Raadsvoorstel Verlenging contract accountant boekjaar 2022
Tekst van het document
Aanbiedingsnota raad
beeldvorming op
11 november 2021
oordeelvorming op
18 november 2021
besluitvorming op
25 november 2021
zaaknummer
1282343
berichtnummer
1149722
voorstel over
Verlenging contract accountant boekjaar 2022
portefeuillehouder
Auditcommissie
behandeld op
6 oktober 2021
afdeling behandeld door
besluit
Griffie J.P. van der Haas
Ja
bijlagen
Gevraagde beslissing Wij stellen u voor te besluiten de samenwerking met accountantskantoor BakerTilly met één jaar, te weten voor het boekjaar 2022, te verlengen en het betreffende accountantskantoor daarvan op de hoogte te stellen. Inleiding Volgens artikel 213 van de Gemeentewet wijst de gemeenteraad een of meerdere accountants aan. Verder heeft de auditcommissie volgens artikel 4 lid 9b van het Reglement van orde van de raad van Pijnacker-Nootdorp 2016 de taak om de selectie en benoeming van de accountant voor te bereiden en er aanbevelingen over te doen. De raad heeft in april 2017 besloten een overeenkomst aan te gaan met accountantskantoor BakerTillyBerk (inmiddels BakerTilly geheten). Deze overeenkomst is aangegaan voor vier boekjaren, te weten 2017 tot en met 2020. De overeenkomst biedt de raad de ruimte om de overeenkomst tweemaal met één jaar te verlengen. Vorig jaar heeft de raad de overeenkomst een eerste maal met één jaar verlengd tot en met boekjaar 2021. Op basis van de uitkomsten van de gesprekken met wethouder, betrokken ambtenaren en accountant stelt de auditcommissie de raad voor om opnieuw over te gaan tot verlenging van de overeenkomst met één jaar. Mocht de raad overgaan tot verlenging, dan moet – conform de overeenkomst – het accountantskantoor hierover vóór het einde van 2021 zijn geïnformeerd. Zodoende ligt het voorstel nu voor ter besluitvorming.
Wat willen wij bereiken? Continuïteit in de controle van de jaarrekening, het uitbrengen van een accountantsverslag aan de gemeenteraad en het komen tot een verstrekking van een accountantsverklaring. Argumenten College, auditcommissie en ambtelijke organisatie hebben goede ervaringen met de uitvoering van de werkzaamheden door de huidige accountant. Ook de samenwerking met de accountant loopt goed. Tevens zijn er vanuit de betrokkenen geen klachten geweest over de werkzaamheden.
pagina
1/3
In december 2020 is besloten het honorarium van de accountant te verhogen van €68.500,- naar €93.500,- excl. BTW. Daarbij is de afspraak gemaakt dat dit tevens het maximumbedrag is. De kosten van de werkzaamheden, maar ook van eventueel ander meerwerk, worden met deze verhoging ‘afgekocht’. De hoogte van het honorarium en de gemaakte afspraken blijven bij deze verlenging in stand. In het geval van meerwerk als gevolg van maatregelen rondom het coronavirus dient de accountant vooraf een aparte prijsopgave inclusief urenverantwoording te verstrekken aan de auditcommissie. De commissie keurt het meerwerk vervolgens al dan niet goed. Voor meerwerk geldt een uurtarief van €183,excl. BTW. Kanttekeningen De gemeenteraad heeft volgens het contract met de accountant tweemaal de optie het contract met een jaar te verlengen. Daar dit met voorliggend voorstel voor de tweede keer wordt voorgesteld, dient voor het boekjaar 2023 en verder een aanbestedingsprocedure te worden opgestart om een nieuwe accountant aan te wijzen. Beleidskaders a. Binnen welk programma past het voorgestelde besluit? Programma 9. Bestuur en dienstverlening b. Welke beleidskaders zijn van belang? Artikel 213 Gemeentewet Artikel 4 lid 9b Reglement van orde van de raad van Pijnacker-Nootdorp 2016 c.
Duurzaamheid Niet van toepassing Wat gaan wij daarvoor doen? Na besluitvorming door de gemeenteraad wordt de accountant middels een opdrachtbrief geïnformeerd over de verlenging. Wat gaat het kosten? Voor de controle van het boekjaar 2022 door de accountant zullen de kosten ten hoogste €93.500,- excl. BTW bedragen. “In contact! Samen doen” Niet van toepassing Vervolg a. Planning Voor de uitvoering van dit voorstel is geen planning noodzakelijk. b. Evaluatie De uitvoering van dit voorstel wordt niet geëvalueerd. Met deze tweede verlenging is de laatste optie uit het contract met BakerTilly gelicht. c. Communicatie De raad neemt naar verwachting op donderdag 25 november 2021 een besluit over de verlenging van de overeenkomst. Zo spoedig mogelijk na de besluitvorming wordt het accountantskantoor op de hoogte gebracht van het besluit van de raad.
pagina
2/3
De auditcommissie van de gemeenteraad van Pijnacker-Nootdorp,
drs. J.P. van der Haas griffier
pagina
3/3
A.B. Volkers voorzitter