Raadsvoorstel Verordening 213a 2022

Aanbiedingsnota raad

beeldvorming op

9 juni 2022

oordeelvorming op

16 juni 2022

besluitvorming op

23 juni 2022

invullen organisatie zaaknummer

1284159

berichtnummer

1165470

voorstel over

portefeuillehouder

behandeld in college

Verordening 213a 2022 Peter Hennevanger 25 januari 2022

afdeling

Concernstaf

besluit

Ja

bijlagen

n.v.t.

pagina

1/4

Aanbiedingsnota raad

Gevraagde beslissing Wij stellen u voor vast te stellen de Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid gemeente Pijnacker-Nootdorp 2022. Inleiding In 2004 heeft de gemeenteraad, op basis van artikel 213a van de Gemeentewet, de Verordening voor periodiek onderzoek door het college naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuur 2004 vastgesteld, hierna te noemen ‘Verordening artikel 213a’. Deze verordening geeft specifiek aan dat er minimaal jaarlijks één doelmatigheid- en een doeltreffendheidonderzoek moeten plaats vinden. Tevens is aangegeven wat de spreiding van deze onderzoeken in gemeentelijke organisatie eenheden alsook in (delen) van programma’s en paragrafen moet zijn. Daarnaast bepaalt de verordening dat voor 1 december een onderzoeksplan naar de raad moet worden verzonden waarbij de inhoud van het onderzoeksplan is voorgeschreven. In de praktijk is gebleken dat, door toenemende controle eisen en de daarbij behorende werkbelasting, niet altijd wordt voldaan aan de vigerende verordening en dat er daarnaast binnen de lijnafdelingen regelmatig beleidsevaluaties worden uitgevoerd die in lijn liggen met doelmatigheidsonderzoeken.

Aanscherping controle standaard Enige jaren geleden heeft de Autoriteit Financiële Markt (AFM) geconstateerd dat accountants niet voldeden aan de regels ter zake van de vakbekwaamheid met bestuurlijke boetes aan die accountants tot gevolg. Dit heeft in 2014 onder andere geleid tot verscherping van de Nadere voorschriften controleen overige standaarden (NV COS) en dan met name artikel 610. Hierdoor stellen accountants verscherpte eisen aan de controle werkzaamheden (Verbijzonderde Interne Controles) die het ambtelijk apparaat zelf verricht. Als gevolg hiervan is er sprake van een verhoogde controlebelasting ten opzichte van de periode daarvoor. Rechtmatigheidsverantwoording Afhankelijk van de landelijke politieke besluitvorming wordt nu verwacht dat vanaf verslagjaar 2022 het college van burgemeester en wethouders een rechtmatigheidsverantwoording opneemt in de jaarrekening. Hiermee legt het college verantwoording af over de naleving van de regels voor het financiële reilen en zeilen in de organisatie. Bijvoorbeeld over naleving van de voorwaarden voor subsidies en Europese aanbestedingen of van regels met betrekking tot lasten waarvoor geen voorafgaande dekking opgenomen was in de begroting. De rechtmatigheidsverantwoording is een onderdeel van de jaarrekening.

Aangezien de accountant van de raad de opdracht krijgt om de jaarrekening te controleren, betrekt de accountant ook de rechtmatigheidsverantwoording in de oordeelsvorming. De accountant verklaart in de nieuwe situatie dat de jaarrekening getrouw is, dat wil zeggen een volledig en juist beeld geeft. Hiermee is ook verklaard dat de door het college afgegeven rechtmatigheidsverantwoording getrouw is. Deze uitspraak wordt gedaan aan de hand van vooraf gestelde normen. De accountant stelt vast of de rechtmatigheidsverantwoording is opgesteld op basis van het normenkader en de verantwoordingsgrens zoals vastgesteld door de raad. Omdat voortaan het college, in plaats van de accountant, het rechtmatigheidsoordeel zal afgeven zal dit een verhoogde controle belasting voor het ambtelijk apparaat tot gevolg hebben. Dit uit zich onder andere in het verhogen van het aantal Verbijzonderde Interne Controles. Bedrijfsvoering Vanuit de rechtmatigheidsverantwoording en onze eigen Visie op control werken we aan de lerende organisatie. Vanuit die ontwikkeling is het van belang om zoveel mogelijk te werken vanuit de PDCA (Plan, Do, Check, Act) cyclus. Dat begint met heldere doelstellingen en eindigt met de evaluatie waaruit blijkt in welke mate doelstellingen gerealiseerd zijn om de doelen vervolgens aan te scherpen.

