Raadsvoorstel Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2023

Aanbiedingsnota raad

beeldvorming op oordeelvorming op besluitvorming op zaaknummer

1456653

berichtnummer

1306912

voorstel over portefeuillehouder behandeld op

afdeling behandeld door

Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2023 ​Gemeenteraad/Björn Lugthart 9 oktober 2023

Griffie J.P. van der Haas

besluit

Ja

bijlagen

​Huidige verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning 2018

Gevraagde beslissing Wij stellen u voor de Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Pijnacker-Nootdorp 2023 vast te stellen. Inleiding Bij de controle van de fractieondersteuning over de maanden april tot en met december 2022 heeft auditcommissie de gemeenteraad geadviseerd enkele wijzigingen in de verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning door te voeren. De raad heeft bij raadsbesluit van 1 juni 2023 de adviezen van de auditcommissie overgenomen en de griffie de opdracht gegeven de wijzigingen door te voeren. Het presidium heeft op 19 juni 2023, op basis van een memo van de griffie, aan de griffie gevraagd de gehele verordening te herzien. Dat betekent het herzien van zowel het gedeelte ambtelijke bijstand als het gehele onderdeel fractieondersteuning. De achtergrond hiervan is dat de verordening meer dan vijf jaar oud is en een deel van het proces van de fractieondersteuning nog niet geheel is aangepast bij de afgesproken praktijk. Daarnaast is in april 2023 een handreiking bij de modelverordening van de VNG over ambtelijke bijstand beschikbaar gekomen. De griffie meende dat het nuttig was zowel de modelverordening, die in 2019 is uitgekomen (na de nu nog in Pijnacker-Nootdorp geldende verordening), als de handreiking te betrekken bij het herzien van de verordening.

Gedurende het proces is overlegd met de gemeentesecretaris, een vertegenwoordiger van de Concernstaf en de auditcommissie. Wat willen wij bereiken? Het vernieuwen van de verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning, zodat beide aspecten van de verordening weer aansluiten bij de laatste ontwikkelingen en de praktijk in de gemeente Pijnacker-Nootdorp.

pagina

1/4

Argumenten De griffie heeft bij het herzien van de verordening veelvuldig gebruik gemaakt van de VNG-handreiking en -modelverordening. Enkel de artikelen die gewijzigd zijn, worden hieronder genoemd. Artikelsgewijs zijn de wijzigingen als volgt: Artikel 1 – Begripsbepalingen Toegevoegd zijn definities van bijstand – gegeven door de griffie – en ambtelijke bijstand – gegeven door de reguliere ambtelijke organisatie, zodat er duidelijk onderscheid in taken en verwachtingen is. Tevens zijn kleine tekstuele wijzigingen doorgevoerd bij de subs over de secretaris, fracties en de auditcommissie. Voor de volledigheid is ‘college’ aan de bepalingen toegevoegd, zodat doorheen het document de verkorte versie en niet steeds ‘het college van B&W’ hoeft te worden opgeschreven. Artikel 2 – Verzoek om informatie Onveranderd is dat raadsleden zich bij verzoeken om informatie als eerste tot de griffie richten. Als de griffie niet of niet volledig kan voldoen aan de vraag, wordt de vraag via de griffie aan de secretaris voorgelegd. De secretaris zet de vraag vervolgens uit binnen de reguliere ambtelijke organisatie. Om te voorkomen dat het verzoek om informatie te groot wordt, zijn in het derde lid enkele kaders ingebouwd. Het gaat om het opleveren van de ‘resterende informatie’, die ‘voor zover mogelijk’ dient te worden verstrekt.

