fte), een raads- en communicatieadviseur / 2e plv. griffier (0,89 fte) en een griffiemedewerker / 3e plv. griffier (0,75 fte). Gezamenlijk vullen de medewerkers 3,64 fte in. Per 1 oktober ontstaat een vacature voor de functie van raads- en communicatieadviseur. Tot 1 januari 2024 wordt deze functie op interimbasis ingevuld.

pagina

1/4

Omdat een vacature is ontstaan, is nagedacht over de omvang van de griffie en de werkzaamheden die op dit moment verricht worden, in combinatie met de ontwikkelingen die onder ‘Inleiding’ geschetst zijn. Op basis hiervan heeft de griffier een voorstel gedaan aan de werkgeverscommissie voor het anders inrichten van de griffie, in combinatie met een kleine toename van de formatie. Daarbij wordt aan de functie van griffier en raadsadviseur / 1e plv. griffier niets veranderd. Functiescheiding In 2022 is besloten om als gemeenteraad meer naar buiten toe te communiceren over wat hij doet. In de zomer van 2022 is daarom geworven voor de functie raads- en communicatieadviseur, waar deze functie eerder alleen bestond uit de component raadsadviseur. Door de raads- en communicatieadviseur is een communicatieplan opgesteld, dat door het presidium is vastgesteld. Er is vervolgens vanuit raadsleden een werkgroep communicatie ingesteld, die meedenkt over de communicatie over het raadswerk. De raads- en communicatieadviseur is aan de slag gegaan met uitvoering van het communicatieplan, maar helaas is de uitvoering voor nu grotendeels gestaakt. De wens bestaat om door te gaan met de raadscommunicatie.

De praktijk heeft echter wel duidelijk gemaakt dat het wenselijk is om de functies van raadsadviseur en communicatieadviseur te scheiden, omdat deze meer dan ingeschat verschillen en een andere dynamiek kennen. Raadsadviseur Tot de zomer van 2022 was sprake van een aparte raadsadviseur (voordat de combinatie is gemaakt met communicatieadvies). De raadsadviseur treedt onder meer op als secretaris en adviseur van de agendacommissie, is regelmatig griffier tijdens beeld- en oordeelvormende vergaderingen en ondersteunt ad hoc processen, zoals bijvoorbeeld Democracity. De functie werd - voor de samenvoeging met communicatie – ingevuld voor 28 uur per week. Inmiddels kan gesproken worden van een groter werkpakket voor de raadsadviseur, mede door de ontwikkelingen zoals geschetst onder ‘Inleiding’. Daarom bestaat de wens om de functie van raadsadviseur / 2e plaatsvervangend griffier in de toekomst voor 32 uur per week (0,89 fte) in te vullen. Communicatieadviseur Zoals hierboven staat weergegeven, is het gezien de ambitie van de gemeenteraad wenselijk om meer te communiceren over de werkzaamheden van de gemeenteraad. Dit volgt uit het griffieplan en het vastgestelde communicatieplan. Om de functie goed uit te kunnen voeren, is geen volledige aanstelling nodig, maar wel een waarbij tenminste twee dagen per week gewerkt kan worden.

Hierdoor bestaat de wens om deze nieuwe functie in de toekomst voor 16 uur per week (0,44 fte) in te vullen. Gewenste samenstelling Samenvattend staat hieronder de gewenste samenstelling van de griffie schematisch weergeven. Hierbij is dus sprake van een uitbreiding van dertien uren (0,36 fte) ten opzichte van de huidige situatie. Functie Griffier Raadsadviseur / 1e plv. griffier Raadsadviseur / 2e plv. griffier Communicatieadviseur Griffiemedewerker

Huidig 36 / 1 fte 36 / 1 fte 32 / 0,89 fte

Totaal:

pagina

2/4

27 / 0,75 fte 131 / 3,64 fte

Nieuw 36 / 1 fte 36 / 1 fte 32 / 0,89 fte 16 / 0,44 fte 24 / 0,67 fte 144 / 4,00 fte

Benchmark Recent heeft het bureau Necker van Naem een benchmark uitgebracht, waarin griffies in Nederland met elkaar worden vergeleken, onder meer op basis van grootte, inschaling en werkinhoud. De benchmark, getiteld ‘Griffiemonitor 2023’, is als bijlage bij de stukken gevoegd. In de benchmark is qua grootte van griffies een onderscheid gemaakt in drie categorieën, te weten ‘tot 40.000’, ’40.000 – 65.000’ en ’65.000 +’. Hieronder staat de verdeling en gemiddeld aantal fte weergeven, zoals ook in de benchmark opgenomen: Tot 40.000 40.000 – 65.000 65.000 +

2,8 fte 3,9 fte 6,8 fte

Geconcludeerd kan worden dat Pijnacker – Nootdorp zich op dit moment qua inwoneraantal aan de bovenkant van de categorie ’40.000 – 65.000’ bevindt. Het huidige aantal fte (3,64) blijft echter achter bij het gemiddelde aantal (3,9). Gezien het feit dat Pijnacker-Nootdorp zich bovenin de categorie bevindt, ligt het aantal fte bij gemeenten met een vergelijkbaar inwoneraantal waarschijnlijk een stuk hoger, zelf boven 4,0 fte. Geconcludeerd kan worden dat de griffie zelfs na een ophoging naar 4,0 fte in vergelijking met de rest van het land een gemiddeld dan wel iets minder dan gemiddeld aantal fte heeft. Kanttekeningen Indien vast wordt gehouden aan het huidige fte-aantal, kunnen de basistaken nog steeds uitgevoerd worden. Zoals hierboven staat gemotiveerd, wordt het dan echter steeds lastiger om de verschuiving richting strategische advisering te maken en in te spelen op relevante complexe ontwikkelingen. Dit komt de ondersteuning van de gemeenteraad niet ten goede. Beleidskaders a. Binnen welk programma past het voorgestelde besluit? Programma 9. Bestuur en dienstverlening b. Welke beleidskaders zijn van belang? Reglement van Orde van de gemeenteraad van Pijnacker-Nootdorp 2023 Griffieplan 2023 Communicatieplan gemeenteraad Pijnacker-Nootdorp 2023 c. Duurzaamheid Niet van toepassing. Wat gaan wij daarvoor doen? Het ophogen van het budget voor de griffie.

Wat gaat het kosten? Voor de griffie is in 2024 op dit moment een bedrag begroot van € 368.440. Dit betreffen grotendeels salariskosten. Aan de voorgestelde uitbreiding van de griffie is een extra bedrag van € 33.624 verbonden ten opzichte van de huidige situatie. Het extra bedrag betreft 9,1% van het bedrag dat in 2024 begroot is voor de griffie. “In contact! Samen doen” Dit raadsvoorstel is besproken met het presidium alvorens het bij de gemeenteraad in te brengen.

pagina

3/4

Vervolg a. Planning Voor de uitvoering van dit voorstel is geen planning noodzakelijk. b. Evaluatie De griffier brengt de werkgeverscommissie periodiek op de hoogte over de stand van zaken bij de griffie. c. Communicatie Niet van toepassing. de werkgeverscommissie van de gemeenteraad van Pijnacker-Nootdorp,

Arjen van der Lugt griffier

pagina

4/4

Bernard Minderhoud voorzitter