De rekenkamercommissie heeft ons in diverse onderzoeken geadviseerd meer vanuit meetbare

pagina

2/4

Aanbiedingsnota raad

doelstellingen te werken zodat we beter kunnen toetsen of de doelstellingen gerealiseerd zijn. Dit niet alleen op proces niveau maar ook juist daarboven bij het bedenken en uitvoeren van beleid. Hoe beter dit in de organisatie is ingebed hoe minder onzekerheid er is over de doeltreffend- en doelmatigheid. Iedere afdeling heeft hier vanuit de PDCA cyclus zelf een rol in. Wat willen wij bereiken? Met het aanpassen van de verordening vervalt de verplichting tot het minimaal jaarlijks uitvoeren van een 213a onderzoek hetgeen voor de gehele organisatie een verlaging van de controle belasting tot gevolg heeft. Hierbij is het wel van belang dat het college blijft beschikken over het instrument van een artikel 213a onderzoek. Wij kunnen dus nog steeds te allen tijde, naar eigen behoefte, opdracht geven tot het uitvoeren van een specifiek doelmatigheid- en/of doeltreffendheid onderzoek. Argumenten 1. Er is een trend gaande van een toenemende controle belasting. 2. Door de verordening aan te passen vervalt het verplichte jaarlijkse karakter maar behoudt het college wel zijn bevoegdheid om doelmatigheid- en/of doeltreffendheidonderzoeken in te laten stellen. 3.

Door alleen op verzoek van het college een doelmatigheid- en/of doeltreffendheidonderzoek uit te voeren wordt geborgd dat er voorzien wordt in een behoefte in plaats van dat er een onderzoek wordt gehouden omdat dit jaarlijks dient plaats te vinden. Kanttekeningen Omdat het college niet standaard jaarlijks gevraagd wordt een doelmatig- en doeltreffendheid onderzoek te laten uitvoeren, ontstaat het risico dat wij ons niet bewust zijn van deze verordening en de mogelijkheid die ze biedt. Om dit te voorkomen wordt in het jaarlijkse, door ons vast te stellen, controlplan het instrument van het 213a onderzoek opgenomen met daarin eventueel een voorstel tot het uitvoeren van een dergelijk onderzoek. Daarnaast wordt jaarlijks in de paragraaf bedrijfsvoering gerapporteerd over deze onderzoeken. Beleidskaders a. Binnen welk programma past het voorgestelde besluit? Programma 9. Bestuur en dienstverlening Paragraaf Bedrijfsvoering b. Welke beleidskaders zijn van belang? N.v.t. c. Duurzaamheid N.v.t. Wat gaan wij daarvoor doen? Wij gaan overeenkomstig de nieuwe verordening werken. Wat gaat het kosten? N.v.t. "In verbinding" N.v.t. Vervolg

pagina

3/4

Aanbiedingsnota raad

a. Planning Voor de uitvoering van dit voorstel is geen planning noodzakelijk. b. Evaluatie De uitvoering van dit voorstel wordt niet geëvalueerd. c. Communicatie De verordening zal worden gepubliceerd in het Gemeenteblad. Het college van Pijnacker-Nootdorp,

J.P.R. Woudstra secretaris

pagina

4/4

B.D. Lugthart burgemeester