Artikel 3 – Verzoek om bijstand De eerste twee leden gaan over de bijstand die de griffie verleent. In het derde lid en verder komt de ambtelijke bijstand naar voren als volgende stap in het geval dat de griffie de gevraagde bijstand niet kan verlenen. Het vierde lid geeft de mogelijke weigeringsgronden voor de secretaris weer. Het vijfde lid geeft het mogelijke proces na een weigering van de bijstand weer. Artikel 4 – Geschil over verleende ambtelijke bijstand In dit artikel wordt het proces geschetst als ambtelijke bijstand wel is verleend, maar het betreffende raadslid er niet tevreden mee is. Artikel 6 – Recht op financiële bijdrage In het eerste lid is verduidelijkt dat de financiële bijdrage aan fracties niet naar fracties wordt overgemaakt, maar beheerd worden door de griffier. Artikel 7 – Besteding financiële bijdrage In het tweede lid, sub b, is het advies van de auditcommissie over het betalen van boetes en schadeloosstellingen opgenomen. In subs c, d en e zijn aanvullingen op basis van de VNGmodelverordening. In sub k is het bedrag dat aan horeca mag worden besteed verhoogd. De reden hiervoor is dat dit bedrag sinds de introductie in de verordening in 2015 niet is gewijzigd, terwijl sindsdien de prijzen in de horeca sterk zijn gestegen. Een verhoging van het budget is daarmee billijk.

Het derde lid is tekstueel verduidelijkt en in het vierde lid is verduidelijkt dat de mogelijkheid tot printen en kopiëren ‘op het gemeentekantoor’ een voorziening voor fracties is. Artikel 8 – Uitgaven fractieondersteuning De eerste twee leden zijn tekstueel verduidelijkt. In het derde lid is expliciet opgeschreven dat de griffier aan de hand van de verordening adviseert over declaraties en zorg draagt voor de betaling van die declaraties. Hiermee wordt de griffier twee rollen toebedeeld die er in de praktijk al zijn, terwijl de griffier tegelijkertijd expliciet niet verantwoordelijk is voor declaraties van fractie; hij is slechts adviseur. Artikel 9 – Controle auditcommissie en afrekening door raad Uit dit artikel zijn twee leden verwijderd. Het lid over verantwoording was overbodig daar verantwoording plaatsvindt door middel van de factuur die betaald is. Indien er vanuit andere fracties vragen komen over een factuur, dan is het aan de betreffende fractie om daarover te verantwoorden.

pagina

2/4

Het lid over verantwoording na gemeenteraadsverkiezingen wordt al ondervangen door artikel 6, derde lid en artikel 8, tweede lid. In het eerste lid wordt aangesloten bij de rol die de auditcommissie volgens het reglement van orde van de gemeenteraad heeft aangaande de fractieondersteuning. In het derde lid is de procedure rondom het meenemen van een reserve verduidelijkt. Artikel 10 – Gevolgen splitsing fractie In dit artikel zijn enkele tekstuele wijzigingen aangebracht. Artikel 11 – Uitleg verordening en eventuele terugvordering In dit artikel zijn enkele tekstuele wijzigingen aangebracht. Artikel 12 – Inwerkingtreding en citeertitel Dit artikel is op de nieuwe situatie aangepast. Daarom zijn enkele data, zoals de datum van inwerkingtreding, aangepast, evenals enkele verwijzingen. Kanttekeningen Geen. Beleidskaders a. Binnen welk programma past het voorgestelde besluit? Programma 9. Bestuur en dienstverlening b. Welke beleidskaders zijn van belang? Gemeentewet, artikel 33 c. Duurzaamheid Niet van toepassing. Wat gaan wij daarvoor doen? Na inwerkingtreding van de verordening gaan griffie, gemeenteraad en andere betrokkenen meteen volgens de nieuwe regels werken. Wat gaat het kosten? De verordening heeft geen budgettaire gevolgen, voornamelijk omdat de hoogte van de bedragen aan fractieondersteuning niet worden gewijzigd.

Deze bedragen zijn in 2022 reeds door de raad gewijzigd. “In contact! Samen doen” Bij het opstellen van de verordening is gesproken met de gemeentesecretaris, een vertegenwoordiger van de Concernstaf en de auditcommissie. Vervolg Indien de gemeenteraad akkoord gaat met het voorstel, gaat de nieuwe verordening op 1 januari 2024 in. Dit betekent dat de fractieondersteuning voor 2024 meteen onder de nieuwe regels valt. a. Planning Voor de uitvoering van dit voorstel is geen planning noodzakelijk. b. Evaluatie De uitvoering van dit voorstel wordt niet geëvalueerd.

pagina

3/4

c. Communicatie Na vaststelling door de gemeenteraad wordt de verordening gepubliceerd in het Gemeenteblad. presidium van de gemeenteraad van Pijnacker-Nootdorp,

Arjen van der Lugt Arjen van der Lugt griffier

pagina

4/4

Björn Lugthartnaam2$ voorzitter